RN 047 1e Berap 2022 - Organisatie in Beeld Kwartaal 3 4 - 2021 - sway in pdf

Organisatie in Beeld Kwartaal 3 & 4 2021 Met deze rapportage geven wij u periodiek inzicht in een aantal organisatiecijfers. Dit document laat u de cijfers van de tweede helft van 2021 zien. Wanneer het in deze rapportage om een cijfer op een bepaald moment gaat, dan hanteren wij 31 december 2021 als peildatum. Wanneer het gaat om een cijfer dat een periode bestrijkt, dan hanteren wij in deze rapportage de periode juli tot en met december (Q3 en Q4 2021). Per cijfer zullen wij u aangeven of dit een momentopname betreft of een periode van zes maanden bestrijkt. In dit document proberen wij u een zo goed mogelijk beeld te geven van onze organisatie in cijfers door u de naast de cijfers ook een korte toelichting hierop te geven. De rapportage over kwartaal 1 en 2 van 2022 kunt u van ons verwachten bij de tweede bestuursrapportage, later dit jaar.

De ambtenaar in beeld Onderstaande cijfers en toelichting geven u een beeld van onze organisatie w aar het gaat om onze formatie. Tot deze formatie rekenen wij alle ambtenaren met een tijdelijke of een vaste aanstelling.

Aanstellingen, Formatie & Bezetting Aantal collega's in loondienst op 31 december 2021 Hieronder ziet u hoeveel ambtelijke collega's bij onze gemeente in loondienst zijn, hoe de verhouding in man / vrouw is en hoeveel van hen in Helmond wonen.

Als u deze cijfers vergelijkt met de vorige rapportage, dan ziet u per saldo een toename van 12 collega's. Dit saldo komt tot stand door de som van het aantal nieuwe collega's en collega's die het afgelopen half jaar onze organisatie hebben verlaten. Een toelichting hierop vindt u verderop in deze rapportage onder het kopje 'In- en uitstroom'. Formatie & Bezetting De formatie is de hoeveelheid vaste én tijdelijke arbeidscapaciteit die in de begroting van onze gemeente is toegekend om onze doelen te kunnen realiseren. Het aantal formatieplaatsen wordt uitgedrukt in voltijdbanen (op basis van een volledige werkweek) oftewel full time equivalenten (fte). 1 fte staat bij ons gelijk aan 36 uur per week. Tot de bezetting worden alle collega's die een tijdelijke of vaste aanstelling bij de gemeente hebben, gerekend. De bezette formatie geeft weer hoeveel formatieplekken daadwerkelijk ingevuld zijn door collega's die een aanstelling hebben.

1 - Dit betreft de cijfers per 31 december 2021. De bezetting is ten opzichte van 30 juni 2021 toegenomen met 8,28 fte.

2 - De vacatureruimte is ten opzichte van 30 juni 2021 gestegen met 1,26 fte. Dit lijkt niet te stroken met de hogere bezetting maar kan worden verklaard door de gedane aanpassingen in de vastgestelde formatie.

Vacatureruimte De niet bezette / ingevulde formatie in fte noemen we ook wel de 'vacatureruimte'. Uit dit plaatje blijkt dat er vacatureruimte is. Deze is er nagenoeg altijd om meerdere redenen: •

ook al nemen we collega's aan, er stromen ook altijd collega's uit. Het moment van opvolging is niet altijd 1 op 1 gelijk;

•

op tijdelijke formatie wordt niet altijd iemand aangenomen met een vaste aanstelling om ook de flexibiliteit te bewaken;

•

Soms duurt invulling van een vacature langer, omdat het bijvoorbeeld gaat om een zeer specifiek profiel op de (krappe) arbeidsmarkt;

•

een collega die met generatiepact is, laat altijd een gedeeltelijke plek open (bijvoorbeeld voor 0,4 fte). Het is niet altijd realistisch (bijvoorbeeld arbeidsmarkttechnisch of op financieel gebied) en praktisch om deze in te vullen.

Vacatures We hebben altijd openstaande vacatures. Dit als gevolg van natuurlijke uitstroom van collega's en omdat we voor structurele plekken die nu bezet zijn door inhuur zoeken naar structurele (vaste) collega's. Grofweg kent de wervingsprocedure de volgende stadia: ‘interne openstelling – externe openstelling – sollicitatiegesprekken en eventueel assessments – gesprek arbeidsvoorwaarden – start’. De vacatures die u op onze 'werken bij'-website vindt, zijn de vacatures waar werkzoekenden op dit moment op kunnen solliciteren. Vacatures die zich in een ander stadium bevinden, staan niet op onze website. We spreken echter nog steeds van een vacature tot het moment dat de kandidaat definitief is aangesteld.

