RV 008 Wijziging Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019

Raadsvoorstel 8 Vergadering 10 januari 2023 Onderwerp

:

Zaaknummer: Dienst / afdeling

:

Gemeenteraad

Wijziging ‘Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019’ ten aanzien van hoogte, besteding en verantwoording van de fractieondersteuning Griffie

Voorstel Aan de raad wordt voorgesteld: De bestaande artikelen 9, 10, 11, 13, 14 en 15 van de ‘Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019’ te wijzigen. Toelichting Vanwege onduidelijkheden over de wijze waarop de fractieondersteuning (ook wel fractievergoeding genoemd) door fracties uitgegeven mag worden en het besef dat een gemeente van het formaat Helmond meer financiële mogelijkheden moet geven aan fracties uit de gemeenteraad om zichzelf te versterken en ontwikkelen is er een werkgroep aan de slag gegaan om de drie onderdelen ten aanzien van hoogte, besteding en verantwoording van de fractieondersteuning nader te bespreken. Na het startoverleg op 20 september 2022 is de raadswerkgroep fractieondersteuning in drie subgroepen uiteengegaan, die elk apart een deelvoorstel hebben gemaakt t.a.v. achtereenvolgens de hoogte van het budget, de bestedingsmogelijkheden en de wijze van verantwoording. Op 15 november heeft de laatste bijeenkomst van de werkgroep plaatsgevonden waar de nu voorliggende wijziging unaniem overeengekomen is. Deze gezamenlijke bevindingen worden ter besluitvorming via het fractievoorzittersoverleg van 13 december aan de gemeenteraad ter vaststelling voorgelegd..

Voorgesteld wordt de regeling fractieondersteuning op de volgende punten te wijzigen. 1. Het budget fractieondersteuning wordt verhoogd naar € 5.000 per fractie plus € 600 voor elk raadslid 2. Periodiek wordt dit budget aangepast aan de groei van het aantal inwoners 3. Fracties kunnen een reserve vormen tot 100% van het jaarbudget 4. De bestedingsmogelijkheden worden verruimd door te kiezen voor een “ja, mits”-formule 5. Binnen de bestedingsmogelijkheden wordt het expliciet niet mogelijk het budget in te zetten voor het uitdragen van standpunten 6. De rollen, verantwoordelijkheden en termijnen voor de wijze van verantwoording van de besteding van het voorschot worden eenduidig vastgelegd, met de griffier in een centrale rol, concerncontrol in een adviesrol en het fractievoorzittersoverleg met de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid. 7. De verslagen met de verantwoordingen worden openbaar. Aanvullend wordt voorgesteld: 8. Om de handelwijze ten aanzien van de verantwoording zoals verwoord in het nieuwe artikel 13 ook van toepassing te verklaren op de verantwoording van de bijdrage voor fractieondersteuning over het jaar 2022.

Gemeenteraad van Helmond Raadsvoorstel

blz. 1

Beoogd effect Het beoogde effect is drieledig. Ten eerste dat de fracties zich verder versterken en ontwikkelen en dat ze hier de financiële middelen voor krijgen. Het budget kan bijvoorbeeld worden ingezet om een fractiemedewerker te bekostigen, deskundigen in te huren, als gehele fractie een training te volgen of de achterban of de samenleving te raadplegen. Ten tweede dat duidelijker is waar de fractieondersteuning aan uitgegeven kan worden en waaraan niet. Beide effecten worden met de aanpassing van deze artikelen van de verordening naar verwachting bereikt. Ten derde is op de voorgestelde wijze de verantwoording efficiënter en transparanter.

Financiën Er zijn financiële consequenties verbonden aan dit voorstel. Met 12 fracties en 37 raadsleden wordt nu € 36.500 aan fractieondersteuning betaald conform de huidige Verordening. Na goedkeuring van dit voorstel wordt dit budget met € 45.700 per jaar verhoogd naar € 82.200.

