RV 014 Onderzoek toekomstbestendige Raadsgriffie

Raadsvoorstel Vergadering

14 16 maart 2021

Onderwerp Commissie

Onderzoek toekomstbestendige Raadsgriffie Adviescommissie 9 maart 2021

Gemeenteraad

Aan de gemeenteraad,

Beslispunten 1. De werkgeverscommissie opdracht te geven om, door inschakeling van een extern onderzoeker, onderzoek te doen naar een ‘Toekomstbestendige Raadsgriffie’ waarbij een plan wordt opgesteld voor een kwalitatieve en kwantitatieve Raadsgriffie in Helmond. 2. In dit onderzoek worden in ieder geval de volgende elementen meegenomen: a. Welke ambities en wensen van de raad zijn er in de ondersteuning door de Raadsgriffie? b. Welke (wettelijke) taken zijn er in de afgelopen jaren bijgekomen voor de Raadsgriffie? c. Hoe verhoudt de formatie van de Raadsgriffie Helmond zich ten opzichte van vergelijkbare gemeenten? d. Welke omvang, kwalitatief en kwantitatief, menskracht en middelen, is nodig voor de Raadsgriffie van Helmond om deze ondersteuning te kunnen leveren? 3. Dit onderzoek op te leveren uiterlijk bij de behandeling van de Voorjaarsnota 2021 en het benodigde budget (globaal begroot op 20.000 euro) te betrekken bij de 1e Bestuursrapportage 2021.

Inleiding De werkgeverscommissie, bestaande uit de waarnemend voorzitter als voorzitter van de commissie, de commissievoorzitters als leden en de burgemeester als adviseur, heeft kennisgenomen van de opmerkingen gemaakt in het fractievoorzittersoverleg van 18 januari jl. inzake de toekomstbestendigheid van de Raadsgriffie. De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de raadsgriffie werkzame personen. Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende regelingen, waaronder de ondersteuning van de raad. De werkgeverscommissie zal onderzoek doen naar een ‘Toekomstbestendige Raadsgriffie’ waarbij een plan wordt opgesteld voor een kwalitatieve en kwantitatieve Raadsgriffie. Hiervoor zal een extern onderzoeker worden ingeschakeld. De werkgeverscommissie zal het onderzoek begeleiden en naar aanleiding daarvan voorstellen doen. De werkgeverscommissie zal op basis van 3 offertes bepalen wie het onderzoek zal uitvoeren en wat de concrete opdracht voor het onderzoek is. De werkgeverscommissie zal – mede op basis van input van de raadsfracties criteria opstellen op basis waarvan een bureau gekozen wordt. De werkgeverscommissie zal een 3-tal bureaus uitnodigen om een offerte uit te brengen.

Het onderzoek zal onder meer omvatten een enquête voor alle raads- en commissieleden met vragen over ambities en de gewenste (extra) ondersteuning, nadere verdieping door groepsgesprekken met aantal raads- en burgercommissieleden, gesprek met werkgeverscommissie en gesprek met raadsgriffie. Beoogd effect Bij de wensen en ambities van de raad hoort een raadsgriffie die qua kwaliteit en kwantiteit voldoende is toegerust. Daarbij dienen menskracht en middelen tevens te worden betrokken. Dat betekent dat inzicht moet worden verkregen hoe voor de toekomst de raadsgriffie in Helmond er uit komt te zien, passend bij de ambities van de gemeenteraad en de omvang van de stad. Hiervoor dient een externe onderzoeker te worden betrokken. Argumenten De rol van de raad is afgelopen jaren veranderd en ook toegenomen. Gelet hierop heeft de werkgeverscommissie geconstateerd dat er de laatste jaren een toenemend beroep op de griffie wordt gedaan o.a. door de invoering van Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 3

de Rekenkamer Helmond, naast het Auditcomité, het veelvuldig instellen van raadswerkgroepen en de grotere behoefte en aandacht aan raadscommunicatie. Voorts wordt geconstateerd dat er diverse extra (wettelijke) taken bij zijn gekomen (bijvoorbeeld de AVG) die de griffie moet oppakken, maar waarvoor de capaciteit ontbreekt. Verder vergt de voorbereiding en uitvoering van podiumbijeenkomsten veel extra inzet en capaciteit. Gebleken is dat er bij de raad behoefte is aan meer inhoudelijke en organisatorische ondersteuning door de griffie. Financiën De kosten van het onderzoek worden globaal begroot op 20.000 euro. Voorgesteld wordt deze te betrekken bij de 1e Bestuursrapportage 2021. Vervolg De resultaten van het onderzoek, de voorstellen op basis ervan en de financiering van die voorstellen zullen aan uw raad voorgelegd worden. In de adviescommissie van 9 maart 2021 zal het voorstel worden besproken. De werkgeverscommissie De voorzitter Dhr .J.H.J.M. Roefs

Gemeenteraad van Helmond

De griffier mr. J.P.T.M. Jaspers

Blz. 2 van 3

Raadsbesluit Vergadering

14 16 maart 2021

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gelet op de artikelen van de Gemeentewet; gelet op het voorstel van de Werkgeverscommissie; Besluit: 1. De werkgeverscommissie opdracht te geven om, door inschakeling van een extern onderzoeker, onderzoek te doen naar een ‘Toekomstbestendige Raadsgriffie’ waarbij een plan wordt opgesteld voor een kwalitatieve en kwantitatieve Raadsgriffie in Helmond. 2. In dit onderzoek worden in ieder geval de volgende elementen meegenomen: a. Welke ambities en wensen van de raad zijn er in de ondersteuning door de Raadsgriffie? b. Welke (wettelijke) taken zijn er in de afgelopen jaren bijgekomen voor de Raadsgriffie? c. Hoe verhoudt de formatie van de Raadsgriffie Helmond zich ten opzichte van vergelijkbare gemeenten? d. Welke omvang, kwalitatief en kwantitatief, menskracht en middelen, is nodig voor de Raadsgriffie van Helmond om deze ondersteuning te kunnen leveren? 3. Dit onderzoek op te leveren uiterlijk bij de behandeling van de Voorjaarsnota 2021 en het benodigde budget (globaal begroot op 20.000 euro) te betrekken bij de 1e Bestuursrapportage 2021.

Besloten in de vergadering van 16 maart 2021. De raad voornoemd, de voorzitter

Gemeenteraad van Helmond

de griffier

Blz. 3 van 3