8.2 bijlage bij Raadsvoorstel 8.2 Notitie hi5Ambacht defintief

Doorontwikkeling Hi5Ambacht

Datum 23 november 2022

Referentie 2222FB

In opdracht van Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Inhoudsopgave 1

Inleiding

2

2

Hi5Ambacht anno 2022

3

2.1 2.2 2.3 2.4

3 4 4 5

De activiteiten De organisatie Financiën Governance

3

Bevindingen en resultaten

6

4

Denkrichtingen doorontwikkeling

8

5

De stichting als beheervorm

10

5.1 5.2 5.3

10 11 12

6

Kenmerken van een stichting Stichtingsmodellen De rol van de gemeente

Implementatie

14

Bijlage 1

Vergelijking inrichting backoffice

16

Bijlage 2

Lijst betrokken organisaties

17

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

1 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

1

Inleiding

Binnen de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht is Hi5Ambacht actief op het gebied van sport en cultuur, gezonde leefstijl, vroeg signalering van problemen bij jong en oud, zelfredzaamheid en wijkgericht werken. Hi5Ambacht is in 2012 gestart als een kleinschalig en tijdelijk project, waarbij combinatiefunctionarissen scholen en kinderopvang beter bekend maakten met sport en cultuur (op basis van de landelijke Brede Regeling Combinatiefuncties). Inmiddels is het project Hi5Ambacht gegroeid naar een organisatie met meerdere werknemers en stagiaires. Het is daarom tijd om zorgvuldig stil te staan bij de huidige situatie en te bepalen welke stappen het beste kunnen worden genomen om de organisatie te optimaliseren. De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht heeft Drijver en Partners gevraagd onderzoek te doen naar en de gemeente en Hi5Ambacht te adviseren over: • De optimalisatie van de organisatie van Hi5Ambacht. • Hoe de toekomstbestendigheid van Hi5Ambacht gegarandeerd kan worden. We hebben in samenwerking en overleg met alle stakeholders in Hendrik-Ido-Ambacht onderzoek gedaan naar de huidige organisatiestructuur van Hi5Ambacht. Deze notitie sluit af met een advies om een doorontwikkeling van Hi5Ambacht te realiseren en ervoor te zorgen dat deze, gezien de ambities, ook toekomstbestendig is.

We hebben de afgelopen periode met en over diverse betrokken organisaties uitvoerig gesproken over de doorontwikkeling van Hi5Ambacht. Hi5Ambacht en de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht zijn nadrukkelijk betrokken geweest bij de diverse tussenstadia van het onderzoek. We willen de stakeholders en contactpersonen hartelijk danken voor hun medewerking en openhartigheid. De gesprekken zijn als zeer prettig ervaren. Een overzicht van de betrokken organisaties is opgenomen in Bijlage 2.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

2 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

2

Hi5Ambacht anno 2022

2.1

De activiteiten

Hi5Ambacht organiseert en faciliteert diverse activiteiten namens de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. Invulling bewegingsonderwijs op alle basisscholen. Met HBO opgeleide vakleerkrachten vult Hi5Ambacht het bewegingsonderwijs op alle basisscholen binnen de gemeente Hendrik Ido Ambacht in. De vakleerkrachten zijn tevens betrokken bij inroostering en het bepalen van de inhoud van het bewegingsonderwijs. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van de Brede regeling combinatiefunctionarissen. Volgend uit deze regeling volgt 40% van het budget voor combinatiefunctionarissen vanuit een Rijkssubsidie en wordt 60% van het budget opgebracht door cofinanciering vanuit het onderwijs. Een uitgebreide beschrijving van de (co)financiering van Hi5 volgt in een volgende paragraaf. Dit schooljaar wordt door een enkele vakleerkracht tevens een programma in het kader van natuur- en milieueducatie uitgevoerd. Dit programma is in eigen beheer vormgegeven. Buurtsportcoaches organiseren en faciliteren diverse voor-, na-, en buitenschoolse activiteiten. Hierbij wordt in enkele gevallen samengewerkt met lokale verenigingen en sportaanbieders. Hi5Ambacht zorgt voor de programmering en communicatie van de activiteiten. Het betreft activiteiten met zowel een sportieve als culturele inslag. Hi5Ambacht verzorgt met medewerkers en stagiaires het aanbod voor baby-peutergym van Gymnastiekvereniging Souplesse.

