1. Jaarstukken 2023
Tekst van het document
Jaarstukken 2023 Bureau Openbare Verlichting
Het Samenspel van Donker en Licht onthult de schoonheid van het Leven. Opgesteld door M.D.(Rien) Bal MBA Versie: 2024-04-10 voor accountantscontrole
Bureau Openbare Verlichting
Inhoud 1.
2.
3.
Inleiding........................................................................................................................................... 2 1.1.
Samenvatting .......................................................................................................................... 2
1.2.
Algemeen ................................................................................................................................ 3
Jaarverslag....................................................................................................................................... 3 2.1.
Strategisch beheer .................................................................................................................. 3
2.2.
Operationeel beheer .............................................................................................................. 4
2.3.
Dienstverleningspakket Plus .................................................................................................. 4
2.4.
Kennis- en adviescentrum ...................................................................................................... 5
Uitwerking....................................................................................................................................... 5 3.1.
3.1.1.
Kern- en beheergegevens ............................................................................................... 5
3.1.2.
Meldingen ....................................................................................................................... 6
3.2.
Schouw ............................................................................................................................ 8
3.2.2.
Remplace ......................................................................................................................... 8
3.2.3.
Schademasten ................................................................................................................. 8
Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 10
4.1.1.
Organisatie .................................................................................................................... 10
4.1.2.
Ontwikkelingen ............................................................................................................. 13
4.2.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ......................................................................... 14
4.3.
Financiering ........................................................................................................................... 15
4.4
Rechtmatigheid ..................................................................................................................... 15
Programmaverantwoording ......................................................................................................... 17 5.1.
6.
Projecten ................................................................................................................................. 8
Paragrafen ..................................................................................................................................... 10 4.1.
5.
Onderhoud .............................................................................................................................. 8
3.2.1.
3.3. 4.
Beheer ..................................................................................................................................... 5
Staat van baten & lasten + Balans en toelichtingen ............................................................ 17
Grondslagen Jaarrekening ............................................................................................................ 24 6.1.
Algemeen .......................................................................................................................... 24
6.2.
Waarderingsgrondslagen voor de balans ........................................................................ 24
6.3.
Grondslagen voor resultaatsbepaling .............................................................................. 25
7.
Wet normering bezoldigingen topfunctionarissen (WNT) .......................................................... 26
8.
Verantwoording Rechtmatigheid ................................................................................................. 27
Bijlage 1. Materiele activa met economisch nut ................................................................................. 29 Bijlage 2. Overzicht van Incidentele baten en lasten .......................................................................... 30 Bijlage 3. Kosten-batenoverzicht 2023 ................................................................................................ 31 9.
Ontwerpbesluit Algemeen Bestuur.............................................................................................. 32 1
1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau OVL. Dit jaarverslag betreft de verantwoording door Bureau OVL over de werkzaamheden die zijn uitgevoerd voor de aangesloten gemeenten, alsmede de financiële prestaties. Het jaar 2023 is voor Bureau OVL een jaar geweest van stabilisering na de grote aanpassingen en veranderingen die zijn gestart in 2022. Zowel op het personele-, het contractuele-, alsmede op het beleidsmatig vlak zijn is veel gestructureerd. Veranderingen die noodzakelijk waren om de dienstverlening door Bureau OVL aan de gemeenten te optimaliseren en te kunnen continueren. Veranderingen die bijdragen aan een hogere arbeidsethos, teamsamenwerking, communicatie en meer eigenaarschap. En veranderingen die bijdragen aan een betere samenwerking en communicatie met de contractaannemer. De financiële cijfers zijn afgezet tegen de herziene begroting van 2023. Zoals beschreven in de begroting wordt ook hier een onderscheid gemaakt tussen activiteiten onder de DVO en activiteiten die onder het dienstenpakket DVO-Plus vallen. Op basis van deze rapportage kan een beeld worden gevormd hoe de bedrijfsvoering zich in 2023 ontwikkelt heeft.
1.1. Samenvatting In 2023 heeft de Gemeenschappelijke Regeling Bureau OVL de begroting 2024, het jaarverslag 2022 en de kwartaalrapportages over de eerste drie kwartalen van 2023 gepresenteerd. Het jaarverslag 2022 met de daarbij behorende jaarrekening en de begroting 2024 zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur en mede goedgekeurd door de Provincie Zuid-Holland. In april 2023 heeft het Algemeen Bestuur de herziene begroting 2023 goedgekeurd. Tevens zijn de jaarstukken aangeboden aan de Provincie Utrecht. De kwartaalrapportages zijn in de vergaderingen van het Dagelijks en Algemeen Bestuur gepresenteerd en vastgesteld. Deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting zijn de gemeenten Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Molenlanden, Papendrecht en Vijfheerenlanden. In 2023 werd er na vertrek van de voorzitter een nieuw dagelijks bestuur benoemd. Per 1 juni 2023 hebben de volgende bestuurders zitting in het Algemeen Bestuur; T. Meijdam (Vijfheerenlanden), R. Lafleur (Hendrik-Ido-Ambacht), F. Polatli (Gorinchem), A. Janssen (Papendrecht), M. van Helden (Molenlanden) en A. Meerkerk (Hardinxveld-Giessendam). Het Dagelijks Bestuur wordt gevormd door de eerste drie genoemde personen, respectievelijk in de functie van voorzitter, vicevoorzitter en lid.
In 2023 is met CityTec, de contractaannemer van de “Raamovereenkomst Instandhouding Openbare Verlichting”, verder gebouwd aan de onderlinge samenwerking en onderlinge communicatie. Deze raamovereenkomst loopt op 31 maart 2024 af en kan contractueel worden verlengd met twee maal één jaar. Van deze mogelijkheid zal Bureau OVL gebruik maken. In 2023 is ook aan de grote wens van het voltallige bestuur, het Europees aanbesteden van een Raamovereenkomst Uitvoering van Projecten, gehoor gegeven. Deze raamovereenkomst voorziet een uniforme werkmethodiek en kostenberekening. Door deze aanbesteding kunnen gemeenten onder de paraplu van de raamovereenkomst projecten en materialen inkopen, zonder deze separaat te hoeven aan te besteden. Deze op EMVI-criteria gegunde overeenkomst heeft een looptijd van twee jaar en de mogelijkheid tot verlenging van twee maal één jaar. Dit contract is ook gegund aan CityTec. De opdrachten voor de uitvoering van projecten worden afzonderlijk door de gemeenten afgegeven. Het betalingsverkeer verloopt ook tussen de gemeenten en de aannemer. Bureau OVL is met de komst van genoemde raamovereenkomst verlost van de geldstromen die in het verleden door haar boeken moest lopen en van de risico’s bij het aankopen van materialen.
2
Samen met de directie van Citytec en hun projectteam werken we aan een stabiele organisatie voor het effectief en efficiënt oplossen van storingen en calamiteiten, alsmede een goede projectorganisatie. Bureau OVL zit bovenop de bedrijfsvoering en de gerealiseerde performance. In principe wordt er naar gestreefd dat de exploitatiekosten van beheer gedekt worden door de bijdrage per lichtobject. De exploitatiekosten voor de plustaken en projecten worden gedekt door de betaling van gemaakte uren tegen het vooraf in het bestuur vastgesteld tarief. Na de afronding en vaststelling van alle statutaire, financiële en beleidsmatige stukken is de Gemeenschappelijke Regeling, conform de nieuwe wet op de gemeenschappelijke regelingen, herschreven en aangeboden aan de gemeenten voor het afgeven van een zienswijze. De nieuwe Gemeenschappelijke Regeling moet ingaan op 1 juli 2024. De documenten zijn inhoudelijk niet gewijzigd, maar aangepast en/of verscherpt zodat deze weer voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. De documenten zijn tot stand gekomen in samenwerking met de beheerders, financieel deskundigen en de accountant, en juridisch getoetst door juristen uit Molenlanden en Drechtsteden.
