Bijlage - Randvoorwaarden Helmonds Burgerberaad

14 mei 2024 Raadsbijeenkomst randvoorwaarden Helmonds burgerberaad Enkele hoofdpunten uit de bijeenkomst: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

• • • • • • • • •

Een burgerberaad is altijd maatwerk Je moet een burgerberaad alleen organiseren als je het echt wil Het is een intensief traject voor de deelnemers Je laat een deel van de regie los; de deelnemers gaan een advies formuleren De groep moet divers zijn Je moet open staan voor de visies van anderen die niet jouw mening delen Uitgaan van het principe dat je als raad het advies overneemt Als we het advies niet overnemen leggen we uit waarom we dat niet doen Blijf als raad uit de discussie wat desinformatie is Zorg dat alle mengingen vertegenwoordigd kunnen zijn Effect van loting is dat er ook mensen komen zonder uitgesproken mening Gemiddeld 50 tot 175 deelnemers Het aantal deelnemers hangt af van het onderwerp Hoe groter de groep, hoe moeilijker het is om de groep representatief te maken Kies voor gespreksleiders en werkvormen die zorgen dat iedereen aan bod komt Geen inmenging van buitenaf; iedereen is er als individu Onafhankelijke gespreksbegeleiding Kennismaken met elkaar en met het onderwerp is heel belangrijk Samen met de raad kijken welke experts geschikt zijn uiteraard in samenspraak met de deelnemers Leeftijd, geslacht en opleidingsniveau zijn vaak lotingskenmerken Afhankelijk van onderwerp kun je op andere ‘variabelen’ loten. Bijvoorbeeld bij het onderwerp afvalinzameling kiezen voor de variabele grondgebonden woning en hoogbouw i.v.m.

ander inzamelsysteem Je kunt kiezen om extra uitnodigen te versturen of andere benaderingsmethode te kiezen als de respons achterblijft Burgerberaad is nooit bindend; de wet staat dat niet toe. De raad is immers de baas Vooraf duidelijk maken waarover het advies gevraagd wordt Vooraf aan de deelnemers aangeven wat er met hun advies gedaan wordt én wanneer Een burgerberaad is geen brainstorm; je wordt geadviseerd dat het een belangrijker is dan het ander Een burgerberaad moet een veilige en ongestoorde setting zijn Een burgerberaad kost tijd De hele raad moet zich conformeren aan de voorwaarden Het gevoel van het collectief moet er iedere bijeenkomst zijn; plenaire start en afsluiting bijvoorbeeld

De randvoorwaarden voor een Helmonds burgerberaad

• De 1e loting om deelnemers uit te nodigen is aselect door de hele stad. De 2e loting is wel selectief, gericht op doelgroepen die onvoldoende vertegenwoordigd zijn onder de deelnemers • Naast brieven aan potentiële deelnemers wordt extra ruchtbaarheid gegeven aan het Helmonds burgerberaad via diverse communicatieplatforms • Een goed doordachte communicatiecampagne is belangrijk • De voertaal in het burgerberaad is Nederlands; een taalbuddy meenemen mag • Co-creatie met een adviesbureau (mix intern en extern) en externe expertise is nodig; ook in de uitvoering van het burgerberaad • Een medewerker van de gemeente Helmond inzetten om te schetsen waar hij/zij tegenaan loopt en waarom dus advies gevraagd wordt van het burgerberaad is mogelijk. Na deze inzet stopt de rol van de medewerker (vakexpert) van de gemeente • Pragmatisch werken is een belangrijk kenmerk van de gespreksleiders. Als er ambtenaren zijn die het leuk vinden om gespreksleider te zijn kan dat na training. Verder worden professionals ingezet als gespreksleider • De omvang van het burgerberaad is gemiddeld: 100 deelnemers. Daarvoor moeten circa 115 deelnemers uitgenodigd worden. Doorgaans start je dan met 100 deelnemers en blijven er circa 85 deelnemers over.

Het onderwerp is voor deelnemers van belang; het onderwerp veiligheid kent misschien meer perspectieven dan groenonderhoud • Financiële vergoedingen voor deelnemers kun je uitkeren als vrijwilligersvergoeding. Deze vergoeding moet je wel goed motiveren. Je kunt deelnemers de mogelijkheid geven af te zien van de vergoeding. Het is van belang dit onderwerp goed te verifiëren; voor deelnemers moet helder zijn wat de gevolgen zijn van een bepaalde vergoeding. In Helmond gaan we wel een vergoeding uitkeren • Voorkeur is om het burgerberaad plaats te laten vinden in het Huis voor de Stad • Maatwerk bij vragen (zoals de vraag of kinderopvang beschikbaar is) is mogelijk • Gedurende de looptijd wordt alleen procesmatige informatie bekendgemaakt • Het is mogelijk om vooraf het inwonerpanel te raadplegen. Die raadpleging kan als startpunt gebruikt worden • Er moet zorgvuldig bezien worden wat er met de media gedeeld wordt. Deelnemers moet gevraagd worden of zij het goed vinden dat bepaalde zaken met de media worden gedeeld

• Samen met adviesbureau Moventum wordt gekeken naar de bandbreedte van het bedrag. Een bedrag van circa 100.000 euro is realistisch