RV 072 Wijziging Reglement van Orde en Verordening werkgeverscommissie

Raadsvoorstel 72 Vergadering 1 november 2022 Onderwerp

:

Zaaknummer: Dienst / afdeling

:

Gemeenteraad

Wijziging Reglement van Orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018 en wijziging Verordening werkgeverscommissie 2020 50172038 Griffie

Voorstel 1. Artikel 2.1 en 2.2 van de ‘Verordening werkgeverscommissie 2020’ te wijzigingen in: Artikel 2 Samenstelling werkgeverscommissie 1. De werkgeverscommissie bestaat uit de waarnemend voorzitter van de raad en verder vier leden die niet tevens lid of plaatsvervangend lid zijn van de agendacommissie. De waarnemend voorzitter is voorzitter van de werkgeverscommissie. 2. De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad. 2. Artikelen 5 en 6 uit het ‘Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018’ te wijzigen, artikel 6A te schrappen en het woord presidium in de overige artikelen te vervangen door agendacommissie: Artikel 5. Fractievoorzittersoverleg 1. De raad heeft een fractievoorzittersoverleg bestaande uit de fractievoorzitters van de in de raad vertegenwoordigde fracties 2. Indien de waarnemend voorzitter niet een van de fractievoorzitters is hij of zij eveneens lid van het fractievoorzittersoverleg. 3. Het fractievoorzittersoverleg wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad. Bij diens afwezigheid is de waarnemend voorzitter van de raad voorzitter 4. Fractievoorzitters kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door een raadslid uit hun eigen fractie. 5. Het fractievoorzittersoverleg heeft als taak: a.

het bespreken van aangelegenheden inzake het functioneren van de raad in algemene zin; b. het namens de raad vervullen van representatieve taken waar representatie van de raad als zodanig gewenst is; c.

het instellen van een werkgroep als een complexe vraag of onderwerp nader dient te worden uitgewerkt, al dan niet op verzoek van de raad;

d. het vaststellen van het vergaderschema van de commissies en de raad; e. het bepalen van extra vergaderingen of bijeenkomsten buiten de in het vergaderschema vastgestelde dagen of tijden; f.

het bespreken van zaken van vertrouwelijke aard.

6. De griffier is aanwezig bij het fractievoorzittersoverleg en is eerste adviseur. Gemeenteraad van Helmond Raadsvoorstel

blz. 1

7. Het fractievoorzittersoverleg kan voor zijn vergaderingen anderen uitnodigen om te adviseren of te informeren. 8. De vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg zijn – met inbegrip van de agenda’s, stukken en verslagen –openbaar. De voorzitter kan voorstellen, al dan niet op verzoek van een of meerdere leden, te besluiten om de vergadering of een deel ervan in beslotenheid te houden bij vertrouwelijke onderwerpen (persoonlijke/privacygevoelige en financiële onderwerpen). 9. Gelet op het bepaalde in het voorgaande lid kan de voorzitter aan degenen die aanwezig zijn bij een vergadering of een deel daarvan, geheimhouding opleggen ten aanzien van het besprokene en de inhoud van overgelegde stukken. Gelijktijdig met het opleggen van de geheimhouding bepaalt de voorzitter tot wanneer de geheimhouding geldt. 10. De griffier zorgt voor verslaglegging in de vorm van een besluitenlijst van het fractievoorzittersoverleg, verspreiding en openbaarmaking. De besluitenlijst van een besloten (deel van een) vergadering is niet openbaar.

Artikel 6. Agendacommissie 1. De raad heeft een agendacommissie bestaande uit de door de raad aangewezen voorzitters van de vaste raadscommissie en de waarnemend voorzitter van de raad. 2. De waarnemend voorzitter van de raad is de voorzitter van de agendacommissie. Bij diens afwezigheid bepaalt de agendacommissie wie uit haar midden de vergadering voorzit. 3. De agendacommissie heeft tot taak: a. het toetsen van voorstellen op raadsrijpheid; b. het vaststellen van de conceptagenda’s van de vergaderingen van de raadscommissies en de raad en de podiumbijeenkomsten, daarbij zorgdragend voor een goede onderlinge afstemming en rekening houdend met de beschikbare tijd; c.

