RN 047 Jaarverslag integriteit 2020

Jaarverslag Integriteit 2020 Gemeente Helmond

Helmond, 25 mei 2021

1

Inleiding Een van de meest besproken jaarvergaderingen van de Vereniging van de Nederlandse Gemeenten is die in 1992. Met haar afsluitende woorden: ‘De overheid is óf wel óf niet integer. Een beetje integer kan niet’ heeft minister Ien Dales integriteit als apart onderwerp op de beleidsagenda gezet. Nu, bijna 30 jaar later, blijft integriteit een onderwerp dat constante aandacht en scherpte vraagt. In de beginjaren werd integriteit vaak geplaatst tegenover fraude of corruptie. Tegenwoordig kent het begrip een verrijking en verbreding en is integriteit niet alleen een kernwaarde, maar de start van het goede gesprek met elkaar. In dit jaarverslag leest u hoe handen en voeten is gegeven aan de organisatie van integriteit binnen de gemeente Helmond. Maar integriteit gaat verder. Integriteit is ook een cultuur van openheid, waarin dilemma’s besproken worden. Daarvoor is vertrouwen nodig. Vertrouwen in elkaar, vertrouwen om dingen veilig te melden en vertrouwen dat er op een juiste wijze mee wordt omgegaan. Door iedere dag te werken aan integriteit wordt ook iedere dag wordt opnieuw gewerkt aan dat vertrouwen. Want goed bestuur begint met dat vertrouwen. Door in dit jaarverslag terug te blikken op 2020, proberen we ook vooruit te kijken naar 2021. Welke inzichten kunnen we gebruiken om verder te bouwen aan een integere, betrouwbare organisatie. Dat lerend vermogen is nodig.

Integriteit is een maatschappelijke discussie die aan verandering onderhevig is. Werken aan integriteit is nooit klaar. Het is als een spier die getraind moet blijven. Elly Blanksma Burgemeester

2

Politiek-bestuurlijke integriteit In dit hoofdstuk leest u de ontwikkelingen op het politiek-bestuurlijke gebied van integriteit voor de gemeenteraad en voor het college van B&W. Daarbij wordt ingegaan op de wijze waarop het beleid in de praktijk tot uitvoering komt. Politiek-bestuurlijke integriteit: de gemeenteraad Leden van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester stellen bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de gemeente, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer. Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-bestuurders of de gemeenteraad, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie bestuurders hun functie vervullen. Gedragscode en gentle agreement In de afgelopen jaren is integriteit steeds meer bespreekbaar geworden en dat is een goede ontwikkeling. Kaders voor het functioneren van politiek ambtsdragers zijn te vinden in geschreven (zoals in de Gemeentewet, de gedragscode en gentle agreement) en ongeschreven regels, gebruiken en morele opvattingen.

Daarnaast hebben alle raadsleden en burgerraadsleden zich gecommitteerd aan de gedragscode van de raad en het gentle agreement. Tussentijds aangetreden nieuwe raads- en burgercommissieleden krijgen het verzoek voorgelegd om het gentle agreement te tekenen. In alle gevallen is hieraan gehoor gegeven. In de afgelopen periode is wederom duidelijk geworden dat een goede werking uitgaat van de gedragscode en het gentle agreement. De onderliggende intentie van gedragscode en het gentle agreement om zaken op het terrein van integriteit met elkaar te bespreken is verschillende keren in de praktijk gebracht. In het afgelopen jaar zijn twaalf individuele gesprekken gevoerd met raadsleden door de griffie en in enkele gevallen door de griffier en de burgemeester. Deze gesprekken kunnen geïnitieerd worden door raadsleden zelf of door de griffie om zaken op het terrein van integriteit met elkaar te bespreken Activiteiten voor raadsleden In het werkprogramma van de gemeenteraad was voorzien om een heisessie te organiseren voor raadsen burgercommissieleden over politiek bestuurlijke integriteit. Ook was er in de Week van de Weerbaarheid een informatieavond georganiseerd waar ook veel Helmondse raadsleden zich voor hadden aangemeld. Door de beperkingen in verband met het coronavirus is besloten om de Week van de Weerbaarheid niet door te laten gaan.

