(gewijzigd) RV 2026-021 Aanpassing vergaderwijze en wijziging verordeningen

(gewijzigd) Raadsvoorstel 2026-021 Vergadering 9 juni 2026 Onderwerp

:

Zaaknummer Dienst / afdeling

: :

Gemeenteraad

Aanpassingen vergaderwijze - 1e Wijziging Verordening op de raadscommissies Helmond, 1e Wijziging Reglement van orde gemeenteraad en 2 e Wijziging Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019 52867254 Raadsgriffie

Aan de gemeenteraad, Voorgesteld wordt: In te stemmen met de voorstellen ten aanzien van de 4 items zijnde: 1. Samenwerking met college en ambtelijke organisatie 2. In gesprek met inwoners, instellingen, bedrijven 3. Wensen voor efficiënter vergaderen 4. Werkvormen En vast te stellen: de 1e Wijziging van de Verordening op de raadscommissies Helmond (verder ‘VodR’), de 1e Wijziging van het Reglement van orde gemeenteraad (‘verder RvO’) en de 2 e Wijziging van de Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019. Samenvatting Het Fractievoorzittersoverleg heeft op 10 oktober 2023 besloten een Raadswerkgroep Vergaderwijze (verder RWG) in het leven te roepen die de vergaderwijze van commissies en raad in zijn geheel onder de loep diende te nemen. Deze RWG – bestaande uit de dames Spierings, Brugmans en Meulenbroek en de heren Mol en de Greef - is tussen 2023 en 2025 diverse keren bijeen geweest en heeft zich gebogen over een aantal uiteenlopende punten van verbetering. Het voorstel dat u nu wordt aangeboden behelst de verbetervoorstellen gedaan door de RWG Vergaderwijze in zijn Overdrachtsdocument van 13 mei 2025 (zie bijlage). Het Overdrachtsdocument is middels een Aanbiedingsbrief ter kennis gebracht van de gemeenteraad op 1 juli 2025 (zie bijlage).

Door het vroegtijdig aanbieden hebben alle fracties/partijen rekening kunnen houden met de voorgestelde nieuwe werkwijzen bij het werven van raads- en commissieleden c.q. het opstellen van de kandidatenlijsten voor de gemeenteraadsverkiezing in 2026. Uiteraard was dat onder voorbehoud dat de nieuwe raad, in een van haar eerste vergaderingen in 2026, de vergaderwijzen zou bevestigen. In de 2e helft van 2025 is door de Raadsgriffie op basis van het Overdrachtsdocument dit raadsvoorstel opgesteld, met de voorgestelde aanpassingen in de vergaderwijze. Tijdelijke raadswerkgroep Bij de behandeling van het raadsvoorstel ‘Aanpassingen Vergaderwijze en wijziging van de hiermee samenhangende verordeningen’ in de Adviescommissie Inwoners van 14 april jl. is een aantal discussiepunten naar voren gekomen. Omdat de standpunten niet eenduidig en niet uitgediscussieerd waren, heeft een Tijdelijke Raadswerkgroep Vergaderwijze – bestaande uit de dames Hendriks (GroenLinks-PvdA) en Spoek (FVD) en de heren Peters (CDA), De Ruijter (VVD), Vermulst (D66), Bladder (HH) en van der Burgt (LS) - hier nader naar gekeken en is tot een eindvoorstel gekomen. De wijzigingen zijn gemarkeerd Voorgaande besluitvorming Als onderdeel van zijn werkzaamheden en vooruitlopend op eventuele verbetervoorstellen, heeft de RWG geadviseerd om de in 2023 opgestelde, geactualiseerde conceptverordeningen, vast te stellen.

Op 12 maart 2024 zijn de raadsvoorstellen (RV016) voor een gewijzigd Reglement van Orde raad en een gewijzigde Verordening op de raadscommissies Helmond (geamendeerd) vastgesteld door de gemeenteraad.

1

Waarom Het Fractievoorzittersoverleg vond het wenselijk om integraal te kijken naar de vergaderwijzen en mogelijke verbeterpunten. Het FVO heeft een RWG gevraagd hier naar te kijken. Dit raadsvoorstel beoogt de door de RWG voorgestelde verbeteringen van de vergaderwijze van raads- en commissievergaderingen, vast te leggen. Argumenten a. De opbouw van het Overdrachtsdocument is gebaseerd op een 4-tal items. Deze opbouw hanteren we ook in dit raadsvoorstel. Voor de uitgebreide onderbouwing verwijzen we naar het Overdrachtsdocument. Hieronder volgen met name de concrete maatregelen/voorstellen. Het betreft deels organisatorische afspraken die met het college gemaakt zijn/worden. Waar nodig dan wel wenselijk zijn voorstellen uitgewerkt in aanpassingen van de VodR, het RvO en in een enkel geval de Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019. b. Door de afspraken en het wijzigen van een aantal regels, krijgt de raad meer sturing op het besluitvormingsproces en zal het debat in commissie en raad verbeterd kunnen worden. Ook de voorbereiding van de vergaderingen kan door wijziging van een aantal regels verbeterd c.q. efficiënter worden. De 4 items 1. Samenwerking met college en ambtelijke organisatie 2. In gesprek met inwoners, instellingen, bedrijven 3. Wensen voor efficiënter vergaderen 4. Nieuwe werkvormen 1.

