RN 003 Bijlage 2 Stappenplan participatie intern

Stappenplan participatie intern

Logo in F Grijs: C=0

Stappenplan participatie intern Aan de slag met participatie! Samen stap voor stap de juiste mate van participatie bepalen We kunnen en willen in deze huidige tijd niet meer zonder inwonersparticipatie. Maar waar begin je als je wilt dat inwonersparticipatie echt in het hart van je beleid komt? Inwonersparticipatie vereist een andere manier van denken en werken vanuit een richtinggevende visie*: • Wij geloven in participatie omdat participatie leidt tot een betere relatie tussen inwoners en overheid, draagvlak voor gemeentelijke opgaven, verhoging van de kwaliteit van besluiten en actieve inwoners bij de uitvoering van beleid. • Participatie organiseren we vanuit onze kernwaarden: vertrouwen, verbinding, trots en innovatie. • We werken vanuit omgangsvormen die helder maken wat de inwoner van ons kan verwachten en wat wij van de inwoner verwachten. Met alleen een heldere visie op participatie kom je er niet. Daarom is dit stappenplan een concreet handvat om inwonersparticipatie in de dagelijkse praktijk uit te voeren. We zijn gewend om vaak gelijk in het ‘hoe’ te schieten. Maar juist voor inwonersparticipatie is het belangrijk om eerst heel goed stil te staan bij het ‘waarom’, het blijft namelijk een middel en is geen doel op zich. Hierin faciliteert het stappenplan. *De gehele visie op participatie is terug te vinden in het beleidskader participatie.

Hoe gebruik je dit stappenplan? Dit stappenplan geeft invulling aan de manier waarop we in Helmond participatie willen organiseren. Het stappenplan geeft richting en biedt handvaten om participatie vorm te geven. Het doorlopen van het stappenplan geeft inzicht in de opgave, het participatiedoel, de omgeving, het passende participatieniveau. Deze inzichten geven je een onderbouwing voor de te kiezen aanpak van participatie, volgens de visie van Helmond. Neem bij het doorlopen van het stappenplan de volgende aandachtspunten mee: • Doorloop het stappenplan bij de start van een gemeentelijke opgave. • Bekijk opnieuw de mate van participatie wanneer je in een andere fase van het beleidsproces komt. • Afhankelijk van de fase waar je in zit, en de hoeveelheid informatie die beschikbaar is, doorloop je het stappenplan de ene keer verkennend en de andere keer gedetailleerd. • Het stappenplan is geen afvinklijst maar een denk- en gesprekstool op weg naar succesvolle inzet van participatie. De stappen in het stappenplan zijn fluïde en afhankelijk van de inhoudelijke doelstelling en grootte van een project. • Het is aan te raden het stappenplan gezamenlijk in te vullen. Stem daarom de stappen af met collega’s, en zo mogelijk met inwoners of andere betrokkenen.

• Heb je vragen over het stappenplan participatie of andere vragen rondom participatie? De regisseur participatie kijkt graag met je mee!

-2-

Het stappenplan

Stap 1: Schets het overheidsinitiatief • Wat is de opgave? - Wat is de concrete opdracht of opgave? - Wat is het doel van de opgave? Wanneer is de opgave succesvol uitgevoerd? - Waar komt het initiatief vandaan? - In welke fase zit het project en hoe ziet de planning eruit? Wat zijn belangrijke besluitvormingsmomenten? - Welke maatregelen of instrumenten (denk aan beleidskaders, verordeningen of voorschriften) worden ingezet om het doel te behalen? • Wat is het belang van deze opgave voor de gemeente en voor de inwoner? • Welke rol heb je/wil je nemen als gemeente? • Welke rol heeft/vraag je van de omgeving? • Wat wil je precies bereiken met de participatie? - Wat is je participatiedoel? Wil je bijvoorbeeld draagvlak voor de gemeentelijke opgave? Of een betere relatie tussen inwoners en de overheid? Wil je de kwaliteit van besluiten verhogen? Of juist zorgen voor actieve inwoners bij de uitvoering van beleid?

Stap 2: Maak een analyse van de omgeving • Wie zijn de belanghebbenden? • Wat is de impact van de opgave op de directe leefomgeving van belanghebbenden? - Heeft de omgeving baat bij het initiatief? - Heeft de omgeving last van het initiatief? - Is er maatschappelijke onrust over het initiatief? • Wat zijn de standpunten van belanghebbenden t.o.v. de opgave? Zijn de achterliggende belangen bij deze standpunten bekend? Zijn er verborgen belangen of nog niet uitgesproken belangen? • Hoe is de relatie van de gemeente met de belanghebbenden? Is er een voorgeschiedenis die van invloed kan zijn op eventuele emoties? • Wat leeft en speelt in de omgeving? - Zijn er andere wijkopgaven? - Kun je opgaven verbinden? • Wie wil je laten participeren? - Kies je voor de inzet van bestaande inwonersstructuren zoals de wijkraad of ga je breder kijken? - Vaak worden de ‘usual suspects’ betrokken in participatieprocessen, maar denk ook aan het ‘stille midden’. Probeer, zo nodig, deze grote maar vaak onzichtbare groep actief te betrekken.

-3-

Stap 3: Bepaal het participatieniveau Bepaal in afstemming met collega’s, inwoners of andere betrokkenen aan de hand van onderstaande tabel, het participatieniveau. Hoe meer kruisjes in ‘Hoog’, hoe hoger het participatieniveau dat past bij jouw opgave.

