Bijlage bij nr. 19 2022-0520B Definitieve accountantsverslag 2021
Tekst van het document
ACCOUNTANTSVERSLAG 2021
Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid
13 JUNI 2022
Aanbiedingsbrief
Aan:
Geachte leden van het algemeen bestuur,
Aan het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Romboutslaan 105 3312 KP DORDRECHT
Wij hebben de jaarrekening 2021 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (hierna te noemen ‘GR VRZHZ’) gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 15 oktober 2021, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2021. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen.
Rotterdam, 13 juni 2022
Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de GR VRZHZ bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle, zeker aangezien (een deel van) de controle wederom op afstand heeft moeten plaatsvinden, wat het niet eenvoudiger maakt.
Op 7 maart 2022 hebben wij de voorlopige controlebevindingen ambtelijk besproken.
Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,
C.M. Steehouwer MSc RA Partner Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA
VOLGENDE PAGINA
INHOUDSOPGAVE
DASHBOARD
Inhoudsopgave
1. DASHBOARD
2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE
4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE
4
1. Dashboard
1.1 Dashboard accountantscontrole
1.1 Dashboard accountantscontrole JAARREKENINGCONTROLE 2021
5
BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
BEGROTINGSRECHTMATIGHEID MINDERKOSTEN COVID-19
Vanuit de jaarrekening 2021 zien wij lastenoverschrijding van in totaal € 2,5 miljoen.
Van deze lastenoverschrijding wordt een bedrag van € 0,9 miljoen veroorzaakt door een foutieve toerekening van de minderkosten vanuit de crisisorganisatie ten behoeve van de bestrijding van de COVID-19 pandemie in de tweede bestuursrapportage 2021.
Wij hebben niet ondubbelzinnig kunnen vaststellen dat deze lastenoverschrijding binnen het boekjaar is geconstateerd. Hierdoor telt deze begrotingsonrechtmatigheid niet mee in ons oordeel.
Wij dringen erop aan de tussentijdse monitoring op de realisatie versus de begroting aan te scherpen. Wij hebben vernomen dat intern inmiddels een evaluatie heeft plaatsgevonden en dat aanscherping van de procedures plaats heeft gevonden.
De jaarrekening 2021 van GR VRZHZ is getrouw.
De belangrijkste bevindingen/controleverschillen betreffen:
De baten en lasten alsook de balansmutaties in de jaarrekening 2021 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen (de jaarrekening is rechtmatig).
De geconstateerde controleverschillen en onzekerheden ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid blijven binnen onze goedkeuringstolerantie.
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening.
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.
Onzekerheid in het kader van de volledige verantwoording van de meer- én minderkosten ad € 957.000 via de declaratie bij VWS. Dit heeft geen invloed op de strekking van de controleverklaring.
Voorziening Functioneel Leeftijd Ontslag (FLO) niet opgenomen in jaarrekening van GR VRZHZ. Wij onderschrijven dit standpunt.
Enkele kleinere controleverschillen in het kader van:
De WNT is nageleefd. Wij dienen de formele goedkeuring van het WNT-team nog te ontvangen.
RESULTAAT I.R.T. UITTREDING 5HL
Rechtmatigheidsfouten ad € 173.000 geconstateerd bij de controle van de EU-aanbestedingsrechtmatigheid.
Reservering USAR ad € 88.000;
Frictievoorziening ad € 66.000; en
Voorziening derde jaar WW ad € 53.000.
RESULTAAT 2021 E.V.
WEERSTANDSVERMOGEN
6,00
Het resultaat over het jaar 2021 bedraagt € 9.000 nadelig.
5.000
De afwijking ten opzichte van de begroting (na wijziging) is door onttrekking aan frictiereserve 5HL (o.b.v. het nullijnbesluit uit 2019) beperkt.
4.000 3.000
3,00
2021
Begroting (na wijziging)
2.000
2,00
-/- 3.008
-/- 2.184
Mutatie reserves
2.999
2.184
Resultaat
-/- 9
0
(x €1.000) Saldo van baten en lasten
Ondanks alle inspanningen schat GR VRZHZ in vanaf boekjaar 2022 jaarlijks een structureel tekort van € 0,9 miljoen over te houden als gevolg van de uittreding van de gemeenten Leerdam en Zederik.
DASHBOARD
JAARREKENING
4.398
5,00
-1.000
4,97
4,00
3.812
2018
2019
5
-9
2020
2021
De resultaten 2018 en 2019 waren incidenteel hoger door respectievelijk de verkoop van kazernes en de ontvangen frictievergoeding vanuit 5HL.
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
0,00
1,29
1,36
1,00
1.000 -
een
0,33 2018
2019
2020
2021
In het verleden is ervoor gekozen om GR VRZHZ relatief licht te houden waardoor er sprake van is een (zeer) beperkt weerstandsvermogen.
Momenteel wordt onderzocht of de bestaande afspraken met de deelnemende gemeenten herzien moeten worden.
Vanaf 2023 worden de gemeentelijke bijdragen structureel verhoogd.
