RN 098 Beantwoording vragen gemeenteraad nav beleidskader evenementen

Opvolging vragen/wensen raad n.a.v. bespreking evenementenbeleid 14 november 2023 Inleiding Op 14 november 2023 heeft uw raad het concept-Beleidskader evenementen besproken. U heeft enkele vragen gesteld waarvan is toegezegd om die schriftelijk te beantwoorden. Daarnaast heeft u enkele aanvullende wensen geuit, om te verwerken in het voorliggende concept-beleidskader. In deze notitie beantwoorden wij uw vragen en geven wij aan hoe wij uw wensen hebben verwerkt in het concept-beleidskader. Vragen De volgende vragen zijn gesteld: 1. Dhr. Koolen (VVD): vraagt om in het beleidskader op te nemen op welke wijze het college de monitoring van het beleid oftewel het grofmazig beeld in kaart wil gaan brengen. 2. Dhr. Van de Werff (HH): vraagt om een organigram waarin de rollen en posities van alle betrokkenen bij het evenementenbeleid zichtbaar worden voor iedereen (via website bijvoorbeeld). 3. Dhr. Van de Werff (HH): vraagt hoe het kan dat Helmond meer subsidie verleent per inwoner t.o.v. gemeenten als Oss, Venlo en Deventer, terwijl die gemeenten meer evenementen hebben of meer bezoekers trekken dan Helmond. Voorbehoud Naar aanleiding van de bespreking is er tweemaal een technisch voorbehoud gemaakt (door VVD en HH). Deze had betrekking op de beantwoording van bovengenoemde vragen. Daarnaast maakte GL een voorbehoud.

GL proefde ‘nog te veel zorgen’ en zou graag zien dat de raad betrokken wordt bij het uitvoeringsbeleid. Daarnaast miste GL de feedback zoals eerder meegegeven door de heer Blenckers (concreet: “kijk naar bestemmingsplannen, werk met lokale partijen samen als het om landelijke evenementen gaat, leg voorzieningen als stroom en water aan, want dat bespaart kosten en maak het eenvoudiger door ambtelijk snel stukken aan te leveren zoals plattegronden en voorgedrukte formulieren e.d. ”). Antwoorden op vragen VVD en HH ➢ 1. Dhr. Koolen (VVD): vraagt om in het beleidskader op te nemen op welke wijze het college de monitoring van het beleid oftewel het grofmazig beeld in kaart wil gaan brengen. Antwoord: Ons voornemen was om een beschrijving van de manier waarop we willen gaan monitoren (als uitkomst van het onderzoeken van de mogelijkheden hiertoe) mee te nemen in het Uitvoeringsbeleid. Uw raad wenst hierover nu al meer duidelijkheid. Wij nemen daarom in het Beleidskader een aangepaste tekst op. Deze beschrijft op hoofdlijnen op welke manier we willen gaan monitoren. Een nadere uitwerking hiervan nemen we op in het Uitvoeringsbeleid. De tekst onder paragraaf ‘2.5. Monitoring’ wordt als volgt gewijzigd: “De visie, ambitie en doelstellingen zoals beschreven in dit kader zijn niet ‘smart’ geformuleerd.

Toch is het belangrijk om een grofmazig beeld te krijgen bij de mate waarin we hieraan de komende periode invulling geven. Wij zetten hiertoe onder meer en voor zover mogelijk de volgende meetinstrumenten in:

a. b. c. d. e. f.

Tevredenheidsonderzoeken dienstverlening onder evenementenorganisatoren Tevredenheidsonderzoeken evenementenaanbod onder inwoners Tevredenheidsonderzoeken spin-off evenementen onder ondernemers/instellingen Druktemetingen centrum tijdens evenementen Druktemetingen evenementenlocaties tijdens evenementen Imago-onderzoek onder inwoners Helmond en omliggende gemeenten

