2023 112 13 Besluitenlijst commissie ABA-Financien

Besluitenlijst commissie ABA-Financiën DATUM

13 december 2023

Voorzitter Griffier SGP-ChristenUnie Gemeente Belangen VVD Realistisch Ambacht CDA PvdA D66 E.V.A. Collegeleden

1.

Opening

20.00 uur

J.P. Neijman G.H. Logt L.P. Platschorre, mw. M.N.P. Vogelaar-Korpershoek, A. Mol D. van den Wollenberg, O. Doevendans (digitaal) R.M. Calkhoven P. Libregts, A.L. Scheurwater mw. M.C.G. Gommans-Dane, E.G.A. Lips A. Scheurwater J. Oelfke-ten Seldam, P. van der Giessen

Pers Publiek Ambtelijke ondersteuning Aanwezige raads- en burgerraadsleden, wethouders fysiek of via MS Teams Afwezig Onderwerp (omschrijving)

AANVANG

personen 1 persoon 4 personen M. de Groot, K. Verlijsdonk B. van der Wulp, J.C. Bezemer, F. van den Elsen Uitvoering

Opmerkingen/besluit De voorzitter opent deze vergadering. Voor de luisteraar thuis zullen we kort per agendapunt de essentie van het voorstel aangeven. Vergadering is in principe niet meer hybride. (Burger-)raadsleden zijn fysiek aanwezig en collegeleden ook. In principe wordt geen inbreng meer via MS teams geleverd. Raads- en burgerraadsleden en ambtelijke ondersteuning kunnen de vergadering volgen via MS Teams alsmede via de website. De voorzitter herinnert de aanwezigen om niet te vergeten de telefoon aan het einde van de vergadering van het trillen af te zetten of weer aan te zetten. De heer Doevendans is voor zijn werk in het buitenland en neemt digitaal aan de vergadering deel.

2.

Vaststelling van de agenda

De agenda kan ongewijzigd worden vastgesteld.

3.

Spreekrecht burgers

Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

4.

Besluitenlijst gecombineerde commissievergadering 20 november 2023

De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld. Datum afspraak

agendapunt

Onderwerp

20 november

7.2 Winternota 2023

-

Actie door

Uiterlijk

Schriftelijke be- Portefeuilantwoording lehouders vragen tweede

T:\Afdelingen\Griffier\2023\2023 COMMISSIES EN RAAD\2023 Commissie ABA-Fin (woe)\2023 12 13 Cie ABA-Fin\2023 12 13 Besluitenlijst commissie ABAFinancien met wijzigingen bijhouden MV.doc

Onderwerp (omschrijving)

Uitvoering

Opmerkingen/besluit 2023

termijn

20 november 2023

7.2 Winternota 2023

-

Schriftelijke be- Portefeuilantwoording lehouders vragen E.V.A.

23 oktober 2023

Begroting 2024-2027 2de termijn technische vragen

-

Uitkomst bijeen- Oelfke komst met bewoners Achterambachtseweg op 26 september 2023 (E.V.A.)

27 november 2023

De eerste drie actiepunten zijn afgedaan. Het vierde punt staat op de actielijst van RZ en kan hiervan af. Dan staan er voor deze commissie geen actiepunten meer open. 5.

Mededelingen en ingekomen stukken

Er zijn geen mededelingen en/of ingekomen stukken.

6.

Informatie van het college/portefeuillehouder

De portefeuillehouders hebben geen informatie om te delen.

7.

Raadsvoorstellen Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden – Financiën

7.1

Rapport Rekenkamer- De rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht (hierna: de rekenkamercommiscommissie "opvolging sie) heeft een onderzoek laten uitvoeren naar de opvolging van de aanbevelingen aanbevelingen 2017- uit eerdere onderzoeken (periode 2016-2022) in navolging op eerdere onder2022" zoeken naar de effecten (laatstelijk tot en met 2015 en in navolging van 2011. In deze periode heeft de rekenkamercommissie een zevental onderzoeksrapporten uitgebracht waarin zij een groot aantal aanbevelingen voor de gemeente heeft gedaan. In de nieuwe gemeenteraadsperiode (2022-2026) acht de rekenkamercommissie het van belang om de nieuwe gemeenteraad en het nieuwe college van Burgemeester en Wethouders (B&W) inzicht te geven welke aanbevelingen uit 2016-2022 zijn omgezet in concrete beleidsmaatregelen of zijn ingebed in de gemeentelijke bedrijfsvoering, en welke aanbevelingen nog open staan. Dit onderzoek is bedoeld om lering te trekken uit de wijze waarop de gemeentelijke organisatie, college en raad omgaan met aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Voor de politieke en ambtelijke organisatie biedt dit onderzoek inzicht in of (en hoe) aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn geïmplementeerd. De heer Arie Wijten, voorzitter Rekenkamer leidt het onderwerp kort in. Het gaat om een onderzoek naar de beleidseffectiviteit.

