RV 062 Aanvullend investeringskrediet Huis voor de Stad

Raadsvoorstel Vergadering

Onderwerp Portefeuillehouder Afdeling College besluit Commissie Zaaknummer

62 11-07-2023 Aanvullend investeringskrediet Huis voor de Stad H.M.J.M. van Dijk AE, AOG, BJO, COM, FIN en IVA 30-05-2023 27-06-2023 51472191

Gemeenteraad

Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Het toekennen van een aanvullend investeringskrediet, ten behoeve van de afbouw van het Huis voor de Stad, ter hoogte van € 2,4 miljoen en toekenning van extra eenmalige kosten van € 900.000 en deze bedragen te dekken uit: 2. De incidentele vrijval onderuitputting kapitaallasten Huis voor de Stad in het jaar 2024, voor een bedrag van € 1,4 miljoen; 3. De incidentele inzet van € 300.000 uit de reserve onderhoud gebouwen (vastgoed); 4. Het rekening resultaat 2022 voor een bedrag van € 1,6 miljoen. 5. En daarbij het totaal bedrag van € 2.4 miljoen, die gerelateerd is aan het aanvullende investeringsbedrag, toe te voegen aan de bestemmingsreserve kapitaallasten ter dekking van de extra kapitaallasten samenhangend met de investeringsuitgaven. Inleiding Op 9 maart jl. is uw raad middels raadsinformatiebrief 027 geïnformeerd over de meest recente ontwikkelingen ten aanzien van het Huis voor de Stad. Hierin is toegelicht dat de huidige planning, met beoogde ingebruikname van het Huis voor de Stad op 26 september 2023, niet langer haalbaar is gebleken. Door reguliere meer- en minderwerken, bestek omissies en vanuit de gemeente ingediende noodzakelijke verzoeken tot wijzigingen op het oorspronkelijke ontwerp is, een uitloop in de planning ontstaan.

Deze wijzigingen, die binnen het budget vallen, zijn gedurende het bouwproces ontstaan en zijn daarmee niet voorzien. In de aan u verstrekte raadsinformatiebrief wordt melding gemaakt van financiële consequenties als gevolg van de uitloop in planning. Deze financiële consequenties bestaan uit aanvullende bouwkosten (m.n. bouwplaats kosten) en huisvestings- en organisatiekosten als gevolg van het aanhouden van de huidige huisvestingslocaties. Op moment van schrijven van de raadsinformatiebrief waren de financiële consequenties nog niet volledig inzichtelijk. In de afgelopen periode zijn de benodigde onderzoeken en gesprekken afgerond om de financiële consequenties volledig te kunnen duiden. Met dit raadsvoorstel wordt hier dan ook uitgebreider op ingegaan en wordt aan uw raad een dekkingsvoorstel voorgelegd. Context/achtergrond: De kernpunten uit de Visie Stadskantoor in Beweging Op 12 maart 2019 heeft uw raad de Visie Stadskantoor in Beweging vastgesteld, die de basis heeft gevormd voor het ontwerp van het Huis voor de Stad.

Met het Huis voor de Stad bundelen we de huisvesting én diensten van gemeente Helmond op één locatie: en geven we invulling aan de volgende kerndoelen: • Een duurzaam gebouw (gasloos, zo mogelijk energieneutraal, zoveel mogelijk circulair en stimuleren van duurzaam vervoer); • Een voor iedereen toegankelijk, inclusief en uitnodigend gebouw; • Het gebouw zorgt voor een impuls voor de omgeving (Stationskwartier). Het brengt partijen samen en het straalt economische vitaliteit uit voor Helmond.

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 10

• •

In het gebouw is een modern en flexibel werkconcept geïntegreerd. Deze beweegt mee met de tijd en geeft, waar mogelijk, ketenpartners een plek. Het is passend bij en verantwoord voor een publieke organisatie. Ruimtes worden multifunctioneel ingezet en om de benodigde middelen laag te houden wordt slim gebruik gemaakt van budgetten.