Cultuurmakelaar Een cultuurmakelaar brengt vraag en aanbod binnen het culturele landschap van Hendrik-Ido-Ambacht bij elkaar en is in het kader van Cultuur met Kwaliteit-3 betrokken bij het cultuuraanbod voor de basisscholen. Alle basisscholen in Hendrik-Ido-Ambacht zijn aangesloten bij CMK-3. Dit houdt in dat de scholen inzetten op meer uren kunst- en cultuureducatie dan dat de richtlijnen voorschrijven. Het programma wordt deels door een rijkssubsidie en door de scholen gefinancierd. Beweegcoaches organiseren beweegactiviteiten voor senioren. Hi5`ers organiseren zowel intramurale als extramurale beweegactiviteiten voor senioren. Hiervoor is tevens een beweegcoach vanuit zorgorganisatie De Blije Borgh bij Hi5Ambacht gedetacheerd. Jongerenwerk Naast de reguliere activiteiten en het bewegingsonderwijs heeft Hi5Ambacht en haar medewerkers een rol in jeugdzorg en het jongerenwerk. Voornamelijk op het gebied van signalering en preventie zijn medewerkers betrokken. Met De Sociale Basis, verantwoordelijk voor het jongerenwerk in Hendrik-Ido-Ambacht, is Hi5Ambacht in contact met jongeren in de gemeente. Hi5Ambacht signaleert op de scholen en tijdens activiteiten problematiek in een vroeg stadium en geeft deze indicaties door aan het jongerenwerk.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

3 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

2.2

De organisatie

Hi5Ambacht heeft zich in de afgelopen 10 jaar ontwikkeld van een projectteam van 4 medewerkers tot een organisatie waarin 33 medewerkers en stagiairs werkzaam zijn. In totaal zijn er 12 medewerkers werkzaam en fluctueert het aantal stagiairs rond de 20 per jaar. Hi5Ambacht is geen werkgever, maar een projectorganisatie gelieerd aan de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. Het grootste deel van de medewerkers is in dienst van Stichting Fitmakers en wordt ingezet bij de projectorganisatie Hi5Ambacht. Stichting Fitmakers ontvangt van de gemeente een subsidie ter dekking van de personeels- en organisatiekosten.

Formatie Hi5Ambacht Functie Medewekers FTE (jan-2022) FTE (sep-2022) Vakleerkracht p.o. HBO 5 4 4,2 Cultuurmakelaar 1 0,63 0,63 Buurtsportcoach MBO 3 2,55 2,55 Senioren beweegcoach extramuraal 1 0,5 0,67 Senioren beweegcoach intramuraal* 1 1 1 Coördinator 1 1 1 Totaal 12 9,7 10,1 * De intramurale beweegcoach voor senioren is in dienst bij De Blije Borgh. De overige medewerkers van Hi5Ambacht hebben een arbeidsovereenkomst met St. Fitmakers

2.3

Financiën

Hi5Ambacht is geen zelfstandige organisatie met een eigen zakelijk verkeer, maar is als uitvoeringsorganisatie afhankelijk van de financiële administratie en afhandeling van Stichting Fitmakers. Stichting Fitmakers ontvangt van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht en het Kunstgebouw (in kader van CMK-3) diverse subsidies. De rijksgelden die de gemeente ontvangt in het kader van de Brede regeling combinatiefunctionarissen wordt door de gemeente gebruikt om een deel van de subsidie aan Stichting Fitmakers te financieren. Om de uitvoeringskosten van de vakleerkrachten te dekken wordt gebruik gemaakt van cofinanciering vanuit het onderwijs, administratie en beheer van deze geldstromen wordt namens Stichting Fitmakers uitgevoerd door Hi5Ambacht. Daarnaast verleent de gemeente projectsubsidies om in het activiteitenbudget te voorzien. Onderstaand een overzicht van inkomsten en het budget zoals begroot in 2022.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

4 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Dekking Hi5Ambacht Rijksbijdrage VWS Cofinanciering onderwijs Cofinaciering overig Subtotaal

€ 167.187,56 € 291.547,05 € 4.013,46 € 462.748,07

Kunstgebouw CMK-3 regeling

€ 19.570,51

Projectgelden gemeente Brede impuls jeugd Ambachtse Maatjes Doortrappen

€ 20.000,00 pm € 4.200,00

Totaal

2.4

€ 506.518,58

Budget Hi5Ambacht - Begroot 2022 Personeel € 416.229,09 10% organisatiekosten € 41.622,91 Huisvesting € 11.456,00 ICT € 3.500,00 Activiteiten € 14.500,00 Verenigingsondersteuning extra € 2.500,00 Teamkosten € 2.000,00 Communicatie € 1.500,00 Kleding € 1.250,00 Scholingskosten € 6.000,00 Subtotaal regulier € 500.558,00 Cultuurbudget Taalklas Subtotaal cultuur

€ 15.779,00 € 8.977,50 € 24.756,50

9% btw op cultuur/taal

€

Totaal btw

€ 525.314,50 € 1.114,04

1.114,04

Governance

Stichting Fitmakers doet jaarlijks een subsidieaanvraag bij de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. In deze subsidieaanvraag geeft Stichting Fitmakers een indicatie van het benodigde budget voor de werkzaamheden van Hi5Amacht. De aanvraag voor de operationele werkzaamheden voor sportstimulering en bewegingsonderwijs en de aanvraag voor het cultuurbudget worden los van elkaar ingediend. Middels een subsidiebeschikking stelt de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht de subsidie vast. In de beschikking is opgenomen welke taken Hi5Ambacht moet uitvoeren. Daarnaast is er een verantwoordingsbepaling opgenomen. De gemeente en Stichting Fitmakers gaan naast de subsidiebeschikking tevens een prestatieovereenkomst aan waarin verantwoording over budget, activiteiten en overige prestaties door Stichting Fitmakers aan de gemeente kunnen worden verantwoord.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

