RIB 082 Collegereactie op accountantsverslag 2020

Aan de leden van de gemeenteraad.

Raadsinformatiebrief 82 Helmond, 21 juni 2021

Zaaknummer: 50616294

Onderwerp: Collegereactie op accountantsverslag 2020

Geachte leden van de gemeenteraad, Conform afspraak ligt in uw raadsvergadering van 6 juli bijgevoegde Jaarverantwoording 2020 voor, waarbij de accountant voornemens is een goedkeurende verklaring te verstrekken voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. De bevindingen van de accountant met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 zijn vastgelegd in het Accountantsverslag 2020 van 18 juni 2020. In deze raadsinformatiebrief gaan wij puntsgewijs in op de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen, zoals beschreven in het hoofdstuk “Bestuurlijke samenvatting controle 2020” van het accountantsverslag 2020. Daarbij worden eerst de bevindingen die in het Accountantsverslag 2020 opgenomen, waarna de reactie daarop vanuit het college gegeven wordt. Algemeen Als college herkennen we het beeld dat de accountant schetst dat 2020 een bijzonder jaar was. Een jaar waarin we bewust zaken uitgesteld hebben vanwege de ongekende crisis waar we mee geconfronteerd werden. We zijn er trots op dat wij samen met onze ambtelijke organisatie ondanks COVID-19, dit jaar toch in staat zijn geweest mooie projecten op te zetten/uit te voeren en veel van de geplande activiteiten en beoogde doelen toch hebben weten te bereiken. Daarnaast hebben we met uw Raad de crisis- en herstelnota vastgesteld met een impuls van ruim € 11 miljoen, om versterkt uit deze crisis te komen.

COVID19 heeft daarnaast gezorgd voor veel extra werk voor de gemeente zoals het afrekenen van de extra bijdragen aan zorgaanbieders en het uitvoeren van de Tozo-regeling. Dit heeft er toe geleid dat het jaarrekeningtraject uitdagender is geweest dan andere jaren. Het college onderschrijft de bevindingen van de accountant zoals opgenomen in het accountantsverslag, hieronder geven wij op de onderdelen uit de bestuurlijke samenvatting, onze reactie. Getrouwheid en rechtmatigheid  Goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid.  Gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 3,6 miljoen respectievelijk € 10,8 miljoen. Reactie college: Voor kennisgeving aangenomen.

Financiële positie  De financiële positie ultimo 2020 is, beoordeeld op basis van het weerstandsvermogen, is gelijk gebleven ten opzichte van 2019.  Het berekende weerstandsvermogen bedraagt € 76,9 (2019: € 76,9 miljoen) en is hoger dan de onderkende aanwezige risico’s van minimaal € 55,8 miljoen (2019: € 45,5 miljoen). Reactie college: Voor kennisgeving aangenomen. Opstel- en controle proces  De controle is dit jaar een moeizaam proces gebleken en naar onze mening is de oorzaak hiervan drieledig. Een eerste belangrijke oorzaak is uiteraard de impact van Covid op de voorbereiding van de controle alsook de controle zelf. Een tweede oorzaak is de door de Rijksoverheid opgelegde uitbreiding van de controlewerkzaamheden; verdubbeling van het aantal SiSa-regelingen en de review op de ToZouitgaven (uitvoering bij Senzer). Daarnaast zien we dat de interne beheersing met name in het ruimtelijk domein (grondexploitatie en projecten) vraagt om een versterking in zowel kwaliteit als capaciteit. Ook het feit dat wij – vanwege de aanvullende controlewerkzaamheden – tegen de grenzen van onze capaciteit zijn aangelopen, wat voor enige vertraging heeft gezorgd. Reactie college: Het is begrijpelijk dat het jaarrekeningtraject een uitdagend proces is geweest gezien de bijzondere dynamiek waarin deze controle heeft plaatsgevonden.