BIJLAGEN
6
2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole 2.2 De jaarrekening is getrouw 2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole
COVID-19-impact op boekjaar 2021 Zie hiervoor onze managementletter en de BADO-notitie
7
Inleiding: COVID-19 en de jaarrekening 2021 Tijdens de controle hebben wij aandacht besteed aan de impact van de coronapandemie op GR VRZHZ. Hieromtrent hebben wij overleg gevoerd met het management. De coronacrisis heeft grote gevolgen voor de operationele activiteiten van de GR VRZHZ. Daarbij zijn de financiële gevolgen van de crisis omvangrijk. In de jaarrekening en de tussentijdse rapportages is door de organisatie gerapporteerd over deze impact voor GR VRZHZ. Ook voor 2022 zal dit naar verwachting nog het geval zijn. Eind februari 2021 is de BADO-notitie met betrekking tot de ‘COVID-19-effecten en -risico's voor decentrale overheden' uitgekomen. In deze notitie is een groot aantal aandachtspunten beschreven voor het opstellen en controleren van de jaarrekening 2020. Deze notitie is ook van toepassing voor de jaarrekening 2021. Wij verwijzen voor deze aandachtspunten, de impact op getrouwheid en rechtmatigheid, de controleaanpak en de specifieke attentiepunten ten aanzien van de posten in de jaarrekening naar deze notitie (zie: notitie-effecten-enrisicos-corona-voor-jaarrekening-2020-decentrale-overheden.pdf (nba.nl)). In deze paragraaf informeren wij u over het proces van onze controle in relatie tot COVID-19 en onze specifieke bevindingen die impact hebben op onze controle, de verslaggeving en/of onze controleverklaring.
Voor een analyse van het resultaat verwijzen wij naar de jaarrekening en naar paragraaf 3.1 van dit verslag.
De totstandkoming van de jaarrekening en het proces van de controle i.r.t. COVID-19
De totstandkoming van de jaarrekening en het proces van de controle i.r.t. COVID-19 Zoals aangegeven in onze aanbiedingsbrief heeft zowel het samenstellen van de jaarrekening als onze controle wederom grotendeels digitaal en op afstand plaatsgevonden. Naar aanleiding van dit proces hebben wij de volgende opmerkingen: Ook al zijn we het digitale werken al meer dan twee jaar gewend, het blijft bijzonder mooi om te constateren dat het mogelijk is geweest de jaarrekening met enige vertraging op te stellen en te controleren. De samenwerking was, ondanks alle COVID-19maatregelen, plezierig en constructief. Het proces heeft wel vertraging opgelopen, doordat GR VRZHZ personele onderbezetting kent op zowel de afdeling bedrijfsvoering als afdeling controlling. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid dit proces met u te evalueren.
Impact op verslaggeving
Impact op verslaggeving Het BBV kent zoals bekend een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen. Het staat de gemeenschappelijke regeling vrij om naast de verplichte paragrafen zelf paragrafen aan de begroting of jaarstukken toe te voegen. COVID-19 is een gebeurtenis die niet slechts aan één programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op de gehele gemeenschappelijke regeling en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden. Wij hebben het jaarverslag 2021 doorgenomen en vastgesteld dat de impact van de COVID-19 pandemie op GR VRZHZ toereikend toegelicht is hierin.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.2 De jaarrekening is getrouw Getrouwheid van de jaarrekening 2021
8
Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2021 van GR VRZHZ een goedkeurende controleverklaring af te geven met betrekking tot de getrouwheid. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 25.350 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
Vrijval USAR reservering
88.000
-
§ 4.1
Vrijval voorziening 3e jaar WW
53.000
-
§ 4.1
-/- 66.000
-
§ 4.1
-
957.000
§ 4.1
75.000
957.000
Getrouwheid
Correctie frictievoorziening Declaratie kosten COVID-19 VWS * Totaal
* Bij de jaarstukken 2021 heeft GR VRZHZ in lijn met de verantwoordingsinstructie van VWS een overzicht met de meerkosten COVID-19 opgenomen. Wij hebben de juistheid van de meerkosten rekening houdend met o.a. de Q&A van VWS kunnen vaststellen. Gezien de (incidentele) crisissituatie als gevolg van COVID-19 heeft GR VRZHZ geen proces ingericht op basis waarvan de volledigheid van de minderkosten COVID-19 gewaarborgd is. Gezien de omstandigheden snappen wij dat GR VRZHZ hieraan geen prioriteit heeft gegeven. Wij kunnen echter op basis van andere controle-informatie niet voldoende zekerheid verkrijgen over de volledige verantwoording van de minderkosten. Mitigerend hierin is dat wij primair een juistheidscontrole op de meerkosten hebben uitgevoerd en tevens niet hebben kunnen vaststellen of de meerkosten volledig verantwoord zijn. Het voorgaande leidt samenvattend tot een onzekerheid in het kader van de volledige verantwoording van de meer- én minderkosten. Wij rapporteren daarom de over 2021 gedeclareerde meerkosten COVID-19 als onzekerheid. Dit heeft geen invloed op de strekking van de controleverklaring in het kader van getrouwheid. De goedkeuringstolerantie bedraagt € 507.000 voor fouten en € 1.521.000 voor onzekerheden.
Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en zijn derhalve voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken met betrekking tot de getrouwheid.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening De baten en lasten als ook de balansmutaties in de jaarrekening 2021 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.
