RN 002 Verordening behandeling bezwaarschriften Helmond 2023 - Verschillen met model VNG

Kleurenversie met verschillen t.o.v. model VNG

VERORDENING BEHANDELING BEZWAARSCHRIFTEN HELMOND 2023 De raad van de gemeente Helmond; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van < datum en nummer >; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht; gezien het advies van de < commissie Inwoners >; besluit: vast te stellen de Verordening behandeling bezwaarschriften Helmond 2023.

PARAGRAAF 1

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. ambtelijk hoorder: een door het bestuursorgaan aangewezen persoon die bevoegd is om bezwaarschriften te behandelen; b. ambtelijk horen: het horen door een ambtenaar of meerdere ambtenaren namens het bestuursorgaan, als bedoeld in artikel 7:5 van de Algemene wet bestuursrecht; c. Awb: Algemene wet bestuursrecht; d. bestuursorgaan: een van de volgende gemeentelijke organen dat het bestreden besluit heeft genomen: 1º de gemeenteraad; 2º het college van burgemeester en wethouders; 3º de burgemeester; 4º de leerplichtambtenaar; 5º de bestuurscommissie bestrijding schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten; of 6º een andere door de raad, het college of de burgemeester bij besluit aangewezen bestuurscommissie. e. (andere) belanghebbende: degene wiens belang rechtsreeks bij een besluit van een bestuursorgaan is betrokken; f. bezwaarmaker: indiener van een bezwaarschrift; g. bezwaarschrift: een bezwaarschrift als bedoeld in artikel 6:4 van de Awb; h. college: het college van burgemeester en wethouders; i. commissie: adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Awb; j. kamer: een kamer van de commissie; k. SB.JT: het Juridische Team van afdeling Strategie en Bestuur van de gemeente Helmond; l. voorzitter: voorzitter van een ingestelde kamer.

1

Artikel 2 Reikwijdte 1. Deze verordening heeft enkel betrekking op bezwaarschriften die zijn ingediend bij een bestuursorgaan en waarvoor geen specifieke regeling is getroffen. 2. Voorts zijn uitgesloten van behandeling bezwaarschriften die verband houden met het bepaalde in artikel 7.3, derde lid van de Wet open overheid. PARAGRAAF 2

VOORPROCEDURE, INFORMELE AFHANDELING EN AMBTELIJK HOREN

Artikel 3 Bericht van ontvangst en informele afhandeling 1. Een bezwaarschrift met de daarbij behorende stukken wordt door het bestuursorgaan onverwijld na ontvangst in handen van afdeling SB.JT gesteld. 2. Afdeling SB.JT draagt zorg voor het bericht van ontvangst aan de bezwaarmaker, als bedoeld in artikel 6:14 Awb en bericht in voorkomend geval (andere) belanghebbenden. Hierbij wordt in ieder geval informatie verstrekt over de vervolgprocedure. 3. Na ontvangst van een bezwaarschrift wordt contact opgenomen met bezwaarmaker en eventueel andere belanghebbenden. Hierbij wordt de mogelijkheid bezien om het bezwaarschrift informeel af te handelen. Een vertegenwoordiger van het verwerend bestuursorgaan verricht daartoe de benodigde handelingen. 4. Als het bezwaar in der minne wordt geschikt, worden de gemaakte afspraken vastgelegd door de vertegenwoordiger van het verwerend bestuursorgaan. 5. Zo nodig worden de afspraken aan het bestuursorgaan voorgelegd met het oog op een nieuw te nemen besluit. Artikel 4 Ambtelijk horen buiten de commissie om 1. Elk bestuursorgaan kan categorieën van bezwaarschriften aanwijzen waarbij het horen ambtelijk plaatsvindt. 2. De ambtelijk hoorder wordt door het bestuursorgaan aangewezen. 3. Het bestuursorgaan bepaalt de wijze en het tijdstip van het horen. 4.

Als de bezwaarmaker of het bestuursorgaan het bezwaarschrift aan de commissie wil voorleggen, dan vindt het horen door de commissie plaats.

