Bijlage bij raadsvoorstel 7.1 - 5B Hendrik Ido Ambacht v0.2 d.d. 27-7-2021

Bijlage 5 Gemeente Hendrik Ido Ambacht Beschrijving organisatie Hendrik-Ido-Ambacht: een groen dorp in een stedelijke regio. Hendrik-Ido-Ambacht is de afgelopen jaren snel in aantal inwoners gegroeid en heeft nu ruim 32.000 inwoners. De gemeente groeit de komende jaren - naar verwachting - tot 34.000 inwoners in 2025. Het is een gemeente met een dorps karakter en een groene, ruime opzet. Wonen Kenmerkend is het groene hart midden in het dorp met het Burgemeester Baxpark, het sportpark Schildman en het zwembad De Louwert met zijn royale buitenbad met ligweiden. Hendrik-Ido-Ambacht heeft een rustige woon - en leefomgeving. Een omgeving die onze inwoners als veilig waarderen en die wordt ervaren als een gemeente waar het prettig wonen is. Alle Ambachtse wijken hebben een eigen karakter, zowel oude als nieuwe inwoners kunnen er zich thuis voelen. In de nieuwe woonwijk De Volgerlanden gelegen tussen Hendrik-Ido-Ambacht en Zwijndrecht, worden ongeveer 4.800 woningen gebouwd, waarvan er inmiddels meer dan 3.000 zijn gerealiseerd. Voor (de grex van) dit woningbouwproject wordt (nog) samengewerkt met de buurgemeente Zwijndrecht. Voorzieningenniveau, vrije tijd en recreatie. In Hendrik-Ido-Ambacht is veel te doen. Het dorp heeft een groot aantal verenigingen, waaronder sport- en muziekverenigingen en koren.

Volksuniversiteit Bouquet zorgt voor een uitgebreid pakket cursussen op creatief en cultureel gebied. In Cultureel Centrum Cascade is de bibliotheek ondergebracht en bieden de goed geoutilleerde theaterzaal en de andere zalen gelegenheid tot culturele en sociale activiteiten. Met jaarlijks meer dan 60 voorstellingen vervult Cascade voor de regio een belangrijke culturele functie. Kinderen kunnen in hun vrije tijd naar een sportclub, de muziekschool, de theaterschool en de balletschool. Hendrik-Ido-Ambacht kent diverse sportclubs, waaronder o.a. een korfbalvereniging, twee badmintonclubs en twee basketbalverenigingen. De twee voetbalverenigingen spelen mee op hoog amateurniveau. In 2008 werd de half ondergronds gelegen Sophiahal in De Volgerlanden geopend. Daardoor beschikt Ambacht - naast de Ridderhal met twee sporthallen - over drie goed geoutilleerde sporthallen. Het Jongerencentrum Dock 03 biedt activiteiten voor jeugd en jongeren. Voor een gemeente van deze grootte kent Ambacht een bovengemiddeld voorzieningenniveau. Samenleving In Ambacht hechten wij zeer aan een betrokken samenleving, waarbij er aandacht is voor elkaar. Wij vinden het belangrijk dat iedere burger kan deelnemen aan de samenleving. In Ambacht hecht men veel waarde aan de rust én aan het respect voor levensbeschouwelijke aspecten binnen onze gemeente.

Dit komt in het bijzonder tot uitdrukking in de zondag als dag van rust en bezinning en als dag om elkaar te ontmoeten. De vele vrijwilligers en het rijk geschakeerde verenigingsleven zorgen voor een sfeer van meedoen en betrokkenheid in de Ambachtse samenleving. Werken Door de ligging tussen de rijkswegen A15 en A16 is Hendrik-Ido-Ambacht voor veel bedrijven een goede vestigingsplaats. Ongeveer een derde van de Ambachtse beroepsbevolking werkt in het dorp zelf. Daarnaast zijn veel Ambachters forenzen, die hun werkplek m.n. in Dordrecht en Rotterdam hebben. In de afgelopen jaren is ingezet op de ontwikkeling van nieuwe bedrijventerreinen en de revitalisering van bestaande terreinen. Het moet voor bedrijven aantrekkelijk zijn in Hendrik-Ido-Ambacht te blijven en voor nieuwe bedrijven om zich in de gemeente te vestigen. Het aantrekken van meer werkgelegenheid wordt door de gemeente van groot belang geacht. Gekozen is voor duurzame economische ontwikkeling, in evenwicht met de ruimte en de rust die onze gemeente kenmerken. Het nieuwe bedrijventerrein Ambachtsezoom is een duurzaam bedrijventerrein gebaseerd op een circulaire ontwikkeling. Het bedrijfsleven is goed georganiseerd in o.m. de Vereniging Ambachtse Ondernemers. Gemeente en burgers.