Ook over de heisessie is aanvankelijk besloten om de geplande fysieke bijeenkomst niet te laten doorgaan. Vervolgens is besloten om de fysieke bijeenkomst om te zetten naar een webinar. Het webinar is gehouden op woensdag 18 november 2020. Het webinar stond in het teken van integriteit bij de werving en selectie van kandidaten voor de kieslijst. Dit met het oog op de gemeenteraadsverkiezing in maart 2022. De sprekers Joop Goderie van bestuurlijk ondersteuningsteam actiecentrum Oost-Brabant en Gerhard Brunsveld, Nederlandse vereniging van raadsleden, hebben inzicht gegeven in de risico’s van ongewenste beïnvloeding van (kandidaat-)raadsleden en wat te doen bij twijfel. Een groot aantal raads- en burgercommissieleden hebben deelgenomen aan het webinar. Screening raadsagenda De agenda van de raadsvergadering wordt maandelijks door burgemeester en griffier doorgenomen en onderzocht op mogelijke integriteitsvraagstukken. Indien nodig vinden voorafgaand aan de raadsvergadering gesprekken plaats tussen raadsleden en burgemeester. In voorkomende gevallen geeft een raadslid in een raadsvergadering zelf aan waarom hij of zij niet aan de besluitvorming zal deelnemen. Door op deze wijze te handelen maakt een raadslid duidelijk voor hem of haar en voor zijn collega 3

raadsleden waar de integriteit raakt aan de besluitvorming. Door dit publiekelijk kenbaar te maken, heeft dit eveneens een signaalfunctie. De weg naar de burgemeester en de griffier wordt steeds opnieuw gevonden, zo kan de conclusie zijn. Gelijktijdig is ook van belang om het vraagstuk van integriteit steeds op de politieke agenda te blijven houden. Dit houdt in dat het voortdurende inzet van alle betrokkenen behoeft om de focus scherp te houden. Door dagelijks onderhoud te plegen aan de politiek bestuurlijke integriteit blijft het levendig, actueel en onder de aandacht.

Politiek-bestuurlijke integriteit: College van Burgemeester en Wethouders Week van de Weerbaarheid Voor het college waren, net als voor de gemeenteraad, activiteiten georganiseerd in de Week van de Weerbaarheid. Door de beperkingen van het coronavirus hebben deze workshops geen doorvang gevonden. Collegeprogramma integriteit Het college heeft het afgelopen jaar uitgebreid stilgestaan bij het thema integriteit. Dit jaar is een programma opgesteld waarin de collegeleden voor de resterende duur van de collegeperiode op verschillende thema’s op het gebied van integriteit met elkaar in gesprek gaan. Hierbij kan gedacht worden aan: morele oordeelsvorming, dilemmatraining en perspectief op handelen. In totaal worden er vier bijeenkomsten op deze thema’s georganiseerd. In 2020 heeft het college een training gevolgd over de bestuurs- juridische kaders, handelingsperspectief en uitdieping relevante wet- en regelgeving. In 2021 volgen trainingen over dilemma’s en morele oordeelsvorming.

4

Ambtelijke integriteit In dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij de ambtelijke integriteit. Hieronder wordt kort weergegeven welke ontwikkelingen op het gebied zijn doorlopen. In dit hoofdstuk worden ook de meldingen en het verslag van de vertrouwenspersoon besproken. Week van de Weerbaarheid In de week van 16 tot en met 20 maart zou de Week van de Weerbaarheid georganiseerd worden. Deze week is georganiseerd door de B5-gemeenten, provincie Noord-Brabant en de Taskforce RIEC. In deze week staat het thema integriteit centraal en waren er verschillende workshops georganiseerd om ambtenaren te trainen op weerbaarheid. Toen op 10 maart aangekondigd werd dat iedereen thuis moest werken is besloten om de Week van de Weerbaarheid uit te stellen. Uiteindelijk is een nieuwe datum vastgesteld op 22 tot en met 26 maart 2021. Onboarden integriteit Integriteit is een vast onderdeel van het onboardingsprogramma. In 2020 is het programmaonderdeel integriteit flink op de schop gegaan. Zo is de interactieve game ‘Reflect’ geïntroduceerd in het onboardingsprogramma. In deze game worden medewerkers in de schoenen geplaatst van mensen die geconfronteerd worden met integriteitsproblemen en moeten ze keuzes maken. Ambtenaren worden middels dit spel niet alleen getraind op herkenning van integriteitsschendingen maar ook op het handelingsperspectief.

