RN 005 vaststellen documentatie basisregistraties 2022 - Toelichting

1

Toelichting bij de Nadere regels gegevensverstrekking basisregistratie personen Helmond 2022 Algemeen Op grond van de wet BRP is het verplicht kaders te stellen voor het verstrekken van gegevens aan derden. De wetgever laat het aan het inzicht van het gemeentebestuur over, om deze kaders al dan niet voor het intern gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat het gemeentebestuur meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatie-voorziening deel uitmaakt. De onderhavige regeling voorziet in een nadere invulling van de verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie Personen aan de organen van de gemeente Helmond. Deze nadere regels voorzien daarnaast in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Helmond en van de categorieën van derden die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt. Daarmee voldoet de gemeente Helmond aan de vereisten zoals gesteld in de AVG.

De gemeenteraad heeft 4 september 2018 besloten de vaststelling van nadere regels van verstrekkingen aan derden en aan organen van de gemeente Helmond op te dragen aan het college van burgemeester en wethouders. Deze nadere regels van de verstrekkingen aan derden heeft de raad gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van zijn bevoegdheid genoemd in artikel 156 Gemeentewet, met inachtneming van de in de verordening gestelde kaders. Begripsbepalingen De begrippen uit de wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van artikel 1 wet BRP. Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde.

Basisregistratie Juridisch gezien is sprake van één Basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale door de gemeente Helmond beheerde voorzieningen. In de loop van de komende jaren zullen de lokale voorzieningen opgaan in één centrale voorziening.

Ingeschrevene en ingezetene De ingeschrevene is een persoon van wie een persoonslijst is opgenomen in de basisregistratie. Dat kunnen personen zijn die niet in Nederland woonachtig zijn, maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid. De ingezetene is de ingeschrevene die zijn woonplaats heeft in de gemeente Helmond.

Derde Een derde is elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.

2

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Verstrekking aan een orgaan van de gemeente De minister van BZK verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar publiekrechtelijke taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Helmond woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Helmond op grond van artikel 3.2 wet BRP. Zolang de wet BRP door de gemeente Helmond wordt uitgevoerd met behulp van de systemen die zij al gebruikte onder het regime van de wet GBA, is er met betrekking tot de eigen inwoners nog geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens door de minister van BZK. De gemeente Helmond beschikt immers nog over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners. Voor het gebruik van gegevens van personen die in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in Helmond woonachtig zijn, dient de gemeente Helmond het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht te nemen. In dat besluit zijn de taken beschreven waarvoor gegevens kunnen worden verstrekt. De verstrekking van gegevens van ingeschrevenen, die wel in Helmond woonachtig zijn, is geregeld in de leden 3 t/m 6. Een nadere uitwerking daarvan is opgenomen in de bijlagen 1 en 2 behorende bij dit reglement.

In bijlage 1 bij deze nadere regels zijn de organen vermeld, die specifieke Helmondse (overheids)taken uitvoeren, aan wie gegevens worden verstrekt. In bijlage 2 zijn de gegevens vermeld, afgestemd op de publiekrechtelijke taak die dit orgaan, zoals beschreven in bijlage 1, uitvoert. In dit artikel is ook de basis gelegd voor de verstrekking van gegevens voor de uitvoering van de huisvestingstaak door het verantwoordelijk gemeentelijk orgaan aan woningbouwvereniging.

Artikel 2. Gegevensverstrekking aan derden

Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden reeds voorzien in de wet BRP. Voorbeelden hiervan zijn pensioen- en spaarfondsen. Ook op lokaal niveau zijn er maatschappelijke belangen. Dit heeft de wetgever niet nader geregeld. In die gevallen is het gemeentebestuur bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Helmond. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die deze werkzaamheden uitvoeren, voor zover deze categorieën van derden in de verordening door de raad zijn vastgesteld. Deze derden zijn, op basis van artikel 3, nader aangeduid in bijlage 3 bij deze nadere regels.

Derden met schriftelijke toestemming Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde,

3 wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.

Expliciete toestemming

Voordat aan een derde met voorafgaande schriftelijke toestemming gegevens worden verstrekt, wordt vastgesteld dat de ingeschrevene deze toestemming bewust en voor het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd heeft gegeven. Een algemeen opgestelde schriftelijke toestemming is niet voldoende. Bij twijfel wordt contact opgenomen met de ingeschrevene om te controleren of de toestemming inderdaad bewust voor het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd is gegeven. Als de toestemming langer dan zes weken voor de aanvraag is gegeven, wordt bij de ingeschrevene geïnformeerd of de gegeven toestemming nog steeds actueel en niet ingetrokken is.

Gezinsleden Ouders, meerderjarige kinderen, partners vallen in formeel juridische zin onder het begrip ‘derden’. Uit het oogpunt van pragmatische dienstverlening wordt in risicoloze situaties aan deze gezinsleden geen voorafgaande schriftelijke toestemming gevraagd. Dit is het geval als een afschrift uit de BRP gevraagd wordt door: 1. een ouder voor het meerderjarig kind, 2. het meerderjarige kind voor zijn vader of moeder, of 3. een (gehuwde of geregistreerde) partner voor de andere partner, indien zij op hetzelfde adres ingeschreven zijn in de basisregistratie personen.

Beperkte set aan gegevens De verstrekking op grond van het eerste lid vindt de basis in artikel 3.9, vierde lid van de wet. Hiermee kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Verstrekkingsbeperking Op grond van artikel 3.21 wBRP worden er geen gegevens aan derden verstrekt over ingeschrevenen, die op hun persoonslijst de aantekening omtrent beperking van de verstrekking van gegevens aan derden hebben laten plaatsen. Dit geldt ook voor verstrekking van gegevens aan gezinsleden. Artikel 3 aanwijzing gewichtig maatschappelijk belang en categorieën derden Op basis van artikel 3 worden de werkzaamheden beschreven, die een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Helmond hebben. Tevens is artikel 3 de basis opgenomen voor de categorieën van derden, die deze werkzaamheden uitvoeren. Zowel de werkzaamheden als de derden die deze werkzaamheden uitvoeren zijn beschreven in de bijlage 3. Artikel 4 Inwerkingtreding Deze Nadere regels gegevensverstrekkingen basisregistratie personen Helmond 2022 treedt inwerking op de dag na de dag van haar bekendmaking. Tegelijk zijn de Nadere regels gegevensverstrekkingen basisregistratie personen Helmond 2021 ingetrokken.