In- en uitstroom In de tweede helft van 2021 hebben wij 58 nieuwe collega's mogen verwelkomen. Dit betreft nieuwe collega's die via onze recruiters zijn geworven, óf voormalig inhuurkrachten die een aanstelling hebben gekregen.

3 - Per saldo zijn er in de tweede helft van 2021 12 collega's bij gekomen.

In dezelfde periode hebben 42 personen onze organisatie verlaten. Het gaat daarbij in 6 gevallen om collega's die met (keuze)pensioen zijn gegaan. 32 personen gaan verder buiten onze organisatie, en in 4 gevallen is een tijdelijk contract niet verlengd.

Generatiepact In 2016 zijn wij in Helmond met het Georganiseerd Overleg (nu Lokaal Overleg) een generatiepact overeengekomen. Medewerkers die enkele jaren voor hun AOW gerechtigde leeftijd zitten, konden kiezen om minder uren te gaan werken, tegen een (gedeeltelijke) doorbetaling hiervan. De regeling liep tot 1 januari 2020. Vanaf deze datum zijn er dus geen nieuwe instromers meer, omdat de regeling niet verlengd is. In de tweede helft van 2021 vielen er 28 collega's die vóór 1 januari 2020 zijn ingestroomd in de regeling, onder deze regeling. Deze regeling loopt voor hen door tot aan hun pensioendatum. Het aantal collega's dat dus nog onder de regeling valt, zal de komende jaren als gevolg van pensionering teruglopen.

Arbo en Verzuim

Verzuimpercentage Als we kijken naar het verzuimpercentage binnen onze organisatie, dan ligt dit met 4,46% in de tweede helft van 2021 0,65% punt hoger dan in de eerste helft van 2021. Toen was het percentage 3,81%. In het begin van de 'coronatijd' is het verzuim wel hoger geweest, maar daarna nam het direct af. De stijging in de laatste helft van 2021 lijkt vooral te komen door de loslating van de corona maatregelen, het weer op kantoor kunnen en mogen werken en de "ontlading" welke gemoeid gaat met het vermoedelijke einde van de lange corona periode. BHV Veel collega's zijn getraind als bedrijfshulpverlener (BHV-er). In de tweede helft van 2021 hadden wij 91 geschoolde BHV-ers verdeeld over de diverse locaties van Gemeente Helmond 'in huis'. Vanwege corona werken de meeste collega's thuis. Desalniettemin draagt de BHV -organisatie er continu zorg voor dat er, wanneer hulp nodig is, er collega's zijn die hiervoor gekwalificeerd zijn.

Bedrijfsongevallen In de tweede helft van 2021 hebben we geen bedrijfsongevallen gehad. Een bedrijfsongeval is een ongeval op het werk of onder werktijd die direct leidt tot schade aan de gezondheid. In totaal hebben we in 2021 één ongeval gehad; bij dit ongeval in de tweede helft van dit jaar gaat het om een 'klein ongelukje', gelukkig zonder blijvend letsel. Bedrijfsinterventieteam Naast het BHV-team staat er ook een Bedrijfsinterventieteam (BIT) van 9 collega's voor het Stadskantoor en 't Cour paraat. Deze collega's zijn getraind in het omgaan met emotioneel en agressief gedrag en worden ingezet als er sprake is van (dreiging van) dit gedrag . De BIT-taken voor de Stadswinkel zijn belegd bij de leidinggevenden in de Stadswinkel. Op de locatie Zandstraat maken we gebruik van de beveiliging van Senzer als dit nodig is. Dit jaar hebben we 16 meldingen gehad van collega’s die te maken kregen met norm overschrijdend en/of agressief gedrag van inwoners. In ons protocol omgaan met agressie en geweld zijn onze

normen vastgelegd, wat we doen aan preventie, hoe we handelen bij een incident en welke nazorg we verlenen. Medewerkers die veel publiekscontacten hebben worden regelmatig getraind in het omgaan met emotioneel en agressief gedrag. Er hebben weer diverse maatwerktrainingen plaatsgevonden. Tijdens de jaarlijkse week van de weerbaarheid wordt extra aandacht besteed aan dit thema binnen de gehele organisatie en kunnen collega’s diverse workshops en webinars volgen.

Helmond Academie Onze Helmond Academie draait al jaren op volle toeren. Er wordt veel tijd gestoken in het ontwikkelen en borgen van kennis, vaardigheden en competenties middels praktische en theoretische opleidingen. Dit alles is via een gedegen opleidingsaanbod van in-huis-trainingen samengebracht onder de vlag van onze eigen Helmond Academie. Nagenoeg alle collega's hebben de afgelopen jaren meerdere trainingen gevolgd. De eerste twee kwartalen van 2021 zijn er iets meer trainingen gegeven dan in de tweede helft van 2021. Dit door het wegvallen van het thuiswerkadvies en het omschakelen naar weer (deels) fysieke trainingen. Onze collega's van de academie hebben in een korte tijd het aanbod van zowel fysiek als online trainingen afgestemd op de veranderende werkadviezen en hiermee zoveel mogelijk collega's in staat gesteld trainingen te volgen. In het tweede half jaar van 2021 zijn er 45 trainingen op de Helmond Academie gegeven, met 1076 deelnemende collega's. In heel 2021 zijn er 109 trainingen geweest met 1721 deelnemende collega's. Naast bovengenoemde trainingen, kennen we ook trainingen in het kader van ons zogenaamde 'onboardingsprogramma'. Dit programma draagt bij aan de vliegende start van nieuwe collega's binnen onze gemeente.