PARAGRAAF 3

DE COMMISSIE

Artikel 5 Inrichting en samenstelling commissie 1. Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften. 2. De commissie bestaat uit kamer 1 en kamer 2. Kamer 1 adviseert in ieder geval over bezwaarschriften op het terrein van: de fysiek-ruimtelijke leefomgeving, de Algemene plaatselijke verordening en verkeersbesluiten. Kamer 2 adviseert in ieder geval over bezwaarschriften op het terrein van: de Wet maatschappelijke ondersteuning, bijzondere bijstand, de Jeugdwet, schuldhulpverlening, subsidies en de Wet basisregistratie personen. 3. Elke kamer bestaat uit een voorzitter en minimaal twee leden. 4. De voorzitter en de leden worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college. Deze besluiten worden ter kennis gebracht van de gemeenteraad. 5. De voorzitter en de leden van de commissie: a. maken geen deel uit van een gemeentelijke bestuursorgaan in Helmond; b. zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van een gemeentelijk bestuursorgaan in Helmond; c. hebben geen banden bij een in Helmond werkzame belangenorganisatie; 2

Met opmerkingen [A1]: Artikel 2 en 3 van het model komen hier samen. Dit wijkt af van het model en sluit aan bij de Helmondse uitvoeringspraktijk. Met opmerkingen [A2]: Dit is nieuw. De secretaris van de commissie heeft hierin geen rol meer. Met opmerkingen [A3]: Dit is in lijn met de oude bepalingen en is (hoewel iets anders verwoord) in lijn met het nieuwe model.

Met opmerkingen [A4]: Dit wijkt af van het model. Als bezwaarmaker (burger) naar de commissie wil dan moet die wens gerespecteerd worden en niet afhankelijk worden gesteld van besluitvorming van de zijde van het bestuursorgaan.

Met opmerkingen [A5]: Overeenkomstig artikel 6, lid 1 model. Net zoals in het model wordt de voorzitter onderscheiden van de (gewone) leden. Met opmerkingen [A6]: Dit wijkt af van het model en is overgenomen uit de huidige verordening.

d. maken geen deel van de Helmondse advocatuur of zijn anderszins als juridisch dienstverlener in Helmond actief. 6. Elke kamer regelt uit zijn midden de vervanging van de voorzitter. Indien nodig kan de voorzitter van kamer 1 de voorzitter van kamer 2 vervangen en vice versa. 7. Alle commissieleden kunnen optreden als plaatsvervangend lid in kamer 1 en kamer 2. Ook een voorzitter kan in een andere kamer optreden als plaatsvervangend lid. Artikel 6 Zittingsduur 1. De voorzitter en de leden van de commissie worden door het college benoemd voor de duur van vier jaar en kunnen tweemaal worden herbenoemd. 2. Een voorzitter of lid treedt af: a. overeenkomstig het rooster van aftreden na ommekomst van de zittingsduur als omschreven in het eerste lid; b. als zich een situatie voordoet als omschreven in artikel 5, vijfde lid van deze verordening. 3. De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op elk moment (tussentijds) ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het college. 4. De aftredende of ontslagnemende voorzitter of leden blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien. 5. Het college kan op zwaarwegende gronden op elk moment een voorzitter of lid ontslaan en een ander hiervoor in de plaats benoemen. Artikel 7 Secretaris en administratieve ondersteuning 1. Elke kamer wordt ondersteund door een (ambtelijk) secretaris.

Bij afwezigheid wordt de secretaris vervangen door de secretaris van de andere kamer die fungeert als plaatsvervangend secretaris. 2. De secretarissen van kamer 1 en kamer 2 worden aangewezen door de manager van SB.JT. Zo nodig worden er extra plaatsvervangers aangewezen. 3. De secretaris wordt administratief ondersteund door een secretariaat. In het secretariaat van de commissie wordt voorzien door de manager van SB.JT.

PARAGRAAF 4

Met opmerkingen [A7]: Dit staat niet in het model van de VNG en is overgenomen uit de huidige verordening (artikel 3) Met opmerkingen [A8]: In iets andere bewoordingen overgenomen uit de geldende verordening. Met opmerkingen [A9]: Wijkt ook af van de geldende verordening (4+4). Sluit aan bij VNGmodel dat keuzemogelijkheden biedt Met opmerkingen [A10]: Aanhef en onder b is overgenomen uit geldende verordening. Onderdeel a komt overeen met artikel 5 lid 5 van de huidige verordening.

Met opmerkingen [A11]:

Met opmerkingen [A12]: Sluit aan bij Helmondse uitvoeringspraktijk. Uitgebreider dan het huidige artikel 4.