1.2. Algemeen Overlegging van het jaarverslag aan de deelnemende partijen gebeurt volgens art. 4.3.6 van de Dienstverleningsovereenkomst. De deelnemende partijen in 2023 zijn de gemeenten Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Molenlanden, Papendrecht, en Vijfheerenlanden. Bureau OVL was ook in 2023 een beheersorganisatie, verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van de openbare verlichting voor de aangesloten gemeenten. De hoofdtaak is de uitvoering van het administratieve beheer, de centrale aansturing en de regie op de uitvoeringswerkzaamheden aan de openbare verlichting zoals beschreven in de DVO. Het voorschot bedrag was eerder voor 2023 vastgesteld op € 11,06 per lichtobject, maar is in overleg met het Algemeen bestuur verhoogd in de herziene begroting 2023 naar €12,10 per lichtobject. Mede als gevolg van de salarisverhogingen die met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 werden doorgevoerd. De Dienstverleningsovereenkomst (DVO) en de Dienstverleningsovereenkomst Plus zijn van elkaar gescheiden en zullen worden ingezet als dynamische document, welke jaarlijks worden geëvalueerd en aangepast aan de actualiteit van dat moment.
2. Jaarverslag 2.1. Strategisch beheer Het opdrachtgeverschap en budgetbeheer met betrekking tot de openbare verlichting, energielevering, ATS-diensten en contracten met netbeheerders zijn verantwoordelijkheden van de gemeente. Via de afgesloten dienstverleningsovereenkomst (DVO) brengen de gemeenten de volgende van de strategische beheertaken onder bij OVL in het basis dienstverleningspakket. • • • • •
ATS-diensten1, Contacten met de netbeheerder Stedin, Kennis- en Adviescentrum, bijhouden van Innovaties op gebied van energie, duurzaamheid en circulariteit en de mogelijkheid voor Smartcity Het leveren van input voor het opstellen van beleids- en beheerplannen, Contracten voor uitvoering van het onderhoud, storing- en schadeherstel.
De overige strategische beheertaken, zoals de vervangingsprojecten, renovaties en reconstructies en het opstellen van beleids- en beheerplannen kunnen door de deelnemende gemeenten bij Bureau OVL worden ondergebracht op basis van regieovereenkomsten, zoals bedoeld in de DVO-pluspakket. 1 Diensten van de netbeheerders voor de aansluiting op het openbare elektriciteitsnet, voor het transport van elektriciteit en voor de
zogenaamde systeemdiensten.
3
2.2. Operationeel beheer Het operationele beheer omvat alle uitvoerende diensten die verricht moeten worden ten behoeve van het goed en veilig functioneren van de openbare verlichting, zowel ondergronds als bovengronds. De technische uitvoering voor de ondergrondse werkzaamheden is bij wet voorbehouden aan de netbeheerder (behoudens daar waar gemeenten in bezit zijn van een “eigen” energienetwerk). Voor de deelnemende gemeenten geldt dat zij allen in het werkgebied van Stedin gesitueerd zijn en dat de lichtpunten zijn aangesloten op het net van de netbeheerder. In opdracht van de deelnemende gemeenten is de technische uitvoering van het onderhoud voor het bovengrondse deel ondergebracht bij een marktpartij. Het deel van het operationeel beheer dat in het dienstenpakket is opgenomen heeft voor Bureau OVL in hoofdzaak betrekking op de volgende diensten; - Beheer van alle verlichtingsobjecten, - Directievoering op werkzaamheden van de onderhoudsaannemer CityTec, - Behandeling (storings-)meldingen en schades, - Begeleiden van schouwen, - Administratief verwerken van revisie, - Behandelen van kleine opdrachten, - Opgave van ongemeten opgenomen vermogen van de openbare verlichting. - Begeleiden van 16c activiteiten, - Coördineren van bodemgesteldheid en bodemonderzoeken. Het totaal aantal licht objecten op 1 januari 2023 bedraagt 50.257 stuks.
2.3. Dienstverleningspakket Plus In artikel 5 van de Dienstverleningsovereenkomst is de mogelijkheid opgenomen om tegen betaling van daartoe vastgestelde tarieven ook andere, buiten de dienstverleningsovereenkomst (DVO) vallende activiteiten van Bureau OVL, af te nemen. Dit betreft vooral projectmatige activiteiten, zoals individuele ondersteuning van gemeenten, aanvragen van offertes, begeleiden en toetsen van projecten, functioneren als projectleider of directievoerder bij nieuwbouw, renovaties en reconstructies, opstellen van kengetallen, beheer- en uitvoeringsplannen. Voor bovengenoemde activiteiten liggen er bij gemeenten geen nadrukkelijke verplichtingen deze via Bureau OVL uit te zetten. Bureau OVL mag niet werken zonder opdracht. Het is de bedoeling om vooraf een offerte te maken voor de opstartfase en een projectvoorstel met urenraming als de projectdefinitie van de projectaanpak bekend is en pas te starten als er een formele opdracht is gegeven. Voor het overnemen van projecten die door derden worden opgeleverd aan de gemeente geldt dat deze eerst worden geïnspecteerd volgens een daartoe opgesteld opleverprotocol en de volledig aangeleverde revisiegegevens, alvorens het areaal in het beheersysteem opgenomen kan worden. Per 1 juni is er door Bureau OVL namens alle gemeenten een Raamovereenkomst uitvoering projecten Europees aanbesteed.
Onder de paraplu van deze Raamovereenkomst kunnen gemeenten zonder verdere aanbestedingen projecten(deelopdrachten) rechtstreeks in opdracht geven aan de contractaannemer. De inkoop van materialen is in het contract ook zo geregeld, dat de leveranties niet separaat hoeven te worden aanbesteed. De betalingen lopen ook rechtstreeks tussen de opdracht gevende gemeente en de contractaannemer. Bureau OVL vervult de rol van Voorbereiding, Projectbegeleiding en Directievoering UAV. De projectenafdeling van Bureau OVL dekt haar exploitatie, zoals vastgelegd, alleen met declarabele uren.
4
2.4. Kennis- en adviescentrum Eén van de taken binnen het Basispakket van Bureau OVL is het vergaren en onder de deelnemers verspreiden van specifieke kennis op het gebied van de openbare verlichting. De markt waarbinnen de openbare verlichting zich afspeelt groeit en innoveert, waarop adequaat ingespeeld moet worden. Door dit centraal via Bureau OVL te doen wordt er slechts eenmaal inspanning en tijd in gestoken, wat leidt tot besparing van tijd en kunnen alle deelnemers eenduidig geïnformeerd worden. Het vergaren van de kennis bestaat uit het bijhouden van vakliteratuur, bezoeken van vergaderingen, bijeenkomsten en andere overlegmomenten en het opbouwen van een informatienetwerk. Marktkennis vergaren bij leveranciers en branchegenoten speelt hierbij een belangrijke rol. De verspreiding van informatie onder de deelnemers gebeurt via de reguliere overleggen met de beheerders, maar daarnaast ook individueel aan de hand van gestelde vragen en collectief in de maandelijks gevoerde overleggen met de contactambtenaren van de gemeenten. Daar waar nodig zullen de betrokken bestuurders geïnformeerd worden. Daarnaast ontwikkelt zich standaard advisering, informatievoorziening en betrokkenheid betreffende beleidspunten voor de deelnemende gemeenten. Een voorbeeld hiervan is de intussen gestelde vraag over het vervangingsbeleid.
Moet er op de eerdergenoemde tijdstippen worden vervangen of kunnen de bestaande materialen nog wel even mee. Mogelijk is er een natuurlijker moment, bijvoorbeeld als er toch werkzaamheden in de betreffende wijk plaatsvinden. In dit verband kan ook worden vermeld dat de inmiddels opgedane ervaring steeds meer wordt benut om te worden verwerkt in bestekken voor toekomstige werken. BOVL zal zich steeds meer oriënteren op innovaties op gebied van OVL, ontwikkelingen in Smart City en andere uit de energietransitie voortvloeiende oplossingen. In 2023 is er een begin gemaakt met deze zaken en zal in 2024 verder zijn beslag krijgen.
