RN 102 Vervolgfase – aanpak en planning toekomstbestendige Raad- en Raadsgriffie - bijlage Rapportage Helmond; Toekomstbestendige raad en griffie (Necker van Naem)

In Helmond bestaat de griffie uit een griffier, twee commissiegriffiers en een griffiemedewerker. De positie van raadscommunicatieadviseur is vacant. Uit gesprekken en de documentenanalyse blijkt dat de commissiegriffiers veel tijd besteden aan administratieve werkzaamheden, waardoor zij weinig tijd hebben om raadsleden van advies te kunnen voorzien. De rol van raadsadviseur wordt daardoor onvoldoende ingevuld. De griffie heeft 0,5 fte aan administratieve ondersteuning, dit lijkt niet afdoende om alle administratieve werkzaamheden uit te kunnen voeren. Naast een formatieve impuls, vraagt deze ontwikkeling ook een ontwikkeling in competenties. In de inleiding van dit hoofdstuk is reeds beschreven dat de griffie bekend staat als zorgvuldig, dienstverlenend en toegankelijk. Dat zijn aspecten die ook in de toekomst van belang blijven. De griffie van de toekomst is: 











Proactief:  neemt initiatief om de raad van advies te dienen;  gaat actief op zoek naar informatie;  legt contacten en behartigt te allen tijden het belang van de raad; Flexibel:  past haar werk aan als de omstandigheden dat vragen;  is bereikbaar;  schakelt bij weerstand of onverwachte omstandigheden over op een andere aanpak;  past het eigen gedrag aan als de situatie daar om vraagt en weet hierop te reflecteren; Assertief:  geeft zijn of haar mening zonder politiek te bedrijven;  zegt eerlijk tegen raads- en collegeleden wat hij/zij ergens van denkt en komt met verbetervoorstellen;  pakt door en is in staat knopen door te hakken; Digitaal vaardig:  kan meekomen met de techniek, is in staat om technische verbeteringen in te voeren en te implementeren om raadsleden te helpen hun werk effectiever en efficiënter te laten doen; Situationeel leidinggevende:  kan variëren in vormen van leiderschap;  de leiderschapsstijl wordt aangepast aan de situatie; Politiek-bestuurlijk sensitief:

23

 





is diplomatiek, neutraal en onafhankelijk; heeft sterk ontwikkelde voelsprieten en weet wat er leeft, ook als er sprake is van impliciete zaken; Vernieuwend:  kan vooruit denken en ziet kansen;  kan ideeën voor vernieuwing initiëren en succesvol overbrengen;  kent de balans tussen vernieuwen en beheren;  weet te prikkelen, te inspireren, te verleiden, maar houdt oog voor de gemeenschappelijke deler en daarmee de haalbaarheid van ideeën; Coach:  kiest een aanpak die past bij de concrete persoon; geeft eerlijke en opbouwende feedback;  luistert en begrijpt; helpt, geeft tips en aanwijzingen, adviseert, denkt mee, is sparringpartner of gesprekspartner;  heeft oog voor ontwikkelbehoeften.

Advies 

Breng de formatie van de griffie op orde door enerzijds de formatie uit te breiden en anderzijds de huidige bezetting te vragen te reflecteren op de gewenste ondersteuning. Vul de formatie in met adviseurs die voldoen aan de vereisten voor een toekomstbestendige griffie.

3.4. Samenvattend Om de raad van de toekomst te kunnen ondersteunen, moet de griffie eveneens toekomstbestendig zijn. Er zijn slagen te maken in houding, gedrag en omvang. De zorgvuldigheid, de dienstverlening en de toegankelijkheid van de huidige griffie moet behouden blijven. Daarnaast is er behoefte aan proactiviteit, advies en flexibiliteit. De formatie van de griffie is te krap. Dat blijkt uit de wensen die de raad heeft voor een ander type ondersteuning en wordt bevestigd uit de benchmark. Het nieuw te werven personeel zal competenties moeten hebben die aansluiten bij de wensen van de toekomst.

