RN 003 Bijlage 1 Beleidskader participatie

Beleidskader participatie

Groeien naar professioneel en duidelijk participatiebeleid Over de kracht van de samenleving

Logo in F Grijs: C=0

Inhoudopgave 1. Inleiding 4 2. Een lange traditie van samenwerken met de stad

5

2.1

Samen versterken we elkaar

5

2.2

Samen beleid maken

5

3. De Helmondse visie

6

3.1

Definitie

6

3.2

Meer inwonersparticipatie: op weg naar actief burgerschap

7

3.2.1 Het publieke domein

7

3.2.2 Het openbare domein

7

3.2.3 De beweging

8

3.3

De participatieladder

8

3.4

Overheidsparticipatie: de verschillende rollen nader toegelicht

10

4. De Helmondse aanpak 4.1

11

De gemeente

11

4.1.2 Stappenplan

11

4.1.3 Best passende trede op de participatieladder

11

4.1.4 Participatieomvang

12

4.1.5 Evalueren

12

4.1.6 Participatieplicht

12

4.1.7 Uitdaagrecht

13

4.1.8 Veiligheid

13

4.2

Participatie en de gemeenteraad

14

4.3

De spelregels

15

5. Tot slot

17

Fotografie: Pressvisuals.com Beeldenbank gemeente Helmond

CONCEPT

-2-

-3-

CONCEPT

2. Een lange traditie van samenwerken met de stad

1. Inleiding Participatie aan de basis van plannen voor de stad De gemeente wil dat Helmond een fijne plek is om te wonen, te werken en te leven. Om dat te realiseren willen we inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties (hierna benoemd als inwoners) zoveel mogelijk betrekken bij ontwikkelingen in de stad. De tijd dat de overheid alles beslist en regelt wat er in de stad gebeurt, ligt achter ons. We zien dat onze inwoners veel weten en kunnen. Die kracht willen we nog beter benutten, we willen dan ook intensiever met

In Helmond werken we al lang samen met inwoners. In 1996 legde de nota ‘Een vinger in de pap’ de basis voor meer zeggenschap bij het openbaar bestuur. In 2007 kwam er een vervolg op met de visie Burgerparticipatie. Deze is in 2011 herzien. Als de Omgevingswet in januari 2024 is ingevoerd, is samenwerken nog meer een essentieel onderdeel bij het maken en uitvoeren van plannen voor de leefomgeving. De wet schrijft voor dat er aan participatie gedaan wordt bij belangrijke beslissingen, maar niet hoe we participatie moet regelen. Daarin voorziet dit beleidskader Participatie.

ze samenwerken. Wij denken dat dit zorgt voor betere besluiten, meer betrokkenheid, een betere relatie tussen de inwoners en ons als gemeente en meer steun voor de plannen voor de stad. We willen – met andere woorden – participatie beter vormgeven. Natuurlijk betrekken we al langer inwoners uit de stad bij belangrijke ontwikkelingen. Maar het is goed om duidelijke kaders en spelregels te hebben en afspraken te maken. Zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. We willen leren hoe we op een professionele en duidelijke manier kunnen samenwerken. Dit beleidskader is een belangrijke stap, maar het betekent niet dat we nu meteen alles weten. Samen gaan we, stap voor stap, doen en leren hoe we participatie het beste kunnen invullen. We zijn hier allemaal verantwoordelijk voor.

2.1 Samen versterken we elkaar Inwoners willen zelf ook steeds vaker invloed hebben, meepraten, meedoen en helpen om hun buurt of (sociale) omgeving beter en mooier te maken. Hun ontwikkel- en meedenkkracht is dus van grote meerwaarde. De gemeente wil dan ook minder een autoriteit zijn, maar meer deel uitmaken van dat netwerk. Dat betekent dat we vaker een stapje terug doen en dat als er ideeën uit de stad komen – we helpen om ze mogelijk te maken. Dat vraagt iets van ons. Anders werken, flexibeler zijn, maar ook duidelijk zijn en heldere afspraken maken over wat wij doen en wat de gemeenschap doet. En daar dan de juiste balans in vinden!

We leggen de basis voor nieuwe stappen op participatiegebied. We willen het makkelijker maken voor alle inwoners om mee te doen. Bijvoorbeeld door ze op de juiste manier uit te nodigen en duidelijke informatie te geven. Niet iedereen heeft evenveel tijd of durft in grote groepen te praten. Ook willen we nieuwe en andere dingen proberen, zodat we meer mensen bereiken en ze enthousiast maken om echt mee te doen. Participatie moet in onze genen gaan zitten. Een goed participatiebeleid is belangrijk voor iedereen die de schouders wil zetten onder onze stad.

