RN 036 Rekenkamer Helmond - Bestuurlijke reactie college inzake AEF onderzoek rekenkamer

Rekenkamer Helmond

Helmond, 21 maart 2021

Zaaknummer:

Telefoon.: 14 0492

Onderwerp: Bestuurlijke reactie onderzoek Rekenkamer

Uw kenmerk:

Uw brief d.d.:

Geachte leden van de Rekenkamer, In opdracht van uw Rekenkamer voerde onderzoeksbureau AEF een onderzoek uit naar de ‘sturing en verantwoording inkoop en subsidie in het sociaal domein’. Het onderzoek beschrijft in het bijzonder de wijze waarop de bestedingen en vooraf gestelde doelstellingen zich verhouden tot de verantwoording, doelmatigheid en effectiviteit. Het onderzoek is deels een vervolg op het rekenkameronderzoek uit 2015 naar subsidies Wmo en Kunst en Cultuur. Op 1 maart ontvingen we van u de definitieve nota met conclusies en aanbevelingen. U verzocht ons college hierop te reageren. In onderstaande treft u onze reactie aan. Bestuurlijke reactie De Rekenkamer koos met het onderwerp sturing en verantwoording inkoop en subsidie in het sociaal domein een relevant onderwerp. Zeker met het oog op de toenemende uitgaven in het sociaal domein is dit een belangrijk thema. Ons college staat voor het zo efficiënt en effectief mogelijk inzetten van gemeenschapsgeld via subsidie en inkoop. Deze middelen moeten zo direct mogelijk ten goede komen aan kwalitatieve zorg en ondersteuning voor onze inwoners. Wij hechten dan ook veel waarde aan dit onderzoek en zijn blij dat u ons deze spiegel voorhoudt. Wij willen u graag complimenteren met het grondige en degelijk uitgevoerde onderzoek en bedanken u voor de bruikbare aanbevelingen.

In onderstaande treft u onze inhoudelijke reactie op de nota aan, waarbij we in algemene zin bij de conclusies en aanbevelingen stilstaan en puntsgewijs per aanbeveling. Algemene reactie De nota geeft een goed beeld van de huidige situatie én van de ontwikkeling die we momenteel doormaken. De uitkomsten van het onderzoek bevestigen dat we op de goede weg zijn. De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet en zijn meer in regie gekomen bij de besteding van middelen in het sociaal domein. ‘Er is een duidelijk zichtbare ontwikkeling in gang gezet richting een zakelijkere en professionele manier van inkoop en subsidieverstrekking’, concluderen de onderzoekers. De nota biedt bovendien concrete aanknopingspunten voor verdere verbetering van onze werkwijze. De nota laat zien dat het geen sinecure is om de doeltreffendheid van beleid en uitvoering aan te tonen. Dat geldt niet alleen voor Helmond. In algemene zin zijn de bevindingen herkenbaar voor ons college. Bij de subsidiering van maatschappelijke organisaties in het sociaal domein is er de afgelopen jaren een slag gemaakt. Daarbij sluit het subsidiestelsel nog niet volledig aan bij de transitie van het sociaal domein. Reden om, zoals ook al in de nota benoemd om hier middels de opdracht uit de Kadernota Sociaal Domein, het

Weg op den Heuvel 35/tel. 14 0492/fax: 0492-587400 Correspondentieadres: Postbus 950/5700 AZ / www.helmond.nl e-mail: gemeente@helmond.nl / Bankrelatie: IBANnummer NL 85 BNGH 0285 00 37 39

hele subsidiestelsel te herijken. Dit zodat we nog meer een zakelijke partner zijn. Daarbij zetten we in op het ontwikkelen van zicht in de maatschappelijke effecten. De afgelopen jaren is er op contractmanagement bij de inkoop meer verbinding tussen gemeente en zorgaanbieders ontstaan. Binnen de beschikbare capaciteit is veel opgezet zoals monitoring, gesprekscycli en analyses op de verantwoordingsinformatie van aanbieders. Met de aanbestedingen die worden voorbereid voor 2022 kunnen we wederom een aantal verbeteringen doorvoeren. De aanbevelingen uit uw nota helpen ons om bovenstaande ontwikkelingen aan te scherpen en ons subsidie- en inkoopbeleid verder te verbeteren. Het is een traject wat echter niet in een jaar gerealiseerd kan worden. Dit heeft tijd nodig, zowel bij ons als bij onze partners. Reactie op aanbevelingen We gaan graag in op de aanbevelingen uit de nota. Daarbij laten we de aansluiting zien met de ontwikkeling die we momenteel doormaken. 1. Opvolging aanbevelingen uit onderzoek 2015 Zoals gesteld in de nota zijn de meeste aanbevelingen al opgevolgd. De openstaande punten rondom de herijking van de subsidiëring amateurkunst worden in de tweede helft van dit jaar opgepakt. Om dit proces zorgvuldig te laten verlopen is het pas mogelijk om dit in 2022 af te ronden.

Daarnaast zullen we in de subsidiebeschikkingen de consequenties uitwerken voor het niet voldoen aan de gestelde voorwaarden. De effecten op en tussen beleidsthema’s bij subsidies van professionele organisaties worden beter gedefinieerd en meegenomen in het project rondom de herijking van het subsidiestelsel. 2. Sturing en verantwoording Inkoop Aanbeveling: breid de capaciteit van contractmanagement structureel uit en borg de opgedane kennis binnen de organisatie. We sluiten ons aan bij deze aanbeveling en hebben hiermee een start gemaakt. Helaas is wel gebleken dat het in de huidige arbeidsmarkt niet eenvoudig is om de gekwalificeerde kandidaten te vinden die passen in het gezochte profiel. Daarbij is het van belang dat de te werven contractmanagers elkaar wat kennis en competenties betreft, moeten kunnen aanvullen. In de functie contractmanagement zouden uiteindelijk mensen met een inkoop-, juridische en financiële achtergrond verenigd moeten worden. Ondersteuning van contractmanagers, o.a. voor het plannen van de gesprekken, toegankelijk maken van informatie en het vastleggen en uitwerken van de gespreksverslagen, kan de effectiviteit van het werk van de contractmanagers vergroten. Investeringen die op dit vlak behulpzaam zijn, staan op stapel. In de doorontwikkeling van het sociaal domein worden de functies van contractmanagement structureel ingepast én ingevuld.