Deze workshop wordt begeleid door de coördinator integriteit. Ook is er altijd een vertrouwenspersoon aanwezig. Dit onboardingsprogramma integriteit is ook opengesteld voor medewerkers die al langer in dienst zijn. Hoewel in 2020 veelal de nieuwe medewerkers dit programma hebben gevolgd, zijn er ook medewerkers die langer in dienst zijn, aangesloten bij het programma. Online onboarden in coronatijd Met de coronacrisis is de gehele onboarding voor nieuwe medewerkers zo veel mogelijk gedigitaliseerd. Ook het onderdeel integriteit is volledig digitaal gegaan. Met een 1,5 uur durende workshop over de gedragscode, integriteit en met behulp van dilemma’s worden de deelnemers geïntroduceerd in het thema. De workshop is zo interactief mogelijk gemaakt. Ook bij de digitale workshops sluiten de vertrouwenspersonen aan. De coördinator integriteit leidt de online workshop. Doorlopende activiteiten Naast het programma in de onboarding wordt gewerkt aan het algehele integriteitsbesef binnen de gehele organisatie. In 2020 is de coördinator integriteit op enkele afdelingen langsgegaan om de mogelijkheden voor training te bespreken. Ook hebben enkele afdelingen al een training gevolgd. Door de coronacrisis is het geven van trainingen moeilijker geworden. Dit omdat integriteit een onderwerp is waar bij uitstek de wens wordt gevoeld om dilemma’s met elkaar fysiek te bespreken.

In 2020 is ook het vormen van een doorlopende basis aan activiteiten op het gebied van integriteit van start gegaan. Iedere afdeling kent eigen risico’s op het gebied van integriteit. In 2020 is begonnen met het ontwikkelen van een algemeen integriteitsbewustwordingprogramma dat kan aangepast worden aan de afdeling. In 2021 worden de eerste programma’s gelanceerd.

5

Personeelsbeleid en cultuur Integriteit heeft ook in 2020 gestructureerd aandacht gekregen tijdens de werving, selectie en de fase van onboarden. Alle nieuwe medewerkers; vast, tijdelijk of inhuur zijn verplicht een VOG te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen voor indiensttreding. Ambtelijke collega’s krijgen tijdens het onboardingsproces een handboek met bruikbare tips, een workshop integriteit en leggen de eed of belofte af. Door Corona stonden we daarbij voor een extra uitdaging. De workshop en de eed of belofte hebben we omgebouwd naar digitale meetings. Alle nieuwe medewerkers hebben de workshop Integriteit daardoor online kunnen volgen. 58 medewerkers legden de eed of belofte af tijdens een teamsmeeting met de gemeentesecretaris. Dit verplichte onderdeel van onboarden wordt net zo lang aangeboden aan nieuwe medewerkers totdat iedereen de Eed of belofte heeft afgelegd. Meldingen in het kader van het agressieprotocol Er zijn verschillende interne- en externe risico’s waarneembaar die van invloed zijn op integriteit. Hiertoe rekenen we ook geweld en dreiging tegen ambtenaren. In 2020 zijn er 14 meldingen gedaan door ambtenaren die te maken kregen met dreiging, intimidatie of geweld door externen. Deze meldingen zijn als volgt afgehandeld:   

Bij 5 meldingen is geen politie betrokken en is er ook geen aangifte gedaan. Bij 6 meldingen is de politie betrokken geweest maar is niet aangegeven dat er aangifte is gedaan. Bij 3 meldingen is de politie betrokken geweest en is er ook aangegeven dat er aangifte is gedaan.