3. Uitwerking 3.1. Beheer De beheerwerkzaamheden zijn gedurende 2023, zoals eerder genoemd, conform de DVO uitgevoerd. De beheerdata zijn verwerkt in het nieuwe beheersysteem Moon. Inmiddels is MOON 3.0 volledig geïmplementeerd. Aangeleverde revisies worden snel en adequaat verwerkt in het beheersysteem. Er wordt bij de contractaannemer flink gedrukt op het aanleveren van de revisies, maar er is nog wel zorg over het niet aanleveren van gegevens door de beheerders van door derden uitgevoerde vervangings- en/of nieuwbouwprojecten. Deze gegevens zijn noodzakelijk om het beheersysteem upto-date te houden.
3.1.1.
Kern- en beheergegevens
Aantal lichtobjecten In 2023 bedraagt het aantal in rekening gebrachte lichtobjecten 50.257 stuks. Aan het einde van Q4 is er een nieuwe inventarisatie gemaakt aan de hand van de aangeleverde revisies van opgeleverde projecten. Voor 2024 zal het herziene aantal, zijnde 50.561 objecten, worden gefactureerd. De verwachting is dat ook in de loop van 2024 het aantal lichtobjecten nog zal toenemen. Er worden ook in 2024 nieuwe projecten opgeleverd en via de revisie in het beheersysteem gezet. In onderstaande
5
tabel is de groei van het areaal inzichtelijk gemaakt evenals de toenemende kosten die dat met zich meebrengt voor 2024. Aantal objecten 2023 Gorinchem 8.058 Hardinxveld-Giessendam 3.423 Hendrik-Ido-Ambacht 7.681 Molenlanden 10.469 Papendrecht 6.577 Vijfheerenlanden 14.049
Aantal Kosten 2023 (aant. * € 12,10) objecten 2024 € 97.501,80 8.058 € 41.418,30 3.444 € 92.940,10 7.697 € 126.674,90 10.587 € 79.581,70 6.620 € 169.992,90 14.155
toename 2024 Kosten 2024 t.o.v. 2023 (aant. * € 12,10) € 97.501,80 € € 41.672,40 € 254,10 € 93.133,70 € 193,60 € 128.102,70 € 1.427,80 € 80.102,00 € 520,30 € 171.275,50 € 1.282,60
Totaal
€
€
Gemeente
50.257
608.109,70
50.561
611.788,10 €
3.678,40
De komende jaren staan in het teken van het ver-LED-den van de conventionele verlichtingsarmaturen. Aan dit programma wordt door iedere gemeente hard gewerkt, afhankelijk van noodzakelijkheid en beschikbaar budget. Onder de Raamovereenkomst staan er inmiddels voor 7.500 stuks in deelopdrachten gereed bij de diverse gemeenten. In onderstaande tabel een overzicht van de verhouding verdeling conventionele lampen vs. LED lampen per Q4-2023.
Overzicht verdeling Conventionele lampen / LED lampen per Q4 - 2023
Gorinchem Hardinxveld-Giessendam Hendrik-Ido-Ambacht Molenlanden Papendrecht Vijfheerenlanden
Lampen Areaal 8.639 3.587 7.757 10.804 6.992 14.252
Aantal LED 2.548 1.074 2.947 4.418 4.159 6.518
% LED 29,49% 29,94% 37,99% 40,89% 59,48% 45,73%
Aantal % Convent. Convent. 6.091 70,51% 2.513 70,06% 4.810 62,01% 6.386 59,11% 2.833 40,52% 7.734 54,27%
Totaal lampen in areaal BOVL
52.031
21.664
41,64%
30.367
Gemeente
3.1.2.
58,36%
Meldingen
De meldingen betreffen vooral het niet functioneren van lichtobjecten door defecte lampen en of voorschakelapparaten/drivers en ontstane schades. Alle meldingen worden dagelijks volgens afspraak digitaal doorgegeven aan de aannemer. Elke dag vindt hierop bewaking plaats door Bureau OVL vanuit het beheersysteem Moon 3.0. Daarnaast worden wekelijks de openstaande en langlopende storingen besproken en gepland voor afhandeling. In onderstaand overzicht is het aantal storingen per gemeente in beeld gebracht Het totaal aantal storingen in het gehele areaal van BOVL nagenoeg gelijk gebleven, echter zijn er beduidend meer storing geweest in het netwerk van Stedin. Van 941 storingen in 2022 naar 1205 netwerkstoringen in 2023 veroorzaakt een stijging van 28%. Een toename kan het gevolg zijn van een verouderd net van Stedin wat de komende jaren aan vervanging toe is. De storingen aan de verlichtingsobjecten zijn afgelopen jaar juist met 6,2% afgenomen. Een afname van de storingen kan te maken hebben met het steeds meer toepassen van ver-LED-den van de lichtobjecten. Dit staat voor de komende jaren bij alle gemeenten ook op de rol. In onderstaande tabel zijn het aantal storingen per gemeente per kwartaal inzichtelijk gemaakt. Er zijn 5628 meldingen van verschillende aard verwerkt. In onderstaand schema zijn deze meldingen gevisualiseerd.
6
7
20
183
879
52
totaal
2022
4719
941
5660
Storingpercentage '23 tov areaal gemeente
Netwerkstoring - algemeen Stedin Netwerkstoringpercentage '23 tov areaal gemeente
omschrijving storingen
storingen areaal
storingen Stedinnetwerk
totaal storingen
5628
1205
4423
2023
10,91%
-1%
28%
-6%
%
2,27%
42
151
1.3 10 6 1 8 2 2 92 2 12 0 11 0 4 1
879
124
6 15 0 9 0 2 67 1 10 0 8 0 6 0
1.2
227
11 10 0 1 0 1 181 3 0 0 17 0 2 1
1.1
Tot aal Q1
69
377
8 8 8 39 4 4 250 0 30 1 15 1 7 2
1.4
totaal
10
204
55
2.1 2 1 0 0 2 0 37 0 6 0 6 0 1 0 32
4 2 1 0 0 0 20 1 0 0 1 0 0 3
204
49
7
5,96%
2.2
1,43%
10
35
2.3 6 3 0 1 0 1 15 1 0 0 6 0 2 0
22
82
2.4 3 3 0 0 0 1 58 3 6 0 7 0 0 1
totaal
39
699
241
17 130
1,69%
27
125
3.3 10 10 0 0 0 1 66 0 23 0 8 0 1 6
699 9,10%
89
3.1 3.2 8 3 14 15 3 0 0 0 2 1 0 1 172 41 1 5 21 10 0 0 16 12 0 0 2 0 2 1
47
244
6 7 0 0 0 8 186 4 20 1 8 1 0 3
3.4
totaal
106
736
318
4.1 16 5 2 23 0 9 209 11 7 0 13 0 19 4
31 263
2,51%
60
104
1 2 0 3 0 0 70 1 2 0 20 0 3 2
4.3
736 7,03%
73
4.2 4 9 0 3 0 1 32 1 3 0 17 0 1 2
66
241
4.4 11 15 8 13 0 20 145 2 0 0 12 1 12 2
totaal
87
430
169
30 235
3,57%
41
55
5.3 2 0 0 0 0 0 43 2 1 0 4 0 1 2
430 6,54%
51
5.1 5.2 3 1 4 3 0 0 0 1 0 0 10 0 130 31 2 0 4 4 0 0 13 10 0 0 1 0 2 1
77
155
5.4 0 18 4 1 0 21 97 1 4 0 5 0 3 1
147 totaal
345
56
2,46%
52
267
6.3 21 8 0 14 0 2 163 8 8 0 27 0 10 6
1.475
205
9 36 3 5 0 5 102 2 6 0 27 0 6 4
6.2
1.475 10,50%
505
6.1 13 12 8 35 0 7 360 2 6 0 36 0 18 8
90
498
6.4 12 4 15 27 0 11 359 7 13 3 28 1 15 3
Tot aal Q4
Tot aal Q3
Tot aal Q2
totaal
1.515
1205
574
2,40%
4.423
737
1.597
4.423
totaal 1 totaal 2 totaal 3 totaal 4 totaal def. 53 27 50 40 170 46 80 29 55 210 13 4 1 35 53 59 18 26 80 183 4 1 2 4 11 27 9 6 65 107 1089 293 449 1095 2926 19 10 14 17 60 44 33 46 73 196 0 0 0 5 5 101 75 76 75 327 0 0 0 4 4 43 13 21 37 114 17 11 17 12 57
Go rinc hem Q2 Go rinc hem Q3 G o rinc hem Q4 Ha r d inx veld Q1 Ha r d inx veld Q2 Ha r d inx veld Q3 H a r din xve ld Q 4 H I -Am bac ht Q 1 H I -Am bac ht Q 2 H-I A mb ach tQ 3 H-I -Am bac ht Q 4 M o len lan den Q1 Mo l e nla nde nQ 2 M o len lan den Q3 M o len lan den Q4 P a p end rec ht Q 1 Pap end rec ht Q 2 Pap e n dre cht Q3 P a p end rec ht Q 4 Vijf hee r e nla nde nQ Vijf 1 hee r e n lan den Q2 Vijf h e e ren lan den Q3 Vijf he e r enl and en Q4
Totaal Totaal storingen in areaal t/m Q4 excl. Netwerkstoringen