5 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

3

Bevindingen en resultaten

Hi5Ambacht: veel waardering en breed draagvlak Op basis van ons onderzoek is er veel waardering en draagvlak voor de activiteiten van Hi5Ambacht. Medewerkers zijn betrokken, toegewijd en trots om deel uit te maken van het team van Hi5Ambacht. Naast de interne waardering is er ook vanuit de samenwerkingspartners veel waardering en draagvlak voor Hi5Ambacht. Het onderwijs en de overige samenwerkingspartners spreken zeer positief over de activiteiten en het enthousiasme. Daarnaast is er bijzondere waardering voor de lokale betrokkenheid en invulling van Hi5Ambacht. De gemeente is als opdrachtgever zeer tevreden over de ontwikkeling van Hi5Ambacht in de Ambachtse gemeenschap. Daarnaast waardeert de gemeente de flexibiliteit, creativiteit, de klantgerichtheid en snelheid in het ontwikkelen van passende activiteiten.

Een organisatie met verschillende beperkende elementen: • Hi5Ambacht is geen rechtspersoon en kan dus niet zelfstandig handelen in economisch verkeer. • Teamleden van Hi5Ambacht zijn formeel in dienst bij derden, namelijk Tribune BV (St. Fitmakers) en Stichting De Blije Borgh (ouderenzorg). • Subsidies voor activiteiten worden via derden, voornamelijk schoolbesturen, aangevraagd. • Contractueel is vastgelegd dat Stichting Fitmakers 10% van de personeelskosten als organisatiekosten berekent. De dienstverlening volgend uit deze fee is beperkt. • Hi5Ambacht kan niet inspelen op veranderende financiële omstandigheden doordat zij geen eigen financiële buffer aan kan/mag maken. • Tot voor 2022 was er geen verantwoording vanuit Stichting Fitmakers voor de besteding van de vanuit de gemeente verstrekte subsidie. Verantwoording van Hi5Ambacht naar de gemeente voor haar activiteiten, output en outcome werd voorheen pragmatisch ingevuld. Officieel zou dit via Stichting Fitmakers, de subsidiepartner, moeten verlopen. In het kader van de formele verantwoording en aanvraag rijksgelden Impuls Brede School ontvangt de gemeente een rapportage vanuit Hi5Ambacht, niet vanuit Stichting Fitmakers. • De huidige organisatie is zelfsturend en kent veel individuele vrijheid voor de medewerkers.

De organisatie is wel kwetsbaar: de coördinator is de spil van de organisatie, vraagt veel van zichzelf en voert ook veel ondersteunende werkzaamheden uit. Stichting Fitmakers vult deze ondersteunende taken op dit moment beperkt in. De huidige organisatie is kwetsbaar, want er is geen bestuur of raad van toezicht die op afstand stuurt.. Het strekt tot aanbeveling om de organisatie te versterken op het gebied van office-management en managementondersteuning.

Geen meerjarenbeleid, nadruk op het operationele • Er is een sterke nadruk op de invulling van het bewegingsonderwijs door vakleerkrachten en de buitenschoolse activiteiten van de buurtsportcoaches. De subsidie vanuit het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport wordt vooral ingezet voor bewegingsonderwijs. • Het ontbreekt aan een meerjarenbeleid(document) dat als basis dient voor de organisatie en inhoud van de activiteiten van Hi5Ambacht.Het strekt tot aanbeveling om samen met de gemeente een meerjarenbeleid op te stellen voor de kaders en invulling van de taken van Hi5Ambacht.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

6 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

SWOT Op basis van de bovenstaande bevindingen is voor Hi5Ambacht en haar positie in de Ambachtse samenleving onderstaande SWOT-analyse opgesteld. Hierin worden kansen en bedreigingen voor Hi5Ambacht tegenover elkaar geplaatst en sterktes en zwaktes van de huidige organisatie in beeld gebracht. Kansen

Bedreigingen

• Samenwerking met jongerenwerk, culturele sector, (sport)verenigingen en sportondernemers. • Professionalisering organisatie Hi5Ambacht door managementondersteuning. • Zelfstandig aantrekken van subsidies en fondsen.

• Hi5Ambacht is een kwetsbare organisatie met coördinator als spil, waardoor continuïteit niet te waarborgen is. • Overbelasting van coördinator is niet ondenkbaar. • Arbeidsvoorwaarden volgend uit de CAO PO (onderwijs) zijn aantrekkelijker dan de voorwaarden in de CAO Sport waarin de voorwaarden voor de vakleerkrachten zijn bepaald.