2.2 Samen beleid maken Dit beleidskader Participatie (Er is onderzocht of de gekozen activiteiten toereikend zijn om te komen tot goed participatiebeleid. Bij extra activiteiten weegt de gevraagde inzet van betrokkenen niet op tegen de verwachte meerwaarde op het resultaat.) is tot stand gekomen door: • aan te sluiten bij bestaande leerervaringen van participatie, zoals de evaluatie van de zonnevelden, het wijkgericht werken, jeugdvriendelijke stad en de adviesraad sociaal domein/cliëntenraad; • het bevragen van externe partners door leden van de ambtelijke klankbordgroep; • de raad, college en een ambtelijke klankgroep via werksessies te betrekken; • aan te sluiten bij de quickscan lokale democratie van stichting DiA (Democratie in Actie). Zij heeft een enquête uitgezet bij inwoners en gemeente (Door een fout in de verwerking zijn de uitkomsten helaas onbruikbaar.).

CONCEPT

-4-

-5-

CONCEPT

3. De Helmondse visie 3.1 Definitie

3.2 Meer inwonersparticipatie: op weg naar actief burgerschap

Het woord ‘participatie’ wordt op veel manieren uitgelegd. In alle definities staan meedoen en actief meewerken aan een

Onderstaand schema (Schema is ontwikkeld door Proeftuin Zelfsturing/gemeente Peel en Maas, voortrekker op het gebied van

belangrijk thema voor een buurt of wijk centraal. Voor ons betekent participatie dat wij inwoners een stem geven bij onze

zelfsturing.) laat zien welke domeinen we onderscheiden en welke rol overheid en samenleving daarin spelen. Daarna laten we

plannen, besluiten en uitvoering door hen vroegtijdig en proactief te laten meedenken, meepraten, meebeslissen, meedoen

zien welke beweging we willen maken.

en invloed uit te oefenen.

Type 1

Inwoners exclusief aan zet, geen rol voor overheid - zelfsturing

Doelen participatie: • Verbeteren van de kwaliteit van besluiten; • Krijgen van draagvlak, meer mensen voelen zich gehoord;

Type 2

Inwoners initiatief, ondersteunende rol voor overheid (kaderstellend) - overheidsparticipatie

Type 3

Overheid initiatief, inwoners erbij betrokken (interactief bestuur) - inwonersparticipatie

• Verbeteren relatie tussen overheid en inwoners;

communicatieve overheid

• Betrekken van de samenleving bij de uitvoering.

We onderscheiden twee soorten participatie:

Type 4

Inwonerparticipatie: inwoners doen mee in een initiatief van de overheid Inwonerparticipatie is een manier om inwoners te betrekken bij gemeentelijk beleid, visies en/of plannen. Inwoners, individueel of georganiseerd, krijgen direct of indirect de kans om mee te praten, mee te denken, mee te praten, mee te

Overheid exclusief verantwoordelijk, geen rol voor inwoners

regelgestuurde overheid

Schema 1

beslissen en invloed uit te oefenen op de ontwikkeling, uitvoering en/of evaluatie van beleid.

3.2.1 Het publieke domein Overheidsparticipatie: de overheid doet mee in initiatieven van inwoners

In het schema zien we twee domeinen. Het publieke domein heeft processen en ontwikkelingen waarvoor de overheid (en

Bij overheidsparticipatie is sprake van een ‘omgekeerde’ samenwerking: de overheid praat mee, denkt mee, doet mee,

deels maatschappelijke organisaties) verantwoordelijk is. Het eigenaarschap ligt dus bij de overheid. De communicatie is

faciliteert of is kaderstellend in initiatieven van inwoners, geeft deze de ruimte en verbindt ze waar mogelijk met elkaar.

gericht op resultaat. In dit publieke domein zien we twee processen uit de systeemwereld van de overheid:

Inwoners nemen het initiatief en de overheid heeft een faciliterende rol om een en ander te realiseren. • In de type 4-processen is alleen de gemeente verantwoordelijk; denk bij deze autoritaire rol aan openbare orde en Natuurlijk zijn er mengvormen en verschillende niveaus van participatie. Als anderen een project beginnen, zoals bedrijven,

veiligheid, wetgeving en handhaving. De inwoner heeft qua participatie geen rol. Een voorbeeld is het verstrekken van een

betrekken zij de mensen uit de omgeving en vragen hun om advies. Ook dat is participatie.

paspoort. • In de type 3-processen draagt de overheid verantwoordelijkheid en wordt de samenleving waar mogelijk betrokken bij beleidsvorming en uitvoering. Er is sprake van inwonersparticipatie. Een voorbeeld hiervan is de herinrichting van een plein of het opstellen van beleid.