Samenwerking met college en ambtelijke organisatie - De inmiddels begin 2025 ingevoerde LTA wordt twee keer per jaar - bij de 1e en 2e Bestuursrapportage – ter kennisneming aan de raad voorgelegd via de zogenaamde Voortgangsrapportage Majeure Projecten (waarbij de raad onderwerpen kan toevoegen of eventueel afvoeren). - Daarnaast kan de raad tussentijds verzoeken, via de Agendacommissie, onderwerpen op te nemen middels een agenderingsverzoek. - Aan de Agendacommissie kunnen door fracties verzoeken gedaan worden om, met name in de fase van de beeldvorming, een extra processtap in te bouwen waarbij een bepaalde werkvorm wordt toegevoegd (zie onder item 4.). - Het college wordt gevraagd het instrument van de startnotitie te gaan hanteren bij alle majeure (strategische) projecten. Deze notitie wordt opiniërend besproken met de raad. In de startnotitie worden de volgende zaken opgenomen: o het onderwerp o de kernpunten van het vraagstuk o de mogelijke beleidsopties en scenario’s (op hoofdlijnen) o het te doorlopen proces (incl.

participatie) met relevante data o het betrekken/informeren van de raad - De Agendacommissie krijgt de bevoegdheid om raadsvoorstellen/-besluiten en commissiestukken, na besluitvorming in het college, terug te leggen bij het college, als de raad tijdens de beeldvorming niet volgens de wensen voldoende is betrokken en/of de raadsstukken niet voldoende compleet zijn. Voorgesteld wordt artikel 6, derde lid, onder a. van het RvO hierop aan te passen. Overigens mist de Agendacommissie momenteel de mogelijkheid om de gemeentesecretaris als adviseur uit te nodigen voor een vergadering. Voorgesteld wordt derhalve artikel 6, vijfde lid hierop aan te passen. - In het kader van de zogenaamde ‘Poortwachtersfunctie’ is in 2024 afgesproken dat de Raadsgriffie door de ambtelijke organisatie wordt betrokken bij relevante voorstellen m.b.t. het proces en de duidelijkheid en compleetheid van de stukken. De Raadsgriffie moet eveneens de bevoegdheid krijgen om raadsvoorstellen/-besluiten en commissiestukken, na besluitvorming in het college, terug te leggen bij college/organisatie, als de raad onvoldoende procesmatig wordt betrokken en/of de raadsstukken incompleet of onduidelijk zijn. Voorgesteld wordt artikel 3 RvO hierop aan te passen.

- De mogelijkheid wordt gecreëerd dat raads- en commissieleden over raadsvoorstellen/-besluiten en commissiestukken mondeling technische vragen kunnen stellen aan ambtelijke opstellers van stukken. Vanwege de transparantie naar zowel raad als college, is het zaak dat vragen en antwoorden genoteerd worden. (Voorafgaand aan het mondeling overleg reikt het raads- of commissielid de vragen schriftelijk aan; de opsteller van het stuk noteert de antwoorden en evt. vervolgvragen en antwoorden.) Voorgesteld wordt aan de Verordening van de gemeenteraad van de gemeente 2

Helmond houdende regels omtrent Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019, een nieuw artikel 2a toe te voegen. 2. In gesprek met inwoners, instellingen, bedrijven - Inwoners, instellingen, bedrijven kunnen inspreken in zowel in de Opiniecommissie, de Adviescommissie en de gemeenteraad. In de fase van commissiebehandeling zijn fracties de raadsstukken nog aan het wegen. Inspreken op deze momenten biedt de meeste kans dat de bijdrage van een inspreker mee wordt genomen. De Griffie zal dit in de communicatie hierover benadrukken. Hoewel een raadsvergadering het eindstadium van het besluitvormingsproces is en fracties vaak hun standpunt hebben ingenomen, wordt ervoor gekozen om het democratisch recht om tijdens de raadsvergadering in te spreken en de raad aan te kunnen spreken, overeind te houden; ook t.a.v. ingekomen stukken. Wel zal het uiterlijke aanmeldmoment aangepast worden, van ‘uiterlijk op de dag van de vergadering vóór 14.00 uur’ in ‘uiterlijk op de dag vóór de vergadering vóór 14.00 uur’. De Verordening op de raadscommissies zal op dezelfde manier gewijzigd worden. - Een nieuwe werkvorm wordt geïntroduceerd om in contact te kunnen treden met burgers, de ‘Technische Informatie- en Ontmoetingsavond’. Daarbij worden één of meerdere raadsstukken ambtelijk toegelicht.