Oorzaak Armatuur defect Defect product Driver defect Einde levensduur Geen - dubbele melding Geen - storing onterecht Lampstoring Lichthinder Onbekend Ontbreken mastluikje Schade door aanrijding Scheve mast door verzakking/aanrijding Stormschade Vandalisme
Oorzaak / Gemeente
Storingen Q1 + Q2 + Q3- Q4 2023
Q1
Go rinc hem
Overzicht van aantal en aard storingenverloop areaal BOVL per gemeente uitgesplitst 2023
T o t aal t/m Q3
3.2. Onderhoud Tijdens de aanbesteding heeft CityTec een belofte gedaan dat zij bij het verlaten van iedere storing zorgen dat de lampen weer branden, hetzij door een lamp vervanging of een reparatie uit te voeren of het ter beschikking stellen van tijdelijke armaturen zowel traditioneel als op zonne-energie. Als er een kabelstoring wordt geconstateerd, wordt de (kabel)storing bij netbeheerder STEDIN gemeld.
3.2.1.
Schouw
In 2023 is er binnen de gemeenten Hardinxveld-Giessendam, Molenlanden en Papendrecht een schouw uitgevoerd; Uit die schouw volgden weer reparatiewerkzaamheden aan de lichtobjecten die als niet gemelde storingen zijn toegekend. De schouw voor andere gemeenten wordt uitgevoerd begin 2024.
3.2.2.
Remplace
Het remplaceren van de openbare verlichting is een activiteit die als gevolg van de uitfasering van de conventionele verlichting tot het verleden behoort. In het kader van kostenreductie op energie en een te verwachte langere levensduur, worden alle groepsvervangingen uitgevoerd in LED armaturen. Omdat in Papendrecht als eerste gemeente alle oude zgn Sox lampen zijn vervangen door de veel duurzamere Led verlichting, heeft Bureau OVL de gemeente de laatste Sox, die plaats heeft moeten maken voor LED, aangeboden als bokaal en aandenken aan de gemeente.
3.2.3.
Schademasten
Objecten in de openbare ruimte raken vaak beschadigd doordat ze aangereden worden. Schade gevallen worden direct doorgegeven aan het NODR. Bij het NODR wordt de tijdrovende administratieve afhandeling van onderzoek, aangifte en aansprakelijkheidstelling overgenomen en zorgt voor een professionele schade afwikkeling met de veroorzaker of als deze niet bekend is met het waarborgfonds. Afgelopen jaar zijn er veel schades positief afgehandeld door het NODR.
3.3. Projecten Naast het reguliere beheer en onderhoud, zoals beschreven in de DVO begeleidt Bureau OVL ook projecten, voortvloeiend uit het DVO-pluspakket. Zowel in voorbereiding als in begeleiding, toezicht en directievoering. Op 1 juni 2023 is door Bureau OVL de Raamovereenkomst “Uitvoering van Projecten Openbare Verlichting” Europees aanbesteed en gegund aan contractaannemer CityTec. Deze raamovereenkomst voorziet in het in deelopdrachten uitgeven van werkzaamheden en het leveren van materialen. De deelnemende gemeenten blijven rechtstreeks opdrachtgever naar de contractaannemer en betalingsverkeer loopt ook via de lijn opdrachtgever / opdrachtnemer. De raamovereenkomst wordt veelal gebruikt om grote projecten uit te voeren zoals vervanging- en verLED-ding programma’s. Voor deze projecten hoeft er geen separate aanbesteding meer worden uitgezet. De raamovereenkomst heeft een duur van twee jaar, met de mogelijkheid om deze met twee maal een jaar te verlengen. Met deze constructie komt er een eind aan de inkoopfunctie van Bureau-OVL en de financiële afhandeling die door de boeken van Bureau OVL moest lopen, met de nodige risico’s van dien. Bureau OVL zal voor de projecten de projectvoorbereiding en -begeleiding voor haar rekening nemen, als mede de directievoering UAV. Het daarna verwerken van de revisie in het beheersysteem behoort ook tot de werkzaamheden.
2023 is dus een overgangsjaar van lopende projectactiviteiten naar deelopdrachten volgens de raamovereenkomst ”Uitvoering van Projecten Openbare Verlichting”. In 2023 had het Bureau OVL in totaal 66 projecten in behandeling. Hieronder vallen ook de projecten die al vóór 2022 zijn gestart en doorlopen in 2023, ook zijn er projecten die in 2023 zijn gestart en afgerond, dan wel overlopen naar 2024. De projecten zijn qua omvang en tijdsbesteding zeer divers. Variërend van een opdracht voor het begeleiden van het verplaatsen van enkele lichtmasten tot het adviseren en begeleiden bij (grootschalige) vervangingsprojecten. Ook het opstellen van trajecten 8
waarbij een beleidsplan, een beheersplan en een uitvoeringsplan worden uitgewerkt, wordt via projecten (DVO+) uitgevoerd. In totaal is er via BOVL in 2023 € 1.089.480, - aan projecten uitgevoerd, opgeleverd en afgerekend. Er worden door gemeenten ook projecten in opdracht gegeven aan derden, bijvoorbeeld aan projectontwikkelaars. Bureau OVL is hierbij niet betrokken, noch in de voorbereiding noch in toezicht. Voordat de revisie in het beheersysteem verwerkt kan worden en het project in beheer genomen, zal het project opgeleverd moeten worden volgens een opgesteld opleverprotocol. Deze activiteiten brengen kosten met zich mee, waar niet altijd rekening mee is gehouden. Als een project niet in het beheersysteem is verwerkt kan er ook geen storing worden gemeld, wat soms tot ongewenste en vervelende situaties kan leiden.
9
4. Paragrafen 4.1. Bedrijfsvoering 4.1.1.
Organisatie
Personeel De personele bezetting bestond op 1 januari 2023 uit 6,20 fte vaste medewerkers. Vanaf 15 maart is er een extra medewerker ingehuurd voor 16 uur per week om de lopende projectzaken af te ronden en een goede start te geven aan de “nieuwe” contractaannemer voor de raamovereenkomst. Ook voor de uitvoering van activiteiten die te maken hebben met de oplevering van de zogenaamde “derden” Projecten. Personele wijzigingen Er hebben zich in 2023 geen personele mutaties voorgedaan, de vacature voor Beheer (IV’er) staat nog steeds open. Deze functie voor 0,5 fte blijkt moeilijk in te vullen evenals de 0,5 fte voor administratief medewerker Beheer. In 2023 heeft er wel een herverdeling van taken plaats gevonden, waarbij een medewerker van beheeractiviteiten is aangesteld om alle financieel administratieve taken op zich te nemen. Het Algemeen Bestuur heeft de heer T. Boerman benoemd als intern controller, conform de nieuwe wet op accountancy. In deze wet wordt bepaald dat een Algemeen Bestuur zelf een verklaring afgeeft voor rechtmatigheid en de accountant zal hierover een verklaring afgeven voor getrouwheid. T. Boerman heeft ook meegewerkt aan de professionalisering van de administratieve systemen en rapportages. Hij is op afroep beschikbaar. De HR zaken worden begeleid door Interim-HR adviseur, mevrouw R. de Bruin.