24

4. Analyse overige raadsondersteuning 4.1. Overige ondersteuning Nederland kent het principe van lekenbestuur in de decentrale volksvertegenwoordigingen. Dichtbij de burger, maar qua dossierkennis en beschikbare tijd op afstand van het college. Om deze achterstand qua tijd en kennis te compenseren heeft elk raadslid (inhoudelijke) ondersteuning nodig. De griffie als eerste adviseur en ondersteuner van de gemeenteraad speelt een cruciale rol, maar er zijn meerdere vormen van ondersteuning waar een raadslid aanspraak op kan maken. 4.1.1. Fractieondersteuning De griffie ondersteunt de gehele gemeenteraad, is neutraal en geeft geen politiek-inhoudelijke adviezen. Voor politiek-inhoudelijke ondersteuning heeft elke fractie recht op fractieondersteuning. Fracties ontvangen jaarlijks een bijdrage uitgekeerd als tegemoetkoming in de kosten voor ondersteuning ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. In Helmond ontvangt elke fractie 2000 euro per jaar, een bedrag dat met 500 euro wordt verhoogd per zetel in de raad. De hoogte van de fractieondersteuning loopt per gemeente sterk uiteen. In Helmond is het geen onderwerp van gesprek en lijkt de hoogte van de bijdrage goed aan te sluiten bij de wensen. Advies 

Pas de fractieondersteuning niet aan. De omvang van de ondersteuning in Helmond geeft de raadsleden de mogelijkheid zichzelf (jaarlijks) te scholen en dat is belangrijk voor de kwaliteit van de raad.

4.1.2. Digitalisering Het proces van digitalisering is al meerdere jaren gaande, maar de afgelopen anderhalf jaar ook voor de gemeenteraad van Helmond in een stroomversnelling terecht gekomen. Digitale raadsvergaderingen en overleggen hebben ogen geopend en alternatieve werkwijzen laten zien. Digitalisering kent beperkingen, maar ook veel mogelijkheden. De raad werkt al met een online raadsinformatiesysteem, dat alle informatie over en voor de raad op een toegankelijke manier kan aanbieden. Het raadsinformatiesysteem kan uitgebreider worden benut, zodat alle raadsinformatie op dezelfde plek staat gepubliceerd en inzichtelijk is. Er bestaan daarnaast vele digitale vormen om bijvoorbeeld in contact te komen met inwoners (zoals social media), input op te halen of digitaal te stemmen. De digitale infrastructuur wordt uitgebreid en wordt steeds relevanter. Voor de gemeenteraad is het waardevol om de opties te bespreken en af te wegen welke meerwaarde het voor de raad of inwoners en het besluitvormingsproces kan hebben. Zowel de griffie als organisatie kan de aanjagersrol vervullen, door met voorbeelden en initiatieven te komen richting de raad.

25

Advies 

Versterk en benut de digitale mogelijkheden, door te experimenteren en de juiste toepassingen definitief in te voeren. Ondersteun dit door binnen de griffie voldoende digitaal vaardige medewerkers te hebben, die de raad in deze ontwikkeling mee kunnen nemen.

4.1.3. Contact tussen raad en ambtelijke organisatie De afstand tussen de ambtelijke organisatie en de gemeenteraad is groot. Een onderwerp dat in zowel de gesprekken met ambtelijke organisatie als met de raadsfracties als aandachtspunt werd genoemd. De coronacrisis heeft hier invloed op gehad; het thuiswerken en digitaal vergaderen bevordert het onderlinge contact niet. Naast deze beperking is er de laatste jaren ook een formele scheiding gevormd, die de afstand heeft vergroot. Het contact tussen de ambtelijke organisatie en raad is geformaliseerd en loopt via de griffie. Alle vragen van raadsleden worden ingediend bij de griffie en door hen uitgezet binnen de organisatie. De beantwoording loopt via dezelfde weg richting de raad. Gesprekspartners zijn verdeeld over de effectiviteit en werkzaamheid van deze nieuwe praktijk. Aan de ene kant zorgt dit voor formalisering van informatielijnen en voorkomt het dat een deel van de raadsleden beter geïnformeerd wordt door de organisatie dan anderen. Aan de andere kant leidt het tot een bureaucratisch proces om informatie te krijgen uit de ambtelijke organisatie, levert het regelmatig niet het juiste resultaat op (met aanvullende vragen tot gevolg) en zorgt het voor extra werk voor de griffie.