het bespreken van de vergaderwijze van de raad en zijn commissies, het functioneren van de raadscyclus en voorstellen doen aan de fractievoorzitters voor het verbeteren van de vergaderwijze;

d. het adviseren en plannen van werkbezoeken en presentaties voor de raad op de volgens het vergaderschema vastgestelde dagen en tijden. 4. De griffier of een door diegene aangewezen medewerker van de griffie is secretaris en eerste adviseur van de agendacommissie. 5. De voorzitter van de raad is vaste adviseur van de agendacommissie en wordt voor elke vergaderingen uitgenodigd. 6. De vergaderingen van de agendacommissie – met inbegrip van de agenda’s, stukken en verslagen – zijn openbaar. 7. Leden van de agendacommissie worden bij afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend voorzitter van de desbetreffende commissie. De voorzitter van de agendacommissie wordt bij afwezigheid niet vervangen. 8. De agendacommissie besluit in beginsel op basis van consensus. Mocht besluitvorming via stemming nodig zijn, dan vindt stemming plaats via een meerderheid van stemmen.

Gemeenteraad van Helmond Raadsvoorstel

blz. 2

9. De griffier zorgt voor verslaglegging in de vorm van een besluitenlijst van de agendacommissie, verspreiding en openbaarmaking.

Toelichting Om meer rol zuiver te zijn en beter van elkaar te weten wat-waar besproken wordt, is op 11 oktober 2022 aan het fractievoorzittersoverleg voorgesteld om namen van de raadsorganen en bijbehorende taken en bemensing te wijzigen. Samengevat betreft het de volgende wijzigingen: 1. Een agendacommissie in te stellen met als taak het vaststellen van concept-agenda’s voor commissie- en raadsvergaderingen en beoordelen van de termijnagenda in plaats van het vroegere presidium 2. Deze agendacommissie te laten bestaan uit de vier commissievoorzitters, aangevuld met en onder voorzitterschap van de waarnemend voorzitter van de raad 3. Dat de werkgeverscommissie bestaat uit de waarnemend voorzitter van de raad, deze tevens voorzitter is van deze commissie, met verder 4 raadsleden, niet zijnde de leden van de agendacommissie 4. Het fractievoorzittersoverleg te laten voorzitten door de voorzitter van de raad 5. Het fractievoorzittersoverleg de taak te geven zich met name te richten op kwesties die betrekking hebben op de algemene gang van zaken in de raad en de commissies; accorderen niet geplande bijeenkomsten; voorstellen te doen ten aanzien van de eigen werkwijze van de raad. Ook zaken van vertrouwelijke aard, zoals persoonlijke aangelegenheden of privacygevoelige zaken kunnen aan de orde komen. 6.

Het fractievoorzittersoverleg geen rol te geven bij de onder punt 1 genoemde zaken. 7. Vervanging bij het fractievoorzittersoverleg te beperken tot raadsleden 8. De voorzitter van de raad te verzoeken de agendacommissie en de werkgeverscommissie te adviseren

Beoogd effect Duidelijker hebben welk raadsorgaan waar over gaat en de bemensing zo min mogelijk laten overlappen. Argumenten 1. De bemensing van de werkgeverscommissie moet een zo breed mogelijk spectrum beslaan, omdat de griffie er voor de ondersteuning van alle raadsleden is. 50/50 oppositie/coalitie, met de waarnemend raadsvoorzitter als voorzitter, borgt dit. 2. De aanpassing van taken en personen wordt vastgelegd door in het Reglement van Orde de beschrijving van de agendacommissie en het fractievoorzittersoverleg te wijzigen. Kanttekeningen 1. De bemensing van de werkgeverscommissie moet nog feitelijk ingevuld worden, waarna pas aan het 50/50 vereiste voldaan wordt. 2. De oude benaming ‘presidium’ zal zo snel mogelijk in onbruik moeten raken. Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan dit voorstel. Communicatie De aangepaste Verordening zal opnieuw gepubliceerd en onder de aandacht gebracht worden.

de voorzitter mevr. P.J.M.G. Blanksma - van den Heuvel

Gemeenteraad van Helmond Raadsvoorstel

de raadsgriffier drs. G.J. de Graaf

blz. 3

Raadsbesluit 72 Vergadering 1 november 2022

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; Besluit: 1. Artikel 2.1 en 2.2 van de ‘Verordening werkgeverscommissie 2020’ te wijzigingen in: Artikel 2 Samenstelling werkgeverscommissie 3. De werkgeverscommissie bestaat uit de waarnemend voorzitter van de raad en verder vier leden die niet tevens lid of plaatsvervangend lid zijn van de agendacommissie. De waarnemend voorzitter is voorzitter van de werkgeverscommissie. 4. De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad. 2. Artikelen 5 en 6 uit het ‘Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018’ te wijzigen, artikel 6A te schrappen en het woord presidium in de overige artikelen te vervangen door agendacommissie: Artikel 5. Fractievoorzittersoverleg 11. De raad heeft een fractievoorzittersoverleg bestaande uit de fractievoorzitters van de in de raad vertegenwoordigde fracties 12. Indien de waarnemend voorzitter niet een van de fractievoorzitters is hij of zij eveneens lid van het fractievoorzittersoverleg. 13. Het fractievoorzittersoverleg wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad. Bij diens afwezigheid is de waarnemend voorzitter van de raad voorzitter 14. Fractievoorzitters kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door een raadslid uit hun eigen fractie. 15. Het fractievoorzittersoverleg heeft als taak: a.