Wij onderkennen bovenstaande oorzaken en we zullen verbeteringen doorvoeren om een en ander tijdens jaarrekeningtraject 2021 soepeler te laten verlopen. Hiertoe zullen wij bij de begroting 2022 voorstellen doen. Daarnaast zullen we met de accountant afspraken maken om daar waar mogelijk delen van het controleproces naar voren te halen, om capaciteit beter op elkaar af te stemmen. Kwaliteit verslaggeving  De jaarstukken en de daarbij gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling voldoen aan de voorschriften voor de verslaggeving uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Deze zijn consistent toegepast ten opzichte van de begroting 2020 en de jaarrekening 2019.  De kwaliteit van de toelichtingen en analyses ten opzichte van de begroting kan verder verbeterd worden. Toelichtingen zijn vaak erg technisch van aard en het zou de raad bij haar controlerende taak kunnen helpen deze toegankelijker te maken. Reactie college: De verbeteringen vanuit het accountantsverslag 2019 hebben we afgelopen jaar voortvarend opgepakt, hetgeen geleid heeft tot een verdere verbeterde financiële administratie. Het bovenstaand aandachtspunt pakken we op dezelfde manier op. Realiteitsgehalte begroting  Uit het overzicht van baten en lasten over 2020 blijken (forse) afwijkingen c.q. volumeverschillen in zowel de lasten, baten als saldi.

Deze afwijkingen in combinatie met de absolute omvang en de oorzaken van het voordelig resultaat van circa € 23 miljoen ten opzichte van de gewijzigde begroting, geven ons de indruk dat de ramingen in de begroting en tussentijdse informatievoorziening wat betreft (investerings)projecten en activiteiten te ambitieus zijn en mogelijk niet in lijn zijn met de beschikbare (personele) capaciteit om alle geplande (investerings)projecten en activiteiten daadwerkelijk in het boekjaar te realiseren.  Wij adviseren in 2021 nader onderzoek te doen naar de (structurele) oorzaken van het rekeningsaldo 2020 en te bezien hoe het realiteitsgehalte en de voorspellende waarde van de begroting en tussentijdse informatievoorziening is te verbeteren. Een mogelijke aanpak hiervoor is het ‘zero based’ opbouwen van de begroting 2022. Feitelijk is dit de begroting ‘vanaf nul’ opzetten in plaats van –sterk vereenvoudigd gesteld –de begroting 2021 indexeren en aanvullen met nieuwe projecten, investeringen en activiteiten.

Dit dwingt de organisatie opnieuw te kijken naar de werkelijk uit te voeren taken en het analyseren daarvan ten opzichte van de beschikbare personele capaciteit.

Reactie college: Bij het opstellen van de begroting 2021 hebben we kritisch gekeken naar de realisatie van onze investeringsportefeuille en daarnaast hebben we gekeken naar bezuinigingsmogelijkheden in de diverse programma’s. Bovenstaande aandachtspunten zijn hierbij meegenomen. Begrotingsrechtmatigheid  Ten aanzien van programma 11 ‘Openbare ruimte en natuurbescherming’ is sprake van een begrotingsoverschrijding van € 0,9 miljoen. Dit wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door een overschrijding op de kosten van de groenvoorziening en een overschrijding op de onkruidbeheersingsactiviteiten die door Blink zijn uitgevoerd. In beide gevallen geldt dat deze kosten eerder te voorzien waren geweest, waardoor wij deze meenemen als rechtmatigheidsfout in ons oordeel. Reactie college: We erkennen bovenstaande constatering. Er zullen gerichte acties ondernomen worden om de interne beheersing op dit punt te versterken. EU-aanbestedingen  Uit de toets op de naleving van de EU-aanbestedingsregels is een onrechtmatigheid gebleken van € 2,0 miljoen (2019: € 1,4 miljoen). De toename in de onrechtmatigheidsfouten wordt volledig veroorzaakt door de bestedingen in de jeugdzorg in natura, zoals nader toegelicht bij het onderdeel sociaal domein. Dit betreffen de zorgkosten die ten behoeve van één enkele client aan één instelling zijn betaald.

