beantwoording technische vragen HH nieuwe organisatie Cacaofabriek-Speelhuis (wensen en bedenkingenprocedure)

Beantwoording technische vragen Helder Helmond over nieuwe organisatie SpeelhuisCacaofabriek Vragen Helder Helmond De nieuwe organisatie Speelhuis en Cacaofabriek, bij verzelfstandiging. 1 Er wordt gewerkt met het one-tier model. Naar buiten toe is er bij de one-tier board geen duidelijk verschil tussen uitvoering en toezicht. In de praktijk leidt dit mogelijk tot vervlechting van uitvoering en toezicht. Want de raad van commissarissen staat niet meer buiten het bestuur. Aangezien het “oude bestuur” en de huurders het niet met elkaar eens zijn over de servicekosten. Is het dan niet beter om te werken met een linking-pin organisatie? 2 Klopt het dat het bestuur van de Cacaofabriek en het Speelhuis één en hetzelfde driekoppige bestuur zijn? Zo ja, is dat dan niet heel machtig eigen clubje? 3 Klopt het dat het bovenstaande driekoppige bestuur uit dezelfde personen te bestaan die in de oude situatie ook in het bestuur zaten? 4 De huurders zitten niet in het organogram van de organisatie. Zij hebben twee “bazen”. Voor de huur is het de gemeente en voor de servicekosten is dit het bestuur van de cacaofabriek. Is dat niet zo te organiseren dat helderheid wordt geschept door bijv. slechts één verantwoordelijke? 5 Nadat ik met meerdere partijen heb gesproken blijkt dat er geen duidelijkheid is wat ten grondslag ligt aan de hoogte van de servicekosten, met name de energie.

Er gaan meerdere energierapporten rond. Welk rapport is het juiste? 6 Klopt het dat de exporuimte in de cacaofabriek heel veel energie gebruikt, die deels wordt betaald door de huurders? 7 Klopt het dat onbezoldigde service toch in rekening is gebracht bij de huurders? Het zou gaan om €50.000 in de afgelopen jaren. Louis van de Werff Raadslid Helder Helmond Beantwoording technische vragen Helder Helmond De vragen 1,2,3 , betreffen vragen die betrekking hebben op de voorgenomen organisatiestructuur. Zij worden hier gezamenlijk beantwoord in lijn met de beantwoording van technische vragen als gesteld tijdens de behandeling van de wensen en bedenkingenprocedure in de adviescommissie van 18 oktober jl. De afspraken tussen De Stichting Cacaofabriek als hoofdhuurder van het pand en de onderhuurders staan los van de voorgenomen organisatievorm. De vragen 4, 5, 6 en 7 die betrekking hebben op de afspraken tussen huurders van het pand worden vraagsgewijs beantwoord.

De nieuwe organisatie Speelhuis en Cacaofabriek, bij verzelfstandiging. 1 Er wordt gewerkt met het one-tier model. Naar buiten toe is er bij de one-tier board geen duidelijk verschil tussen uitvoering en toezicht. In de praktijk leidt dit mogelijk tot vervlechting van uitvoering en toezicht. Want de raad van commissarissen staat niet meer buiten het bestuur. Aangezien het “oude bestuur” en de huurders het niet met elkaar eens zijn over de servicekosten. Is het dan niet beter om te werken met een linking-pin organisatie? 2 Klopt het dat het bestuur van de Cacaofabriek en het Speelhuis één en hetzelfde driekoppige bestuur zijn? Zo ja, is dat dan niet heel machtig eigen clubje? 3 Klopt het dat het bovenstaande driekoppige bestuur uit dezelfde personen te bestaan die in de oude situatie ook in het bestuur zaten?

De voorgenomen structuur gaat ervan uit dat er één overkoepelende stichting is, die het statutair bestuur vormt van Stichting Het Speelhuis (nieuw op te richten), Stichting De Nederlandsche Cacaofabriek (reeds bestaand) en Horeca B.V (reeds bestaand). Dit is de bestuurstichting. De bestuurstichting zal Stichting Het Speelhuis en Stichting De Nederlandse Cacaofabriek besturen. Het bestuur bestaat uit vijf bestuursleden en heeft daarmee een andere samenstelling dan het huidige bestuur van De Cacaofabriek. Ter vergelijking; de instellingen Kunstkwartier en de Bibliotheek hebben ieder ook vijf bestuursleden. Het besturen van het concern is een omvangrijke taak en het college acht het hebben van vijf bestuursleden daarbij passend. Twee van de bestuursleden worden, na werving en selectie op basis van de profielschets, rechtstreeks door het college benoemd in de bestuurstichting. Dit zijn nadrukkelijk geen ambtenaren of bestuurders van de gemeente. Hiermee wordt iedere vorm van belangenverstrengeling voorkomen. De overige bestuursleden betreffen in aanvang de huidige bestuursleden van De Cacaofabriek. Middels een rooster van aftreden wordt vervolgens invulling gegeven aan de toekomstige samenstelling van de bestuurstichting.