Ambtenaren worden nauwelijks betrokken of geraadpleegd bij het opstellen en voorbereiden van notities, moties of amendementen door de raad, waardoor afwegingen en dilemma's niet altijd voldoende bekend zijn. Meer direct contact lijkt door beide partijen gewenst en kan zowel de efficiëntie van het proces ten goede komen, de kwaliteit van de informatie verbeteren, als het begrip voor de andere partij bevorderen. Het mes snijdt op deze wijze aan twee kanten. Elke fractie heeft recht op fractieondersteuning en budget om hieraan te besteden. Bij bepaalde specialistische vragen kan ambtelijke bijstand worden verleend door de ambtelijke organisatie. Helmond heeft het recht op ambtelijke bijstand geëffectueerd in een verordening, uit gesprekken blijkt echter dat deze wettelijke bepaling nauwelijks bekend is.7 Landelijk neemt de behoefte aan ambtelijke bijstand en ondersteuning juist toe, gelet op de toegenomen taken die gemeenten uitvoeren en de complexiteit van dossiers.8 De verwachting is dat deze trend zich doorzet en raadsleden hier in toenemende mate gebruik van (willen) maken. Bekendheid van deze ondersteuningsvorm kan raadsleden bij specifieke vragen of thema's verder helpen. Advies  

7 8

Houd de regel in stand dat schriftelijke vragen van de raadsleden altijd via de griffie worden gesteld en dat de antwoorden eveneens via de griffie worden verspreid onder de raadsleden. Geef raadsleden daarnaast de mogelijkheid om telefonisch in contact te komen met de stellers van stukken, voor het stellen van technische vragen. Dit versterkt de kwaliteit van de raad en is ook Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019 Brief van de Vereniging van Gemeentesecretarissen van 30 juli 2020 aan de Raad voor het Openbaar Bestuur

26



prettig voor ambtenaren, omdat het de mogelijkheid geeft zaken te verduidelijken en daarmee het debat beter te maken. Maak de mogelijkheden en voorwaarden van ambtelijke bijstand kenbaar onder de raadsleden, bijvoorbeeld door dit standaard op te nemen in het inwerkprogramma van de raad.

4.1.4. Burgercommissieleden Burgercommissieleden spelen een belangrijke rol in het politieke bestel van Helmond. Zij nemen deel aan advies- of opiniecommissies en ondersteunen raadsleden en fracties bij het uitvoeren van hun wettelijke rollen. Gezien de eerder benoemde zwaarte, complexiteit en hoeveelheid van het raadswerk vormen zij voor fracties een waardevolle ondersteuning. Daarnaast wordt het burgercommissielidmaatschap door veel fracties gezien als een opmaat naar het raadslidmaatschap. Burgercommissieleden kunnen op deze wijze meedraaien, worden opgeleid en kennen de mores van de raad en gemeente. Gezien de importantie worden zij ook door de raad benoemd op voordracht van hun fracties. In het Reglement van Orde9 is geregeld dat fracties met één tot vier raadszetels recht hebben op maximaal twee burgercommissieleden en fracties met vijf of meer raadszetels recht hebben op maximaal drie burgercommissieleden. In het onderzoek blijkt dat men over het algemeen tevreden is over het aantal burgercommissieleden. Kleinere fracties hebben echter behoefte aan meer mogelijkheden; zij hebben minder raadsleden om onderwerpen over te verdelen en tevens een burgercommissielid minder. Het verdient de aanbeveling om hierover met elkaar in gesprek te gaan; immers dragen sterke fracties bij aan een sterke gemeenteraad die zijn kaderstellende en controlerende rol goed uitvoert. Advies 

Pas het Reglement van Orde aan door het aantal burgercommissieleden voor iedere fractie gelijk te trekken op maximaal drie burgercommissieleden. Dat geeft kleinere fracties gelegenheid hun werk naar behoren uit te voeren.

4.1.5. Driehoek en het college Het goed functioneren van de driehoek tussen burgemeester, gemeentesecretaris en griffier is cruciaal voor de relatie tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie. Veranderprocessen en vernieuwingen raken vaak alle actoren, waardoor men samen moet optrekken en afstemmen. In dit gremium kunnen afspraken gemaakt worden over het samenspel tussen college en gemeenteraad en ambtelijke organisatie en gemeenteraad. Goede contacten en een goede samenwerking met het college en de ambtelijke organisatie zijn voorwaardelijk voor het goed functioneren van de raad. Als er wijzigingen in (de planning van) voorstellen benodigd zijn, de kwaliteit niet volstaat of er zich andere vragen aandienen vanuit het college of de raad, is het zaak om hierover met elkaar in gesprek te gaan. Ieder vanuit de eigen rol, maar met begrip voor andermans belangen.

