RN 036 Rekenkamer Helmond – Eindrapport onderzoek sturing en verantwoording inkoop en subsidie sociaal domein -AEF

Met een analyse op de tussen- of eindevaluaties van trajecten kan in grote lijnen zicht worden verkregen op de kwaliteit van zorg, doorlooptijd en doeltreffendheid van de behandeling. Kijk samen naar de opties. - Zorg voor wederzijds vertrouwen en beloon goed opdrachtnemerschap. Het inkopen van zorg is een zakelijke verbintenis tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Vul deze ook op deze manier in. Goede opdrachtnemers die de afspraken altijd nakomen verdienen bijvoorbeeld een keer het vertrouwen als ze te laat zijn met het indienen van facturen. Wees anderzijds ook streng op aanbieders die zich niet aan de afspraken houden, bijvoorbeeld door te sanctioneren door het betalen van facturen af te houden tot verbetering is ingezet. Hier kan morgen mee worden begonnen. Subsidie - Zet de zakelijkere houding van relatiebeheerders door in afspraken en overleggen in 2021 en verder met subsidiepartners van zowel de professionele als vrijwilligersorganisaties. Breng uniformiteit aan in de gesprekken: qua behandeling van onderwerpen en frequentie. Leg de bevindingen en afspraken in verslagen vast. Zorg dat de uniformiteit en vastlegging van de gesprekken vanaf begin 2022 de standaard is. - Herzie de doelen voor de vrijwillige organisaties zodat ze beter aansluiten bij en bijdragen aan het beleid van de gemeente.

Maak ze meer SMART, met name meetbaar en tijdgebonden, zodat ze bruikbaarder zijn voor sturing en verantwoording. Op dit moment is de gemeente hier al stappen in aan het zetten. Rond dit uiterlijk eind 2021 af, zodat dit in de verbintenissen van 2022 kan worden verwerkt. Rol van de gemeenteraad - Probeer de gemeenteraad het complexe sociaal domein ook echt te laten begrijpen, bijvoorbeeld door sessies te organiseren waardoor er kennis is van het sociaal domein. Dit helpt de raad om hun controlerende en kaderstellende rol goed in te vullen, plus een gesprek op hoger niveau om samen keuzes te maken in de goede richting. - Bespreek als raad met het college ook het niveau van informatievoorziening. Wij adviseren om een gesprek te organiseren waarbij kan worden ingegaan op de mogelijkheden en beperkingen om in de informatiebehoefte van de raad te voorzien. Breng in kaart wat de raad nodig heeft om haar rol goed in te vullen. Bespreek op basis van dit overzicht binnen de gemeente in hoeverre hierin kan worden voorzien. Houd daarbij in het achterhoofd tot waar de rol van de raad reikt en waar het te dicht bij de taken en verantwoordelijkheden

HR

Hieronder de volgende selectie aan bijlagen: - Respondenten (geanonimiseerd) - Geraadpleegde documenten - Analysekader voor geselecteerde casestudies

Respondenten - Vier wethouders met relevante portefeuilles (Zorg en Welzijn, Jeugd, Participatie, Cultuur) - Directeur Sociaal Domein - Teammanager Ontwikkeling Sociaal Domein - Twee beleidsmedewerkers voor overall beeld inkoop- en subsidiebeleid - Acht relatiebeheerders van gemeente Helmond (zeven beleidsmedewerkers en één wijkadviseur)

- Twee contractmanagers van gemeente Helmond voor Jeugd en Wmo

Geraadpleegde documenten Algemeen - Algemene Subsidieverordening (ASV), 2009 & 2020 - Beoordelingsformats en -matrixen subsidieverantwoording, 2020 - Checklist subsidie versus overheidsopdracht BIZOB - Controleprotocol ASV, 2009 - Cultuurprofiel, 2019 - Flowchart subsidieverstrekkingen, 2019 - Infographic Sociaal Domein, 2019 & 2020 - Kadernota Sociaal Domein 2019 – 2022 - Nadere regels subsidie maatschappelijke ondersteuning, 2009 - Oplegnotitie van het college over de ASV, 2020 - Rapportage collectiewaardering HomeComputerMuseum - Rapportage Roerende Erfgoed Collecties in gemeente Helmond - Rekenkameronderzoek subsidies Wmo en Kunst & Cultuur, 2015 - Subsidiekader Versterken Lokale Netwerken, 2020 - Subsidieprogramma Versterken Lokale Netwerken, 2019 & 2020 - Subsidieregeling Evenementen, 2019 - Subsidieregister 2018

HR

- Raadsnotulen en -brieven (diversen) Casusonderzoek Inkoop - Agenda’s contractgesprekken - Gespreksverslagen - Jaarrekeningen - Jaarverslagen - Memo opbrengsten contractmanagement - Nadere afspraken - Overeenkomsten (standaard) - Plan van aanpak implementatie contractmanagement sociaal domein Helmond Casusonderzoek Subsidie - Activiteitenverslagen en verantwoordingen - Beschikkingen en vaststellingsbeschikkingen - Jaarverslagen - Subsidieaanvragen - Subsidiegrondslagen 2020

Analysekader voor geselecteerde cases Analysekader voor geselecteerde casestudies Vooraf

- Bestaan van criteria en voorwaarden voor bepalen keuze tussen subsidie of inkoop - Toepassing van deze criteria en voorwaarden op aanvragen subsidies en inkooptrajecten

- Manier waarop afspraken over doelmatigheid en effectiviteit in contracten en subsidiebeschikkingen zijn uitgewerkt, inclusief afspraken over informatievoorziening en verantwoording (bijvoorbeeld prestatie-indicatoren) Tijdens

- Mate waarin afspraken zijn gemaakt over monitoringsinformatie en het niveau van deze informatie - In contact blijven met gecontracteerde partij: relatie- en contractbeheer inclusief verslaglegging - Tussentijdse informatievoorziening over voortgang besteding subsidies en contracten, zoals management- en voortgangsrapportages

Achteraf

- Verantwoording over vooraf gestelde doelstellingen en inzet van middelen - (Wijze van) eindoordeel over de effectiviteit en doelmatigheid van de ingezette middelen

- Informatievoorziening over doelmatigheid en effectiviteit subsidies en inkoopcontracten sociaal domein aan de gemeenteraad Leerpunten

- Duidelijkheid en concreetheid criteria om doelmatigheid en doeltreffendheid inzichtelijk te maken - Afspraken over informatievoorziening tussen aanbieders sociaal domein en gemeente Helmond t.b.v. doelmatigheid en doeltreffendheid - Informatievoorziening aan de gemeenteraad over de doelmatigheid en doeltreffendheid van subsidies en inkopen sociaal domein

HR