RN 062 Memo voor Auditcomite over Financiele Verordening 2024

Memo Aan:

Auditcomité van 16 mei 2024

Van:

Michiel van Seventer

Datum:

8 mei 2024

Onderwerp:

Financiële Verordening Helmond 2024

“Keep it simple, as possible” Inleiding De huidige Financiële verordening is geldig vanaf 1 januari 2019. De nieuwe verordening gaat in met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023; dit geldt voor de artikelen betrekking hebbend op de rechtmatigheidsverantwoording i.v.m. de accountantscontrole van de jaarverantwoording 2023. De gehele verordening treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2024. Volgens afspraak brengt het Auditcomité een advies uit aan de raad. Het is belangrijk dat de Financiële verordening weer een aantal jaren mee kan gaan. Daarom stellen wij voor een aantal zaken aan te passen. De voorgestelde aanpassingen lichten we toe in deze oplegnotitie. De belangrijkste Inhoudelijke veranderingen die wij voorstellen, betreffen de artikelen 9 t/m 12 over financiële rechtmatigheid en artikel 6. Autorisatie Begroting. De regels m.b.t. financiële rechtmatigheid zijn aangepast en zijn voor het eerst van toepassing op de Jaarverantwoording 2023. Hierover is afstemming gepleegd met de huisaccountant Deloitte. In artikel 6. Is een mandaat opgenomen voor het college om (beperkt) begrotingswijzigingen door te mogen voeren. Wij hebben gekeken naar de modelverordening van de VNG uit 2022 en verordeningen bij andere gemeenten bestudeerd. Helaas is de modelverordening erg uitgebreid en naar onze mening moeilijk leesbaar.

Met úitgebreid’ wordt bedoeld een herhaling van hogere wetgeving, waar men sowieso aan moet voldoen. Daarom is gekozen voor maatwerk en de huidige verordening als basis te gebruiken. Hierna lichten wij onze voorstellen toe: Hoofdstuk 1. Inleidende bepalingen Enkele definities zijn toegevoegd en kleine wijzigingen zijn in geel doorgevoerd. Hoofdstuk 2. Planning en Controlcyclus De modelverantwoording van de VNG hanteert de term ‘Jaarstukken’. Volgens de BBV moet dit zijn ‘Jaarverantwoording’. Dit is natuurlijk een minor, maar laat zien, dat VNG en BBV niet samen optrekken. Voor onze financiële verordening is het BBV als uitgangspunt genomen (wet). Artikel 5. Programmabegroting Over de post onvoorzien was nog niets geregeld in de huidige verordening. In lid 10 is nu opgenomen: “In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen” enz. Het bepalen van de omvang en autorisatie van de post onvoorzien is voorbehouden aan de raad.

1

Sommige gemeenten nemen hier een vast bedrag op of een bedrag per inwoner. De laatste paar jaar neemt Helmond € 250.000 op voor de post onvoorzien in de begroting (raadsbevoegdheid). Artikel 5. lid 5: Structurele uitgaven worden structureel gedekt. Dit artikel is al opgenomen in de huidige verordening. Het moet los gezien worden van de spelregel van de VNG, dat van de Algemene Reserve 10% structureel ingezet mag worden. Artikel 5. lid 11. Bepaalt dat in het overzicht van incidentele baten en lasten per programma alle posten groter dan € 100.000 afzonderlijk in de begroting worden gespecificeerd en toegelicht. Dit grensbedrag was € 50.000, maar betekent veel onnodig werk op voor Financiën. Wij stellen voor om dit bedrag te verhogen. De gemeente Eindhoven hanteert 0,5 mln. Breda en Oss hanteren ook € 100.000. Deurne € 50.000. Diverse gemeenten hebben dit niet vastgelegd.

Artikel 6. Autorisatie Begroting De basis voor dit artikel is gelegd bij het vaststellen van de nieuwe programma’s (raad mei 2023). Het betreft hier het schuiven binnen programma’s met maximaal € 500.000. Dit raadsbesluit is één op één overgenomen (lid 1. d). Artikel 6. is als nieuw artikel toegevoegd met de bedoeling om eerder over geld te kunnen beschikken voordat een Bestuursrapportage is vastgesteld. Het gaat dus niet alleen om schuiven met budgetten, maar ook om het eerder kunnen inzetten van middelen. De gemeente Eindhoven heeft hiervoor als voorbeeld gediend. Meer gemeenten hebben een dergelijk mandaat opgenomen, waarbij het college binnen randvoorwaarden (technische) begrotingswijzigingen mag doorvoeren. Hierover leggen wij uiteraard verantwoording af.

