2. Accountantsverslag 2023

Accountantsverslag 2023 10 april 2024, CONCEPT

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 1

Aan de directie en het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting T.a.v. de heer M.D. Bal Ambachtsstraat 1e 3371 XA HARDINXVELD-GIESSENDAM

Dordrecht, 10 april 2024 Ref.: 577/GW/JSC/MG

Geachte leden van het bestuur en directie, Overeenkomstig de door u verstrekte opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting (hierna Bureau OVL) te HardinxveldGiessendam gecontroleerd. In deze rapportage brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Controleprotocol WNT 2023 en het Controleplan 2023 (inclusief normenkader 2023), vastgesteld door het bestuur op 15 maart 2023. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 17.550. Ontwikkelingen rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording Vanuit de VNG, het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer zijn ontwikkelingen gemeld over de rechtmatigheidsverantwoording, die maken dat de definitieve invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 onzeker is geworden. Als sluitstuk van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moesten nog het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) worden aangepast. De Algemene Rekenkamer heeft op 6 februari 2024 laten weten fundamentele bezwaren te hebben op de voorgestelde aanpassingen van het BBV en het BADO.

Hiermee is het onzeker geworden of BBV en BADO nog tijdig kunnen worden aangepast voor verslagjaar 2023. De VNG heeft het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer opgeroepen om zo snel mogelijk helderheid te geven en de onzekerheid die nu is ontstaan voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen weg te nemen. In hoofdstuk 4.4.2 informeren wij u over de laatste ontwikkelingen en wat dat op dit moment betekent voor de jaarrekening 2023 van Bureau OVL, de bestuurlijke behandeling daarvan en wat dit betekent voor de afronding van onze controlewerkzaamheden.

Aan accountants en ook aan Verstegen is verzocht om te wachten met het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Dit standpunt volgen wij. Wij hebben de jaarrekening 2023 gecontroleerd uitgaande van de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording (alsnog) formeel wordt bekrachtigd en voor verslagjaar 2023 van toepassing wordt verklaard. In dit accountantsverslag gaan wij daarvan eveneens uit. De controle 2023 hebben wij conform de afspraken en kaders met uw organisatie uitgevoerd en hebben wij voor zover mogelijk afgerond. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur van Bureau OVL om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de Wet Normering Topinkomens (WNT) en de daarop berustende bepalingen. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het dagelijks bestuur heeft in de jaarrekening 2023 onder bijlage 1 de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening te verstrekken.

De controle is op 26 maart 2024 afgerond en wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid te verstrekken bij de jaarrekening 2023. Dit onder het voorbehoud dat deze jaarrekening op xx xx 2024 ongewijzigd en definitief wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. De concepttekst van onze controleverklaring kunnen wij u gelet op de hiervoor genoemde ontwikkelingen onder “Ontwikkelingen rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording“ nog niet verstrekken. De definitieve controleverklaring zullen wij afgeven nadat wij de ondertekende jaarrekening hebben ontvangen. Wij zullen vervolgens een ondertekende controleverklaring toevoegen aan de ondertekende jaarrekening. Daarnaast zullen wij een ‘was-getekend’ controleverklaring toevoegen aan de ‘wasgetekend’ versie van de jaarrekening. In het geval dat de door ons gecontroleerde jaarrekening nog wordt gewijzigd, verzoeken wij u om zo snel mogelijk contact met ons op te nemen over de dan ontstane situatie. Onze bevindingen hebben wij voorgelegd aan uw organisatie en vervolgens nader toegelicht aan uw directeur op 27 maart 2024. Wij benadrukken dat dit accountantsverslag uitsluitend bedoeld is om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen.

Belanghebbenden kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportage(s) voor hun beoordeling van de financiële stand van zaken van Bureau OVL en van de risico’s in de bedrijfsvoering. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader toe te lichten in de bestuursvergadering van xx xx 2024. Met vriendelijke groet,

drs. J. Schot RA

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 3

INHOUDSOPGAVE 1.

2.

Onze belangrijkste boodschappen aan Bureau OVL .........................................................................5 1.1.

Opdrachtbevestiging .................................................................................................................5

1.2.

Materialiteit en normenkader ...................................................................................................5

1.3.

Goedkeurende controleverklaring getrouwheid ........................................................................6

1.4.

Rechtmatigheidsverantwoording ..............................................................................................6

1.5.