Het gemeentebestuur wil actief betrokken zijn bij de Ambachtse gemeenschap en de afstand naar de inwoners klein houden. Burgers, ondernemers en organisaties worden actief en tijdig betrokken bij nieuw beleid. Geïnvesteerd wordt in een klantgerichte gemeente die dichtbij haar burgers staat. Dat betekent ook openheid en duidelijkheid in de manier van werken en gerichtheid op resultaten. Wijkgericht werken is inmiddels ingevoerd in een groot deel van de gemeente. Grondexploitaties De gemeente telt 2 grote grondexploitaties, De Volgerlanden voor woningbouw en Ambachtsezoom voor bedrijven. Met name De Volgerlanden is relatief gezien erg groot, maar nadert nu wel de fase van afronding van de laatste 20%. Samenwerking Er wordt samengewerkt in diverse gemeenschappelijke regelingen zoals de Dienst gezondheid & Jeugd, Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid, Omgevingsdienst ZuidHolland Zuid, Bureau Openbare Verlichting, Natuur- en Recreatieschap IJsselmonde. De samenwerking op gebied van het sociale domein is in transformatie. De sturing komt meer lokaal te liggen en de gemeenteraad bepaalt de inhoudelijke en financiële kaders weer. Deze verandering moet ervoor zorgen dat de gemeente de ondersteuning voor haar burgers beter kan organiseren, maar ook om de kosten in het sociale domein te stabiliseren en te beheersen.

De uitvoering van de taken zal veelal gemandateerd zijn via college aan het uitvoerend orgaan. De gemeenteraad is zelf het orgaan waar de beleidsmatige kaders worden bepaald. De ondersteunende taken zoals P&O en ICT en financiën worden ondergebacht bij de servicegemeente Dordrecht 1. standaard opdracht omschrijving aanbesteding accountantsdiensten Specifieke controle werkzaamheden voor deze organisatie De accountantsdiensten voor iedere in deze aanbesteding deelnemende gemeente, gemeenschappelijke regeling of organisatie kent een aantal verschillende activiteiten, te weten: De gemeente ontvangt van andere organisaties de volgende specifieke verklaringen, die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening:  Controle jaarrekening van de organisatie inclusief de in de jaarrekening opgenomen • de controleverklaring van de aan de Sociale Dienst verplichte bijlage op grond van de regeling Verantwoordingsinformatie specifieke overgedragen regelingen uitkeringen (Single Information en Single Audit, SiSa). • Van de servicegemeente Dordrecht Systeem verklaring met  Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen. oordeel over opzet en de werking van de administratieve  Natuurlijke adviesfunctie. organisatie en de daarin opgenomen interne controles op de  Overige additionele controleopdrachten.

gegevensverwerking bij de serviceorganisatie • Van het onderdeel GBD van de servicegemeente De uren voor activiteit 3 (natuurlijke adviesfunctie) vormen integraal onderdeel van de uren Dordrecht: consolidatieverklaring jaarlijkse opgave besteed voor de uitvoering van activiteiten 1 en 2; hiervoor kunnen geen extra kosten in belastingopbrengsten van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht rekening gebracht worden. Bij een specifiek groter vraagstuk op verzoek van de Raad kan • Van de gemeente Dordrecht (Dienstverlening Drechtsteden vooraf afgestemd worden of dit tot additionele kosten leidt. / Drechtstedelijk Klant Contact Centrum): consolidatieverklaring Voor activiteit 4 (Additionele controleopdrachten) geldt dat een additionele controleopdracht jaarlijkse opbrengsten secretarieleges van de gemeente Hendrikvoorafgegaan wordt door een afzonderlijke offerte, waarin een vaste prijs wordt aangeboden op Ido-Ambacht basis van in de onderhavige aanbesteding geoffreerde uurtarieven. Slechts onvoorziene omstandigheden kunnen voor de accountantsdiensten leiden tot meerwerk. De procedure voor meerwerk is nader in dit document beschreven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt aan de adviesfunctie voor de organisatie, college en raad. Bij de organisatie: een accountant die tussendoor ook vragen kan beantwoorden en daarop snel inspeelt en nieuwe ontwikkelingen ook meegeeft.