Een nadere uitwerking van de monitoringsystematiek vindt u in het Uitvoeringsbeleid evenementen Helmond – De stad maakt evenementen! De resultaten publiceren we in de vorm van periodieke factsheets via de Kennisagenda Helmond (te raadplegen op (www.helmond.nl). ➢ 2. Dhr. Van de Werff (HH): vraagt om een organigram waarin de rollen en posities van alle betrokkenen bij het evenementenbeleid zichtbaar worden voor iedereen (via website bijvoorbeeld). Antwoord: In het beleidskader staat op hoofdlijnen de rolverdeling tussen gemeente en organisator beschreven. Een uitvoerige beschrijving van de rollen en verantwoordelijkheden van alle bij evenementen betrokken actoren wordt opgenomen in het Uitvoeringsbeleid. Zo kan het Uitvoeringsbeleid functioneren als handleiding en naslagwerk voor alle uitvoeringsgerelateerde zaken die relevant zijn voor evenementen. De precieze rolverdeling, inclusief deeltaken en -verbanden, laat zich lastig vangen in een organigram. Op hoofdlijnen is echter wel een organigram te schetsen. Zie bijgevoegd. Wij zullen dit organigram opnemen in het Uitvoeringsbeleid, dat tevens gepubliceerd wordt op onze website. ➢ 3. Dhr. Van de Werff (HH): vraagt hoe het kan dat Helmond meer subsidie verleent per inwoner t.o.v. gemeenten als Oss, Venlo en Deventer, terwijl die gemeenten meer evenementen hebben of meer bezoekers trekken dan Helmond.

Antwoord: Om de raad ter illustratie een grofmazig beeld te geven van hoe andere gemeenten het doen vergeleken met Helmond, zijn in het beleidskader cijfers van onderzoeksbureau Respons opgenomen. Dit bureau brengt jaarlijks een monitor uit waarin per G50-gemeente onder meer het aantal evenementen, het aantal bezoekers en de omvang van de verleende subsidies (omgerekend naar inwoneraantallen) in beeld worden gebracht. Er worden enkel feiten/data gepresenteerd; géén verklaringen voor deze data. Deze cijfers geven een indicatief beeld, maar zijn niet 100% betrouwbaar. Zo is bekend dat sommige gemeenten enkel evenementensubsidies doorgeven, maar in de praktijk ook nog subsidies verlenen uit andere budgetten of bijdragen in natura leveren. Sinds 2022 vraagt Respons de gemeenten om ook deze informatie te verstrekken. In 2019 is dit dus nog niet meegenomen. Soms zijn de verklaringen zelf in te vullen. Voorbeelden die we in het beleidskader hebben genoemd: in het Culturele-Hoofdstadjaar scoorde Leeuwarden en in het Jeroen Bosch-jaar ’s-Hertogenbosch hoger dan normaal op het punt ‘verleende subsidies’, wat te verklaren is doordat in dat betreffende jaar Leeuwarden Culturele Hoofdstad was cq in ’s-Hertogenbosch in dat jaar het Jeroen-Boschjaar gevierd werd.

We hebben de Respons-cijfers over 2019 in beeld gebracht, zijnde het jaar waarover de meest recente data beschikbaar waren (de coronajaren 2020 en 2021 zijn niet representatief). We hebben in het beleidskader uitgelegd dat het subsidiebudget in Helmond in dat jaar hoger was dan voorheen. Reden was het aantreden van een nieuw college, in 2018, dat koos voor een financiële impuls voor evenementen per 2019. Dit kan een reden zijn dat Helmond in dat jaar hoger scoort op het punt ‘verleende subsidies’ (ook omgerekend per inwoner) in verhouding tot ‘aantal evenementen’ en ‘aantal bezoekers’ vergeleken met steden als Venlo, Oss en Deventer. Het is immers logisch dat het