Communicatie De aangepaste Verordening zal opnieuw gepubliceerd en onder de aandacht gebracht worden.

de voorzitter mevr. P.J.M.G. Blanksma - van den Heuvel

Gemeenteraad van Helmond Raadsvoorstel

de raadsgriffier drs. G.J. de Graaf

blz. 2

Raadsbesluit 8 Vergadering 10 januari 2023

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gelet op artikel 33 en 147 Gemeentewet; gezien het advies van het fractievoorzittersoverleg; besluit: vast te stellen de Eerste wijziging van de Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019. Artikel I A.

Aan artikel 1 (Begripsbepalingen) wordt onderdeel f toegevoegd dat als volgt komt te luiden: f. fractievoorzittersoverleg: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 5 van het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018.

B.

Artikel 9 wordt gewijzigd en komt als volgt te luiden: Artikel 9 1. Fracties kunnen jaarlijks aanspraak maken op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor ondersteuning. 2. De financiële bijdrage als bedoeld in het eerste lid bestaat uit een voor elke fractie gelijk vast bedrag ter hoogte van € 5.000,- vermeerderd met een variabel bedrag per raadszetel ter hoogte van € 600,-. 3. De bedragen genoemd in het tweede lid worden per 1 januari van elk jaar geïndexeerd met het voor dat boekjaar geldende percentage voor inflatie/prijscompensatie. Dat gebeurt voor het eerst in 2024. 4. Eens in de twee jaar bepaalt het fractievoorzittersoverleg of de bedragen in het tweede lid zouden moeten worden verhoogd in verband met de groei van het aantal inwoners van de stad. Dat gebeurt voor het eerst in 2025. Op de alsdan vastgestelde bedragen is het derde lid van overeenkomstige toepassing. 5. Bij de bepaling van het aantal fracties en het aantal leden per fractie is de situatie op 1 januari van elk jaar bepalend. 6. Bij de vorming van nieuwe fracties als gevolg van afsplitsing ontstaat voor de nieuwe fractie pas een recht op de bijdragen genoemd in het eerste en tweede lid op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin de nieuwe fractie gevormd is.

C.

Artikel 10 wordt gewijzigd en komt als volgt te luiden: Artikel 10 1. Fracties besteden de tegemoetkoming als bedoeld in artikel 9 uitsluitend ter versterking van hun politieke werkzaamheden. 2. De bijdrage mag in elk geval niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers al worden vergoed; b. uitgaven die de fractie op andere wijze dan onder a genoemd al bekostigd krijgt; c. uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten; d. uitgaven in verband met het uitdragen van opvattingen of standpunten, daaronder begrepen kosten in verband met een eigen website of sociale media accounts;

Gemeenteraad van Helmond Raadsbesluit

blz. 3

e. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van aan de fractie geleverde prestaties op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; f. kosten van activiteiten, gericht op de partij: partijbijeenkomsten, ledenvergaderingen, bestuursvergaderingen, vergoedingen aan personen die activiteiten voor de partij verrichten (en dus niet uitsluitend voor de fractie), activiteiten die gericht zijn op (alle) leden van een partij; g. uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover raadsleden of burgercommissieleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben; h. uitgaven aan raadsleden of burgercommissieleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten; i. leningen en beleggingen; j. relatiegeschenken en cadeaus met een waarde van meer dan € 50,-. D.

Aan artikel 11 wordt na het derde lid een nieuw lid toegevoegd dat als volgt luidt: 4. Voor het beheer van de bijdrage voor fractieondersteuning heeft de fractie een afzonderlijke bankrekening, die uitsluitend voor inkomsten en uitgaven in verband met deze bijdrage is bestemd en wordt gebruikt.

E.

