RV 010 Verordening tot wijziging Reglement van Orde gemeentraad 2018

Verbeterd exemplaar Raadsvoorstel Vergadering

10 25 mei 2021

Onderwerp

Samenstelling Presidium - Verordening tot wijziging Reglement van orde gemeenteraad 2018 Adviescommissie 9 maart, 6 april 2021, 18 mei 2021 50447721

Commissie Zaaknr.

Gemeenteraad

Aan de gemeenteraad,

Beslispunten 1. Vast te stellen de Verordening tot wijziging van het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018. 2. Na vaststelling als bedoeld onder 1. het wijzigingsbesluit op de gebruikelijke wijze bekend te maken. Inleiding Op 12 december 2020 is er een informele bijeenkomst geweest van de fractievoorzitters. Een van de conclusies van dit overleg was dat het Presidium te groot en te log is. De afspraak is gemaakt om het Presidium tot maart 2022 te laten bestaan uit de voorzitter en waarnemend voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de vier commissies (2 van de collegepartijen, twee van de niet- collegepartijen), met als taak het samenstellen van de agenda’s voor de raads- en commissie vergaderingen. De griffier en de gemeentesecretaris zijn in elke vergadering van het presidium aanwezig. Tijdens het fractievoorzittersoverleg van 18 januari 2021 is deze afspraak bevestigd. Wijziging van samenstelling van het Presidium betekent evenwel dat hierover formele besluitvorming dient plaats te vinden door wijziging van het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018. Voorgesteld wordt artikel 6 van het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018 aan te passen.

Voorts wordt voorgesteld een bepaling over het Fractievoorzittersoverleg op te nemen. Overwegingen a. Tijdens de commissievergaderingen van 9 maart en 6 april is uitgebreid stilgestaan bij met name de openbaarheid van beide gremia. De teneur is om zoveel als mogelijk in de openbaarheid te vergaderen. Agenda, stukken en verslagen zijn dan eveneens openbaar. Enkel als sprake is van vertrouwelijke onderwerpen (persoonlijke/privacygevoelige en financiële onderwerpen), is beslotenheid in het fractievoorzittersoverleg aan de orde. We gaan daarbij dus uit van openbaar, tenzij. Wat de agenda, stukken en verslaglegging van het fractievoorzittersoverleg betreft, wordt van hetzelfde uitgangspunt uitgegaan; openbaar tenzij. De presidiumvergaderingen zijn altijd openbaar. Dit geldt ook voor de agenda, stukken en verslaglegging. In het fractievoorzittersoverleg van 21 april 2021 is e.e.a. getoetst. Zij kan zich in meerderheid vinden in de vorengaande werkwijze. Gelet op de discussie in de commissie, dient hier nog vermeld te worden dat het fractievoorzittersoverleg het overleg is dat voorheen (voor 2018) in het zogenaamde Seniorenconvent plaatsvond. Dat overleg bestond toen naast het presidium. Beide overleggen waren opgenomen in het Reglement van orde. In 2018 is het Seniorenconvent uit het Reglement van orde gehaald. Enkel het presidium is toen (tot nu toe) opgenomen.

Daarnaast was het gebruikelijk om met de fractievoorzitters bepaalde – o.a. vertrouwelijke - onderwerpen te bespreken. b. Voorts is gesproken over het stemrecht in beide gremia. De vraag is of hiervoor iets geregeld dient te worden, daar waar eigenlijk nooit van het stemrecht gebruik gemaakt wordt. Indien al over iets besloten diende te worden, is dat steeds op basis van consensus gebeurd. Het Fractievoorzittersoverleg is deels ook enkel informerend van aard, waardoor stemmen überhaupt niet aan de orde is. Voorgesteld wordt dan ook om geen stemrecht meer op te nemen. c.

In artikel 6A, achtste lid is bepaald dat elke fractievoorzitter een raadslid aanwijst, dat hem bij zijn afwezigheid in het fractievoorzittersoverleg vervangt. Dit heeft voor eenmansfracties het gevolg dat bij

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 4

afwezigheid van de fractievoorzitter vervanging nu niet mogelijk is. Wij willen mogelijk maken dat de fractievoorzitter ook vervangen kan worden door een burgercommissielid. d. Tijdens de commissiebehandeling is ook over een ander onderwerp gesproken, n.l. over de termijn voor de beantwoording van raadsvragen. Daarvoor staan 30 dagen, waarbij het vaste gebruik is dat de beantwoording in 30 ‘werkdagen’ plaatsvindt. Beoogd effect Met deze wijziging wordt beoogd om in de vergaderingen van het Presidium en het Fractievoorzittersoverleg een efficiënte en effectieve werkwijze te verkrijgen. Argumenten Wijziging van het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018 is noodzakelijk om het presidium een ander samenstelling te geven. Verder is het fractievoorzittersoverleg ingekaderd. Tot slot is duidelijkheid gegeven over de termijn bij beantwoording van raadsvragen. Vervolg Het wijzigingsbesluit bekend maken op de reguliere wijze. Wij stellen u voor om het gewijzigde Reglement van orde voor de voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond vast te stellen.

