RV 028 Wijziging gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2024

Raadsvoorstel Raadsvergadering Onderwerp Portefeuillehouder College besluit Zaaknummer

28 23 mei 2024

Gemeenteraad

Wijziging gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2024 M.V. de Kort 19 maart 2024 51913843

Aan de gemeenteraad, Het college stelt u voor: 1. Het college toestemming te verlenen voor het treffen van een gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling MRE 2024, conform bijgevoegde ontwerp-regeling. 2. In te stemmen met het treffen van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven, conform bijgevoegde ontwerp-regeling. Samenvatting Op 1 juli 2022 trad een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking. De wijziging heeft tot doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. Gemeenten en waterschappen hebben tot 1 juli 2024 de tijd om hun gemeenschappelijke regelingen aan te passen. Eerder hebben de raden gelegenheid gehad een reactie kenbaar te maken op de ontwerp regeling. Het Algemeen Bestuur heeft de reactie betrokken bij de ontwerp-regeling en vervolgens de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten verzocht de gewijzigde regeling te treffen. Op grond van de Wgr dient de raad hier toestemming voor te geven. Deze toestemming kan de raad slechts onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Hiervoor zijn geen gronden gevonden. Tevens dient de raad, als deelnemer aan de regeling, de gewijzigde regeling zelf ook vast te stellen. In het voorstel wordt aangegeven hoe met de reactie van Helmond is omgegaan.

Dit ter kennisname omdat hieraan geen argumenten ontleend kunnen worden om toestemming te onthouden. Voorgaande besluitvorming De Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven (MRE) is een gemengde regeling. Dat wil zeggen dat deze is aangegaan ('getroffen') door de colleges én de raden van 21 gemeenten in Zuidoost Brabant. Op grond van de Wgr artikel 1 is de, tweede lid is de GR MRE als gemengde regeling niet verplicht het ontwerp van een te wijzigen regeling toe te zenden aan de raden. Niettemin heeft het Algemeen Bestuur MRE besloten om de colleges en raden een ontwerp-wijziging voor reacties voor te leggen. In 2023 is een ontwerpwijziging toegezonden aan de raad. Verschillende raden, waaronder de raad van de gemeente Helmond, hebben gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een reactie over het ontwerp van de regeling naar voren te brengen. Uw raad heeft op 31 oktober 2023 besloten een reactie kenbaar te maken. De reactie van de gemeente Helmond had betrekking op artikel 17 (bevoegdheid Dagelijks Bestuur inzake benoeming van de directeur), artikel 21 (Raadstafel21), artikel 24 (Inspraak) en artikel 25 (Besluiten waarvoor zienswijzen worden gevraagd) met de volgende uitkomsten: • Het Dagelijks bestuur krijgt de bevoegdheid de directeur te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

Het DB raadpleegt ('hoort') het Algemeen Bestuur; • Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2023 besloten het Statuut Overlegorganen nog niet te wijzigen voor wat betreft de taken, bevoegdheden en werkwijze van de Raadstafel 21, maar daar wel toe over te gaan als er voldoende draagvlak is de Raadstafel21 in de richting van een adviescommissie verder door te ontwikkelen. Artikel 24a Wgr over de instelling van een gemeenschappelijke adviescommissie is een 'kan' bepaling en de verwijzing naar dit wetsartikel biedt ruimte voor doorontwikkeling van de Raadstafel 21. Overigens heeft het Algemeen Bestuur op 20 december 2023 ook besloten dat de (vice-)voorzitter van de Raadstafel 21 een staande uitnodiging heeft om deel te nemen aan de beraadslagingen in het AB. De gemeenschappelijke regeling hoeft hiervoor niet te worden aangepast. In het Statuut Overlegorganen wordt dit ook opgenomen; • De 'inspraak' bepalingen (artikel 24) zijn overgenomen van het voorstel in de reactie van Helmond;

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 5

•

Artikel 25 waarin is opgenomen welke besluiten voor zienswijzen aan de raden worden voorgelegd is aangevuld met bepalingen die zijn overgenomen van het voorstel in de reactie van Helmond.

