RV 045 Controleverordening Helmond 2023
Tekst van het document
Raadsvoorstel Vergadering
45 11 juli 2023
Onderwerp Portefeuillehouder Afdeling College besluit Commissie Zaaknummer
Controleverordening Helmond 2023 M.V. de Kort CC
Gemeenteraad
Auditcomité 51419486
Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. De Controleverordening Helmond 2023 vast te stellen. 2. De Controleverordening gemeente Helmond in te trekken met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de controle van de jaarrekening tot en met het verslagjaar 2022 Inleiding Vanaf 2023 is het college verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, welke in de jaarstukken wordt opgenomen. Het doel van de verandering is versterking van de rol van het college in de verantwoording over de financiële rechtmatigheid door het gesprek hierover primair tussen raad en college te laten plaatsvinden, in plaats van dat de raad hierover met de accountant in discussie gaat. In de controleverordening zijn de kaders voor de toetsing door de accountant opgenomen. Doordat het college gaat rapporteren over de rechtmatigheid en de accountant de toetsing van de rechtmatigheid zal verrichten, aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording, is een aanpassing nodig van de controleverordening. De raad stelt conform artikel 213 van de Gemeentewet bij verordening de regels vast voor de controle op het financiële beheer van de gemeente en de controle op de inrichting van de financiële organisatie. Deze regels, vastgelegd in de Controleverordening, stellen kaders voor de accountantscontrole. Het hebben van een controleverordening is een wettelijke verplichting.
De huidige Controleverordening dateert uit 2017. Beoogd effect voor gemeenteraad Nieuwe verplichtingen voortvloeiende uit nieuwe wet- en regelgeving per 1 januari 2023 voor de financiële rechtmatigheid zijn geborgd in de Controleverordening. Argumenten 1.1 Met deze controleverordening wordt voldaan aan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording De noodzakelijke wijzigingen zijn doorgevoerd in de controleverordening zodat wordt voldaan aan de verplichtingen vanuit de rechtmatigheidsverantwoording. 1.2 De verordening is opgesteld volgens het model van de VNG De VNG heeft als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een modelverordening opgesteld voor de controleverordening. Deze modelverordening is als leidraad gebruikt voor de actualisatie van de controleverordening. 1.3 De controleverordening sluit aan op de regeling audit comité Artikel 2 van de verordening is aangepast zodat deze goed aansluit op de regeling auditcomité. Lid 3 van dit artikel werd in de oude verordening vastgesteld door het college, dit is nu aangepast dat dit volgens het interne aanbestedingsbeleid wordt vastgesteld. Het auditcomité is betrokken in het aanbestedingsteam en het strategiedocument wordt getoetst door het tenderboard.
Gemeenteraad van Helmond
Blz. 1 van 5
Kanttekeningen 1.1. Het herzien van de verordening is een wettelijke verplichting De wetgever heeft de nieuwe wet per 1 januari jl. Vastgesteld. Daarmee is het noodzakelijk dat een doorwerking plaatsvindt in de lokale controleverordeningen. Indien deze niet wordt vastgesteld, wordt niet voldaan aan de wettelijke vereisten. Communicatie / Vervolg Na vaststelling door de raad wordt de verordening bekend gemaakt door het juridisch team zodat de verordening in werking treed.
Burgemeester en wethouders van Helmond burgemeester mevr. P.J.M.G. Blanksma – van den Heuvel
Gemeenteraad van Helmond
secretaris H.J. de Ruiter
Blz. 2 van 5
Raadsbesluit Vergadering
45 11 juli 2023
Gemeenteraad
De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van Maak een keuze; gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;
besluit: 1. 2.
De Controleverordening Helmond 2023 vast te stellen. De Controleverordening gemeente Helmond in te trekken met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de controle van de jaarrekening tot en met het verslagjaar 2022.
Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Helmond (Controleverordening Helmond 2023) Artikel 1.
Definities
In deze verordening wordt verstaan onder: a. b. c. d. e.
f. g.
accountant: een door de gemeenteraad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; accountantscontrole: controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen; college: het college van burgemeesters en wethouders; deelverantwoording: een in opdracht van de gemeenteraad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening; managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen; rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;
Artikel 2.
Opdrachtverlening accountantscontrole
1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de gemeenteraad te benoemen accountant.
2.
Het college bereidt in overleg met het auditcomité de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3. Het strategiedocument wordt vastgesteld volgens het geldende inkoopprotocol. Onderdeel van het strategiedocument zijn het programma van eisen, de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren.
Artikel 3. 1.
Informatieverstrekking door college
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
Gemeenteraad van Helmond
Blz. 3 van 5
2.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant (digitaal) beschikbaar zijn.
3.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen tijdig aan de gemeenteraad zodat de raadsbehandeling vóór uiterlijk 15 juli kan plaatsvinden.
5.
Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de gemeenteraad en de accountant gemeld.
6.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onderzoek.
7.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Artikel 4.
Inrichting accountantscontrole
1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een v ertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.
2.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging van) het auditcomité, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en de manager financiën.
Artikel 5.
Toegang tot informatie
1.
Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente. Hierbij wordt de geldende weten regelgeving (b.v. privacy) in acht genomen.
2.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
3.
Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van baten en lasten
Artikel 6. 1.
Overige controles en opdrachten
De gemeenteraad kan de accountant opdracht geven bepaalde specifieke thema’s in de controle te betrekken en de gemeenteraad daarover te informeren. Voor zover mogelijk worden deze vastgelegd in het jaarlijkse auditplan van de accountant.
Gemeenteraad van Helmond
Blz. 4 van 5
2.
Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de gemeenteraad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
3.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de gemeenteraad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
4.
Het college draagt de zorg voor de wettelijke verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controleeisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de gemeenteraad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Artikel 7.
Rapportering
1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de gemeenteraad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2.
In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan: de betreffende ambtenaar, de manager van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller, de manager financiën en eventueel andere betrokken ambtenaren.
3.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de gemeenteraad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
4.
De accountant is aanwezig bij de bespreking van het verslag van bevindingen bij de behandeling in het auditcomité.
Artikel 8.
Inwerkingtreding en intrekking oude verordening
1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking. De verordening is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en volgende jaren.
2.
De controleverordening gemeente Helmond van 14 november 2017 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de controle van de jaarrekening tot en met het verslagjaar 2022.
Artikel 9.
Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Controleverordening Helmond 2023’.
Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 11 juli 2023. De raad voornoemd, de voorzitter,
Gemeenteraad van Helmond
de griffier,
Blz. 5 van 5