9

Reglement van orde voor de voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018

27

4.1.6. Raadscommunicatie en het contact met inwoners Raadscommunicatie is volop in ontwikkeling en wint de afgelopen jaren steeds meer aan belang; de raad wil zijn onafhankelijke positie ten opzichte van het college sterker uitdragen. De raad heeft een eigen taak en verantwoordelijkheden en wil dat ook zichtbaar maken voor inwoners. De manier waarop hier uitvoering aan wordt gegeven, verschilt per gemeente. De raad heeft in juli 2021 besloten om 0,5 fte beschikbaar te stellen voor de bezetting van raadscommunicatie op de griffie. Dit is een belangrijke stap die kan bijdragen aan de zichtbaarheid en bekendheid van de gemeenteraad als orgaan en het werk dat wordt verricht. Louter ruimte maken voor de invulling van een vacature volstaat echter niet. In samenspraak tussen raad (fractievoorzitters) en griffie is er een visie op raadscommunicatie (raadscommunicatieplan) opgesteld waarin onder andere de doelstellingen, doelgroep, wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan raadscommunicatie en welke tools daarvoor worden ingezet zijn opgenomen. Dit plan is deels in uitvoering genomen – er is enige vertraging in de uitvoering door Corona en een gebrek aan capaciteit en continuïteit – maar behoeft actualisering op basis van de veranderingen voorgesteld in deze rapportage. Van de communicatieadviseur van de griffie mag worden verwacht de raad hiervoor een voorstel te doen. Advies   

Bepaal welke thema's of doelgroepen voor de raad prioriteit hebben op het gebied van raadscommunicatie en verwerk dat in het raadscommunicatieplan. Maak bewust afwegingen welke communicatiemiddelen passen bij de verschillende groepen van inwoners. Zorg dat de ambities en middelen voor communicatie in overeenstemming zijn.

4.2. Samenvattend De overige raadsondersteuning is goed op orde. In vergelijking met de behoeften aan verandering die er zijn ten aanzien van de ondersteuning vanuit de griffie betreft het hier een aantal kleine adviezen tot aanpassing, waarmee het doel van de raadsondersteuning verder worden versterkt.

28

5. Conclusie toekomstbestendige raad en raadsgriffie De gemeenteraad van Helmond heeft ambities die passen bij een gemeente die de grens van 100.000 inwoners nadert. Om deze ambities waar te maken, dienen er stappen worden gezet. Stappen op het gebied van professionalisering, inrichting en het functioneren van de gemeenteraad. Om dit te bewerkstelligen is een sterke raadsondersteuning cruciaal. De griffie is het aangewezen orgaan om in samenspraak met de raad deze professionalisering in gang te zetten, aan te jagen en te blijven vernieuwen en ontwikkelen. Dit vereist een goed samenspel tussen gemeenteraad en griffie, waarbij verantwoordelijkheden en verwachtingen duidelijk zijn uitgesproken, er initiatief wordt genomen, men durft te experimenteren en continu aandacht blijft hebben voor het gemeenschappelijke belang: een zo sterk mogelijke gemeente waarin afgewogen besluiten worden genomen ten behoeve van het algemeen belang.

5.1. Toekomstbestendige raad De gemeenteraad van Helmond wil toekomstbestendig zijn. Eerder is aangegeven dat de hoeveelheid en complexiteit van het raadswerk is toegenomen en niet minder wordt. Raadsfracties geven aan dat zij op verschillende thema’s grote uitdagingen zien voor de gemeente Helmond en daaropvolgend de gemeenteraad. Dit betreffen inhoudelijke dossiers, zoals de invoering van de Omgevingswet, de energietransitie en de woningnood. Majeure projecten met lange doorlooptijden en een grote impact op de samenleving. Om als raad dergelijke onderwerpen te kunnen behandelen, is het belangrijk om goed onderlegd, ondersteund en geëquipeerd te zijn. Dit betekent dat de raad een professionaliseringsslag dient te maken, zich moet blijven doorontwikkelen en afspraken moet maken over de rol van inwoners in het politieke besluitvormingsproces. Een sterke en moderne raadsgriffie draagt hier in grote mate aan bij. 5.1.1. Raadscommunicatie en het contact met inwoners Raadscommunicatie is volop in ontwikkeling en wint de afgelopen jaren steeds meer aan belang; de raad wil zijn onafhankelijke positie ten opzichte van het college sterker uitdragen. De raad heeft een eigen taak en verantwoordelijkheden en wil dat ook zichtbaar maken voor inwoners. De manier waarop hier uitvoering aan wordt gegeven, verschilt per gemeente.