Hoewel de mate waarin de voorstellen in de reactie van Helmond zijn overgenomen geen grond is om toestemming te onthouden, constateert het college dat deze voorstellen wel in ruime mate zijn overgenomen. Op grond van de ontvangen reacties heeft het Algemeen Bestuur MRE op 20 december 2023 over acht onderwerpen een richtinggevend besluit genomen. Deze zijn vervolgens verwerkt in de definitieve gewijzigde regeling. Het overzicht van de zienswijzen en de aanbiedingsbrief waarin de reacties van het Algemeen Bestuur zijn toegelicht treft uw raad hierbij ter kennisgeving aan. Waarom De (gewijzigde) Gemeenschappelijke Regeling MRE 2024 is een gemeenschappelijke regeling die op grond van Wgr, artikel 1, eerste lid getroffen wordt door de colleges en raden van de 21 gemeenten in Zuidoost Brabant. Zij dienen allen daartoe de regeling eensluidend vast te stellen. Dat wil zeggen dat de regeling na het doorlopen van de reactie procedure niet meer eenzijdig door een van de deelnemende colleges of raden kan worden gewijzigd. Op grond van de Wgr, artikel 1, vierde lid, gaan de colleges niet over tot het treffen van een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Dit voorstel wordt aan uw raad voorgelegd om die toestemming te verkrijgen.

Ons college heeft op 19 maart besloten in te stemmen met het treffen van een gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling MRE 2024 conform bijgevoegde ontwerp-regeling, onder voorbehoud van toestemming van de gemeenteraad. Dit besluit wordt pas effectief na uw besluit om die toestemming te verlenen. De wijziging van de regeling treed in werking nadat de colleges en raden van alle 21 deelnemende gemeenten hiertoe hebben besloten. De beoogde inwerkingtreding, zoals aangegeven bij wijziging van de Wgr, is 1 juli 2024. De wijziging van de regeling vloeide met name voort uit de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. In de reactieprocedure zijn door een aantal gemeenten voorstellen ingebracht voor de 'archiefbepalingen' in de regeling ofschoon deze geen onderwerp van wijziging waren. Het Algemeen Bestuur heeft daarom besloten tot een separate wijzigingsprocedure. Wel zijn in de voorliggende regeling al (model) bepalingen opgenomen om te voorkomen dat deze strijdig is met de Archiefwet of het algemeen belang. De Gemeenschappelijke Regeling MRE is getroffen met het oog op het handhaven en uitbouwen van het kenmerkende economische profiel van de regio, om op die manier het vestigings- en verblijfsklimaat voor onze inwoners en bedrijven te stimuleren. Dit is ook van belang voor Helmond, als onderdeel van de regio.

De MRE organiseert de samenwerking tussen gemeenten onderling en tussen overheid en maatschappelijke partners op de thema’s, zoals nader uitgewerkt in een regionale agenda (thans economie, mobiliteit, ruimte en wonen, energietransitie en vitaliteit landelijk gebied). Daarnaast verzorgt de MRE, als voortzetting van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven de nazorg van de voormalige stortplaats en de ontwikkeling van het landgoed Gulbergen, en het optreden als grondeigenaar. Tenslotte verzorgt het dienstonderdeel RHCe voor 20 gemeenten (inclusief Helmond) de rol van de regionale archiefbewaarplaats en het toezicht op naleving van de Archiefwet. Doel van de wijziging van de regeling was op de eerste plaats om deze in overeenstemming te brengen met wijzigingen in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. De wijziging van de wet had als doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. Argumenten 1.1 en 2.1 Het vaststellen van de gemeenschappelijke regeling is vereist op grond van de Wgr. Wijziging van de gemeenschappelijke regeling was vereist vanwege wijziging van de Wgr. De GR MRE is in overeenstemming gebracht met de gewijzigde wet, mede door invulling te geven aan diverse 'open bepalingen' in de wet. De deelnemende colleges en raden dienen de gewijzigde regeling op grond van de Wgr, artikel 1, eerste lid vast te stellen. Gemeenteraad van Helmond

Blz. 2 van 5

1.2 Het collegebesluit wordt pas effectief na toestemming van de raad. Op grond van de Wgr, artikel 1, vierde lid gaan de colleges niet over tot het treffen van een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden. Het besluit wordt pas effectief nadat de raad haar toestemmingsbesluit heeft genomen. 1.3 en 2.2 De ontwerp-regeling is niet strijdig met het recht of het algemeen belang. Deze strijdigheden zijn de enige gronden die de Wgr geeft om toestemming te onthouden. In de voorliggende regeling zijn geen gronden hiervoor aanwezig. Kanttekeningen en risico’s 1.1 en 2.1 Voor de archiefbepalingen wordt een separate wijzigingsprocedure gestart Door een aantal gemeenten zijn voorstellen gedaan de ‘archiefbepalingen’ in de regeling aan te passen. Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2023 besloten een separate wijzigingsprocedure op te starten voor de ‘archiefbepalingen’ in de regeling én onderliggende regelingen, zodat de ontwikkelingen rond archief/RHCe in samenhang kunnen worden beschouwd en na een zorgvuldig proces op een later moment (naar verwachting 2025) kunnen worden verankerd. Bepalingen, die strijdig zijn gebleken met de Archiefwet 1995 zijn verwerkt in de regeling. Zo is artikel 44 toegevoegd.

