RN 010 Juridisch advies m.b.t. de concept Verordening tot wijziging Reglement van Orde gemeentraad 2018

Juridisch advies afdeling B.J.O. - in blauw in het voorstel ingevoegd Raadsvoorstel Vergadering

10 13 april 2021

Onderwerp

Samenstelling Presidium - Verordening tot wijziging Reglement van orde gemeenteraad 2018 Adviescommissie 9 maart en 6 april 2021 50447721

Commissie Zaaknr.

Gemeenteraad

Aan de gemeenteraad,

Beslispunten 1. Vast te stellen de Verordening tot wijziging van het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018. 2. Na vaststelling als bedoeld onder 1. het wijzigingsbesluit op de gebruikelijke wijze bekend te maken. Inleiding Op 12 december 2020 is er een informele bijeenkomst geweest van de fractievoorzitters. Een van de conclusies van dit overleg was dat het Presidium te groot en te log is. De afspraak is gemaakt om het Presidium tot maart 2022 te laten bestaan uit de voorzitter en waarnemend voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de vier commissies (2 van de collegepartijen, twee van de niet- collegepartijen), met als taak het samenstellen van de agenda’s voor de raads- en commissie vergaderingen. De griffier en de gemeentesecretaris zijn in elke vergadering van het presidium aanwezig. Tijdens het fractievoorzittersoverleg van 18 januari 2021 is deze afspraak bevestigd. Wijziging van samenstelling van het Presidium betekent dat hierover formele besluitvorming dient plaats te vinden en dus dat het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018 dient te worden aangepast. Tijdens de commissievergadering van 9 maart is bijgaand raadsvoorstel in de Adviescommissie besproken.

Er zijn vragen ontstaan over de al dan niet openbaarheid van het Presidium en het Fractievoorzittersoverleg. T.a.v. het Presidium was van een aantal fracties de stelling dat dit nooit in beslotenheid zou moeten vergaderen en derhalve artikel 6, lid 6 en 7 aanpassing behoeven. Uiteindelijk heeft de commissie geadviseerd om (nader) juridisch (schriftelijk) advies in te winnen. De vragen zijn de volgende: 1. Is het (juridisch) mogelijk om het Presidium – zijnde een agenderingscommissie - altijd in de openbaarheid te laten vergaderen? Zijn er situaties te bedenken waardoor er (gedeeltelijk) in beslotenheid vergaderd moet worden? Indien het antwoord hierop (deels) ja is, kan dan concreet aangegeven worden in welke situaties wel en in welke niet? En kan hiervoor dan een tekstvoorstel aangereikt worden? Vooropgesteld wordt opgemerkt dat het zuiver bezien geen juridische vragen zijn. Het zijn vragen die beantwoord kunnen worden, met een blik op de mogelijkheden en met een risico-inventarisatie. Daarbij kan men ook lering trekken uit situaties uit het verleden. De wens is uitgesproken om het presidium in beginsel openbaar te laten zijn. Er zijn echter situaties te bedenken die openbaarheid in de weg in de weg staan dan wel beslotenheid vergen. Dit heeft te maken met het feit, dat het presidium, zijnde de agenderingscommissie, ook stukken ontvangt die reeds vertrouwelijk (kunnen) zijn.

Indien deze zaken in openbaarheid worden besproken, nog voordat de voltallige raad kennis heeft kunnen nemen van deze stukken, kan dit dossiers dan wel personen schaden. Denk daarbij aan zaken van openbare orde en veiligheid, denk aan zaken die het functioneren van de raad zelf betreft, dan wel zaken van financiële aard. Derhalve is bijgaande een nieuw tekstvoorstel gemaakt, waarbij openbaarheid voorop staat maar er mogelijkheden zijn om bepaalde zaken achter gesloten deuren te bespreken. Een tekstvoorstel is bijgaande bij in het voorstel verwerkt. 2. Is het mogelijk om het Fractievoorzittersoverleg in beginsel in de openbaarheid te laten vergaderen gelet op de taken van het fractievoorzittersoverleg? Indien het antwoord hierop (deels) ja is, kan dan concreet Gemeenteraad van Helmond