3.2.2 Het openbare domein In het openbaar domein is de samenleving aan zet. Het eigenaarschap ligt bij de inwoners en het speelveld is hun leefwereld. Communicatie is gericht op dialoog en overeenstemming. Ook in dit domein zien we twee processen: • Ook in de type 2-processen zijn de inwoners aan zet. Hierin spelen gemeente en maatschappelijke organisaties een ondersteunende rol. De overheid wordt gevraagd om te participeren. Voorbeelden hiervan zijn ‘Helmond Hangout’, een platform waarop allerlei activiteiten voor alle kinderen en jongeren uit Helmond te vinden zijn of ruimtelijke initiatieven van ontwikkelaars zoals zonnevelden.

CONCEPT

-6-

-7-

CONCEPT

• In de type 1-processen zijn inwoners leidend en hebben overheid en maatschappelijke organisaties geen rol. Dit is zelfsturing. Denk aan straatfeesten, de buurtbarbecue of burenhulp.

Niveau 1: Informeren De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het informeren van de belanghebbenden. Zij krijgen de mogelijkheid hierop te reageren. De bijdragen van belanghebbenden zijn niet bepalend. Op dit niveau is de rol van belanghebbenden luisteren en

3.2.3 De beweging

reageren. Inwoners goed informeren hoort bij alle plannen van de gemeente. Voorbeelden; jaarlijkse WOZ-beschikking voor

We willen het openbare domein vergroten en versterken (type 1- en 2-processen) en het publieke domein beperken (type

woningbezitters, publicatie over vergunningen, aankondiging bewonersavond.

3- en 4-processen). Binnen laatste vindt een verschuiving plaats: de ruimte voor de autoritaire rol van de overheid (type

• Hierbij hoort een open, autoritaire bestuursstijl: de gemeente voert zelfstandig beleid uit en geeft informatie hierover.

4-processen) wordt kleiner, de ruimte voor type 3-processen waarin overheid eigenaar is en ze de samenleving betrekt, wordt

Niveau 2: Raadplegen

relatief groter.

De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het verzamelen van de mening, ervaringen, ideeën, wensen en voorkeuren van de belanghebbenden. De initiatiefnemer bepaalt de agenda en gebruikt de reactie van participanten om plannen te maken of te

Type 1

Zelfsturing

Type 2

Overheidsparticipatie

Type 3

Type 1

verbeteren. De reacties zijn niet bindend. Het is wel van belang om dit te motiveren. Voorbeelden: inspraak en peilingen zoals; de gemeente stelt een evenementenbeleid op en de inwoners kunnen aangeven wat ze ervan vinden.

Type 2

Overheidsparticipatie

Inwonersparticipatie

• Hierbij hoort een consultatieve bestuursstijl: de gemeente bepaalt beleid en inwoners geven hun mening. De rol van de samenleving is die van geraadpleegde gesprekspartner.

Type 3 Type 4

Zelfsturing

Inwonersparticipatie

Autoritaire rol overheid

Niveau 3: Adviseren De initiatiefnemer vraagt belanghebbenden om mee te denken over het initiatief. Deelnemers kunnen problemen, belangen

Type 4

Autoritaire rol overheid

en oplossingen aandragen. De initiatiefnemer bepaalt de agenda, maar de reacties van betrokkenen spelen een belangrijke rol bij het ontwikkelen van plannen. Het gaat hier om de dialoog, waarbij participanten aanbevelingen en adviezen kunnen geven

Schema 2

Toekomstige situatie

Huidige situatie

voordat er een concreet plan ligt. Er is veel ruimte voor discussie en inbreng. De ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid. In principe verbindt de initiatiefnemer zich aan de resultaten, maar bij de uiteindelijke besluitvorming kan gemotiveerd afweken worden. Als adviezen niet overgenomen worden, dan is het noodzakelijk om dit te motiveren.

