RN 2026-003 B. Bestuursreglement
Tekst van het document
6lzob Bestuurs- en benoemingsreglement van
Stichting Bureau lnkoop & Aanbestedingen Zuidoost-Brabant Artikel 1
Het Reglement
7. ln dit Reglement worden de volgende definities gehanteerd
il.
Aangeslotene(n): een rechtspersoon naar burgerlijk recht of publiekrecht die aangeslotene is van de Stichting op de voet van de definitie sub a in verbinding met artikel 10 van de Statuten en met wie de Stichting een Aansluitovereenkomst is overeengekomen, alsmede - indien zulks uit de context blijkt - de bijeenkomst van Aa ngeslotenen ("Vergadering va n Aa ngeslotenen ). Bestuur: het orgaan dat belast is met het besturen van de Stichting, alsmede - indien zulks uit de context blijkt - de bijeenkomst van bestuurders.
Clusters: de door het Bestuur op grond van sub h) van de definities van de Statuten aangewezen clusters. IV
vi.
vii. viii
Directeur: de persoon die op de voet van artikel 7 van de Statuten is benoemd als directeur van de Stichting. Reglement: de bepalingen opgenomen in dit Bestuurs- en benoemingsdocument. Statuten: de statuten van de Stichting zoals die op enig moment gelden. Stichting: de stichting Bureau lnkoop & Aanbestedingen Zuidoost-Brabant. Voorzitter: de voorzittervan het Bestuur.
2. Dit Reglement is het Reglement zoals genoemd in artikel 4.2.3 en L3.L van de Statuten. Dit Reglement geeft nadere voorschriften, die de leden van het Bestuur bij de uitoefening van hun
taken en functie zullen naleven, dit als aanvulling op het bepaalde in de Statuten en op de regels en voorschriften die (van tijd tot t¡jd) op het Bestuur van toepassing zijn op grond van het Nederlandse recht. Voorts bevat het een aantal bepalingen voor de onderlinge relatie van de Directeur, het Bestuur en de Aangeslotenen.
3. Dit Reglement is vastgesteld bij besluit van het Bestuur op 22 mei 20L7. Door ondertekening verklaart het Bestuur met de inhoud ervan akkoord te gaan.
4. Dit Reglement kan te allen tijde worden gewijzígd door het Bestuur. 5. Onverminderd het bepaalde in dit Reglement zal het Bestuur voor haar functioneren als uitgangspunt de algemene beginselen van goed bestuur hanteren.
T
6lzob Artikel 2
Taken en bevoegdheden van het bestuur
Het Bestuur is belast met het besturen van de Stichting. Dit houdt onder meer in dat hij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de Stichting, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling en onverminderd de taken en bevoegdheden van de Directeur als neergelegd in het Directiereglement.
2. Het Bestuur richt zich bij de vervulling van haar taak naar het belang van de Stichting en weegt daarbij alle betrokken belangen af. Het Bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle wet- en regelgeving.
3. Aan het Bestuur komen alle bevoegdheden toe, die niet door de wet, de statuten van de Stichting, dit Reglement of het Dírectiereglement aan andere organen zijn opgedragen.
4. Het Bestuur is bevoegd tot het nemen van maatregelen die voor de uitoefening van het besturen en toezicht nodig zijn, waaronder het onthouden van zijn goedkeuring aan voorgenomen besluiten van de Directeur waarvoor op grond van de Statuten, dit Reglement of het Directiereglement voorafgaande goedkeuring nodig is van het Bestuur.
Artikel 3
Samenstelling Bestuur en kwaliteitseisen
t. Het Bestuur bestaat uit tien leden als bepaald in artikel 4 van de Statuten 2. Bij afwezigheid voor langer dan een maand van de benoemde Voorzitter, kiest het Bestuur uit haar midden een plaatsvervangend Voorzitter voor de tijd van de afwezigheid van de Voorzitter.