Wij hebben vastgesteld dat het college weloverwogen heeft besloten tot het verlenen van deze zorg echter niet aan de EU-aanbestedingsrichtlijnen heeft voldaan. Reactie college: Voor kennisgeving aangenomen. Wij hebben als college bewust het besluit genomen om de zorg voor de client voorop te stellen. Grondexploitatie  Zoals reeds in de managementletter geconstateerd merken wij op dat taken en bevoegdheden ten aanzien van het ‘grondbedrijf’ zijn verdeeld binnen de gemeente. Zo is planeconomie belegd bij ‘financiën’, zijn de grond aan-en verkopen belegd bij ‘accommodaties en exploitaties’ en is projectmanagement belegd bij ‘ondernemen en ontwikkelen’. Tevens zien we dat het uitvoeren van (verbijzonderde) interne controles niet is belegd. Mede door het grote aantal complexe ontwikkelingen binnen de grondexploitaties (BSD, tijdelijke woningen, Brandevoort II scheiding noord en zuid, mogelijke verkoop Automotive campus en Centrumplan i.r.t. de woondeal) zien wij een noodzaak de interne beheersing specifiek ten aanzien van het grondbedrijf aan te scherpen.  In de grondexploitatie Brandevoort II was een budget opgenomen van € 6,7 miljoen ten behoeve van het ondergronds brengen van de hoogspanning. Gedurende 2020 en 2021 is gebleken dat het volledig ondergronds brengen van de hoogspanning vooralsnog technisch niet haalbaar is.

Daarnaast is gebleken dat de hoogspanning geen belemmering vormt in de verkoop van gronden daar deze gedurende 2020 volledig zijn verkocht. Dit maakt dat er geen grondslag meer bestaat voor het reserveren van deze middelen in de grondexploitatie, waardoor deze zijn vrijgevallen. Reactie college: Er loopt momenteel een onderzoek naar de positionering van het grondbedrijf en er wordt geïnvesteerd in extra capaciteit. Betreffende het eerste aandachtspunt nemen wij de aanbeveling reeds mee in het lopende onderzoek. Ten aanzien van bij punt 2 komen wij op korte termijn bij uw Raad terug om de vrijgevallen middelen toe te voegen aan een bestemmingsreserve hoogspanning om toekomstige ontwikkelingen te financieren.

Woningbouwimpuls  Uw gemeente heeft in 2020 een woningbouwimpuls beschikt gekregen van het rijk ter grote van € 8,5mln. Om deze impuls te verzilveren dient aan een drietal voorgeschreven doelstellingen te worden voldaan. Zo dienen er een voorgeschreven aantal extra woningen te worden gerealiseerd, dienen een voorgeschreven aantal extra betaalbare woningen te worden gerealiseerd en dient tevens een versnelling van 48 maanden te worden gerealiseerd. In het raadsbesluit van 16 maart 2021 is een besluit genomen ten behoeve van het beschikbaar stellen van een krediet voor infrastructurele aanpassingen. Gezien de voorwaarden zoals hiervoor geschetst zouden wij verwachten dat eveneens een aanpassing van het Centrumplan benodigd is om aan de subsidievoorwaarden te kunnen voldoen. Wij adviseren het college dit nader te beoordelen en bij eventuele afwijkingen ten opzichte van de aanvraag tijdig in gesprek te gaan met het rijk. Reactie college: We hebben bovenstaande constatering beoordeeld. De subsidie is bedoeld om de onrendabele kosten die gemaakt moeten worden om het gebied te ontsluiten en in te richten. Dit komt overeen met hetgeen in de kredietaanvraag is gesteld. Er is geen reden om aan te nemen dat we niet voldoen aan de subsidievoorwaarden. Sociaal Domein  De financiële impact van het coronavirus op het sociaal domein is beperkt.

Uw gemeente heeft tijdig en voldoende beheersmaatregelen getroffen waarmee u de financiële effecten van corona voor het sociaal domein over 2020 tot een minimum heeft beperkt. De bestedingen binnen het sociaal domein zijn in lijn met het landelijk beeld lager dan begroot. Het is echter de verwachting dat deze kosten komende periode weer zullen toenemen als gevolg van een mogelijk stuwmeer als gevolg van uitgestelde zorg, een toename van de zorgvraag en een toename van de zorgzwaarte als gevolg van corona. Dit vraagt voor de komende jaren een strakke sturing op de uitgaven.  Op basis van de door ons uitgevoerde controle moeten wij de Persoonsgebonden Budgetten (PGB’s) overeenkomstig voorgaand jaar als onzeker aanmerken. Deze onzekerheid bedraagt € 2,1 miljoen. Reactie college: Voor kennisgeving aangenomen. Projectbeheersing Glasvezel Helmond B.V.  Wij hebben kennis genomen van de concept jaarrekening van Glasvezel Helmond B.V. en hierbij geconstateerd dat het resultaat lager uitvalt dan initieel begroot. De businesscase is echter nog steeds positief waardoor dit niet leidt tot herwaardering van het belang in Glasvezel Helmond B.V. Het tekort hangt samen met aanloopverliezen. Het is van belang om naast de resultaten van de B.V. ook aandacht te hebben voor de liquiditeitspositie.