Om te voorkomen dat aan het einde van het jaar ineens allerlei zaken opdoemen waarvan je zegt "hadden we dat maar eerder geweten". En die de afspraken

nakomt. Daarnaast is voor college en raad niet alleen de controle belangrijk maar ook de adviesfunctie, ieder op zijn eigen niveau. Ook is van belang dat de accountant meedenkt: dit staat in de wet en in de regels en hoe kunnen we hier dan goed mee omgaan. Dus een brede kijk en inzicht op regelgeving en mogelijkheden. Geen nee, tenzij of ja, of mentaliteit maar ja, en …. Ad 1) Controle jaarrekening van de gemeenten:

Ad 1) Controle jaarrekening van de gemeenten:

De primaire functie van de opdrachtnemer is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet en conform de eisen die zijn opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Door de organisatie kunnen nadere regels zijn gesteld ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet.

Belangrijke uitgangspunten voor de uitvoering van de accountanstcontrole door de inschrijver zijn: • De voor de jaarrekening geldende wet-en regelgeving op de datum van publicatie van het aanbestedingsdocument

Belangrijke uitgangspunten voor de uitvoering van de accountantscontrole door de Inschrijver zijn:  De voor de jaarrekening geldende wet- en regelgeving (niet uitputtend maar onder meer op het gebied van verslaggeving, fiscaliteit en rechtmatigheid) op de datum van publicatie van het aanbestedingsdocument.  De op de datum van het aanbestedingsdocument al gepubliceerde voorgenomen wijzigingen in wet- en regelgeving, die voor de contractperiode zullen gaan gelden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voorgenomen wijzigingen BBV en VPB.  De op de datum van het aanbestedingsdocument laatst door de raad vastgestelde normenkader voor rechtmatigheid.  Overige uitgangspunten zoals beschreven in de gunningscriteria. Gemeenten ontvangen van andere organisaties diverse specifieke verklaringen, die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening. Hoewel dit geen limitatieve lijst is, kunt u hierbij denken aan:  Van GR - SDD: controleverklaring overgedragen regelingen per gemeente  Van Gemeente Dordrecht: systeemverklaring met oordeel over kwaliteit van en interne controle op de gegevensverwerking bij Dordrecht voor werkzaamheden die in het kader van Dienstverleningsovereenkomsten voor gemeente / GR worden uitgevoerd.

De volgende rapportages en verklaringen dienen te worden verzorgd en opgeleverd:  De controleverklaring (voor rechtmatigheid en getrouwheid) bij de jaarrekening (inclusief Sisa-bijlage)

De gemeente ontvangt van andere organisaties de volgende specifieke verklaringen, die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening: • de controleverklaring van de aan de Sociale Dienst overgedragen regelingen • Van de servicegemeente Dordrecht Systeem verklaring met oordeel over opzet en de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne controles op de gegevensverwerking bij de serviceorganisatie • Van het onderdeel GBD van de servicegemeente Dordrecht: consolidatieverklaring/ assuranceverklaring jaarlijkse opgave belastingopbrengsten van de gemeente Hendrik-IdoAmbacht



 

Een accountantsverslag met de controlebevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. In het rapport wordt gerapporteerd over de onderwerpen die wettelijk zijn voorgeschreven en over onderwerpen omschreven in het programma van eisen van dit Beschrijvend Document. Een managementletter met de bevindingen naar aanleiding van de interim-controle. (Concept)rapportages aan de accountant, opgesteld door in opdracht van de accountant ingezette specialisten in het kader van de controle van de jaarrekening, dienen voorgelegd aan en besproken te worden met opdrachtgever ter afstemming van feiten en omstandigheden en mogelijke onjuistheden.