Raads- en commissieleden kunnen technische vragen stellen Burgers worden uitgenodigd om over de betreffende onderwerpen in te spreken. Zie voorgesteld artikel 1 en 26 VodR. 3. Wensen voor efficiënter vergaderen - Gelet op de veelheid aan bijeenkomsten en ook de nieuw werkvormen (zie onder 4.), is het nodig om meer flexibiliteit m.b.t. de vergadertijden af te spreken. Voorgesteld wordt de mogelijkheid op te nemen de vergaderingen op dinsdag te vervroegen - de Agendacommissie kan bepalen dat een vergadering om 18.30 uur aanvangt en in uitzonderlijke gevallen eerder - met eventueel een dinerpauze (wijziging artikel 8, lid 2 VodR). Incidenteel kan gebruik gemaakt worden van een donderdagavond. Het Fractievoorzittersoverleg dat het vergaderschema van de gemeenteraad vaststelt, dient hiermee rekening te houden. - Voorgesteld wordt een vormvrije invulling van de vergaderavonden in te voeren. Dus niet meer gebaseerd op de chronologie Podiumbijeenkomst, Opiniecommissie, Adviescommissie, raad. Tezamen met de voorgestelde uitbreiding van werkvormen (item 4.), wordt gekozen voor hybride vergaderavonden. Tevens wordt voorgesteld de strikte scheiding tussen inwonersonderwerpen en omgevingsonderwerpen los te laten, waarbij gestreefd zal worden 2 evenwichtige agenda’s in een Commissie A en een Commissie B samen te stellen (wijziging artikel 2 VodR).

Raads- en commissieleden kunnen naar behoefte blijven wisselen tussen de commissies. Dat vraagt om een parallelle tijdsplanning. Er wordt rekening gehouden met het feit dat een portefeuillehouder zich niet kan splitsen. Het maken van de agenda’s is de verantwoordelijkheid van de Agendacommissie. - Om de raads- en commissievergaderingen efficiënter te maken en beter te kunnen voorbereiden, wordt voorgesteld de regels over een aantal uiteenlopende kleinere praktische onderwerpen aan te passen. Verordening op de Raadscommissies: • Om de vergaderplanning zoveel mogelijk intact te laten, wordt voorgesteld om een raadsvoorstel dat als hamerstuk door de Agendacommissie wordt voorgesteld en dat bij de agendavaststelling als spreekstuk wordt opgenomen in de agenda, na het laatste agendapunt te behandelen. (artikel 9, lid 2) • De termijn tussen agendering van een agenderingsverzoek van één of meer fracties door de Agendacommissie en het bespreken van het verzoek in de commissie is erg kort, doorgaans 2 weken slechts. Voor het college/de organisatie is er dan geen goede mogelijkheid te reageren op een verzoek. Voorgesteld wordt de termijn te verlengen. Daarnaast is het proces verduidelijkt.

De Agendacommissie beoordeelt niet de inhoud van het verzoek, maar enkel de compleetheid van de motivering (artikel 9, lid 5) • Technische vragen dienen uiterlijk om 10.00 uur een dag vóór de vergadering (i.p.v. tenminste 48 uur voorafgaand aan de vergadering) door de fractie bij de griffie te worden ingediend. (artikel 14, lid 5) • Technische vragen worden – t.b.v. de voorbereiding van de commissievergadering - binnen 2 werkdagen beantwoord (tenzij de portefeuillehouder binnen die termijn gemotiveerd aangeeft dat dit niet mogelijk is). (artikel 14, lid 7) • Een (PowerPoint)presentatie wordt niet steeds gepresenteerd in de Opiniecommissie. De presentatie moet toegevoegde waarde hebben (iets nieuws brengen) ten aanzien van de aangereikte dossierstukken. Als dat niet zo is, b.v. omdat het enkel een samenvatting is van het dossier, wordt de presentatie wel gedeeld in Notubox, maar niet gepresenteerd in de 3

