RN 102 Vervolgfase – aanpak en planning toekomstbestendige Raad- en Raadsgriffie - bijlage Voorstel aanpak en planning incl prijsopgave (Jasper Sloots)

VOORSTEL AANPAK EN PLANNING : TRAJECT TOEKOMSTBESTENDIGE RAAD

& GRIFFIE Gemeenteraad Helmond

Gemeenteraad Helmond T.a.v. Jan Jaspers, raadsgriffier

16 november 2021

Vooraf De gemeenteraad van Helmond heeft een onderzoek laten uitvoeren naar de toekomstbestendigheid van de gemeenteraad en van de raadsgriffie. Dit onderzoek is uitgevoerd door onderzoek- en adviesbureau Necker van Naem. De opgeleverde analyse en aanbevelingen bieden nog niet in alle opzichten de gewenste scherpte en concreetheid. Uit het gesprek dat ik afgelopen week met u voerde, in aanwezigheid van Paul Leenders, Frank Beck en Jan Roefs, werd duidelijk: •

Dat u bepaalde informatie mist (bijvoorbeeld over de concrete wensen en verwachtingen van de raad ten aanzien van zijn ondersteuning);

•

Dat u op zoek bent naar scherpe aanbevelingen (welke besluiten moeten er dus genomen worden en welke acties moeten volgens de raad direct worden opgepakt, en welke kunnen wachten);

•

Dat u inzicht wenst in de te zetten vervolgstappen om nog in deze raadsperiode tot besluitvorming te komen, en deels ook al tot doorvoeren en/of implementatie van een aantal wenselijke aanpassingen; Dat u inzicht wilt in de planning van die vervolgstappen tussen eind november en half februari, om nog in deze raadsperiode het ingezette traject in besluitvormende zin te kunnen afronden.

•

U heeft mij gevraagd in de komende maanden (grofweg half november – half februari) mee te werken aan het voorbereiden van de besluitvorming en het opstellen van een plan van aanpak. Het is vanzelfsprekend niet de bedoeling werk over te doen of extra werk te zoeken. Extra werkzaamheden zijn aanvullend en worden zo efficiënt mogelijk opgezet en uitgevoerd. Een nieuwe rapportage met uitgebreide analyse is nadrukkelijk niet de bedoeling. Ik zal een korte op concretisering gerichte vervolgstap zetten, gebruik makend van de reeds beschikbare informatie. Hieronder geef ik aan wat mijns inziens de noodzakelijke vervolgstappen zijn en welke planning daarbij hoort.

Vervolgstappen Ik beschrijf hieronder 5 stappen, steeds met daarbij een korte omschrijving van de betreffende stap, het resultaat en de planning. Stap 1. Ophalen aanvullende informatie bij de raad Het uitgevoerde onderzoek biedt veel informatie en inzicht maar geeft nog geen compleet beeld van de ondersteuningsbehoeften van de raad. Hoe wil de raad de komende jaren invulling geven aan zijn rollen, taken en verantwoordelijkheden. Welke veranderingen in de samenleving en binnen het openbaar bestuur stellen andere of aanvullende eisen aan de raad en aan de ondersteuning die de raad nodig heeft? Welke rode draden zijn er in de wensen en ambities van de raad en in de ondersteuningsbehoeften van de raadsleden? Wat heeft prioriteit?

2

Deze informatie zal - aanvullend op wat er al ligt - worden opgehaald door middel van een digitale vragenlijst. Die uitkomsten vragen vervolgens om duiding. Dat doorpraten en duiden kan in twee of drie groepsgesprekken (van 1,5 uur, kan ook digitaal), steeds met een aantal mensen. Bijvoorbeeld met twee groepen raadsleden van steeds plusminus 7 of 8 personen: een groepje raadsleden die het werk van de griffie goed kennen en er veel mee te maken hebben en een groep ‘gewone’ raadsleden, die op iets grotere afstand staan. Hieronder twee voorbeelden van (de uitslag van) vergelijkbare enquêtevragen (de screenshots geven slechts een deel van de antwoord-categorieën en antwoorden). Illustratie 1

