Bijlage 3 aanbevelingen en vervolg participatienota Ambachtse Aanpak

Aanbevelingen en vervolg partiipatenota Ambaihtse Aanpak Inleiding De partiipatenota Ambaihtse Aanpak is op 11 januari 0i01 vastgesteld door de gemeenteraad. In de nota is aangegeven dat partiipate daarmee niet 'af' is: het moet verder vorm krijgen door te proberen, evalueren en refeiteren. In het ioaliteprogramma Samen voor Ambaiht hebben we aangegeven dat er een partiipateioaih moest komen die kon ondersteunen en adviseren bij partiipatetrajeiten. De raad heef daar ook iniidenteel (voor een periode van a jaar middelen voor besihikbaar gesteld. In de periode maart-juli 0i05, voor het einde van de huidige bestuursperiode, is de Ambaihtse Aanpak voor partiipate voor de eerste keer geëvalueerd met aihtereenvolgend ambtenaren, MT, iollege en raad. Met de inziihten van deze evaluate willen we de uitvoering van de Ambaihtse Aanpak verder ontwikkelen en verbeteren. Zo geven we met onze partiipateaanpak invulling aan de uitgangspunten van de Omgevingswet en de Wet versterking partiipate op deientraal niveau, op een manier die goed past bij onze gemeente.

Insteek van de evaluate Om gestruitureerd naar partiipate te kijken, helpt het om een ondersiheid te maken tussen drie niveaus die met elkaar samenhangen: organisateniveau (het werken aan een partiipateve organisate , vraagstukniveau (het organiseren van een passend partiipateproies voor ppn vraagstuk met soms meerdere rondes en vormen van gesprek en gespreksniveau (het organiseren van een speiifeke gespreksronde met resultaat . Bij deze evaluate is gekeken naar het organisate- en het vraagstukniveau voor partiipate die de gemeente zelf organiseert voor haar beleid en projeiten . Daarbij stond telkens de eigen rol ientraal: hoe is vanuit die rol partiipate ervaren, wat gaat goed, wat kan beter en wat is daarvoor nodig? Gaandeweg in het evaluateproies zijn de leerpunten telkens meegenomen, waardoor een goed beeld is ontstaan van wat leef. Ook is stlgestaan bij initatefnemerspartiipate en de rol die de gemeente daarbij heef. Leeswijzer In deze memo vindt u een samenvatng van de leerpunten van de evaluate, met aanbevelingen en ionirete voorstellen om verder te professionaliseren naar een omgevingsgeriihte organisate. Dat is een organisate die aitef samenwerkt met de omgeving bij het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van beleid en projeiten. Partiipatef werken is daarbij vanzelfsprekend en verankerd in onze werkwijze.

Dit vraagt om voldoende kennis, iapaiiteit en passende hulpmiddelen binnen de organisate. Uitkomst van de evaluates Al mooie stappen gezet Uit de evaluate blijkt de betrokkenheid van bestuur en organisate bij partiipate. Zowel de bestuurders als de ambtenaren zien de meerwaarde van goede partiipate. Gemeente Hendrik-IdoAmbaiht heef al mooie stappen gezet in de borging van partiipate. Partiipate was niet nieuw. We zien dat we steeds bewuster, meer gestruitureerd en eerder in het trajeit partiipate gebruiken om de inwoners en andere belanghebbenden te betrekken bij beleid en projeiten. Daardoor kunnen we beter rekening houden met de versihillende belangen en beter aansluiten bij de behoefe van de omgeving.

Leerpunten uit de evaluates Uit de evaluates zijn leerpunten gehaald, op zowel organisate- en vraagstukniveau. Hieronder de leerpunten met een korte toeliihtng. ORGANISATIENIVEAU 







Blijvende aandaiht voor een zelfde taal Binnen de organisate spreken we nog niet altjd dezelfde taal als het om partiipate gaat. Er zijn versihillende aannames. Dat zorgt soms voor verwarring in de uitvoering en beoordeling van trajeiten. Bijvoorbeeld: wanneer vinden we dat partiipate geslaagd is? Gaat het erom dat iedereen meedoet of gaat het om alle belangen en perspeiteven in beeld krijgen? Wat als er toih bezwaren komen? Of mag ‘gedoe’ er gewoon zijn? Is informeren ook partiipate? Behoefe aan duidelijke werkafspraken Er is een wisselend beeld in de werkwijze bij partiipate. Er is een leidraad voor het proies, maar de uitvoering kan beter. Er is behoefe aan een eenduidige werkwijze. Door altjd dezelfde proiesstappen te doorlopen, sluiten we beter aan bij de versihillende rollen van bestuur, management en medewerkers. Dit zorgt bovendien voor meer duidelijkheid en transparante voor inwoners en andere deelnemers aan een partiipatetrajeit. Omgaan met spanning tussen ambite en iapaiiteit We willen graag meer en beter partiiperen, maar dat vraagt tjd en inzet. Die ruimte is er niet altjd. We zien een spanning tussen de ambite om te partiiperen en de besihikbare iapaiiteit. Partiipate kost nu eenmaal tjd en geld. Over alles partiiperen kan (dus niet. Er zijn geen afspraken hoe we met die spanning omgaan.