9
Naast de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 25.350 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
Ongesaldeerde getrouwheidsfouten en/of onzekerheden
207.000
957.000
§ 2.2
Aanbestedingsrechtmatigheid
173.000
-
§ 4.2
Totaal
380.000
957.000
Rechtmatigheid
De goedkeuringstolerantie bedraagt € 507.000 voor fouten en € 1.521.000 voor onzekerheden. Aanpassing of vervallen van getrouwheidsfouten heeft vanzelfsprekende en directe invloed op de gerapporteerde rechtmatigheidsfouten. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en zijn derhalve voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken met betrekking tot de rechtmatigheid.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
10
3. Resultaat & financiële positie
3.1 Resultaat 2021 3.2 Ons beeld van uw financiële positie
3.1 Resultaat 2021
Resultaat 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting
11
Het resultaat van GR VRZHZ over het jaar 2021 wijkt beperkt af van de gewijzigde begroting. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN (x 1.000)
2021
BEGROTING NA WIJZIGINGEN
VERSCHIL
-/- 3.008
-/- 2.184
-/- 825
Onttrekkingen reserves
1.324
1.309
15
Onttrekkingen reserve 5HL- Nullijn
1.899
882
1.017
Dotatie aan reserves
-/- 223
-/- 7
-/- 216
-/- 9
0
Saldo van baten en lasten
Resultaat Belangrijkste afwijkingen in het resultaat 2021
De belangrijkste afwijkingen van de begroting na wijzigingen worden veroorzaakt door:
Een nadeel van € 0,9 miljoen veroorzaakt door een foutieve toerekening van de minderkosten vanuit de crisisorganisatie ten behoeve van de bestrijding van de COVID-19 pandemie in de tweede bestuursrapportage 2021. Een nadeel van € 0,4 miljoen als gevolg van de CAO aanpassing per 1 december 2021 en een eenmalige uitkering. Een nadeel van € 0,6 miljoen als gevolg van het inhuren van personeel vanwege de inzet in de crisisorganisatie en de vervanging van taken, het ondersteunen van projecten en ziektevervangingen van personeel. Een voordeel van € 0,3 miljoen vanwege een teruggave in het kader van in het verleden ten onrechte afgedragen BTW over de onbenutte garantieomzet en de erfpachtcanon. Door het kunnen detacheren van enkele boven formatieve medewerkers is een incidenteel voordeel behaald van € 0,2 miljoen.
Het resultaat 2021 wijkt bovengenoemde redenen af van de totale begrote lasten (na wijziging). Op basis van onze ervaringsnorm bij decentrale overheden is een afwijking van 2-3% inherent aan een complex begrotingsproces.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3.2 Uw financiële positie vergeleken
RATIO WEERSTANDSVERMOGEN
6,00 5,00
SOLVABILITEITSRATIO
4,97
4,00 3,00 2,00
0,00
1,29
1,36
1,00
0,33 2018
2019
2020
2021
NETTO SCHULDQUOTE 180,0% 160,0% 140,0% 120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0%
12
16,0% 14,0% 12,0% 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0%
14,1%
14,3%
10,4%
4,2%
2018
2019
2020
2021
5
-9
RESULTAAT *
154,2% 101,6% 94,0%
5.000
4.398
4.000
3.812
3.000
111,0%
2.000 1.000 -
2018
2019
2020
2021
-1.000
2018
2019
2020
* De resultaten 2018 en 2019 waren incidenteel hoger door respectievelijk de verkoop van kazernes en de ontvangen frictievergoeding vanuit Vijfheerenlanden.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2021
3.2 Ons beeld van uw financiële positie
Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien
Uw financiële positie is voldoende Uw ratio weerstandsvermogen is 0,33
VRZHZ kan aan haar lange termijnverplichtingen voldoen
Structureel tekort
DASHBOARD
13
Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van GR VRZHZ. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Weerstandsvermogen van GR VRZHZ In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het dagelijks bestuur een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 0,5 miljoen. In het weerstandsvermogen ultimo 2021 is een bedrag van € 0,5 miljoen meegeteld van vrij aanwendbare bestemmingsreserves. In geval van calamiteiten is het mogelijk om een deel van deze reserves een andere aanwending te geven. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd.
GR VRZHZ heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 2,5 miljoen. In haar jaarstukken schrijft GR VRZHZ te streven naar een voldoende waardering waarvan sprake is bij een ratio van 1,0 of hoger. De financiële uitkomsten van deze jaarrekening 2021, die ook structureel van aard zijn, geven een beeld dat de beschikbare weerstandscapaciteit ontoereikend is om risico’s te kunnen vangen. Dit hangt samen met de beleidskeuze uit het verleden om de GR relatief licht te houden. GR VRZHZ is van mening dat de ondergrens in zicht is. Wij onderschrijven deze stelling. Inmiddels heeft het algemeen bestuur besloten om vanaf 2023 voor een bedrag van € 2,2 miljoen extra bijdragen bij de deelnemende gemeenten op te gaan halen. Tevens is een onderzoek gestart om bestaande afspraken met de deelnemende gemeenten over de omvang van het weerstandsvermogen te herzien. Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2021 4,2%. Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter GR VRZHZ in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De huidige solvabiliteit vinden wij laag, wat mede samenhangt met de beleidskeuze de gemeenschappelijke regeling relatief licht te houden. De netto schuldquote bedraagt 154,2%.
De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. De netto schuldquote is toegenomen ten opzichte van voorgaand jaar als gevolg van het aantrekken van nieuwe financieringen in boekjaar 2021. Structureel tekort a.g.v. uittreding Leerdam en Zederik Per 1 januari 2019 zijn de gemeenten Leerdam en Zederik vanwege een herindeling met de gemeente Vianen tot de gemeente Vijfheerenlanden overgegaan van de GR VRZHZ naar Veiligheidsregio Utrecht. Ter dekking van de kosten van de uittreding tot en met 2023 ontving GR VRZHZ een frictievergoeding van € 5,1 miljoen. Ondanks alle inspanningen schat GR VRZHZ in jaarlijks een structureel tekort van € 0,9 miljoen over te houden en ultimo 2021 heeft GR VRZHZ de gevormde bestemmingsreserve volledig benut op basis van het nullijnbesluit uit 2019. GR VRZHZ heeft inmiddels een verzoek tot afstemming over een oplossing ter dekking van het structurele tekort ingediend bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
14
4. Belangrijkste bevindingen
4.1 Bevindingen en controleverschillen - Getrouwheid 4.2 Bevindingen en controleverschillen - Rechtmatigheid 4.3 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording 4.4 BBV, WNT en SiSa 4.5 Begrotingsrechtmatigheid
4.1 Bevindingen en controleverschillen – Getrouwheid
Teruggave BTW
Fiscale eenheid met Spinel en pro rata
Declaratie meerkosten COVID-19
15
Fiscaliteit In de managementletter van 2021 hebben wij gerapporteerd over het verzoekschrift voor teruggaaf BTW voor GR VRZHZ en Spinel. Op dat moment was het verzoekschrift (nog) niet in behandeling genomen. Inmiddels is het verzoekschrift toegekend door de inspecteur. Als gevolg hiervan krijgt GR VRZHZ een teruggave van € 0,3 miljoen vanwege in het verleden ten onrechte afgedragen BTW over de onbenutte garantieomzet en de erfpachtcanon. De teruggave is verwerkt in de jaarrekening 2021. Vorig jaar rapporteerden wij over het standpunt dat GR VRZHZ had ingenomen ten aanzien van de fiscale eenheid met Spinel. Indien GR VRZHZ over de jaren 2016 tot en met 2019 op basis van een pro rata berekening nog een suppletieaangifte zou indienen kon dit leiden tot een aanzienlijk voordeel. GR VRZHZ heeft in overleg met haar fiscaal adviseur echter besloten om vanwege de onevenredige administratie last hiervan af te zien. Het voorgaande leidt ertoe dat GR VRZHZ met ingang van boekjaar 2020 handelt als een fiscale eenheid met Spinel. De toegekende suppletie over 2020 en de suppletie over 2021 (op basis van de geschatte pro rata 2021) zijn verwerkt in de cijfers. Wij kunnen ons vinden in deze verwerkingswijze. GR VRZHZ is nog in afwachting van de definitieve beschikking van de fiscale eenheid.
