E2 VNG 2023-019 uitnodiging alv

Aan de leden

Datum

17 mei 2023 Ons kenmerk

U202300358 Lbr. 23/019 Telefoon

0703738393 Bijlage(n)

Onderwerp

Uitnodiging ALV 14 juni 2013

Geachte leden van college en gemeenteraad, Hierbij ontvangt u de agenda en stukken voor onze Algemene Leden Vergadering (ALV) van woensdag 14 juni 2023, 11.30-13.00 uur. Met de ledenbrief van 26 april 2023 ‘Voorbereiding ALV 14 juni 2023 en VNG Verenigingsstrategie 2030’ ontving u eerder de concept-agenda voor de ALV. Deze ALV maakt deel uit van het tweedaagse VNG Jaarcongres op 13 en 14 juni 2023. Meer informatie over het VNG Congres vindt u hier: https://www.vngjaarcongres.nl U bent van harte welkom bij deze ALV bij Martiniplaza in Groningen. In deze ledenbrief geven wij u een toelichting op: - Agenda en stukken voor deze ALV (zie de bijlagen voor de volledige agenda en stukken) - De besluitvormingsprocedure: indienen van amendementen en moties, de stemprocedure en de mogelijkheid tot inspreken U kunt statutair tot uiterlijk donderdag 1 juni a.s. amendementen op voorstellen indienen. Wij vragen u nadrukkelijk om ook eventuele moties uiterlijk op deze datum in te dienen, zodat het VNG-bestuur tijdig preadviezen kan vaststellen en de leden hun standpuntbepaling kunnen voorbereiden. Wij zijn u daarvoor bij voorbaat dankbaar en u kunt voor vragen hierover altijd contact opnemen met de VNG-medewerkers. Indienen amendementen en moties - Amendementen en moties kunt u indienen via e-mail: motiealv@vng.nl - Informatie over de procedure rond indiening en ondertekening vindt u hier.

- Moties en amendementen worden behandeld bij het betreffende agendapunt of de rondvraag.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl

vng.nl

Agenda en stukken ALV Agenda ALV De ALV start om 11.30 uur met de volgende agenda. In de bijlage ontvangt u per agendapunt een korte toelichting.

1. 2. 3. 4. 5.

Opening Benoeming van de notulencommissie ALV 14 juni 2023 Vaststelling notulen Najaars ALV 2 december 2022 Mededelingen Jaarverslag 2022, inclusief Financieel Jaarverslag en verantwoording over het Fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) 6. Voorstellen inzet en financiën VNG 2024 a. Contributievoorstel VNG b. Kadernota 2024 met ambities voor beleidsinzet en inzet op gebied GGU c. De totale GGU-begroting 2024 en financiële bijdrage Fonds GGU (inclusief 5 proposities) 7. Stand van zaken actuele trajecten a. Meerjarig financieel perspectief financiën gemeenten b. Principeakkoord Hervormingsagenda Jeugd c. Verhoogde rijksdoelstelling voor CO2-reductie d. Asielzaken 8. Verantwoording uitvoering moties 9. Invulling vacatures in VNG-bestuur en -commissies 10. Verenigingsstrategie 2030 11. Rondvraag/WVTTK 12. Sluiting en aankondiging locatie VNG Congres 2024

Tijdpad voorbereiding ALV 14 juni 2023 Het tijdpad richting de ALV van 14 juni ziet er als volgt uit: - 17 mei (woensdag): Verzending ALV-voorstellen aan de leden - 1 juni (donderdag): Deadline indiening amendementen (statutaire termijn) en moties (dringend verzoek van VNG-bestuur aan de leden) -

2 juni (vrijdag): VNG-bestuur stelt preadviezen vast over moties en amendementen Zo spoedig mogelijk: Toezending moties, amendementen en preadviezen aan de leden