De Archiefwet 1995 schrijft voor dat een regeling waarin taken worden overgedragen (zoals in geval van de Metropoolregio Eindhoven, onder andere het archieftoezicht), een dergelijke bepaling moet bevatten. In hun reacties gaven een aantal gemeenten aan dat ook de zorg voor de overgebrachte archiefbescheiden uit de regeling moest worden verwijderd, omdat dit strijdig zou zijn met de Archiefwet. Dit is voorgelegd aan het Nationaal Archief. In haar antwoord geeft het Nationaal Archief het volgende aan: “B&W is zorgdrager wat de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen betreft. Dit zorgdragerschap (in de zin van de Archiefwet) kan niet worden overgedragen of gedelegeerd. Wel kunnen taken en bevoegdheden, die voortvloeien uit de Archiefwet worden overgedragen, zoals 4 dat in dit geval (de zorg voor) het beheer van het overgebrachte archief aan het bestuur van de GR is overgedragen.” De formulering is derhalve niet strijdig met de Archiefwet en behoeft niet te worden aangepast.

Nadere analyse van het begrip “zorgdrager” laat zien dat het zorgdragerschap voor archiefbescheiden bestaat uit plichten en bevoegdheden, op grond van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling, zowel met betrekking tot het ontsluiten van archiefbescheiden, het (blijvend) bewaren ervan, het beperken van de openbaarheid ervan, en de omstandigheden waaronder archiefbescheiden opgeslagen en bewaard worden zowel vóór als na overbrenging. De Wgr biedt de mogelijkheid voor overheden bepaalde taken, die uit deze plichten en bevoegdheden voortvloeien binnen één organisatie samen uit te voeren, zonder de bestuurlijke verantwoordelijkheid daarover uit handen te geven. De zorg voor de overgebrachte archiefbescheiden, zoals opgenomen in de regeling, komt dus neer op een ‘gebundelde’ zorg voor de omstandigheden waarin de overgebrachte archiefbescheiden duurzaam bewaard en ontsloten worden. De colleges van de deelnemende gemeenten zijn het bevoegd orgaan om bij overbrenging van archiefbescheiden beperkingen te stellen aan de openbaarheid daarvan en zijn ook het bevoegd orgaan om deze beperkingen op te heffen of buiten beschouwing te laten bij verzoeken om inzage of het gebruik van deze archiefbescheiden. De Verordening Bestuurscommissie Regionaal Historisch Centrum Eindhoven en de Archiefverordening MRE doen geen inbreuk op deze bevoegdheid.

De toelichting is aangepast om dit te verduidelijken. In het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) is door verschillende gemeenten verzocht in de gemeenschappelijke regelingen waar zij aan deelnemen een voorziening op te nemen over de verantwoording van de (streek)archivaris aan het Dagelijks Bestuur over het uitgeoefende toezicht op de archiefbescheiden van de regeling en van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg over die archiefbescheiden. De modelbepalingen uit de landelijke handreiking van het LOPAI, KIA en KVAN zijn overgenomen, zoals ook door (in ieder geval) de GGD en Veiligheidsregio is gedaan. Gemeenten kunnen hierdoor aangeven dat zij voldaan hebben aan het verzoek vanuit het IBT. Deze verantwoording is al staande praktijk op grond van de Archiefverordening Metropoolregio Eindhoven 2023, waarin bepalingen van gelijke strekking zijn opgenomen. De achterliggende gedachte voor verankering in de regeling (en niet alleen in de archiefverordening) is de deelnemende gemeenten meer grip te laten krijgen op het informatiebeheer bij de regeling. Het Kabinet heeft een voorstel van de nieuwe Archiefwet in november 2021 ingediend bij het Parlement. De Tweede Kamer en daarna de Eerste Kamer moeten de wet nog goedkeuren, waarna deze in werking zal treden.