De voorzitter mevr. P.J.M.G. Blanksma – van den Heuvel

Gemeenteraad van Helmond

De griffier mr. J.P.T.M. Jaspers

Blz. 2 van 4

Raadsbesluit Vergadering

10 25 mei 2021

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gelet op de artikelen van de Gemeentewet;

Besluit: 1. Vast te stellen de Verordening tot wijziging van het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018. 2. Na vaststelling als bedoeld onder 1. het wijzigingsbesluit op de gebruikelijke wijze bekend te maken.

Artikel I Artikel 6 van de het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018 als volgt te wijzigen: Artikel 6 Het presidium 1. De raad heeft een presidium. 2. Het presidium bestaat uit de navolgende leden: de voorzitter zijnde de voorzitter van de raad, de waarnemend voorzitter van de raad ex artikel 77 eerste lid Gemeentewet en voorzitters van raadscommissies 3. De griffier en de gemeentesecretaris zijn in elke vergadering van het presidium aanwezig. 4. Het presidium heeft de volgende taken: a. de zorg voor de voorlopige agendering van de vergaderingen van de raad, raadscommissies en podiumbijeenkomsten; b. het toetsen van voorstellen op raadsrijpheid; c. de zorg voor een goede onderlinge afstemming. 5. De voorzitter kan voorstellen een of meerdere wethouders uit te nodigen. 6. De vergaderingen van het presidium – met inbegrip van de agenda’s, stukken en verslagen – zijn openbaar. 7. Het presidium stelt de concept agenda’s vast van de raad, raadscommissies en podiumbijeenkomsten. 8. De griffier zorgt voor de verslaglegging van de vergaderingen van het presidium en verspreiding daarvan onder de leden en door toezending aan raads- en commissieleden en het college. Het verslag wordt openbaar gemaakt via de gemeentelijke website.

Artikel II Aan het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018 een artikel 6A toe te voegen dat luidt als volgt:

Artikel 6A Het fractievoorzittersoverleg 1. De raad heeft een fractievoorzittersoverleg. 2. Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit de navolgende leden: de voorzitter zijnde de voorzitter van de raad, de waarnemend voorzitter van de raad ex artikel 77 eerste lid Gemeentewet en de fractievoorzitters. 3. De griffier en de gemeentesecretaris zijn in elke vergadering van het fractievoorzittersoverleg aanwezig 4. Het fractievoorzittersoverleg heeft de volgende taken: a. de zorg voor de algemene gang van zaken in de raad en de commissies; b. de processen in de raad; c. het bespreken van zaken van vertrouwelijke aard (zoals persoonlijke/privacygevoelige en financiële). 5. De voorzitter kan voorstellen een of meerdere wethouders uit te nodigen. 6. De vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg zijn – met inbegrip van de agenda’s, stukken en verslagen – in principe openbaar. De voorzitter kan voorstellen, al dan niet op verzoek van een of meerdere leden, te besluiten om de vergadering of een deel ervan in beslotenheid te houden bij vertrouwelijke onderwerpen (persoonlijke/privacygevoelige en financiële onderwerpen). 7. Gelet op artikel 6A lid 6, kan de voorzitter aan degenen die aanwezig zijn bij een vergadering of een deel daarvan, geheimhouding opleggen ten aanzien van het besprokene en de inhoud van overgelegde stukken.

Gelijktijdig met het opleggen van de geheimhouding bepaalt de voorzitter tot wanneer de geheimhouding geldt. 8. Elke fractievoorzitter wijst een raadslid of burgercommissielid aan, dat hem bij zijn afwezigheid in het fractievoorzittersoverleg vervangt. Gemeenteraad van Helmond

Blz. 3 van 4

9. De griffier zorgt voor de verslaglegging van de vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg en verspreiding onder de leden en door toezending aan raads- en commissieleden en het college. Het verslag wordt openbaar gemaakt via de gemeentelijke website. Het verslag van een besloten (deel van een) vergadering is niet openbaar.

Artikel III Artikel 43, derde lid, eerste zin van de het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018 als volgt te wijzigen: Artikel 43 Schriftelijke vragen 3. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen 30 werkdagen, nadat de vragen zijn binnengekomen.

Artikel IV Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.

Besloten in de vergadering van 25 mei 2021. De raad voornoemd, de voorzitter

Gemeenteraad van Helmond

de griffier

Blz. 4 van 4