De directeur van Het Speelhuis en De Cacaofabriek is één persoon en zal geen onderdeel uitmaken van het bestuur. De directeur is een zogenoemde titulair directeur, dat wil zeggen dat hij in dienst is van de stichting en een mandaat krijgt waarbinnen hij dient te opereren. Het bestuur legt verantwoording af voor het handelen van de directeur. Er is voor deze constructie gekozen omdat de directeur zich, zeker in het begin, vol moet kunnen richten op de inhoud (cultuur). Wellicht kan over een aantal jaren een andere keuze gemaakt worden. Dat is een keuze voor het dan zittende bestuur. Overigens is het wijzigen van het bestuursmodel een keuze waarvoor de bestuursstichting op grond van de statuten vooraf instemming van het college dient te krijgen is. 4 De huurders zitten niet in het organogram van de organisatie. Zij hebben twee “bazen”. Voor de huur is het de gemeente en voor de servicekosten is dit het bestuur van de cacaofabriek. Is dat niet zo te organiseren dat helderheid wordt geschept door bijv. slechts één verantwoordelijke?

De huurders kennen één verhuurder, namelijk de gemeente. En daarnaast treedt de hoofdhuurder (De Cacaofabriek) op als beheerder van het pand richting de overige huurders (bedrijven van de creatieve economie). Dit is een gangbare constructie, die bij meer verzamelgebouwen zo functioneert. In onderling overleg is, bij de start van de Cacaofabriek een verdeelsleutel / berekening gemaakt om de energie door te berekenen naar de creatieve economie. Naast de energie zijn er facilitaire zaken die onderling geregeld worden. Als hoofdhuurder is ook hier De Cacaofabriek de coördinerende partij. De facilitaire zaken belast De Cacaofabriek door aan de creatieve economie. In het nieuwe concern is er vanuit de voorgestelde organisatievorm geen reden de bestaande afsprakenstructuur te wijzigen. De Cacaofabriek blijft hoofdhuurder van het gebouw en daarmee coördineert en organiseert zij de hiervoor genoemde zaken. Tot op heden is iedereen het daarmee eens geweest. Onlangs heeft een aantal huurders gemeld dat zij van mening zijn dat deze afspraken gewijzigd moeten worden. De afdeling Accommodaties en Exploitatie (voorheen Vastgoed) van de gemeente onderzoekt de mogelijkheden om op een andere manier invulling te geven aan de afspraken rond energie en facilitaire zaken.

5 Nadat ik met meerdere partijen heb gesproken blijkt dat er geen duidelijkheid is wat ten grondslag ligt aan de hoogte van de servicekosten, met name de energie. Er gaan meerdere energierapporten rond. Welk rapport is het juiste? In 2016 is er door een externe onafhankelijke partij een verrekenschema gemaakt waarop de stichting de energiekosten verdeelt naar de huurders. Dit schema is in overleg met alle partijen opgesteld en in het huurdersoverleg goedgekeurd. Tot op heden is iedereen het daarmee eens geweest. Onlangs heeft een aantal huurders deze afspraken ter discussie gesteld. Zie antwoord vraag 4.

Wij hebben inmiddels begrepen dat De Cacaofabriek het afgelopen jaar door Kuijpers Installaties nog een rapport heeft laten maken maar dit rapport is verder niet gedeeld met de overige huurders en de gemeente.

6 Klopt het dat de exporuimte in de cacaofabriek heel veel energie gebruikt, die deels wordt betaald door de huurders? De verdeling van de energie gebeurt volgens de eerder benoemde verdeelstaat. De aanname als hierboven gedaan steunen wij niet. Overigens hebben we als gemeente wel toegezegd dat we gaan kijken of we in deze ruimte extra energie besparende maatregelen kunnen doorvoeren maar die gaan geen groot verschil in kosten realiseren.

7 Klopt het dat onbezoldigde service toch in rekening is gebracht bij de huurders? Het zou gaan om €50.000 in de afgelopen jaren. In het onlangs gehouden overleg tussen de verschillende huurders en de gemeente bleek dat er een verschil zit tussen de bestaande huurcontracten van de overige huurders en die van De Cacaofabriek. In de huurovereenkomst van de overige huurders staat dat servicekosten onbezoldigd in rekening gebracht worden. Die afspraak is niet opgenomen in de huurovereenkomst van De Stichting Cacaofabriek. De gemeente heeft in het betreffende huurdersoverleg aangegeven hiernaar te gaan kijken. In de huidige situatie brengt De Stichting Cacaofabriek over de energiekosten 2% administratiekosten in rekening en over de overige servicekosten 5% administratiekosten. In een dienstverleningsovereenkomst is in het algemeen een percentage van 5% gangbaar. Het bedrag van € 50.000 is voor het college niet herkenbaar. In de afrekening 2021 bedragen de administratiekosten € 445,- voor de energie en € 900,-- voor de servicekosten, in totaal € 1.345,-op jaarbasis, voor alle creatieve ondernemers samen.