RV 042 Rechtmatigheidsverantwoording

Raadsvoorstel Vergadering

42 23 mei 2023

Onderwerp Portefeuillehouder Afdeling College besluit Commissie Zaaknummer

Rechtmatigheidsverantwoording M.V. de Kort CC 14 maart 2023 Auditcomité 13 april 2023 51381704

Gemeenteraad

Aan de gemeenteraad,

Voorstel 1.

De verantwoordingsgrens voor afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).

2.

De rapportagegrens vaststellen op hetzelfde bedrag als de rapportagegrens die externe accountant hanteert bij de jaarrekeningcontrole.

Inleiding Vanaf het boekjaar 2023 moet de gemeente een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. Dit betekent dat de organisatie zelfstandig vaststelt of, rekening houdend met de verantwoordingsgrens, wordt voldaan aan het normenkader waarin de relevante wet- en regelgeving is opgenomen. Tot en met boekjaar 2022 vormt de accountant een oordeel over de rechtmatigheid en brengt hij of zij er verslag over uit. Vanaf verslagjaar 2023 zal de accountant geen oordeel meer uitbrengen over de rechtmatigheid binnen de organisatie, maar enkel over de getrouwheid van de jaarrekening, waar de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel vanuit maakt. Beoogd effect voor gemeenteraad Rechtmatig handelen houdt voor de gemeente in het voldoen aan wet- en regelgeving. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet verantwoord worden dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Vanaf 2023 is het College van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, welke in de jaarstukken wordt opgenomen.

Het doel van de verandering is versterking van de rol van het college in de verantwoording over de financiële rechtmatigheid door het gesprek hierover primair tussen raad en college te laten plaatsvinden, in plaats van dat de raad hierover met de accountant in discussie gaat. Argumenten 1.1 Bepalen van de verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vast te stellen percentage, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens moet liggen binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Ons advies is om de verantwoordingsgrens op 1% van de lasten te hanteren. Dit is ook het advies van de accountant die aangeeft dat het hanteren van een verantwoordingsgrens die gelijk is aan de materialiteit zorgt voor een eenduidig beeld bij het beoordelen van afwijkingen. 1.2 Door het hanteren van een rapportagegrens worden alleen belangrijke bevindingen (fouten en onduidelijkheden) toegelicht De rapportagegrens is de grens waarboven afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering aan de raad worden gemeld, gerapporteerd en toegelicht. Het kan dus zijn dat afwijkingen geen effect hebben op de rechtmatigheidsverantwoording maar wel worden toegelicht.

Door de rapportagegrens lager te stellen dan de Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 3

verantwoordingsgrens krijgt de raad extra inzicht in de bevindingen en maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst. Ons advies is om voor de rapportagegrens aan te sluiten bij de rapportagegrens die de externe accountant hanteert bij de jaarrekeningcontrole. Die rapportagegrens wordt jaarlijks afzonderlijk afgestemd met het audit comité en vastgelegd in het auditplan. Voor boekjaar 2022 is dit bedrag vastgesteld op €195.000. Kanttekeningen Impact op gemeente Er komt nog een nadere uitwerking van de wet die mogelijk impact op de gemeente heeft in relatie tot de accountantscontrole. De verwachting is dat de impact voor de gemeente zeer beperkt is. Dit blijkt ook uit de managementletter 2022 waarin de accountant heeft aangeven dat Gemeente Helmond klaar is voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Financiën Niet van toepassing Communicatie Niet van toepassing Vervolg Als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moet ook de controleverordening en de financiële verordening worden aangepast. Deze aanpassingen zullen afzonderlijk aan de raad worden voorgelegd.

Burgemeester en wethouders van Helmond burgemeester mevr. P.J.M.G. Blanksma – van den Heuvel

secretaris H.J. de Ruiter

Bijlage Model rechtmatigheidsverantwoording

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 2 van 3

Raadsbesluit Vergadering

42 23 mei 2023

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 14 maart 2023; gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit:

1.

De verantwoordingsgrens voor afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).

2.

De rapportagegrens vaststellen op hetzelfde bedrag als de rapportagegrens die externe accountant hanteert bij de jaarrekeningcontrole.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 23 mei 2023 De raad voornoemd, de voorzitter,

Gemeenteraad van Helmond

de griffier,

Blz. 3 van 3