verhogen van het subsidiebedrag zich niet direct vertaalt in meer evenementen en meer bezoekers. Dit heeft tijd nodig en lukt alleen als de financiële impuls structureel is. Daarnaast hebben we contact gezocht met onderzoeksbureau Respons, die een mogelijke verklaring geeft voor de hogere cijfers uit Oss en Deventer. Oss heeft een grote zomerkermis die het totale bezoekaantal flink naar boven opschroeft. In Deventer gaat een groot deel van het evenementenbudget maar naar drie evenementen. Evenementensubsidies per inwoners zeggen dus niet zoveel over het aantal evenementen en het aantal bezoekers. Aanvullend hebben we contact gehad met de gemeente Venlo. In Venlo worden vooral grote evenementen georganiseerd met hoge bezoekersaantallen, zoals het Parkfeest en de Venloop. Het beschikbare budget wordt daar verdeeld over acht grote(re) evenementen. Bovendien worden er in Venlo evenementen gesubsidieerd vanuit andere budgetten (bijv. sport, cultuur, economie) én worden daar de basisevenementen (zoals wij ze hier noemen) niet gesubsidieerd. Antwoorden op wensen GL ➢ 4. GL wil graag dat de raad betrokken wordt bij het uitvoeringsbeleid. Antwoord: Sinds de invoering van het dualisme is er een heldere rolverdeling tussen raad en college: de raad stelt de kaders en controleert het bestuur; het college bestuurt en voert uit.

Wat nu voorligt is kaderstellend beleid: dit beschrijft waarom we evenementen belangrijk vinden, wat de ambitie voor de kortere, middellange en lange termijn is, welke doelgroepen we bedienen en welke doelstellingen we nastreven. Met andere woorden: de WAT-vraag staat centraal en deze is kaderstellend voor de HOE-vraag. Deze HOE-vraag wordt beantwoord in het uitvoeringsbeleid. Tegelijkertijd proeven we bij uw raad een grote betrokkenheid bij dit onderwerp. Niet voor niets, want evenementen zijn belangrijk voor het welzijn van onze inwoners, het ondernemersklimaat en het aanzien van onze stad. Om uw raad mee te nemen in de doorvertaling van het beleidskader richting uitvoering, zullen wij het concept-uitvoeringsbeleid opiniërend aan u voorleggen, alvorens dit vast te stellen. ➢ 5. GL mist de feedback van Geert Blenckers (deze staat niet uitgewerkt in het beleidskader). Antwoord: Niet alleen Geert Blenckers (onder meer namens Helmond City Events), maar ook Linda Haverkamp (Centrummanagement) hebben op 29 augustus jl. aandachtspunten meegegeven. We grijpen hieronder terug naar alle door hen meegegeven input en geven hierbij aan of en zo ja hoe deze zijn of worden doorvertaald. Linda Haverkamp: Aandachtspunt Begeleiding en ondersteuning door een evenementencoördinator is meer dan wenselijk.

Bij een ambitieus evenementenbeleid is het aanwijzen en inrichten van evenementenlocaties van groot belang.

Doorvertaling Raad heeft inmiddels besloten tot budget voor aanstellen extra evenementencoördinator. Daarnaast is formatie huidige evenementencoördinator (die zich tot en met dit jaar ook bezig hield met vergunningverlening) verhoogd van 0,7 naar 1.0 fte. Per 2024 beschikt Helmond dus over twee full time evenementencoördinatoren. Deze hebben onder meer als taak het ondersteunen en begeleiden van evenementenorganisatoren. In het concept-beleidskader (pagina 14) staat dat we aanvullende evenementenlocaties gaan aanwijzen en dat we voor alle evenementenlocaties zgn. locatie-

Afgelopen jaren heeft een aantal landelijke evenementen interesse getoond voor Helmond. Onder andere capaciteitstekort bij de gemeente konden deze evenementen niet plaatsvinden. Mocht in de toekomst de gelegenheid zich voordoen om landelijke evenementen te laten plaatsvinden in Helmond, dan moet ook eens worden aan lokale partijen. Pas al ook met hen gesproken is, moet een definitief besluit worden genomen. Het is de hoogste tijd om op korte termijn een visie te ontwikkelen op citybranding en citymarketing. Er moet aan de slag gegaan worden met een werkbaar systeem voor het monitoren van bezoekersaantallen.