• •

•

commissievergadering. De commissievoorzitter beoordeelt dit. De commissie kan over de presentatie wel een verhelderende vraag stellen. (artikel 14, lid 8) Bij de behandeling van een raadsvoorstel in de commissie, wordt de ruimte geboden om moties en amendementen te bespreken, als fracties voornemens zijn deze in te dienen. (artikel 17, lid 7) Het college krijgt de mogelijkheid om een korte schorsing (maximaal 3 minuten) te vragen om voor een korte, bondige beantwoording zorg te dragen; integraal en niet per fractie. (artikel 17, lid 8). Dit is vanaf de zomer 2025 als pilot ingevoerd. Er wordt zo nu en dan gebruik van gemaakt en daarmee voorziet het in een behoefte. Het lijkt er ook op dat het bestaan van deze mogelijkheid al leidt tot een bondigere en integralere bijdrage van de portefeuillehouder. De behandeling van het onderwerp niet uit laten lopen maar de behandeling beëindigen als de ingeplande tijd verstreken is. Daarbij hanteren we een bandbreedte van 10 of 15 minuten per onderwerp te bepalen door de commissievoorzitter. (artikel 17, lid 9). Ook dit is als pilot vanaf de zomer 2025 uitgeprobeerd. Het heeft nog niet geleid tot beëindiging van een bespreking. De meeste besprekingen zijn of binnen de tijd dan wel lopen slechts beperkt uit. Toch lijkt het verstandig de mogelijkheid in de verordening op te nemen als een soort stok achter de deur.

Reglement van orde gemeenteraad: • Voor de voorbereiding (voor raad, college en Griffie) is het wenselijk om amendementen, moties en moties vreemd minstens 48 uur voor aanvang van de vergadering aan te kondigen met vermelding van het onderwerp en de strekking. Uiteraard blijft het mogelijk amendementen, moties en moties vreemd, ook nog ter vergadering in te dienen (artikelen 34, lid 1 en 35, lid 1) • Voorgesteld wordt een motie vreemd aan de orde van de dag gesplitst te behandelen om beter weloverwogen besluiten te kunnen nemen, tenzij deze actueel en urgent is. Voortaan vindt indiening en discussie plaats in de (eerste) raadsvergadering en in de daaropvolgende vergadering pas besluitvorming. (artikel 35, lid 4) Het verdient de voorkeur dat een motie door meerdere fracties wordt ingediend.* • Het is wenselijk dat, teneinde een kwalitatief goed antwoord te krijgen, een vraag voor het vragenhalfuur, uiterlijk om 17.00 uur de dag voorafgaand aan de dag van de vergadering ingediend wordt. Een uitzondering – ter beoordeling van de voorzitter van de raad - wordt gemaakt voor een urgente kwestie. (artikel 41, lid 2) • Het is wenselijk om meer duidelijkheid te verschaffen over de tijdige aanwezigheid bij besloten vergaderingen. Raadsleden en eventuele andere deelnemers dienen bij een besloten vergadering tijdig aanwezig te zijn.

Er staat geen sanctie op te laat ter vergadering komen, maar de reden van beslotenheid wordt niet nogmaals toegelicht. De argumentatie daarvoor kan achteraf via de Raadsgriffier of de besluitenlijst opgevraagd worden, maar dit doet niets af aan het besluit om besloten te vergaderen. (artikel 43a) 4. Nieuwe werkvormen - De RWG heeft gekeken naar andere werkvormen waardoor betere informatieverstrekking of informatie ophalen, m.n. in een vroegtijdig stadium, kan plaatsvinden. Deze werkvormen zijn een aanvulling op de door de raad geïnitieerde en georganiseerde Podiumbijeenkomst en Hoorzitting en de door het college van B. en W. georganiseerde Raadsinformatiebijeenkomsten. De Agendacommissie stelt de agenda’s van de vergaderavonden vast met de behandeltijden. Voorgesteld wordt de volgende nieuwe werkvormen te introduceren: • De Technische Informatiebijeenkomst (als voorbeeld de APV-bijeenkomsten). Een of meerdere raadsstukken worden ambtelijk toegelicht, ter voorbereiding op een commissievergadering. Raads- en commissieleden kunnen technische vragen stellen. Dit is wellicht ook geschikt voor de technische vragen aangaande de begrotingsstukken; • De Expertmeeting. Er worden 1 of meerdere deskundigen op een bepaald onderwerp uitgenodigd. Raads- en commissieleden kunnen vragen stellen; • Het Werkbezoek.

Raads- en commissieleden bezoeken een bedrijf, instelling, organisatie of andere gemeente m.b.t. een bepaald thema’s; • Het Helmonds Kwartiertje. Raads- en commissieleden kunnen in een commissievergadering een tevoren ingestuurde, technische vraag stellen aan een aanwezige portefeuillehouder over een actueel onderwerp, vervolgd door één aanvullende vraag; • De Benen-op-tafelsessie. Vrij en open gesprek met het college om helderheid over een bepaalde problematiek te krijgen. Eventueel kunnen externen gevraagd worden; • Het Statistisch Onderzoek d.m.v. een enquête of digi-panel over een vraag waarover je een mening van inwoners, bedrijven of instellingen wilt weten; 4