Het verloop van onze controlewerkzaamheden ........................................................................6

Vermogen, resultaat en continuïteit ................................................................................................7 2.1.

Analyse vermogen, resultaat en continuïteit .............................................................................7

3.

Jaarverslag .......................................................................................................................................8

4.

Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 2023 .......................................................8

5.

6.

4.1.

Interne beheersing Omzet.........................................................................................................8

4.2.

Rechtmatigheid.........................................................................................................................9

4.3.

WNT-verantwoording ............................................................................................................. 12

4.4.

IT-beheersing .......................................................................................................................... 13

4.5.

Verwerking van geconstateerde afwijkingen ........................................................................... 13

Overige onderwerpen ....................................................................................................................14 5.1.

Naleving van wet- en regelgeving en frauderisicobeheersing .................................................. 14

5.2.

Onafhankelijkheid ................................................................................................................... 14

Slot .................................................................................................................................................15

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 4

1. Onze belangrijkste boodschappen aan Bureau OVL 1.1 .

Opdrachtbevestiging In onze opdrachtbevestiging van 18 september 2023 hebben wij de tussen Bureau OVL en Verstegen accountants en adviseurs met elkaar gemaakte afspraken ten aanzien van het controleren van de jaarrekening 2023 bevestigd. Wij verwijzen u graag naar deze schriftelijke opdrachtbevestiging.

1.2 .

Material ite it en normenkader Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening 2023 als geheel vastgesteld op € 17.550. De berekening hebben wij verricht conform het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en het op 15 maart 2023 door het bestuur vastgestelde Controleverordening Bureau OVL 2023, gebaseerd op 1% van de totale werkelijke lasten over 2023 inclusief de toevoegingen aan de reserves. Afwijkingen als gevolg van fraude of fouten zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Met ingang van verslagjaar 2023 geeft de directie een rechtmatigheidsverantwoording, voor het eerst bij de jaarrekening 2023. Voor de controle van de jaarrekening 2023 heeft u in uw Controleverordening en Controleplan Bureau OVL 2023 (inclusief normenkader), en in uw Financiële verordening hierover afspraken gemaakt.

De verantwoordingsgrens is vastgesteld op 3% van de totale lasten en bedraagt daarmee € 52.650. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met: • •

Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden; en het Controleprotocol WNT 2023.

Wij baseren onze controleopdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in: •

• •

de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de normen afkomstig van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO), allen in aangepaste vorm voor de rechtmatigheidsverantwoording; de geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV, vanwege de rechtmatigheidsverantwoording; De Controleverordening en het Controleplan Bureau OVL 2023 (inclusief normenkader), vastgesteld door het bestuur op 15 maart 2023 en uw eigen verordeningen, kaders en afspraken.

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 5

1.3 .

Goedkeurende controleve rkla ring get rouwheid Wij hebben de controle van de jaarrekening 2023 van Bureau OVL afgerond. De jaarrekening 2023 van Bureau OVL geeft een getrouw beeld van het vermogen en het resultaat. Wij verstrekken dan ook een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid. Dit onder het voorbehoud dat deze jaarrekening op xx xx 2024 ongewijzigd en definitief wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. De accountantscontrole over verslagjaar 2023 leidt hiermee indirect tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties, via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording.

1.4 .

Rechtmatigheid sverantwoording In bijlage 1 van de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur opgenomen. Het dagelijks bestuur heeft conform de door het algemeen bestuur vastgestelde Controleverordening en Controleplan Bureau OVL 2023 (inclusief normenkader) 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves als verantwoordingsgrens (€ 52.650) gehanteerd. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat er geen rechtmatigheidsfouten en/of onduidelijkheden boven deze verantwoordingsgrens zijn geconstateerd. In paragraaf 4.1 hebben wij onze bevindingen bij de rechtmatigheidsverantwoording nader uitgewerkt. Op grond van onze controle zijn wij van oordeel dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.

1.5 .