Als randvoorwaarde: Een budgetneutraal financieel kader op basis van Total Cost of Ownership. Een belangrijk uitgangspunt is de budgetneutrale realisatie van het Huis voor de Stad. Daarmee wordt bedoeld dat de totale kosten (Total Cost of Ownership) voor onze huisvesting met het nieuwe Huis voor de Stad structureel (jaarlijks) niet hoger uitvallen dan de budgetten die hiervoor nu al beschikbaar zijn. De oorspronkelijke business case laat met een looptijd van 40 jaar, een positief resultaat zien, waarbij in 2036 het omslagpunt bereikt wordt: vanaf dat moment wordt er zelfs een besparing gerealiseerd ten opzichte van de huidige kosten voor onze huisvesting. Door het bundelen van de gemeentelijke huisvesting op één locatie wordt het aantal benodigde vierkante meters gereduceerd met 40%. Dit is vastgesteld in het Basisontwerp (raadsbesluit 30 juni 2020), later gedetailleerd in het Definitief Ontwerp (vastgesteld in november 2020 door het college) en vormt de basis voor het bereiken van de budgetneutrale business case. Ook met het voorliggende raadsvoorstel blijft de budgetneutrale (en zelfs nog steeds positieve) business case in stand. Het omslagpunt wordt echter op een later moment in de tijd bereikt, namelijk in 2042.

Dit inzicht komt voort uit de recente actualisatie van de businesscase waarbij we rekening hebben gehouden met ontwikkelingen die op dit moment hierop van invloed zijn. Hierin is de uitloop in de planning verwerkt en de benodigde verruiming in de investering als gevolg van de vertraging in oplevering, maar zijn ook effecten zoals de vrijval kapitaallasten 2024 en extra vrijval van (onbenutte) onderhoudsbudgetten 2023 verwerkt. In de paragraaf financiën wordt hier nader op in gegaan. Wijzigingen gedurende bouwperiode resulteren in aanpassingen in de oorspronkelijke kaders. In het voorjaar van 2021 is een samenwerkingsverband van abcnova en Kraaijvanger Architects onder de noemer Total Engineeringsteam (hierna: TE-team) aan de slag gegaan om het definitief ontwerp uit te werken naar een Technisch Ontwerp, bestek en uitvoeringstekeningen. Ook hebben zij de taak gekregen en de bouw gedurende uitvoering te begeleiden. Op basis van de uitwerkingen van het Definitief Ontwerp zijn de aanbestedingen voor de aannemers op de drie grote bouwpercelen in de markt gezet, die in september 2021 zijn gegund: de bouwkundige werkzaamheden (Mertens Bouw), de elektrotechnische installaties (CroonWolter&Dros) en de werktuigbouwkundige werkzaamheden (Equans).

De drie aannemers hebben hun inschrijving en aanneemprijs gebaseerd op de op dat moment aangeleverde documentatie en werktekeningen en zijn op basis hiervan aan de slag gegaan met het uitwerken van de planning en het inkopen van bouwmaterialen. Na de vaststelling én vertaling van het Definitieve Ontwerp zijn gedurende de bouw wijzigingen op het ontwerp naar voren gekomen, veroorzaakt door drie verschillende factoren:

•

•

Verzoeken tot Wijziging vanuit gemeente: Ontwikkelingen in de samenleving en hieruit ontstane hernieuwde inzichten kunnen leiden tot een verzoek tot wijziging in het ontwerp. Zo is er als gevolg van de covid-19 pandemie een versnelling gekomen in de nieuwe, hybride manier van werken met als effect het toevoegen van videobelcellen om ruimte te bieden aan hybride werken en vergaderen in het Huis voor de Stad. Ook wordt, meer dan voorheen, belang gehecht aan privacy en beveiliging door “verharding” in de samenleving. Een tendens die uitdagingen brengt gezien het open karakter van het Huis voor de Stad, waardoor een nieuw beveiligingsbeleid met bijvoorbeeld meer camera’s noodzakelijk bleek. Er is zeer streng geselecteerd welke wijzigingen geaccepteerd zijn, waarbij ook diverse verzoeken geparkeerd zijn tot na ingebruikname of zelfs afgewezen zijn. Reguliere meer- en minderwerken: ieder bouwproject krijgt gedurende de bouw te maken met reguliere meer- en minderwerken die noodzakelijk zijn om het project goed uit te voeren. Hieronder vallen wijzigingen