•

Het Bijpraatmoment Fractie. Op uitnodiging van de fractie komt een portefeuillehouder de fractie bijpraten over een bepaald onderwerp. Artikel 26 VodR wordt hierop aangepast. De Agendacommissie bepaalt per keer de tijd die voor een bepaalde werkvorm nodig is bij het vaststellen van de conceptagenda’s van de vergaderavonden. Voor zover een werkvorm niet in de openbaarheid plaatsvindt – b.v. de Benen-op-tafelsessie – zij opgemerkt dat dit niet betekent dat een onderwerp niet meer in de openbaarheid aan de orde gaat komen. Het is een van de instrumenten in de fase van de beeldvorming en er altijd een vervolg met openbare bijeenkomsten voor beeld- en of oordeelsvorming. Daarnaast zij vermeld dat de raad of fracties daarover ook zelf voorstellen kunnen doen aan de Agendacommissie, oftewel zelf invulling kunnen geven aan de behandeling van de onderwerpen van de Lange Termijn Agenda (LTA). Kanttekeningen en risico’s De regels dienen voldoende kenbaar te zijn voor de raads- en commissieleden. Behalve de bespreking in commissie en raad en de vaststelling ervan, zal bij de voorbereiding van de vergaderingen en door de (commissie-)voorzitters hier de nodige aandacht aan besteed moeten worden. Het raadsvoorstel en de wijzigingen van het reglement en de verordeningen zijn getoetst door het Team Juridische Zaken. Financiën Er zijn geen financiële consequenties.

Participatie Is niet aan de orde. Wel zijn de regels voor het inspreken gewijzigd. Communicatie Is niet aan de orde. Zie onder Kantekeningen en risico’s. Uitvoering en tijdspad Na de officiële (wettelijk verplichte) bekendmaking treden de regels in werking. De nieuwe vergaderregels/-wijze zullen na 2 jaar worden geëvalueerd. Het is belangrijk om de nodige tijd te nemen om met het nieuwe vergadersysteem te werken en eraan te wennen. Werkende weg zijn aanpassingen uiteraard altijd mogelijk bij onvrede, onduidelijkheid e.d. De Tijdelijke Raadswerkgroep Vergaderwijze zal de evaluatie begeleiden. Procesinformatie en overige raadsinformatie Beide verordeningen zijn eerder integraal geactualiseerd op 12 maart 2024 (RV016). De RWG heeft een groot aantal suggesties en ideeën als opties in haar Bespreeknotitie van 27 februari 2025 opgenomen. Dat ging over het vergaderen, de organisatie ervan, het functioneren van de raad of de relatie/samenwerking met de rest van de gemeentelijke organisatie. Op basis van deze Bespreeknotitie is de RWG met de raad opiniërend in gesprek gegaan over de vraag welke aanpassingen van de vergaderregels- en afspraken nodig zijn, hoe zouden we de vergaderwijze moeten verbeteren, wat is nodig om de voorbereiding op vergaderingen beter te maken. Dat gesprek vond op 1 april 2025 plaats, met behulp van vragen via Mentimeter.

Op basis van de in deze bijeenkomst geleverde input, heeft de RWG het Overdrachtsdocument opgesteld.

de voorzitter mr. S.C.C.M. Potters

de secretaris drs. G.J. de Graaf.

Bijlagen: - Overdrachtsdocument d.d. 13 mei 2025 - Aanbiedingsbrief RWG Vergaderwijze d.d.16 juni 2025 (A16) - Aanbiedingsbrief Tijdelijke RWG Vergaderwijze d.d. 22 mei 2026

5

Raadsbesluit 2026-021 Vergadering 9 juni 2026

Gemeenteraad

1e Wijziging Verordening op de raadscommissies Helmond, 1e Wijziging Reglement van orde gemeenteraad en 2e Wijziging Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019 De raad van de gemeente Helmond; gelezen het voorstel van de Raadswerkgroep Vergaderwijze en de Tijdelijke Raadswerkgroep Vergaderwijze; gelet op het bepaalde in artikel 82 van de Gemeentewet; besluit:

A.

I.

In te stemmen met de voorstellen ten aanzien van de 4 items zijnde: 1. Samenwerking met college en ambtelijke organisatie 2. In gesprek met inwoners, instellingen, bedrijven 3. Wensen voor efficiënter vergaderen 4. Werkvormen

II.

De Verordening op de raadscommissies Helmond 2024 als volgt te wijzigen: Artikel 1, sub m. komt als volgt te luiden:

m. Podiumbijeenkomst: commissiebijeenkomst georganiseerd door de raad bedoeld om informatie op te halen bij o.a. professionals, bedrijven, instellingen, gemeenten, bewoners of met hen ervaringen uit te wisselen, waardoor de raad in een vroeg stadium van het beleidsproces een beeld kan vormen en beleid kan (laten) ontwikkelen dat op enig moment kan leiden tot een kaderstellend raadsbesluit. In deze bijeenkomst wordt niet met elkaar een (politiek) debat gevoerd, maar enkel informatie uitgewisseld. Op basis van de LTA wordt (maximaal) 4x per jaar een Podiumbijeenkomst georganiseerd; B. Onder vervanging van de punt aan het einde van sub n, door een puntkomma, worden de sub’s o tot en met w toegevoegd, die als volgt komen te luiden. o. Raadsinformatiebijeenkomst: bijeenkomst georganiseerd door het college bedoeld om raads- en commissieleden te informeren over onderwerpen die actueel zijn en/of belangrijk voor toekomstige besluitvorming in de raad. Tijdens de bijeenkomst kunnen collegeleden, ambtenaren of experts, informatie verstrekken en raadsleden in staat stellen zich een compleet beeld te vormen van een bepaald onderwerp. Bij deze bijeenkomst kan niet worden ingesproken; p. Technische Informatiebijeenkomst: bijeenkomst waarbij een of meerdere raadsstukken ambtelijk worden toegelicht, ter voorbereiding op een commissievergadering.

Raads- en commissieleden kunnen technische vragen stellen; q. Expertmeeting: bijeenkomst waarbij 1 of meerdere deskundigen op een bepaald onderwerp worden uitgenodigd. Raads- en commissieleden kunnen vragen stellen; r. Werkbezoek: bezoek van raads- en commissieleden aan een bedrijf, instelling, organisatie of andere gemeente m.b.t. een bepaald thema’s; s. Helmonds Kwartiertje: Werkvorm waarbij raads- en commissieleden in een commissievergadering een tevoren – uiterlijk de dag voor de vergadering 17.00 uur - ingestuurde, technische vraag stellen aan een aanwezige portefeuillehouder over een actueel onderwerp. Na beantwoording mag één aanvullende vraag gesteld worden; t. Benen-op-tafelsessie: Vrij en open gesprek met het college om helderheid over een bepaalde problematiek te krijgen. Eventueel kunnen externen gevraagd worden; 6

u. Statistisch Onderzoek: werkvorm waarbij een enquête of digi-panel over een bepaald vraagstuk wordt gehouden met als doel de mening van inwoners, bedrijven of instellingen te vernemen; v. Bijpraatmoment Fractie: op uitnodiging van de fractie komt een portefeuillehouder de fractie bijpraten over een bepaald onderwerp. w. Technische Informatie- en Ontmoetingsbijeenkomst: bijeenkomst om in contact te kunnen treden met burgers, waarbij één of meerdere raadsstukken ambtelijk toegelicht worden. Raads- en commissieleden kunnen technische vragen stellen. Burgers worden uitgenodigd om over de betreffende onderwerpen in te spreken. C.

Artikel 2 komt als volgt te luiden:

1. Er is een 2-tal commissies: A en B. Deze commissie vergaderen parallel volgens het vergaderschema dat door het Fractievoorzittersoverleg wordt vastgesteld. 2. In deze 2 commissies kunnen zowel opiniërende en adviserende onderwerpen aan de orde komen. Daarnaast kunnen in deze commissies bijeenkomsten als bedoeld in artikel 26 gepland worden. 3. De Agendacommissie bepaalt welke onderwerpen in welke commissievergadering aan de orde gesteld worden. 4. Naast de commissies genoemd in het eerste lid, kent de raad ook commissies in de vorm van Podiumbijeenkomsten en Klankbordgroepen. Deze staan onder het voorzitterschap van één van de commissievoorzitters of een ander aangewezen raadslid. Deze commissies worden beschouwd als raadscommissie op grond van artikel 82 van de Gemeentewet. D.

Artikel 8, lid 2 komt als volgt te luiden:

2. Vergaderingen vangen in beginsel aan om 19.30 uur. De Agendacommissie kan bepalen dat een vergadering om 18.30 uur aanvangt. In uitzonderlijk gevallen kan de Agendacommissie bepalen dat een vergadering eerder dan 18.30 uur aanvangt, maar niet eerder dan 17.00 uur. E.

Artikel 9, lid 2 komt als volgt te luiden:

2. Op de voorlopige agenda kunnen raadsvoorstellen als hamerstuk worden geplaatst. De commissievoorzitter vraagt tijdens de commissievergadering of ingestemd kan worden met de conceptagenda met inbegrip van de raadsvoorstellen die als hamerstuk zijn opgenomen. Indien een fractie een raadsvoorstel wel in de commissie wil bespreken, wordt dit 48 uur voor de vergadering aan de griffie aangegeven. Een hamerstuk wordt niet besproken en wordt als hamerstuk op de concept raadsagenda geplaatst, tenzij een fractie aangeeft dit alsnog te willen bespreken. De conceptagenda is vastgesteld als minimaal de helft van de in de vergadering aanwezige commissieleden daarmee instemt. Een raadsvoorstel dat als hamerstuk wordt voorgesteld en dat bij de agendavaststelling als spreekstuk worden opgenomen in de agenda, wordt na het laatste agendapunt behandeld. F.