In 2023 hebben er periodiek personeelsgesprekken en verzuimgesprekken plaatsgevonden. R. de Bruin is op afroep beschikbaar. In onderstaand schema is deze wijziging gevisualiseerd. 1 januari 2023 Algemeen manager Team Beheer Team Projecten Totaal
31 december 2023 Algemeen manager Team Beheer Team Projecten Staf Totaal
aantal medewerkers Aantal Fte Aantal 1 1,00 4 3,32 2 1,88 7 6,20
Vast
aantal medewerkers Aantal Fte Aantal 1 1,00 3 2,66 3 2,32
Vast
3 10
0,66 6,64
Fte 1 4 2 7
Aantal 1,00 3,32 1,88 6,20
Fte
Aantal
1 3 2
1,00 2,66 1,88
1 7
0,66 6,20
Inhuur Fte 0 0 0 0
0,00 0,00 0,00 0,00
Inhuur Fte 0 0,00 0 0,00 1 0,44 2 3
0,00 0,44
Personele ontwikkelingen Naast herschrijving van alle formele administratieve en juridische documenten is ook het organisatieplan van Bureau OVL geschreven, besproken en vastgesteld. In dit organisatieplan zijn ook de functiebeschrijvingen(taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) opgesteld. Deze zijn met de betreffende medewerkers doorgesproken. De functiebeschrijvingen zijn aangeleverd aan Bureau Leeuwendaal om via de HR21 systematiek de functies te wegen en de bijbehorende salarisschalen te bepalen.
10
Personele ontwikkelingen zijn ingevuld via het reeds in 2022 ingezette TMA traject en is eind 2023 afgerond. Daarnaast is er ook goed gebruik gemaakt van mogelijkheden tot permanente educatie via SkillsTown en separate training- en opleiding mogelijkheden binnen Bureau OVL. Het is mooi om te zien dat er flinke stappen zijn gezet in de teamcommunicatie en onderlinge samenwerking. Doordat iedereen wel eigenaarschap heeft over een item binnen Bureau OVL is de gemotiveerdheid van de medewerkers sterk gegroeid. Met de gemeente Papendrecht is overeenstemming bereikt voor wat betreft de inzet van een “Vertrouwenspersoon”, daarnaast heeft Bureau OVL een overeenkomst gesloten met de VNG voor de aansluiting bij de “Landelijke Klachten Commissie Ongewenst Gedrag”. Installatie Verantwoordelijkheid Er is samen met de gemeenten een verklaring opgesteld dat het IV-schap nog niet uitgevoerd kan worden binnen Bureau OVL. Uit de steekproeven is naar voren gekomen dat het areaal niet volledig voldoet aan de gestelde eisen. Het is noodzakelijk om de installatie binnen acceptabele tijd te laten voldoen aan de vigerende normen en veiligheidsvoorschriften. In 2023 is hiervoor in samenspraak met de beheerders van de gemeenten, een plan van aanpak opgesteld en worden afspraken gemaakt hoe er wordt omgegaan met de verantwoordelijkheid.
De gemaakte afspraken zijn vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. De reden dat de installatie op dit moment nog niet volledig voldoet is, dat op meerdere locaties (voornamelijk eerder opgeleverde nieuwbouwlocaties) de aardedraad in de lichtmast ontbreekt of niet is aangesloten. De verantwoordelijkheid voor het aanbrengen van deze aardedraad lag en ligt bij de installateur van de lichtmast, maar is dus niet overal uitgevoerd. Echter, zodra de lichtmast is overgedragen aan de gemeente, ligt de verantwoordelijkheid voor de installatieveiligheid bij die gemeente. Voorheen was het de voorwaarde dat bij overdracht de verlichtingsinstallatie brandend werd opgeleverd en voorzien van de volledige revisiegegevens van de geplaatste installatie. Vanaf heden wordt, voordat de oplevering van de verlichtingsinstallatie plaatsvindt, op locatie door Bureau OVL gecontroleerd of de installatie voldoet volgens een nieuw opgesteld opleverprotocol. Hiermee zorgen we dat de installaties zorgvuldig en veilig overgenomen kunnen worden. ICT Een goede provider en ICT manager is voor het goed functioneren van Bureau OVL een must. Het onderhoud van alle ICT datasystemen worden al enkele jaren tot tevredenheid uitgevoerd door de firma Proxsys. Zij zorgen voor het goed functioneren van ons systeem in de Cloud en voor een adequate beveiliging tegen hackers en ongewild dataverlies en zijn AVG-proof.
Met hen is een onderhoudscontract afgesloten, waarbij de medewerker ook gebruik kan maken van de helpdesk. De in 2022/2023 geïnstalleerde koppeling tussen meldsysteem FIXI en beheersysteem Moon3 via een API werken tot volle tevredenheid van de gemeenten Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-IdoAmbacht en Gorinchem. Deze koppeling maakt het werken effectiever, de communicatie naar de bewoners zal hierdoor sneller en adequaat plaats vinden. Met alle drie de gemeenten is er een verwerkingsovereenkomst opgesteld en ondertekend. Er is met grote regelmaat overleg met de firma Montad over mogelijke aanpassingen van het beheersysteem MOON. Er wordt met dit systeem intensief gewerkt en regelmatig komen er issues voor die verbetering of vereenvoudiging behoeven. De verbetervoorstellen moeten leiden tot een goed beheersysteem, waar zowel de beheerder zijn informatie goed uit kan halen, de medewerker van Bureau OVL grip blijft houden op de handelingen van de aannemer en deze ook toetsen aan het contract. Daarnaast moet het kunnen zorgen voor een snelle en duidelijke afwikkeling van de storingen en calamiteiten.
11
Financiën Om meer scheiding te kunnen maken tussen DVO en DVO+ werkzaamheden wordt er een heldere verdeling van kosten opgesteld, zodat de jaarlijkse bijdrage van de gemeenten ook daadwerkelijk worden gebruikt voor de DVO activiteiten. Daardoor wordt ook zichtbaar hoeveel uren er declarabel gemaakt moeten worden, om een projectteam in de lucht te kunnen houden. Zo draagt iedere gemeente zelf de lasten van een door hen in opdrachtgegeven project (DVO+) activiteit. Historie leert dat er in het verleden te weinig is gefactureerd, te laat is gefactureerd of helemaal niet is gefactureerd op de projecten. Hierop wordt momenteel nog een inhaalslag gemaakt om alle kosten te registreren en te bewaken. Na de komst van de raamovereenkomsten lopen er ook geen geldstromen meer door de boeken van Bureau OVL. Om deze scheiding ook goed te kunnen onderbouwen ontwikkelt BOVL samen met Verstegen een projectadministratie, zodat ook de kosten- en opbrengstenbewaking een vast onderwerp wordt op bouwvergaderingen, projectenoverleg en beheerdersbijeenkomsten. Declarabele uren en andere kosten worden maandelijks gefactureerd. Zo moet BOVL meer grip krijgen op de financiële stromen. Het is gebleken dat, om dit goed ingeregeld te krijgen, dit nog een hele uitdaging is. In 2023 is dit verder geoptimaliseerd.
