RV 011 Vervolgfase Onderzoek toekomstbestendige Raad- en raadsgriffie

Raadsvoorstel Vergadering

11 22 februari 2022

Onderwerp

(Vervolg)rapport bevindingen en aanbevelingen toekomstbestendige Raad- en Raadsgriffie Adviescommissie 15 februari 2022 50447721

Commissie Zaaknummer

Gemeenteraad

Aan de gemeenteraad, Beslispunten 1. Kennis te nemen van de rapportage ‘Investeren in de lokale democratie. Naar een toekomstbestendige raad en griffie’ en in te stemmen met de daarin opgenomen aanbevelingen. 2. Het budget ten behoeve van de griffieformatie te verhogen met € 182.000,- voor structurele verbreding van de basis van de griffie, het op kwalitatief hoger niveau brengen en houden van de informatievoorziening en het documentmanagement en het versterken van de ondersteuning en adviesfunctie van de griffie, in het bijzonder met betrekking tot de controletaken van de raad. 3. € 25.000,- structureel toe te voegen aan het budget van de raad/griffie, bestemd voor het intern (binnenshuis) of extern inhuren van ondersteuning voor alle technische zaken (o.a. technische support gebruik iPads en technische/AV-ondersteuning bij bijeenkomsten en vergaderingen). 4. Zo spoedig mogelijk een implementatieplan op te stellen met de acties en vervolgstappen die per direct (vanaf de dag na besluitvorming) en op korte termijn (tot aan het zomerreces van 2022) nodig zijn om raad en griffie toekomstbestendig te maken. 5. De voorzitter van de Werkgeverscommissie en een kwartiermaker opdracht te geven sturing te geven aan die implementatie, daarin bijgestaan door een klankbordgroep (met de uitgebreide werkverscommissie, griffie en organisatie) en de burgemeester als adviseur. 6.

Het benodigde budget voor de implementatie en een kwartiermaker voor 2022 te betrekken bij de 1e Bestuursrapportage 2022.

Inleiding Uw raad heeft op 16 maart 2021 opdracht gegeven om een (extern) onderzoek te laten uitvoeren naar de toekomstbestendigheid van de gemeenteraad en van de raadsgriffie. Dit onderzoek is uitgevoerd door onderzoeken adviesbureau Necker van Naem. Het rapport ‘Naar een toekomstbestendige raad en raadsgriffie - Gemeente Helmond’ bracht niet in alle opzichten de gewenste scherpte die nodig was om tot concrete acties richting een toekomstbestendige raad en raadsgriffie te komen. De uitgebreide werkgeverscommissie heeft vervolgens Jasper Loots gevraagd een onderzoeksvoorstel te doen dat resulteert in een raadsvoorstel dat in het 1e kwartaal 2022 aan de raad wordt aangeboden, met daarin duidelijke beslispunten over de noodzakelijke stappen op weg naar een toekomstbestendige raad en raadsgriffie. Dit voorstel is door de uitgebreide werkgeverscommissie op 19 november jl. geaccordeerd. Rapportage Op 1 februari 2022 heeft Jasper Loots zijn rapportage ‘Investeren in de lokale democratie. Naar een toekomstbestendige raad en griffie’ opgeleverd (zie bijlage).

De belangrijkste conclusies luiden aldus:  Dat de griffie niet toekomt aan een aantal taken en werkzaamheden die de griffie op basis van haar professionele standaard noodzakelijk acht om de raad optimaal te positioneren en te faciliteren (zoals het tijdig kunnen meedenken over besluitvormingsprocessen, het in positie brengen van het presidium, bijhouden van regionale ontwikkelingen, etc.).  Dat de griffie met de huidige in omvang beperkte formatie niet tegemoet kan komen aan de door de meerderheid van de raad uitgesproken ambities, wensen en ondersteuningsbehoeften. Zoals de wens te investeren in zijn controlerende taken, in goede dossiervorming en gemakkelijke vindbaarheid van de bestuurlijke stukken, in de kwaliteit en leesbaarheid van de stukken, in een intensievere betrokkenheid van inwoners, enzovoort.  Dat de griffie op dit moment noodgedwongen vooral functioneert als een zogenoemde procesgriffie. Met een primaire gerichtheid op een zo hoogwaardig mogelijk organisatie van het vergader- en besluitvormingsproces. Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 4



Dat de ambitie om als raad in heel veel opzichten beter in positie te zijn – en de wensen die daaruit voortvloeien met betrekking tot de ondersteuning – niet gerealiseerd kunnen worden zonder inzet van extra structurele middelen.

Tot slot van de rapportage wordt in 11 aanbevelingen omschreven dat het nodig is om te investeren, in onder meer de omvang van de griffieformatie, in het samenspel tussen raad, college en organisatie, in de kwaliteit van de stukken(stroom) en niet in de laatste plaats in de wilskracht en daadkracht van de raad om inderdaad beter in positie te komen en te blijven. Extra middelen en aanpassingen in structuren en werkwijzen zijn noodzakelijke voorwaarden, maar schieten tekort als niet tegelijkertijd in de (raads-, bestuurs- en vergader)cultuur wordt geïnvesteerd. De uitgebreide werkgeverscommissie heeft als opdrachtgever op 1 februari 2022 ingestemd met de rapportage en de daarin opgenomen aanbevelingen. Vervolg Het is zaak om zo snel mogelijk zoveel mogelijk acties in werking te zetten die ertoe bijdragen dat de nieuwe raad een spreekwoordelijke vliegende start kan maken. De kennis en ervaring van de zittende raads- en burgercommissieleden kan tot aan de dag van hun afscheid worden benut om verbeteringen in gang te zetten en door te voeren. Het zou immers zonde zijn die rijke kennis en opgedane ervaringen niet te benutten. Tegelijk geldt ook dat de nieuwe raad in staat moet worden gesteld richting te geven aan de doorontwikkeling van de raad en de griffie.