Sterktes

Zwaktes

• Medewerkers zijn energiek, enthousiast en er is weinig verloop. • Hi5Ambacht heeft een sterke reputatie, is zichtbaar en 100% Hendrik Ido Ambacht • Professioneel en betrokken bij bewegingsonderwijs en buitenschoolse activiteiten. • De organisatie is zelfsturend en kent veel zelfinitiatief. • Activiteiten worden creatief, flexibel en klantgericht georganiseerd.

• Directe formele sturing en verantwoording ontbreken in huidige governance. Verantwoording is pragmatisch ingevuld. • Hi5Ambacht heeft geen meerjarenbeleid/programma. Er ontbreekt een beleidskader en een werkplan van Hi5Ambacht dat daarop is afgestemd. • Beperkte managementondersteuning en backoffice. • Hi5Ambacht is geen eigen rechtspersoon en daardoor afhankelijk van bedrijfsvoering en fondsenwerving door of via derden.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

7 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

4

Denkrichtingen doorontwikkeling

Er is een aantal scenario`s voor de doorontwikkeling onderzocht en beoordeeld aan de hand van de SWOT-analyse. Scenario 1

Professionalisering van de huidige projectorganisatie

Scenario 2

Verzelfstandiging in een solitaire stichting: a.

Met een eigen organisatie/backoffice

b.

BackOffice via een samenwerkingspartij of inkooporganisatie

Scenario 3

Opgaan in MEE-Vivenz en Sociale Basis als uitvoeringsorganisatie

Scenario 4

Opgaan in Cascade

Uit de diverse gesprekken en afwegingen is gebleken dat enkel scenario 2 houdbaar is. Scenario 1 Scenario 1 zou ten opzichte van de huidige situatie nauwelijks verbetering brengen. Belangrijkste argument is dat Hi5Ambacht in dit scenario geen zelfstandige rechtspersoon is en daardoor niet deel kan nemen aan economisch verkeer. De toegevoegde waarde van Fitmakers (St. Fitmakers/Tribune BV) blijft beperkt. De coördinator voert zelf een groot deel van de backofficetaken uit. De term “doorontwikkeling” is in dit scenario niet van toepassing. Scenario 3 Een overname/fusie door of met MEE-Vivenz wringt met de zeer gewaardeerde lokale identiteit van Hi5Ambacht. Daarnaast is er grote twijfel of de organisatie eigenschappen van een grote stichting in het sociaal domein passen bij de huidige flexibiliteit en inventiviteit van de werknemers van Hi5Ambacht. Hi5Ambacht en Cascade werken reeds samen op het gebied van huisvesting en de cultuurmakelaar. Opgaan in Stichting Cascade levert nauwelijks (financiële) voordelen op. De huidige stichting Cascade is niet in het bezit van een (culturele) ANBI-status. Een overname van Hi5Ambacht is daarom niet wenselijk, want Hi5Ambacht kan zodoende geen eigen fondsen en extra subsidie aantrekken. Een scenario als 2b is echter wel mogelijk met Cascade.

Scenario 2 Scenario 2 blijft over, hierbij zijn 2 sub-varianten mogelijk en bestaan er grofweg 2 mogelijkheden het bestuur van de stichting in te richten. In Bijlage 1 is een vergelijking gemaakt tussen het in eigen beheer organiseren van de backoffice of het uitbesteden van de backoffice (scenario`s 2a en 2b). Naast dat scenario 2 overblijft na vergelijking met de overige scenario`s, zijn er de volgende argumenten voor het verzelfstandigen van Hi5Ambacht in een zelfstandige organisatie: • Als zelfstandig rechtspersoon is Hi5Ambacht gerechtigd en in staat om zelf deel te nemen in economisch verkeer, waardoor het zelf subsidies aan kan vragen en een incentive heeft om aan fondsenwerving te doen. • Het bestuur van de lokale solitaire stichting wordt lokaal ingericht en wordt ingezet om de lokale identiteit te behouden of versterken. • De sterke elementen van de huidige organisatie en activiteiten blijven behouden. Daarnaast kan de nieuwe (uitvoerings)organisatie naar eigen inzicht en wens worden ingericht en versterkt ten op zichte van de huidige situatie.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

8 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

• De gemeente blijft in diverse rollen betrokken bij de stichting, zowel als subsidieverlener, opdrachtgever en als toezichthouder.

Wij adviseren Hi5Ambacht te verzelfstandigen naar een stichting conform scenario 2b. Hierbij wordt recht gedaan aan de lokale identiteit en de grote waardering die Hi5Ambacht krijgt binnen het onderwijs en het sociaal-maatschappelijke , sportieve en culturele speelveld van Hendrik Ido Ambacht. Geadviseerd wordt om een office-medewerker (0.3 a 0.4 FTE) aan de huidige formatie toe te voegen ter ontlasting van de werkzaamheden van de huidige coördinator. Wij adviseren geen eigen volledige bureau-ondersteuning omwille van onderstaande: • De formatiegrootte van de organisatie Hi5Ambacht is dusdanig gering dat een uitbesteding van de salarisadministratie aan derden slechts +/- € 3.000,- per jaar kost. Vragen omtrent HR, ARBO en andere personeel gerelateerde zaken zijn naar verwachting op ad-hoc-basis. Formatie opnemen voor deze geringe behoefte is bedrijfseconomisch niet wenselijk. • De te verwachten boekhouding en administratie van kosten en baten bestaat uit ongeveer 700 boekingen en verandert door de jaren heen weinig. • Werknemers komen in dienst bij Stichting Hi5Ambacht. Hierdoor vervalt de 10% organisatie fee aan Stichting Fitmakers. Binnen de totale begroting van de stichting kan budget worden opgenomen ter grootte van de oorspronkelijke fee aan Stichting Fitmakers.