De raad heeft in juli 2021 besloten om 0,5 fte beschikbaar te stellen voor de bezetting van raadscommunicatie op de griffie. Dit is een belangrijke stap die kan bijdragen aan de zichtbaarheid en bekendheid van de gemeenteraad als orgaan en het werk dat wordt verricht. Louter ruimte maken voor de invulling van een vacature volstaat echter niet. In samenspraak tussen raad en griffie is er een visie op raadscommunicatie ontwikkeld om te spreken over de doelstellingen, doelgroep, wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan raadscommunicatie en welke tools daarvoor worden ingezet. Dit plan is mede door corona en capaciteitsgebrek in de uitvoering vertraagd. Van de communicatieadviseur van de griffie mag worden verwacht de raad hiervoor een verscherpt voorstel te doen.

29

Met name de communicatie tussen raad en inwoners vraagt specifieke aandacht. Een doel van de invoering van het dualisme was onder andere om raadsleden als volkstegenwoordiger zichtbaarder te maken en dichter bij inwoners te brengen. Uit gesprekken met raadsfracties blijkt dat het contact met inwoners en de veranderende samenleving waarin inwoners zich online gemakkelijk kunnen roeren als een van de grootste uitdagingen voor de komende raadsperiode(s) wordt gezien. Hoe maak je op een constructieve manier gebruik van de moderne technologieën en mogelijkheden? Hoe zorg je ervoor dat je niet alleen de 'usual-suspects' bereikt, maar ook inwoners die van nature minder betrokken zijn? Hoe betrek je inwoners op een juiste en tijdige manier bij besluiten en grote projecten? In Helmond krijgen insprekers maximaal 5 minuten spreektijd (afhankelijk van het aantal insprekers kan dit minder worden). De praktijk leert dat inspreken doorgaans weinig effect heeft, omdat men te laat in het proces inspreekt om invloed uit te kunnen oefenen of er te weinig tijd is om recht te doen aan de inbreng. Fracties hebben ten tijde van de inspraak hun standpunt doorgaans al bepaald. Goede raadscommunicatie biedt de mogelijkheid om de gemeenteraad op een laagdrempelige manier te volgen en een breder publiek te bereiken.

Naast het versturen van informatie over de raad kan de inzet van (digitale) instrumenten ook worden gebruikt om input op te halen.

Voorbeelden uit de praktijk Hoe een griffie of gemeenteraad uitvoering geeft aan raadscommunicatie verschilt per gemeente. Bekende methoden die worden gebruikt worden om de inwoner meer te betrekken zijn onder meer social media, open raadhuis, gast van de raad, raadsspreekuren, live te volgen raadsvergaderingen, krant met informatie over de raad en agenda's en het versturen van nieuwsbrieven. Veel gemeenten stellen een raadscommunicatieplan op waarin wordt opgenomen wat men gedurende een bepaalde periode (bijvoorbeeld een raadsperiode) wil bereiken en hoe. De griffie stelt doorgaans een plan op en bespreekt dit met de raad, zodat het ook een plan van de raad is. Zo heeft de gemeenteraad van Papendrecht een beleidsnotitie vastgesteld waarin de raadscommunicatie per fase van het besluitvormingsproces is uitgewerkt en heeft de gemeente Gooise Meren alle verschillende instrumenten nauwkeurig uitgewerkt met acties en aandachtspunten. Het inspreekrecht voor inwoners is eveneens op diverse manieren georganiseerd. In Haarlemmermeer worden insprekers ontvangen door raadsleden, krijgen zij een rondleiding door het gemeentehuis en worden zij uitgenodigd om met de raad mee te eten tijdens de avondpauze in een raadsvergadering.

