RIB 44 Motie openbaar inkoopregister gemeente Helmond

Aan de leden van de gemeenteraad

Raadsinformatiebrief 44 Helmond, 26 maart 2024 Onderwerp: Motie openbaar inkoopregister gemeente Helmond

Zaaknummer: 51897878

Geachte leden van de gemeenteraad, Bij de behandeling van de begroting 2024 is door de fractie Helder Helmond de motie ‘Controleerbaarheid en transparantie overheidsuitgaven’ ingediend. Deze motie omvat het verzoek om, naar het voorbeeld van de Provincie Noord-Brabant, een openbaar inkoopregister voor de gemeente Helmond te implementeren. Daarbij was het verzoek om dit register elke zes maanden bij te werken en op de gemeentesite te publiceren. Overweging hierbij was dat een dergelijk register onder meer bijdraagt aan een grotere transparantie en controleerbaarheid van overheidsuitgaven. De motie is aangenomen door uw raad, met dien verstande dat nader onderzocht zou worden of we in staat zijn om een dergelijk register op een efficiënte wijze tot stand te laten komen. We hebben een verkenning uitgevoerd om na te gaan of de randvoorwaarden aanwezig zijn om een inkoopregister op te stellen. Daarnaast is er contact geweest met de Provincie Noord-Brabant over hoe zij de totstandkoming van het register vormgeeft en welke randvoorwaarden zij daarvoor geïmplementeerd heeft. In deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de bevindingen en conclusie naar aanleiding van deze verkenning. Wat publiceert de Provincie Noord-Brabant? Wat de Provincie Noord-Brabant feitelijk publiceert, is een halfjaarlijks overzicht van de geplaatste bestellingen.

Hierbij worden de besteldatum, de naam van leverancier, een omschrijving van de bestelregel en de bestelwaarde weergegeven. De term ‘bestelregister’ is daarom beter passend dan de term ‘inkoopregister’. Een bestelregister geeft alleen transparantie op het gebied van bestellingen en zegt daarmee relatief weinig over de daadwerkelijke inkopen. Het register van de Provincie Noord-Brabant is in de tweede helft van 2023 door 57 unieke gebruikers geraadpleegd. Wat betekent het publiceren van een dergelijk register voor Helmond? Bij de Provincie Noord-Brabant zijn de systeemtechnische en proceduretechnische randvoorwaarden aanwezig om een (bestel)register op te stellen. Deze randvoorwaarden zijn in de huidige financiële administratie bij de gemeente Helmond onvoldoende aanwezig. Zo wordt niet voor alle uitgaven een verplichting of bestelling vastgelegd en wordt er geen productcategorie vastgelegd, waardoor het niet mogelijk is om op dezelfde wijze als de Provincie Noord-Brabant een dergelijk register op te stellen. Daarom gaan we op dit moment nog niet over tot het publiceren van een dergelijk register. Wij onderschrijven de intentie van de publicatie van een inkoopregister. We zien ten aanzien van het opstellen en publiceren van een dergelijk register op dit moment echter een aantal nadelen en praktische onmogelijkheden.

Vervolg Het publiceren van een inkoopregister, dat meer informatie geeft over de daadwerkelijke inkopen, heeft voor ons meer toegevoegde waarde dan het publiceren van een bestelregister. Door een inkoopregister te publiceren, zijn we volledig transparant over wat we inkopen en wordt de controleerbaarheid van onze uitgaven groter. Op deze wijze kunnen we een betere invulling geven aan de intentie van de motie. We zijn dan ook voornemens om nader te onderzoeken wat er nodig is om in de toekomst een inkoopregister op te stellen en te publiceren, en hoe en op welke termijn we dit kunnen inregelen. Om een inkoopregister te kunnen opstellen, is het nodig om systemen en procedures aan te passen. Wanneer de benodigde aanpassingen doorgevoerd kunnen zijn, is onder meer afhankelijk van wat er nodig is om tot deze aanpassingen te komen. Dit gaat tijd kosten, tenminste één jaar tot mogelijk enkele jaren. Zodra er zicht is op een eerste publicatie, komen we bij uw raad terug. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Helmond, mevr. P.J.M.G. Blanksma-van den Heuvel burgemeester

mr. A.S. Meijer gemeentesecretaris