RV 083 Wensen en bedenkingen procedure inzake deelname MRE aan BIZOB

Raadsvoorstel Vergadering

83 16 november 2021

Onderwerp Portefeuillehouder Afdeling College besluit Commissie Zaaknummer

Wensen en bedenkingen procedure inzake deelname MRE aan BIZOB G.L.C.C. van den Waardenburg AOG, BJO, COM, FIN en IVA 28 september 2021 Adviescommissie 19 oktober 2021 50718148

Gemeenteraad

Aan de gemeenteraad,

Beslispunten Geen wensen of bedenkingen in te brengen ten aanzien van het voornemen van de Metropoolregio Eindhoven om deel te nemen in de Stichting Bureau Inkoop Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB).

Inleiding De MRE heeft het voornemen om toe te treden tot de Stichting Bureau Inkoop Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB). Een besluit daartoe zal op 15 december 2021 aan het Algemeen Bestuur MRE worden voorgelegd dat terzake het bevoegde orgaan is. Art 31 (a) van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen bepaalt dat een dergelijk besluit niet wordt genomen dan nadat de raden van de deelnemende gemeenten een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam te brengen. De Gemeenschappelijke Regeling MRE kent een overeenkomstige bepaling en verbindt hieraan een periode van tenminste 2 maanden. Het voornemen komt neer op continuering omdat de MRE nu al een dienstverleningsovereenkomst heeft met BIZOB, waar al veel MRE gemeenten lid van zijn. De Stichting BIZOB regelt voor 35 gemeenten en publieke instellingen in de regio de inkoop, aanbestedingen, contractmanagement en – beheer voor het sociaal domein, openbare ruimte, bedrijfsvoering en ICT. De gemeenten Helmond en Eindhoven zijn niet aangesloten bij BIZOB omdat zij deze bedrijfsvoeringstaken in eigen beheer uitvoeren. De overige 19 gemeenten in Zuidoost Brabant hebben die deskundigheid niet in hun organisatie en zijn lid van BIZOB, evenals enkele gemeenten buiten de regio.

Voorts behoren Brainport Development, de GGD, de Veiligheidsregio en de Omgevingsdienst tot de aangesloten instellingen. Beoogd effect Voor de MRE, inkopen en aanbestedingen die conform de wettelijke bepalingen verlopen en die tot de gewenste resultaten leiden op het gebied van prijs en kwaliteit. Door deel te nemen in BIZOB wordt gebruik gemaakt van gespecialiseerde inkopers. Voor Helmond, geen bezwaar (wensen en bedenkingen) in te brengen tegen de deelname van MRE aan BIZOB. Argumenten 1.1 De MRE is autonoom in haar bedrijfsvoering Het Dagelijks Bestuur heeft de interne regels voor inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken, met inachtneming van Europese regelgeving omtrent aanbesteding en de Aanbestedingswet 2012, vastgelegd in het Besluit Inkoop en Aanbesteding Metropoolregio Eindhoven 2018. Dit beleid blijft in stand. Indien om redenen van proportionaliteit moet worden afgeweken van dit beleid, wordt het besluit om af te wijken met motivering voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur. Gemeenten zijn dus niet betrokken bij de toepassing van het aanbestedingsbeleid (wel op inhoud, niet op proces). Inschakeling van BIZOB draagt bij borging van de juiste toepassing van de interne regels en aan een objectieve motivering indien hiervan moet worden afgeweken.

1.2 Door deelname aan BIZOB verbetert de kwaliteit van de bedrijfsvoering De kleine MRE-organisatie beschikt niet over een zelfstandige inkoopfunctie. Door aan te sluiten bij BIZOB voorziet de MRE zich van specialistische inkoopbegeleiding en kan de MRE via BIZOB aanhaken bij inkopen en aanbestedingen van andere partijen in de regio. Hierdoor bereikt de MRE:

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 3

   

Professionalisering van het inkoopproces en samenwerking in de regio; Betere condities en lagere inkoopkosten door schaalvoordelen; Verbeterde specificaties, verkorten van levertijden, een betere positie ten opzichte van leveranciers en toegang tot brede inkoopexpertise; Continuïteit in de bedrijfsvoering op dit onderdeel.

1.3 De ervaringen van de MRE met BIZOB zijn positief De MRE heeft momenteel al een dienstverleningsovereenkomst met BIZOB. Dit is zo vanaf 2019 en de inzet van BIZOB is naar tevredenheid. 1.4 Het is noodzakelijk dat de MRE deze keuze nu maakt De dienstverleningsovereenkomst met BIZOB loopt per 1 januari 2022 af. Uit het toegestuurde voornemen blijkt dat deze DVO tijdelijk was en ongebruikelijk voor BIZOB. Het is voor BIZOB niet wenselijk om dit construct te continueren. Om van BIZOB gebruik te kunnen blijven maken dient de MRE nu toe te treden tot BIZOB. Kanttekeningen 1.1 Deelname aan BIZOB brengt voor MRE verplichtingen met zich mee. De belangrijkste verplichtingen voor de MRE zijn:  Zoveel als mogelijk samenwerken met BIZOB bij de uitvoering van de inkoop- en aanbestedingstaken (op grond van de Aansluitovereenkomst);  Het afnemen van de in het jaarplan opgenomen dagen tegen de dagvergoeding (ter illustratie: in 2021 gaat het om 15 dagen tegen € 646 per dag);  Het naar rato (15 / 7.000 deel) opvangen van een eventueel exploitatietekort van BIZOB. Volgens het voornemen zal de MRE aan deze verplichtingen voldoen en is het risico wat betreft een exploitatietekort – dat zich sinds de oprichting nooit heeft voorgedaan- beperkt. Financiën Het lidmaatschap van BIZOB en afname van het afgesproken aantal uren komen ten laste van de MRE begroting.

Dit heeft geen directe financiële consequenties voor Helmond. Communicatie De MRE verzorgt de communicatie omtrent besluiten van het Algemeen Bestuur Vervolg De MRE wordt geïnformeerd over het besluit van de raad. Eventuele wensen en bedenkingen van de raden worden betrokken in de behandeling van het voornemen tot deelname in BIZOB in de MRE Commissie van advies Financien op 2 december 2021. Vervolgens kan het algemeen bestuur van de MRE op 15 december een definitief besluit nemen.

Burgemeester en wethouders van Helmond burgemeester mevr. P.J.M.G. Blanksma – van den Heuvel

secretaris H.J. de Ruiter

Bijlagen Voornemen deelname MRE in Stichting BIZOB

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 2 van 3

Raadsbesluit Vergadering

83 16 november 2021

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 september 2021; gelet op de bepalingen van de Gemeentewet Wet Gemeenschappelijke Regelingen, artikel 31a;

besluit: Geen wensen of bedenkingen in te brengen ten aanzien van het voornemen van de Metropoolregio Eindhoven om deel te nemen in de Stichting Bureau Inkoop Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB).

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 16 november 2021. De raad voornoemd, de voorzitter,

Gemeenteraad van Helmond

de griffier,

Blz. 3 van 3