BEHANDELING DOOR COMMISSIE

Artikel 8 Horen en adviseren door de commissie 1. De commissie is belast met het horen en adviseren over de volledige heroverweging van bestreden besluiten. 2. De commissie is niet belast met de behandeling van bezwaarschriften waarvan is bepaald of besloten dat de voorbereiding van de beslissing op bezwaar ambtelijk wordt afgedaan. Artikel 9 Uitoefening bevoegdheden door secretaris 1. De secretaris oefent de volgende bevoegdheden van de hierna genoemde artikelen van de Awb zelfstandig uit: a. verzoeken om een schriftelijke machtiging aan een gemachtigde (artikel 2:1, tweede lid); b. stellen van een termijn aan de bezwaarmaker (artikel 6:6); c. verzenden van stukken tijdens de behandeling door de commissie (artikel 6:17); d. ter inzage leggen van het bezwaarschrift en de op de zaak betrekking hebbende stukken, dan wel toezenden daarvan aan een belanghebbende (artikel 7:4, tweede lid); e. al dan niet op verzoek van een belanghebbende afzien van het op de hoogte stellen van het verhandelde tijdens een hoorzitting van een andere belanghebbende, voor zover geheimhouding om gewichtige reden is geboden (artikel 7:6, vierde lid); f. het nemen van verdagingsbesluiten (artikel 7:10, derde lid Awb). 3

Met opmerkingen [A13]: Zie artikel 5, lid 2 van het model. Met opmerkingen [A14]: Zie artikel 5, lid 3 van het model. Met opmerkingen [A15]: Deze bepaling is vergelijkbaar met artikel 10 van het model met dien verstande dat daar de bevoegdheden in eerste zijn toegekend aan de voorzitter en via mandaat kunnen worden neergelegd bij de secretaris. In Helmond zijn - overeenkomstig de geldende verordening - de bevoegdheden rechtstreeks toegekend aan de secretaris. Afwijkend van het model is de bevoegdheid om te verdagen (onderdeel f) niet neergelegd bij het bestuursorgaan (zie artikel 17 lid 2 model); vanuit praktisch oogpunt en omwille van efficiency is (wederom) gekozen om deze handeling neer te leggen bij de secretaris.

2. De secretaris is in verband met de voorbereiding van de behandeling van het bezwaarschrift bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen. De gevraagde inlichtingen worden onverwijld verstrekt. 3. De secretaris kan op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en deze zo nodig uitnodigen om in verband daarmede ter zitting te verschijnen. Artikel 10 Voorbereiding hoorzitting 1. De secretaris bepaalt in overleg met de voorzitter de plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het verwerend bestuursorgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen. 2. De secretaris nodigt de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het verwerend bestuursorgaan ten minste twee weken voor de hoorzitting schriftelijk uit. 3. Binnen drie werkdagen na de uitnodiging kunnen de bezwaarmaker, eventuele (andere) belanghebbenden of het bestuursorgaan onder opgaaf van redenen via de secretaris de voorzitter verzoeken het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen. 4. De beslissing van de voorzitter op dit verzoek wordt via de secretaris aan de bezwaarmaker, eventuele (andere) belanghebbenden en het bestuursorgaan meegedeeld. 5.

De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen, genoemd in het tweede tot en met vierde lid. 6. Het verwerend bestuursorgaan kan tot één week voorafgaand aan de hoorzitting een verweerschrift indienen bij het secretariaat als bedoeld in artikel 7. Een later ingediend verweerschrift wordt niet opgenomen in het procesdossier, tenzij de voorzitter anders beslist. Artikel 11 Quorum Een hoorzitting vindt doorgang voor zover de voorzitter of zijn plaatsvervanger en tenminste één lid aanwezig zijn. Artikel 12 Onpartijdigheid voorzitter en leden De voorzitter en de leden nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift als daarbij hun onpartijdigheid in het geding is of kan zijn. Zij laten zich in dat geval vervangen. Artikel 13 De hoorzitting 1. De hoorzittingen van kamer 1 zijn in beginsel openbaar. 2. De hoorzittingen van kamer 2 vinden in beginsel achter gesloten deuren plaats. 3. De deuren kunnen worden gesloten als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien bezwaarmaker of een belanghebbende daartoe een gemotiveerd verzoek doet. 4. De voorzitter beslist over een verzoek als bedoeld in het derde lid. Als deze van oordeel is dat er gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de hoorzitting verzetten, vindt de hoorzitting plaats achter gesloten deuren. 5.