Verdere argumenten voor scenario 2b zijn: • Vanwege de benodigde specifieke ondersteuning is het raadzaam de back-officeondersteuning aan te trekken via een bestaande samenwerkingspartij in de regio of inkooporganisatie bekend met het brede sociale domein of maatschappelijke voorzieningen. Door niet het eigen administratieve wiel uit te vinden wordt zorggedragen voor een voortvarende start van de nieuwe organisatie. • De registratie van de output/outcome van activiteiten, monitoring en verantwoording zal in de beginfase tijd en aandacht vergen van organisatie en medewerkers. Met een goede start is duurzame implementatie hiervan mogelijk. • Door het instellen van verantwoordingsverplichtingen en verbeteren van managementinformatie kan er door de opdrachtgever en Hi5Ambacht gestructureerd worden geanticipeerd op bereik, veranderende omstandigheden en financiële resultaten. Vanuit de huidige coördinator bestaat de wens de formatie uit te breiden met een officemedewerker die direct nietcoördinerende taken overneemt. Wij beamen de wenselijkheid van de aanvullende formatie gezien de huidige hoeveelheid operationele en inhoudelijke werkzaamheden van de coördinator. De werkzaamheden worden ingeschat op 12 – 15 uur per week, zo`n 0,3 à 0,4 FTE en bestaan uit: • • • •

Financiële administratie. PR en communicatie via website en verder professionaliseren van social media. Huis, tuin en keuken werk, zoals het oplossen van ICT-problemen en facilitaire zaken. Inkoop van kleine goederen en interne attenties.

De beoogde functie is breed, uitvoerend en allround/flexibel en ontzorgt de coördinator direct en maakt de organisatie weerbaarder.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

9 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

5

De stichting als beheervorm

Het stichtingsmodel is een veel voorkomend beheermodel bij sportstimulering, exploitaties van maatschappelijk vastgoed en cultuur. Dit vloeit voort uit de ideële doelstelling en is bij bijvoorbeeld culturele accommodaties de meest gebruikelijke vorm. De ideële doelstelling wil niet zeggen dat een stichting geen winst mag maken. De bestemming van de winst is echter beperkt tot de doelstellingen van de stichting. Als ideële stichting kan een ANBI status (Algemeen Nut Beogende Instelling) bij de belastingdienst worden aangevraagd. Hierdoor wordt het voor bedrijven aantrekkelijker om giften en sponsorgelden te doneren. De gift is met een rekenfactor van 1,25 fiscaal aftrekbaar. Daarnaast is het met een ANBI status mogelijk om energiebelasting terug te vorderen. (NB: Voor het verkregen van de ANBI status zijn voorwaarden verbonden en de status brengt met zich mee dat de stichting belastingplichtig wordt (vennootschapsbelasting). Er is echter sprake van een vrijstellingsdrempel. Daarbij is het niet de verwachting dat de stichting met haar ideële doelstellingen substantiële winsten gaat genereren waarover belasting zou moeten worden afgedragen).

5.1

Kenmerken van een stichting

Een stichting is zelf drager van rechten en verplichtingen en is daar zelf voor aansprakelijk. In haar statuten legt ze vast waartoe het vermogen van de stichting is bestemd: een ideëel doel. Dit betekent niet dat de stichting geen commerciële activiteiten mag bedrijven; wel dat de winst niet aan derden, waaronder de oprichters of de gemeente, mag worden uitgekeerd. Eventuele exploitatieoverschotten kunnen dus niet in de vorm van dividend – zoals bij een vennootschap - worden uitgekeerd. De stichting laat grote vrijheid in de inrichting van de statuten toe. Naast het bestuur kunnen bijvoorbeeld organen worden ingesteld zoals een Raad van Toezicht (RvT), een algemeen en/of dagelijks bestuur et cetera. De samenstelling en de wijze van benoeming van het bestuur of andere organen kan de gemeente desgewenst (statutair) sturen. De gemeente kan bijvoorbeeld de gelieerdheid met de stichting vormgeven door een bindende voordracht over benoeming/ ontslag van bestuursleden of Rvt. Ook kan de gemeente haar invloed op de bevoegdheden van het bestuur of RvT statutair vormgeven. Daarnaast kunnen bepalingen in de statuten worden opgenomen dat instemming van de gemeente vereist is bij wijzigingen van de statuten het opheffen en liquideren van de stichting of bij vaststelling van de (meerjaren)begroting.