Blz. 1 van 5

aangegeven worden in welke situaties wel en in welke niet? En kan hiervoor dan een tekstvoorstel aangereikt worden? Vooropgesteld wordt opgemerkt dat het zuiver bezien geen juridische vragen zijn. Het zijn vragen die beantwoord kunnen worden, met een blik op de mogelijkheden en met een risico-inventarisatie. Daarbij kan men ook lering trekken uit situaties uit het verleden. In het fractievoorzittersoverleg is iedere partij vertegenwoordigd. Het fractievoorzittersoverleg is bedoeld om het reilen en zeilen binnen de raad te bespreken en de mogelijkheid te bieden om zaken bespreekbaar te maken in alle openheid en met vertrouwen naar elkaar toe. Het is een soort meld- en regelkamer. Er worden hier geen besluiten genomen. Het is niet gebruikelijk en mogelijk zelfs onwenselijk om een fractievoorzittersoverleg in openbaarheid te laten plaatsvinden. Dit heeft te maken met het feit, dat de essentie van het fractievoorzittersoverleg is om zaken van de raad zelf bespreekbaar te kunnen maken en de mogelijkheid om zaken in vertrouwen met elkaar te kunnen bespreken. Openbaarheid naar buiten toe kan de verstandhouding binnen de raad en het vertrouwen in elkaar schaden.

Daarnaast zijn er ook situaties denkbaar dat bijvoorbeeld de burgemeester in het kader van openbare orde en veiligheid zaken wenst te bespreken met de fractievoorzitters, of zaken die de raad of een raadslid betreffen, welke informatie niet direct openbaar mag worden. Dit om lopende onderzoeken, dossiers of personen niet onnodig te schaden. Een tekstvoorstel is bijgaande bij in het voorstel verwerkt. Hier dient nog vermeld te worden dat het Fractievoorzittersoverleg het overleg is dat voorheen (voor 2018) in het zogenaamde Seniorenconvent plaatsvond. Dat overleg bestond toen naast het Presidium. Beide overleggen waren opgenomen in het Reglement van orde. In 2018 is het Seniorenconvent uit het Reglement van orde gehaald. Enkel het Presidium is toen (tot nu toe) opgenomen. Daarnaast was het gebruikelijk om met de fractievoorzitters bepaalde – o.a. vertrouwelijke - onderwerpen te bespreken. Uit de Adviescommissie kwamen nog een aantal technisch, juridische vraagpunten: 3. In zowel artikel 6 als 6A staat dat de leden 1 stem hebben (lid 9 resp. lid 8). Is dit nodig en zo ja voor welke situaties? Is het wellicht niet nodig maar wel verstandig en voor welke situaties? Vooropgesteld wordt opgemerkt dat het zuiver bezien geen juridische vragen zijn. Het is de wijze waarop jullie Raad dit zelf wenst te regelen. Daarbij kan men ook lering trekken uit situaties uit het verleden.

Het is gebruikelijk binnen gemeenteland dat in het presidium en in het fractievoorzittersoverleg ieder aanwezig lid 1 stem heeft. Juist ook om het politiseren / juridiseren te voorkomen. Het is een orgaan van de raad voor de raad, waar politiek bedrijven zuiver bezien niet past en waar men het belang raad breed beschouwd. Een tekstvoorstel is bijgaande bij in het voorstel verwerkt. 4. Inmiddels werkt het Presidium al zoals nu voorgesteld wordt. Dit is op basis van het fractievoorzittersoverleg (zie inleiding raadsvoorstel). De inwerkingtreding van de verordening is met ingang van de dag na die van bekendmaking. De vraag is of dit (juridisch) wel kan zo? Moet dit wellicht met terugwerkende kracht? Juridisch bezien is dit geen probleem. Men maakt afspraken en komt die na. Het feit dat dit op een later tijdstip geformaliseerd wordt en mogelijk toch iets anders is dan wellicht nu nog op papier staat doet hier niets aan af. Het is een intern werkende regeling. Beoogd effect Met deze wijziging wordt beoogd om in de vergaderingen van het Presidium een efficiëntere en effectievere werkwijze te verkrijgen. Argumenten Wijziging van het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018 is noodzakelijk om het presidium een ander samenstelling te geven. Vervolg Het wijzigingsbesluit bekend maken op de reguliere wijze.