Het ver loop van onze controle werk zaamhed en Wij hebben onze controlewerkzaamheden uitgevoerd overeenkomstig de tussen de Bureau OVL en Verstegen opgestelde opdrachtbevestiging. Ter ondersteuning daarvan zijn vooraf risicoanalyses opgesteld, werkafspraken gemaakt en controlewerkzaamheden uitgevoerd. Met betrekking tot het controleproces constateren wij het volgende: De concept-jaarrekening 2023 was bij aanvang van onze jaarrekeningcontrole op 8 februari jl. gereed. De rechtmatigheidsverantwoording is nieuw in de jaarstukken 2023. Bureau OVL en Verstegen hebben onderling intensief samengewerkt met als resultaat dat de interne en externe rechtmatigheidscontrole kon worden uitgevoerd en de rechtmatigheidsverantwoording voldoet aan de daaraan gestelde eisen. De jaarrekening heeft door uw organisatie prioriteit gekregen en de jaarrekeningcontrole heeft u goed voorbereid. We zien een verbetering ten opzichte van voorgaande jaren. Wel zijn diverse correcties nodig gebleken naar aanleiding van de controle. Onderbouwing van balansposten is een blijvend aandachtspunt voor uw organisatie. De samenwerking tussen uw organisatie en Verstegen is wederom goed, prettig en constructief verlopen.

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 6

De dossiervorming als basis voor onze controle is een verbeterpunt voor Bureau OVL. Wel zien wij een verbetering ten opzichte van voorgaande jaren. Vragen en opmerkingen die wij hadden zijn goed en tijdig beantwoord. Het onderwerp rechtmatigheid en specifiek de rechtmatigheidsverantwoording heeft een groot beslag op uw en onze capaciteit gelegd. Dit valt buiten de invloedsfeer van Bureau OVL. De wederzijdse afspraken over planning en afronding en uw en onze extra inspanningen hebben ertoe geleid dat de controle binnen de bestuurlijke planning kon worden afgerond. Behoudens onduidelijkheid over rechtmatigheidsverantwoording, buiten de invloedsfeer van Bureau OVL. Onze controlewerkzaamheden zijn intensiever geweest en hebben ook meer tijd gekost dan vooraf overeengekomen. De extra werkzaamheden en de bijbehorende controlekosten zullen wij aanvullend in rekening te brengen. Na de vaststelling van de jaarstukken door het algemeen bestuur evalueren wij met elkaar het jaarrekeningproces, inclusief de controle. Wij zijn, rekening houdend met het vorenstaande, van mening dat onze gerealiseerde tijdsbesteding en de door ons gerealiseerde controlewerkzaamheden voldoende zijn voor een kwalitatief toereikende uitvoering van onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende controle- en overige standaarden (COS).

2. Vermogen, resultaat en continuïteit 2.1 .

Analyse ve rmogen, resul taat en continuïteit Het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: BBV) is voor Bureau OVL het geldende verslaggevingsstelsel. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Het is niet toegestaan baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen te muteren. Mutaties in het eigen vermogen vinden plaats op basis van besluitvorming door het algemeen bestuur. De jaarrekening 2023 van Bureau OVL is opgesteld in overeenstemming met het van toepassing zijnde model. De door ons gecontroleerde jaarrekening 2023 geeft een eigen vermogen aan per 31 december 2023 van € 210.202 (2022: € 156.406) en een resultaat van € 53.796 over 2023. Het eigen vermogen van Bureau OVL bestaat uit de algemene reserve en het nog te bestemmen resultaat 2023. De analyse van het gerealiseerde resultaat 2023 ten opzichte van de begroting na wijziging 2023 is toereikend toegelicht in de toelichting op de staat van baten en lasten over 2023 in hoofdstuk 5 van de jaarrekening. Bureau OVL heeft een sluitende begroting voor het jaar 2024. De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. Het bestuur van Bureau OVL bevestigt dat er geen twijfel bestaat ten aanzien van de financiële omvang van het vermogen van Bureau OVL om de continuïteit te waarborgen.

Wij hebben de continuïteitsveronderstelling als basis voor de jaarrekening 2023 beoordeeld en wij kunnen ons verenigen met de toepassing van de continuïteitsveronderstelling in de jaarrekening.

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 7

3. Jaarverslag De jaarrekening 2023 van Bureau OVL is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT). Belangrijke ontwikkelingen en achtergronden met betrekking tot de posten in de jaarrekening zijn duidelijk en volledig toegelicht in de jaarrekening. Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken 2023 andere informatie, die bestaat uit: Inleiding Jaarverslag Uitwerking Paragrafen Bijlagen 2-4 Ontwerpbesluit Algemeen Bestuur Wij hebben de overige informatie gelezen en vastgesteld dat de daarin opgenomen informatie niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten uit het BBV en de Nederlandse Standaard 720 Nadere Voorschriften Controlestandaarden en de verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het jaarverslag en andere informatie mag geen ander beeld oproepen bij de lezer dan de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag 2023 van Bureau OVL de vereiste informatie in voldoende mate weergeeft en niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen.

4. Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 2023 4.1 .

Interne behe er sing O mzet Het personeel van Bureau Openbare Verlichting wordt ingezet op de beheertaken ten aanzien van de openbare verlichting. Deze inzet wordt gedekt vanuit de gemeentelijke bijdragen lichtpunten. Daarnaast is er inzet op projectbasis voor de gemeenten. Hierbij worden de gerealiseerde uren op basis van een afgesproken uurtarief in rekening gebracht bij de opdracht gevende gemeente. Verder zijn er in 2023 projectinkopen gedaan ten behoeve van de gemeente. In beginsel worden de projectinkopen samen met de bestede uren doorbelast aan de gemeenten en verantwoord in de jaarrekening als baten ‘projecten’. Bureau OVL heeft in 2023 verbeteringen doorgevoerd in de interne beheersing van de projecten. Bij aanvang van de controle was een interne analyse beschikbaar waarin de projectbaten en -lasten (uren en inkopen) waren gematched. Hiermee was inzicht verkregen in de projectresultaten en de balanspositie projecten (te facturen of vooruit gefactureerde omzet).

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 8

4.2 .

Rechtmatigheid

4.2 .1.

Inlei din g In ons vorige accountantsverslag (2022) hebben wij u geïnformeerd over de rechtmatigheidsverantwoording. Bureau OVL heeft actief geacteerd op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de advisering op het gebied van rechtmatigheid en de uitvoering van verbijzonderde interne controles heeft Bureau OVL een adviseur ingehuurd. Deze adviseur heeft zich onder meer ook specifiek bezig gehouden met de controle van de aanbestedingsrechtmatigheid en de begrotingsrechtmatigheid welke een belangrijke basis vormen voor de rechtmatigheidsverantwoording. De adviseur is voor ons ook een belangrijk aanspreekpunt geweest in de afstemming en controle van de rechtmatigheidsverantwoording. Hiermee heeft Bureau OVL goed ingespeeld op de nieuwe wet- en regelgeving. Bureau OVL heeft in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur opgenomen. De rechtmatigheidsafwijkingen (rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden) boven de overeengekomen verantwoordingsgrens moeten in de rechtmatigheidsverantwoording worden benoemd. In 2022 was er nog sprake van een onrechtmatig inkoopcontract met betrekking tot personele inhuur. Dit contract is beëindigd. Er zijn in 2023 geen onrechtmatige inkopen meer vastgesteld.

4.2 .2.

Ontwikkel ingen rechtm ati gheid sverantw oor ding Invoeringsdatum rechtmatigheidsverantwoording verslagjaar 2023 Op 27 september 2022 is de Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen door de Eerste Kamer. In deze wet is geregeld dat de rechtmatigheidsverantwoording, opgesteld door het dagelijks bestuur van Bureau OVL, onderdeel wordt van de jaarrekening. Hiermee is het dagelijks bestuur zelf verantwoordelijk voor afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur en de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit zou betekenen dat de accountant met ingang van de jaarrekening 2023 alleen een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) als geheel afgeeft. Tot en met 2022 was dat een controleverklaring met een oordeel over zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Wij hebben uw organisatie en het bestuur hierover eerder geïnformeerd. Aanpassing Gemeentewet, geen aanpassing accountantsnormen Inmiddels is de Gemeentewet aangepast aan de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording.

De verwachting was dat in het voorjaar van 2024 de wijzigingen in de normen voor de accountantscontrole (het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de normen afkomstig van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) in het Staatsblad gepubliceerd zouden worden. Zeer recent is, tegen de verwachtingen in, gepubliceerd dat de Algemene Rekenkamer (AR) fundamentele bezwaren heeft tegen de voorgestelde wijzigingen in het BBV en in het BADO. De (beoogde) wijzigingen zijn derhalve niet definitief en hiermee zijn de verslaggevings- en accountantsnormen BBV en BADO formeel ongewijzigd.