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 2 van 10

•

in materialen of in de uitvoering die niet meegenomen zijn in de prijs van de aannemer. Een balk kan bijvoorbeeld met een dikte van 12 mm op een tekening staan, maar in de uitvoering te licht blijken te zijn. Besteksomissies: Besteksomissies zijn onvolledigheden in de beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden, danwel ontwerpfouten. In de doorvertaling van Definitief Ontwerp naar het bestek en de bouwtekeningen kunnen zulke omissies ontstaan, die soms pas tijdens de uitvoering aan het licht komen. Een goed voorbeeld hiervan is de noodzakelijke aanpassingen in de keuken en het werkcafé. Pas nadat er bij de uitwerking in detail naar de gewenste inrichting gekeken is, bleek het niet haalbaar deze in te passen in de beoogde ruimte en hebben we in laat stadium nog substantiële aanpassingen moeten doorvoeren zowel in de constructie als in de installaties.

Elke wijziging die na het vaststellen van het definitieve ontwerp in november 2020 doorgevoerd is, zorgt voor extra werk, en heeft dus extra kosten als gevolg. Een ogenschijnlijk simpele vraag die bijvoorbeeld door de bouwkundige aannemer eenvoudig verwerkt kan worden, kan leiden tot het opnieuw moeten berekenen (en vaak aanpassen) van de capaciteit van de installaties door de elektrotechnische en werktuigbouwkundige installateurs. Stand van zaken wijzigingen Op 24 januari jl. is, als gevolg van de te verwerken wijzigingen, door één van de aannemers aan de gemeente de eerste melding gedaan over een verwachte uitloop in planning, waardoor ook aanvullende bouwkosten te voorzien waren. Doordat de werkzaamheden in het Huis voor de Stad volgordelijk zijn, kennen de planningen van de (onder)aannemers veel onderlinge afhankelijkheden. Uitloop op één onderdeel betekent automatisch dat andere, hieraan gerelateerde, werkzaamheden ook doorschuiven. Vanwege deze complexiteit en onderlinge afhankelijkheid is het niet mogelijk geweest om de ingediende wijzigingen los te behandelen en is een totaallijst van benodigde wijzigingen op het ontwerp opgesteld. Deze is door de projectleiders van gemeente Helmond en de aannemers op detailniveau doorgenomen en gereduceerd naar 150 noodzakelijke aanpassingen.

In dit gehele proces is door programmamanagement Helmond, het TE-team en de betrokken aannemers, gezocht naar balans tussen enerzijds een strikte sturing op realisatie van de uitvoering en anderzijds het bieden van flexibiliteit in het doorvoeren van wijzigingen waar dit nog wel mogelijk was en geen extreme consequenties als gevolg had. De noodzakelijk gebleken aanpassingen bleken onmogelijk om te integreren in de bestaande planning waardoor de aannemers een nieuwe planningsopgave aan de gemeente hebben moeten voorleggen. Gemeente en aannemers hebben overeenstemming bereikt over financiële consequenties en de nieuwe planningsopgave. De gemeente en het TE-team zijn de afgelopen periode intensief in gesprek gegaan met de drie aannemers om de gevolgen op de planning, maar ook de financiële gevolgen van de wijzigingen te beperken. Hierbij zijn enerzijds de (kosten voor de) wijzigingen op detailniveau kritisch besproken, maar zijn ook de kosten voor de verlenging van de bouwtijd met 6 maanden op tafel gelegd. Inmiddels zijn de gesprekken hierover afgerond en is overeenstemming bereikt over de aanvullende vergoeding die beschikbaar gesteld moet worden. Na instemming van de raad op het voorgelegde dekkingsvoorstel kan het hiertoe opgestelde addendum ondertekend worden. Ook is een nieuwe planning vastgesteld waarin de aanvullende werkzaamheden geïntegreerd zijn.