Artikel 13 wordt gewijzigd en komt als volgt te luiden: Artikel 13 1. Het is toegestaan posten van het vorig jaar nog gedurende de eerste maand van het nieuwe kalenderjaar ten laste te brengen van het budget van voorgaand jaar. 2. Binnen twee maanden na het verstrijken van een kalenderjaar sturen de fracties een verslag van de bestedingen van de bijdrage voor fractieondersteuning naar de griffier volgens een vast format, inclusief onderbouwing en bewijzen. 3. Een fractie die niet tijdig haar verslag aanbiedt, krijgt een termijn van twee weken om dit alsnog te doen. Blijft de fractie in gebreke, dan volgt automatisch terugvordering van het gehele jaarbudget. 4. De griffier toetst binnen twee weken de verantwoording marginaal op compleetheid. Fracties krijgen de gelegenheid eventuele ontbrekende gegevens na bericht van de griffier binnen 2 weken alsnog aan te leveren. 5. De griffier stuurt vervolgens alle verslagen ter toetsing naar concerncontrol. 6. Concerncontrol toetst de verslagen aan de bepalingen in artikel 10 en artikel 14, eerste lid van deze verordening en voorts op rekenkundige juistheid en op de aansluiting van het beginsaldo op het eindsaldo van het jaar ervoor. De griffier ontvangt het resultaat van deze toetsing. 7.

De griffier maakt naar aanleiding van de toetsing door concerncontrol voor het fractievoorzittersoverleg een onderbouwd voorstel per fractie ten aanzien van eventuele terugvorderingen. 8. Het fractievoorzittersoverleg beslist over dit voorstel en daarmee over eventuele terugvorderingen. 9. Na het besluit van het fractievoorzittersoverleg worden de verslagen openbaar gemaakt.

F.

Artikel 14 wordt gewijzigd en komt als volgt te luiden: Artikel 14 1. Elke fractie die de bijdrage voor fractieondersteuning die is ontvangen in een kalenderjaar niet of slechts gedeeltelijk heeft besteed, mag het niet-bestede deel sparen voor besteding in latere jaren. De aldus door de fractie gevormde reserve mag maximaal 100% bedragen van de in het tweede kalenderjaar volgend op de raadsverkiezingen ontvangen fractievergoeding. Het eventuele meerdere niet bestede geld wordt door de fractie teruggestort in de gemeentekas. 2. Het terugstorten als genoemd in het eerste lid vindt plaats binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar waarvoor de bijdrage werd ontvangen op basis van de volgens artikel 13, lid 8 openbare verslagen.

Gemeenteraad van Helmond Raadsbesluit

blz. 4

3. Er vindt een afrekening plaats over de achterliggende raadsperiode, met als peildatum 31 december van het laatste zittingsjaar van de raadsperiode. Alle tot dan toe niet bestede middelden volgens de openbare verslagen op grond van artikel 13, lid 8 dienen te worden teruggestort. 4. De fractie, die na het verstrijken van een raadsperiode niet terugkeert in de gemeenteraad verantwoordt de bestedingen van de bijdrage voor fractieondersteuning volgens artikel 11, lid 2 op de wijze zoals bepaald in artikel 13. Eventuele terugvorderingen worden uiterlijk binnen 1 maand voldaan. 5. Teruggestorte fractiebudgetten worden separaat door de griffier geadministreerd en blijven beschikbaar voor additionele raadsbrede activiteiten en doeleinden, die aansluiten bij de beschrijving in artikel 10. Het fractievoorzittersoverleg stelt voorstellen op voor besteding van deze teruggestorte budgetten. Het voor additionele raadsbrede activiteiten en doeleinden beschikbaar gehouden bedrag is gelimiteerd tot € 50.000. Dit bedrag wordt per 1 januari van elk jaar geïndexeerd met het voor dat boekjaar geldende percentage voor inflatie/prijscompensatie. Voor het eerst gebeurt dat in 2024. G.

Artikel 15 wordt gewijzigd en komt als volgt te luiden: Artikel 15 1. Terugvorderingen op grond van artikel 13 worden namens de raad door de griffier uitgevoerd. De griffier kan besluiten een terugvordering te verrekenen met het voorschot voor het volgende kalenderjaar. 2. In situaties waarin een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de gemeenteraad ontstaat in het geval als bedoeld in het eerste lid een vordering op de leden van deze voormalige fractie.

Artikel II Dit besluit treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2023.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 10 januari 2023. De raad voornoemd, de voorzitter

Gemeenteraad van Helmond Raadsbesluit

de griffier

blz. 5