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 9

Overleg tussen het Ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer moet uitwijzen of de AR alsnog met de wijzigingen in de verantwoordings- en accountantsnormen kan instemmen. Afhankelijk hiervan kan de rechtmatigheidsverantwoording wel of niet van toepassing worden verklaard met ingang van verslagjaar 2023. Op dit moment is de uitkomst hiervan onzeker. Wel een oordeel over rechtmatigheid Gemeenschappelijke regelingen en gemeenten worden op dit moment opgeroepen om de rechtmatigheidsverantwoording wel op te nemen in de jaarrekening. Dit conform besluitvorming door de Eerste Kamer op 27 september 2022 en de door u inmiddels aangepaste en vastgestelde (interne) verordeningen en afspraken die hierover door vertegenwoordigende organen met het bestuur gemaakt zijn. De accountantscontrole over verslagjaar 2023 leidt uiteraard wel tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties, maar de vorm van het accountantsoordeel is nog afhankelijk van de uitkomsten van het overleg tussen het Ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer. Het accountantsoordeel zal daardoor of “indirect” zijn via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording (de beoogde nieuwe situatie met ingang van 2023) of “direct” zijn via een rechtmatigheidsoordeel, zoals dat over de verslagjaren tot en met 2022 is gerapporteerd door de accountant.

Helderheid gevraagd De VNG heeft het ministerie van BZK en de AR opgeroepen om zo snel mogelijk helderheid te geven. Omdat de verslaggevings- en accountantsnormen niet zijn aangepast en accountants hiermee geen formele grondslag hebben voor het kunnen afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023, is aan accountants en ook aan Verstegen verzocht om te wachten met het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen en dus ook bij Bureau OVL. Dit standpunt volgen wij. Wij hebben de jaarrekening 2023 gecontroleerd uitgaande van de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording (alsnog) formeel wordt bekrachtigd en voor verslagjaar 2023 van toepassing zal zijn. 4.2 .3.

Begrotin gso nrechtmat ighe id Onderdeel van de (interne) rechtmatigheidscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording is begrotingsrechtmatigheid. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid beoordeelt Bureau OVL de begrotingsafwijkingen per programma voor zowel de lasten en de baten als de afwijkingen op investeringskredieten. Over 2023 heeft Bureau OVL volgens de gewijzigde begroting 2023 € 1.582.000 aan lasten na bestemming begroot tegenover € 1.755.000 aan werkelijke lasten (2022: € 1.901.000). De gerealiseerde baten bedragen € 1.809.000 (2022: € 1.918.000) tegenover begrote baten van € 1.583.000. Dit betekent een overrealisatie van de lasten en baten in 2023 met per saldo een positief resultaat van € 54.000 (begroot 1.000). De hogere baten en lasten ten opzichte van begroting betreffen in hoofdzaak met elkaar samenhangende baten en lasten projecten.

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 10

Bureau OVL kent één programma en overhead. Op dit programma en overhead is in 2023 sprake van de volgende begrotingsafwijkingen op de lasten en de baten: Programma

Werkelijk 2023

Begroot (na wijzigingen) 2023

Afwijking begroting 2023

LASTEN Programma

€ 1.755.000

€ 1.582.000

€ 173.000 (overschrijding)

BATEN Programma

€ 1.809.000

€ 1.583.000

€ 226.000 (overschrijding)

In 2023 is geen sprake van (begroting)afwijkingen op de investeringskredieten. In november 2023 is door de commissie BBV in de gewijzigde Kadernota Rechtmatigheid 2023 een nadere duiding gegeven aan het begrip Begrotingsonrechtmatigheid: 1. Er is hiervan sprake als de directie bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door het algemeen bestuur vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt. 2. Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door het algemeen bestuur zijn vastgesteld voor het einde van het boekjaar. 3. Bij onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en ook bij lagere/hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig* met begrotingswijzigingen is aangepast. Het derde onderdeel is een uitbreiding van het begrip begrotingsonrechtmatigheid. Hoe niet tijdig wordt geïnterpreteerd, wordt bepaald door de ‘spelregels’ (afspraken) tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. De spelregels met betrekking tot het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten en investeringsbudgetten (kredieten) en bij lagere/hogere baten ten opzichte van de begroting zijn veelal in de financiële verordening art. 212 Gemeentewet opgenomen.

