Bijlage 15 bij Raadsvoorstel 7.1 Doorwerking grip op verbonden partijen 2018

Bijlage C Doorwerking adviezen denktank grip op verbonden partijen Op 10 september 2018 heeft de gemeenteraad van Hendrik-Ido-Ambacht het voorstel over 'Doorwerking adviezen denktank grip op verbonden partijen / gemeenschappelijke regelingen' behandeld. Een deel van het genomen besluit is van toepassing op het actualiseren van de Nota Verbonden Partijen. Het gaat om beslispunt 5: Het college te verzoeken de volgende aanbevelingen op te nemen in de nota verbonden partijen partijen: a. in het derde jaar van elke raadsperiode de GR te evalueren waarbij het college nut en noodzaak van de niet-wettelijke talen van de GR helder maakt (BW2); b. in oktober/november jaar t-2 worden door de deelnemers van de verbonden partij richtlijnen gestuurd aan de verbonden partij, waarbij de beleidsmatige en fnanciële kaders meegegeven worden voor de begroting jaar t BW5); c. en de aanbevelingen BW1, BW3, BW4 en BW 6 ook te borgen in de Nota verbonden partijen; d. de aanbevelingen RF1, RF2, RF3 en RF4 ook vast te leggen in de Nota Verbonden Partijen. Hieronder wordt per beslispunt aangegeven op welke wijze dit is uitgewerkt in de voorliggende geactualiseerde Nota Verbonden Partijen. Beslispunt 5a (evaluatie) Dit heeft uitwerking gekregen via de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr), die op 1 juli 2022 is ingegaan.

In deze Wgr zijn afspraken gemaakt over de evaluatie van een gemeenschappelijke regeling. In de tekst van een gemeenschappelijke regeling moet een bepaling worden opgenomen over de evaluatie van de regeling. Uit deze tekst dient te blijken waar de evaluatie specifek op wordt gericht. Ook kan worden vastgelegd dat niet wordt geëvalueerd. Dit is aan de GR-en zelf om te bepalen. Beslispunt 5b (richtlijnen en kaders opstellen door deelnemers) Het advies uit het rapport was gericht op het organiseren van een jaarlijkse gecoördineerde actie, waarbij de deelnemers van de verbonden partij richtlijnen sturen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en fnanciële kaders gebaseerd dienen te worden. Het is aan de raden een dergelijke gecoördineerde actie te organiseren. Overigens is het zo dat in de AB's van de GR-en uitgangspuntennotities worden opgesteld die het kader vormen voor de begroting van het jaar erna.

1

Beslispunt 5c In onderstaande tabel zijn de aanbevelingen benoemd. In de laatste kolom is aangegeven hoe de betrefende aanbeveling is opgevolgd. Advies BW1 Toon eigenaarschap als portefeuillehouder, wees aanspreekbaar

BW3 Bij het aangaan van een gemeenschappelijke regeling leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn BW4 Maak werk van uw (college) (actieve) informatieplicht. Er dient een tijdige, juiste en volledige informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen.

Opvolging De taak van het college is om als opdrachtgever aan de verbonden partij zicht te houden op de uitvoering, de prestaties, kosten en risico's van de verbonden partij. Als eigenaar heeft het college de taak om de continuïteit en de risico's van de verbonden partij te bewaken, te beheersen en waar nodig bij te sturen. (zie geactualiseerde Nota Verbonden Partijen paragraaf 4.1) Het is van belang de positie van de raden te borgen wanneer het gaat om informatievoorziening. Hier moet aandacht voor zijn bij het aangaan van een maatschappelijke regeling. (zie geactualiseerde Nota Verbonden partijen paragraaf 3.1) In het algemeen geldt dat het college de plicht heeft om de raad goed te informeren over verbonden partijen. Het basisuitgangspunt is dat de raad via de normale P&C cyclus wordt geïnformeerd over verbonden partijen. Tussentijds gebeurt dat daar waar nodig. Via een raadsinformatiebief of mondeling via de daartoe afgesproken momenten in de commissies. In de praktijk werd weinig tot geen gebruik gemaakt van dit agendapunt tijdens de commissievergaderingen. In mei 2024 heeft de agendacommissie besloten dit agendapunt weer van de commissieagenda's af te halen.

2

BW6 Verstrek de concept-zienswijze van het kernteam ook aan de gemeenteraad en bevorder het indienen van een gelijkluidende zienswijze door alle betrokken gemeenteraden

(zie geactualiseerde Nota Verbonden Partijen paragraaf 4.1) Het indienen van een gezamenlijke zienswijze wordt in de praktijk al bevorderd op ambtelijk en bestuurlijk niveau. Het opstellen en afstemmen van een zienswijze gebeurt zorgvuldig, maar ook binnen de gestelde termijnen. Het verstrekken van een conceptzienswijze aan de raden lijkt daarbij welhaast onmogelijk en wellicht ook geen meerwaarde te hebben.

Beslispunt 5d In onderstaande tabel zijn de aanbevelingen benoemd. In de laatste kolom is aangegeven hoe de betrefende aanbeveling is opgevolgd. Advies RF1 Monitor jaarlijks de matrix risicoprofel gemeenschappelijke regelingen in elke raad op basis van de actuele omstandigheden. Doe dit bij elk van de gemeenschappelijke regelingen en organiseer vierjaarlijks een diepe evaluatie.

Opvolging In onze begroting wordt eenmaal per bestuursperiode een risicoanalyse gemaakt die gebaseerd is op actuele gegevens en wordt het soort sturingsarrangement en daarmee de mate van sturing opnieuw vastgesteld. (Zie geactualiseerde Nota Verbonden Partijen paragraaf 7)

RF2 Monitor jaarlijks delegatie en mandaatbesluiten, naar aanleiding van de categorisering van de gemeenschappelijke regeling en de beleidsverantwoording en organiseer vierjaarlijks een diepe evaluatie.

Op het moment dat de risicoanalyse daartoe aanleiding geeft, passen we de delegatie- en mandaatbesluiten aan. Naar aanleiding van de gewijzigde Wgr is in de nieuwe GR-teksten van de verbonden partijen de wijze van evaluatie opgenomen. Wij streven een situatie na dat de verbonden partij jaarlijks, geruime tijd voorafgaand aan het opstellen van de kadernota, in een uitgangspuntennotitie de kaders en bijzondere afweging voor de komende begroting vaststelt. Naar aanleiding van de gewijzigde

RF3 Stel in elke raadsperiode heldere meerjarige beleidskaders vast waarbinnen de GR zich kan bewegen.

RF4

3

Verlang van elke GR elk jaar naast een fnanciële verantwoording, ook een beleidsevaluatie en stuur eventueel bij.

Wgr is in de nieuwe GR-teksten van de verbonden partijen de wijze van evaluatie opgenomen. De wijze van evaluatie is of wordt door de deelnemers bekrachtigd in de GRtekst.

4