Op deze manier versterken we actief burgerschap en inwonersparticipatie, de twee speerpunten in de nieuwe, eigentijdse rol

Voorbeelden: welstandscommissie, adviesraad sociaal domein, jongerenraad.

van de gemeente. Tegelijkertijd kan een versterking van inwonersparticipatie ook bijdragen aan actiever burgerschap.

• Hierbij hoort een participerende bestuursstijl: de gemeente bepaalt het beleid maar staat open voor andere ideeën en oplossingen. De inwoner treedt op als adviseur.

3.3 De participatieladder

Niveau 4: Coproduceren De initiatiefnemer vraagt de belanghebbenden om deel te nemen aan de ontwikkeling van het initiatief. De partijen gaan

Een handig hulpmiddel voor het invullen van inwoners- en overheidsparticipatie is de participatieladder. Hij gaat al even

vroegtijdig met elkaar aan tafel. De agenda, uitgangspunten en de inrichting van het proces worden samen bepaald.

mee, en in de loop der jaren zijn er verschillende ontwikkeld, maar werkt nog steeds prima om te bepalen welk niveau van

Samen met de belanghebbenden worden keuzes gemaakt en naar oplossingen gezocht. De uitkomsten worden gebruikt

participatie nodig is. Wij werken in Helmond met vier participatieniveaus: informeren, raadplegen, adviseren en coproduceren.

bij het uitwerken van het participatieplan en het initiatief. Op dit niveau ontwikkelen belanghebbenden mee. Voorbeelden: buurtpreventieteams, beheren buurthuizen, crowdfunding.

Coproduceren

• Hierbij hoort een delegerende of samenwerkende bestuursstijl: de gemeente besluit over het beleid en houdt rekening met gestelde randvoorwaarden. De samenleving is medebeslisser, binnen de randvoorwaarden zoals die zijn vastgelegd door de gemeente. Of, in het geval van de samenwerkende stijl, besluit de gemeente samen met de participanten op basis van

Adviseren

gelijkwaardigheid.

Raadplegen Informeren CONCEPT

-8-

-9-

CONCEPT

4. De Helmondse aanpak 3.4

Overheidsparticipatie: de verschillende rollen nader toegelicht

4.1 De gemeente

De kracht van de samenleving is groot, maar vaak is er bij inwonersinitiatieven ondersteuning nodig van gemeente of

Bij de start van een project op beleidsontwikkeling denken we goed na over welk participatieniveau het beste past bij het

maatschappelijke organisaties. Wij worden dan gevraagd om te participeren. Als we echt gebruik willen maken van de kracht

project. En als we een keuze hebben gemaakt, dan houden we ons er ook aan. We werken stap voor stap aan het verbeteren

en de ideeën van onze inwoners dan moeten we snel en gemakkelijk in kunnen spelen op inwonersinitiatieven.

van participatie. Wij willen een gemeente worden waarin participatie vanzelfsprekend is, omdat we er echt in geloven. Als we

Bij overheidsparticipatie hoort een faciliterende bestuursstijl. De gemeente ondersteunt dan en laat de beleidsvorming over

willen groeien, dan moet dat samen met anderen. Een (beleids)kader, het borgen van de nieuwe werkwijze, gereedschappen

aan deelnemers. De samenleving is initiatiefnemer en eigenaar.

en gezamenlijke aandacht hiervoor helpen hierbij. Overigens vraagt participatietraject om maatwerk, dus inzicht en intuïtie van betrokkenen blijven ook belangrijk.

De gemeente heeft bij overheidsparticipatie drie rollen: • Ze is participant in een traject van anderen. Er worden veel initiatieven ontplooid en plannen geschreven. Als het

4.1.2 Stappenplan

van maatschappelijke belang is denkt de gemeente graag mee met haar omgeving. De ander is dus initiatiefnemer en

We gaan werken met een stappenplan voor ons én voor externe initiatiefnemers. Dit helpt ons om vooraf goed na te

verantwoordelijk voor het participatieproces.

denken over de invulling van participatie en er heel helder over te zijn. Zo zorgen we voor participatie die past bij de

• Ze is regisseur bij bevoegd gezag. Denk bijvoorbeeld aan een omgevingsvergunning. Het maatschappelijke belang hierbij is groot. De gemeente neemt samen met de initiatiefnemer de rol van regisseur aan bij het ontwerp van het participatieproces. • Ze is facilitator bij bevoegd gezag. De gemeente is het bevoegd gezag voor bijvoorbeeld een omgevingsvergunning.

ontwikkeling en doelgroep, voor een helder inzicht in álle belanghebbenden. Bovendien geeft het vooraf duidelijkheid over beïnvloedingsruimte, rollen, verantwoordelijkheden, budget en besluitvorming. Natuurlijk is communicatie met alle (potentiële) betrokkenen tijdens het hele participatieproces daarbij belangrijk.