3. Naast de in de Statuten en in dit Reglement genoemde taken is de Voorzitter in het bijzonder belast met de communicatie met de Directeur en bespreekt hij regelmatig de gang van zaken in
de Stichting met de Directie. Voorts ziet de Voorzitter toe op een goede onderlinge verstandhouding binnen het Bestuur en een open gedachtewisseling en standpuntbepaling in het Bestuur.
4. De Voorzitter is verder een aanspreekpunt voor de Directeur en de Vergadering van Aangeslotenen.
5. De Voorzitter draagt zorg voor een goed voorbereide, jaarlijkse evaluatie van het Bestuur en zijn eigen functioneren. Daartoe informeert hij tevoren bij de overige leden van het Bestuur en de Directeur naar hun mening en gevoelens hierover.
6. De Voorzitter ziet op het volgende toe:
a.
tijdige en adequate informatieverschaffing aan de leden van het Bestuur en de Directeur als nodig voor het naar behoren uitoefenen van hun taak;
b.
het ruimschoots aanwezig zijn van voldoende tijd voor het inwinnen van advies, beraadslaging en besluitvorming door het Bestuur;
2
6lzob het naar behoren functioneren van de commissies van het Bestuur (voor zover van
c.
toepassing); de jaarlijkse evaluatie en beoordeling van het functioneren van de leden van het Bestuur
d
en de Directeur;
het naar behoren verlopen van contacten binnen het Bestuur en het tijdig en zorgvuldig informeren van de Directeur en de Vergadering van Aangeslotenen omtrent de
e
uitkomsten daarvan;
f
het ontvangen van, en het beslissen omtrent, meldingen van (potentiële) tegenstrijdige belangen, alsmede het vaststellen van tegenstr¡jdige belangen;
g
het ontvangen van, en beslissen omtrent, gemelde vermeende onregelmatigheden die het functioneren van leden van het Bestuur betreffen.
Artikel 4
Benoeming van het Bestuur
L. Het Bestuur stelt per heden de volgende Clusters van Aangeslotenen vast: Clusters Gemeenten:
Cluster 1 (BOV en De Kempen), bestaande uit de gemeenten Best, Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot, Reusel-De Mierden en Veldhoven;
Cluster 2 (Dommelvallei+), bestaande uit de gemeenten Cranendonck, Geldrop-Mierlo, Heeze-Leende, Nuenen, Son & Breugelen Waalre; Cluster 3 (Peelgemeenten), bestaande uit de gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek en Someren
Cluster 4 (Noordoost), bestaande uit de gemeenten Haaren, Schijndel, Uden, Veghel en Vught; Cluster Overig
Cluster 5 (Overig), bestaande uit Veiligheidsregio Brabant Zuidoost (VRBZO), GGD BrabantZuidoost en Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant en eventuele, op een later moment toe te
laten onderwijsinstellingen, waarbij voor Cluster S-aangeslotenen geldt dat deze enkel mogen aansluiten en aangesloten mogen blijven zolang de mogelijkheden tot inbesteden voor de aangesloten gemeenten niet in gevaar komt.
2. Het Bestuur beslist over de toetreding van nieuwe Aangeslotenen. Toetreden is enkel toegestaan binnen de aangewezen groeiregio, zijnde de Politieregio Oost-Brabant (per datum ingang van dit Reglement).
3
6lzob 3. De (Aangeslotenen van de) Clusters 1 tot en met 4 zijn elk gerechtigd tot het rechtstreeks benoemen van twee (2) statutaire bestuurders binnen het Bestuur conform artikel 4.1 van de Statuten. Het Cluster waarin de vacature bestaat doet aan het Bestuur hiertoe een niet-bindende
voordracht. Het Bestuur kan deze voordracht overnemen en legt benoeming voor aan de Aangeslotenen binnen het betreffende Cluster.