Declaratie meerkosten COVID-19 Bij de jaarstukken 2021 heeft GR VRZHZ in lijn met de verantwoordingsinstructie van VWS een overzicht met de meerkosten COVID-19 opgenomen. Wij hebben de juistheid van de meerkosten rekening houdend met o.a. de Q&A van VWS kunnen vaststellen. Gezien de (incidentele) crisissituatie als gevolg van COVID-19 heeft GR VRZHZ geen proces ingericht op basis waarvan de volledigheid van de minderkosten COVID-19 gewaarborgd is. Wij kunnen echter op basis van andere controle-informatie niet voldoende zekerheid verkrijgen over de volledige verantwoording van de minderkosten. Mitigerend hierin is dat wij primair een juistheidscontrole op de meerkosten hebben uitgevoerd en tevens niet hebben kunnen vaststellen of de meerkosten volledig verantwoord zijn. Het voorgaande leidt samenvattend tot een onzekerheid in het kader van de volledige verantwoording van de meer- én minderkosten. Wij rapporteren daarom de over 2021 gedeclareerde meerkosten COVID-19 als onzekerheid. In dit kader vragen wij aandacht voor de procesinrichting en vastleggingen rond de totstandkoming van de declaratie van de meerkosten. Hierbij dient niet alleen expliciet aandacht gegeven te worden aan de (interne) borging van de volledigheid van in de declaratie opgevoerde minderkosten, maar ook aan de vastleggingen waarom bepaalde kosten in aanmerking komen voor vergoeding door derden.
Vernieuwing van de MJOP’s
Vernieuwing van de MJOP’s In boekjaar 2021 heeft GR VRZHZ de opdracht gegeven aan Facilicom Solutions om de meerjaren onderhoudsplannen (hierna: MJOP) te herijken voor de panden die in eigendom zijn van de gemeenschappelijke regeling. Facilicom Solutions heeft voor alle 32 panden de herijking uitgevoerd. De nieuwe MJOP’s zijn momenteel nog niet door het algemeen bestuur vastgesteld waardoor deze nog niet betrokken zijn in de bepaling van de voorzieningen ultimo 2021. Wij onderschrijven dit. Vanuit de herijkte MJOP’s zien wij de komende jaren een substantiële stijging van de uitgaven voor groot onderhoud. Op basis van de huidige opbouw achten wij de voorzieningen ultimo 2022 nog toereikend, echter voor de jaren daarna zien wij op basis van de huidige jaarlijkse dotaties negatieve voorzieningen ontstaan. Wij adviseren u om de jaarlijkse dotaties te heroverwegen en hierover tijdig besluitvorming te laten plaatsvinden.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.1 Bevindingen en controleverschillen – Getrouwheid
Voorzieningen Functioneel Leeftijd Ontslag (FLO)
Overmatig verlofsaldo
16
Voorzieningen Functioneel Leeftijd Ontslag (FLO) Vorig jaar hebben wij in ons accountantsverslag reeds gerapporteerd over de uitwerking van de nieuwe FLO-regeling. Met de verwerking van deze FLO-regeling wordt bij de verschillende veiligheidsregio’s verschillend omgegaan. De verwerkingswijze van de FLO-regeling hangt af van de afspraken die tussen GR VRZHZ en de gemeente Dordrecht zijn gemaakt. De juridische verplichting berust bij GR VRZHZ, echter voorzien de afspraken met de gemeente Dordrecht in de DVO in een volledige doorbelasting van de hiermee samenhangende kosten. Dit betekent dat het economisch risico niet bij GR VRZHZ berust. Wij onderschrijven het standpunt van GR VRZHZ dat om deze redenen in de jaarrekening van GR VRZHZ geen voorziening wordt verantwoord. Wel is de juridische verplichting als niet uit de balans blijvende verplichting (tekstueel) toegelicht. Overmatig verlofsaldo Zoals wij reeds in onze managementletter hebben gerapporteerd zien wij dat landelijk, als gevolg van de COVID-19 pandemie, bij decentrale overheden (met name bij GGD-en veiligheidsregio’s) sprake is van oplopende verlofsaldi. Onder het BBV dient een reservering gevormd te worden voor een overmatig verlofsaldo. Indien het saldo van het openstaand verlof jaarlijks een gelijkblijvend karakter toont hoeft onder BBV geen reservering gevormd te worden. GR VRZHZ heeft geen reservering getroffen.