Er moeten middelen gereserveerd worden voor incidentele evenementen.

profielen gaan opstellen. Bij deze uitwerking zal ook gekeken worden naar de faciliteiten die per evenementenlocatie nodig zijn. Dit laatste staat niet benoemd in het concept-beleidskader en is inmiddels toegevoegd (markering in geel). In het concept-beleidskader (pagina 17) staat dat we onze oren en ogen openhouden voor kansen die voorbij komen. We hebben in het conceptbeleidskader een zin toegevoegd waarin we aangeven dat we ook onze partners uit de stad zullen betrekken om de haalbaarheid van dergelijke kansen te vergroten (markering in geel).

Staat hier los van en zijn we mee bezig, zoals ook aan de raad is gemeld in RIB 102, juli 2023). Dat is ook onze wens, net als die van veel andere gemeenten. Betrouwbare en betaalbare methodieken, die bovendien voldoen aan de privacy-wetgeving zijn er op dit moment niet. Landelijk worden er oplossingen gezocht. We kunnen op dit moment een grofmazig beeld creëren aan de hand van telefoondata. Eventueel kunnen we ‘handmatig’ onderzoek verrichten. Dit is echter kostbaar en gaat ten koste van het evenementenbudget. Hiervoor heeft uw raad niet gekozen.

Geert Blenckers: Aandachtspunt De marktontwikkelingen waarmee de sector te maken heeft zoals stijgende kosten, verduurzaming, aangescherpte regelgeving, concurrentie, inclusie, locatieproblematieken en de naweeën van de coronacrisis dienen te worden meegenomen in de totstandkoming van een nieuw evenementenbeleid. Investeer in faciliteiten en nutsvoorzieningen op locaties waar evenementen mogelijk zijn, zodat het mogelijk is met groene stroom te werken, er wateren afvoerpunten zijn. Er moet worden gezorgd voor goede locatieprofielen.

Landelijke evenementen die in Helmond willen landen, moeten niet onmiddellijk worden afgeschoten, maar er moet in gesprek worden gegaan met lokale partijen om te zoeken naar de mogelijkheden.

Er moet worden gegaan voor scenario 4 uit de discussienotitie.

Doorvertaling Al deze zaken zijn meegenomen in het conceptbeleidskader. Daarnaast is hieraan al opvolging gegeven door het evenementenbudget te verhogen én middelen vrij te maken voor een extra evenementencoördinator, zodat we organisatoren beter kunnen ondersteunen bij deze uitdagingen. In het concept-beleidskader (pagina 14) staat dat we aanvullende evenementenlocaties gaan aanwijzen en dat we voor alle evenementenlocaties zgn. locatieprofielen gaan opstellen. Bij deze uitwerking zal ook gekeken worden naar de faciliteiten die per evenementenlocatie nodig zijn. Dit laatste staat niet benoemd in het concept-beleidskader en is inmiddels toegevoegd (markering in geel). In het concept-beleidskader (pagina 17) staat dat we onze oren en ogen openhouden voor kansen die voorbij komen. We hebben in het beleidskader een zin toegevoegd waarin we aangeven dat we ook onze partners uit de stad zullen betrekken om de haalbaarheid van dergelijke kansen te vergroten (markering in geel). Ofwel: het budget ophogen met minimaal 1 mio. Hiervoor heeft uw raad niet gekozen.

Een nauwe samenwerking met de gemeente Helmond als het gaat om de vergunning, regelgeving, handhaving, veiligheid en naleving is van groot belang. Er moet een evenementenloket komen.

Met hulp van het ‘ambtelijk apparaat’ kan de procedure eenvoudiger. Bijv. door een plattegrond van de stad beschikbaar te stellen, formulieren die gedownload kunnen worden of vooraf een deels ingevuld veiligheidsplan. Er is echter onderbezetting.

Hierom wordt er een extra evenementencoördinator toegevoegd. Deze zorgt ‘als oliemannetje’ voor het verbeteren van de afstemming en samenwerking tussen alle disciplines en de evenementenorganisator. Dat is er al (sinds het vorige beleidskader uit 2019) en wordt bemand door de evenementencoördinator als centraal aanspreekpunt. Wel was er onderbezetting. Met de tweede evenementencoördinator moet dit worden opgelost. Dit is ook een wens van de huidige evenementencoördinator, maar er was inderdaad onderbezetting. Met de tweede evenementencoördinator moet dit worden opgelost.