A4 Raadswerkgroep Proces Transparante Collegevorming

Aan de gemeenteraad

Helmond, 13 mei 2024

Zaaknummer: RWG 20240513

Telefoon.: 14 0492

Onderwerp: Proces transparante collegevorming

Uw kenmerk:

Uw brief d.d.:

Geachte leden van de raad, Tijdens de raadsvergadering van 21 april 2022 is een motie ingediend ‘Vastleggen van een transparante procedure voor collegevorming’. Deze motie is aangenomen. Als eerste stap diende een Raadswerkgroep (RWG) ingesteld te worden die met de Raadsgriffie een initiatiefvoorstel zou voorbereiden. De RWG bestond uit de raadleden mevr. Meulenbroeks (GL), dhr. van de Werff (HH), mevr. Maráczi (SP), mevr. Brouwers (D66), mevr. Spierings (Ls) en dhr. Peters (CDA) – tevens voorzitter – en burgercommissielid dhr. Sneijers (VVD). Werkende weg is geconstateerd dat het niet mogelijk is om de motie letterlijk uit te voeren. De huidige raad gaat niet over het formatieproces van de nieuwe raad (2026). Het is wel mogelijk aanbevelingen te doen c.q. een handreiking te maken, maar dwingend vaststellen – via het Reglement van Orde - is niet aan de orde. Besloten is derhalve een handreiking te maken voor de politieke partijen die deelnemen aan de gemeenteraadsverkiezingen. De handreiking dient handvatten te bevatten om het proces van collegevorming te doorlopen. Geen vast te stellen regels, maar mogelijkheden waarvoor in het collegevormingsproces gekozen kan worden. Bijgaand doen wij u deze handreiking toekomen.

Wij stellen ons voor dat deze handreiking ten behoeve van de gemeenteraadsverkiezingen van 2026 aangeboden wordt aan de aan de verkiezingen deelnemende politieke partijen (lijsttrekkers en partijvoorzitters), tijdens het informatief overleg over de zaken rondom de verkiezingen 2026 wordt toegelicht en in de introductiemap voor nieuwe raadsleden wordt opgenomen. De raadswerkgroep beschouwt hiermee de motie als uitgevoerd. Met vriendelijke groet, Namens de RWG Proces Transparante Collegevorming, De voorzitter R.R.J.B. Peters

Weg op den Heuvel 35 / tel. 14 0492 / fax: 0492-587400 Correspondentieadres: Postbus 950 / 5700 AZ / www.helmond.nl e-mail: gemeente@helmond.nl / Bankrelatie: IBANnummer NL 85 BNGH 0285 00 37 39

Handreiking Transparante Procedure Collegevorming Aanleiding Tijdens de raadsvergadering van 21 april 2022 is een motie ingediend ‘Vastleggen van een transparante procedure voor collegevorming’. De letterlijke motie roept op om: (1) Een werkgroep in te stellen die met de griffie gaat komen tot initiatiefvoorstellen ter wijziging van het reglement van orde van de gemeenteraad voor het vastleggen van een transparante procedure voor collegevorming; (2) Hierover voor het eind van 2022 een debat te agenderen om de voorstellen te bespreken. Deze motie is aangenomen. Inleiding Ten einde uitvoering te geven aan de aangenomen motie diende als eerste stap een Raadswerkgroep (RWG) ingesteld te worden die met de Raadsgriffie een initiatiefvoorstel voorbereid. Op donderdag 1 februari heeft een eerste bespreking met RWG Transparante Procedure Collegevorming plaatsgevonden. Het doel was om zich eerst te oriënteren op de verwachting die er ligt t.a.v. de motie; wat zou de concrete opdracht moeten worden voor deze RWG. Daarbij is door de Raadsgriffie aangegeven dat het niet mogelijk is om de motie letterlijk uit te voeren. De huidige raad gaat niet over het formatieproces van de nieuwe raad (2026). Het is wel mogelijk aanbevelingen te doen c.q. een handreiking te maken, maar dwingend vaststellen – via het Reglement van Orde - is niet aan de orde.

