Bijlage bij raadsvoorstel 7.1 - 15. Bureau OVL - Accountantsverslag 2020
Tekst van het document
Accountantsverslag 2020 Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting
Aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting T.a.v. de heer A. Veefkind Ambachtsstraat 1e 3371 XA HARDINXVELD-GIESSENDAM
Dordrecht, 5 mei 2021 Ref.: 807/JSC/MG
Geachte leden van het algemeen bestuur,
Overeenkomstig de door u verstrekte opdracht hebben wij de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting (hierna Bureau OVL) te Hardinxveld-Giessendam gecontroleerd. In deze rapportage brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en de daarop berustende bepalingen. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een afkeuring voor rechtmatigheid afgegeven bij de jaarrekening 2020. De onderbouwing voor ons afkeurend oordeel is in de controleverklaring uiteengezet en zullen wij in dit rapport nader toelichten. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het op 24 mei 2013 door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader voor financiële rechtmatigheid en het Controleprotocol WNT.
De planning en uitvoering van onze controle is voornamelijk gericht op (ontleend aan Controlestandaard 200 Algehele doelstellingen van een controle): het identificeren en inschatten van risico’s op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude of van fouten, op basis van inzicht in Bureau OVL en haar omgeving, met inbegrip van de interne beheersing van Bureau OVL; het verkrijgen van voldoende en geschikte controle-informatie over de vraag of er afwijkingen van materieel belang bestaan, door het opzetten en implementeren van passende manieren van inspelen op de ingeschatte risico’s; het vormen van een oordeel over de financiële overzichten op basis van conclusies die uit de verkregen controle-informatie worden getrokken.
In de controleverklaring brengen wij tot uitdrukking of naar ons oordeel: de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen per 31 december 2020 en van het resultaat over 2020 van Bureau OVL in overeenstemming met het BBV; de jaarrekening voldoet aan de WNT-eisen, zoals opgenomen in de WNT en de daarop berustende bepalingen; de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties niet voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit omdat een begrotingsoverschrijding op het programma niet tijdig is geautoriseerd en verder is er een investering gedaan zonder geautoriseerd krediet. Gezien de omvang van deze overschrijdingen geven wij een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid; en het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een afkeuring voor rechtmatigheid afgegeven bij de jaarrekening 2020 onder het voorbehoud dat deze jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. In het geval dat het algemeen bestuur de jaarrekening niet ongewijzigd vaststelt, verzoeken wij u om contact met ons op te nemen over de dan ontstane situatie. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader bij u toe te lichten.
Hoogachtend,
Drs. J. Schot RA
Verstegen accountants en adviseurs
Bureau OVL
Pagina 3
INHOUDSOPGAVE 1.
2.
Controlebevindingen jaarverslaggeving....................................................................................... 5 1.1.
Algemeen ...................................................................................................................................... 5
1.2.
Financiële positie .......................................................................................................................... 5
1.3.
Controlebevindingen..................................................................................................................... 5
1.4.
Interne beheersing ........................................................................................................................ 6
Overige onderwerpen................................................................................................................. 7 2.1.
Naleving wet- en regelgeving ........................................................................................................ 7
2.2.
Automatisering.............................................................................................................................. 8
2.3.
Frauderisicobeheersing ................................................................................................................. 8
2.4.
Rechtmatigheid ............................................................................................................................. 8
3.
Onafhankelijkheid ...................................................................................................................... 8
4.
Slot ............................................................................................................................................ 9
Verstegen accountants en adviseurs
Bureau OVL
Pagina 4
1. Controlebevindingen jaarverslaggeving 1.1. 1.1.1.
Algemeen De jaarrekening De jaarrekening 2020 van Bureau OVL is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Belangrijke ontwikkelingen en achtergronden met betrekking tot de posten in de jaarrekening zijn toegelicht in de jaarrekening. Ten aanzien van de naleving van het BBV merken wij het volgende op: • •
1.2. 1.2.1.