Een ander is initiatiefnemer en daarmee verantwoordelijk voor het organiseren van een goed participatieproces.

Het stappenplan is geen plat ‘afvinklijstje’. Succesvolle participatie vraagt om aandacht en bewuste keuzes. Het stappenplan

De gemeente neemt bij het inrichten en uitvoeren van het participatieproces een faciliterende rol in.

geeft richting en is géén keurslijf. Maatwerk is en blijft het credo.

De rol van de gemeente bij bevoegd gezag

4.1.3 Best passende trede op de participatieladder

Uit het rapport ‘evaluatie zonnevelden en zonnedaken’ (2021) blijkt dat de rol van de gemeente niet altijd duidelijk is. Dit is

We kiezen de best passende trede op de participatieladder (paragraaf 3.3). In elke fase van een project of beleidsvraagstuk

het geval bij initiatieven met de gemeente in de rol van bevoegd gezag. De participatie is dan de verantwoordelijkheid van de

kan een andere trede van de participatieladder passen. Dit is afhankelijk van randvoorwaarden en kenmerken. Die moeten

initiatiefnemer. In dit rapport wordt de aanbeveling gedaan om als gemeente de regie te pakken in het participatieproces.

op orde zijn bij het samenwerken met belanghebbenden. Denk aan ruimte voor inbreng, tijd én doorlooptijd, geld, capaciteit, dekking en commitment van bestuur, draagvlak voor de werkwijze en (hulp)middelen zoals bijeenkomsten of (een vorm van)

Per participatieproces maakt de gemeente een keuze welke rol ze inneemt. Bij (politiek) gevoelige initiatieven en/of

een participatieplatform. Onze vier kernwaarden vertrouwen, verbinding, trots en innovatie, vormen de rode draad in onze

initiatieven die een grote impact hebben op de omgeving, neemt de gemeente met de initiatiefnemer de regie in het

aanpak.

proces en richt het participatieproces in: samen aan het stuur. In alle andere gevallen streven we naar het faciliteren van de initiatiefnemer, bijvoorbeeld door het gesprek aan te gaan en te adviseren om het stappenplan te gebruiken. Maar de

Daarnaast moet er rekening gehouden worden met politieke gevoeligheid, impact op de omgeving en de complexiteit.

initiatiefnemer zit aan het stuur en richt het participatieproces in en voert dat uit. Sommige rollen kunnen ook tegelijk spelen,

Als iets een grote impact op de directe leefsituatie en woonomgeving heeft, is dat een belangrijk argument om aan participatie

zoals de rol van bevoegd gezag en participant.

te doen. Het is daarbij verstandig om complexe, abstracte ontwikkelingen klein te maken en dicht bij de mensen te brengen. Als het zo complex of abstract wordt dat mensen afhaken, is participatie niet altijd de beste optie.

De rol van adviesraden

Participatie is geen doel op zich Niet alles leent zich voor participatie. Ook zijn er factoren die belemmerend werken. Denk aan beperkte tijd, hoge complexiteit of wettelijke beperkingen. Bovendien moeten inwoners niet overvraagd worden; participatiemoeheid ligt op de loer.

Wij betrekken inwoners het liefst op het moment dat het project impact op de inwoners heeft. Bij grotere of abstracte opgaven kunnen we adviesraden benaderen. Adviesraden, waaronder ook wijkraden, kunnen een belangrijke rol vervullen. Per opgave of ontwikkeling bekijken we of dit nodig is.

Het volgende principe staat centraal in het Helmondse participatiebeleid:

Per participatietraject kiezen we het best passende participatieniveau. Steeds kijken we bij het bereiken van de participatiedoelen wat de randvoorwaarden en trajectkenmerken toelaten.

CONCEPT

-10-

-11-

CONCEPT

4.1.4 Participatieomvang

4.1.7 Uitdaagrecht

Onze inzet van capaciteit, tijd en middelen zijn niet onbeperkt. Daarom is het belangrijk om vooraf te bepalen hoeveel inzet er

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft het wetsvoorstel ‘Versterking participatie op decentraal

voor een participatietraject nodig is.

niveau’ (23 september 2022) ingediend. Om te bevorderen dat elke gemeente kaders en spelregels voor participatie opstelt die passen bij de lokale omstandigheden. Er staat ook in dat bij een gemeentelijke verordening nadere regels kunnen worden

Majeure projecten

gesteld over het uitdaagrecht als daar behoefte aan is.