Een ander voorbeeld is de gemeente Hollands Kroon, waar met succes is geëxperimenteerd met inwonerspreekuren waarin zij uitgebreid te tijd krijgen om met de raad in gesprek te gaan. Veel gemeenten geven daarnaast cursussen over gemeentepolitiek aan hun inwoners. Enerzijds om duidelijk te maken wat er gebeurt in de gemeentepolitiek en anderzijds om mensen te interesseren zelf ook politiek actief te worden. 5.1.2. Vergadermodel en informatievoorziening Het huidige vergadermodel, gebaseerd op de praktijk in de gemeente Oss, verdient een doorlichting. Uit gesprekken blijkt dat er teveel onbekendheid is bij raadsfracties om het op de juiste wijze te benutten, hun kaderstellende en controlerende rol als raadslid goed te kunnen pakken en invloed uit te oefenen. De werking van het vergadermodel moet onderdeel zijn van het inwerkprogramma van de nieuwe raad. Het huidige model biedt weinig ruimte voor flexibiliteit, wat deels verklaard kan worden

30

door de overvolle agenda’s en stukkenstroom die richting de raad gaat. De griffie kan als poortwachter een belangrijke rol vervullen met betrekking tot de raadsinformatie. Raadsstukken verdienen een check op kwaliteit, relevantie en frequentie. Gestructureerde informatie en dossieropbouw bieden overzicht. Er zijn vele manieren om dit te organiseren, waarbij het raadsinformatiesysteem nog niet in volle potentie wordt benut. Het is van belang dat de raad aangeeft welke informatie hij direct wil ontvangen, welke thema’s hij geclusterd wil hebben en de griffie verantwoordelijkheid krijgt en neemt indien stukken kwalitatief niet op orde zijn en deze niet doorzet naar de raad. Een inzichtelijke concernplanning geeft zowel de raad als griffie ruimte om te sturen en anticiperen, voordat obstakels en druk zich aandienen. Het presidium in de gemeente Helmond functioneert als agendacommissie. en bestaat uit de voorzitter en de waarnemend voorzitter van de raad en de commissievoorzitters. Zij stellen op advies van de griffie de conceptagenda’s voor de adviescommissies in. Daarnaast is er een fractievoorzittersoverleg onder voorzitterschap van de burgemeester, waarin de waarnemend voorzitter van de raad en fractievoorzitters zitting hebben.

Het fractievoorzittersoverleg bespreekt de randvoorwaarden voor het werk van de raad, zoals de concernplanning, de spreektijden en de wijziging van de zitplaatsen in de raad en eventueel vertrouwelijke zaken. Door de agendavorming in het presidium te beslechten en de randvoorwaarden in het fractievoorzittersoverleg te beleggen, voorkom je dat het presidium een politiek orgaan wordt waarin de randvoorwaarden van invloed kunnen zijn op de agendasetting.

Voorbeelden uit de praktijk Zoveel gemeente, zoveel vergadermodellen. Het raadscommissiemodel is nog steeds het meest gebruikte vergadermodel, waarbij de een thema’s koppelt aan een commissie en de ander het openhoudt. De laatste jaren leggen steeds meer gemeenten zich toe op het zogeheten BOB-model, waarin Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming per onderwerp apart worden doorlopen. Elke gemeenteraad legt echter eigen accenten die passen bij couleur locale, de vergaderfrequentie, gemeentegrootte en wensen van de raad en ambtelijke organisatie. In het BOB-model wordt met name de beeldvormende fase zeer divers georganiseerd. Een vergadermodel is dan ook niet één op één op te implementeren in een andere gemeente. Dit vereist afstemming en goede afspraken. Ook het ‘ronde tafel-model’ wint aan populariteit zoals in Blaricum of Houten, waarbij ingezet wordt op meer burgerparticipatie. Inwoners en experts schuiven aan bij raadsleden om in gesprek te gaan over vraagstukken die de gemeenteraad zelf aandraagt, of die inwoners van de gemeente aandragen. De gemeente Zeist combineert dit model met een politiek spreekuur, waar vertegenwoordigers van alle fracties bij aanwezig zijn. In Almere wordt er elke donderdag een politieke markt georganiseerd, waar tijdens een carrousel actuele onderwerpen worden behandeld.