Artikel 9, lid 5 komt als volgt te luiden

5. Zowel de commissieleden, als het college, kunnen op eigen initiatief de Agendacommissie verzoeken een of meerdere onderwerpen op de agenda van een raadscommissie te plaatsen. Voor een dergelijk verzoek wordt de format ‘Agenderingsverzoek fractie(s)’ gehanteerd. Het verzoek wordt voorzien van een motivering en schriftelijk bij de agendacommissie ingediend waarin in ieder geval wordt aangegeven de probleemstelling, de aanleiding en het gevraagde. De Agendacommissie toetst de compleetheid van de motivering. Het verzoek van commissieleden wordt na een positieve toetsing, door de Agendacommissie doorgeleid naar het college voor een schriftelijke reactie. Het college reageert middels de aangereikte format. Agendering van het verzoek en de collegereactie daarop, volgt in beginsel in de daaropvolgende cyclus dan wel in de cyclus erna. Mocht het college meer tijd nodig hebben voor een reactie, dan kan hij verzoeken de agendering nog één cyclus uit te stellen. De Agendacommissie beslist over zo’n verzoek. G.

Artikel 14, lid 5, eerste zin, komt als volgt te luiden:

5. Technische vragen dienen uiterlijk om 10.00 uur een dag vóór de vergadering door de fractie bij de griffie te worden ingediend. 7

H.

Artikel 14, lid 7, komt als volgt te luiden:

7. Technische vragen worden binnen 2 werkdagen beantwoord, tenzij de portefeuillehouder binnen die termijn gemotiveerd aangeeft dat dit niet mogelijk is en aangeeft wanneer ze wel beantwoord worden. Uitgangspunt is dat technische vragen zoveel mogelijk voorafgaand aan de vergadering worden beantwoord. Technische vragen gesteld tijdens de behandeling, worden nadien binnen 5 werkdagen schriftelijk beantwoord. I.

Artikel 14, lid 8, komt als volgt te luiden:

8. Ter ondersteuning van een stuk dat opiniërend wordt besproken kan door of namens het college een presentatie worden gegeven. Een (PowerPoint)presentatie wordt niet steeds gepresenteerd in de Opiniecommissie. De presentatie moet toegevoegde waarde hebben (iets nieuws brengen) ten aanzien van de aangereikte dossierstukken. Als dat niet zo is, wordt de presentatie wel gedeeld in het raadsinformatiesysteem, maar niet gepresenteerd in de commissievergadering. De commissievoorzitter beoordeelt dit. De commissie kan over de presentatie wel een verhelderende vraag stellen. Een presentatie duurt maximaal 10 minuten. In overleg met de voorzitter kan hiervan gemotiveerd afgeweken worden. Commissieleden nemen hun vragen over de presentatie mee naar de 1e termijn van de behandeling. J.

Artikel 15, lid 2, eerste zin, komt als volgt te luiden:

2. Een burger die gebruik wenst te maken van het inspreekrecht, dient dit uiterlijk op de dag vóór de vergadering vóór 14.00 uur te melden bij de commissiegriffier. K. Aan artikel 17 worden 3 leden (7 t/m 9) toegevoegd die als volgt komen te luiden: 7. Bij de behandeling van een raadsvoorstel in de commissie, wordt de ruimte geboden om moties en amendementen te bespreken, als fracties voornemens zijn deze in te dienen. 8. Het college kan een korte schorsing (maximaal 3 minuten) vragen om voor een korte, bondige beantwoording zorg te dragen; integraal en niet per fractie. Indien meer tijd nodig is beslist de voorzitter daarover. 9. De behandeling van een agendapunt wordt beëindigd als de ingeplande tijd verstreken is. Daarbij hanteren we een bandbreedte van 10 of 15 minuten per onderwerp, zodat een agendapunt niet rigoureus beëindigd wordt, als dit een goede bespreking heeft. De commissievoorzitter bepaalt de bandbreedte. L.

Artikel 26 komt als volgt te luiden:

1. Ten behoeve van de beeldvorming door de raads- en commissieleden kunnen de volgende, in artikel 1 omschreven, beeldvormende bijeenkomsten en werkvormen gehanteerd worden: • De Podiumbijeenkomst; • De Hoorzitting; • De Raadsinformatiebijeenkomst; • De Technische Informatiebijeenkomst; • De Expertmeeting; • Het Werkbezoek; • Het Helmonds Kwartiertje; • De Benen-op-tafelsessie; • Het Statistisch Onderzoek; • Het Bijpraatmoment Fractie; • De Technische Informatie- en Ontmoetingsavond’ 2. Een verzoek om een bijeenkomst te plannen of werkvorm te hanteren kan worden gedaan door een raadscommissie, door een fractie of door het college. De Agendacommissie beslist over het verzoek en bepaalt bij het vaststellen van de conceptagenda’s van de vergaderavonden de tijd die voor een bijeenkomst of werkvorm nodig is. De Agendacommissie geleidt het verzoek voor het organiseren door naar het college voor wat betreft de Raadsinformatiebijeenkomst, de Technische Informatiebijeenkomst, de Technische Informatie- en Ontmoetingsavond en het Statistisch Onderzoek en voor de overige bijeenkomsten en werkvormen naar de Griffie. 8