Wij kunnen ons hierin vinden.
Vrijval van de reservering t.a.v. USAR
USAR, frictievoorziening en voorziening derde jaar WW Tijdens de controle hebben wij geconstateerd dat voor de USAR een reservering van € 94.000 is verantwoord. Tijdens de controle hebben wij echter geconstateerd dat enkele facturen die betrekking hebben op deze subsidie ten onrechte in de exploitatie zijn verantwoord. Als gevolg hiervan rapporteren wij een controleverschil van € 0,1 miljoen.
Vrijval van de voorziening 3e WW-jaar
In de frictievoorziening ultimo 2021 is een (negatieve) reservering van € 0,1 miljoen opgenomen voor een langdurig zieke medewerker die naar verwachting zal gaan uitstromen. Wij zijn van mening dat deze post tot nihil aangevuld dient te worden en rapporteren daarom een controleverschil van € 0,1 miljoen. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat GR VRZHZ een voorziening voor het derde WW-jaar vormt. Deze voorziening wordt gevormd op basis van de bepalingen vanuit de CAR-UWO. Wij constateren dat jaarlijks een bedrag wordt gedoteerd aan deze voorziening terwijl GR VRZHZ de komende jaren geen uitstroom van middelen voorziet. Daarnaast merken wij op dat de kans op een derde jaar WW bij van een medewerker (zeer) klein is omdat GR VRZHZ personeel een van-werk-naar-werk traject aanbiedt. Wij zijn van mening dat de voorziening vrij dient te vallen vanwege het feit dat geen uitstroom van middelen wordt verwacht. Wij rapporteren een controleverschil van € 0,1 miljoen.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Bevindingen en controleverschillen – Rechtmatigheid
Herfinanciering van langlopende leningen
17
Herfinanciering van langlopende leningen In het boekjaar 2021 is de volledige leningenportefeuille bij de BNG Bank geherfinancierd. Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij de vastgesteld dat deze herfinanciering rechtmatig heeft plaatsgevonden. In de oorspronkelijke leningsovereenkomsten met de BNG Bank was een bepaling opgenomen dat vervroegde aflossing niet mogelijk was waardoor de herfinanciering in 2021 gezien wordt als een buitencontractuele aflossing. Op basis van de oorspronkelijke leningsovereenkomsten is een buitencontractuele aflossing enkel mogelijk indien de nieuwe leningen ook bij de BNG Bank worden aangegaan. GR VRZHZ ziet hierin de motivatie om af te wijken van het treasury statuut waarin bepaald wordt dat bij het aangaan van een lening minimaal twee offertes opgevraagd dienen te worden. Daarnaast heeft het algemeen bestuur het besluit tot herfinanciering tijdig goedgekeurd. Advies is om in het vervolg in het besluit van het algemeen bestuur expliciet op te nemen dat het besluit genomen is in afwijking op geldende artikel vanuit het treasury statuut. Europese aanbestedingen Vanuit de controle van de aanbestedingsrechtmatigheid volgende de onderstaande bevindingen.
Europese aanbestedingen
Contract 1 Deze lasten zijn hoger dan waar deze in het verleden voor aanbesteed zijn. In de lasten zijn tevens (andere) losse/ incidentele opdrachten begrepen. De jaarschijf 2021 ad € 89.000 voor werkzaamheden aan de W-installaties nemen wij mee als onrechtmatigheid. Contract 2 Bij de jaarrekeningcontrole 2018 hebben wij deze kosten voor softwarelicenties voor het eerst als onrechtmatig aangemerkt. In het verleden heeft GR VRZHZ ingeschat dat deze lasten niet dusdanig hoog zouden oplopen waardoor aanbesteding niet noodzakelijk zou zijn. Door het algemeen bestuur is geen afwijkingsbesluit genomen. Voor de jaarrekening 2021 leidt dit tot een rechtmatigheidsfout van € 59.000. Contract 3 Deze lasten hebben betrekking op onderhoud aan voertuigen die in het verleden afgenomen zijn. GR VRZHZ is van mening dat het onderhoud aan deze voertuigen in verband met o.a. garantie door de leverancier moet worden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat het onderhoud ook door andere (Europese) aanbieders kan worden uitgevoerd (ook onder garantie). In het verleden hebben BDO en GR VRZHZ haar standpunten laten onderbouwen door aanbestedingsjuristen echter is er niet tot een eenduidig standpunt gekomen. Op basis van de kadernota Rechtmatigheid nemen wij de jaarschijf van € 62.000 niet mee in onze foutevaluatie.
Contract 4 Met deze partij is een overeenkomst van 10 jaar aangegaan voor het inspecteren en keuren van bluswatervoorzieningen. De totale contractwaarde overschrijdt de drempel voor Europese aanbestedingen terwijl dit contract niet Europees aanbesteed is. De jaarschijf 2021 ad € 25.000 nemen wij mee als onrechtmatigheid.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Bevindingen en controleverschillen – Rechtmatigheid
18
Beëindiging overeenkomsten Gazprom De contracten met Russische entiteiten, waaronder Gazprom, moet voor 10 oktober 2022 zijn beëindigd. Overeenkomsten die nog doorlopen na deze datum overtreden de sancties en de Sanctiewet. In dat geval is er sprake van een economisch delict. Overheden moeten de contracten met Gazprom tijdig opzeggen. Het risico op boetes of schadevergoeding voor vroegtijdige beëindiging is aanwezig. Voor de vervolglevering van gas zal een nieuwe aanbestedingsprocedure moeten worden gevolgd. De gehele energiemarkt is in beweging, dit leidt onverhoopt tot hogere prijzen. Vanuit dat perspectief is een overeenkomst met een korte(re) looptijd aan te bevelen. Leg de motivering van de korte looptijd ook goed vast in het inkoopdossier. De maatregelen zijn op tijd aangekondigd. Vooralsnog kan dan ook gewoon reguliere Europees worden aanbesteed. Voor een beroep op dwingende spoed zien wij momenteel onvoldoende grond.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording
Nog aandachtspunten in de interne beheersing. Onze controle vooral gegevensgericht. Zie ook managementletter 2021.