Rekenkamer is een instrument van de raad en de rapporten geven aanbevelingen, maar wat is daar nu aan effect uit voortgekomen? Onderzoek is in samenspraak met het seniorenconvent besproken, maar de Rekenkamer (sinds 1 april 2023, voorheen rekenkamercommissie) besluit de keuze van onderzoek zelfstandig. Meestal is de conclusie positief voor het college en de organisatie, zeker geen reden tot ontevredenheid, maar het kan altijd wel beter. De onderzoeker van BMC zal vervolgens de commissie meenemen in het onderzoek en daarna zal Lies van Aelst, directeur van de Nederlandse 2

Onderwerp (omschrijving)

Opmerkingen/besluit

Uitvoering

vereniging van Rekenkamers (NVRR) een toevoeging geven, mede naar aanleiding van een artikel da bij de stukken zit: Een Rekenkamer is niet voor bange mensen. Een toevoeging omdat de Rekenkamer al langere tijd altijd iets extra's mee wil geven. De heer Tom Plat, onderzoeker van BMC is vervolgens ingegaan op het proces van het onderzoek. De presentatie staat in notubox: •

Raad kan meer gesprek over de onderzoeken/aanbevelingen voeren. Jaarlijks staat de stand van zaken rondom de aanbevelingen in de jaarrekening, maar dit is onvoldoende bekend bij de raad. Voorzitter auditcommissie zou bij de toelichting op de jaarstukken en de accountant hier wellicht de aandacht op kunnen vestigen. De raad realiseert zich niet dat dit al sinds 2018 gebeurt en nu ligt het zelfs vast in de verordening op de Rekenkamer;

•

Raad weet niet altijd waar ze qua onderzoek op zit te wachten. Raad zou meer tweerichtingen zien. Maar soms moet de Rekenkamer ook een onderzoek doen, daar besluit ze zelfstandig over, waar de raad wellicht niet direct op zit te wachten, maar wat wel een eyeopener kan zijn.

•

Aanbevelingen worden vrijwel altijd overgenomen en opgevolgd.

•

Bij een geamendeerd besluit is het voor de raad niet altijd duidelijk wat ze nu eigenlijk besloten heeft.

•

Hou contact met de Rekenkamer als raad en andersom.

•

Onderwerpen die lokaal spelen, daar kan de raad de Rekenkamer mee voeden. Dat gebeurt nu via het seniorenconvent, maar zou breder kunnen. Maak als raad de leercurve af.

•

Hou wel goed in de gaten dat de Rekenkamer een onafhankelijk instrument is van de raad.

Zoals gebruikelijk wil de Rekenkamer graag iets extra's meegeven. In Binnenlands bestuur van 11 oktober stond een artikel over Rekenkamer is niet voor bange mensen. Mevrouw Lies van Aelst directeur van de Nederlandse Verenging van Rekenkamers NVVR is ook betrokken geweest bij dit onderzoek en het artikel en heeft de commissie hierin meegenomen op basis van een vergelijking met kookboeken: welke ingrediënten heb je nodig voor een goed onderzoek en met name voor een uiteindelijk product/resultaat dat de raad ook gaat nuttigen. Ze geeft ook een advies: kijk naar andere onderzoeken en resultaten De vereniging kijkt ook jaarlijks naar onderzoeken welke gemeenschappelijk zijn. Als gemeente kun je hier je voordeel mee doen en wellicht een vervolgonderzoek ensceneren vanuit de gemeentelijke situatie. Zorg ook voor de couleur locale via een klankbordgroep bijvoorbeeld. De relatie tussen Rekenkamer en raad is essentieel om een onderzoek en aanbevelingen goed te kunnen laten landen. Achtereenvolgens voeren de heer Doevendans, mw Gommans, de heren Libregts, Platschorre, Calkhoven, Scheurwater (EVA), Mol en Van den Wollenberg het woord. Onder meer komt aan de orde: -

De huidige werkwijze werkt prima, waar zijn nog verbeteringen mogelijk?

-

Recepten andere Rekenkamers? Hergebruik van een idee en een vervolg? Is dat wel voldoende lokaal georiënteerd?

-

Selectie onderwerpen gaat nu via seniorenconvent. 3

Onderwerp (omschrijving)

Opmerkingen/besluit -

Wellicht meer de raad bijpraten, ook vanuit seniorenconvent?

-

Bezoek fracties door Rekenkamer wellicht goede aanvulling?

-

Opvolging monitoring aanbeveling staan in de jaarrekening.

-

Seniorenconvent blijven gebruiken als klankbordgroep.