-

14 juni (woensdag): ALV

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

2/5

Besluitvormingsprocedure Indienen amendementen en moties Aanbevelingen werkgroep ‘Anders communiceren over moties’ In de ledenbrief van 26 april 2023 ‘Voorbereiding ALV 14 juni 2023 en VNG Verenigingsstrategie 2030’ hebben wij u eerder uw aandacht gevraagd voor de aanbevelingen van de werkgroep ‘Anders communiceren over moties’. Aanleiding hiervoor was het complexe en omvangrijke bouwwerk van circa 50 aangenomen en aangehouden moties dat in de periode tot juni 2022 was ontstaan. De belangrijkste aanbevelingen van de werkgroep zijn door het VNG-bestuur overgenomen en worden in de bijlage nader toegelicht. Kort samengevat waren de aanbevelingen: - Beperk aan de voorkant het aantal moties door gemeenten op te roepen zich te beperken tot moties die toegevoegde waarde hebben (zie bijlage voor toelichting). - Bied gemeenten de mogelijkheid om, naast de indiening van een motie, ook een onderwerp voor te leggen aan de verantwoordelijke VNG-commissie en/of het bestuur. - Laat na de deadline voor aanlevering moties alleen nog moties toe die een actueel onderwerp betreffen waarop gemeenten redelijkerwijs niet eerder een motie hebben kunnen indienen.

- Maak voortaan onderscheid tussen moties die direct kunnen worden uitgevoerd, moties waarover in de eerstvolgende ALV nader verantwoording wordt afgelegd en moties die langer worden aangehouden vanwege de inhoud of vanuit politiek-strategische overwegingen. - Informeer de gemeenten via een vaste pagina op de VNG-website over de status van moties en de uitvoering ervan. - Werk aan een ‘cultuurverandering’ bij bestuur, commissies, provinciale afdelingen, netwerken en gemeenten om te komen tot meer toegevoegde waarde van het instrument van de motie. Voor de goede orde: hiermee willen wij niets afdoen aan het recht van gemeenten om moties in te dienen. Uiteindelijk is het aan gemeenten zelf om een motie in te dienen in de vorm en op het moment waarop zij dat willen. Alleen de mogelijkheid voor het indienen van moties na de gestelde deadline wordt met deze voorstellen ingeperkt. Wij vragen gemeenten, provinciale afdelingen en netwerken om hun medewerking door hun achterbannen hierin mee te nemen en er gezamenlijk voor te zorgen dat wij met de nieuwe werkwijze tijdens de ALV het gesprek kunnen voeren over wat voor gemeenten van belang is. Procedure indienen moties en amendementen Statutair is het mogelijk amendementen in te dienen op aanhangige voorstellen. Amendementen kunnen tot uiterlijk negen werkdagen voorafgaand aan de ALV worden ingediend.

Dat betekent dat amendementen uiterlijk donderdag 1 juni a.s. bij het VNG-bureau moeten zijn ingediend. Vervolgens zullen wij de leden op de hoogte stellen van de ingediende amendementen en de preadviezen van het bestuur daarbij, zodat zij op basis daarvan de standpuntbepaling binnen de gemeente kunnen voorbereiden.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3/5

Wij vragen u ook om moties uiterlijk donderdag 1 juni a.s. in te dienen. Dat stelt het bestuur in staat om de leden tijdig te informeren over de motie en het preadvies van het bestuur daarop. Op basis daarvan kunnen de leden de standpuntbepaling binnen de gemeente voorbereiden. Definitief ingediende moties worden gepubliceerd op de ALV-pagina op de VNG-site, voor zover beschikbaar met het preadvies van het bestuur. Voor moties geldt geen formele statutaire uiterlijke termijn voor indiening. Indienen amendementen en moties - Amendementen en moties kunt u indienen via e-mail: motiealv@vng.nl - Informatie over de procedure rond indiening en ondertekening vindt u hier. - Moties en amendementen worden behandeld bij het betreffende agendapunt of de rondvraag.