Deze wordt toegelicht onder het kopje Vervolg. Huidige huisvesting gemeente verlengd In de afgelopen periode hebben er tevens gesprekken plaatsgevonden met de (toekomstige) eigenaren van ’t Cour, Boscotondo, de huisvesting op de Zandstraat en de tijdelijke huisvesting op de Binnen Parallelweg. De huurovereenkomsten voor Boscotondo, Zandstraat en de Binnen Parallelweg zijn inmiddels verlengd tot 1 mei 2024. Voor ’t Cour is mondeling akkoord bereikt over de verlengde termijn van huisvesting van de gemeente waarbij momenteel wordt gewerkt aan het finaliseren van de bijbehorende documentatie. De huisvesting van de

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 3 van 10

gemeentelijke dienstverlening en bestuurlijke en ambtelijke organisatie zijn daarmee gewaarborgd tot de nieuwe opleverdatum van het Huis voor de Stad. Beoogd effect voor gemeenteraad Door in te stemmen met dit voorstel wordt de realisatie van de bouw van het Huis voor de Stad, conform de visie, binnen de nieuwe planning en budget gewaarborgd. Argumenten Met het afronden van de gesprekken met de aannemers en (toekomstige) eigenaren van onze huisvesting, zijn de extra kosten als gevolg van de uitloop in planning bekend. Ook is duidelijk welke bestaande middelen ingezet kunnen worden ter dekking van de investeringsbehoefte. Hierover informeren we u onder het kopje Financiën. Met dit voorstel vragen we de raad in te stemmen met de voorgestelde dekking.

•

We willen voorkomen dat de bouw stilvalt en willen schadebeperkend handelen Op dit moment heeft het de allerhoogste prioriteit om schadebeperkend te handelen door te voorkomen dat de bouw volledig stilvalt. Met het instemmen met de gevraagde beslispunten wordt de continuïteit van de bouw gewaarborgd. In het geval de raad niet instemt met het aanvullende investeringskrediet, lopen de vertragingskosten verder op, bestaat er een kans dat de bouw stil komt te liggen en mogelijk opnieuw aanbesteed moet worden en schuift de oplevering daardoor nog verder naar achteren. De tijdelijke huisvesting is op dit moment weliswaar tweemaal verlengd, maar het is niet zeker dat een verdere uitloop opnieuw in onze huidige locaties opgevangen kan worden, wat zal leiden tot verder kosten en onrust. Een stilval van de bouw is, in deze fase, in alle opzichten onverantwoord.

•

Door het instemmen met dit voorstel wordt de Visie Stadskantoor in Beweging geborgd. Op 12 maart 2019 heeft uw raad de Visie Stadskantoor in Beweging vastgesteld, die de basis heeft gevormd voor het ontwerp van het Huis voor de Stad. In de inleiding van dit raadsvoorstel zijn de kerndoelen opgesomd die met deze Visie nagestreefd worden. Doorgang van de bouw is noodzakelijk om te borgen dat de eerder vastgestelde visie wordt uitgevoerd waardoor de huisvesting van gemeente Helmond betere aansluiting vindt bij de huidige tijdsgeest en past bij de wijze waarop we de dienstverlening aan onze inwoners willen vormgeven. Met het oog op de schaalsprong die we als gemeente willen maken worden tevens andere eisen aan onze huisvesting gesteld en moet onze huisvesting anders ingericht worden om op een passende wijze dienstverlening te kunnen aanbieden. Als gevolg van deze doorontwikkeling van onze organisatie, die parallel én separaat loopt aan de realisatie van het Huis voor de Stad, groeien de exploitatiekosten. Deze worden, indien van toepassing, de komende jaren meegenomen in de voorjaarsnota.