Algemeen geldt dat de beoogde externe accountant goed bekend is met overheidsaccountancy en specifieke materiekennis heeft relevant voor decentrale overheden. Ad 2) Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen: De Gemeenschappelijke Regeling SDD voert een groot aantal taken en regelingen voor de gemeente uit. Voor het verkrijgen van de bijzondere uitkeringen en subsidies moet de GR-SDD verantwoordingen opstellen en deze zelf, dan wel deze door de gemeente verstrekken aan andere overheden (de geldgevers). De gemeente neemt deze verantwoordingen dan over in het geval van verantwoording door de gemeente in de eigen jaarrekening. Belangrijk hierbij is dat deze verantwoordingen op een betrouwbare wijze tot stand komen. In veel gevallen verlangt de geldgever een accountantsverklaring bij deze verantwoordingen. In een aantal gevallen moeten deze verantwoordingen worden opgesteld ten behoeve van de deelnemende gemeente, omdat de gemeenten verantwoordingsplichtig zijn naar de betrokken geldgevers. Het aantal verantwoordingen en de eisen die aan de controle worden gesteld, wijzigt jaarlijks. Gemeente Dordrecht verricht als servicegemeente diensten ten behoeve van o.a. de Drechtstedengemeenten, waaronder de verwerking van financiële gegevens. De deelnemers blijven zelf primair verantwoordelijk voor de verantwoording van deze financiële gegevens in hun eigen jaarrekening.

Zij zijn daarbij afhankelijk van de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking bij de gemeente Dordrecht. In het kader van het laten uitvoeren van werkzaamheden door de deelnemers aan de gemeente Dordrecht zijn nadere afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheid van zowel Dordrecht als de deelnemers in het kader van deze gegevensverwerking en over de manier waarop de accountantscontrole daarop moet worden ingevuld. Gemeente Dordrecht verstrekt aan de deelnemers een Assurance verklaring, waarin een oordeel wordt gegeven over de opzet en de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne controles op de gegevensverwerking bij Dordrecht.

• Van de gemeente Dordrecht (Dienstverlening Drechtsteden / Drechtstedelijk Klant Contact Centrum): consolidatieverklaring/assuranceverklaring jaarlijkse opbrengsten secretarieleges van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Voor de controle van de jaarrekening van de gemeente maakt de accountant gebruik van deze verklaringen. Daarnaast kan de jaarrekening van de GR Sociale Dienst nog van invloed zijn op de jaarrekening van de gemeenten (voorheen SDD) Bij de inrichting van de controle door de accountant dient de controleaanpak van de accountant aan te sluiten bij de inrichting van de VIC in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht.

Ad 3) Natuurlijke adviesfunctie: In de gunningscriteria wordt aan Inschrijvers gevraagd om een uitwerking van hun visie op de natuurlijke adviesfunctie. Hier is ook aangegeven wat de organisatie hieronder minimaal verstaan. In de bijlage per organisatie zijn eventuele specifieke wensen ten aanzien van de natuurlijke adviesfunctie per organisatie uitgewerkt. Ad 4) Additionele controleopdrachten: De additionele controleopdrachten omvatten zowel controleopdrachten voor de gemeente als controles van financiële verantwoordingen aan subsidieverschaffers, die niet via de Sisa-bijlage worden verantwoord. De organisaties kunnen de accountant additionele controleopdrachten verlenen, waarvoor de accountant voorafgaand aan de start van de werkzaamheden per opdracht een offerte indient. Uitgangspunt voor deze offerte zijn de in deze aanbesteding geoffreerde uurtarieven. In de bijlage per organisatie zijn eventuele additionele controleopdrachten die jaarlijks worden gevraagd per organisatie gespecificeerd. Uitgangspunten Controle en rapportage tolerantie: a. Controletolerantie: b. Opgave Rapportage tolerantie

2. Visie op en wijze invulling natuurlijke adviesfunctie: De organisaties verstaan onder de natuurlijke adviesfunctie minimaal:  Alle activiteiten ten behoeve van de Opdrachtgever voor zo ver een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant.  Gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bestuurlijk en ambtelijk niveau. In dit verband kan worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van

a. Voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht geldt op grond van het controleprotocol dat door de gemeenteraad wordt vastgesteld: b. Een goedkeuringstolerantie van 1% bij fouten en 3% ingeval van onzekerheden; c. Een rapportagetolerantie van 0,5% d. Bij de invoering van het ICS zal een verantwoordingsgrens worden voorgesteld van 3% en een rapportage grens van €100.000. Aanvullende eisen voor deze organisatie Kwaliteit samenwerking accountant en de raad. A.