Ondermijnende criminaliteit Op basis van het Masterplan Integrale Veiligheid Helmond 2019-2022 wordt gewerkt aan ondermijning. Hierbij zijn twee thema’s te onderscheiden die een raakvlak hebben met het onderwerp integriteit: Bestuurlijke weerbaarheid Cruciale voorwaarde voor een effectieve aanpak van ondermijnende criminaliteit is bestuurlijke weerbaarheid, met als hoofdcomponenten awareness van de risico’s en verschijningsvormen van ondermijning en borging van ambtelijke en bestuurlijke integriteit. In 2020 is op dit thema ingezet door middel van een (virtuele) bijeenkomst met College en Raad over dit onderwerp, gevolgd door een bijeenkomst voor de ambtelijke organisatie. Ook zijn 15 toezichthouders van alle verschillende partners zoals gemeenten en Veiligheidsregio - binnen de samenwerking in de Brabantse Peel gestart met de training “samen sterk tegen ondermijning”. Daarbij staat het uitvoeren van integrale controles centraal en wordt gefocust op weerbaarheid en veiligheid. Daarnaast zijn twee projectleiders vanuit Peelland -afkomstig van de gemeente Helmond en de politie - gestart met de training als ‘ontkleurd projectleider’ in de aanpak van complexe ondermijningscasuïstiek.

Tenslotte was het de bedoeling om in het voorjaar van 2020 het thema bestuurlijke weerbarheid een plaats te geven in de Week van de Weerbaarheid, maar helaas is deze vanwege de maatregelen rondom COVID-19 doorgeschoven naar het voorjaar van 2021. Maatschappelijke weerbaarheid De samenleving en private branches en sectoren kunnen zelf de ruimte en mogelijkheden voor criminele activiteiten verkleinen. Een weerbare branche of samenleving verkleint immers het ontwrichtende effect van ondermijnende criminaliteit en beperkt de 'ruimte' om criminele activiteiten te ontplooien in buurten en wijken. Op basis van een onderzoek, waarin inwoners is gevraagd naar hun informatiebehoefte over het onderwerp ondermijning, is een communicatiestrategie voor heel Peelland opgesteld die richting geeft aan de communicatie over het onderwerp ondermijning. Deze communicatiestrategie wordt uitgewerkt in een 6

één gezamenlijk uitvoeringsplan voor communicatie over ondermijning. Hierbij gaat het zowel om operationele integrale actiecommunicatie in vervolg op controles en andersoortige acties, maar ook om meer thematische communicatie-initiatieven.

7

Meldingen In dit hoofdstuk leest u alles over de officiële meldingen die zijn gemaakt bij het meldpunt integriteit. Het meldpunt neemt meldingen in behandeling die gaan over integriteitsschendingen, misstanden en ongewenste omgangsvormen. Integriteit in een coronajaar De COVID-pandemie heeft veel onzekerheid meegebracht. Mensen moesten van de een op de andere dag thuis werken, het openbare leven werd zo goed als afgeschaft en zorgen over gezondheid van jezelf of je dierbaren werd een belangrijk onderwerp in je leven. De gevolgen van de coronapandemie op het werk en de uitoefening op het werk zijn mogelijk nog lang niet inzichtelijk. Dat betekent niet dat de aandacht voor integriteit er niet was. Sterker nog, in 2020 is 17 keer een melding gedaan bij de coördinator integriteit. De meeste meldingen richten zich op ongewenste omgangsvormen en daarmee de vraag: ‘hoe gaan we met elkaar om?’. Een vraag die tijdens deze coronapandemie wellicht nog belangrijker werd dan anders. De stijging in het aantal meldingen kan verschillende oorzaken hebben. Enerzijds zien we dat de weg naar het meldpunt makkelijker gevonden wordt door scholing en het veelvuldig onder de aandacht brengen ervan. Aan de andere kant wordt ook al jaren ingezet op de meldingsbereidheid van integriteitsschendingen. Die meldingsbereidheid is onderdeel van de open en veilige cultuur waar we voor staan.

