RN 075 2e Berap 2022 - Organisatie in Beeld Kwartaal 1 2 - 2022 - sway

Organisatie in Beeld Kwartaal 1 & 2 - 2022

Managementsamenvatting

Deze rapportage 'Organisatie in beeld' geeft periodiek inzicht in een aantal organisatiecijfers. In deze versie ziet u de cijfers van de eerste helft van 2022. Deze worden, waar mogelijk, afgezet tegen de laatste helft van 2021. Extra in deze uitgave is de vergelijking van de cijfers over heel 2021 met die van de personeelsmonitor 2021 van het A+O Fonds. In deze periode zien we dat: •

De bezetting door o.a. een grote wervingsinspanning flink is gestegen. Dit leidt ertoe dat de formatie in dit eerste half jaar volledig bezet is.

•

Het verzuim ten opzichte van de laatste helft van 2021 iets daalde; van 4,46% naar 4,38%. Daarnaast zitten we als gemeente Helmond met het percentage over 2021 (4,18%) onder de gemeentelijke verzuimnorm van 5% en ook onder het cijfer voor vergelijkbare gemeentes uit de personeelsmonitor (5,8%).

•

Het aantal ingehuurde uren is met 11,88% lager dan de laatste helft van 2021 (14,66%). Dit cijfer hangt deels samen met de toegenomen eigen bezetting en (op sommige plekken) verminderde inhuur door corona.

Wanneer het in deze rapportage om een cijfer op een bepaald moment gaat, dan hanteren wij 30 juni 2022 als peildatum. Wanneer het gaat om een cijfer dat een periode bestrijkt, dan hanteren wij in deze rapportage de periode januari tot en met juni (Q1 en Q2 2022). Per cijfer geven wij aan of dit een momentopname betreft of een periode van zes maanden bestrijkt. In dit document geven wij een zo goed mogelijk beeld van onze organisatie in cijfers door naast de cijfers ook een korte toelichting hierop te geven. De rapportage over kwartaal 3 en 4 van 2022 kunt u van ons verwachten bij de eerste Bestuursrapportage, begin 2023.

Landelijke cijfers Daarnaast maken wij, waar mogelijk, een vergelijking met landelijke cijfers. Deze cijfers komen uit een onderzoek van het A+O fonds Gemeenten. De Stichting Arbeidsmarkt en Opleidingsfonds (A+O fonds) Gemeenten is in 1993 door de sociale partners in de gemeentelijke sector opgericht. Dit fonds is partner van gemeenten bij organisatievraagstukken en de persoonlijke ontwikkeling van gemeentemedewerkers. Jaarlijks onderzoekt zij de personele component bij gemeenten en publiceren de resultaten in de zogenaamde ‘Personeelsmonitor’. Deze cijfers hebben betrekking op 2021, en zijn afgelopen zomer verstrekt. Om onze cijfers met die uit de Personeelsmonitor op de juiste manier met elkaar te vergelijken gebruiken we hiervoor de cijfers over 2021.

1 - De Personeelsmonitor en alle bijbehorende gegevens en afbeeldingen die wij in deze rapportage gebruiken, zijn te vinden via deze link1. Via deze link vindt u ook alle bronnen die door het A+O fonds en daarmee ook in deze rapportage gebruikt zijn.

1

https://personeelsmonitor2021.aeno.nl/

De ambtenaar in beeld Onderstaande cijfers en toelichting geven u een beeld van onze organisatie waar het gaat om onze formatie. Tot deze formatie rekenen wij alle ambtenaren met een tijdelijke of een vaste aanstelling.

Aanstellingen, Formatie & Bezetting Aantal collega's in loondienst op 30 juni 2022 Hieronder ziet u hoeveel ambtelijke collega's bij onze gemeente in loondienst zijn, hoe de verhouding in man / vrouw is en hoeveel van hen in Helmond wonen.