Borg kennis en expertse en blijf leren We zien een groeiende behoefe aan kennis en expertse bij bestuur en organisate. In het strategisih opleidingsplan is een basistraining partiipate voor medewerkers opgenomen. Deze bestuursperiode is de partiipateioaih gestart, die ziih bezighoudt met het borgen van partiipate in de organisate en bij het bestuur èn adviseert over partiipate bij vraagstukken. We zien dat behoefe aan (interne expertse groeit.

VRAAGSTUKNIVEAU 



Zo vroeg mogelijk in het proies Partiiperen over nieuwe onderwerpen in een pril stadium kan, zolang de raad vooraf geïnformeerd is door de portefeuillehouder. Dan is de raad op de hoogte, hoef je niet voorziihtg te doen en komt er een voldragen plan naar de raad. Een goed voorbeeld is de gebiedsvisie ientrum, waarbij de raad in een vroeg stadium is betrokken. Vooraf: verken bewust de partiipateruimte Bij de verkenning van de ruimte voor partiipate zien we voorziihtge aannames en keuzes in onderwerpen en partiipateruimtet vaak wordt impliiiet gekozen voor raadplegen. De wens is om vooraf bewuster stl te staan bij de (inhoudelijke ruimte voor partiipate en de trede op de partiipateladder en dit aan te geven in de aanpak. Er moet wel iets te kiezen zijn! Is er voldoende iapaiiteit voor de gewenste aanpak? Moet de aanpak eerst naar de raad? Kijk regelmatg met een frisse blik naar min of meer ‘gestandaardiseerde’ partiipateaanpakken om automatsme te voorkomen, denk aan bijvoorbeeld herinriihtng openbare ruimte.







Vooraf: verwaihtngsmanagement Of deelnemers tevreden terugkijken op een partiipatetrajeit hangt vaak af van de uitkomst. Maar een goed partiipatetrajeit doorlopen betekent niet dat iedereen krijgt wat hij of zij wil, maar wel dat het proies transparant is. Maak vooraf duidelijk waarover en hoe deelnemers kunnen partiiperen en wat er met hun inbreng gebeurt. Mogen ze meedenken of ook meebeslissen? Geef ook aan als alleen ruimte is om te informeren. Bij initatefnemerspartiipate is voor inwoners niet altjd duidelijk wat de rol van de gemeente is. Transparant proies Net als bij andere gemeenten in het land zien we dat bij ons de meeste aandaiht uitgaat naar de partiipategesprekken en -bijeenkomsten. Die gaan vaak goed, maar ze zijn sleihts een onderdeel van het proies. Zorg voor een goede aanpak, terugkoppeling en verslaglegging. Voor deelnemers is het belangrijk dat zij hun inbreng, meningen en belangen daarin terugzien. Onderbouw ook waarom je ergens wel of niet iets mee gaat doen. Vraag dus goed door naar waarom men het er mee eens is of niet. Geef ruimte aan emotes van deelnemers tjdens een partiipatetrajeit. Luister goed naar de aihtergrond en onderbouwing van emotes en meningen, want die geven inziiht in de belangen of zorgen die iemand heef. Door te luisteren en begrip te tonen kom je tot een gesprek van mens tot mens. Leg meningen en belangen vast in de terugkoppeling.

Dit geef een goede basis voor vertrouwen om het trajeit verder te doorlopen. Evaluate van een vraagstuk helpt om te leren waar het proies goed of minder goed ging en waarom. Raad in posite brengen Raad heef behoefe om de kaderstellende, iontrolerende en volksvertegenwoordigende rol goed in te vullen en vraagt om evaluates en partiipateverslagen onderdeel van het raadsproies te maken. Maak een afweging(skader of de raad bij een aanpak wordt betrokken en hoe. De raad heef nog onvoldoende handvaten om aihteraf te beoordelen of een partiipateproies geslaagd is. Er is behoefe aan een beoordelingskader om te toetsen of een partiipateproies goed is verlopen. Interesse bij raad voor het evaluatemodel kriteke suiiesfaitoren.