•

Mogelijkheden tot besparing c.q. versobering zijn beperkt en leiden tot verdere vertraging. In lijn met de kerndoelen van de Visie Stadskantoor in Beweging, is het Huis voor de Stad passend bij en verantwoord voor een publieke organisatie, waarbij alleen de noodzakelijke functionaliteiten worden gerealiseerd. Verdere aanpassingen op het ontwerp om een besparing te realiseren tornen daarom direct aan de basisfunctionaliteiten die in het Huis voor de Stad aanwezig dienen te zijn. Alle geaccordeerde aanpassingen zijn inmiddels geïntegreerd in een nieuwe planningsopgave die voor onze aannemers leidend zijn bij het vormgeven van hun werkzaamheden en een gestroomlijnde bouw borgen. Aanpassingen in het bestek om besparingen door te voeren of verdere versobering van het ontwerp, zijn in deze fase nieuwe wijzigingen die verwerkt en uitgewerkt moeten worden. Daardoor leiden ze vrijwel zeker tot verdere uitloop in planning.

Kanttekeningen Voornaamste restrisico’s en beheermaatregelen Het project kent nog enkele risico’s waarop gemonitord wordt en beheermaatregelen voor zijn ingericht:

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 4 van 10

•

•

•

Nieuwe planning is realistisch voor de nu bekende werkzaamheden, ruimte om nieuwe wijzigingen op te vangen is beperkt. De werkzaamheden die vloeien uit de wijzigingen zijn opgenomen in een nieuwe planningsopgave. In de nieuwe planningsopgave zijn tevens de werkzaamheden onder de regie van de gemeente opgenomen, die hiertoe zijn geëvalueerd en waar nodig zijn aangepast aan de nieuwe situatie. In de nieuwe planningsopgave is voldoende ruimte om de op dit moment bekende werkzaamheden uit te voeren binnen het gestelde pad. Er is echter beperkt ruimte om nieuwe tegenslagen of wijzigingen in de uitvoering op te vangen. Om dit risico te beheersen wordt de voortgang in de uitvoering wekelijks besproken met de aannemers, TE team en de gemeente, waardoor zaken vroeg gesignaleerd worden en hierop direct geacteerd kan worden. Ontstaan van nieuwe wijzigingen in de uitvoering. Wijzigingen zijn een regulier onderdeel van elk bouwproces en met nog een klein jaar te gaan zijn nieuwe wijzigingen niet ondenkbaar. Het proces voor het indienen van wijzigingen is daarom eind 2023 al aangescherpt waarbij een extra controle is ingevoerd om te bepalen of het wenselijk is om de wijziging in de huidige fase door te voeren. Elke wijziging vindt hierbij pas doorgang na akkoord van de gemeentelijke directie.

Hierbij wordt de afweging gemaakt of de gesignaleerde risico’s die het niet doorvoeren van de wijziging met zich meebrengt kunnen worden geaccepteerd, gemitigeerd met organisatorische oplossingen of (tijdelijk) geaccepteerd. Tijdelijk geaccepteerde risico’s worden daarbij geparkeerd om op te lossen na ingebruikname. Het uitgangspunt in dit proces is dat er geen wijzigingen meer worden geaccepteerd, tenzij absoluut noodzakelijk. Discontinuïteit in sturing project. Het project heeft tot dusver diverse wisselingen in sturing gekend, zowel aan de zijde van gemeente Helmond als bij het TE-team. Elke wisseling kost tijd, aangezien nieuwe projectleden zichzelf wegwijs moeten maken in het project en de actuele stand van zaken. Daarnaast brengt het vertrek van projectleden het risico op kennisverlies met zich mee. Om dit risico te beheersen in de laatste fase van het project is extra capaciteit toegevoegd zowel aan de zijde van gemeente Helmond met de versterkte inzet van de gemeentelijke directie, lijnmanager en een externe kostendeskundige, als bij de directievoerder van het TE-team met de inzet van een extra procesmanager. Hierdoor is de slagkracht van het projectteam verbeterd en wordt de impact verkleind in het geval van nieuwe wisselingen.

