RV 102 Vervolgfase Onderzoek toekomstbestendige Raad- en raadsgriffie

Raadsvoorstel Vergadering

102 14 december 2021

Onderwerp Commissie Zaaknummer

Vervolgfase – aanpak en planning toekomstbestendige Raad- en Raadsgriffie Adviescommissie 7 december 2021 50447721

Gemeenteraad

Aan de gemeenteraad,

Beslispunten 1. Kennisnemen van het rapport ‘Naar een toekomstbestendige raad en raadsgriffie - Gemeente Helmond’; 2. Kennisnemen van de vervolgopdracht voor de vervolgfase ‘Voorstel aanpak en planning: Traject toekomstbestendige raad & griffie’; 3. Ervan kennisnemen dat in het 1e kwartaal 2022 een raadsvoorstel wordt aangeboden met de resultaten van de vervolgfase, de concrete voorstellen t.a.v. een toekomstbestendige raad en raadsgriffie, met een plan van aanpak en de financiering van die voorstellen

Inleiding Uw raad heeft opdracht gegeven om een (extern) onderzoek te laten uitvoeren naar de toekomstbestendigheid van de gemeenteraad en van de raadsgriffie. Dit onderzoek is uitgevoerd door onderzoek- en adviesbureau Necker van Naem. Het rapport ‘Naar een toekomstbestendige raad en raadsgriffie - Gemeente Helmond’, treft u als bijlage aan. Het rapport is een 1e stap om te komen tot een toekomstbestendige raad en raadsgriffie. Doorlopen proces Op 16 maart 2021 heeft uw raad besloten om de (uitgebreide) werkgeverscommissie opdracht te geven om onderzoek te laten doen naar een ‘Toekomstbestendige Raadsgriffie’ waarbij een plan wordt opgesteld voor een kwalitatieve en kwantitatieve Raadsgriffie in Helmond. Bij dit onderzoek diende te worden gekeken naar de ambities en wensen van de raad en de gevolgen daarvan in de ondersteuning door de Raadsgriffie. Op basis van dit raadsbesluit is door de uitgebreide werkgeverscommissie in april een onderzoeksopzet opgesteld. Deze is op 28 april aan een 5-tal onderzoeksbureaus gezonden ten einde te komen tot een oriënterende offerte. Er is door een 3-tal bureaus gereflecteerd (gevraagd uiterlijk 12 mei). 21 mei 2021 heeft de uitgebreide werkgevercommissie deze offertes beoordeeld. Besloten is om 2 bureaus uit te nodigen voor een gesprek. Op 28 mei 2021 hebben deze gesprekken plaatsgevonden.

Naar aanleiding van deze gesprekken is aan het bureau Necker van Naem gevraagd een uitgebreide offerte uit te brengen. Deze is op 11 juni 2021 goedgekeurd door de uitgebreide werkgeverscommissie, waarna Necker van Naem het onderzoek is gestart (maanden juni t/m september). Onderdelen van het onderzoek zijn: gesprekken met raadsfracties, college, Griffie, ambtelijk apparaat; deskresearch (analyse bestaande documenten); benchmark; presentatie voorlopige bevindingen en verdiepingsbijeenkomsten raad; uitwerking conclusies en aanbevelingen; toetsing bij de uitgebreide werkgeverscommissie. Een eerste opzet voor het rapport is begin oktober 2021 aangereikt. Daarna heeft een aantal gesprekken plaatsgevonden om het rapport te vervolmaken (ontbrekende onderdelen toevoegen, voorzien van adviezen, onjuistheden verbeteren). Op 2 november is het rapport opgeleverd door Necker van Naem. Argumenten De opgeleverde analyse en aanbevelingen in het rapport van Necker van Naem bieden nog niet in alle opzichten de gewenste scherpte en concreetheid die nodig is om te komen tot een toekomstbestendige raad en raadsgriffie. De informatie over de concrete wensen en verwachtingen van de raad ten aanzien van zijn ondersteuning, dient nader te worden ingevuld. Het is wenselijk dat de adviezen uit het rapport van Necker van Naem worden omgezet in scherpe aanbevelingen. M.a.w.