De financiële huishouding is met de komst van de beide raamovereenkomsten minder complex, omdat de betalingen dan rechtstreeks tussen contractanten en gemeenten loopt. De financiële risico’s worden voor Bureau-OVL dan ook flink gereduceerd. Proces Voor de oprichting van Bureau Openbare Verlichting in 2011 is een Gemeenschappelijke Regeling opgericht met de huidige zes deelnemende gemeenten. In het GR-statuut is beschreven hoe partijen zich aan elkaar verbinden. Een verdere uitwerking van artikelen uit dit statuut zijn eveneens opgesteld conform de richtlijnen uit 2011. Door de jaren heen zijn deze nooit aangepast of geactualiseerd. Met de komst van een nieuwe manager was dit een mooi moment om alle documenten eens tegen het licht te houden en te actualiseren. Mede ingegeven om alle deelnemende gemeenten weer bewust te maken van de doelstelling en afspraken die er ooit door de gemeenten zijn gemaakt. Door nieuwe of veranderende wetgeving zoals de wet op Gemeenschappelijke Regeling, de Wet Open Overheid, Archiefwet, GRKOOP, nieuwe Accountancyregelingen op rechtmatigheidscontrole, maar ook de regelementen van Provinciaal toezicht is er sinds 2011 veel veranderd. Er is in 2022 en 2023 hard gewerkt om alle documenten op orde te krijgen conform de huidige regelgeving en werkwijze van een Gemeenschappelijke Regeling.
In een extra geplande vergadering van het Algemeen Bestuur op 15 maart 2023 zijn alle herschreven documenten besproken en vastgesteld. Alle herschreven documenten passen nog steeds binnen de statuten van de Gemeenschappelijke Regeling. Hierbij een opsomming van herschreven beleidsdocumenten, waarbij ondersteuning en advies is verkregen via TB-Finance, Gemeente Papendrecht (afdeling F&C) en de accountant van Verstegen. Door de juristen van Molenlanden en van Drechtsteden is de rechtmatigheid getoetst. • Financiële Verordening 2023 • Financieringsstatuut 2023 • Controle verordening 2023 • Normenkader 2023 • Delegatiebesluit AB-DB 2023 • Mandaatbesluit DB-Algemeen Manager 2023 • Regeling Archiefbeheer 2023 • Uittreedregeling Bureau OVL 2023 • De Dienstverleningsovereenkomst 2023 (DVO) en Dienstencatalogus pluspakket (DVO-plus) De gewijzigde Wet Gemeenschappelijke Regelingen is op 1 juli 2022 van kracht geworden. Daarom is ook het statuut van Bureau OVL aangepast en ter beoordeling aangeboden aan de colleges van de deelnemende gemeenten voor de mogelijkheid om hierop een zienswijze in te dienen. Enkele 12
gemeenten hebben aangegeven af te zien van het geven van een zienswijze. De Herziene Gemeenschappelijke Regeling moet per 1 juli 2024 door de raden zijn vastgesteld en gepubliceerd. ARBO In 2023 heeft er geen vervanging van het meubilair plaatsgevonden. Omdat de gehele inrichting van het kantoor gedateerd en versleten is en niet meer voldoet aan de huidige regelgeving wordt er gewerkt aan een kredietaanvraag om in 2024 het kantoor een gehele opfrisbeurt te geven met andere vloerbedekking, verlichting en een moderne inrichting. Dit is noodzakelijk om mensen gezond te houden maar ook om te blijven voldoen aan de Arbowetgeving. CROW 400 In 2023 zijn er veel gesprekken geweest met ODRU, OZHZ, Milieudiensten van gemeenten en veiligheidsadviseurs. Er is nadrukkelijk gekeken om de hoge kosten van milieukundig bodemonderzoek op een andere, effectievere manier aan te vliegen, waarbij de kosten ook sterk reduceren. Er is aansluiting gezocht met de Stedin Bodemdesk om te onderzoeken of er mogelijkheden zijn om aansluiting te krijgen op hun systeem. Er is gediscussieerd over de veranderingen in de omgevingswet per 01-01-2024 en de mogelijkheden die dat biedt voor een andere werkwijze. Afgelopen jaar heeft geleerd dat er veel verschillende interpretaties zijn op de toepassing van de CROW 400 en de bodemwet.
Er zijn flink wat stappen gezet in de positieve richting door een reeds ontstane samenwerkende groep mensen. De verwachting is dat in Q1-2024 er een definitieve werkwijze is bepaald en vastgesteld, welke aanzienlijke kostenvermindering met zich mee zal brengen.
4.1.2.
Ontwikkelingen
CityTec B.V. Op 1 juni 2023 kreeg CityTec via een Europese aanbesteding de raamovereenkomst “Uitvoering Projecten Openbare Verlichting” gegund. Sinds 1 april 2022 was CityTec al contractaannemer voor de raamovereenkomst calamiteiten en storingenbeheer. Met deze twee overeenkomsten zijn de werkzaamheden mogelijk efficiënter aan te pakken. In 2024 wordt er gestart met één gezamenlijk projectteam voor de uitvoering van beide bestekken. Er wordt wel nadrukkelijk een gescheiden administratie gevoerd. Wekelijks vinden er uitvoering- en planning overleggen plaats met het team van CityTec. Daarnaast is er intensief overleg met het managementteam. Hoewel het intern bij CityTec nog wel rommelt, zit de uitvoering niet stil. Het aantal niet brandende lichtobjecten is sterk gereduceerd, alsook de klachten van bewoners. In 2023 zijn er nauwelijks klachten geweest vanuit bewoners, raden en/of wethouders. Er wordt voortdurend gewerkt aan een goede performance van de dienstverlening. Klachten worden serieus genomen en zo snel als mogelijk verholpen. Raamovereenkomst Uitvoering Projecten Openbare verlichting Begin 2023 is er een Raamovereenkomst opgesteld voor het uitvoeren van projecten. Om te komen tot een rechtmatige aanbesteding is er door alle deelnemende gemeenten een handtekening gezet op de aanbestedingsuitvraag en op de gunningbrief.
Bureau OVL heeft geen mandaat om voor deze aanbesteding als opdrachtgever namens de gemeenten op te treden. Vanuit de raamovereenkomst worden deelopdrachten per gemeente gedefinieerd. De opdrachtbrieven hiervoor en de geldstromen lopen ook rechtstreeks tussen opdracht gevende gemeente en de contractaannemer. Evenals de raamovereenkomst Instandhouding kwam deze raamovereenkomst ook tot stand door samenwerking met diverse gemeenten. Alle beheerders en projectleiders kregen de mogelijkheid om mee te praten en mee te lezen. Dankzij de ondersteuning vanuit Papendrecht, Hardinxveld13
Giessendam en Hendrik-Ido-Ambacht (Inkoop JKC Drechtsteden) kwam de overeenkomst definitief tot stand. De Raamovereenkomst is via Europese aanbesteding op EMVI gegund. De inschrijvers dienden naast hun inschrijfbedrag, ook een Plan van Aanpak en een (korting)prijzenlijst voor inkoop materialen in te leveren. Na de inschrijving vonden er interviews plaats met de inschrijvers. De interviews werden bijgewoond door medewerkers BOVL, enkele beheerders en projectleiders, inkoper en aanbestedingsadviseur.
4.2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing In de financiële verordening is in artikel 11, lid 1 opgenomen dat het gewenste weerstandsvermogen in de vorm van een algemene reserve 30% dient te bedragen van het totaal aan gemeentelijke bijdragen per lichtobject over het jaar t-1 afgerond naar boven op eenheden van € 1.000. Over het jaar 2022 (jaar t-1) bedroeg de bedoelde gemeentelijke bijdrage € 549.851. Het gewenst weerstandsvermogen per ultimo van het boekjaar bedraagt dan € 165.000. Het werkelijke weerstandsvermogen in de vorm van de algemene reserve is € 156.000. Daarmee is het gewenste niveau vrijwel bereikt. Blijkens artikel 11, lid 2 van de financiële verordening dient het bepaalde weerstandsvermogen ter dekking van de: - Algemene risico’s - Risico’s als gevolg van ziekteverzuim en overige personele verplichtingen - Risico’s in verband met projectmatige activiteiten - Interne financiering van investeringen Het werkelijke weerstandsvermogen moet voldoende zijn om die optredende risico’s, voorover die niet afgedekt zijn door voorzieningen of verzekeringen, op te vangen. Om hier inzicht in te krijgen zijn de risico’s in onderstaande tabel benoemd en gekwantificeerd. Vervolgens is een inschatting gemaakt van de financiële invloed (impact) die een risico kan hebben op de exploitatie. Tenslotte zijn de risico’s beoordeeld op de kans van optreden en ingedeeld in risicoklassen.