Hieronder ziet u een overzicht van de meldingen, uitgesplitst naar het type schending.

Type schending (cf. landelijke omschrijving) Financiële schending Misbruik positie en/of belangenverstrengeling Lekken en misbruik van informatie Misbruik bevoegdheden Ongewenste omgangsvormen Misdraging in privésfeer Misbruik bedrijfsmiddelen en overschrijding interne regels

Aantal 1 1 4 3 6 1 1

In totaal zijn er elf meldingen gedaan door medewerkers, zes andere meldingen zijn gedaan door externe melders. Van de zeventien meldingen die zijn gedaan zijn er twee uiteindelijk ingetrokken door de melders. Bij vier meldingen heeft onderzoek plaatsgevonden en is dat onderzoek afgerond. Uit deze onderzoeken zijn drie meldingen ongegrond verklaard en is één melding gegrond verklaard. Vijf meldingen zijn nog in behandeling. Vier meldingen waren aanleiding om in gesprek te gaan met betrokken medewerkers. Hiermee konden de meldingen worden afgedaan. Bij twee meldingen heeft de gemeente geen rol kunnen spelen. Naar aanleiding van het onderzoek heeft één melding direct geleid tot het nemen van een disciplinaire maatregel (waarschuwing/beëindiging arbeidsrelatie/strafontslag). Vanaf 2010 vindt registratie van meldingen plaats. Hieronder is het overzicht te zien van het aantal 8

meldingen gedurende de afgelopen negen jaren. 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020

2 meldingen 0 meldingen 2 meldingen 9 meldingen 6 meldingen 11 meldingen 4 meldingen 11 meldingen 10 meldingen 17 meldingen

9

Jaarverslag Vertrouwenspersonen De vertrouwenspersoon is vaak het eerste aanspreekpunt voor ambtenaren bij twijfels, onderbuikgevoelens en integriteitskwesties in alle verschijningsvormen. Binnen de gemeente Helmond zijn er drie vertrouwenspersonen aangesteld. Het betreft twee interne vertrouwenspersonen en één externe vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersonen staan in contact met elkaar maar hebben ook overleg met AOG, de gemeentesecretaris en de coördinator integriteit. In dit hoofdstuk leest u hun verslag. Contact vaker via mail en telefoon in 2020 De vertrouwenspersonen zijn in 2020 vaker via de mail en per telefoon benaderd dan in 2019. Dit is waarschijnlijk te verklaren door de beperkingen die het coronavirus met zich hebben meegebracht. In de meeste gevallen werd contact gezocht met een vertrouwenspersoon als het gaat om ongewenste omgangsvormen. Deze ongewenste omgangsvormen zijn vaak gerelateerd aan (dreigende) arbeidsconflicten. In vier gevallen hebben de vertrouwenspersonen melding gedaan bij de gemeentesecretaris en de coördinator integriteit. Verbetertrajcten zijn gestopt Voorheen leidden ‘verbetertrajecten’ voor medewerkers te vaak tot conflicten en gevoel van onveiligheid bij medewerkers. Het ondersteunen van deze medewerkers bracht de vertrouwenspersonen soms in een moeilijke positie.

In 2020 is besloten geen verbetertrajecten meer te starten; In 2020 is een vervolg gegeven aan de in 2019 gestarte afstemming tussen vertrouwenspersonen en AOGadviseurs. Doel daarbij is het vergroten van de veiligheid binnen de organisatie door preventie en door verbetering van werkprocessen. Aanpassingen in relatie tot COVID-19 De vertrouwenspersonen spelen een rol bij het onder de aandacht brengen van integriteit en gewenste omgangsvormen binnen de organisatie. In 2020 kon hun presentatie in het kader van de Week van de Weerbaarheid door de Corona-uitbraak niet doorgaan. Het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers (onboarding), waar de vertrouwenspersonen hun rol toelichten, is vanwege Corona tijdelijk gestopt en later in aangepaste vorm uitgevoerd. Inmiddels wordt het onderdeel Integriteit ook aangeboden via de Helmond-Academy, dus niet alleen voor nieuwe medewerkers. Meldingen meldingen via vertrouwenspersoon meldingen rechtstreeks door vertrouwenspersoon