welke besluiten kunnen er genomen worden en welke acties moeten volgens de raad direct worden opgepakt; welke hebben meer tijd nodig. Het is wenselijk dat er inzicht komt in de te zetten vervolgstappen om nog in deze raadsperiode tot besluitvorming te komen. Voorts is het wenselijk om deels ook al tot het doorvoeren van een aantal wenselijke aanpassingen te komen c.q. de implementatie hiervan. Het is vanzelfsprekend niet de bedoeling werk over te doen. Er ligt een analyse van Necker van Naem. Er zullen op concretisering gerichte vervolgstappen gezet worden, gebruik makend van de reeds beschikbare informatie. Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 3

De uitgebreide werkgeverscommissie acht het niet verstandig dat zij, dan wel de raadsgriffie, deze vervolgfase op zich neemt. Het leek goed hiervoor opdracht te geven aan iemand die wat verder afstaat van raad en raadsgriffie, maar wel met zeer veel kennis en ervaring t.a.v. het proces waarin we zitten. De uitgebreide werkgeverscommissie heeft de heer Jasper Loots gevraagd hiertoe een voorstel te doen. Hij heeft ruime ervaring met vergelijkbare implementatietrajecten. In zijn voorstel, dat als bijlage hierbij gaat, zijn de noodzakelijke vervolgstappen en planning opgenomen. Dit voorstel is door de uitgebreide werkgeverscommissie op 19 november jl. geaccordeerd. E.e.a. moet er in resulteren dat in het 1e kwartaal 2022 aan u een raadsvoorstel wordt aangeboden met de resultaten van de vervolgfase, de concrete voorstellen – m.i.v. de meer concrete voorstellen uit het rapport van Necker van Naem – ten aanzien van een toekomstbestendige raad en raadsgriffie, met een plan van aanpak en de financiering van die voorstellen. Planning De komende maanden (november – februari) zal gewerkt worden aan het voorbereiden van de besluitvorming en het opstellen van een plan van aanpak. Financiën De kosten van deze vervolgfase tot aan de verkiezingen bedragen 5.875,- euro. Deze zullen worden betrokken bij de 1e Bestuursrapportage 2022.

Vervolg De resultaten van de vervolgfase, de concrete voorstellen t.a.v. een toekomstbestendige raad en raadsgriffie met een plan van aanpak en de financiering van die voorstellen, zullen te zijner tijd aan uw raad voorgelegd worden. E.e.a. laat onverlet dat vanuit uw raad in dit kader, maar ook separaat, voorstellen ter verbetering van o.a. werkwijzen, procedures of efficiëntie gedaan kunnen worden.

De uitgebreide werkgeverscommissie de voorzitter dhr, .J.H.J.M. Roefs

de griffier mr. J.P.T.M. Jaspers

Bijlagen: - Rapport ‘Naar een toekomstbestendige raad en raadsgriffie - Gemeente Helmond’ (Necker van Naem) - Voorstel aanpak en planning: Traject toekomstbestendige raad & griffie (Jasper Loots)

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 2 van 3

Raadsbesluit Vergadering

102 14 december 2021

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gelet op de artikelen van de Gemeentewet; gelet op het voorstel van de uitgebreide werkgeverscommissie;

Besluit: 1. Kennisnemen van het rapport ‘Naar een toekomstbestendige raad en raadsgriffie - Gemeente Helmond’; 2. Kennisnemen van de vervolgopdracht voor de vervolg fase ‘Voorstel aanpak en planning: Traject toekomstbestendige raad & griffie’; 3. Ervan kennisnemen dat in het 1e kwartaal 2022 een raadsvoorstel wordt aangeboden met de resultaten van de vervolgfase, de concrete voorstellen t.a.v. een toekomstbestendige raad en raadsgriffie, met een plan van aanpak en de financiering van die voorstellen.

Besloten in de vergadering van 14 december 2021. De raad voornoemd, de voorzitter

Gemeenteraad van Helmond

de griffier

Blz. 3 van 3