De samenwerking met de auditcommissie

De auditcommissie is namens de raad de gesprekspartner van de accountant. Regelmatig zal de accountant dan ook worden

 

 

uitgebrachte (concept)rapportages. Het gaat om onderwerpen zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. Dat zijn adviezen die: o een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; o een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; o met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; o voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten / GR'en; o voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; o voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid c.q. wettelijke bepalingen. Een signalerende functie van de controlerend accountant met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s voor de organisatie is hierbij van belang. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. De accountant wordt ook gevraagd binnen redelijke termijn na verzoek van de opdrachtgever (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om gevraagd advies te leveren.

Ook periodiek overleg met de gemeenteraad, griffie, auditcommissie, college, directie/management en concerncontroller wordt gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie. Deze functie moet dus ruim worden opgevat.

uitgenodigd voor overleg in de auditcommissie. We hechten hierbij veel belang aan het advies van en een natuurlijke samenwerking met de accountant. De raad van Hendrik-Ido-Ambacht zoekt een accountant die de 'rechterhand' is van de raad. Die als adviseur van de raad, in duidelijke en makkelijk te begrijpen bewoordingen, de auditcommissie kan helpen om voorliggende (vraag)stukken te doorgronden. Om hiermee de auditcommissie in staat te stellen de raad van goed advies te voorzien. De auditcommissie verwacht dat de accountant hierin ook proactief is. Vooral door mee te denken aan wat voor de raad belangrijk is. Een accountant die niet alleen ondersteunt bij de vaste stukken die op de agenda staan, zoals de jaarrekening en het controleprotocol, maar vooral ook wijst op relevante ontwikkelingen. Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht zoekt een accountant die zich betrokken toont bij Hendrik-Ido-Ambacht. Die weet wat er speelt binnen de gemeente en de auditcommissie helpt om focus aan te brengen. En hierbij adequaat en tijdig reageert. B. de (brede) adviesfunctie. om de raad goed in positie te houden of te stellen. om de kader stellende en controlerende taak van de raad vol tot zijn recht te laten komen. Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht verwacht van de accountant, naast zijn formele controlerende rol, ook een ‘natuurlijke adviesfunctie’ of ‘signalerende functie’ invult voor de raad.

Behalve adviezen en punten van aandacht die een gevolg zijn van de controlebevindingen, heeft de raad van Hendrik-Ido-Ambacht ook de behoefte aan informeel overleg met de accountant. Een periodiek 'benen op tafel overleg'. Zo mogelijk: Een overleg van alleen raadsleden en griffie met de accountant, een keer per jaar. Verwacht wordt dat de accountant met zijn specifieke kennis de raad ondersteunt. Dit kan zijn via voorlichting en uitleg bij voorliggende stukken, maar ook door scholing aan de raad of het organiseren van een informatieavond voor de raadsleden van Hendrik-Ido-Ambacht.

4. Rapportage en contactmomenten Rapportage en contactmoment zijn specifiek per organisatie opgegeven in de rechterkolom hiernaast.

Over landelijke ontwikkelingen binnen gemeenten, ontwikkelingen binnen het vakgebied of over specifieke aandachtspunten die van belang zijn voor gemeente. Over specifieke kenmerken of ontwikkelingen in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht waarover de accountant graag zijn opvattingen met de Raad wil delen. Het gaat er dan om dat de accountant aangeeft wat hem opvalt. Wat doet de gemeente anders dan andere gemeenten? Wat is hij tegengekomen? Wat is zijn advies? Wat zijn actuele onderwerpen? En uiteraard over de begrijpelijkheid van de stukken die aan de raad worden aangeboden. De raad van Hendrik-Ido-Ambacht wil hiermee in positie blijven om goed kaders te kunnen stellen en de realisatie daarvan te kunnen controleren. Hulp van de accountant als de onafhankelijke, vertrouwde adviseur is hierbij van grote meerwaarde voor de auditcommissie. Specifieke opgave voor deze organisatie:  Deze advisering wordt onder meer vormgegeven  doordat de accountant  minimaal driemaal per jaar aanwezig is in een vergadering van de auditcommissie,  minimaal eenmaal per jaar in de raadscommissie ABA – Financiën,  minimaal tweemaal per jaar in het college,  twee keer per jaar overleg voert met de algemeen directeur van de gemeente en  voorts regulier overleg heeft met de contactpersonen van de ambtelijke organisatie ten tijde van de controles en de voorbereiding daarop.

 Het college en de auditcommissie hebben tevens de mogelijkheid om de accountant specifieke onderzoeksvragen mee te geven, waaraan binnen de accountantscontrole extra aandacht besteed dient te worden.