Artikel 7. Bestuursrapportage Wij stellen voor om budgettaire en beleidsmatige afwijkingen in de exploitatie toe te lichten vanaf een bedrag van € 100.000 (minder mag natuurlijk altijd). Op dit moment is de grens € 50.000. Ook hier is gekeken naar andere gemeenten. Eindhoven hanteert een grens van 0,5 mln. Een grensbedrag wordt overigens vaak niet genoemd in de financiële verordening. De gemeente Breda spreekt bijvoorbeeld van ‘majeure afwijkingen’ en Nijmegen noemt ‘significante bijstellingen’. Wanneer we nader kennis nemen van hun Beraps (ook Oss en Tilburg), dan valt een grens op van € 100.000. Dit is geen harde grens; beleidsinhoudelijke zaken kunnen relevant zijn ongeacht de omvang van het bedrag.

Artikel 8. Jaarverantwoording en resultaatbestemming Dit artikel 8. is toegevoegd om de mogelijkheid te hebben om een resultaatbestemming eerder aan de raad voor te leggen i.p.v. met het – veel later- vaststellen van de jaarverantwoording. Veel gemeenten doen dit standaard in de laatste raadsvergadering van het jaar. Uitsluitend de raad mag besluiten over resultaatbestemmingen (ook wel budgetoverhevelingen genoemd). Budgettaire verschillen In de huidige verordening is niet vastgelegd bij welk bedrag verschillen in de jaarverantwoording toegelicht moeten worden. Lid 3. is daarom toegevoegd om dit vast te leggen.

2

We stellen voor om hiervoor als grensbedrag € 200.000 op te nemen. Dit bedrag is in lijn met de rapportagegrens van de externe accountant, welke jaarlijks met u wordt afgestemd. Lid 4. “Het college zorgt voor en legt regels vast voor resultaatbestemmingen”, is toegevoegd om ook de criteria van resultaatbestemming vast te leggen. Een voorbeeld daarvan is dat er sprake moet zijn van een harde verplichting op balansdatum.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording De artikelen 9 t/m 12 zijn aangeleverd door Concerncontrol en afgestemd met onze huisaccountant. Artikel 9. Verantwoordingsgrens Helmond kiest voor 1% van de totale lasten (raadsbesluit 23 mei 2023). Artikel 9 Rapportagegrens Als rapportagegrens hanteert Deloitte € 205.000 voor de accountantscontrole. Boven dit bedrag moeten fouten of onduidelijkheden worden toegelicht. De rapportagegrens wordt jaarlijks afgestemd met het Auditcomité en opgenomen in het Auditplan.

Artikel 11. Toelichting Begrotingscriterium De zin van artikel 11. lid 4 ‘iedere overschrijding is onrechtmatig’, is opgenomen in de modelverordening. De commissie BBV zegt hierover het volgende:

Overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) zijn op basis van de gemeentewet onrechtmatig. In de situatie waarin de accountant een oordeel moest geven over de rechtmatigheid nam de accountant niet alle begrotings-onrechtmatigheden mee in zijn oordeelsvorming, maar die waren daarmee nog niet rechtmatig. In de situatie dat het college zich moet verantwoorden is het logisch dat dit over alle overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) gaat. Er is dus geen ruimte om dit af te zwakken omdat letterlijk iedere overschrijding op de lasten onrechtmatig is. Je kunt alleen benoemen welke overschrijdingen als acceptabel worden aangemerkt, zodat je ze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering. De ruimte die er is zit op de overschrijdingen op de baten en de onderschrijdingen op de lasten en baten. Daarom is lid 5 toegevoegd: “…. over- en onderschrijdingen zijn niet onrechtmatig als deze tijdig zijn gemeld aan de raad”. Dit lid staat niet in de modelverordening, maar sluit wel aan bij de mogelijkheden die er zijn volgens de commissie BBV. Dit is geen aantasting van het budgetrecht.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik Dit artikel bestond al heel lang, maar het is nu verplicht. Dit betekent dat er t.z.t. een notitie moet komen met regels ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

3

Hoofdstuk 4. Financieel beleid Artikel 15. Kostprijsberekening Dit artikel is aangepast aan de notitie Overhead (BBV 2023). Dit betreft kleine aanpassingen met name ten aanzien van definities. Artikel 16. Vaststelling hoogte belastingen c.a. Dit artikel is nu algemeen gehouden en dekt daarmee beter de lading.

Hoofdstuk 5. Paragrafen Geen inhoudelijke veranderingen

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en administratie Geen inhoudelijke veranderingen

Slotbepalingen Artikel 29. Inwerkingtreding De verordening treedt in werking vanaf 1 januari 2024. De artikelen betrekking hebbend op rechtmatigheidsverantwoording treden nu al in werking i.v.m. de accountantscontrole van de jaarverantwoording 2023. De datum van de raadsvergadering wordt bepaald in overleg met de agendacommissie.

xxx

4