Daar komt bij dat door het aangekondigde afscheid van de griffier een traject zal moeten worden opgestart dat resulteert in de keuze voor een nieuwe raadsgriffier. Die evenals de nieuwe raad in de positie moet worden gesteld richting mee te kunnen geven aan de investeringen in een toekomstbestendige raad en griffie. Er moet met andere woorden doorgepakt worden (door de zittende raad) en er moet keuzeruimte zijn (voor de nieuwe raad). Het is daarom van belang steeds heel duidelijk aan te geven in het implementatieplan waar het werk van de zittende raad eindigt en de keuzeruimte van de nieuwe raad begint. Dus doen wat nodig is en waar mogelijk de keuzes voorleggen aan de nieuwe raad en raadsgriffier. Dat advies geldt ook voor de zoektocht naar een nieuwe griffier. Dat betekent dat de zittende raad een profielschets opstelt die in lijn is met de analyse en met de uitgesproken ambities, wensen en ondersteuningsbehoeften zoals in de rapportage van Jasper Loots verwoord. De daadwerkelijke selectie van de nieuwe griffier is dan aan de in maart te installeren raad. Het is raadzaam diezelfde lijn te volgen bij het implementatieplan: datgene dat onmiskenbaar bijdraagt aan de wensen en ambities van de raad zo snel als mogelijk oppakken (concernplanning, kwaliteit stukken, hernieuwen afspraken benutten ambtelijke deskundigheid, het ten volle kunnen benutten van het vergadermodel, etc.).

Daar waar door de nieuwe raad keuzes gemaakt moeten worden (bijvoorbeeld over fractieondersteuning, precieze uitwerking spreektijden, etc.) die keuzes scherp over het voetlicht brengen, met voor- en nadelen erbij en eventueel ook voorzien van een advies van de oude raad aan de nieuwe raad. De uiteindelijke keuzes voor x of y maakt de nieuwe raad zo spoedig mogelijk na installatie, op het moment dat de nieuwe griffier is begonnen. Financiën Een aantal aanbevelingen brengt kosten met zich. Er is nu nog niet exact te zeggen wat de totale kosten zullen zijn, maar deze zullen worden betrokken bij de 1e Bestuursrapportage 2022. Globaal gaat het om: - 1,8 fte extra voor bemensing van de Raadsgriffie: € 182.000,= - intern of extern in te huren ondersteuning van alle technische zaken (o.a. gebruik iPads en technische en facilitaire ondersteuning van alle bijeenkomsten en vergaderingen): € 25.000,= - kwartiermaker ongeveer 10 uur per week: € 17.500,= De kosten van verruiming van de budgetten die beschikbaar zijn voor de fractieondersteuning, als de nieuwe raad dat wenselijk vindt, zijn nu nog niet in te schatten omdat dit geheel afhangt van de exacte wensen.

De uitgebreide werkgeverscommissie de voorzitter dhr, .J.H.J.M. Roefs

Gemeenteraad van Helmond

de griffier mr. J.P.T.M. Jaspers

Blz. 2 van 4

Bijlage: Rapportage ‘Investeren in de lokale democratie. Naar een toekomstbestendige raad en griffie’ (Jasper Loots) Rapport ‘Naar een toekomstbestendige raad en raadsgriffie - Gemeente Helmond’ (Necker van Naem)

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 3 van 4

Raadsbesluit Vergadering

11 22 februari 2022

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gelet op de artikelen van de Gemeentewet; gelet op het voorstel van de uitgebreide werkgeverscommissie;

Besluit: 1. Kennis te nemen van de rapportage ‘Investeren in de lokale democratie. Naar een toekomstbestendige raad en griffie’ en in te stemmen met de daarin opgenomen aanbevelingen. 2. Het budget ten behoeve van de griffieformatie te verhogen met € 182.000,- voor structurele verbreding van de basis van de griffie, het op kwalitatief hoger niveau brengen en houden van de informatievoorziening en het documentmanagement en het versterken van de ondersteuning en adviesfunctie van de griffie, in het bijzonder met betrekking tot de controletaken van de raad. 3. € 25.000,- structureel toe te voegen aan het budget van de griffie, bestemd voor het intern (binnenshuis) of extern inhuren van ondersteuning voor alle technische zaken (o.a. technische support gebruik iPads en technische/AV-ondersteuning bij bijeenkomsten en vergaderingen). 4. Zo spoedig mogelijk een implementatieplan op te stellen met de acties en vervolgstappen die per direct (vanaf de dag na besluitvorming) en op korte termijn (tot aan het zomerreces van 2022) nodig zijn om raad en griffie toekomstbestendig te maken. 5. De voorzitter van de Werkgeverscommissie en een kwartiermaker opdracht te geven sturing te geven aan die implementatie, daarin bijgestaan door een klankbordgroep (met de uitgebreide werkgeverscommissie, griffie en organisatie) en de burgemeester als adviseur. 6.

Het benodigde budget voor de implementatie en een kwartiermaker voor 2022 te betrekken bij de 1e Bestuursrapportage 2022.

Besloten in de vergadering van 22 februari 2022. De raad voornoemd, de voorzitter

Gemeenteraad van Helmond

de griffier

Blz. 4 van 4