Voor grote open participatieprocessen, of processen met experimentele vormen (zoals een burgerbegroting, G1000, burgerberaad of het uitdaagrecht) is meer dan gemiddelde inzet van capaciteit, tijd en middelen nodig. Grote, uitdagende

Het uitdaagrecht is een specifieke vorm van participatie in de uitvoeringsfase. Inwoners vragen dan of ze de uitvoering van een

projecten die voor de gemeente van groot belang zijn en veel impact op de leefomgeving van inwoners hebben, verdienen een

taak van de gemeente over kunnen nemen, al dan niet met bijhorend budget, omdat zij denken dat ze dit beter of goedkoper

stevig participatieproces. Dit soort projecten noemen we majeure projecten. Ze zijn complex, niet-routematig, voor ons uniek

kunnen. Dit verzoek betekent dus dat de gemeente wordt uitgedaagd. Het uitdaagrecht komt (nog) niet vaak voor in Helmond.

en grootschalig.

We kijken per initiatief of het uitdaagrecht van toepassing is.

• Als de gemeente initiatiefnemer is van een majeur project, dan stellen we een startnotitie op inclusief participatieparagraaf.

Bij een verzoek met betrekking tot het uitdaagrecht kijken wij in de beoordeling in ieder geval naar de volgende aspecten:

Die wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Die notitie gaat over meer dan de participatieaanpak. Ook randvoorwaarden

• De gemeentelijke taak die de indieners willen overnemen. Dit kunnen bijvoorbeeld geen taken zijn die voorbehouden zijn

(capaciteit, middelen, budget, tijd of inhoudelijke of juridische aspecten) maken er deel van uit. Ook staat erin wat er gebeurt met de uitkomsten. De startnotitie moet zo leiden tot duidelijkheid voor de start van het participatietraject. • Bij een extern initiatiefnemer van een majeur project hebben wij een actieve rol. Dit komt voort uit de ‘evaluatie beleid

aan de overheid; • Uitleg waarom of hoe de indieners deze taak beter en goedkoper kunnen uitvoeren. Wat is de maatschappelijke meerwaarde?;

zonnevelden en zonnedaken Helmond’ (Evaluatie zonnevelden en zonnedaken 23-12-2021). Het college van B&W neemt

• De betrokkenheid, kennis of ervaring van de indieners;

zijn rol in een zorgvuldig participatieproces. Denk aan informeren van inwoners en initiatiefnemer over het doel en de

• Draagvlak onder belanghebbenden en/of omgeving;

vereiste opzet van het participatieproces, over de toetsingskaders en het duiden van de rol van de gemeente gedurende het

• De kosten die aan de uitvoering van de taak verbonden zijn;

proces. Hiermee is de aanbeveling uit de evaluatie overgenomen.

• De manier waarop de indiener met de gemeente wil samenwerken of ondersteuning nodig heeft; • De borging van de kwaliteit van de uitvoering van de taak op de langere termijn;

4.1.5 Evalueren

• Beschikken de indieners over een rechtsvorm, zoals een stichting, vereniging of coöperatie.

De evaluatie van participatietrajecten is belangrijk, zodat iedereen leert van wat goed ging en wat beter kan. We hebben de afgelopen jaren gemerkt dat participatie een kwestie is van vallen en opstaan. Het is niet erg als een traject mislukt, als het

4.1.8 Veiligheid

daarna maar beter gaat. Dat vraagt om een lerende organisatie; we delen ervaringen, bieden hulp aan elkaar en we

De meeste contacten met inwoners verlopen goed. Als dit niet zo is, is het Protocol Veilige Publieke Taak opgesteld. Hiermee

stimuleren medewerkers om op zoek te gaan naar de allerbeste participatievormen. Zeker bij majeure en langlopende

waarborgen we de veiligheid van medewerkers en inwoners en zorgen we voor een professioneel contact tussen medewerker

trajecten monitoren we het participatietraject tussentijds zodat we kunnen bijsturen, daar waar het beter kan.

en inwoners. Medewerkers kunnen zonder iedere vorm van oneigenlijke beïnvloeding van de inwoners werken. Uiteraard geldt dit voor alle betrokkenen in een participatieproces, dus ook voor raads- en collegeleden.