Elke maand wordt dit programma (inmiddels digitaal) opnieuw opgestart om onze nieuwe collega's welkom te heten en wegwijs te maken binnen onze organisatie.

Inhuur in beeld Definities & Uitgangspunten

Onderstaande cijfers en toelichting geven u een beeld van onze inhuur collega's. Tot de inhuur rekenen wij de volgende groepen.

•

Payrollers

•

Uitzendkrachten

•

Gedetacheerden

•

ZZP’ers

Bovenstaande groepen kennen hun eigen definitie, arbeidsvoorwaarden, contractuele eigenschappen en flexibiliteit. Wat ze echter gemeen hebben, is dat: •

Ze geen aanstelling bij de gemeente hebben;

•

Ze niet vallen onder onze eigen CAO, te weten de CAO Gemeenten;

•

Ze een grotere flexibiliteit bieden in contractvormen dan wanneer we ze een aanstelling zouden bieden;

•

We geen Eigen Risicodrager zijn in het geval van ziekte of WW;

•

Ze enkel ingezet worden als een vacature (nog) niet ingevuld is, of bij ‘ziek, piek of specifiek(e kennis)’.

4 - Vanaf 1 oktober 2017 doen wij zaken met onze Inhuurdesk. Deze wordt gerund door Yacht Inhouse Professionals. Yacht voorziet ons van tijdelijk personeel en zorgt ervoor dat onze inhuurvragen breed uitgezet worden in de markt. Daarnaast zorgt zij er onder andere voor dat het inhuurproces volledig rechtmatig verloopt en tijd en kosten bespaart. Meer informatie over Yacht Inhouse Professionals? Klik dan hier voor een kort introductiefilmpje.

Inhuur in de tweede helft van 2021

Inhuur in fte's In de tweede helft van 2021 zijn er gemiddeld 2844 werkuren (79 fte) per week gerealiseerd door inhuurkrachten. Dit naast 23.057 ambtenaren uren (640,49 fte). Als we de inhuur uren afzetten tegen de totaal in de organisatie gewerkte uren, dan komen we uit op een inhuurpercentage van 14,66%. Dat is 0,24% punt meer dan de 14,42% in de eerste helft van 2021. Het percentage is ongeveer gelijk gebleven door de doordat we de vervanging van inhuur op kritische posities door vast personeel verder hebben doorgezet.

Als we kijken naar het inhuurpercentage over heel 2021, dan komen we uit op een inhuurpercentage van 14,54%. Ten opzichte van het jaar ervoor (2020), zien we een daling van 0,9% punt. Over heel 2020 was het inhuurpercentage namelijk 15,44%. Deze daling komt, naast de vervanging van inhuur voor vaste krachten, voornamelijk door de afname van inhuururen in coronatijd. Een deel van onze uitzendkrachten en payrollers is werkzaam in het Museum en het Speelhuis. Deze inhuurcollega's hebben als ge volg van de lockdown een groot aantal weken niet kunnen werken. Dit zien we terug in de inhuur uren. Gelukkig is er door werkgever Tempo-Team goed voor ze gezorgd en hebben zij grotendeels doorbetaald gekregen via de NOWregelingen.

Soorten inhuur op basis van uren In bijgaand plaatje wordt getoond hoe de verschillende soorten inhuur zich tot elkaar verhouden op basis van gewerkte uren. Deze percentages zijn berekend over de gewerkte inhuur uren in de tweede helft van 2021. Het taartdiagram laat ons zien dat het grootste gedeelte van de uren van onze inhuur op basis van detachering is. Op de tweede plaats komt ZZP, dan payroll en tot slot uitzenden.

Als we kijken naar de verhoudingen tussen de inhuursoorten ten opzichte van de eerste helft van 2021, dan zien we met name dat het aandeel van uitzenden is toegenomen 'ten koste' van het aandeel ZZP, payrollen en detacheren. Dit is te verklaren door de extra inzet van uitzendcapaciteit op het gebied van stewards (handhaving) van de coronamaatregelen en de tijdelijke heropening van het museum tussen de lockdowns door.

Alle cijfers op een rijtje Cijfers kwartaal 3 en 4 - 2021

Cijfers kwartaal 1 en 2 - 2021

Cijfers geheel 2021