5.2. Toekomstbestendige griffie De griffie staat in een afhankelijke positie van de gemeenteraad. De raad is werkgever van de griffier en griffie, bepaalt het takenpakket, verantwoordelijkheden en de grootte van de griffie. In Helmond is hier weliswaar jaarlijks over gesproken, onder andere door de werkgeverscommissie, het is nimmer

31

geformaliseerd. Tijdens het onderzoek en de interviews zijn vele wensen en ambities gedeeld, het is van belang dat de raad hier ook formeel uitspraken over doet en de griffie mandaat geeft om hier uitvoering aan te geven. De huidige griffiersinstructie stamt uit 200310, vlak na de invoering van het dualisme, en is gedateerd. De ontwikkeling die griffies sindsdien hebben doorgemaakt stroken niet met de beschreven taken en verantwoordelijkheden én ook niet met de ambities en ondersteuningsbehoefte van de huidige gemeenteraad. Actualisatie en verwerking van deze wensen geeft de griffie zowel opdracht als mandaat om hiermee aan de slag te gaan. 5.2.1. Een sterke griffie Een gemeenteraad is gebaat bij een griffie die kwalitatief en kwantitatief volwaardig is, zorg draagt voor een beheersbare werkomvang voor raadsleden. Het belang van een goede ondersteuning door griffie en griffier mag niet worden onderschat. De griffier heeft een centrale rol in het politieke besluitvormingsproces tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Daarnaast kan de griffie een belangrijke rol spelen bij burgerparticipatie, democratische en bestuurlijke vernieuwing en het positioneren van de gemeenteraad in zowel lokale als regionale besluitvormingsprocessen.

De moderne griffie is een onafhankelijke, proactieve adviseur, digitaal vaardig, treedt op als vertegenwoordiger van de raad en behartigt te allen tijde de belangen van die raad. 5.2.2. De griffie als coach en adviseur Gevraagd én ongevraagd adviseren, spiegelen, sparren, coachen en begeleiden. Een griffie en griffier kan de raad vanuit de expertiserol en ervaring op vele terreinen ondersteunen, zonder hierbij politiek te bedrijven. In Helmond is sterk behoefte aan een griffie die haar centrale rol in het politieke besluitvormingsproces ten volle benut en hierbij proactief te werk gaat. Hierbij is niet louter de gemeenteraad geholpen, maar ook het college en de ambtelijke organisatie. Deze adviesrol kan breed worden opgevat en ook verschillen per functie op de griffie. Dit betreft advies over formele procedures, beslissingstermijnen of de kwaliteit van raadsstukken, maar ook politiek-strategisch advies om onderwerpen te agenderen en bespreekbaar te maken of het attenderen van de raad op (landelijke) trends en ontwikkelingen. De gemeenteraad staat hierbij als orgaan centraal, maar ook aandacht voor het individuele (burger)raadslid is van belang.

Het begeleiden, inwerken en wegwijs maken van nieuwe (burger)raadsleden, evalueren en feedback geven over inbreng en aanpak en het signaleren van knelpunten en fricties zijn belangrijke taken die het functioneren van de gemeenteraad als geheel ten goede komen. Dit vereist politiek-bestuurlijke sensitiviteit, deskundigheid en een (pro)actieve houding van de griffie. Het vereist eveneens een raad die ruimte en vertrouwen geeft en open staat voor initiatieven. 5.2.3. Regionalisering De beleidsvorming speelt zich vaker in regionaal verband af, en dus op grotere afstand van de gemeenteraad en inwoners van Helmond. Uit de gesprekken in het kader van dit onderzoek is door diverse raadsfracties naar voren gebracht dat de raad onvoldoende grip heeft op hetgeen in de regio gebeurt en wordt besloten. Het komt incidenteel voor dat deadlines om op stukken te reageren niet

10

Instructie voor de griffier gemeente Helmond 2003

32

worden gehaald, waardoor het gevoel ontstaat dat Helmond achteraan loopt in de besluitvorming op regionaal niveau en dat de Helmondse belangen daardoor onvoldoende voor het voetlicht komen. Ook op het gebied van regionale samenwerking ziet de raad het liefst een griffie die actief de Helmondse raad in positie brengt. Uit de gesprekken blijkt dat een deel van de raad onvoldoende zicht heeft op beleidsvorming in de regio. De griffie zou een rol moeten spelen in het inzichtelijk maken van deze informatie. Daarnaast is er winst te behalen door samen met de griffies in de regio op te treden en in gesprek met de regionale bestuurders te komen tot afspraken die het mogelijk maken voor de gemeenteraden om actief te participeren in de regionale samenwerking. Het gaat daarbij om de wijze waarop raden worden geïnformeerd, kaders kunnen stellen en controleren, maar ook om meer praktische zaken zoals afstemming van termijnen en vergaderdata. Overigens kunnen de griffies dit niet alleen, zij zullen hierin actief gesteund moeten worden door de eigen colleges die zelf ook een belangrijke rol in de regio hebben.

