RV 070 Europese aanbesteding Accountancy vanaf jaarverantwoording 2023

Raadsvoorstel Vergadering

70 1 november 2022

Onderwerp Portefeuillehouder Afdeling College besluit Commissie Zaaknummer

Europese aanbesteding Accountancy vanaf jaarverantwoording 2023 M.V. de Kort AOG, BJO, COM, FIN en IVA 19 september 2022 Maak een keuze 51169402

Gemeenteraad

Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Europees aanbesteden van een meerjarig contract van twee jaar met een optie op twee maal twee jaar verlenging voor het uitvoeren van de accountantscontrole vanaf de jaarverantwoording 2023. 2. Het laten voorbereiden en uitvoeren van deze Europese aanbesteding onder verantwoordelijkheid van het college van B&W. 3. In te stemmen met het waarborgen van de betrokkenheid vanuit de raad in de procedure door de heer Vervoort en de heer Van de Brug vanuit het auditcomité toe te voegen aan het aanbestedingsteam. Inleiding Het huidige contract met de accountant Deloitte loopt tot en met de jaarverantwoording van 2022. Dit betekent dat na de jaarrekeningcontrole over 2022 er een nieuw contract dient te zijn met een externe accountant. Het contracteren van een accountant is een bevoegdheid van de raad die daarover wordt geadviseerd door het audit comité. De raad wordt daarom verzocht om in te stemmen met het besluit om een Europese aanbesteding op te starten voor de aanbesteding van een externe accountant vanaf de Jaarverantwoording 2023. Beoogd effect voor gemeenteraad Het beoogd effect is het afsluiten voor een meerjarig contract met een externe accountant voor de periode van twee jaar, met een optie voor verlenging van twee maal twee jaar.

De kwaliteit van dienstverlening, de beschikbaarheid voor de raad en de organisatie en de kennis en ervaring van het team van accountants zijn in de aanbesteding het meest zwaarwegend. Hiervoor zal een Europese aanbesteding worden doorlopen. De planning is dat de gunning van de accountant door uw raad zal worden vastgesteld in de raadsvergadering van 29 maart 2023. Argumenten 1.1 Contract Het huidige contract met de accountant van Gemeente Helmond loopt tot en met de controle van de jaarverantwoording 2022 zonder mogelijkheid om dit te verlengen. 1.2 Ambtelijke voorbereiding Om het proces van de aanbesteding zo efficiënt mogelijk te laten verlopen wordt voorgesteld om de aanbesteding zoveel mogelijk ambtelijk te laten voorbereiden en te begeleiden. 1.3 Betrokkenheid vanuit de raad In de Regeling Auditcomité gemeente Helmond is opgenomen dat het comité belast is met de advisering aan de raad over de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole. In de vergadering van het audit comité op 13 september is besloten dat de heer Vervoort en de heer Van de Brug onderdeel zullen uitmaken van het aanbestedingsteam. Deze vertegenwoordigers zijn daarmee betrokken bij het opstellen van de gunningscriteria en bij het beoordelen van de uiteindelijk ingediende aanbiedingen.

Vanuit de ambtelijke organisatie zal in ieder geval ook de Concerncontroller en de afdelingsmanager Financiën deelnemen aan deze commissie.

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 3

Kanttekeningen 2.1 Door het niet tijdig opstarten van de Europese aanbestedingsprocedure is het risico aanwezig dat er geen inschrijvingen zijn door capaciteitsproblemen. Uit de uitgevoerde marktanalyse onder potentiële accountants blijkt dit geen probleem te zijn. Financiën Voor het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole zijn structurele middelen beschikbaar binnen onze begroting. Mochten deze niet afdoende blijken te zijn dan zal er een voorstel aan uw raad worden voorgelegd om dit eventueel aan te vullen.

Burgemeester en wethouders van Helmond burgemeester mevr. P.J.M.G. Blanksma – van den Heuvel

Gemeenteraad van Helmond

secretaris H.J. de Ruiter

Blz. 2 van 3

Raadsbesluit Vergadering

70 1 november 2022

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 september 2022; gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit: 1. Europees aanbesteden van een meerjarig contract van twee jaar met een optie op twee maal twee jaar verlenging voor het uitvoeren van de accountantscontrole vanaf de jaarverantwoording 2023. 2. Het laten voorbereiden en uitvoeren van deze Europese aanbesteding onder verantwoordelijkheid van het college van B&W. 3. In te stemmen met het waarborgen van de betrokkenheid vanuit de raad in de procedure door de heer Vervoort en de heer Van de Brug vanuit het audit comité toe te voegen aan het aanbestedingsteam.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 1 november 2022. De raad voornoemd, de voorzitter,

Gemeenteraad van Helmond

de griffier,

Blz. 3 van 3