4. De Aangeslotenen binnen het betreffende Cluster L tot en met 4 besluiten over voorziening in een vacature in hun Cluster met gewone meerderheid. ln het Cluster heeft het college van Burgemeester en Wethouders van de Aangeslotene het stemrecht. De stemkracht van iedere Aangeslotene in een cluster is gelijk. 5
lndien het Cluster 1 tot en met 4 de door het Bestuur op de voet van lid 3 tweede zin van dit artikel voorgedragen kandidaat afwijst, voorziet het Bestuur zelf in een voordracht en legt de benoeming voor aan de Aangeslotenen binnen het betreffende Cluster.
6. lndien geen benoeming in een vacature in het Bestuur voor de leden uit Cluster 1 tot en met 4 plaatsvindt (i) binnen twee maanden na het ontstaan van de vacature of (ii) de stemmen staken binnen het Cluster waarbínnen benoemd wordt, voorziet het Bestuur zelf in de vacature waarbij het betreffende Bestuurslid geacht wordt te zijn benoemd door het desbetreffende Cluster.
Artikel 5
Tegenstrijdig belang
7. Een lid van het Bestuur neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming over een besluit van het Bestuur indien hij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de Stichting. Het lid meldt onmiddellijk bij de voorzitter van het Bestuur dat sprake is van een tegenstrijdig belang als bedoeld in de vorige zin.
2. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval indien de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarin
het lid van het Bestuur of diens echtgenoot, geregistreerd partner of andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwant(en) tot in de tweede graad een persoonlijk en materieel belang houdt;
de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarbij het lid van het Bestuur of diens echtgenoot, geregistreerd partner of andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwant(en) tot in de tweede graad een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult; of naar toepasselijk recht een tegenstrijdig belang bestaat, of geacht wordt te bestaan.
4
6lzob Artikel 6 L
Aftreden Bestuurder en herbenoeming
Het Bestuur stelt met inachtneming van artikel 4.4 van de Statuten een rooster van aftreden voor de leden van het Bestuur op. Bij het vaststellen van het rooster van aftreden wordt met name gelet op de continuiteit van het Bestuur en de veranderende behoefte van de Stichting ten aanzien van het profiel van het Bestuur.
2. Bij herbenoeming wordt rekening gehouden met de wijze waarop de kandidaat zijn taak als Bestuurder heeft vervuld.
3. Een lid van het Bestuur treedt tussentijds af in geval van onvoldoende functioneren, structurele verschillen van inzicht over het te voeren beleid, onverenigbaarheid van belangen, of wanneer
dit anderszins naar het oordeel van de meerderheid van de overige leden van het Bestuur is geboden, een en ander onverminderd het in artikel 9.2 en 9.3 van de Statuten bepaalde.
Artikel 7
BCA verzekering
1. De Stichting zal ten behoeve van de leden van het Bestuur van de Sticht¡ng een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten om de schade en kosten te dekken die zij moeten maken in verband met civielrechtelijke, strafrechtelijke of administratiefrechtelijke procedures waarin zij
kunnen worden betrokken vanwege het feit dat zij lid van het Bestuur van de Stichting zijn of waren.
ArtikelS
Bijwoonplicht
1. Bestuursbesluiten dienen in beginsel te worden genomen in een daartoe bijeengeroepen vergadering waarin alle bestuursleden persoonlijk aanwezig of middels een schriftelijke volmacht aan een ander bestuurslid, zoals bedoeld in artikel 5.8.3 van de Statuten vertegenwoordigd zijn.
Artikel9
Bestuursvergaderingen
L. De Bestuursvergaderingen vinden zo veel mogelijk met gelijke tussenpozen plaats. 2. De Voorzitter (dan wel zijn plaatsvervanger op de voet van artikel 5.6 van de Statuten) leidt de Bestuursvergadering en draagt daarbij zorg voor een ordelijk en efficiënt verloop.
3. De Voorzitter is belast met het uitschrijven en bijeenroepen van de Bestuursvergadering. Uitnodigingen moeten schriftelijk (waaronder tevens verstaan wordt: per email) onder vermelding van plaats, datum, tijd en voorgestelde agenda en onder bijvoeging van stukken welke op de agenda betrekking hebben worden toegezonden.