Illustratie 2

3

Resultaat: scherp beeld van ambities (‘wat voor raad willen we zijn’) en (ondersteunings)wensen van de raad en inzicht in de gevolgen die de raad daarin verbindt voor hun rolneming, werkwijze en de ondersteuning die daarvoor nodig is. Moet er extra geld komen voor meer strategische advieskracht op de griffie, willen ze meer ‘eigen’ fractieondersteuning, is er behoefte aan een financiële specialist op de griffie, een informatiemakelaar, iemand die verbindingen legt tussen gemeenschap en gemeentebestuur, etc.? Planning: opstellen enquête laatste week november, uitzetten december, duidingsgesprekken tussen 3 en 10 januari 2022. Stap 2. Ophalen aanvullende informatie bij de griffie Tijdens een sessie met de griffie breng ik systematisch in kaart: 1) Wat de visie van de griffie is op een toekomstbestendige raad en wat dat vraagt aan ondersteuning in brede zin, en ook vanuit de griffie zelf; 2) Voor welke taken de griffie doorgaans tijd tekort komt (welke taken worden dus steeds suboptimaal uitgevoerd); 3) Voor welke taken nauwelijks tot geen tijd beschikbaar is, terwijl er voor die taken wel tijd beschikbaar zou moeten zijn om de raad goed te bedienen en/of om tegemoet te kunnen komen aan de ambities, wensen en behoeften die de raad heeft (geuit).

Hiernaast wordt een voorbeeld gegeven van een eerder dit jaar in opdracht van de griffie van Amstelveen door mij uitgevoerde vergelijkbare opdracht. Dit inzicht is nodig om een antwoord te kunnen geven op in elk geval de volgende vragen: •

Wat is in de ogen van de griffie (vanuit hun professionele opvatting over ‘goede ondersteuning’) de komende tijd noodzakelijk met het oog op een toekomstbestendige raad en de daarbij passende ondersteuning, van binnen en buiten de griffie?

•

Zijn er efficiency-slagen te maken in de huidige raadsondersteuning in brede zin?

•

Kan tegemoet worden gekomen aan de wensen en behoeften van de raad(sleden), blijkend uit het onderzoek door Necker van Naem en uit de digitale enquête? Zowel bezien naar de inrichting van de huidige griffie, bezien naar de daarvoor benodigde capaciteit alsook bezien naar de benodigde competenties? 4

Resultaat: inzicht in visie en opvattingen van de griffie over de toekomstbestendige raad en griffie en inzicht in de eisen en voorwaarden om daar te (kunnen) komen. Planning: een sessie van een dagdeel met de griffie in te plannen eind december/in de eerste week van januari (bij voorkeur op een moment dat de enquête is gesloten/bijna zal worden gesloten). De griffie krijgt vooraf een aantal ‘huiswerk-vragen’ toegestuurd. Stap 3: Kort verslag van de uitkomsten en bevindingen van de stappen 1 en 2 samengevoegd met de uitkomsten van het rapport van Necker van Naem, verwoord als aanbevelingen en vervolgstappen De informatie opgehaald onder stap 1 en 2 wordt bondig en beeldend verwoord. Niet analyserend maar puntsgewijze als concrete aanbevelingen. Hierin zal onderscheid worden gemaakt in besluitpunten die voorliggen en actiepunten die zijn opgehaald (ook de actiepunten dus uit het voorliggende rapport van Necker van Naem). Resultaat: bondig, beeldend en puntig verslag met aanbevelingen over de te nemen besluiten en de voor te bereiden en op te pakken activiteiten. Planning: tussen 10 en 15 januari. Stap 4: Voorbereiden besluitvorming De volgorde is deze: eerst moet er een en ander worden besloten (over de omvang van de griffie, wel of geen uitbreiding, uitbreiding met welke competenties, etc.).