Contacten mail en telefonisch contact oriënterende gesprekken advies- en ondersteuningsgesprekken begeleiding in klachttraject/meldingstraject voor- en nabespreken gesprekken

Overige activiteiten intern afstemmingsoverleg en verslaglegging cursus voor kwalificatie vertrouwenspersoon aanwezigheid bij informatiebijeenkomst voor personeel begeleiding onboarding / Week van de Weerbaarheid

Aantal 4 0 4 Aantal keer * 54 14 17 3 21

Aantal uren 34 15 20 12 25 106 Aantal uren 65 22 0 10 97 10

Soort integriteitskwestie misbruik positie / belangenverstrengeling ongewenste omgangsvorm discriminatie seksuele intimidatie lekken en misbruik van informatie misbruik van bevoegdheden financiële schending misdragingen in privésfeer overig

Integriteitskwestie in relatie tot collega leidinggevende externe *

Aantal keer * 0 16 0 1 0 0 0 1 7

Aantal keer * 5 16 0 niet op te tellen; soms gaat het om een specificatie of kunnen combinaties voorkomen.

11

Op de planning voor 2021 Een gegeven voor 2021 is dat COVID-19 ook dit jaar invloed zal hebben op de organisatie en de vorm van activiteiten rondom het thema integriteit. Hoewel het thema bij uitstek baat heeft bij persoonlijke gesprekken en contact zal ook dit jaar uitgeweken worden naar digitale alternatieven waar dat moet en persoonlijke gesprekken wanneer dat weer kan. 2021 wordt opnieuw een jaar in het teken van Corona In 2021 gaan we te maken krijgen met COVID-19 en de gevolgen daarvan op zowel ambtelijk als politiek niveau. De gevolgen van deze crisis op onze organisatie zijn grotendeels nog onbekend. Dit betekent dat 2021 in het teken staat van het voorbereiden op onvoorziene zaken. Hoe we dat doen is door te blijven werken aan een open cultuur en meldingsbereidheid binnen de organisatie. Andere activiteiten zijn:  Festival van de Weerbaarheid in de week van 22 tot en met 26 maart;  Uitwerking bewustwordingsprogramma’s op het gebied van integriteit;  Bijhouden en rapporteren over adviesaanvragen op het gebied van integriteit;  Werken aan integriteitsbewustzijn middels workshops, onboarding en werkoverleggen;  Rapporteren middels het jaarverslag. 2021 staat al in het teken van de komende gemeenteraadsverkiezingen In 2022 vinden de gemeenteraadsverkiezingen plaats. In 2020 is de gemeenteraad al begonnen met bewustwording rondom integriteit en de kieslijsten.

In 2021 zal middels workshops continue aandacht gevraagd worden voor het thema. Daarnaast worden ook andere voorbereidende werkzaamheden op de verkiezingen getroffen zoals het herijken van de protocollen rondom screening en collegiale afspraken rondom de verkiezingen. Ook worden de mogelijkheden van implementatie van de Toolbox raadsverkiezingen 2022 van het Taskforce RIEC onderzocht. Daarnaast is doorlopende aandacht voor:  Integriteit op de agenda van de gemeenteraad;  Screening raadsagenda’s op integriteitsvraagstukken;  Aandacht voor bewustwording ‘criminele beïnvloeding van de lokale politiek”  Integriteitsessies college en gemeenteraad.

Tot slot, Integriteit is een maatschappelijk onderwerp en altijd aan verandering onderhevig. Dat vraagt een permanente inzet. Die inzet richt zich op een open cultuur, een veilige plek om te melden en het goede gesprek met elkaar voeren.

12