Om de impact te bepalen is uitgegaan van de percentages 10, 25 en 50. Voor de risicoanalyse zijn 3 risicoklassen gehanteerd en wel 80%, 50% en 25%. Risico
Bedrag
Impact 80%
Ontstaan van vacatures Achterblijvende omzet plustaken Dekkingsverlies op overhead Ziekteverzuim en personele verplichtingen
Interne financiering investeringen Algemene risico's Totaal Beschikbaar weerstandsvermogen Tekort aan weerstandsvermogen
631.000 362.000 43.440 50.000
20.000 20.000
25% 50% 50% 25%
Kans 50%
Totaal 25%
78.875 45.250 5.430 3.125
78.875 45.250 5.430 3.125 132.680 20.000 20.000 172.680 156.406 16.274
14
Ontstaan van vacatures De grootste kostencomponent is de personeelskosten. Het belangrijkste risico is het niet kunnen invullen van vacatures als die ontstaan. De arbeidsmarkt is van dien aard dat invulling van een vacature zondermeer niet vanzelfsprekend is. Het risico bestaat dat genoegen moet worden genomen met een medewerker die (nog) niet over de juiste competenties beschikt. Dat kan een risico vormen voor de kwaliteit van de dienstverlening. Wanneer de vacature noodgedwongen moet worden ingevuld met inhuur kan in financiële zin een risico optreden. Uitgegaan is van het geraamde bedrag aan personeelskosten in 2024 en een impact van 25%. De kans dat het risico zich voordoet wordt geschat op 50%. Achterblijvende omzet plustaken De gemeenten zijn niet verplicht plustaken af te nemen. Het risico bestaat dat de geraamde omzet niet wordt gerealiseerd. Indien dat zich voordoet ontstaat een dekkingstekort op de personeelskosten. Uitgegaan is van de geraamde omzet 2024 en een impact van 50%. De kans dat het risico zich voordoet wordt geschat op 25%. Dekkingsverlies op overhead De plustaken dragen bij aan dekking van de overhead. De bijdrage bedraagt 12% van die omzet. Het risico is gerelateerd aan het vorige item. De impact en de kans zijn derhalve ook respectievelijk 50% en 25%.
Ziekteverzuim en personele verplichtingen Kosten van ziekteverzuim en doorlopende personele verplichtingen zijn een regulier bedrijfsrisico. Dit risico wordt ingeschat op € 50.000 met een impact en kans van beide 25%. Interne financiering investeringen Bureau OVL beschikt niet over kredietfaciliteiten. Investeringen moeten daardoor met eigen middelen gefinancierd worden. Er wordt rekening gehouden met een jaarlijks benodigd bedrag van € 20.000. Algemene risico’s Voor restrisico’s die zich kunnen voordoen wordt een bedrag aangehouden van € 20.000.
4.3. Financiering De financieringsfunctie omvat het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden, het te allen tijde zorgen voor voldoende liquide middelen en het daarbij afdekken van met name rente- en kredietrisico’s. Per 31-12-2023 bedraagt het tegoed aan liquide middelen bij de Rabobank € 220.040,95. Alle financiële transacties gaan via het administratiekantoor Verstegen naar de Rabobank. De kredietkwalificatie (= double A) van de Rabobank voldoet aan de norm van het financieringsstatuut. Bureau OVL beschikt niet over kredietfaciliteiten en heeft geen leningen o/g en u/g.
4.4 Rechtmatigheid In de rechtmatigheidsverantwoording is aangegeven dat er begrotingsonrechtmatigheden zijn geconstateerd maar dat deze wel voldoen aan het besluit dat het bestuur omtrent begrotingsonrechtmatigheden heeft genomen. Het betreft concreet de lasten die voortvloeien uit de hogere omzet dan geraamd. Door problemen bij de aannemer van het onderhoudscontract heeft Bureau Openbare Verlichting in boekjaar 2022
15
uitvoering van lopende projecten overgenomen. Daarmee zijn noodzakelijker wijs ook financiële stromen via Bureau Openbare Verlichting gaan lopen in plaats van rechtstreeks van de aannemer naar de gemeenten. In 2023 is een projectenbestek op de markt gebracht door de deelnemende gemeenten in de Gemeenschappelijke Regeling. Daarmee is een einde gekomen aan de situatie die ontstond bij de problemen bij de aannemer. Eind 2023 zijn vrijwel alle hiervoor bedoelde projecten afgewikkeld. Projecten die onder het nieuwe bestek door gemeenten in opdracht worden gegeven bestaan uit twee onderdelen. De opdracht voor het werk wordt rechtstreeks verstrekt aan de aannemer. De opdracht voor voorbereiding, projectleiding en directievoering wordt door de gemeente verstrekt aan Bureau Openbare Verlichting. Dat betekent dat de omzet van Bureau Openbare Verlichting in 2024 aanzienlijk lager en overzichtelijker zal worden dan in 2023. Het tijdig onderkennen en rapporteren van begrotingsafwijkingen zal daarmee sterk verbeteren. Daarnaast zal in 2024 in de financiële verordening worden vastgelegd op welke wijze wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden.
16
5. Programmaverantwoording 5.1. Staat van baten & lasten + Balans en toelichtingen
17
18
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BUREAU OPENBARE VERLICHTING te HARDINXVELD-GIESSENDAM Toelichting op de balans per 31 december 2023 2023 €
2022 €
Materiële vaste activa met economisch nut Cumulatieve aanschafwaarde per 1 januari Cumulatieve afschrijvingen per 1 januari
66.638 21.713
32.337 10.611
Boekwaarde per 1 januari
44.925
21.726
Mutatie boekjaar: investeringen desinvesteringen afschrijvingen afschrijving desinvesteringen
1.538 -3.147 -16.388 3.147
34.301 -11.102 -
-14.850
23.199
Cumulatieve aanschafwaarde per 31 december Cumulatieve afschrijvingen per 31 december
65.029 34.954
66.638 21.713
Boekwaarde per 31 december
30.075
44.925
31-12-2023 €
31-12-2022 €
150.320 150.320
127.781 127.781
-
-
In bijlage 1 is een gedetailleerd overzicht opgenomen.