De oorzaak en rol van alle betrokkenen wordt geanalyseerd, maar kost tijd. De ontstane situatie is complex en niet eenduidig toe te wijzen aan één partij. Alle betrokken partijen hebben in meer of mindere mate op een wijze gehandeld die bij heeft gedragen aan de situatie. Op dit moment ligt de prioriteit bij het waarborgen van de continuïteit van de bouw. De oorzaak en het handelen van alle betrokken partijen worden op een later moment geanalyseerd. Financiën Door de impact van de wijzigingen en de daardoor verlengde bouwtijd is er een aanvullende financieringsbehoefte ontstaan. Deze aanvullende financieringsbehoefte wordt hieronder toegelicht, waarbij uiteen wordt gezet op welke wijze dit opgevangen kan worden en er een doorrekening wordt gemaakt over de impact die dit heeft op de business case. Er is een aanvullende financieringsbehoefte van €3,3 miljoen, die bestaat uit twee onderdelen:

•

Het investeringskrediet Het benodigde aanvullende investeringskrediet bestaat uit de kosten voor bouwtijdverlenging van de drie aannemers (“vertraging BEW”), uren van het programmateam (“Uren PT/TE”) en een aantal onvoorziene functionele middelen, die noodzakelijk blijken voor een goede realisatie van het Huis voor de Stad. Hieronder valt een noodzakelijke investering voor het DAS Systeem (dit systeem zorgt ervoor dat er in het gehele gebouw goed bereik is met de mobiele telefoon), de fietsenstalling en inrichting hiervan in de buitenruimte van het Huis voor de Stad en de aanschaf inclusief installatie van aanvullende audiovisuele middelen. De kosten per onderdeel worden geduid in onderstaande tabel.

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 5 van 10

Bedrag Vertraging BEW Uren PT /TE Functionele middelen

€ 1.300.000 € 800.000 € 300.000

Investeringskrediet (A)

€ 2.400.000

De post onvoorzien van € 900.000 wordt hierbij in stand gehouden. Dit is een gezonde post onvoorzien voor een project in deze fase van de bouw, waarmee met de kennis van nu in principe voldoende ruimte aanwezig blijft om tot aan oplevering wijzigingen of tegenvallers in het project op te vangen, die gedurende elke bouw kunnen ontstaan. De nu bekende risico’s worden toegelicht onder de paragraaf Kanttekeningen.

•

Extra frictiekosten ingebruikname: De frictiekosten (eenmalige kosten) zijn herijkt. Hierbij zijn nieuwe inzichten opgenomen over nog te maken kosten om het gebouw in gebruik te kunnen nemen, gerelateerd aan de vertraging. De extra frictiekosten bestaan voor het grootste deel uit extra huurkosten van en energiekosten voor het huidige gehuurde vastgoed om de gemeentelijke organisatie te huisvesten. Daarnaast is er ten opzichte van de initiële raming een aanvullende uitgave benodigd voor de verhuizing naar het Huis voor de Stad, maar ook voor de beveiliging en schoonmaak tijdens en na oplevering van het gebouw, waarvoor de budgetten in de oorspronkelijke raming onvoldoende bleken. In onderstaande tabellen is een opsomming opgenomen:

Huur en energie Verhuizen, beveiliging en schoonmaak na oplevering Huis voor de Stad

Bedrag € 525.000 € 375.000

Extra frictiekosten ingebruikname (B)

€ 900.000

De aanvullende financieringsbehoefte bestaat dan ook uit een optelling van de het benodigde investeringskrediet en de extra frictiekosten ingebruikname en komen uit op een totaalbedrag van € 3.300.000.

Extra investeringskrediet (A) Extra frictiekosten ingebruikname (B) Aanvullende financieringsbehoefte (C)

Bedrag € 2.400.000 € 900.000 € 3.300.000

Bestaande budgetten kunnen worden ingezet om (een deel van) de aanvullende financieringsbehoefte te dekken. Er zijn een tweetal budgetten beschikbaar om de aanvullende financieringsbehoefte te dekken, namelijk de vrijval van de kapitaallasten 2024 en de onderhoudsreserves van 2023. We lichten ze afzonderlijk toe. • Vrijval kapitaallasten 2024 (afschrijving Huis voor de Stad) Doordat het Huis van de Stad in april 2024 opent betekent dit dat er in 2024 geen sprake is van afschrijvingslasten. Deze gaan, op basis van het afschrijvingsbeleid, nu in vanaf 1 januari 2025. Er zijn hier echter in de begroting voor 2024 wél middelen voor gereserveerd. Deze worden door de latere ingebruikname van het Huis voor de Stad niet meer benut en kunnen daarom gebruikt worden om een deel van de financieringsbehoefte te dekken. Dit betreft een bedrag van € 1.400.000.