In de onderstaande tabel worden de juridische kenmerken van een stichting nogmaals overzichtelijk weergegeven. Juridische kenmerken – Stichting Rechtspersoon Vermogen

Een stichting is een rechtspersoon en treedt als zodanig op onder eigen naam en neemt zelfstandig deel aan het rechtsverkeer • Geen in aandelen verdeeld kapitaal • Geen startkapitaal benodigd • Geen gerechtigden tot het stichtingsvermogen buiten de stichting zelf. Financiële deelname in de stichting is dus uitgesloten

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

10 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Juridische kenmerken – Stichting Doel en winst

• Primair ideëel of sociaal doel • Overschotten t.b.v. de stichtingsreserves; geen uitkeringen aan oprichters of organen van de stichting • Vennootschapsbelasting alleen voor zover ze een onderneming drijft en voor ANBI’s (waarbij een vrijstellingsdrempel geldt)

Aansprakelijkheid

• Aansprakelijkheid bestuur vóór inschrijving. Vervolgens is normaliter alleen de stichting tot het bedrag van haar vermogen aansprakelijk; • Bij wanbestuur en onrechtmatige daad zijn bestuurders hoofdelijk aansprakelijk;

Bestuurs- / toezichthoudende organen

• Onafhankelijk bestuur; naar eigen inzicht samenstellen en benoemen (statutair te regelen) • Bestuur niet in loondienst, hooguit een onkostenvergoeding • Werknemers in loondienst • Desgewenst Raad van Toezicht (RvT) • In geval van RvT: aanstelling van directeur bestuurder in loondienst

Statuten

Opstellen statuten met grote vrijheid van inrichting. Onder meer kan worden bepaald dat: • Derden (Gemeente) benoemingsrecht bestuur en RvT krijgen • Goedkeuring van de begroting door derden (gemeente) • Beleidsaanwijzingen door derden (gemeente) Leent zich voor toevoegen van andere, uitvoerende taken (Vorming Cultuurcluster)

5.2

Stichtingsmodellen

Er zijn meerdere vormen om een stichting te modelleren. In relatie tot de doorontwikkeling van Hi5Ambacht beperken we ons tot de volgende twee modellen: a. Bestuur en directiemodel b. Raad van toezichtmodel a. Bestuur en directiemodel In een bestuur en directiemodel is de directeur in dienst van de stichting en legt in die hoedanigheid rekening en verantwoording af aan het stichtingsbestuur. Het stichtingsbestuur draagt de eindverantwoordelijkheid. De mate waarin taken en verantwoordelijkheden zijn belegd bij de directie kan variëren en wordt vastgelegd in een reglement. Bij een maximale delegatie door het bestuur aan de directie formuleert de directie het inhoudelijke en het zakelijk beleid en stelt het bestuur dat vervolgens vast. Bij een minder vergaande delegatie of bij een éénhoofdige (programma-inhoudelijke) directie, heeft het bestuur een grotere, directe bestuurlijke verantwoordelijkheid. b. Raad van Toezicht In het Raad van Toezicht-model is sprake van een directeur-bestuurder. Deze is verantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering daarvan. De RvT houdt vervolgens toezicht op het bestuur van de stichting. Dit kan bijvoorbeeld door in de statuten vast te leggen dat bepaalde bestuursbesluiten vooraf goedkeuring vereisen van de RvT, of dat bepaalde andere besluiten uitsluitend aan de RvT zijn voorbehouden.

Naast een toezichthoudende rol heeft de RvT een adviserende rol. Daarmee fungeert zij als klankboord voor de directie bij het ontwikkelen van beleid.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

11 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

5.3

De rol van de gemeente

Het is van belang dat de gemeente invloed heeft of blijft houden op (de activiteiten van) de uitvoeringsorganisatie. Van toepassing zijnde governancecode(s) en aanbestedingsregels dienen op een werkbare manier voor gemeente en Hi5Ambacht te worden geïmplementeerd. Bij een stichting dient het voor de gemeente mogelijk te zijn om: • In de statuten te bepalen dat de bestuurders of leden van de Raad van Toezicht op voordracht vanuit het bestuur of Raad van Toezicht door de gemeente worden benoemd. Desgewenst kan het eerste bestuur volledig door de gemeente worden vastgesteld en benoemd. Verder kan statutair worden vastgelegd dat grote uitgaven in overleg met de gemeente dienen plaats te hebben en kunnen diverse afstemmingsmomenten worden vastgelegd met de gemeente. Door deze aspecten ontstaat er een situatie van bestuurlijke invloed. • Bij een eventuele liquidatie van de stichting kan worden bepaald dat een eventueel batig saldo ten goede moet komen aan de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. • Het komt in den landen voor dat medewerkers van de gemeente zitting nemen in het bestuur, of dat er statutair is bepaald dat een wethouder uit hoofde van het ambt zitting neemt in een stichtingsbestuur of Raad van Toezicht. Deze manier van invloed is voor zowel gemeente als uitvoeringsorganisatie ongewenst.