Als u deze cijfers vergelijkt met de vorige rapportage2, dan ziet u per saldo een toename van 28 collega's. Dit saldo komt tot stand door de som van het aantal nieuwe collega's en collega's die het afgelopen half jaar onze organisatie hebben verlaten. Een toelichting hierop vindt u verderop in deze rapportage onder het kopje 'In- en uitstroom'. Op 30 juni 2022 zijn er 418 vrouwelijke ambtenaren en 333 mannelijke aan het werk. De verhouding aantal vrouwen / mannen in procenten komt hiermee op respectievelijk 56% / 44%. De gemiddelde leeftijd van onze organisatie is 47,8 jaar, en daarmee precies gelijk aan het landelijk gemiddelde voor gemeentes in dezelfde categorie. De Personeelsmonitor geeft aan dat in 2021 het landelijk gemiddelde over de verhouding tussen aantal mannen en vrouwen respectievelijk 46% om 54% is. Als we kijken naar de cijfers van 2021, dan was dit binnen onze organisatie respectievelijk 43% om 57%. Helmond heeft daarmee gemiddeld in 2021 meer vrouwen in dienst dan de gemiddelde gemeente in Nederland. Om meer inzicht te krijgen in de culturele diversiteit van de organisatie (ook in verhouding tot vergelijkbare organisaties) zal de gemeente Helmond deelnemen aan de culturele diversiteit barometer van het CBS. Zodra dit onderzoek is afgerond zullen wij deze gegevens in de daarop volgende sway meenemen.

2

https://sway.office.com/fzk9j5YABcYEhWny

Formatie & Bezetting De formatie is de hoeveelheid vaste én tijdelijke arbeidscapaciteit die in de begroting van onze gemeente is toegekend om onze doelen te kunnen realiseren. Het aantal formatieplaatsen wordt uitgedrukt in voltijdbanen (op basis van een volledige werkweek) oftewel full time equivalenten (fte). 1 fte staat bij ons gelijk aan 36 uur per week. Tot de bezetting worden alle collega's die een tijdelijke of vaste aanstelling bij de gemeente hebben, gerekend. De bezette formatie geeft weer hoeveel formatieplekken daadwerkelijk ingevuld zijn door collega's die een aanstelling hebben. Dit betreft de cijfers per 30 juni 2022. De bezetting is ten opzichte van 31 december 2021 toegenomen met 26,53 fte. De vacatureruimte is ten opzichte van 31 december 2021 gestegen met 1,03 fte. Deze stijging komt vooral door de aan het begin 2021 vastgestelde formatie uitbreiding en de daarbij behorende wervingsinspanningen

2 - De vergelijking in de Personeelsmonitor over de formatie wordt gemaakt over 2021. Daarom kijken we naar de cijfers over heel 2021. Toen hadden we een bezette formatie van 632,41 fte. Op het aantal inwoners van Helmond op dat moment betekent dat dat wij gemiddeld 6,82 fte ambtenaren per 1000 inwoners hebben. Uit de Personeelsmonitor 2021 blijkt dat voor een gemeente van vergelijkbare grootte op 7,9 fte per 1000 inwoners ligt. Dit is meer dan in Helmond.

De formatie in Helmond was op 31 december 2021 bijna volledig bezet. Op het moment dat we onze formatie in Helmond wel volledig bezet zouden hebben, dan komen we uit op 6,84 fte per 1000 inwoners. Hiermee ligt het getal in Helmond nog steeds onder het gemiddelde zoals genoemd in de Personeelsmonitor.

3 - In de Personeelsmonitor staat de bezettingsgraad voor de gemiddelde gemeente op 98%. Voor de gemeente Helmond geldt dat deze op 31

december 2021 ruim 99% bedroeg. Dit betekent dat Helmond een beter gevulde bezetting heeft dan de gemiddelde gemeente, maar er nog steeds sprake is van vacatureruimte. Lees hieronder meer over de definitie van vacatureruimte.

Vacatureruimte De niet bezette / ingevulde formatie in fte noemen we ook wel de 'vacatureruimte'. Uit bovenstaande afbeelding omtrent formatie blijkt dat er (beperkte) vacatureruimte is. Deze is er nagenoeg altijd om meerdere redenen: •

ook al nemen we collega's aan, er stromen ook altijd collega's uit. Het moment van opvolging is niet altijd 1 op 1 gelijk;

•

op tijdelijke formatie wordt niet altijd iemand aangenomen met een vaste aanstelling om ook de flexibiliteit te bewaken;

•

Soms duurt invulling van een vacature langer, omdat het bijvoorbeeld gaat om een zeer specifiek profiel op de (krappe) arbeidsmarkt;

•

een collega die met generatiepact is, laat altijd een gedeeltelijke plek open (bijvoorbeeld voor 0,4 fte). Het is niet altijd realistisch (bijvoorbeeld arbeidsmarkttechnisch of op financieel gebied) en praktisch om deze in te vullen.

Vacatures We hebben altijd openstaande vacatures. Dit als gevolg van de uitstroom van collega's en de ontwikkeling van de formatie. Grofweg kent de wervingsprocedure de volgende stadia: ‘interne openstelling – externe openstelling – sollicitatiegesprekken en eventueel assessments – gesprek arbeidsvoorwaarden – start’. De vacatures die u op onze 'werken bij'-website3 vindt, zijn de vacatures waar werkzoekenden op dit moment op kunnen solliciteren. Vacatures die zich in een ander stadium bevinden, staan niet op onze website. We spreken echter nog steeds van een vacature tot het moment dat de kandidaat definitief is aangesteld.