•

Reservering onderhoud 2023 In 2023 (evenals in de voorgaande jaren) is in de begroting een budget gereserveerd ten behoeve van onderhoudsmiddelen voor de huidige huisvesting. Dit budget wordt nu zeer beperkt ingezet, omdat de huisvesting waarvoor het budget beschikbaar is gesteld, grotendeels niet meer bestaat.

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 6 van 10

Bovenstaande budgetten, de vrijval van kapitaallasten 2024 en de onderhoudsreservering 2023, vertegenwoordigen gezamenlijk een mogelijke dekking van € 1.700.000. Bij aanwending van deze mogelijke dekking is voor dit gedeelte van de aanvullende financieringsbehoefte dus géén aanvullende financiering benodigd.

Vrijval kapitaallasten 2024 (begroting 2024) Onderhoudsreserving 2023 Bestaande dekkingsmogelijkheden (D)

Bedrag € 1.400.000 € 300.000 € 1.700.000

Aanvullende financiering benodigd Wanneer de bestaande dekkingsmogelijkheden (D) vergeleken worden met de aanvullende financieringsbehoefte (C), blijkt een tekort:

Aanvullende financieringsbehoefte (C) Bestaande dekkingsmogelijkheden (D)

Bedrag € 3.300.000 - € 1.700.000

Het tekort (in relatie tot dit raadsvoorstel)

€ 1.600.000

Er resteert een bedrag van €1,6 miljoen dat een tekort vormt, waarvoor de raad gevraagd wordt deze beschikbaar te stellen en dit te dekken uit het jaarrekeningresultaat 2022. Impact toekennen aanvullend investeringskrediet op de Business Case. Zoals toegelicht in de inleiding van dit raadsvoorstel is een budgetneutrale realisatie van het Huis voor de Stad altijd voorwaardelijk geweest. Met de oorspronkelijke business case, die op 30 juni 2020 is vastgesteld, werd vanaf 2036 een besparing gerealiseerd ten opzichte van de huidige kosten voor onze huisvesting. De positieve TCO van het Huis voor de Stad was in de oorspronkelijke businesscase € 7,5 miljoen. Na toekenning van het oorspronkelijke investeringskrediet heeft de raad tweemaal extra krediet beschikbaar gesteld, namelijk ten behoefte van de realisatie van het klimaatplafond in het Huis voor de Stad en om de prijsstijgingen in de zomer van 2023 op te vangen. De TCO is geactualiseerd op basis van deze extra investeringen, waarbij het aanvullend investeringskrediet waar in dit raadsvoorstel dekking voor wordt gevraagd meegenomen is. De budgetneutrale businesscase blijft hierbij in stand. Over de gehele looptijd van de business case resteert er een positieve TCO van ca. € 4,0 miljoen, waarbij de budgetneutraliteit in 2042 bereikt wordt.

Onderstaande tabel illustreert de positieve TCO van mei 2023 ná aftrek van de rekenrente (i.r.t. investeringen) en de aanvullende investeringen die de raad beschikbaar heeft gesteld. Bedrag Positieve TCO 30 juni 2020 incl. klimaatplafond Prijsstijgingen zomer ‘23 (opgenomen in begroting 2023-2026) Tekort (in relatie tot dit raadsvoorstel) Rekenrente (i.r.t. investeringen) Positieve businesscase per saldo - mei '23

Gemeenteraad van Helmond

€ 7.500.000 -/- € 1.260.000 -/- € 1.600.000 -/- € 640.000 € 4.000.000

Blz. 7 van 10

Onderstaande grafiek geeft het bereiken van de budgetneutrale business case weer en het positief cumulatief resultaat van de business case over een periode van 40 jaar .