Bezwaarmaker en (andere) belanghebbenden worden in beginsel in elkaars aanwezigheid gehoord. De voorzitter beslist met inachtneming van het bepaalde in artikel 7:6 Awb of er gescheiden wordt gehoord. Artikel 14 Verslaglegging 1. Van de hoorzitting wordt een audioverslag gemaakt. 2. Van de hoorzitting wordt ook een schriftelijk verslag gemaakt: a. als belanghebbende daar uitdrukkelijk om verzoekt; b. op het moment dat beroep wordt ingesteld bij de bestuursrechter tegen de beslíssing op het bezwaarschrift en daar door de bestuursrechter om wordt gevraagd. 3. Het schriftelijke verslag bevat in ieder geval: 4

Met opmerkingen [A16]: Deze bepaling is op uitdrukkelijk verzoek van de bezwaarschriftencommissie opgenomen; het maakt geen deel uit van het model. Met opmerkingen [A17]: Vergelijkbare bepaling als in de geldende verordening. Deze wordt in het model gemist.

Met opmerkingen [A18]: Hier wijken we af van het model omdat in kamer 2 nagenoeg altijd persoonlijk kwesties aan de orde zijn en het gaat om privacygevoelige gegevens. Met opmerkingen [A19]: Wijkt ook af van het model; daar beslist de commissie en hier is onverminderd gekozen voor de voorzitter.

Met opmerkingen [A20]: Dit wijkt af van het model. Zie raadsvoorstel.

a. de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid; b. een zakelijke vermelding van wat over en weer is gezegd en wat verder ter hoorzitting is voorgevallen; c. een vermelding als de hoorzitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond; d. een vermelding als er gescheiden is gehoord; e. een verwijzing naar de op de hoorzitting overgelegde bescheiden, die bij het verslag worden gevoegd. 4. Het schriftelijke verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de desbetreffende kamer. Artikel 15 Nader onderzoek 1. Indien na afloop van de zitting, maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek gewenst is, kan de commissie dit onderzoek houden. 2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de bezwaarmaker, eventuele (andere) belanghebbenden en het verwerend bestuursorgaan, toegezonden. 3. Bezwaarmaker, eventuele (andere) belanghebbenden en het verwerend bestuursorgaan kunnen binnen een door de voorzitter vastgestelde termijn schriftelijk reageren op de nadere informatie en indien gewenst aan de voorzitter een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op het verzoek. 4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing. Artikel 16 Raadkamer en advies 1.

De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het uit te brengen advies. 2. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. 3. Als bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter. 4. Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt als die minderheid dat verlangt. 5. Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift. 6. Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend. Artikel 17 Uitbrengen advies Het advies wordt schriftelijk uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. Artikel 18 Jaarverslag De commissie brengt jaarlijks een verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders. Het verslag wordt ter kennis gebracht aan de gemeenteraad.

PARAGRAAF 5

SLOTBEPALINGEN

Artikel 19 Intrekking oude regeling De Verordening behandeling bezwaarschriften Helmond 2017 wordt ingetrokken.

5

Met opmerkingen [A21]: Model regelt hier ook de verdaging. Zie opmerking bij artikel 9.

Artikel 20 Overgangsrecht Bezwaarschriften die zijn ingekomen voor het moment van inwerkingtreding van deze verordening worden behandeld met inachtneming van het bepaalde in de Verordening behandeling bezwaarschriften Helmond 2017. Artikel 21 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt na bekendmaking in werking op 1 januari 2023. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening behandeling bezwaarschriften Helmond 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10 januari 2023. De raad van de gemeente Helmond, de voorzitter,

de griffier,

mevr. P.J.M.G. Blanksma - van den Heuvel.

G.J de Graaf.

6

TOELICHTING I

Algemeen

Inleiding Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften. Het contact met burger staat hierbij centraal. De verordening bevat onder meer bepalingen over de informele aanpak, het ambtelijk horen en het horen door een commissie (die gesplitst is in twee kamers). Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren waar het moet en informele behandeling waar het kan. Deze verordening is grotendeels gebaseerd op het laatste model van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (versie april 2022). Niet alle artikelen uit het model zijn (exact) overgenomen en met sommige onderdelen is geschoven. Voorts is hier en daar gekozen voor een aanvullende of een afwijkende bepaling zonder afbreuk te doen aan de intenties van de VNG. Het laatste heeft van doen met de Helmondse werkwijze en sluit aan bij de uitvoeringspraktijk. Algemene wet bestuursrecht In deze verordening gaat het enkel om bezwaarschriften die gebaseerd zijn op de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De Awb bevat in de hoofdstukken 6 en 7 algemene respectievelijk bijzondere regels over bezwaar en beroep. Hoofdregel is dat een genomen besluit niet meteen ter toetsing aan de bestuursrechter kan worden voorgelegd, maar dat het bestuursorgaan (dat het besluit in eerste aanleg heeft genomen) eerst de kans krijgt om het genomen besluit nog eens kritisch en in ‘volle omvang’ te heroverwegen.