Vraag

Score Laag

Gemiddeld

Hoog

1. Hoe belangrijk vinden wij (zowel ambtelijk als bestuurlijk) participatie in deze opgave? 2. Hoe hoog is de impact van de opgave op de directe leefomgeving van belanghebbenden? 3. Hoe hoog is het kennisniveau van de participanten op de opgave? (Kan je dit verbeteren? Neem dat dan mee in je score) 4. Hoeveel beïnvloedingsruimte heb je om je participatiedoel te behalen? (Kan je dit beïnvloeden? Neem dat dan mee in je score): a. Hoeveel ruimte is er in wat vast staat versus waar over meegedacht kan worden? b. Hoeveel tijd is er in het proces om participatie te kunnen integreren? c. Hoeveel capaciteit is beschikbaar? Denk aan uren, geld en competenties. Kies, afhankelijk van je score, in de participatieladder* de trede die je als uitgangspunt neemt voor de invloed van de inwoner.

Coproduceren Adviseren Raadplegen

Informeren *Voor uitleg over de participatieladder, en de toelichting van tredes, zie het beleidskader participatie.

Stap 4: Stel het plan op • Hoe ga je het participatiedoel bereiken? • Wat is het te doorlopen participatieproces met bijbehorende planning? - Het communiceren van het proces creëert verwachtingen. Doe dit niet vrijblijvend, maar zorg ervoor dat dit wordt nageleefd. • Wat is de participatieomvang? - Het is belangrijk om vooraf te bepalen welke mate van participatie inzet passend is bij de opgave of ontwikkeling. - Bij een majeur participatieproces dient een startnotitie te worden opgesteld, waarbij een participatieparagraaf hier een onderdeel van is. Deze startnotitie wordt voorgelegd aan, of gedeeld met de gemeenteraad. • Welke hulpmiddelen ga je inzetten om de omgeving te laten participeren? - Zorg dat de hulpmiddelen goed aansluiten bij de participant, dat ze passen in en bij zijn of haar leefwereld.

-4-

• Op welke momenten ga je (in ieder geval) communiceren? - Zorg hierin voor goede terugkoppeling naar participanten over wat er met hun inbreng is gedaan. • Richting wie communiceer je wat op welk moment? - Zorg dat de communicatie parallel loopt met het proces. - Wees eerlijk en transparant op het moment dat de communicatie met de belanghebbenden niet goed verloopt. • Wat is je kernboodschap? Wat zijn de belangrijkste bouwstenen van je verhaal?

Stap 5: Ga samen aan de slag Na een zorgvuldige afweging ga je nu daadwerkelijk aan de slag. Communiceer daarbij duidelijk over: • De omgangsvormen tijdens een participatieproces; wat kan de inwoner van de gemeente verwachten en wat verwacht de gemeente van de inwoner? • De rollen tijdens een participatieproces; wat is de rol van de participant, de initiatiefnemer en de gemeente (ambtelijke organisatie vs college van burgemeester en wethouders vs gemeenteraad)? • De kaders voor participatie; over welke onderwerpen kan (wel of juist niet) geparticipeerd worden? Overige aandachtspunten: • Nodig mensen op tijd uit om te participeren en geef ze de kans om goed voorbereid deel te nemen door bijvoorbeeld vooraf al informatie en kaders te verstrekken. • Neem participanten mee in het proces. Blijf met ze in gesprek, ook tussentijds. • Zorg dat de afspraken die je gezamenlijk maakt worden vastgelegd. Koppel de gemaakte afspraken terug aan de participanten en ga na of de gemaakte afspraken overeenkomen met wat de participanten denken dat er afgesproken is. We spreken hier over verwachtingsmanagement: je staat stil bij wat een ander verwacht, gaat na of jij de verwachtingen kunt waarmaken en probeert de eventuele kloof te dichten tussen wat een ander verwacht en wat jij kunt leveren. • Neem in (een deel van) je communicatie ook stakeholders mee die niet direct zelf participeren.

Zo houd je ze wel op de hoogte van de ontwikkelingen in hun leefomgeving. • Check de voorgeschiedenis van een wijk. Ga na of er gevoeligheden zijn of hebben gespeeld in het verleden. • Heb aandacht voor groepen die ondersteuning nodig hebben tijdens het proces, bijvoorbeeld vanwege een laag kennisniveau, een lichamelijke of geestelijke beperking of laaggeletterdheid. • Laat participanten actief zien en koppel terug wat je met hun inbreng doet. Dat geeft vertrouwen. • Kijk eens of je participanten kunt verrassen in het proces. Denk bijvoorbeeld aan het gebruiken van specifieke kennis van een participant, de inzet van een moderne participatietechniek of het betrekken van wat meer onzichtbare groepen zoals jongeren of jonge gezinnen. Zo’n succeservaring zorgt voor vertrouwen en dat is de basis voor goede samenwerking. • Participatie gaat er uiteindelijk niet om dat iedereen z’n zin krijgt, maar dat belanghebbenden voldoende betrokken worden. Volledig draagvlak creëren is vaak niet haalbaar, een goede belangenafweging maken wel.

-5-

Stap 6: Communiceer proactief over de resultaten Een essentieel onderdeel van participatie is goede terugkoppeling aan de deelnemers van het participatieproces. Zij moeten horen hoe hun inbreng de besluitvorming heeft beïnvloed. Houdt de participanten daarom proactief op de hoogte van wat er met hun inbreng is gedaan en welke beslissingen er in het traject zijn genomen. De participanten zijn én blijven daarmee altijd een belangrijke communicatiedoelgroep.

Stap 7: Evalueer het participatieproces Evalueer het participatieproces tussentijds én achteraf. Doe dat mét elkaar, dus met collega’s, initiatiefnemers en andere betrokkenen. Vertaal de evaluatiepunten naar aanbevelingen. Zo zijn we een lerende organisatie en zorgen we er samen voor dat participatie nog meer en beter in ons Helmond-DNA komt.

-7-