RV 041 (Voorlopige) gunning Europese aanbesteding accountancy vanaf jaarverantwoording 2023

Raadsvoorstel Vergadering

41 11 april 2023

Onderwerp

(voorlopige) gunning Europese aanbesteding accountancy vanaf jaarverantwoording 2023 M.V. de Kort Concern Control 28 maart 2023 Nog niet bekend 51426871

Portefeuillehouder Afdeling College besluit Commissie Zaaknummer

Gemeenteraad

Aan de gemeenteraad, Voorstel 1.

Instemmen met het gunningsadvies om de opdracht (voorlopig) te gunnen aan Deloitte en conform het gestelde in art. 213 Gemeentewet Deloitte aan te wijzen als accountant voor een periode van 2 jaar met een optie om 2 keer het contract met 2 jaar te verlengen vanaf jaarverantwoording 2023.

Inleiding Conform raadsvoorstel 70 is de aanbestedingsprocedure doorlopen. De betrokkenheid van de raad is in het aanbestedingsteam gewaarborgd door de vertegenwoordiging van twee leden vanuit het Auditcomité. We hebben twee inschrijvingen ontvangen. Deze hebben we allereerst op kwaliteit beoordeeld. Om de kwaliteit te beoordelen hebben de inschrijvers een plan van aanpak ingediend. In het plan van aanpak beschrijven ze hoe ze omgaan met controleaanpak, rapportages, natuurlijke adviesfunctie, kwaliteit en continuïteit van het controleteam, samenwerking en kennisdeling. De plannen van aanpak zijn beoordeeld door het aanbestedingsteam. Onderdeel van de aanbestedingsprocedure is een verificatie interview met de inschrijvende accountantskantoren. Deze hebben plaatsgevonden op 9 maart 2023 en 14 maart 2023. Na het laatste interview heeft de definitieve beoordeling plaatsgevonden op basis van de vastgestelde wegingscriteria voor kwaliteit en prijs. Deloitte behaalde de hoogste score, daarom wordt geadviseerd om de opdracht aan Deloitte te gunnen. Beoogd effect voor gemeenteraad Het beoogd effect is het afsluiten voor een meerjarig contract met een externe accountant voor de periode van twee jaar, met een optie voor verlenging van 2 maal 2 jaar. Argumenten De Europese aanbesteding is volgens de vereisten doorlopen.

De inschrijvingen zijn gecontroleerd op uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en eisen betreffende de dienstverlening. Beide inschrijvingen voldeden daaraan. Beide inschrijvingen zijn daarna beoordeeld door het aanbestedingsteam op basis van de (vooraf bekendgemaakte) gunningscriteria. Kanttekeningen De voorlopige gunning is onder voorbehoud dat er geen andersluidend gerechtelijk vonnis wordt uitgesproken ten gevolge van eventuele gerezen bezwaren binnen een periode van 20 dagen na voorlopige gunning (Alcatelperiode). Financiën Voor de controle van de accountant is structureel € 152.000,- beschikbaar. De inschrijfprijs van Deloitte voor de uitvoering van de controle is jaarlijks € 250.000,-. Dit bedrag ligt in lijn met de auditfee die we afgelopen jaren hebben betaald voor de uitvoering van het huidige contract. Om het tekort af te dekken zijn jaarlijks incidentele middelen aangevraagd en toegekend bij de Berap (beatuursrapportage). Om genoeg middelen beschikbaar te hebben voor de uitvoering van het nieuwe contract zal het budget structureel met € 98.000,- opgehoogd moeten worden. Voor 2023 zal dit extra budget bij de 1e Berap worden aangevraagd. Voor 2024 en verder, zal in de voorjaarnota het budget structureel opgehoogd worden naar € 250.000,-.

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 3

Vervolg Na instemming van de raad op het gunningsadvies wordt de opdracht (voorlopig) gegund aan Deloitte voor een periode van 2 jaar met een optie om 2 keer het contract met 2 jaar te verlengen vanaf jaarverantwoording 2023. De tweede inschrijver wordt afgewezen. Wanneer de Alcatel-termijn is afgelopen en er geen bezwaren zijn aangetekend zal deze voorlopige gunningsbeslissing definitief worden. Burgemeester en wethouders van Helmond burgemeester mevr. P.J.M.G. Blanksma – van den Heuvel

secretaris H.J. de Ruiter

Bijlage: • Raadsvoorstel 70-2022.

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 2 van 3

Raadsbesluit Vergadering

41 11 april 2023

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van Maak een keuze; gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit: 1.

In te stemmen met het gunningsadvies om de opdracht (voorlopig) te gunnen aan Deloitte en conform het gestelde in art. 213 Gemeentewet Deloitte aan te wijzen als accountant voor een periode van 2 jaar met een optie om 2 keer het contract met 2 jaar te verlengen vanaf jaarverantwoording 2023.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 11 april, 2023. De raad voornoemd, de voorzitter,

Gemeenteraad van Helmond

de griffier,

Blz. 3 van 3