In volle omvang betekent dat het besluit opnieuw wordt getoetst op rechtmatigheid (voldoet het besluit aan alle wet- en regelgeving die daarop van toepassing is?) en doelmatigheid (is het genomen besluit wel effectief of efficiënt?). Een belangrijk onderdeel van het heroverwegingsproces is het vooraf horen van zowel bezwaarmaker, het verwerend bestuursorgaan en eventueel ook anderen die hierbij een belang hebben (andere belanghebbenden). Het horen kan door het bestuursorgaan zelf of in mandaat (ambtelijk horen). In de meeste gemeenten vindt het horen en het adviseren over een ingediend bezwaarschrift plaats door een zogeheten (externe) bezwaarschriftencommissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb; een ingestelde commissie van onafhankelijke deskundigen die niet ondergeschikt is aan een van de gemeentelijke bestuursorganen, daarmee geen enkele binding heeft en enkel een onkosten- en reiskostenvergoeding (géén salaris) ontvangt voor het advieswerk dat wordt geleverd. Beslistermijnen Het bestuursorgaan dat een besluit in eerste aanleg heeft genomen moet op het bezwaarschrift beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken.

De beslistermijn kan worden verdaagd (uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar kan de beslistermijn worden verdaagd. De beslistermijn kan maximaal zes weken worden verdaagd, maar verdere verdaging van de beslistermijn is alleen mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) 7

belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vergt (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb). Het verdagingsbesluit moet aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar- of beroepschrift in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb. II

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder toegelicht. Artikel 1 Definities Het begrip bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van de gemeente dat een besluit heeft genomen waartegen bezwaar wordt gemaakt. De (gemeente)raad, burgemeester en wethouders, de burgemeester, de leerplichtambtenaar en andere bij besluit aangewezen bestuurscommissies zijn gemeentelijke bestuursorganen die besluiten kunnen nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). Deze verordening geldt dus voor al deze gemeentelijke bestuursorganen. Ook de (gemeentelijke) heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar zijn ingevolge de Gemeentewet zelfstandige bestuursorganen, maar zij worden hier expliciet niet vermeld. Dat laatste houdt verband met het gegeven dat gemeentelijke belastingen (waaronder de WOZ) en heffingen buiten de reikwijdte van deze verordening vallen (zie hierna artikel 2, eerste lid van deze verordening).

Artikel 2 Reikwijdte Eerste lid Niet alle bezwaarschriften vallen onder de reikwijdte van deze verordening. Op de eerste plaats gaat het hier enkel over bezwaarschriften die zijn ingediend bij een bestuursorgaan en die verband houden met een besluit op grond van de Awb. Op de tweede plaats zijn uitgesloten bezwaarschriften waarvoor een specifieke regeling is getroffen. Hierbij valt te denken aan bezwaarschriften in verband met: - gemeentelijke belastingen en heffingen (waaronder de WOZ); - urgentieverklaringen op basis van de Huisvestingsverordening; - personele aangelegenheden. Tweede lid Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Artikel 5.7 Woo regelt de toegang tot niet openbare informatie ten behoeve van historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek. Als een bestuursorgaan in de optiek van bijvoorbeeld een onderzoeksjournalist tekort schiet dan kan laatstgenoemde daartegen een klacht indienen bij het zogeheten Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding (hierna: adviescollege). Het adviescollege is aansluitend verplicht om de klacht te onderzoeken en daarover de minister van OCW te adviseren. Voorafgaand is het adviescollege wettelijk verplicht om te bemiddelen tussen klager en het bestuursorgaan.

Voor zover de klacht ook betrekking heeft op een besluit op grond van de Woo, wordt de termijn voor het indienen van bezwaar opgeschort tot het adviescollege advies heeft uitgebracht. Als aansluitend de klager bezwaar aantekent heeft het bestuursorgaan nog twee weken om te beslissen (artikel 7.3 lid 3 Woo). Die periode is te kort om de bezwaarschriftencommissie in stelling te brengen. 8