Bureau OVL heeft in de vergadering van het algemeen bestuur van 14 maart 2024 besloten dat lastenonderschrijdingen en baten onder- en overschrijdingen tijdig zijn gemeld indien zij worden gemeld en toegelicht in de jaarrekening. Dit betekent dat de in het bovenstaand overzicht opgenomen begrotingsonderschrijdingen op de lasten en de baten en de onderschrijding op het investeringskrediet niet onrechtmatig zijn en daarom ook niet vermeld hoeven te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. In dezelfde vergadering van het algemeen bestuur is tevens bepaald dat overschrijdingen van lasten op programmaniveau acceptabel zijn als zij passen binnen de bedrijfsvoering van Bureau OVL. Voor de melding en nadere toelichting op de begrotingsafwijkingen voor zowel de lasten en de baten verwijzen wij naar uw inhoudelijke analyse de toelichting op de staat van baten en lasten over 2023. Bureau OVL heeft in dit hoofdstuk en in de rechtmatigheidsverantwoording de begrotingsafwijkingen gewogen en bepaald welke begrotingsafwijkingen rechtmatig zijn, onrechtmatig zijn en welke onrechtmatigheden volgens het beleid van het bestuur ‘acceptabel’ worden verklaard. De conclusie van Bureau OVL dat er geen ‘onacceptabele’ begrotingsonrechtmatigheden zijn vastgesteld delen wij.

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 11

4.2 .4.

Rechtmatig heids afwijki ngen 20 23 In de rechtmatigheidsverantwoording 2023 in de jaarrekening heeft u de rechtmatigheidsafwijkingen opgenomen en de afwijkingen die daarvoor in aanmerking komen nader toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hieronder hebben wij het kader van het bestuur voor de (interne) rechtmatigheidscontrole en rechtmatigheidsverantwoording opgenomen waaraan Bureau OVL moet voldoen. Het kader is uitgebreid met de normen waaraan de accountant moet voldoen. Onderwerp Totale lasten 2023 Realisatie volgens Jaarrekening 2023 Toevoegingen aan de reserves 2023 Realisatie volgens Jaarrekening 2023 Basis voor berekening goedkeuringstolerantie getrouwheid en verantwoordinggrens rechtmatigheid Accountant Materialiteit BADO voor getrouwheidsfouten Materialiteit BADO voor onzekerheden in de controle Rechtmatigheid Verantwoordingsgrens (regulier) voor de financiële rechtmatigheidstoetsing, vastgesteld door het bestuur

Percentage

Rechtmatigheidsafwijking Onderschrijding lasten op Programma TOTAAL

Bedrag € 1.755.000 €0 € 1.755.000

1% 3%

€ 17.550 € 52.650

3%

€ 52.650

Fout

Onduidelijk

Onrechtmatig

Acceptabel

€ 173.000

N.v.t.

N.v.t.

€ 173.000

€ 173.000

N.v.t.

N.v.t.

€ 173.000

Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.

4.3 . 4.3 .1.

WNT-verantwoording Contro lebevind ingen en aan bevelingen Wij hebben de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording 2023 gecontroleerd overeenkomstig de door de minister vastgestelde Regeling controleprotocol WNT 2023. Daarbij zijn door ons geen afwijkingen geconstateerd.

4.3 .2.

Beperkingen in de reikw ijdte va n o nze c ontr olewerkz aamheden Het doel van het controleprotocol WNT is om vast te stellen of de bezoldiging van de directie en het bestuur overeenkomt met de bepalingen van de WNT en juist is gepresenteerd in de WNT-verantwoording. Wij kunnen op grond van de uitvoering van het WNT-protocol niet uitsluiten dat de uitbetaalde bezoldiging volledig overeenkomt met de daarover gemaakte afspraken tussen het bestuur en de directie. Bijvoorbeeld omdat wij geen weet hebben van een separaat gemaakte bezoldigingsafspraak. Het kan daardoor voorkomen dat de WNT correct is toegepast, terwijl de bezoldiging afwijkt van gemaakte afspraken.

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 12

Als de in de WNT-verantwoording verantwoorde bezoldiging niet overeenkomt met uw beeld van de gemaakte afspraken of met uw eigen administratie, verzoeken wij u ons zo snel mogelijk daarover te informeren. Wij kunnen dan op grond van uw informatie onze controlebevindingen evalueren.

4.4 .

IT-behee rs ing Volgens artikel 393, lid 4, BW 2 dienen wij in ons accountantsverslag onze bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze beoordeling van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen Bureau OVL, voor zover noodzakelijk voor de jaarrekeningcontrole, heeft geen bevindingen opgeleverd die in dit kader dienen te worden gerapporteerd.