Graag maken wij concrete afspraken over uw ambities
Toenemende aandacht voor fraude
19
Interne beheersing en onze aanpak voor 2022 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze managementletter d.d. 2 december 2021. Samenvattend hebben wij geconstateerd dat er bij uw gemeenschappelijke regeling, net als bij veel andere gemeenschappelijke regelingen, nog aandachtspunten resteren. Dit betekent niet dat uw gemeenschappelijke regeling niet in control is, maar wel dat het in control zijn voor ons niet toetsbaar blijkt uit controlesporen in de processen en systemen. Derhalve konden wij het afgelopen jaar voor onze controle (nog) niet steunen op uw interne beheersing en hebben wij de jaarrekening voornamelijk achteraf en gegevensgericht gecontroleerd (middels deelwaarnemingen, cijferbeoordelingen, steekproeven, etc.). Wij hebben in onze managementletter opgeroepen om uw ambities en mogelijkheden op het gebied van de interne beheersing te bepalen, zodat wij ook onze controleaanpak daarop kunnen aanpassen. Enerzijds omdat het niveau van interne beheersing de primaire verantwoordelijkheid is van het dagelijks bestuur / de organisatie en anderzijds om te voorkomen dat wij de lat in onze controleaanpak te hoog leggen en daar elk jaar met dezelfde bevindingen over blijven rapporteren.
Graag gaan wij de komende periode met u in gesprek over de ambities, ook in relatie tot het opzetten van de interne beheersing met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Onze beroepsorganisatie, de NBA, werkt momenteel aan een notitie betreffende ‘best practicemaatregelen fraude(risico)beheersing voor bestuurders en toezichthouders'. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals het algemeen bestuur, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude, kunnen de gelegenheden die tot fraude leiden, afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol. De landelijke pilots waar in de controleverklaring 2020 van de accountant uitgebreider wordt gerapporteerd over het thema fraude (o.a. Gemeente Breda) hebben bijgedragen aan de best practices. De best practices van de NBA zijn erop gericht het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing te vergroten. In onze managementletter hebben wij reeds aandacht gevraagd voor dit onderwerp.
Graag gaan wij met u in overleg over het vergroten van de actieve rol van het algemeen bestuur / auditcommissie ten aanzien van frauderisicobeheersing. Bijvoorbeeld door jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersingsmaatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) nader te laten onderzoeken door de interne controleafdeling, een accountant of een gespecialiseerde (fraude)onderzoeker.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording
Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2022
20
Update Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur met ingang van 2022 In onze eerdere rapportages zijn wij uitgebreid ingegaan op de ontwikkeling van de rechtmatigheidscontrole door de externe accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur. De commissie BBV heeft in december 2020 de concept notitie rechtmatigheidsverantwoording met de nadere spelregels voor de rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie openbaar gemaakt en heeft augustus 2021 de kadernota rechtmatigheid 2022 gepubliceerd. Begin 2022 vindt de wetsbehandeling in de Tweede Kamer plaats. Daarna volgen nog de nodige aanpassingen van wetgeving en notities vanuit onder ander het NBA. Desalniettemin is de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording per boekjaar 2022 wordt ingevoerd. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Wij verwachten dat dit voor de meeste decentrale overheden een uitdaging is, maar naar onze mening ook een kans voor uw organisatie en interne beheersing.
Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht wordt ingevoerd, wordt de gemeenschappelijke regeling met ingang van verslagjaar 2022 immers zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het dagelijks bestuur een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering, maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie.
Stand van zaken binnen GR VRZHZ
DASHBOARD
Stand van zaken binnen uw gemeenschappelijke regeling In onze managementletter hebben wij stilgestaan bij de stand van zaken rondom de rechtmatigheidsverantwoording bij GR VRZHZ. Wij zien dat de gemeenschappelijke regeling in de afgelopen jaren heeft geïnvesteerd in de administratieve organisatie en interne beheersing. Wij hebben vastgesteld dat de organisatie vergevorderd is met de voorbereidingen om de organisatie gereed te maken voor de invoer van de rechtmatigheidsverantwoording. Inmiddels heeft GR VRZHZ in afwachting van de wetsbehandeling reeds voorstellen gedaan richting het algemeen bestuur. Op verzoek van de organisatie hebben wij de notitie die aan het algemeen bestuur is verstrekt en het interne controleplan 2022 tegen gelezen en waar nodig suggesties voor verbetering / aanpassing aangedragen.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.4 BBV, WNT en SiSa
21
BBV wordt nageleefd
Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat GR VRZHZ de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd.
WNT-verantwoording voldoet aan de vereisten
Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor GR VRZHZ geldt dat de algemeen directeur als topfunctionaris wordt aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2021 niet meer bedragen dan € 209.000 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2021 van de GR VRZHZ niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2021 van de GR VRZHZ voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij dienen de formele goedkeuring van het WNT team nog te ontvangen.