De aanpassing van de Archiefwet is nodig om er onder andere voor te zorgen dat overheidsorganisaties ook digitale Gemeenteraad van Helmond

Blz. 3 van 5

informatie goed opslaan en toegankelijk houden. De invoering van deze nieuwe wet zal met zich meebrengen dat de gemeenschappelijke regeling opnieuw moet worden aangepast. Vooralsnog is voorzien is deze wijzigingen mee te nemen in de separate wijzigingsprocedure voor de archiefbepalingen in de regeling. Financiën Het voorstel heeft geen financiële gevolgen. Participatie De Wgr biedt nog geen basis voor participatie bij een voorgenomen wijziging van een gemeenschappelijke regeling. Wel is de doorlopen zienswijzen procedure van toepassing geweest. Hierbij is geen aanleiding gezien deze op grond van lokale regelgeving te onderwerpen aan een participatieproces. De Wgr schrijft wel voor (artikel 10, zevende lid) dat een regeling bepalingen inhoudt omtrent de wijze waarop ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op grond van deze regeling betrokken worden. Hierin is met de wijziging voorzien. Communicatie De bekendmaking van deze regeling geschiedt door het college van de gemeente Eindhoven (op grond van artikel 53 van de regeling). Het bestuur van de MRE heeft verzocht om, in verband met de beoogde datum van inwerkingtreding van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling op 1 juli 2024, uiterlijk op 21 juni 2024 de ondertekende wijzigingsbesluiten te ontvangen.

Overeenkomstig zal het bestuur worden geïnformeerd. Conform de Gemeentewet dient het besluit van het college en van de raad tot het treffen van de regeling ook te worden gepubliceerd. Uitvoering en tijdspad Zodra de colleges en raden van de 21 deelnemende gemeenten de besluitvorming hebben afgerond zal door het Dagelijks Bestuur aan de gemeente Eindhoven (als plaats, waarin de regeling van de Metropoolregio Eindhoven statutair is gevestigd) worden verzocht zorg te dragen voor publicatie en daarmee de formele inwerkingtreding van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling. De voorgestelde aanpassing van de gemeenschappelijke regeling leidt op enkele punten weer tot de aanpassing van het statuut overlegorganen. Het statuut bevat nadere afspraken over de samenstelling en werkwijze van de diverse overlegorganen binnen de samenwerking in de Metropoolregio Eindhoven. Wijziging van het statuut is een bevoegdheid van het Algemeen Bestuur. Het concept-gewijzigde statuut is ter kennisname aangeboden. Hiermee heeft uw raad volledig inzicht in de aanpassingen, die samenhangen met het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling. Het concept-gewijzigde Statuut Overlegorganen MRE zal vervolgens ter besluitvorming worden geagendeerd in het Algemeen Bestuur van 3 juli 2024.

Waarna het proces van wijziging van de gemeenschappelijke regeling en de daarmee samenhangende wijzigingen in het statuut overlegorganen is afgerond. Conform artikel 6, tweede lid, wordt in de voorbereiding van de regionale agenda gereflecteerd op de kwaliteit en de vorm van de samenwerking op grond van de regeling. Op grond van artikel 49 kan het algemeen bestuur verzoeken het functioneren van de samenwerking in de Metropoolregio, respectievelijk de regeling, te doen evalueren. Procesinformatie en overige raadsinformatie Er is buiten de bijlagen geen verdere achtergrondinformatie Burgemeester en wethouders van Helmond mevr. P.J.M.G. Blanksma–van den Heuvel burgemeester

mr. A.S. Meijer gemeentesecretaris

Bijlagen • Gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling MRE 2024 (51913858) • Gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling MRE 2024 (wijzigingen zichtbaar) (51913859) • Nota van beantwoording (51913860) • Concept gewijzigd Statuut Overlegorganen MRE 2024 (51913862) • Aanbiedingsbrief wijziging Gemeenschappelijke Regeling MRE 2024 (51913857) Gemeenteraad van Helmond

Blz. 4 van 5

Raadsbesluit Vergadering

28 23 mei 2024

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 maart 2024; gelet op de bepalingen van de Gemeentewet, Wet gemeenschappelijke regelingen; besluit: 1. Het college toestemming te verlenen voor het treffen van een gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling MRE 2024, conform bijgevoegde ontwerp-regeling. 2. In te stemmen met het treffen van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven, conform bijgevoegde ontwerp-regeling.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 23 mei 2024. De raad voornoemd, de voorzitter,

Gemeenteraad van Helmond

de griffier,

Blz. 5 van 5