Aanbeveling: Ga nu al met aanbieders in gesprek over de wijze van contractering en de verantwoording van behaalde effecten en resultaten vanaf 2022 Per 2022 gaan we op het vlak van de Jeugdhulp voor segment 1 (hoogcomplexe zorg) en segment 2 (wonen) werken met minder zorgaanbieders. Met deze aanbieders werken we nu al aan een strategisch partnership. Er zullen ook frequenter contractmanagementgesprekken met deze partners plaatsvinden. In 2021 vindt de nieuwe aanbesteding van jeugdhulp voor de periode vanaf 1 januari 2022 plaats. Derhalve is het voor jeugd goed mogelijk om bovenstaande punt op te pakken en te verwerken in de aanbesteding. Voor Wmo lopen de contracten echter nog door (tot in 2024). Tussentijdse wijzigingen over de verantwoording van behaalde effecten en resultaten zullen derhalve via de reguliere gesprekscycli (fysieke en digitale overlegtafels) bewerkstelligd dienen te worden. Deze ontwikkeling komt zeker tegemoet aan onze wens om beter inzicht te krijgen in de effectiviteit van behandelingen en ondersteuning. Het geeft ons bovendien beter inzicht in zorgaanbieders en de effectiviteit en doelmatigheid van hun behandeling en ondersteuning. Daarbij maken we wel de kanttekening dat dit altijd lastig blijft, omdat er verschillende diagnoses, problematieken en tussentijdse ontwikkelingen kunnen spelen onder een bepaald product.

Aanbeveling: Zorg voor wederzijds vertrouwen en beloon goed opdrachtnemerschap

In de doorontwikkeling van het contractmanagement en bij de aanstaande aanbesteding sluiten we aan bij de aanbeveling om uit te gaan van wederzijds vertrouwen en het belonen van goed opdrachtnemerschap. Vertrouwen in partners is altijd ons uitgangspunt. Tegelijk is toezicht en controle gewenst. In dit verband wijzen we op discussies over hoge winsten in de zorg en nalatige kwaliteit van de dienstverlening. Deze misstanden gaan we actief tegen. Op dit vlak streven we naar situationeel maatwerk, waarbij we meer controleren als de situatie erom vraagt en meer loslaten als de ervaring dat toelaat. 3. Subsidie Aanbeveling: Zet de zakelijkere houding van relatiebeheerders door. Deze aanbeveling nemen we mee in de herijking van het subsidiestelsel waarbij ook de relatiebeheerders geschoold en getraind worden om de juiste overleggen te kunnen voeren met onze professionele als vrijwilligersorganisaties. Daarbij onderschrijven we het belang van uniformiteit in de gesprekken. Dat is nu ook al te realiseren door het maken van uniforme afspraken over relatiebeheer. Dit geldt voor de hele piramide (subsidiekader, sociale teams en inkoop specialistische hulp). Hierdoor komen we meer in de rol van netwerkregisseur. Aanbeveling: Herzie de doelen voor de vrijwillige organisaties zodat ze beter aansluiten bij en bijdragen aan het beleid van de gemeente.

Ook deze aanbeveling nemen we mee in het herijken van het subsidiestelsel. We hebben daar begin maart al een plan van aanpak voor vastgesteld. Een van de sporen is het herzien van de subsidievoorwaarden van vrijwilligersorganisaties. De input uit de podiumbijeenkomst van januari jl. over vrijwilligersbeleid nemen we ook hierin mee. We streven naar meerjarig partnerschap om zo maximaal, innovatief en flexibel mogelijk te zijn en overhead en bureaucratie te minimaliseren. De inspanningen en middelen komen dan rechtstreeks ten goede aan de inwoners van onze stad. 4. Rol van de gemeenteraad Aanbeveling: Probeer de gemeenteraad het complexe sociaal domein ook echt te laten begrijpen, bijvoorbeeld door sessies te organiseren waardoor er kennis is van het sociaal domein. Bespreek als raad met het college ook het niveau van informatievoorziening Deze aanbeveling is in de eerste plaats aan uw raad gericht. Uw raad heeft een controlerende en kaderstellende rol en in de afgelopen periode spraken we meermaals met u over de wijze waarop u deze rol voor het sociaal domein optimaal kunt invullen. De werkwijze is momenteel als volgt. We informeren u middels de voortgangsrapportages kadernota Sociaal Domein. Tweemaal per jaar nemen we u actief mee in de vorm van podiumbijeenkomsten in de voortgang van de vastgestelde doelen en de ontwikkelopgaven.

Vanuit die bijeenkomsten kunt u zelf aangegeven op welke onderdelen u nader geïnformeerd wilt worden. Daarop spelen we in door themasessies te organiseren rondom de inkoop jeugd en is er onlangs nog een bijeenkomst georganiseerd over de verordening Maatschappelijke Ondersteuning. We horen graag uw wensen voor eventuele verbeteringen op dit vlak. Tot slot We zijn graag bereid om de nota en onze bestuurlijke reactie met u te bespreken.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Helmond,

mevr. P.J.M.G. Blanksma-van den Heuvel Burgemeester

H.J. de Ruiter Gemeentesecretaris