De inhoudelijke toelichting op de gevormde bestemmingsreserves met aard en reden waarom de betreffende reserve is gevormd ontbreekt in de jaarrekening. Onder de toelichting op de vlottende activa ontbreekt de tabel schatkistbankieren. Hoewel de liquide middelen Bureau OVL de afgelopen jaren nooit boven de drempel zijn uitgekomen is dit een verplichte toelichting. Het is overigens onduidelijk of Bureau OVL is aangemeld voor het schatkistbankieren. Dit is een formele verplichting.
Financiële positi e Resultaat 20 20 Het gerealiseerd resultaat over het boekjaar 2020 bedraagt € 126.750 negatief (2019 € 12.298 positief). Per saldo is € 0 onttrokken uit de reserves waardoor het saldo van baten en lasten € 126.750 negatief (2019 € 12.298 positief). Het eigen vermogen bedraagt € 14.416 positief. In het ontwerp besluit is voorgesteld om het verlies voor € 102.173 te verrekenen met de deelnemers. In het gerapporteerde eigen vermogen is hier nog geen rekening mee gehouden.
1.3. 1.3.1.
Contr olebevindingen Begrotingsrechtmatigheid De uitgaven 2020 zijn € 148.172 hoger dan begroot. In de toelichting op de jaarrekening is toegelicht dat dit onder meer veroorzaakt is door de inhuur van een adviesbureau. Er is vastgesteld dat het bestuur van deze adviesopdracht op de hoogte was, maar er is verzuimd een begrotingswijziging op te stellen. Verder bedragen de investeringen € 19.500. Er is door het bestuur geen geautoriseerd krediet beschikbaar gesteld voor deze investering.
Verstegen accountants en adviseurs
Bureau OVL
Pagina 5
In het normenkader is opgenomen: ‘In beginsel zijn uitsluitend investeringen toegestaan op basis van het investeringsschema in de begroting. Gelet op de lage vergaderfrequentie heeft de werkorganisatie tussentijds een extra faciliteit nodig om te mogen investeren. Dit is geen probleem indien de kosten van rente en afschrijving binnen de begroting van OVL kunnen worden opgevangen.’ Uit de begroting 2021 blijkt dat de geraamde afschrijvingen niet toereikend zijn om de afschrijvingskosten op deze extra investering op te vangen. Gelet op de materialiteit van € 8.736 leiden bovenstaande bevindingen tot een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid. 1.3.2.
Niet gecorrigeerde fo uten In de jaarrekening is een nog te factureren bedrag opgenomen van € 9.206. Deze post is nog resterend uit 2019 en er is geen specificatie en onderbouwing opgeleverd bij dit saldo uit 2019. Onder de kortlopende schulden is een nog te betalen post van € 5.552 uit 2019. Er is geen onderbouwing opgeleverd bij deze post. Per saldo is het mogelijke resultaatseffect van bovenstaande posten € 3.654 (resultaat wordt negatiever). Gelet op de materialiteit van € 8.736 kunnen wij een goedkeurend oordeel voor getrouwheid afgeven bij de jaarrekening 2020.
1.4.
Interne beheersi ng
1.4.1.
Algemeen Vanuit onze controleopdracht hebben wij aandacht besteed aan de kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen die een directe relatie hebben met de jaarrekening van Bureau OVL. Deze interne beheersingsmaatregelen zijn voornamelijk ingebed in de volgende processen: opbrengsten uit projecten en het beheer en onderhoud van de openbare verlichting; personeels- en salarisadministratie; inkopen en betalingsverkeer. In de hierna volgende paragrafen gaan wij daar nader op in.
Verstegen accountants en adviseurs
Bureau OVL
Pagina 6
1.4.2.
Opbrengsten Bureau OVL voert in opdracht van de aangesloten gemeenten opdrachten uit. Uit onze detailcontrole is gebleken dat deze opdracht niet altijd (meer) aanwezig is. Wij hebben vastgesteld dat bij deze ontbrekende opdracht de betreffende gemeente wel betaald heeft voor de werkzaamheden en daarom hebben wij geen reden om te twijfelen aan deze omzet. Wel adviseren wij om (wijzigingen op) opdrachten altijd schriftelijk overeen te komen en de archiveren.