Pas na die besluiten kan er iets zinnigs worden gezegd over welke acties, in welke volgorde op welke moment voorbereid en uitgevoerd kunnen worden. Die besluitvorming vraagt om een raadsbesluit. Het raadsvoorstel moet worden opgesteld door de (uitgebreide) werkgeverscommissie, idealiter in afstemming met alle fractievoorzitters. Het is dus zaak om de aanbevelingen onder stap 3 te vertalen naar concrete beslispunten in een concept-raadsvoorstel. Dat voorstel wordt voorzien van bijlagen op de raadagenda geplaatst (bijlagen: het rapport van Necker van Naem, link naar de uitkomsten van de enquête, verslag zoals beschreven onder stap 3). Resultaat: een raadsvoorstel en raadsbesluit Planning: opstellen raadsvoorstel tussen 15 en 25 januari 2022 en in diezelfde periode ook afstemming daarover (in een sessie) met de (uitgebreide) werkgeverscommissie en/of alle fractievoorzitters. Stap 5: Opstellen stappen- en activiteitenplan De uitkomsten van de besluitvorming onder stap 4 bepalen (in elk geval deels) welke stappen op welk moment gezet kunnen gaan worden tot aan en vanaf de installatie van de nieuwe raad. Dat ‘stappenplan richting toekomstbestendige raad en griffie’ is een uitwerking van de besluiten die de raad in februari neemt (zie stap 4). Stap 5 biedt inzicht in de vervolgstappen in het jaar 2022 (en eventueel ook verder, dus richting 2023).

Resultaat: stappen- en activiteitenplan (wie doet wat op welk moment, wat is daarvoor nodig en wat is daarvan het resultaat). Planning: februari-maart 2022. 5

Begeleidingscommissie en aanspreekpunt Het is zaak om de stappen 1 tot en met 5 steeds te kunnen voorbereiden in nauwe afstemming met een (nog te installeren) slagvaardige begeleidingscommissie. Die commissie krijgt de rol van opdrachtgever en zal ook worden benut als sparringpartner. Daarnaast is het nodig om een van de (griffie)medewerkers aan te wijzen als aanspreekpunt. Diegene is naast het eerste aanspreekpunt ook de eerstverantwoordelijke voor planningszaken en organisatorische taken (afspraken maken en in agenda’s zetten, e-mails versturen, etc.).

Kosten De totale kosten bedragen € 5.875 ex Btw. Dat is inclusief alle bijkomende reiskosten. Activiteit

Kosten

Voorbespreken en maken plan van aanpak

€ 500,-

Maken en bespreken enquête en doorvoeren wijzigingen na bespreking

€ 550,-

Kosten opmaken digitale enquête (digitaliseren en genereren link) – wordt door externe partij gedaan

€ 500,-

Twee duidingsgespreken via Teams (inclusief voorbereiden en noteren bevindingen direct na afloop) - of meer/minderwerk als het 1 of 3 gesprekken worden

€ 600,-

Sessie van plusminus 3 uur met de griffie - fysiek bij voorkeur (inclusief voorbereiden, toesturen stukken, werken op locatie, drukkosten materialen, uitwerken uitkomsten, etc.)

€ 950,-

Korte rapportage van plusminus 6 tot 8 A4 met bevindingen en concrete aanbevelingen (m.b.t. de te nemen besluiten en door te voeren aanpassingen in werkwijze raad en werkprocessen griffie) – prijs is inclusief kosten opmaak rapportage

€ 1.300,-

Bespreken rapportage en doorvoeren aanpassingen/ aanvullingen (bespreken met de met begeleidingscie/opdrachtgever)

€ 400,-

Advies/ondersteuning bij het voorbereiden van de besluitvorming (dus bij opstellen raadsvoorstel besluitvorming = stap 4). Concept-voorstel wordt opgesteld door werkgeverscommissie, inclusief afstemming via teams met uitgebreide werkgeverscie/fvo

€ 850,-

6

Projectmanagement voor tussentijds bellen, overleg, en allerhande regelzaken

€ 225,-

Stap 5 is voorlopig pm post omdat het de vraag is hoeveel werk ik hierin moet steken, is vooral het nader uitwerken van de op te pakken activiteiten en verwerken in een planning en uiteindelijk plan van aanpak/griffieplan (dit kan pas worden gemaakt nadat de besluitvorming van stap 4 definitief is)

PM

Totaal

€ 5.875,-

Akkoord Gaat u akkoord, dan ontvang ik daarvan graag een schriftelijke bevestiging. Dat mag per email. Met vriendelijke groet,

Jasper Loots.

Voor akkoord - handtekening, naam en datum -

7