Artikel 3 Bericht van ontvangst en informele afhandeling Eerst en tweede lid De registratie van het bezwaarschrift met datum van ontvangst is van belang. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar-of beroepschrift zes weken bedraagt. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie de artikelen 6.7 en 6.8, eerste lid, van de Awb). Via het (schriftelijke) bericht van ontvangst wordt aan bezwaarmaker inzicht gegeven in en uitleg gegeven over de vervolgprocedure en welke informele en formele mogelijkheden voorhanden zijn. Derde en vierde lid Na het bericht van ontvangst wordt door de vertegenwoordiger van het verwerend bestuursorgaan zo spoedig mogelijk (doch uiterlijk binnen tien dagen) contact opgenomen met bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden. Het kan zijn dat tijdens dit eerste contact al een passende informele oplossing op het bezwaarschrift wordt gevonden. Maar het is goed mogelijk dat hiervoor nog nader onderzoek en contact met de voorbereider(s) van het bestreden besluit is vereist. Van belang is dat eventuele afspraken over de informele oplossing die bij dit contact al is verkregen schriftelijk worden vastgelegd.

Zo worden eventuele misverstanden voor een groot deel voorkomen. Het leggen van contact is ook van belang als (de verwachting is dat) het bezwaar kennelijk ongegrond of kennelijk niet ontvankelijk wordt verklaard. De helderheid over de afhandeling van deze bezwaren kan bijdragen aan het begrip voor de beslissing op het bezwaar. Hiernaast kan het contact met de indiener van het kennelijk niet ontvankelijke of kennelijk ongegronde bezwaar leiden tot ambtshalve herziening van het besluit. Dit kan (uiteraard) ook uit de informele afhandeling van ontvankelijke bezwaren voorvloeien. Vijfde lid Als tijdens het informele contact blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij nadrukkelijk de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.

Artikel 4 Ambtelijk horen buiten de commissie om Belanghebbenden (de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden) moeten worden gehoord voordat op het bezwaar wordt beslist (artikel 7:2, eerste lid, van de Awb). In onderdeel I van deze toelichting zijn de verschillende varianten geschetst. Dit artikel gaat over het ambtelijk horen buiten de commissie om. Slechts in een beperkt aantal gevallen kan van het horen worden afgezien. Deze staan in artikel 7:3 van de Awb weergegeven en zien op kennelijk niet ontvankelijkheid en kennelijk ongegrondheid, geen of kennelijk geen interesse in het horen door de belanghebbende(n). Ook als aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen zonder belangen van derden te beschadigen kan van het horen worden afgezien. 9

Eerste en tweede lid Het eerste lid voorziet in de mogelijkheid dat het bevoegde bestuursorgaan bepaalde categorieën van bezwaarschriften aanwijst, door het nemen van een aanwijzingsbesluit, waarbij ambtelijk wordt gehoord. Voor het ambtelijk horen gelden de bepalingen uit artikel 7:5 van de Awb. Dat betekent dat - met het oog op het voorkomen van vooringenomenheid - er moet worden gehoord door een persoon die niet bij de voorbereiding van het (aangevochten) besluit is betrokken. Het bestuursorgaan dient bij de aanwijzing van de ambtelijk hoorder hier rekening te houden. Hoe het horen wordt vormgegeven is grotendeels aan degene(n) die zelf horen. Er kan voor worden gekozen om fysiek te horen, maar telefonisch of digitaal horen is ook mogelijk. Hierbij is het wel vereist dat alle betrokkenen hiermee instemmen. Als het om een openbare hoorzitting gaat, ligt telefonisch horen niet voor de hand. Van het horen moet een verslag worden gemaakt (artikel 7:7 van de Awb). De Awb bepaalt niet hoe het verslag van het horen moet worden vormgegeven en hoe uitgebreid het moet zijn. Het verslag kan onderdeel zijn van de beslissing op het bezwaarschrift, maar vaak zal een afzonderlijk verslag worden opgemaakt. Ook een audioverslag is geoorloofd (zie ook toelichting op artikel14).

Vierde lid Als de bezwaarmaker of het bestuursorgaan het bezwaarschrift (dat valt onder een aangewezen categorie) aan de commissie wil voorleggen, dan vindt het horen plaats door de commissie. Als er eenmaal ambtelijk is gehoord is het niet zo dat men naderhand nog terecht kan bij de commissie. Het vierde lid dient in dat opzicht restrictief te worden uitgelegd.