4.1.6 Participatieplicht De Omgevingswet biedt gemeenten de mogelijkheid om een participatieplicht in te voeren. Dit kan alleen bij buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (Dit zijn activiteiten (meestal project/bouwaanvraag) die niet passen in het geldende omgevingsplan.) waarvoor de gemeenteraad het besluit heeft genomen dat hiervoor een participatieplicht geldt. Onze gemeenteraad heeft hiervoor een lijst van activiteiten vastgesteld (https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR695021/1). De participatieplicht gaat over de kwaliteit van het participatieproces. Wij verwachten dan ook van de initiatiefnemer dat hij het stappenplan (of een alternatief hiervoor) gebruikt. Bij het behandelen van de vergunningaanvraag toetsen wij aan de hand van een verslag of verantwoording of er aan de minimale kwaliteitseisen is voldaan. Dit is niet hetzelfde als het verkrijgen van (volledig) draagvlak voor het initiatief. Ook bij een goed doorlopen participatieproces kunnen er bezwaren zijn. Dit is op zichzelf geen grond om een vergunning te weigeren. Het is aan het bestuur (college B&W of de gemeenteraad) om uiteindelijk een besluit te nemen over de aanvraag.

CONCEPT

-12-

-13-

CONCEPT

4.2 Participatie en de gemeenteraad

De gemeenteraad bepaalt zelf vooraf de kaders (door beleid of startnotitie) en neemt aan het einde van een proces een

In Nederland hebben we een representatieve democratie; de gemeenteraad vertegenwoordigt alle inwoners en neemt hierop

we van gemeenteraadsleden dat ze niet hun eigen beleidsinhoudelijke opvatting naar voren te brengen, maar dat ze

besluiten. In Nederland zien we een groei van de participatieve democratie; Inwoners raken, via participatieprocessen steeds

het podium gunnen aan de participanten. Zo krijgen ze de kans om hun argumenten naar voren te brengen, vóórdat de

meer betrokken bij gemeentelijke besluitvorming. Hierdoor verandert de rol van gemeenteraadsleden. De gemeenteraad kent

gemeenteraadsleden (beslissers) hun standpunt innemen. Dit zorgt voor rolduidelijkheid en vertrouwen in het proces.

besluit waarin de uitkomsten van het participatieproces staan. Op bijvoorbeeld inwonersbijeenkomsten verwachten

drie rollen: kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend. Deze komen ook alle drie terug in de participatieve democratie.

4.3 De spelregels

Kaderstellend Dit uit zich op twee manieren:

Voor een succesvol participatietraject is een goed ontworpen proces nodig met heldere kaders. Ook vraagt participatie wat van

• Algemeen; door het vaststellen van participatiebeleid of sectoraal beleid. Een voorbeeld van het sectorale beleid is de

houding en gedrag van alle deelnemers (samenleving, raad, college en organisatie). Daar helpen deze spelregels ons bij.

participatieplicht in de omgevingswet. • Casusgericht kaders stellen; bij een zeer grote ontwikkeling (majeur project), waarbij de gemeente initiatiefnemer is,

Spelregel 1: we kiezen het best passende participatieniveau

kan de gemeenteraad vooraf de kaders formuleren. Om als gemeenteraad casusgericht kaders te (laten) stellen, gaan we bij

Per participatietraject kiezen we het best passende participatieniveau, voor zover dit nodig is om de opgave of ontwikkeling te

de majeure en experimentele (op gebied van participatie) ontwikkelingen werken met een startnotitie. Dit kan op inhoud of

verwezenlijken en de randvoorwaarden en kenmerken dit toelaten. Onze vier kernwaarden vertrouwen, verbinding, trots en

op (participatie)proces:

innovatie, vormen de rode draad in onze aanpak.

- Inhoudelijke kaders: het afbakenen van een gebied of onderwerp. - Procesmatige kaders: betrekken van specifieke doelgroepen, vormgeving van het proces (bijvoorbeeld; moet ook digitaal)

Spelregel 2: we bieden deelnemers in het participatietraject een volwaardig gesprekspodium. Belanghebbenden krijgen de ruimte krijgen om hun input te geven en de inbreng van alle deelnemers wordt meegenomen.

of mate van invloed van deelnemers.