Communicatie Op 9 maart is de raad geïnformeerd over de ontwikkelingen rondom het Huis voor de Stad. Parallel hieraan zijn overige stakeholders op de hoogte gebracht van de vertraagde oplevering, denk aan omwonenden, leveranciers, pers en inwoners van gemeente Helmond. Opvolgend op de raadsinformatiebijeenkomst van 25 mei j.l., waarin de raad en aanwezige pers is bijgepraat over de financiële consequenties van de vertraagde oplevering, zijn de overige stakeholders van het Huis voor de Stad geïnformeerd. Hiervoor is op de informatiepagina van het Huis voor de Stad op de website van gemeente Helmond een nieuwsbericht gepubliceerd waarin een toelichting wordt gegeven op de aanvullende kosten en oorzaak. Hierbij wordt tevens toegelicht hoe de gemeente voornemens is om deze kosten te dekken en welke impact dit heeft op de business case. Ook wordt de verdere procedure rondom het raadsvoorstel toegelicht. Dit bericht is tevens met de medewerkers van gemeente Helmond gedeeld om hen tot slot ook te informeren over de gevolgen van de vertraagde oplevering van hun nieuwe werkplek. Vervolg Het voorliggende raadsvoorstel wordt op 11 juli ter besluitvorming behandeld in de gemeenteraadsvergadering. Na instemming van de gemeenteraad met het dekkingsvoorstel en het aanvullende investeringskrediet zullen de addenda met de aannemers voor de overeengekomen vergoeding geformaliseerd worden.

In de opvolgende periode zal de raad via de Klankbord- en Gebruikersgroep Raad meegenomen worden in de voortgang van de bouw. Planning bouw De nieuwe planningsopgave gaat uit van een bouwkundige oplevering van het Huis voor de Stad eind 2023, en een ingebruikname van het gebouw rond april 2024. Tussen de bouwkundige oplevering, wanneer de grootste bouwwerkzaamheden afgerond zijn, en de ingebruikname van het gebouw door de gemeente, moeten nog diverse werkzaamheden uitgevoerd worden. Zo wordt het gebouw begin 2024 installatietechnisch ingeregeld waarvoor diverse vereiste testen, controles en certificeringstrajecten aansluitend aan elkaar plaatsvinden. De inrichtingswerkzaamheden van de gemeente zullen in deze periode gefaseerd uitgevoerd worden in het Huis voor de Stad. In de afgelopen periode hebben we een aantal aanbestedingen op de markt gepubliceerd voor onder andere het maatwerkinterieur, de losse meubels en de Gemeenteraad van Helmond

Blz. 8 van 10

audiovisuele middelen. De leveringen en werkzaamheden van deze leveranciers vinden parallel aan de inrichtingswerkzaamheden plaats in het eerste kwartaal van 2024.

Burgemeester en wethouders van Helmond burgemeester mevr. P.J.M.G. Blanksma – van den Heuvel

secretaris H.J. de Ruiter

Bijlagen -

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 9 van 10

Raadsbesluit Vergadering

62 11-07-2023

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van ; gelet op de bepalingen van ; besluit: 1.

2. 3. 4. 5.

Het toekennen van een aanvullend investeringskrediet, ten behoeve van de afbouw van het Huis voor de Stad, ter hoogte van € 2,4 miljoen en toekenning van extra eenmalige kosten van € 900.000 en deze bedragen te dekken uit: De incidentele vrijval onderuitputting kapitaallasten Huis voor de Stad in het jaar 2024, voor een bedrag van € 1,4 miljoen; De incidentele inzet van € 300.000 uit de reserve onderhoud gebouwen (vastgoed); Het rekening resultaat 2022 voor een bedrag van € 1,6 miljoen. En daarbij het totaal bedrag van € 2.4 miljoen, die gerelateerd is aan het aanvullende investeringsbedrag, toe te voegen aan de bestemmingsreserve kapitaallasten ter dekking van de extra kapitaallasten samenhangend met de investeringsuitgaven.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 11-07-2023. De raad voornoemd, de voorzitter,

Gemeenteraad van Helmond

de griffier,

Blz. 10 van 10