• Vanuit de gemeente kan op ambtelijk niveau het regisseurschap met de uitvoeringsorganisatie onderhouden worden middels onder andere een te verlenen (subsidie)bijdrage met daarbij behorende uitvoeringsafspraken. De gemeente stelt hiertoe desgewenst een accounthouder Hi5Ambacht aan. • Vanuit de gemeente wordt regelmatig gemonitord. Op deze wijze is er ook op ambtelijk niveau invloed en sturing mogelijk. Belangrijke ijkpunten zijn het vaststellen van de begroting en de jaarrekening van de uitvoeringsorganisatie. • Tenslotte komt tussen de gemeente en de uitvoeringsorganisatie een overeenkomst van opdracht of subsidiebeschikking tot stand, waarin de afspraken tussen gemeente en Hi5Ambacht formeel worden vastgelegd. In een overeenkomst van opdracht of subsidiebeschikking regelt de gemeente afspraken op het gebied van beleidsuitvoering, monitoring en verantwoording. Gemeente als opdrachtgever De gemeente is opdrachtgever van Hi5Ambacht. In deze rol sluit de gemeente overeenkomsten met Hi5Ambacht voor de uitvoering van de taken rond sportstimulering, cultuurmakelaardij en alle andere diverse werkzaamheden. In beginsel hebben verenigingen of het onderwijs op deze manier geen directe overeenkomst met de gemeente met betrekking tot de eerder genoemde taken.

Subsidieafspraken In deze overeenkomst worden alle afspraken en mandaten voor de uitvoeringsorganisatie geregeld net als de hoogte van de subsidie. Overige overeenkomsten Niet alleen tussen gemeente en Hi5Ambacht worden subsidieafspraken opgesteld, maar ook tussen Hi5Ambacht en de overige stakeholders. De bestaande overeenkomsten tussen gemeente en/of Stichting Fitmakers en de stakeholders, zoals bijvoorbeeld huurovereenkomsten, worden door de stichting overgenomen en in overleg met partijen geactualiseerd en aangepast, daar waar dit wenselijk of als gevolg van de verzelfstandiging noodzakelijk is. Verantwoording Het bestuur van de stichting rapporteert stelselmatig aan de gemeente ten minste voor wat betreft de volgende in de subsidievoorwaarden gestelde gegevens:

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

12 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Overzicht te rapporteren gegevens Financiële resultaten

Halfjaarlijks / gegevens op functieniveau

Publicitair jaarverslag

Jaarlijks

Verslag output, outcome en overige kwantitatieve en kwalitatieve verantwoording

Halfjaarlijks en jaarlijks

Begroting en doelstellingen

Jaarlijks

De informatievoorziening aan de gemeente zal aansluiten bij de Planning en Control cyclus van de gemeente. Aan de hand van deze rapportages kan de gemeente toetsen of de stichting aan de afgesproken prestaties en subsidievoorwaarden heeft voldaan.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

13 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

6

Implementatie

In navolging van dit onderzoek naar de doorontwikkeling van Hi5Ambacht is de gemeente aan zet om de doortonwikkeling samen met Hi5Ambacht vorm te geven. Het college is bevoegd om te besluiten tot het verzelfstandigen van Hi5Ambacht (privaatrechtelijk) op grond van artikel 160, eerste lid, sub e van de Gemeentewet. Het besluit wordt niet genomen zonder dat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen (artikelen 160, tweede lid en 169, vierde lid Gemeentewet). Nadat eventuele input vanuit de gemeenteraad is verwerkt kan de implementatie worden uitgewerkt. In projectgroepverband wordt eerst een organisatie- of verzelfstandigingsplan opgesteld. Een aan te stellen projectleider geeft samen met de betrokken beleidsmedewerker(s) en coördinator van Hi5ambacht het plan vorm en inhoud. Met het opstellen van het organisatieplan wordt de blauwdruk vorm gegeven van de toekomstige organisatie. Dit is het feitelijk document waarin alle facetten van de (re)organisatie zowel procedureel als inhoudelijk worden beschreven. Eveneens worden alle op te stellen documenten en overeenkomsten hierin opgenomen. Bij een zelfstandig rechtspersoon, zoals de geadviseerde stichtingsvorm, wordt het organisatieplan als volgt opgebouwd: Bestuurlijke en beleidsmatige uitgangspunten

• Statuten en bestuurlijke organisatie (inclusief profiel leden bestuur en/of Raad van Toezicht) • Missie en doelstellingen

De opdracht

• • • • • • • • • • • •

De juridische vormgeving

De financiële vormgeving

Personeel en organisatie

Het takenpakket en de te leveren diensten en activiteiten Samenwerking met de partners De rechtspersoon Statuten en overeenkomsten Planning en control model Meerjaren exploitatiebegroting Ontvlechting met St. Fitmakers (frictie- en overheadkosten) Eventueel weerstandsvermogen Organisatiemodel, aansturing en operationele verantwoordelijkheden Personele formatie (formatiebestek) Functie- en taakomschrijvingen Sociaal plan met pakketvergelijking (indien van toepassing)