Stemprocedure en mogelijkheid tot inspreken Stemprocedure In deze fysieke ALV is sprake van een gewogen stemming, waarbij een vooraf aangewezen vertegenwoordiger van de gemeente de stemmen uitbrengt. Zoals gebruikelijk bij fysieke ledenvergaderingen kunnen alleen in de zaal aanwezige vertegenwoordigers van de gemeenten aan de stemmingen deelnemen. De procedure voor aanwijzing van de stemgerechtigde vertegenwoordiger van de gemeente en het deelnemen aan de stemmingen ziet er als volgt uit: • Per gemeente is er één vertegenwoordiger die is gemachtigd om de stemmen van de gemeente uit te brengen. • Alle gemeentesecretarissen ontvangen in de week van 22 mei a.s. per e-mail een stemkaart met barcode voor de vertegenwoordiger van de gemeente. De gemeente kan worden vertegenwoordigd door een burgemeester, wethouder, secretaris, griffier of raadslid. Het is aan de gemeente zelf om een vertegenwoordiger aan te wijzen. • De vertegenwoordiger van de gemeente moet zich bij binnenkomst van de locatie Martiniplaza in Groningen aanmelden en registreren bij de stembalie met de geprinte of digitale stemkaart met barcode. Daarna ontvangt de vertegenwoordiger een persoonlijke stempas (met het aantal stemmen van de betreffende gemeente). Hiermee kan de vertegenwoordiger aan de stemmingen deelnemen.

In artikel 11 van de Statuten van de VNG worden regels gesteld voor het uitbrengen van de stemmen door een lid van de vereniging en voor het aantal stemmen dat door een lid van de vereniging kan worden uitgebracht. De volledige tekst luidt als volgt: Artikel 11 - Stemmingen algemene vergadering 1. Het lid dat aan de stemming in de algemene vergadering wenst deel te nemen, wijst daartoe een vertegenwoordiger aan. Alleen een lid van het college van burgemeester en wethouders, een lid van de raad, de secretaris of de griffier van de eigen gemeente kan als vertegenwoordiger worden aangewezen. 2. De aangewezen vertegenwoordiger legt bij aanvang van de algemene vergadering een door of namens het bestuur te bepalen schriftelijke of elektronische verklaring over waaruit zijn volmacht blijkt.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

4/5

3. Een lid heeft één stem voor elke veelvoud van één duizend (1.000) inwoners, met een minimum van één stem en een maximum van vijfenzeventig (75) stemmen. 4. Maatstaf voor het aantal stemmen van een lid is het aantal inwoners volgens de door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers per 1 januari. 5. Bij stemmingen over zaken wordt het stemgedrag per lid openbaar gemaakt. Een voorstel is aangenomen als meer dan de helft van het aantal uitgebrachte stemmen het voorstel steunt, tenzij statutair een andere meerderheid is voorgeschreven. Inspreken in de ALV Alleen fysiek aanwezige deelnemers kunnen tijdens de ALV het woord voeren. Indien u het voornemen hebt om het woord te voeren, stellen wij het op prijs als u zich vooraf bij het VNGbureau aanmeldt en aangeeft wat de strekking van uw betoog is. Dat stelt ons in de gelegenheid om een antwoord van het bestuur voor te bereiden. U kunt zich aanmelden via e-mail: motiealv@vng.nl. Tijdens de ALV krijgt u dan het woord bij het betreffende agendapunt. Vanzelfsprekend kunt u ook altijd spontaan het woord vragen tijdens de ALV. De vergadering wordt live gestreamd zodat iedereen die niet fysiek bij de ALV aanwezig kan zijn de vergadering toch kan volgen via www.VNG.nl/ALV. Hiervoor is geen toegangscode nodig. Ik kijk er naar uit om u te ontmoeten op het VNG Congres.

Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten

mr. J.H.C. van Zanen Voorzitter

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

5/5