3.Bijeenkomsten als bedoeld in het eerste lid worden opgenomen in het vergaderschema van de raad in het raadsinformatiesysteem en, als dat aan de orde is, in de agenda van een raadscommissie. III. Het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2024 als volgt te wijzigen: A. Aan artikel 3 wordt een vierde lid toegevoegd, dat als volgt komt te luiden: 4. De Griffie kan raadsvoorstellen/-besluiten en commissiestukken, na besluitvorming in het college, terug leggen bij college/organisatie, als naar haar oordeel de raad onvoldoende procesmatig wordt betrokken en/of de raadsstukken incompleet of onduidelijk zijn. B. Artikel 6, lid 3, onder a. komt als volgt te luiden: a. het toetsen van voorstellen op raadsrijpheid. De Agendacommissie kan raadsvoorstellen/besluiten en commissiestukken, na besluitvorming in het college, terug leggen bij het college, als de raad naar het oordeel van de Agendacommissie tijdens de beeldvormende fase niet volgens de wensen voldoende is betrokken en/of de raadsstukken niet voldoende compleet zijn. C.

Artikel 6, lid 5, komt als volgt te luiden:

5. De voorzitter van de raad is vaste adviseur van de agendacommissie en wordt voor elke vergadering uitgenodigd. De gemeentesecretaris kan door de agendacommissie voor een vergadering worden uitgenodigd. D.

Artikel 18, lid 3, komt als volgt te luiden:

3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, dient dit uiterlijk op de dag vóór de vergadering vóór 14.00 uur te melden bij de griffier. E.

Artikel 34, lid 1, komt als volgt te luiden:

1. Ieder lid kan tot het sluiten van de beraadslagingen amendementen indienen. Er kan alleen beraadslaagd worden over amendementen die ingediend zijn door leden, die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn. Een amendement wordt minstens 48 uur voor aanvang van de vergadering aangekondigd met vermelding van het onderwerp. Dit laat onverlet dat amendementen ook nog ter vergadering ingediend kunnen worden. F.

Artikel 35, lid 1, komt als volgt te luiden:

1. Ieder lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie wordt minstens 48 uur voor aanvang van de vergadering aangekondigd met vermelding van het onderwerp. Dit laat onverlet dat moties ook nog ter vergadering ingediend kunnen worden. G.

Artikel 35, lid 4, komt als volgt te luiden:

4. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp (motie vreemd) vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld. De motie wordt gesplitst behandeld, tenzij deze actueel en urgent is. Indiening en discussie vinden plaats in de (eerste) raadsvergadering en in de daaropvolgende vergadering de besluitvorming. (Toelichting RV 2026-021 *) H.

Artikel 41, lid 2, komt als volgt te luiden:

2. Het lid dat tijdens het vragenhalfuur vragen wil stellen, zend de vragen uiterlijk om 17.00 uur de dag voorafgaand aan de dag van de vergadering, aan de voorzitter. Van deze termijn zijn urgente kwestie uitgezonderd, dit ter beoordeling door de voorzitter. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende 9

nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de raadsvergadering van die dag aan de orde komt. I.

Na artikel 43 wordt een nieuw artikel 43a ingevoegd, dat als volgt komt te luiden:

43a Raadsleden en eventuele andere deelnemers dienen bij een besloten vergadering tijdig – dus bij aanvang van de vergadering - aanwezig te zijn. Indien een raadslid of andere deelnemer onverhoopt te laat ter vergadering komt, wordt de reden van beslotenheid niet nogmaals toegelicht. Dit doet niets af aan het besluit om besloten te vergaderen. IV. De Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019 als volgt te wijzigen: A. Na artikel 2 wordt een nieuw artikel 2a toegevoegd, dat komt te luiden: 2a. Raadsleden kunnen over raadsvoorstellen/-besluiten en commissiestukken mondeling technische vragen stellen aan ambtelijke opstellers van stukken. Vragen en antwoorden worden genoteerd en voor iedereen beschikbaar gesteld. Voorafgaand aan het mondeling overleg reikt het raadslid de vragen schriftelijk aan; de opsteller van het stuk noteert de antwoorden en eventuele vervolgvragen met de antwoorden. V. Dit wijzigingsbesluit op de dag na bekendmaking in werking te laten treden. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 9 juni 2026. De raad voornoemd, de voorzitter,

de griffier,

10