De raad kan de onderwerpen uit de regio actief op de agenda zetten van de raad, bijvoorbeeld door de regio als een vast agenda punt op te nemen op de agenda van de adviescommissie, waarbij de portefeuillehouder(s) de raad actief informeren over regionale aangelegenheden en de raadscommissieleden het college kunnen bevragen op ingenomen standpunten of besluitvorming. In sommige gemeenten wordt ook gewerkt met een regiocommissie, een adviescommissie van de gemeenteraad waarin alle regionale aangelegenheden worden besproken. 5.2.4. Capaciteit Uit de benchmark die in hoofdstuk 3 is beschreven, blijkt dat de griffie van Helmond in vergelijking met andere gemeenten een krappe formatie heeft. Daarnaast is in dit onderzoek gebleken dat de gemeenteraad verschillende wensen heeft die nu niet door de griffie opgepakt worden of waarvoor nu geen tijd beschikbaar is. Het advies is om de formatie van de griffie uit te breiden en ten minste in overeenstemming te brengen met het gemiddelde van de benchmark. Echter, om tegemoet te komen aan de wensen van de raad en de griffie toekomstbestendig te maken, kan het niet blijven bij een formatieve uitbreiding. Er zal ook actief gekeken moeten worden naar de werkverdeling over de medewerkers van de griffie en er zullen afspraken gemaakt moeten worden over wat er van de griffie wordt verwacht.

Gelet op het huidige profiel van de griffie is er bij uitbreiding van de formatie vooral behoefte aan inhoudelijke expertise, die ingezet kan worden om de raadsleden te adviseren in de keuzen waar de raad voor staat. Naast de capaciteit zal ook gewerkt moeten worden aan de competenties van de medewerkers van de griffie. Een toekomstbestendige griffie is een proactieve griffie, waar mensen werken die als adviseur van de raad opvattingen hebben die gebruikt worden om de raad als geheel sterker te maken, maar ook in staat zijn om, wanneer de raad anders beslist, loyaal uitvoering te geven aan het besluit van de raad. 5.2.5. Adviezen In het rapport is bij elke paragraaf een concreet advies toegevoegd. Hieronder zijn deze adviezen samengevat. 

Ga als raad jaarlijks met elkaar in gesprek tijdens een heisessie om terug- en vooruit te blikken, met elkaar te sparren en afspraken te maken over doelstellingen en prioriteiten.

33

   



Bespreek als raad tijdens het inwerkprogramma welke thema's prioriteit hebben en wat voor raad je wilt zijn. Herhaal en evalueer dit jaarlijks tijdens een heisessie. Werk volgens het BOB-model en richt het vergadermodel van Helmond in zodat het voldoet aan de wensen van de raad, organisatie en er gedegen tijd is voor de behandeling van onderwerpen. Zorg ervoor dat raadsleden en burgerraadsleden goed getraind, geëquipeerd en geïnformeerd hun werk kunnen uitvoeren. Werk aan het bewustzijn en bekendheid van de rollen en instrumenten van het raadslidmaatschap. Breng de inrichting van de griffie op lijn met de wensen van de raad, met aandacht voor de formatie, functies en competenties voor een toekomstbestendige griffie: proactief, politiek-bestuurlijk sensitief, coachend en ondersteunend, gericht op de versterking van het raadswerk (inhoud en proces). Varieer en experimenteer met verschillende vergadervormen en communicatiemiddelen om inwoners te bereiken, de raad zichtbaar te maken en participatie vorm te geven.

34

Bijlage 1. Gesprekspartners In onderstaande tabel staan de gesprekspartners genoemd die tijdens dit onderzoek zijn geïnterviewd. Tabel 1: Gesprekspartners in willekeurige volgorde per fractie of functietitel

Wie Raadsfractie Lokaal Sterk Raadsfractie PvdA Raadsfractie SP Raadsfractie Helmond Aktief, Helder Helmond en Bach Plus Raadsfractie CDA Raadsfractie GroenLinks Raadsfractie plan! Raadsfractie 50PLUS Raadsfractie VVD Raadsfractie D66 Raadsfractie Mi Hellemonders Burgemeester College van B&W Raadsgriffie Afdeling Informatisering & Automatisering Directie gemeente Helmond Afdelingen Strategie, Participatiebeleid en Regionale Samenwerking (Communicatie) Adviseur college B&W Ambtelijk secretaris college

35

36