het bespreken van aangelegenheden inzake het functioneren van de raad in algemene zin; b. het namens de raad vervullen van representatieve taken waar representatie van de raad als zodanig gewenst is; c.

het instellen van een werkgroep als een complexe vraag of onderwerp nader dient te worden uitgewerkt, al dan niet op verzoek van de raad;

d. het vaststellen van het vergaderschema van de commissies en de raad; e. het bepalen van extra vergaderingen of bijeenkomsten buiten de in het vergaderschema vastgestelde dagen of tijden; f.

het bespreken van zaken van vertrouwelijke aard.

16. De griffier is aanwezig bij het fractievoorzittersoverleg en is eerste adviseur. 17. Het fractievoorzittersoverleg kan voor zijn vergaderingen anderen uitnodigen om te adviseren of te informeren. 18. De vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg zijn – met inbegrip van de agenda’s, stukken en verslagen –openbaar. De voorzitter kan voorstellen, al dan niet op verzoek van een of Gemeenteraad van Helmond Raadsbesluit

blz. 4

meerdere leden, te besluiten om de vergadering of een deel ervan in beslotenheid te houden bij vertrouwelijke onderwerpen (persoonlijke/privacygevoelige en financiële onderwerpen). 19. Gelet op het bepaalde in het voorgaande lid kan de voorzitter aan degenen die aanwezig zijn bij een vergadering of een deel daarvan, geheimhouding opleggen ten aanzien van het besprokene en de inhoud van overgelegde stukken. Gelijktijdig met het opleggen van de geheimhouding bepaalt de voorzitter tot wanneer de geheimhouding geldt. 20. De griffier zorgt voor verslaglegging in de vorm van een besluitenlijst van het fractievoorzittersoverleg, verspreiding en openbaarmaking. De besluitenlijst van een besloten (deel van een) vergadering is niet openbaar.

Artikel 6. Agendacommissie 10. De raad heeft een agendacommissie bestaande uit de door de raad aangewezen voorzitters van de vaste raadscommissie en de waarnemend voorzitter van de raad. 11. De waarnemend voorzitter van de raad is de voorzitter van de agendacommissie. Bij diens afwezigheid bepaalt de agendacommissie wie uit haar midden de vergadering voorzit. 12. De agendacommissie heeft tot taak: a. het toetsen van voorstellen op raadsrijpheid; b. het vaststellen van de conceptagenda’s van de vergaderingen van de raadscommissies en de raad en de podiumbijeenkomsten, daarbij zorgdragend voor een goede onderlinge afstemming en rekening houdend met de beschikbare tijd; c.

het bespreken van de vergaderwijze van de raad en zijn commissies, het functioneren van de raadscyclus en voorstellen doen aan de fractievoorzitters voor het verbeteren van de vergaderwijze;

d. het adviseren en plannen van werkbezoeken en presentaties voor de raad op de volgens het vergaderschema vastgestelde dagen en tijden. 13. De griffier of een door diegene aangewezen medewerker van de griffie is secretaris en eerste adviseur van de agendacommissie. 14. De voorzitter van de raad is vaste adviseur van de agendacommissie en wordt voor elke vergaderingen uitgenodigd. 15. De vergaderingen van de agendacommissie – met inbegrip van de agenda’s, stukken en verslagen – zijn openbaar. 16. Leden van de agendacommissie worden bij afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend voorzitter van de desbetreffende commissie. De voorzitter van de agendacommissie wordt bij afwezigheid niet vervangen. 17. De agendacommissie besluit in beginsel op basis van consensus. Mocht besluitvorming via stemming nodig zijn, dan vindt stemming plaats via een meerderheid van stemmen. 18. De griffier zorgt voor verslaglegging in de vorm van een besluitenlijst van de agendacommissie, verspreiding en openbaarmaking.

Gemeenteraad van Helmond Raadsbesluit

blz. 5