2019 2 14 advies aan werkgeverscommissie over functieprofielen en wervingsprocedure commissiegriffier

Aan: Van: Datum: Betreft:

werkgeverscommissie Carolien Scheermeijer, P&O SCD 14 februari 2019 functiebeschrijvingen en werving commissiegriffier

Heren, In deze memo wil ik jullie adviseren over de functieprofielen en de wervingsprocedure voor commissiegriffier. Functiebeschrijving Afgelopen periode ben ik samen met Gert bezig geweest met het opstellen van de functieprofielen voor de werknemers bij de griffie. Na ons voorwerk heeft er afstemming plaatsgevonden met de functiewaarderingsdeskundige van het SCD. Dit heeft geleid tot de bijgevoegde beschrijvingen. Er is een onderscheid gemaakt op 3 niveaus: Griffier advisering en inhoud Commissiegriffier inhoud en proces Griffiemedewerker proces Hiermee is aansluiting gezocht bij de discussie over de dienstverlening door de griffie tijdens het laatste overleg van de werkgeverscommissie. Mijn advies is om deze functieprofielen met een positief advies voor te leggen aan het seniorenconvent en vervolgens de profielen volgens de regionale werkwijze te laten waarderen. Nadat de functiewaardering heeft plaatsgevonden kunnen vervolgens de profielen inclusief de bijbehorende waardering door de raad worden vastgesteld. Werving commissiegriffier Vanwege het aanstaande vertrek van Jolanda is het raadzaam om na een akkoord van het seniorenconvent te starten met de werving van commissiegriffier en niet te wachten tot de formele vaststelling in de raad omdat er nog enige tijd overheen zal gaan voordat de waarderingsprocedure afgerond is.

Het opgestelde functieprofiel voor commissiegriffier is als basis gebruikt om tot bijgevoegde vacaturetekst te komen. Om te kunnen starten met de werving is het noodzakelijk om een inschatting te maken van het functieniveau, de waardering moet immers nog plaatsvinden. Een voorwaardering door de functiewaarderingsdeskundig geeft schaal 8 als richting. Deze schaal sluit aan bij de inschatting die tijdens het laatste overleg van de werkgeverscommissie ook door jullie is gemaakt. Mijn advies is dan ook om voor deze schaal te gaan werven. Wervingsproces: Op grond van de (oude en nieuwe) verordening is de griffier het bevoegde gezag als het gaat om het griffiepersoneel. Alleen bij ontslag als disciplinaire maatregel ligt er geen mandaat bij de griffier. In de nieuwe samenstelling van functies bij de griffie is er gekozen om het plaatsvervangend griffierschap niet in de functie van commissiegriffier onder te brengen. Naar mijn mening behoort het aannemen van de commissiegriffie dan ook tot het mandaat van de griffier. Binnen de ambtelijke organisatie is de rol van selecteur bij een aantal medewerkers uit de organisatie ondergebracht. Deze selecteurs zijn extra getraind in het voeren van goede selectiegesprekken. Daarnaast is het een gemeengoed binnen de organisatie om bij een

wervingsprocedure een collega van een ander team te betrekken. Het lijkt logisch om voor de selectieprocedure voor commissiegriffie gebruik te maken van een collega die de rol van selecteur heeft. Daarnaast is het goed om, los van het mandaat van de griffie, een lid van de werkgeverscommissie te betrekken bij de procedure. Dit in plaats van de collega van een ander team. Natuurlijk maakt de griffier ook onderdeel uit van de selectiecommissie. Met het volgen van deze lijn dan zal de selectiecommissie bestaan uit: - De griffier - Een lid van de werkgeverscommissie - Een collega met de rol als selecteur - bestuursadviseur Als dat gewenst is kan ik vanuit mijn rol als personeelsadviseur ook een bijdrage leveren in dit proces. Samengevat: a. De functieprofielen voor griffier, commissiegriffier en griffiemedewerker met een positief advies voorleggen aan het seniorenconvent. b. Na akkoord van het seniorenconvent de profielen laten waarderen volgens de regionale procedure. c. Na waardering de profielen inclusief de functieschaal laten vaststellen door de gemeenteraad. d. De werving voor commissiegriffier te starten met als voorlopige functieschaal 8. e. De selectiecommissie voor de functie van commissiegriffier te laten bestaan uit de griffier, een lid van de werkgeverscommissie en een collega uit de ambtelijke organisatie met de rol van selecteur.

Mochten jullie nog vragen hierover hebben dan beantwoord ik deze graag. Met vriendelijk groet, Carolien Scheermeijer