4.5 .

Ver wer king van ge constateerde afwijk ingen Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn naar aanleiding van onze controle de volgende materiële correcties doorgevoerd in de jaarrekening 2023: Resultaat 1e concept jaarrekening Mutatie nog te betalen kosten Nog te factureren omzet Afboeking nog te factureren omzet Vorming verplichting voor bovenwettelijk verlof Resultaat 2e concept jaarrekening Mutatie nog te betalen kosten Nog te factureren omzet Nog te ontvangen bankrente Nog te factureren omzet (nagekomen posten) Resultaat definitieve jaarrekening

€ 103.104 € 22.362 € 13.583 -€ 45.953 -€ 33.151 € 59.945 -€ 29.263 € 18.334 € 884 € 3.896 € 53.796

Er hebben naar aanleiding van onze controle correcties plaatsgevonden in de jaarstukken, dit betroffen naast cijfermatige correcties tekstuele aanpassingen, zoals aanpassingen met betrekking tot presentatie-, rubricerings- en toelichtingsvereisten van het BBV, begrotingsrechtmatigheid en de rechtmatigheidsverantwoording. Inhoudelijk zijn er over de jaarrekening 2023 en de doorgevoerde correcties geen meningsverschillen geweest met uw organisatie. Naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden resteren geen ongecorrigeerde getrouwheidsfouten en onzekerheden in de controle.

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 13

5. Overige onderwerpen 5.1 .

Naleving van w et - en r egelgev ing en frauder isi cobeheer sing Wij betrekken bij onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende standaarden, de naleving van wet- en regelgeving en frauderisico’s. Daarbij richten wij ons op risico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang in de jaarrekening. Wij hebben op basis van onze controlewerkzaamheden de risicofactoren voor overtredingen van wet- en regelgeving en fraude geëvalueerd. Frauderisicofactoren kunnen voortvloeien uit bijvoorbeeld leveranciersselectie, (contant) geldverkeer, bewuste beïnvloeding door het bestuur en/of het management van de presentatie (jaar)cijfers teneinde een ander beeld voor te stellen dan de werkelijkheid en misbruik/oneigenlijk gebruik van bedrijfsmiddelen van de Bureau OVL. Onze controle heeft geen afwijkingen van wet- en regelgeving of aanwijzingen voor fraude aan het licht gebracht. Bureau OVL heeft beleid dat gericht is op het systematisch identificeren en beheersen van deze risico’s. Wij constateren dat er in de bedrijfsvoering belangrijke maatregelen zijn getroffen om dergelijke risico’s te beheersen. Deze maatregelen bestaan hoofdzakelijk uit het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden, het realiseren van functiescheiding, procedures, intern toezicht en externe controle.

Naar onze mening wordt het risico van (materiële) fraude en overtreding van wet- en regelgeving hierdoor teruggebracht. Wij adviseren hierbij nog wel om als onderdeel van het risicomanagementsysteem periodiek een separate risicoanalyse op deze thema’s uit te voeren en daarbij te evalueren of er voldoende beheersingsmaatregelen zijn getroffen. Onze eigen controlewerkzaamheden hebben overigens geen relevante afwijkingen van wet- en regelgeving of aanwijzingen voor fraude aan het licht gebracht. Daarbij merken wij nog wel op dat van ons niet verwacht kan worden dat elke overtreding van wet- en regelgeving of fraude door ons ontdekt wordt. Dat heeft onder andere te maken met het mogelijk opzettelijke karakter van dergelijke overtredingen en fraude. In onze gesprekken met de organisatie is bevestigd dat er geen fraude heeft plaatsgevonden en ook geen vermoeden is van fraude.

5.2 .

Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2023 heeft Verstegen de financiële administratie en salarisadministratie verzorgd voor Bureau Openbare Verlichting. Door middel van gescheiden teams op zowel uitvoerend, als partnerniveau, is onze onafhankelijkheid gewaarborgd.

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 14

Tot slot bevestigen wij dat geen sprake is van een langdurige betrokkenheid (zeven jaar of meer) van één van de teamleden bij de controleopdracht voor de Bureau OVL.

6. Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen en u van dienst te zijn geweest met de vermelde ontwikkelingen en aanbevelingen.

Accountantsverslag 2023

Bureau OVL

Pagina 15