Hogere aanloop verliezen dan begroot kunnen er toe leiden dat aanvullende liquiditeiten benodigd zijn. We constateren dat het college zich hiervan bewust is en de ontwikkelingen nauwgezet volgt. Reactie college: Voor kennisgeving aangenomen. Bereikbaarheidsakkoord  Gedurende 2020 heeft de gemeente afspraken gemaakt met de provincie om verantwoording af te kunnen leggen aan de provincie Noord-Brabant over de verkregen middelen in het kader van het Bereikbaarheidsakkoord. Dit heeft ertoe geleid dat iedere gemeente uit de regio die een deel uitvoert van de bereikbaarheidsagenda middels een bijlage bij de jaarrekening verantwoording aflegt aan de gemeente Helmond. De gemeente Helmond kan vervolgens verantwoording afleggen aan de provincie op basis van deze bijlagen. Bij de controle van de bijlage en de daarin opgenomen bestedingen hebben wij geconstateerd dat de verantwoordingseisen in verhouding tot de omvang van de bestedingen en de materialiteit van de jaarrekening ondanks versoepeling nog steeds zwaar zijn. Zo dienen wij als

accountant voor ieder van de projecten minimaal één deelwaarneming te verrichten, terwijl in sommige gevallen de bestedingen minder zijn dan € 100.000. Wij adviseren het college nogmaals in overleg te treden met de provincie Noord-Brabant, en te bezien hoe de verantwoording en controle van het Bereikbaarheidsakkoord is te vereenvoudigen. Reactie college: Wij zullen dit oppakken met onze collega-gemeenten, onder andere gemeente Eindhoven en nogmaals in overleg gaan met de provincie. IT-omgeving  Wij hebben in het kader van de jaarrekeningcontrole nader gekeken naar de IT omgeving van de financiële administratie en uitkeringsadministratie. Overall bezien is onze conclusie dat de kwaliteit van de algemene IT-beheersmaatregelen in 2020 weliswaar is verbeterd, maar tegelijkertijd zien we ook dat de gemeente nog belangrijke stappen te zetten heeft. Om deze reden hebben wij een primair gegevensgerichte controleaanpak bij de jaarrekeningcontrole 2020 gehanteerd.  Door de tekortkomingen in de IT-beheersmaatregelen loopt uw gemeente een verhoogd risico op tekortkomingen in de geautomatiseerde gegevensverwerking die bijvoorbeeld kunnen resulteren in nietbetrouwbare data c.q. cijfers en een grote(re) impact kunnen hebben indien sprake is van cybersecurity incidenten. Het is belangrijk in 2021 op dit terrein een verdere doorontwikkeling en verbeterslagen te realiseren.

Reactie college: We hebben het afgelopen jaar al een aantal concrete stappen genomen tot het verder verbeteren en beveiligen van onze IT-omgeving. We zien dat we moeten gaan versnellen om te kunnen voldoen aan de toenemende beveiligingseisen en daarmee anticiperen op de groeiende dreiging van buitenaf. Inmiddels hebben wij in de 1e berap en in de voorjaarsnota middelen aangevraagd ter versterking van onze ITbeheersmaatregelen. Slotconclusie Op basis van bovenstaande opmerkingen/bevindingen en dit vergeleken met het verslag van vorig jaar, dan zien we dat veel zaken zijn opgepakt en verder verbeterd. Uiteraard pakken we de genoemde bevindingen zoals hiervoor beschreven voortvarend op. We zijn trots om u bijgevoegde jaarrekening aan te kunnen bieden met een positief resultaat en een goedkeurend oordeel voor zowel rechtmatigheid en getrouwheid van de accountant.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Helmond, mevr. P.J.M.G. Blanksma-van den Heuvel burgemeester

H.J. de Ruiter secretaris