Geen bevindingen SiSa-bijlage
DASHBOARD
SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2021. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens bijlage B. Wij dienen de definitieve SISA bijlage in de jaarstukken nog te aan te sluiten op ons dossier.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.5 Begrotingsrechtmatigheid
Overschrijding begrote lasten € 2,5 miljoen
22
Lastenoverschrijdingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft GR VRZHZ € 48,0 miljoen aan lasten begroot in de tweede bestuursrapportage, tegenover € 50,5 miljoen aan werkelijke lasten in 2021. Dit is in totaal een onderschrijding van 2,5 miljoen (5,2%). Aan baten had GR VRZHZ een bedrag van € 45,8 miljoen begroot in de tweede bestuursrapportage, tegenover € 47,5 miljoen aan werkelijke baten in 2021. In totaal gaat het om een hogere realisatie van baten van 1,7 miljoen (3,7%). Naast het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten kent een gemeenschappelijke regeling ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. In 2021 is er per saldo circa € 3,0 miljoen aan de reserves onttrokken zodat het gerealiseerde resultaat nagenoeg nihil bedraagt. Het algemeen bestuur autoriseert de begroting en stelt de kaders voor de directie vast. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting.
Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerde en gerapporteerd te worden aan het algemeen bestuur. Bij begrotingsoverschrijdingen die niet gedurende het jaar zijn voorgelegd aan het algemeen bestuur is formeel sprake van een onrechtmatigheid. Echter hoeven deze overschrijdingen niet altijd te worden meegewogen in het accountantsoordeel bijvoorbeeld indien de overschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerd opbrengsten of overschrijdingen bij open-einde regelingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten zijn de begrotingsoverschrijdingen nader weergegeven en geanalyseerd.
Controle begrotingsrechtmatigheid
Foutieve toerekening van de minderkosten
Controle begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium moeten door het algemeen bestuur nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Belangrijk hierbij is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Bij de controle van de jaarrekening 2021 hebben wij bevindingen in het kader van de begrotingsrechtmatigheid. Vanuit de jaarrekening 2021 zien wij een lastenoverschrijding van in totaal € 2,5 miljoen. Van deze lastenoverschrijding wordt een bedrag van € 0,9 miljoen veroorzaakt door een foutieve toerekening van de minderkosten vanuit de crisisorganisatie ten behoeve van de bestrijding van de COVID-19 pandemie in de tweede bestuursrapportage 2021. Op basis van gesprekken die wij ambtelijk hebben gevoerd dit pas bij het opstellen van de jaarstukken 2021 geconstateerd is. Hierdoor heeft er binnen het boekjaar geen begrotingswijziging aan het algemeen bestuur voorgelegd kunnen worden.
Wij dringen erop aan de tussentijdse monitoring op de realisatie versus de begroting aan te scherpen. Wij hebben vernomen dat intern inmiddels een evaluatie heeft plaatsgevonden en dat aanscherping van de procedures plaats heeft gevonden. Op de volgende pagina zijn de lastenoverschrijdingen verder toegelicht en wordt de impact op onze controleverklaring geëvalueerd.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.5 Begrotingsrechtmatigheid
Lastenoverschrijding
23
Lastenoverschrijding De geconstateerde verschillen tussen de begroting en de jaarstukken (in totaal een lastenoverschrijding van € 2,5 miljoen) zijn als volgt onder te verdelen: ONRECHTMATIG LASTENOVERSCHRIJDING
Concernniveau
Concernniveau
Concernniveau
BEGROTINGSAFWIJKING
TELT NIET MEE IN OORDEEL
Van de totale lastenoverschrijding wordt een bedrag van € 0,9 miljoen veroorzaakt door een foutieve toerekening van de minderkosten vanuit de crisisorganisatie ten behoeve van de bestrijding van de COVID-19 pandemie in de tweede bestuursrapportage 2021. Wij hebben niet ondubbelzinnig kunnen vaststellen dat deze lastenoverschrijding binnen het boekjaar is geconstateerd. Hierdoor telt deze begrotingsonrechtmatigheid niet mee in ons oordeel. Van de totale lastenoverschrijding wordt een bedrag van € 0,8 miljoen veroorzaakt door budgetoverschrijdingen die gedeeltelijk gecompenseerd worden door direct gerelateerde opbrengsten. Wij hebben echter niet ondubbelzinnig kunnen vaststellen dat deze lastenoverschrijdingen binnen het boekjaar zijn geconstateerd. Hierdoor telt deze begrotingsonrechtmatigheid niet mee in ons oordeel. Van de totale lastenoverschrijding wordt een bedrag van € 0,8 miljoen veroorzaakt door inhuur voor inzet in de crisisorganisatie. Op basis van de brief van het ministerie van VWS d.d. 5 november 2021 telt deze begrotingsonrechtmatigheid niet mee in ons oordeel.
TELT WEL MEE IN OORDEEL
Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de analyse begrotingsafwijkingen, zoals opgenomen in de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2021. Wij dringen erop aan de tussentijdse monitoring op de realisatie versus de begroting aan te scherpen. Wij hebben vernomen dat intern inmiddels een evaluatie heeft plaatsgevonden en dat aanscherping van de procedures plaats heeft gevonden.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
24
Bijlagen
A
Onze controle
B
Bevindingen SiSa-bijlagen
25
A. Onze controle
A. Onze controle
Doel en object van de controle
Materialiteit
Onafhankelijkheid
Opdracht en controleaanpak
DASHBOARD
26
Doel en object van de controle Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de financiële overzichten van GR VRZHZ, in alle van materieel belang zijnde opzichten, zijn opgesteld in overeenstemming met het BBV. Voor een uitgebreide beschrijving van onze aanpak verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging d.d. 15 oktober 2021 met kenmerk ‘MS/JB/RA797’. Materialiteit Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door het algemeen bestuur vastgestelde toleranties gehanteerd. Het algemeen bestuur heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 507.000.
Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 25.350 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de WNTverantwoording en de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor de WNT en SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven WNT- en SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe. Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden.