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 2 van 5

Wij stellen u voor om het gewijzigde Reglement van orde voor de voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond vast te stellen.

De voorzitter mevr. P.J.M.G. Blanksma – van den Heuvel

Gemeenteraad van Helmond

De griffier mr. J.P.T.M. Jaspers

Blz. 3 van 5

Raadsbesluit Vergadering

10 13 april 2021

Gemeenteraad

De raad van de gemeente Helmond; gelet op de artikelen van de Gemeentewet;

Besluit: 1. Vast te stellen de Verordening tot wijziging van het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018. 2. Na vaststelling als bedoeld onder 1. het wijzigingsbesluit op de gebruikelijke wijze bekend te maken.

Artikel I Artikel 6 van de het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018 als volgt te wijzigen: Artikel 6 Het presidium 1. De raad heeft een presidium. 2. Het presidium bestaat uit de navolgende leden: de voorzitter zijnde de voorzitter van de raad, de waarnemend voorzitter van de raad ex artikel 77 eerste lid Gemeentewet en voorzitters van raadscommissies 3. De griffier en de gemeentesecretaris zijn in elke vergadering van het presidium aanwezig. 4. Het presidium heeft de volgende taken: a. de zorg voor de voorlopige agendering van de vergaderingen van de raad en raadscommissies; b. de zorg voor een goede onderlinge afstemming 5. De voorzitter kan voorstellen een of meerdere wethouders uit te nodigen. 6. De vergaderingen van het Presidium – met inbegrip van de agenda’s, stukken en verslagen – zijn in principe openbaar. De voorzitter kan op verzoek van een of meerdere leden besluiten om de vergadering of een deel ervan in beslotenheid te houden. Onderwerpen van vertrouwelijke aard (zoals persoonlijke en financiële) worden in beslotenheid besproken door de fractievoorzitters. Het verslag van het besloten deel van een vergadering is niet openbaar. 7.

Gelet op artikel 6 lid 6, kan de voorzitter aan degenen die aanwezig zijn bij een vergadering of een deel daarvan geheimhouding opleggen ten aanzien van het besprokene en de inhoud van overgelegde stukken. Gelijktijdig met het opleggen van de geheimhouding bepaalt de voorzitter tot wanneer de geheimhouding geldt. 8. Het presidium stelt de concept agenda’s vast van de raad, raadscommissies en podiumbijeenkomsten. 9. Ieder aanwezig lid van het presidium heeft één stem in de vergadering. 10. Het presidium toetst voorstellen op raadsrijpheid. 11. De raadsgriffier zorgt voor de verslaglegging van de vergaderingen van het presidium en verspreiding daarvan. onder de leden.

Artikel II Aan het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018 een artikel 6A toe te voegen dat luidt als volgt:

Gemeenteraad van Helmond

Blz. 4 van 5

Artikel 6A Het fractievoorzittersoverleg 1. De raad heeft een fractievoorzittersoverleg. 2. Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit de navolgende leden: de voorzitter zijnde de voorzitter van de raad, de waarnemend voorzitter van de raad ex artikel 77 eerste lid Gemeentewet en de fractievoorzitters. 3. De griffier en de gemeentesecretaris zijn in elke vergadering van het fractievoorzittersoverleg aanwezig 4. Het fractievoorzittersoverleg heeft de volgende taken: a. de zorg voor de algemene gang van zaken in de raad en de commissies; b. de processen in de raad; c. het bespreken van zaken van vertrouwelijke aard (zoals persoonlijke en financiële). 5. De voorzitter kan voorstellen een of meerdere wethouders uit te nodigen. 6. De vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg zijn in principe besloten. De agenda, het besprokene, de inhoud van overgelegde stukken en het verslag zijn vertrouwelijk. 7. Elke fractievoorzitter wijst een raadslid aan, dat hem bij zijn afwezigheid in het fractievoorzittersoverleg vervangt, tenzij anders afgesproken. 8. Elk aanwezig lid van het fractievoorzittersoverleg heeft één stem in de vergadering. 9. De raadsgriffier zorgt voor de verslaglegging van de vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg en verspreiding onder de leden.

Artikel III Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.

Besloten in de vergadering van 13 april 2021. De raad voornoemd, de voorzitter

Gemeenteraad van Helmond

de griffier

Blz. 5 van 5