Handreiking aan politieke partijen die deelnemen aan de gemeenteraadsverkiezingen De RWG bijeen heeft besloten een handreiking te maken voor de politieke partijen die deelnemen aan de gemeenteraadsverkiezingen. De handreiking dient handvatten te bevatten om het proces van collegevorming te doorlopen. Geen vast te stellen regels, maar mogelijkheden waarvoor in het collegevormingsproces gekozen kan worden. Daarbij is transparantie in alle fasen van die collegevorming uitermate wezenlijk. Terugkoppeling naar de raad(sfracties) over de genomen c.q. te nemen stappen en op gezette tijden tijdens het proces, is essentieel. Van belang bij die terugkoppeling is ook dat emoties, teleurstellingen gekanaliseerd kunnen worden. Van de leiders in het proces – grootste fractie, informateur, formateur – wordt gevraagd om hieraan bewust aandacht te besteden. Dat betekent dat naast zakelijke kwaliteiten, ook coachende of mediation capaciteiten van belang zijn. De verschillende fasen bij collegevorming – keuzemogelijkheden 1. 2. 3. 4. 5.

Voor de verkiezingen (Fractievoorzittersoverleg besluit hierover; Raadsgriffie voert uit) Na uitslag van de verkiezingen Informatiefase Formatiefase Collegevorming

Ad 1. Voor de verkiezingen a) De Handreiking Transparante Procedure Collegevorming wordt toegestuurd aan alle aan de verkiezingen deelnemende partijen. b) De Handreiking Transparante Procedure Collegevorming wordt niet tevoren toegestuurd, maar pas na de verkiezingen als bekend is welke partijen in de gemeenteraad komen. c) De Handreiking wordt tijdens een informatief overleg over de zaken rondom de verkiezingen toegelicht.

Ad 2. Na uitslag van de verkiezingen a) De grootste fractie organiseert in samenwerking met de Raadsgriffie een openbare duidingsbijeenkomst. Alle fracties krijgen de gelegenheid aan te geven hoe zij de uitslag van de verkiezingen duiden. Wat betekent de uitslag voor de eigen fractie. Wat betekent de uitslag volgens de fractie voor de coalitie-/collegevorming. Welke partijen zouden met elkaar moeten onderhandelen over een coalitieakkoord. b) Fracties komen één voor één bij de grootste partij op bezoek (niet openbaar) om de uitslag van de verkiezingen te duiden. c) De grootste partij bepaalt zelf de duiding van de verkiezingen en communiceert dat aan alle fracties. Ad 3. Informatiefase a) De grootste fractie neemt de leiding, formuleert een informatieopdracht en benoemt een informateur. b) De grootste fractie neemt de leiding, formuleert in overleg met de fracties waarmee ze onderhandelingen over een coalitieakkoord willen starten een informatieopdracht en benoemt in overleg met die fracties een informateur. c) De grootste fractie neemt de leiding en doet een voorstel voor een informatieopdracht en een informateur en biedt de gelegenheid aan de andere fracties om hierop te reageren binnen een bepaalde termijn.

d) De grootste fractie neemt de leiding en doet, in overleg met de fracties waarmee ze onderhandelingen over een coalitieakkoord willen starten, een voorstel voor een informatieopdracht en een informateur en biedt de gelegenheid aan de andere fracties om hierop te reageren binnen een bepaalde termijn. e) Onderdeel van de informatieopdracht is in ieder geval dat door de informateur informatie wordt gegeven over de verschillende typen samenwerkingsakkoorden (coalitieakkoord, raads(breed)akkoord, bestuursakkoord op hoofdlijnen met uitwerking in collegeprogramma,…) en dat onderzocht wordt welk type akkoord in de formatiefase moet worden opgesteld. f) De informateur maakt kennis met de raad in een openbare bijeenkomst en neemt daarin kennis van de ideeën en wensen van de raad over het verloop van het informatieproces, de belangrijke inhoudelijke onderwerpen en de wenselijke communicatiemomenten. g) De informateur maakt kennis met de raad in een openbare bijeenkomst, geeft daarbij aan hoe het informatieproces gaat verlopen, benoemt wat de belangrijke inhoudelijke onderwerpen zijn en wat de communicatiemomenten zijn. h) De informateur geeft schriftelijk aan hoe het informatieproces gaat verlopen, benoemt wat de belangrijke inhoudelijke onderwerpen zijn en wat de communicatiemomenten zijn. i) De informateur maakt een eindrapport en zendt dat aan alle raadsfracties. Ad 4.