PARTICIPATIE DOOR INITIATIEFNEMERS 

Voor inwoners is de rol van de gemeente soms onduidelijk De gemeente stmuleert initatefnemers om partiipate te organiseren en geef aan in welke gevallen zij verpliiht zijn dat te doen. De initatefnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de invulling van hun partiipatetrajeit, de gemeente heef daarbij geen rol. Voor inwoners is de rol van de gemeente bij initatefnemerspartiipate soms onduidelijk. Dit is niet altjd te voorkomen, maar blijf daar alert op.

Zes aanbevelingen Op basis van de leerpunten doen we zes aanbevelingen om mee aan de slag te gaan. 1.

Aansiherping van de werkproiessen

De verbeterkansen ziten bij het aansiherpen van een eenduidige werkwijze, zodat bij elk vraagstuk dezelfde proiesstappen worden doorlopen, zoals een zorgvuldige voorbereiding, het maken van de partiipate-aanpak, de iommuniiate tjdens het proies, de duiding van de inbreng en een transparante vertaling naar de besluitvorming en evaluate. Conireet: toolbox, partiipate verankeren in werkproiessen.

0.

Bewuste keuzes maken voor prioritering en iapaiiteit

Om bewuste keuzes te kunnen maken is nodig: a een prioritering van onderwerpen waarover we willen partiiperen en b inziiht in hoeveel iapaiiteit daarvoor nodig is. Conireet: afwegingskader om te prioriteren, inziiht in en afspraken over iapaiiteit. a.

Borg kennis en expertse in de organisate

We kunnen kennis borgen door trainingen aan te blijven bieden. Om verder te professionaliseren blijf interne expertse nodig op organisate- en vraagstukniveau. Dat vraagt om een struiturele borging van een partiipatefunite in de organisate, met taken op organisate- en vraagstukniveau. Deze funite is daarmee vergelijkbaar met die van andere bedrijfsvoeringsadviseurs, zoals daar zijn de P&C-adviseur en de juridisih adviseur. Conireet: trainingen, struitureel i,5 fe partiipate-adviseur opnemen in begrotng om expertse te borgen. 4.

Leren door te evalueren

We kunnen veel leren van het evalueren van partiipate bij vraagstukken. Conireet: evaluates onderdeel van werkproies, lerende organisate. 5.

Geef de raad en iollege ruimte en tools om hun rol in te vervullen

Heb bij elk vraagstuk aandaiht voor de rol van de raad. Maak afspraken wanneer de raad iets kan vinden en help de raad met tools. Conireet: afwegingskader wanneer partiipate bij een vraagstuk naar de raad gaat, informeer de raad over partiipatetrajeiten, nodig de raad uit voor bijeenkomsten, maak evaluates voor projeiten met veel impait onderdeel van het raadsproies, faiiliteer de raad met een beoordelingskader voor het partiipateproies, aparte partiipateparagraaf in adviezen. 6.

Aandaiht voor verduidelijken rol van de gemeente bij initatefnemerspartiipate

Bij partiipate door initatefnemers heef de gemeente geen rol. Dit is niet altjd duidelijk voor de inwoners. Wees hier alert op. Hoe we dit kunnen verduidelijken is nog een zoektoiht. Conireet: informeer initatefnemers over de tools die er al zijn, overweeg een onafankelijke gespreksleider in te sihakelen bij projeiten met veel impait waarbij de gemeente ook een belang heef.

Onze ionilusie De uitkomsten van de evaluate geven het algemene beeld dat alle deelnemers aan de evaluate het belang van partiipate ondersihrijven. Partiipate is inmiddels niet meer weg te denken uit onze beleidsproiessen. Natuurlijk zijn er nog steeds aandaihtspunten waaraan we zullen blijven werken. Wij vinden het hebben van voldoende deskundigheid daarvoor dan ook een randvoorwaarde. Partiipate is in onze optek doorontwikkeld naar een belangrijke faitor in onze projeiten en beleidstrajeiten waarvoor we speiifeke deskundigheid struitureel in huis moeten houden.

Begrotng jaarlijkse kosten

Waarvoor? Organisateprogramma Relevant Gesprek met ioaihing, extra inzet externen (denk aan extra begeleiding, training nieuw iollege/raad of een evaluate . Toolbox (denk aan leidraad, impaitmeter, doorontwikkeling en dergelijke i.5 fe partiipate-adviseur voor beleid, partiipateverordening en advisering bij vraagstukken. Partiipateplatorm Extra inzet externen/middelen op vraagstukniveau Basistrainingen Begroot

Jaarlijkse kosten ex BTW € 15.iii,-

€ 5i.iii,PM (mogelijk op termijn aparte budgetaanvraag PM (projeitbudget PM (strategisih opleidingsplan € 65.iii,-