Wij zijn onafhankelijk van GR VRZHZ zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Opdracht en controleaanpak Wij hebben de jaarrekening gecontroleerd conform de Nederlandse controlestandaarden en de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 15 oktober 2021 . Tevens beoordeelden wij de verenigbaarheid van de andere informatie, inclusief de overige gegevens en het jaarverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor een accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging. Onze controleaanpak is gebaseerd op een risicogerichte benadering. Deze aanpak gaat uit van een risicoanalyse op transactiestromen, zoals verkoopactiviteiten en personeelszaken. Daarnaast worden bedrijfsrisico’s beoordeeld die voortvloeien uit de strategie en operaties van GR VRZHZ. In de risicoanalyse hebben wij beoordeeld in hoeverre de onderkende risico’s van invloed kunnen zijn op de jaarrekening. JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
A. Onze controle Opdracht en controleaanpak – vervolg
27
De risico’s met een hoge(re) waarschijnlijkheid van het zich voordoen en mogelijk materiële impact hebben in onze controle meer aandacht gehad. Deze risico’s betreffen o.a.: het risico van management override of internal controls; dit is het ook op grond van de controlestandaarden te onderkennen risico dat het management buiten de getroffen interne beheersingsmaatregelen om invloed zou kunnen of willen uitoefenen op de in de jaarrekening gepresenteerde uitkomsten; het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels; de gevolgen van ongeautoriseerde handelingen in de IT-systemen.
Strekking van de controleverklaring
Strekking van de controleverklaring Aangezien de jaarrekening 2021 van GR VRZHZ aan de daaraan te stellen eisen voldoet, zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring af te geven bij deze jaarrekening. Alle bevindingen voortvloeiend uit onze controle van de jaarrekening 2021 zijn afdoende behandeld en onze controle is afgerond.
Continuïteit
Continuïteit De waarderingen in de jaarrekening van GR VRZHZ zijn gebaseerd op de veronderstelling dat GR VRZHZ als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. De inschatting of een duurzame voorzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekening op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het dagelijks bestuur ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Wij vinden deze inschatting aanvaardbaar.
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen
Jaarverslag De jaarstukken 2021 van GR VRZHZ bestaan uit: het jaarverslag 2021 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen); de jaarrekening 2021 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting inclusief SiSa-bijlage en taakvelden). In het onderdeel ‘programmaverantwoording’ van het jaarverslag dient informatie opgenomen te worden over: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen, bedrijfsvoering, etc.) het jaarverslag. Beide onderdelen vallen niet (expliciet) onder de controle van de jaarrekening. Het primaire object van de accountantscontrole is de jaarrekening (de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting). De inhoud van het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen) hebben wij getoetst. Bij onze controle hebben wij geen materiële afwijkingen tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn met elkaar verenigbaar.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
A. Onze controle
De grondslagen van de jaarrekening 2021 zijn aanvaardbaar
Fraude en noncompliance
28
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeenschappelijke regeling zijn uiteengezet in de grondslagen van de jaarrekening 2021. In 2021 zijn er geen wijzigingen geweest in toegepaste verslaggevingsgrondslagen die een aanzienlijke invloed hebben op de baten en lasten of de financiële positie van uw gemeenschappelijke regeling. Significante verslaggevingsgrondslagen en toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie van uw gemeenschappelijke regeling en de baten en lasten in de jaarrekening. Daarnaast vereisen zij van het dagelijks bestuur en het management dat zij een oordeel vormen ten aanzien van soms moeilijke, subjectieve en complexe posities vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Wij hebben het door het dagelijks bestuur en het management toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Fraude en non-compliance Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten.
Daarnaast hebben wij beoordeeld in hoeverre sprake kan zijn van een risico omtrent corruptie. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de organisatie Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en de mogelijke fraudesituaties besproken met de directie. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd. Met ingang van boekjaar 2022 zijn wij op grond van richtlijnen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) verplicht in de controleverklaring te rapporteren over fraude. Bij de beoordeling van het risico omtrent corruptie hebben wij gekeken naar klant specifieke omstandigheden zoals de geografische plaats van de activiteiten, hebben we gekeken naar de sectoren waar corruptie meer dan gemiddeld voorkomt en hebben we beoordeeld in hoeverre buitenlandse wetgeving als de UK Bribery Act en de US Foreign Corrupt Practices Act van invloed kunnen zijn. Wij hebben aandacht besteed aan de compliance met de voor u van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige bepalingen voor zover wij die van belang achten in het kader van onze controle van de jaarrekening.
Geautomatiseerde gegevensverwerking
DASHBOARD
Geautomatiseerde gegevensverwerking De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW, melding te maken van zijn bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Tijdens de interim-controle hebben wij ook relevante processen met betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking getoetst. Voor onze bevindingen verwijzen wij naar onze managementletter 2021. Wij hebben de automatiseringsorganisatie van de organisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De interimcontrole heeft meerdere tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
29
B. Bevindingen SiSa-bijlagen
B. Bevindingen SiSa-bijlage
30
Inleiding Bij de jaarrekening wordt als bijlage de SiSa-verantwoording toegevoegd. GR VRZHZ heeft de rechtmatige totstandkoming van de SiSa-bijlage getoetst. In onderstaande tabel zijn de te rapporteren bevindingen opgenomen. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2021 in het kader van SiSa worden verantwoord. Per regeling is aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd.
Strekking controleverklaring getrouwheid (jaarrekening)
Goedkeurend
Strekking controleverklaring rechtmatigheid (jaarrekening)
Goedkeurend
NR.
SPECIFIEKE UITKERING OF OVERIG
FOUT OF ONZEKERHEID
A2
Brede DoelUitkering Rampenbestrijding (BDUR)
A12
Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen
H11
Corona bonusregeling zorg
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
FINANCIËLE OMVANG IN €
BEVINDINGEN
TOELICHTING FOUT/ONZEKERHEID
BIJLAGEN
31
bdo.nl