Vorderingen Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Voorziening
Overige vorderingen
19
Toelichting op de balans per 31 december 2023 (vervolg)
Liquide middelen Rabobank, rekening-courant Rabobank, spaarrekening Kas
Overlopende activa Nog te factureren omzet Nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen
31-12-2023 €
31-12-2022 €
136.179 83.862 4
567.528 4
220.045
567.532
128.024 884 -
113.276 60.697
128.908
173.973
Overige mutaties 65.965 -
Boekwaarde 31-12-2023 156.406 53.796
Vaste passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:
Algemene reserve Gerealiseerde resultaat
Bestemming resultaat Boekwaarde vorig 31-12-2022 boekjaar Toevoeging Onttrekking 53.000 37.441 37.441 -37.441 53.796 -
Bestemmingsreserves:
Handboek Installatieverantwoordelijkheid
47.000 16.678 2.287
-
-
-
-47.000 -16.678 -2.287
-
Totaal
156.406
-
53.796
-
-
210.202
Interne financiering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering
Middels een bestuursbesluit is het eigen vermogen in 2023 geherschikt. De bestemmingsreserves zijn hierbij overgeheveld naar de algemene reserve. Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar 31-12-2023 €
31-12-2022 €
Overige schulden
189.920
212.797
Overlopende passiva Vooruitgefactureerde omzet Nog te betalen kosten
129.226
337.733 207.275
129.226
545.008
20
Niet in de balans opgenomen verplichtingen Vennootschapsbelastingplicht vanaf 2016 Sinds 1 januari 2016 is de Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen van kracht. Wij zijn in overleg getreden met de belastingdienst en hebben met succes een beroep gedaan op objectvrijstelling samenwerkingsverbandvrijstelling. Dit betekent dat wij niet aangifteplichtig zijn voor de vennootschapsbelasting. Gemeenschappelijke regeling Bureau Openbare verlichting is een Gemeenschappelijke Regeling (GR) waar aan 6 gemeenten deelnemen. Zij hebben hun overheidstaak op het gebied van beheer en onderhoud van de openbare verlichting in de GR samengebracht. Die activiteit is voor alle deelnemende gemeenten identiek en wordt aangeboden tegen kostprijs. De kostprijs wordt uitgedrukt in een tarief per lichtmast en naar evenredigheid van het aantal masten aan de betreffende gemeente in rekening gebracht. We spreken hierbij over "het basispakket". Daarnaast is het mogelijk dat gemeenten diensten afnemen op het gebied van ontwerp en directievoering bij projecten voor openbare verlichting. Bijvoorbeeld uitbreidingsplannen of vervangingsplannen. Die diensten worden op regiebasis uitgevoerd tegen een vast tarief per activiteit. We spreken her over "het pluspakket".
Door de invoering van de Wet modernisering vennootschapsbelasting overheidsondernemingen heeft het bestuur van de GR in november 2015 een verdienmodel opgesteld. Hierin is beschreven op welke wijze administratie wordt gevoerd om tot een objectieve en transparante resultaatbepaling van de twee diensten te komen. De directe kosten worden daarbij direct toegerekend aan de diensten op de beschreven wijze. Voor de indirecte kosten hebben wij een standpunt ingenomen van toerekening. De indirecte kosten worden geadministreerd onder het basispakket. Het pluspakket draagt bij aan het totaal van de indirecte kosten door een opslag van 12% van de omzet die verkregen is door de personeelskosten te vermenigvuldigen met 100/88 ste Op deze wijze wordt een bestendige en objectieve gedragslijn toegepast. Huurverplichtingen Er bestaat een huurverplichting ter grootte van ongeveer € 24.000 per jaar.
21
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BUREAU OPENBARE VERLICHTING te HARDINXVELD-GIESSENDAM Toelichting op de staat van baten en lasten over 2023
BATEN Gemeentelijke bijdragen lichtpunten Projecten Omzet beheer Overige
Begroting 2023 €
Realisatie 2023 €
Realisatie 2022 €
608.110 965.100 10.000 -
608.472 1.079.633 59.424 61.364
549.851 1.163.556 204.676 -
1.583.210
1.808.893
1.918.083
Toelichting: De hoge baten zijn het gevolg van hogere projectopbrengsten, doordat Bureau OVL vanaf 1 juli 2021 de benodigde materialen zelf inkoot en daarna direct afrekent met de gemeenten, inplaats dat de aannemer zelf inkoopt en dit rechtstreeks afrekent met de gemeente. Vanaf 1 juli 2023 is er een raamovereenkomst üitvoering Projecten OVL"Europees aanbesteed, waardoor de financiele transacties rechtstreeks plaatsvinden tussen aannemer en de gemeenten. De personeelskosten die volgens het DVO PlusPakket declarabel zijn, zorgen voor hogere baten.
LASTEN Projectlasten Projecten (materialen en uren) Inkoop extra diensten gemeenten Nieuwe aansluitingen Diversen
567.000 59.924 86.856 56.000
827.447 28.895 80.687 15.747
950.338 99.772 120.595 20.610
769.780
952.776
1.191.315
Toelichting: De hogere projectlasten in 2023 werden veroorzaakt doordat Bureau-OVL materialen had ingekocht, omdat de aannemer zelf geen materialen kon inkopen. Er waren dat jaar tevens meer aansluitingen gemaakt door Stedin. Personeelskosten ten laste van projecten zijn ook op projectkosten geboekt. Personeelslasten Brutolonen Sociale lasten Pensioenpremie Reiskostenvergoeding Inhuur personeel Overige personeelskosten
411.000 58.750 61.100 12.450 23.500 17.500
430.140 59.878 61.589 13.669 13.155
334.236 48.859 64.166 12.372 59.549 12.379
584.300
578.431
531.561
22
23
6. Grondslagen Jaarrekening 6.1. Algemeen Het boekjaar loopt van 1 januari 2023 tot 31 december 2023. De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. De structuur van de jaarrekening sluit aan bij het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en is ten opzichte van de afgelopen jaren gewijzigd naar aanleiding van de recente wijzigingen conform de hernieuwde BBV standaarden. Bureau OVL heeft één programma, twee producten en een vrij uitgebreide financiële begroting. Bij het opstellen van de jaarrekening zijn onder meer de realisatiecijfers van 2023 gebruikt. Een bijlage als genoemd in het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Hoofdstuk 1, artikel 7 lid 3c met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld ontbreekt in de jaarrekening, omdat Bureau OVL in één taakveld opereert. Tevens ontbreekt in het programmaplan de koppeling naar de beleidsindicatoren. Bureau OVL is namelijk niet makkelijk in te passen in één van de voorgeschreven taakvelden welke het ministerie BZK aangeeft. De beste match heeft de GR met het taakveld verkeer en vervoer. Ten aanzien van het taakveld verkeer en vervoer zijn de hierbij aangegeven beleidsindicatoren niet van toepassing op de werkzaamheden welke de GR uitvoert.
Derhalve zijn geen beleidsindicatoren opgenomen, maar is hiermee wel een korte uiteenzetting gemaakt omtrent het taakveld
6.2. Waarderingsgrondslagen voor de balans Algemeen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. Materiële vaste activa met economisch nut De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Er wordt een ondergrens van € 5.000 gehanteerd. Slijtende investeringen worden vanaf het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur waarbij rekening gehouden wordt gehouden met een eventuele restwaarde. De gehanteerde afschrijvingspercentages zijn als volgt: Kantoorautomatisering: 33% per jaar Beheerspakket: 20% per jaar; Kantoorinrichting: 20% per jaar. Vorderingen De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Indien van toepassing is voor verwachte oninbaarheid een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen.
24
6.3. Grondslagen voor resultaatsbepaling Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de baten en de lasten over het verslagjaar, met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. De baten en lasten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben, uitgaande van historische kosten. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het boekjaar worden opgenomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden; baten worden verantwoord als deze gerealiseerd zijn.
25
7. Wet normering bezoldigingen topfunctionarissen (WNT) De bezoldiging van de leden van de Raad van Bestuur (en overige topfunctionarissen) over het jaar 2023 is als volgt: Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling De heer M.D. Bal 1 Functie (functienaam)
Algemeen Manager
2 In dienst vanaf (datum begin functievervulling)
1-apr-22
3 In dienst tot en met (datum einde functievervulling)
heden
4 (Fictieve) dienstbetrekking?
Ja
5 Deeltijdfactor (minimaal 0,025 fte)
100%
6 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
100.329
7 Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn
16.560
8 Totale bezoldiging uit hoofde van de functie van topfunctionaris
116.889
9 Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum
223.000
Vergelijkende cijfers 2022 1 (Fictieve) dienstbetrekking?
Ja
2 Deeltijdfactor (minimaal 0,025 fte)
100%
3 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
71.439
4 Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn
12.832
5 Totale bezoldiging uit hoofde van de functie van topfunctionaris
84.271
6 Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum
162.740
Topfunctionarissen met totale bezoldiging van meer dan € 1.900
1 Functie (functienaam) 2 In dienst vanaf (datum begin functievervulling)