In- en uitstroom In de eerste helft van 2022 hebben wij 74 nieuwe collega's mogen verwelkomen. Dit betreft nieuwe collega's die via onze recruiters zijn geworven, óf voormalig inhuurkrachten die een aanstelling hebben gekregen.

3

https://www.helmond.nl/werkenbij

In dezelfde periode hebben 39 personen onze organisatie verlaten. Het gaat daarbij in 8 gevallen om collega's die met (keuze)pensioen zijn gegaan. 30 personen gaan verder buiten onze organisatie, en in 1 geval is een collega helaas overleden.

Generatiepact In 2016 zijn wij in Helmond met het Georganiseerd Overleg een generatiepact overeengekomen. Medewerkers die enkele jaren voor hun AOW gerechtigde leeftijd zitten, konden kiezen om minder uren te gaan werken, tegen een (gedeeltelijke) doorbetaling hiervan. De regeling liep tot 1 januari 2020. Vanaf deze datum zijn er dus geen nieuwe instromers meer, omdat de regeling niet verlengd is. In de eerste helft van 2022 vielen er 21 collega's die vóór 1 januari 2020 zijn gaan deelnemen, onder deze regeling. Deze regeling loopt voor hen door tot aan hun pensioendatum. Het aantal collega's dat dus nog onder de regeling valt, zal de komende jaren als gevolg van pensionering teruglopen.

Arbo en Verzuim

Verzuimpercentage Als we kijken naar het verzuimpercentage binnen onze organisatie, dan ligt dit met 4,38% in de eerste helft van 2022 lager dan het verzuim in de tweede helft van 2021. Toen was het percentage namelijk 4,46%. In het begin van de 'coronatijd' is het verzuim echter wel hoger geweest, maar daarna nam het direct af. De overall daling is, ook volgens de Arbodienst, te wijten aan het feit dat het grootste gedeelte van de collega's voornamelijk thuis werkt en al in een vroegtijdig stadium de middelen had om thuis te kunnen werken; daarnaast zorgt een verbeterde werk-privé balans voor meer regelmogelijkheden.

4 - Als we kijken naar het verzuimpercentage over heel 2021, dan komen we uit op een gemiddeld percentage van 4,18. Dit ligt ruim 1% lager dan het gemiddelde van gemeenten met vergelijkbare grootte. Dit gemiddelde komt namelijk uit op 5,8%.

BHV Veel collega's zijn getraind als bedrijfshulpverlener (BHV-er). In de eerst helft van 2022 hadden wij 88 geschoolde BHV-ers verdeeld over de diverse locaties van Gemeente Helmond 'in huis'. De BHVorganisaties draagt er continu zorg voor dat er, wanneer er hulp nodig is, collega's zijn die hiervoor gekwalificeerd zijn

Bedrijfsongevallen In de eerste helft van 2022 hebben we 1 bedrijfsongeval gehad. Een bedrijfsongeval is een ongeval op het werk of onder werktijd die direct leidt tot schade aan de gezondheid. Bij het ongeval in de eerste helft van dit jaar gaat het om een 'klein ongelukje', gelukkig zonder blijvend letsel. Bedrijfsinterventieteam Naast het BHV-team staat er ook een Bedrijfsinterventieteam (BIT) van 10 collega's voor het Stadskantoor en 't Cour paraat. Deze collega's zijn getraind in het omgaan met emotioneel en agressief gedrag en worden ingezet als er sprake is van (dreiging van) dit gedrag . De BIT-taken voor de Stadswinkel zijn belegd bij de leidinggevenden in de Stadswinkel. Daarnaast zijn er vele collega's binnen het Programma Sociaal Domein getraind om hun weerbaarheid te vergroten bij emotioneel of agressief gedrag. Gedurende dit jaar worden er binnen de gehele organisatie, ook voor collega's die niet in het BIT-team zitten, meerdere trainingen gegeven op dit vlak. Tot slot wordt op de locatie Zandstraat gebruik gemaakt van de beveiliging van Senzer als dit nodig is. Gedurende coronatijd wordt ook gezorgd dat er altijd mensen in huis en/of bereikbaar zijn die hiervoor getraind zijn.