Na de vormgeving en vaststelling van het organisatieplan vindt de werkelijke op- en inrichting van de organisatie plaats. Naast de formele oprichting van de Stichting bestaat dit onder andere (en niet limitief) uit: • Opstellen statuten en bestuursreglement stichting • Werving en selectie bestuurs- en/of raad van toezichtleden • Afsluiten subsidieafspraken Hi5Ambacht – gemeente • Werving en selectie aanvullende formatie • Verkrijgen verzekeringen, bankrekeningen, etc. • Fondsenwerving en verkrijgen ANBI-status Het inrichten van een verzelfstandigde organisatie vergt afstemming op diverse niveaus en in verschillende verbanden. Diverse huidige en nieuwe stakeholders dienen worden te betrokken bij de doorontwikkeling. Voor de

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

14 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

feitelijke inrichting van de organisatie dient rekening te worden gehouden met een looptijd van minimaal een half jaar vanaf besluitvorming. Dit naar gelang de medewerking en capaciteit van de diverse betrokken organisaties. Bezien de huidige werkdruk op de coördinator van Hi5Ambacht wordt geadviseerd het implementatietraject vanuit de gemeente of extern te ondersteunen.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

15 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Bijlage 1 Vergelijking inrichting backoffice Organisatie en rechtsvorm

Huidige via Stichting Fitmakers

Stichting met eigen officemedewerker

Stichting zonder officemedewerker

Robuustheid organisatie Invloed gemeente

Voldoende Neutraal via subsidie en prestatieafspraken. Groot, maar binnen kaders subsidie/opdracht Beperkt en pragmatisch ingevuld Beperkt, vooral operationeel a.g.v. opdracht.

Eigen bestuur werven Neutraal via subsidie en prestatieafspraken Groot, maar binnen kaders subsidie/opdracht Zelf regelen

Eigen bestuur werven Neutraal via subsidie en prestatieafspraken Groot, maar binnen kaders subsidie/opdracht Zelf regelen

Zal door bestuur en gemeente worden geïnitieerd. Deeltijd officemedewerker, deels door bestuur en coördinator en waar nodig derden Via penningmeester in samenwerking met coördinator en officemedewerker Officemedewerker met gebruik van software en ondersteuning op afstand, bijvoorbeeld Apployed Door medewerkers eigen prestaties bijhouden, format door coördinator op te stellen. Officemedewerker verwerkt informatie Coördinator o.b.v. registraties medewerkers en hulp officemedewerker (3) Via coördinator en bestuur stichting. Coördinator en bestuur bij gemeente HIA en andere fondsen. Door deeltijd officemedewerker

Zal door bestuur, coördinatie en gemeente worden geïnitieerd Door bestuur en coördinator en waar nodig derden

Ruimte eigen werkwijze Verantwoording en managementinfo Visie ontwikkeling

Faciliteren backoffice

In potentie voldoende support van Fitmakers, maar veel doet Hi5Ambacht zelf.

(1)Begroting, jaarrekening en kwartaalrapportages

Beperkt/Voldoende; wel subsidieaanvraag, maar geen kwartaal- en jaarrekening

(2) Salarisadministratie en loonstroken

Voldoet via St. Fitmakers, maar niet punctueel.

(3) Registratie prestaties t.b.v. subsidieverantwoording

Formele verantwoording ontbreekt tot op heden. Wordt vooralsnog informeel/pragmatisch ingevuld. Ontbreekt tot op heden.

(4) Inhoudelijke rapportages (5) HR vragen en werving en selectie (6) Subsidieaanvragen

Ontbreekt, doet coördinator zelf Alleen aanvraag bij gemeente HIA

(7) Secretariële ondersteuning

Beperkt op aanvraag coördinator.

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

Via penningmeester in samenwerking met coördinator. Inhuur bij bijvoorbeeld Nonprofit Support of lokaal administratiekantoor Door medewerkers eigen prestaties bijhouden, format door coördinator op te stellen. Coördinator verwerkt informatie Coördinator stelt samen o.b.v. registraties medewerkers (3) Via coördinator en bestuur stichting. Coördinator en bestuur bij gemeente HIA en andere fondsen. Door coördinator

16 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Bijlage 2 Lijst betrokken organisaties • • • • • • • • • • • • • •

Hi5Ambacht – Coördinator Hi5Ambacht - Medewerkers Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht De Blije Borgh Stichting Cascade De Ambachtse Muziekschool St. Fitmakers – Tribune BV De Sociale Basis – Stichting MEE-Vivenz Nestas Scholengroep (voorheen SKOBA) SOL Ambacht VVOGG YES Kinderopvang PIT Kinderopvang en Onderwijs Sportverenigingen

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

17 / 18

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

www.drijver-en-partners.nl

Drijver en Partners Kelvinring 54 2952 BG Alblasserdam tel: 010 -2112121 info@drijver-en-partners.nl www.drijver-en-partners.nl

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht | Doorontwikkeling Hi5Ambacht

18 / 18