-

Idee wordt geopperd om debat te voeren voordat bestuurlijke reactie is gegeven met college vooraf. Dit idee wordt niet omarmd. Je wil graag eerst weten wat de bestuurlijke reactie is. Dat wil niet zeggen dat het rapport daarop is of wordt aangepast. Rekenkamer kan besluiten een aanvullende reactie te geven. Maar onderzoeksresultaat wordt nooit aangepast n.a.v. bestuurlijke reactie. Hoor- en wederhoor vooraf is belangrijk

-

Is de plaats in de jaarrekening juist? Na de jaarrekening te hebben doorgeplozen is de belangstelling voor de bijlagen minder.

-

Ook onderwerpen ophalen bij de fracties?

Uitvoering

De voorzitter van de Rekenkamer geeft aan dat per 1 april 2023 de rekenkamercommissie is overgegaan in de Rekenkamer, verplicht per 1 januari waarin geen raadsleden meer mogen en kunnen zitten. Van belang is na te gaan hoe we de raad nu aangehaakt houden. Op zich was het prettig dat raadsleden bij de onderwerpbepaling meedachten in de rekenkamercommissie, zonder dat hier politiek bedreven wordt en werd. Daar waakt de voorzitter sterk op. Dat is wel een belangrijk aspect. Hoewel het nu een Rekenkamer is lopen de twee leden nog mee met het huidige onderzoek met betrekking tot jeugd. De Rekenkamer is onafhankelijk en wil geen speelbal van de politiek worden. Het is een instrument van de raad. Nu heeft de Rekenkamer een keer per jaar een gesprek met het seniorenconvent en met de raadsleden. In de rekenkamercommissie wist de rekenkamercommissie wat er leefde binnen de raad. Er zijn een aantal suggesties gedaan hoe om te gaan met deze belangrijke connectie om deze te behouden danwel te versterken. Groslijst is een handreiking, is zeker geen limitatieve lijst en ook de volgorde is aselect. Ook kijken wat er in den lande leeft en gebeurt aan rekenkameronderzoeken. De Rekenkamer wil een meerwaarde zijn voor de raad.

Een suggestie kan zijn dat de Rekenkamer langs de fracties gaat alsmede één keer per jaar het gesprek heeft met het seniorenconvent en op deze wijze input ophaalt voor mogelijke onderwerpen. Onderzoeken en resultaten van andere gemeenten kunnen inderdaad een vliegende start betekenen voor een onderzoek binnen Ambacht. De conclusies kunnen de basis zijn voor een verdieping op dat specifieke onderwerp voor of in Ambacht. Monitoring wordt gefaciliteerd via jaarrekening en auditcommissie maar is nog onbekend. Transparant zal moeten worden wat de status is. De heer Plat gaat daar op door. Monitoring door de raad is van belang om het college scherp te houden. Veel is opgevolgd en college en organisatie zijn goed bezig met het opvolgen. Raad kan de leercurve afmaken, meer de lerende invalshoek benutten. Op een vraag of er een mismatch is geeft de heer Plat aan dat deze er zeker niet is, kan hoogstens iets minder goed gevallen zijn. Zorg voor de verbinding. Mevrouw Van Aelst geeft aan dat monitoring expliciet een rol is en taak van het college. Wellicht aan te haken bij de lijst van toezeggingen, moties en amendementen. De griffier geeft aan dat deze er niet is. Er zijn weinig moties en amendementen en de lijst van toezeggingen staat veelal in de besluitenlijsten en is 4

Onderwerp (omschrijving)

Opmerkingen/besluit

Uitvoering

veelal de volgend vergadering afgewerkt, behoudens in het kader van bijvoorbeeld de begrotingsbehandeling. De NVRR houdt twee keer per jaar een onderzoek naar één onderwerp wat bij meerdere gemeenten speelt en daaruit blijkt bijvoorbeeld of een gemeente op dit onderwerp een witte vlek is en kan hier haar voordeel mee doen. De voorzitter vat samen: -

Overnemen aanbeveling is in het algemeen niet zo'n probleem;

-

Gemotiveerd wordt een en ander als het college het niet overneemt;

-

Monitoring opvolging aanbevelingen is de crux. Hoe komt de raad meer in positie. Kunnen we met elkaar een modus bedenken hoe de raad in positie komt qua aanbevelingen. Seniorenconvent is één, wellicht ook twee keer per jaar in de commissie ABA als vast agendapunt. College houdt verplicht de stand van zaken bij, voor nu via de jaarrekening. Maar de raad zal zelf ook hierop actief dienen te acteren;

-

Over het algemeen gaat het prima.