Formatiefase a) De leidende fractie benoemt een formateur. b) De leidende fractie benoemt, in overleg met de fracties waarmee ze de onderhandelingen over een coalitieakkoord willen voeren, een formateur. c) De leidende fractie doet een voorstel voor een formateur en biedt de gelegenheid aan de andere fracties om hierop te reageren binnen een bepaalde termijn. d) De leidende fractie doet, in overleg met de fracties waarmee ze de onderhandelingen over een coalitieakkoord willen voeren, een voorstel voor een formateur en biedt de gelegenheid aan de andere fracties om hierop te reageren binnen een bepaalde termijn. e) De formateur maakt kennis met de raad in een openbare bijeenkomst en neemt daarin kennis van de ideeën en wensen van de raad over het verloop van het formatieproces, het betrekken van de stad en de wenselijke communicatiemomenten. f) De formateur maakt kennis met de raad in een openbare bijeenkomst, geeft daarbij aan hoe het formatieproces gaat verlopen, hoe de stad betrokken wordt en wat de communicatiemomenten zijn. g) De formateur geeft schriftelijk aan hoe het formatieproces gaat verlopen, hoe de stad betrokken wordt en wat de communicatiemomenten zijn. h) De formateur geeft de burgemeester op een vroegtijdig moment gelegenheid om vanuit haar wettelijke taken (openbare orde en veiligheid) input te geven voor de onderhandelingen.

i) De formateur maakt een eindrapport en zendt dat aan alle raadsfracties.

2

Ad 5. Collegevorming a) De formateur of de fractievoorzitter van de leidende partij, licht aan het eind van het formatieproces het coalitieakkoord toe tijdens een openbare bijeenkomst. b) De fractievoorzitters van de andere fracties waarmee de onderhandelingen over het coalitieakkoord zijn gevoerd, benoemen hun speerpunten tijdens een openbare bijeenkomst. c) a. en b. allebei d) De formateur of de fractievoorzitter van de leidende partij, geeft aan wie als wethouders voor benoeming voorgedragen zullen worden. e) De fractievoorzitters die de onderhandelingen voor het coalitieakkoord hebben gevoerd, stellen hun eigen wethouders kandida(a)t(en) voor. f) Het coalitieakkoord wordt ter kennisname op de raadsagenda gezet. g) Het coalitieakkoord wordt ter vaststelling op de raadsagenda gezet. h) Voorafgaand aan het besluit tot benoeming van de wethouders is er een mogelijkheid tot vragen stellen over kennis en ervaring (hoorzitting). Situatie waarin de grootste fractie niet succesvol de informatie dan wel formatie doorloopt Als het de grootste fractie niet lukt om tot coalitievorming te komen, dan zal in het spel der krachten een andere fractie het voortouw nemen. De fasen 2. t/m 5. zijn dan van overeenkomstige toepassing Transparantie naar de stad De media/pers wordt steeds zo vroeg mogelijk geïnformeerd over alle bovengenoemde openbare bijeenkomsten.

Indien mogelijk worden deze bijeenkomsten ook via livestream uitgezonden. Besluit Raadswerkgroep: 1. De Handreiking Transparante Procedure Collegevorming als uitwerking van de motie ‘Vastleggen van een transparante procedure voor collegevorming’ van 21 april 2022, aan te bieden aan de gemeenteraad; 2. De Handreiking ten behoeve van de gemeenteraadsverkiezingen van 2026: - aan te bieden aan de aan de verkiezingen deelnemende politieke partijen (lijsttrekkers en partijvoorzitters); - tijdens het informatief overleg over de zaken rondom de verkiezingen 2026 toe te laten lichten; - in de introductiemap voor nieuwe raadsleden op te nemen. Aldus vastgesteld door de Raadswerkgroep Procedure Transparante Collegevorming Namens deze de voorzitter R.R.J.B. Peters 7 mei 2024

3