Helmond Academie Onze Helmond Academie draait al jaren op volle toeren. Er wordt veel tijd gestoken in het ontwikkelen en borgen van kennis, vaardigheden en competenties middels praktische en theoretische opleidingen. Dit alles is via een gedegen opleidingsaanbod van online, offline (op locatie) en in-huis-trainingen samengebracht onder de vlag van onze eigen Helmond Academie. Nagenoeg alle collega's hebben de afgelopen jaren meerdere trainingen gevolgd.

Naast bovengenoemde trainingen, kennen we ook trainingen in het kader van ons zogenaamde 'onboardingsprogramma'. Dit programma draagt bij aan de vliegende start van nieuwe collega's binnen onze gemeente. Elke maand wordt dit programma opnieuw opgestart om onze nieuwe collega's welkom te heten en wegwijs te maken binnen onze organisatie. In de eerste helft van 2022 zijn er 54 trainingen op de Helmond Academie gegeven, inclusief onboarding trainingen. Hieraan hebben 1035 personen deelgenomen. Hiermee draait de Helmond Academie weer als vanouds en zoals vóór de corona tijd.

Zomer Borrel In de eerste helft van dit jaar heeft voor het eerst sinds de corona periode de jaarlijkse zomerborrel plaatsgevonden. Een mooie middag om elkaar te ontmoeten, kennis te maken en samen te werken aan verbinding in een ontspannen sfeer. Ruim 350 collega's waren aanwezig op deze middag waar nog lang (over) werd nagepraat.

Inhuur in beeld Definities & Uitgangspunten

Onderstaande cijfers en toelichting geven u een beeld van onze inhuur collega's. Tot de inhuur rekenen wij de volgende groepen. •

Payrollers

•

Uitzendkrachten

•

Gedetacheerden

•

ZZP’ers

Bovenstaande groepen kennen hun eigen definitie, arbeidsvoorwaarden, contractuele eigenschappen en flexibiliteit. Wat ze echter gemeen hebben, is dat: •

Ze geen aanstelling bij de gemeente hebben;

•

Ze niet vallen onder onze eigen CAO, te weten de CAO Gemeenten;

•

Ze een grotere flexibiliteit bieden in contractvormen dan wanneer we ze een aanstelling zouden bieden;

•

We geen Eigen Risicodrager zijn in het geval van ziekte of WW;

•

Ze enkel ingezet worden als een vacature (nog) niet ingevuld is, of bij ‘ziek, piek of specifiek(e kennis)’.

5 - Vanaf 1 oktober 2017 doen wij zaken met onze Inhuurdesk. Deze wordt gerund door Yacht Inhouse Professionals. Yacht voorziet ons van tijdelijk personeel en zorgt ervoor dat onze inhuurvragen breed uitgezet worden in de markt. Daarnaast zorgt zij er onder andere voor dat het inhuurproces volledig rechtmatig verloopt en tijd en kosten bespaart. Meer informatie over Yacht Inhouse Professionals? Klik dan hier4 voor een kort introductiefilmpje.

Inhuur in de eerste helft van 2022

Inhuur in fte's In de eerste helft van 2022 zijn er gemiddeld 3240 werkuren (90 fte) per week gerealiseerd door inhuurkrachten. Dit naast 27.259 ambtenaren uren (757,22 fte). Als we de inhuur uren afzetten tegen de totaal in de organisatie gewerkte uren, dan komen we uit op een inhuurpercentage van 11,88%. Dat is 2,78% punt minder dan de 14,66% in de tweede helft van 2021. De daling ten opzichte van het tweede half jaar van 2021 komt grotendeels doordat we de vervanging van inhuur door vast personeel verder hebben doorgezet.

Soorten inhuur op basis van uren In bijgaand plaatje wordt getoond hoe de verschillende soorten inhuur zich tot elkaar verhouden op basis van gewerkte uren. Deze percentages zijn berekend over de gewerkte inhuur uren in de eerste helft van 2022. Het taartdiagram laat ons zien dat het grootste gedeelte van de uren van onze inhuur op basis van detachering is. Op de tweede plaats komt ZZP, en dan uitzenden.

4

https://youtu.be/3LyOxPWSMxI

Als we kijken naar de verhoudingen tussen de inhuursoorten ten opzichte van de laatste helft van 2021, dan zien we dat deze over het algemeen redelijk vergelijkbaar zijn gebleven. Het aantal detachering en ZZP uren is afgenomen ten gunste van het aantal ZZpP en Payroll uren.

Alle cijfers op een rijtje Cijfers kwartaal 1 en 2 - 2022

Cijfers kwartaal 3 en 4 - 2021

Cijfers geheel 2021