De griffier geeft aan dat hij, gezien de discussie en conclusies, voorstelt de Rekenkamer te laten nadenken hoe de Rekenkamer de verbinding wil behouden en versterken om de raad in positie te brengen onderwerpen aan te dragen en mee te denken/terugkoppeling te krijgen over lopende onderzoeken. De commissie verzoekt de Rekenkamer dit verder uit te werken en met een voorstel terug te laten komen, mede gezien de klankbordfunctie met suggesties zoals: -

Seniorenconvent één keer per jaar behouden;

-

Fracties bezoeken;

-

Behouden jaarrekening via auditcommissie en auditcommissie verzoeken dit wat nadrukkelijker terug te koppelen bij jaarrekening aan de commissie;

-

2 x per jaar thermometer in de voortgang houden en dit terug te brengen in commissie met de vraag aan college wat de stand van zaken is in commissie (''een keer kan meteen bij jaarrekening als apart punt wellicht) en wat heeft raad gedaan met de aanbevelingen;

-

Invulling klankbordgroep kan ook de commissie zijn twee keer per jaar.

Met deze aanbevelingen die de griffier zal verwerken gaat het voorstel als bespreekstuk naar de raad van 15 januari 2024.

7.2

Verlenging opvang Oekraïense vluchtelingen schip Citadelterrein (Poho P. van der Giessen)

In november 2022 heeft het college besloten Oekraïense vluchtelingen op te vangen tot - voorlopig - 1 februari 2024 en dit te gaan doen op hotelponton Rossini. Wegens de voortdurende oorlog in Oekraïne is het gewenst de opvang te continueren. Met de verhuurder van de Rossini is overleg gevoerd over de verlenging van de huur. Dit kan onder nagenoeg onveranderde voorwaarden. Voorgesteld wordt de huur van het schip te verlengen tot 1 juli 2025. Dit is ook de einddatum van de huur van het terrein waaraan het schip ligt afgemeerd. De reden van dit voorstel aan de raad komt voort uit een eerdere motie en besluitvorming door de raad. Het raadsvoorstel is nog aangevuld omdat de gemeente de toezegging van het rijk heeft ontvangen dat het rijk de kosten volledig blijft vergoeden ook al liggen deze gemiddeld hoger vanwege de aard van de opvang (opvang op een schip). 5

Onderwerp (omschrijving)

Opmerkingen/besluit

Uitvoering

De portefeuillehouder geeft aan dat er nog een inhoudelijk debat gaat plaatsvinden met de raad eerste kwartaal 2024 over de richting waar de raad naar toe wil ten aanzien van besluitvorming zomer 2024. Achtereenvolgens voeren de heren Platschorre, Calkhoven, Scheurwater (EVA), Doevendans, mevrouw Vogelaar, de heer Van den Wollenberg, mevrouw Gommans en de heer Libregts het woord. De portefeuillehouder gaat hierop in en geeft onder anderen aan: - Aan voorkant evalueren mee eens, het is een gevoelig onderwerp voor (een deel van) de samenleving, hij vindt en vond dat de raad kaders kan en dient aan te geven. Het is van belang de discussie te voeren, ook over wat we humaan vinden. De context voor de evaluatie is er op dit moment niet; - Over gevolgen in de omgeving en wat er is gezegd geeft de portefeuillehouder aan dat hij uitgaat van harde cijfers en liever niet van "horen zeggen dat…" Maar signaal is wel belangrijk; - Gaat ook om toekomstperspectief bieden daarom in eerste kwartaal bredere discussie; - Ook als opvang hier stopt moeten we de gevolgen weten maar weten we nu niet; - Er zitten op de boot ook derdelanders, circa 14. Zij wachten op een uitspraak van de Raad van State - De bijlage zal aangepast worden en verduidelijkt. Het voorstel gaat als hamerstuk naar de raad van 15 januari 2024. 10.

Commissiepunten vanuit de raad

10.1 Uitwisseling regionale Dit is een vast agendapunt. In dit agendapunt kan worden besproken wat er regionaal speelt en wat onze gemeente raakt. samenwerking De heer Libregts en mw Oelfke hebben voorafgaand aan deze commissie een Algemeen Bestuursvergadering van de NRIJ gehad. De heer Libregts koppelt een en ander terug. Het ziet er naar uit dat er nieuwe/gewijzigde statuten aan de raden wordt aangeboden voor een zienswijze procedure. B&W heeft geen agendapunten voor de volgende vergadering.

11.

Commissie-agendapunten vanuit B&W

12

Agendapunten volgende vergadering

De commissie heeft geen agendapunten voor de volgende vergadering.

13

Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 22.04 uur.

6

Onderwerp (omschrijving)

Uitvoering

Opmerkingen/besluit

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de commissie ABA-Financiën van 24 januari 2024.

De griffier,

De voorzitter,

G.H. Logt

Actielijst commissie ABA-Financiën 13 december 2023

Datum afspraak

agendapunt

Onderwerp

Actie door

Uiterlijk

7