We behandelen de ander zoals hij/zij zelf behandeld wil worden. We nemen voldoende tijd, goede uitleg, ruimte voor vragen

Controlerend

en zorgen dat deelnemers op een gemakkelijke manier hun inbreng goed kunnen geven. We hebben bij elk participatietraject

Om deze rol goed uit te voeren legt het college van B&W verantwoording af aan de gemeenteraad over het participatieproces.

nadrukkelijk oog voor diversiteit en inclusiviteit als het gaat om het betrekken van deelnemers. Ook proberen we zo veel als

Een raadsvoorstel gaat dus gepaard met de verantwoording van het participatieproces (bijvoorbeeld in een

mogelijk steeds andere inwoners uit te nodigen om mee te doen, zodat we veel verschillende inwoners betrekken.

participatieparagraaf), zodat de gemeenteraad dit mee kan nemen in zijn besluitvorming. De gemeenteraad kijkt daarbij naar onderwerpen als: Zijn de rollen duidelijk geweest? Zijn de inhoudelijke kaders goed bewaakt? Zijn de (gevraagde) doelgroepen

Spelregel 3: we zijn ons bewust van onze eigen kennis en vakmanschap en staan open voor die van anderen.

goed betrokken? Is de inbreng van betrokkenen goed meegenomen in het proces?

Niemand heeft alle kennis. Daarom benutten we elkaars kennis, expertise en ervaringen. durven mee te bewegen, ons aan te passen en los te laten. We nemen elkaar en elkaars kennis serieus en handelen daar ook naar. We luisteren naar elkaar en vragen door waar nodig. We bieden ruimte om vertrouwen te laten groeien en samenwerking te bevorderen.

Volksvertegenwoordigend De gemeenteraad vertegenwoordigt de inwoners. Dat doet ze in de besluiten die ze neemt, maar ook door als bruggenbouwer tussen gemeente en inwoner op te treden: betrokken en zichtbaar. Deze rol zie je ook goed bij participatieprocessen:

Spelregel 4: we hebben elk onze eigen rol, lichten deze toe en zijn erop aanspreekbaar.

• In de kaderstelling zorgen dat inwoners nauw worden betrokken (is ook kaderstellend).

Als we verantwoordelijkheid nemen voor het proces van participatie zijn we ook aanspreekbaar op de kwaliteit. We zijn

• Participatieprocessen kenbaar maken bij inwoners.

vanaf het begin van een traject duidelijk over onze rol. Als hoeder van het algemeen belang vervullen we een rol passend bij

• Aanwezig zijn bij bijeenkomsten en actief luisteren.

het initiatief. Dit kan een sturende rol zijn bij eigen initiatieven, maar een faciliterende of regisserende rol bij initiatieven van

• Tussentijds toetsen hoe participanten het proces ervaren.

externen. We trekken zoveel mogelijk samen op met andere betrokken partijen; zo brengen we een gezamenlijk verhaal (ieder

• Bij de uiteindelijke beslissing de inbreng uit het participatieproces goed meewegen en hier transparant over zijn.

vanuit zijn eigen rol) en worden we niet tegen elkaar uitgespeeld. We blijven rolvast en blijven hierover communiceren.

• Na besluitvorming bij participanten terugkomen om hun gevoel bij het proces én besluit te peilen.

Bij grote of impactvolle initiatieven wordt de rolbepaling vooraf afgestemd met bestuurder/college/gemeenteraad.

CONCEPT

-14-

-15-

CONCEPT

5. Tot slot Participatie komt in allerlei soorten, vormen en maten. In elk participatieproces leren we wat werkt, wat niet, en vooral waarom het wel of niet werkt. Het is een proces van lange adem. Het vraagt om investeren in de relatie tussen ons als gemeente en onze inwoners. Het vraagt externe gerichtheid van onze medewerkers en bestuurders. We moeten leren om een overheid te zijn die zich ervan bewust is wanneer ze wel en wanneer ze niet aan zet is. Kortom, een uitdaging die we niet enkel aangaan vanuit visies en plannen, maar oppakken als een experiment, als een zoektocht die we sámen met inwoners aangaan. Participatie is altijd maatwerk. In elke stap van een proces kunnen we leren, zowel individueel als collectief. Het is belangrijk om gezamenlijk te blijven leren en inspiratie te putten uit eerdere participatietrajecten. Zo kunnen we participatieprocessen verbeteren en verankeren. Op die manier blijven we samen nog beter aan Helmond werken! We groeien dan naar professioneel en duidelijk participatiebeleid en gebruiken we de kracht van de samenleving.

CONCEPT

-16-

-17-

CONCEPT

CONCEPT

-20-