RV 005 Vaststellen documentatie basisregistraties 2022

Raadsvoorstel Vergadering Onderwerp

Portefeuillehouder Afdeling College besluit Commissie Zaaknummer

5 10 januari 2023

Gemeenteraad

Vaststellen: Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond 2022 M.V. de Kort IVA.ID - Informatiediensten 15 november 2022 20 december 2022 51196976

Aan de gemeenteraad, Op 4 september 2018 is door de gemeenteraad de huidige verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen (BRP) Helmond vastgesteld. Middels deze verordening is aan het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid verleend om de verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP aan binnengemeentelijke organen en derden te regelen. De verordening gegevensverstrekking BRP dient iedere raadsperiode te worden herzien en opnieuw te worden vastgesteld. De verordening dient als basis voor de door het college vast te stellen nadere regels gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond. De nadere regels worden jaarlijks herzien en opnieuw ter vaststelling aangeboden aan het college. Ten opzichte van de verordening van 2018 zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd: 1. De wijzen van binnengemeentelijke verstrekkingen zijn toegevoegd. 2. De voorwaarden voor verstrekking aan derden zijn verduidelijkt. In de versie van 2018 wordt hiervoor verwezen naar de Wet BRP. In de herziene versie zijn de voorwaarden uitgeschreven opgenomen. 3. De verstrekking aan derden is beperkt. Er vindt geen verstrekking plaats wanneer de ingeschrevene wiens gegevens worden verstrekt, een verzoek om verstrekkingsbeperking heeft gedaan. Voorstel 1. De verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond 2022 vast te stellen; 2.

De verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond 2018 in te trekken. Inleiding Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken, bij contact met de overheid. De wetgever laat het al dan niet functioneel toepassen van het intern gebruik maken van gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP), aan de beoordeling van de gemeenteraad over. Informatievoorziening met inbegrip van persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanwege dit belang is het noodzakelijk dat de gemeenteraad algemene kaders stelt voor het beleid, de organisatie en het beheer van deze informatievoorziening. De onderhavige verordening voorziet erin dat het college van burgemeester en wethouders nadere invulling geeft aan de verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie Personen aan de organen van de gemeente Helmond.

Deze verordening voorziet ook in de werkwijze met betrekking tot het autoriseren van derden, die werkzaamheden verrichten met een groot maatschappelijk belang voor de gemeente en bij de uitvoer hiervan toegang tot de gegevens uit de Basisregistratie Personen nodig hebben. Daarmee voldoet de gemeente Helmond aan de vereisten zoals gesteld in de artikelen 3.8 en 3.9 uit de Wet BRP. Elke vier jaren, of zoveel eerder als nodig, wordt het persoonsinformatiebeleid rondom de BRP opnieuw aangeboden aan de gemeenteraad. Dit gebeurt in het jaar waarin de raad in nieuwe samenstelling bijeen is gekomen.

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 4

Beoogd effect voor gemeenteraad De verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond 2022 stelt de kaders voor verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP vast. Dit is belangrijk om de persoonsgegevens van de inwoners te beschermen en fraude te voorkomen. Ook wordt aan het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid verleend om nadere regels voor gegevensverstrekking uit de BRP op te stellen. Argumenten 1.1, 2.1 De gemeente verstrekt gegevens uit de BRP bij of krachtens een verordening. Elke raadsperiode wordt de verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen vastgesteld door de gemeenteraad. Voor het laatst gebeurde dit in 2018. In de verordening laat de raad de nadere regelgeving voor de verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP over aan het college van burgemeester en wethouders. Het college dient de verstrekking aan binnengemeentelijke organen en aan derden nader te regelen. Met de nieuwe verordening is weer voldaan aan de opdracht van de raad. Kanttekeningen De verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond 2022 voorziet in het beleid voor verstrekking van gegevens uit de BRP. De specificering van dit beleid is vastgelegd in de nadere regels gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond 2022-2023 inclusief de bijlagen.

Financiën Communicatie De verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond 2022 wordt gepubliceerd op de website van de gemeente Helmond én de verzamelwebsite van alle Nederlandse overheden. Vervolg Burgemeester en wethouders van Helmond burgemeester mevr. P.J.M.G. Blanksma – van den Heuvel

secretaris H.J. de Ruiter

Bijlagen 1. Toelichting bij de Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond 2022.

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 2 van 4

Raadsbesluit Vergadering

5 10 januari 2023

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 november 2022; gelet op de artikelen 3.2, 3.8 en 3.9 van de Wet Basisregistratie Personen (Wet BRP) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); besluit: 1. De verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond 2022 vast te stellen; 2. De verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond 2018 in te trekken. Artikel 1: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente 1. Het college van burgemeester en wethouders verstrekt overeenkomstig artikel 3.8 van de Wet Basisregistratie Personen aan een overheidsorgaan van deze gemeente gegevens uit de Basisregistratie Personen, voor zover dit is bepaald bij nadere regeling van het college. 2. De verstrekking van gegevens kan de volgende wijzen van verstrekking betreffen: a. systematische verstrekkingen, zijnde spontane verstrekkingen, b. selectieverstrekkingen of ad-hoc verstrekkingen; c. incidentele verstrekkingen; rechtstreekse inzage. Artikel 2: Verstrekkingen aan derden 1. Het college van burgemeester en wethouders kan op verzoek van een derde over een ingeschrevene die ingezetene is van de gemeente Helmond en over een overledene die op het moment van overlijden ingezetene van de gemeente Helmond was, gegevens uit de basisregistratie verstrekken aan derden, indien: a.

de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt; of, b. de derde werkzaamheden verricht met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente en deze gegevens niet op een andere manier verzameld kunnen worden. 2. Verstrekking overeenkomstig het eerste lid, vindt enkel plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan. 3. De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden; 4. Aan derden wordt niet verstrekt indien de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt, een verzoek om verstrekkingsbeperking heeft gedaan in overeenstemming met artikel 3.21 Wet Basisregistratie Personen. Artikel 3: Aanwijzing gewichtige maatschappelijke belangen en categorieën derden 1.

Het college van burgemeester en wethouders wijst aan: a. de werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt; en b. de categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie. 2. Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden slechts aangewezen de werkzaamheden die samenhangen met een overheidstaak, strekken tot het in stand houden van een voorziening voor burgers die onderwerp is van overheidszorg, of waarbij anderszins gelet op de overheidsbemoeienis met die werkzaamheden, ondersteuning daarvan door gegevensverstrekking uit de basisregistratie gerechtvaardigd is. Artikel 4: Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Helmond 2022. Gemeenteraad van Helmond

Blz. 3 van 4

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 10 januari 2023. De raad voornoemd, de voorzitter,

Gemeenteraad van Helmond

de griffier,

Blz. 4 van 4