4. ledere Bestuurder is bevoegd tot lvijf (5)] dagen voor aanvang van de Bestuursvergadering onderwerpen te agenderen. 5
6lzob 5. De Voorzitter kan besluiten tot het afgelasten van een bestuursvergadering. De Voorzitter kan in ieder geval besluiten tot afgelasting van een bestuursvergadering indien er onvoldoende punten voor bespreking in de vergadering zijn.
6. Het Bestuur kan ter vergadering deskundigen uitnodigen om aan de beraadslagingen deel te nemen.
Artikel 10
Notulen
L. Van iedere vergadering worden notulen ("Notulen") opgemaakt. De Voorzitter benoemt de notulist.
2. De Notulen bevatten: De naam van de Voorzitter. Plaats, datum en tijdstip van aanvang en einde van de vergadering.
Een lijst van alle aanwezigen, waarop ook gedurende de vergadering ingetreden veranderingen vastgelegd worden. Een vaststelling dat de leden conform dit reglement zijn opgeroepen.
De agenda. De wezenlijke inhoud der beraadslagingen, alsmede alle genomen besluiten met vermelding
van de uitslag van de stemming over die besluiten en het stemgedrag.
3. De Notulen worden in de volgende vergadering besproken en vastgesteld, zoals opgenomen in artikel 5.7 van de Statuten.
Artikel 11
Relatie met de (Vergadering van) Aangeslotenen
t. Vergaderingen van Aangeslotenen worden gehouden in overeenstemming met de Statuten 2. lndien het Bestuur een Vergadering van Aangeslotenen bijeen roept, zal deze ervoor zorgdragen dat de voorschriften uit de Statuten worden nageleefd.
3. De leden van het Bestuur en de Directeur zijn bij de Vergadering van Aangeslotenen aanwezig, tenzij zij wegens gegronde redenen verhinderd zijn.
6
6lzob Artikel12 Verantwoording ln het jaarverslag van de Stichting wordt opgenomen een door de Directeur opgesteld en door het Bestuur vastgesteld verslag waarin het Bestuur melding maakt van en verantwoording aflegt over zijn werkzaamheden in het verstreken boekjaar. Dit jaarverslag wordt ter kennisgeving aangeboden aan de Vergadering van Aangeslotenen.
Artikel13 Vertrouwelijkheid Leden van het Bestuur zullen alle informatie en documentatie die zij in het kader van hun taken
verkrijgen en waarvan zij redelijkerwijs kunnen weten dat het vertrouwelijk is, als strikt vertrouwelijk behandelen, ook na hun aftreden. Elk lid van het Bestuur is verplicht ten aanzien van alle informatie
en documentatie welke door hem/haar is verkregen in het kader van zijn lidmaatschap de nodige discretie en, waar het vertrouwelijke informatie betreft, geheimhouding in acht te nemen. Leden, en oud-leden, van het Bestuur zullen vertrouwelijke informatie niet buiten het Bestuur en/of de Vergadering van Aangeslotenen brengen of openbaar maken aan het publiek of op andere wijze ter beschikking van derden stellen, tenzij de Stichting deze informatie openbaar heeft gemaakt of is vastgesteld dat deze informatie al bij het publiek bekend is.
Aldus vastgesteld door het Bestuur in zijn vergadering van 22 mei 2OL7 en treedt in werking op 23
mei2017. Tevens voor akkoord getekend door de het Bestuur:
7
6lzob De heer T.G.H.M. va
A.P.M. Veltman
F.L.J. van der Meijden
De heer A.C.W.A.M. van Holstein
U
Mevrouw C.M.M. Noordman
De heer R. Peerenboom
á
/] De
P.J.J. Verhoeven
De heer
man
c.-,_t \Â^1.^De heer J.G
van
n
De
A. Walraven
8