1.4.3.
Inkoop en aanbestedingen Bij de factuurcontrole hebben wij opgemerkt dat in een aantal gevallen geen recente opdrachtdocumentatie aanwezig is. Hierbij hebben wij niet kunnen vaststellen dat de juiste tarieven worden gehanteerd bij de facturatie. Verder is de onderbouwing van de prestatielevering een aandachtspunt voor Bureau OVL. Ons advies is om zorg te dragen voor vastlegging van actuele opdrachtdocumentatie en prestatiebewijzen. Hierbij geven wij in overweging om beleid op dit punt op te stellen en bijvoorbeeld een drempelbedrag vast te stellen waarboven opdrachtdocumentatie en prestatiedocumentatie vereist is. In lijn met onze vorige rapportages merken wij op dat er in de afgelopen 4 jaar voor meer dan € 221.000 is ingekocht bij Limass B.V. aan personele ondersteuning. In de vorige rapportage is opgemerkt dat de opdracht met Limass in 2020 zal worden beëindigd. In 2020 bedroeg het totaal van de inkopen Limass nog € 91.776 inclusief btw. Omdat de individuele opdrachten een opdrachtwaarde onder de EU-aanbestedingsgrens hebben, zijn deze uitgaven vooralsnog aangemerkt als rechtmatig. Indien in 2021 wordt overwogen opnieuw een opdracht te gunnen aan Limass adviseren wij u dit eerst te laten beoordelen door een aanbestedingsjurist.
2. Overige onderwerpen 2.1.
Naleving wet- en r egelgeving Bij onze controle van de jaarrekening houden wij rekening met het risico van materiële fouten als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving. Onze controle heeft geen relevante afwijkingen van wet- en regelgeving aan het licht gebracht, met uitzondering van hetgeen we hebben gerapporteerd in paragraaf 1.3.1. Het betrekken van de naleving van wet- en regelgeving bij onze controlewerkzaamheden is overigens gebaseerd op onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 250 van de Controle- en Overige Standaarden, waaruit wij citeren: “De accountant dient (…) de controle op te zetten en uit te voeren met een professioneel-kritische instelling voor omstandigheden en gebeurtenissen die twijfel oproepen omtrent de vraag of de entiteit zich houdt aan wet- en regelgeving”. Echter kan niet worden verwacht dat een controleopdracht zal leiden tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving.”
Verstegen accountants en adviseurs
Bureau OVL
Pagina 7
2.2.
Automatisering Volgens artikel 393, lid 4, BW 2 dienen wij in ons accountantsverslag onze bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze beoordeling van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen Bureau OVL, voor zover noodzakelijk voor de jaarrekeningcontrole, heeft geen bevindingen opgeleverd die in dit kader dienen te worden gerapporteerd.
2.3.
Frauderisicobeheersing Ingevolge onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 240 van de Controleen Overige Standaarden, dient de accountant bij de controle van de jaarrekening een aantal specifiek genoemde procedures uit te voeren, gericht op het risico van fraude. Door Bureau OVL is de frauderisicoanalyse geactualiseerd. Bij onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij geen aanwijzingen van fraude verkregen die wij op grond van deze regels aan u zouden moeten melden.
2.4.
Rechtmatig heid Op 24 mei 2013 is door het algemeen bestuur van Bureau OVL het normenkader vastgesteld. In het normenkader is de relevante wet- regelgeving opgenomen die als norm dient voor de toetsing van de financiële rechtmatigheid. Uit onze controle zijn geen rechtmatigheidsfouten gebleken. Wij adviseren u dit normenkader in 2021 te actualiseren.
3. Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2020 heeft Verstegen de financiële administratie en salarisadministratie verzorgd voor Bureau OVL. Door middel van gescheiden teams op zowel uitvoerend, als partnerniveau, is onze onafhankelijkheid gewaarborgd.
Verstegen accountants en adviseurs
Bureau OVL
Pagina 8
4. Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen.
Verstegen accountants en adviseurs
Bureau OVL
Pagina 9