Artikel 5 Inrichting en samenstelling commissie Raadsleden en burgemeester en wethouders mogen geen lid zijn van de commissie. Zie artikel 84, tweede lid, in samenhang met artikel 83, tweede lid, van de Gemeentewet. Tweede en derde lid De commissie bestaat uit twee kamers met ieder een voorzitter en ten minste twee leden (vergelijk artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb). De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (zie artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb). Het aantal leden dat naast de voorzitter deel uitmaakt van een kamer moet tenminste twee zijn, maar dit kunnen er ook meer zijn. Het is aan het bestuursorgaan zelf of de leden deel uitmaken van en werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan of dat een of meerdere leden uit externen bestaan. In Helmond is er in het verleden voor gekozen dat ook de leden onafhankelijk moeten zijn (meer hierover in de toelichting op het vijfde lid). Vierde lid Burgemeester en wethouders zijn bevoegd om de voorzitter, leden en (eventuele) plaatsvervangende leden te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Het college mag niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Als een 10

lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal moeten ondernemen. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is ontslag en/of schorsing (door burgemeester en wethouders) mogelijk. Vijfde lid Zoals hiervoor al vermeld is in Helmond eerder gekozen voor een volledig onafhankelijke commissie. Om deze onafhankelijke positie tot uitdrukking te brengen zijn er 4 criteria geformuleerd. Deze criteria stonden ook al in de vorige verordening met dien verstande dat onderdeel d is uitgebreid met het verbod dat noch de voorzitter, noch de leden als juridisch dienstverlener in Helmond actief zijn. Als een zittende voorzitter of lid op een bepaald moment niet meer aan de onafhankelijkheidseisen voldoet betekent dat een (voortijdig) einde van het voorzitterschap respectievelijk lidmaatschap van de commissie. Meer hierover in de toelichting bij artikel 6. Zesde lid Als de voorzitter verhinderd is, dan kan de commissie(kamer) zelf beslissen wie hem als voorzitter vervangt. Desgevraagd kan ook de voorzitter van de andere kamer de rol van plaatsvervangend voorzitter vervullen.

Artikel 6 Zittingsduur Vierde lid Het is voor van de continuïteit van het horen en adviseren wenselijk om aan te blijven als voorzitter of lid tot het moment dat in de opvolging is voorzien.

Artikel 7 Secretaris en administratieve ondersteuning Eerste en tweede lid Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een (ambtelijk) secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. Omdat in Helmond de commissie is opgesplitst in twee kamers is voor iedere kamer een secretaris aangewezen. Bij ziekte of afwezigheid van een van beiden kan de ander optreden als diens plaatsvervanger. Er kan uiteraard ook voor worden gekozen om met het oog op achtervang per kamer meerdere (vaste) plaatsvervangers aan te wijzen vanuit de ambtelijke organisatie. De bevoegdheid tot aanwijzing van de (plaatsvervangend) secretarissen ligt bij de manager van afdeling Strategie en Bestuur (Team Juridische Zaken).

Artikel 8

Horen en adviseren door de commissie

Het horen en aansluitend adviseren door een commissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld. De commissie houdt bij het vervullen van haar taak rekening met alle relevante feiten en omstandigheden met het oog op een volledige heroverweging (zie ook onderdeel I van deze toelichting). Niet is vereist dat de gehele commissie hoort. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid van een kamer. Zie artikel 7:13, derde lid, van de Awb. Het horen door de gehele commissie 11

heeft in Helmond de voorkeur en van de hier geschetste mogelijkheid dient uiterst terughoudend gebruik te worden gemaakt.

Artikel 9 Uitoefening bevoegdheden Eerste en tweede lid Dit lid regelt bevoegdheden die zelfstandig door de (ambtelijk) secretaris kunnen worden uitgeoefend. De bevoegdheid tot het inwinnen van inlichtingen door de secretaris heeft primair betrekking op het inwinnen van informatie binnen de gemeentelijke organisatie. Ook extern kan er informatie worden ingewonnen. De verplichting om aan de inlichtingenplicht mee te werken (tweede volzin) geldt echter niet voor externen.

Artikel 10 Voorbereiding hoorzitting Zesde lid Het verwerend orgaan kan voorafgaand aan de hoorzitting een verweerschrift indienen. Vanuit het oogpunt van “fair play” is het zaak dat bezwaarmaker, andere belanghebbenden en ook de commissie hiervan tijdig kennis kunnen nemen. Om die reden is hieraan een deadline gekoppeld. In deze verordening is niets bepaald over het overleggen van een pleitnota tijdens de hoorzitting. Het tijdig indienen van een verweerschrift heeft sterk de voorkeur boven een pleitnota om dezelfde reden als hiervoor beschreven. Het is ook niet de bedoeling om via een pleitnota de indieningstermijn die geldt voor een verweerschrift te omzeilen.

Artikel 12 Onpartijdigheid voorzitter en leden Hoewel artikel 2:4 van de Awb een zogeheten “fair play-beginsel” (gebod van onpartijdigheid) bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de commissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren.

Artikel 13 De hoorzitting Eerste lid Hier is vastgelegd dat het uitgangspunt is dat de hoorzittingen van kamer 1 in beginsel openbaar zijn. Zie artikel 7:5, tweede lid van de Awb. Tweede lid Hier is vastgelegd dat het uitgangspunt is dat de hoorzittingen van kamer 2 in beginsel achter gesloten deuren plaatsvinden. Dit heeft te maken met de aard van de bezwaarschriften die in die kamer worden behandeld; het gaat doorgaans om persoonsgevoelige onderwerpen waarbij met het oog op het beschermen van de privacy van bezwaarmaker behandeling achter gesloten deuren gerechtvaardigd is. Vanzelfsprekend kan een bezwaarmaker er voor kiezen dat behandeling in de openbaarheid plaatsvindt. Die behoefte wordt voorafgaand aan de hoorzitting door of namens de voorzitter afgetast.

12

Derde en vierde lid Openbaarheid van de hoorzittingen van kamer 1 is de hoofdregel. Hier wordt geregeld dat als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of als een belanghebbende daartoe een verzoek doet, de hoorzitting mogelijk achter gesloten deuren zal kunnen plaatsvinden. De Awb bepaalt dat de (gehele) commissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, en hiermee samenhangend ook de geheimhouding van stukken (zie de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb). Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door (enkel) de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend (Kamerstukken 21 221, nr. 3, p. 155). Artikel 14 Verslaglegging In de toelichting op artikel 4 is - onder verwijzing naar het bepaalde in artikel 7: 7 van de Awb - al het nodige verwoord over de verslaglegging. Kortheidshalve wordt hiernaar verwezen. Eerste en tweede lid In Helmond wordt in beginsel een audioverslag gemaakt van de hoorzitting. Het audioverslag wordt schriftelijk uitgewerkt in de gevallen als beschreven in het tweede lid. Dit neemt niet weg dat elk advies een kernachtige weergave bevat van hetgeen ter zitting naar voren is gebracht. Een audioverslag wordt niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk.

Op het moment dat het audioverslag is omgezet in een schriftelijk verslag wordt het audioverslag verwijderd. Een audioverslag wordt ook verwijderd op het moment dat door het bestuursorgaan een nieuw besluit is genomen en de beroepstermijn ongebruikt is verstreken (het besluit formele rechtskracht heeft gekregen en daarmee onaantastbaar is geworden). Derde lid Het bepaalde in het tweede lid strekt niet zo ver dat van alle aanwezigen de naam en hoedanigheid in het verslag wordt opgenomen. Dit is ook niet wenselijk gelet op de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg). Enkel de noodzakelijk persoonsgegevens mogen in het verslag worden opgenomen. Noodzakelijk is in ieder geval dat uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht. Artikel 7:13, zesde lid, van de Awb bepaalt dat het schriftelijke advies van de commissie het verslag van het horen bevat. Hieruit volgt dat het verslag uiterlijk bij het uitbrengen van het advies moet zijn opgesteld. Niet is vereist dat het verslag schriftelijk is opgesteld. De Awb bepaalt ook niet dat het verslag aan de betrokkenen moet worden toegezonden. Dit is echter wel wenselijk.

Artikel 15 Nader onderzoek Eerste lid Na de hoorzitting kan de commissie (kamer) constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om alle belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen. Derde lid Deze bepaling voorziet naast de mogelijkheid om binnen een door de voorzitter vastgestelde termijn (bij 13

voorkeur binnen een week) een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de commissie (voorzitter van de kamer) te verzoeken daartoe een nieuwe hoorzitting te houden. In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor).

Artikel 16 Raadkamer en advies Omdat het van belang is dat de commissie (kamer) in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden. Vijfde lid Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. In het vijfde lid is omwille van zorgvuldigheid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat.

Artikel 18

Jaarverslag

De commissie brengt jaarlijks een verslag uit over haar werkzaamheden aan de betrokken bestuursorganen. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Een jaarverslag maakt in ieder geval melding van het volgende: - hoeveel bezwaren per kamer zijn ingediend; - wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar; - hoeveel adviezen zijn uitgebracht; - wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond, enz.); en - ontwikkelingen, tendensen en aanbevelingen. Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit. De verbeterpunten worden in de vorm van aanbevelingen gepresenteerd.

-------------------------

14