A25 Reactie ODZOB op zienswijze begroting 2024 en plan fitte organisatie en jaarrekening incl controleverklaring 2022
Tekst van het document
Postbus 8035 5601 KA Eindhoven T: 088 369 03 69 I: www.odzob.nl
Aan: De leden van de gemeenteraden in Zuidoost-Brabant en de leden van provinciale staten Noord-Brabant.
uw kenmerk
uw bericht van
ons kenmerk
datum 27 juli 2023
onderwerp
contactgegevens
Reactienota op ontvangen zienswijzen herziene
:
k.vandaal@odzob.nl
begroting 2023 en begroting 2024 ODZOB.
tel.
:
088 369 03 69
Geachte leden van de gemeenteraad, leden van provinciale staten, In maart van dit jaar werd u uitgenodigd om uw zienswijzen te geven op de herziene begroting 2023 en de ontwerpbegroting 2024 met de meerjarenraming 2025-2027 van de Omgevingsdienst ZuidoostBrabant (ODZOB). Aan deze oproep is massaal gehoor gegeven. Hier willen wij u graag voor bedanken. Het dagelijks bestuur van de ODZOB heeft onlangs een reactienota op de ontvangen zienswijzen vastgesteld. Deze reactienota ontvangt u als bijlage bij deze brief. Naast de reactienota ontvangt u tevens de nota ‘naar een fitte organisatie’. Hiermee wordt invulling gegeven aan een veel gehoorde oproep. Het rechtstreeks verzenden van de reactienota op de ontvangen zienswijzen aan raden en Staten is nieuw. Dit vloeit voort uit recente wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Waarschijnlijk heeft u ook van andere gemeenschappelijke regelingen een vergelijkbare reactienota ontvangen. Na het zomerreces, op 14 september 2023, worden de definitieve versies van de herziene begroting 2023 en de begroting 2024 aan het algemeen bestuur van de ODZOB ter besluitvorming voorgelegd. Dit geldt niet voor zowel reactienota als voor nota ‘naar een fitte organisatie’. Het dagelijks bestuur draagt de verantwoordelijkheid voor deze beide nota’s. De gevolgen hiervan zijn verwerkt in beide voornoemde begrotingen.
Zoals aangegeven is het de bevoegdheid van het algemeen bestuur (waar uw collegelid deel van uitmaakt) om in te stemmen met deze begrotingen. Heeft u nadat u kennis hebt genomen van bijgevoegde informatie behoefte aan een nadere toelichting dan vernemen wij dit graag. Het dagelijks bestuur van de ODZOB komt, zo u dit wenst, graag naar u toe en is uiteraard bereid om een nadere toelichting te geven.
pagina 1 van 2
Naast de reactienota en de nota ‘naar een fitte organisatie’ treft u ook de definitieve jaarstukken 2022 van de ODZOB aan. Het algemeen bestuur stelde deze jaarstukken eerder deze maand vast. Voor meer informatie kunt u contact op met ons opnemen via het bovengenoemde telefoonnummer of emailadres. Op onze website www.odzob.nl treft u informatie aan die specifiek is toegesneden op raads- en Statenleden. Hier treft u ook de presentatie van de informatiebijeenkomst van 5 april jongstleden.
Met vriendelijke groet, Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant,
J.C.J. van Bree
M. van Dort
voorzitter
secretaris
Bijlagen: •
Reactienota op de ontvangen zienswijzen op de herziene begroting 2023 en begroting 2024
•
Nota ‘naar een fitte organisatie’
•
De ontvangen zienswijzen (gebundeld in een overzicht)
•
Vastgestelde jaarstukken 2022
In afschrift aan: •
Colleges van Burgemeester & Wethouders gemeenten Zuidoost-Brabant
•
Gedeputeerde Staten provincie Noord-Brabant
pagina 2 van 2
SAMENVATTING Reactienota zienswijzen herziene begroting 2023 en begroting 2024 Al 10 jaar zetten de medewerkers van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (ODZOB) zich iedere dag in voor een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving. Dat doen we niet alleen, maar samen met onze deelnemers en samenwerkingspartners. Dat is geen eenvoudige opgave en vereist investeringen: in financiële middelen en in mensen. Het jaar 2022 is een uitdagend jaar voor de ODZOB geweest. Naast de krapte op de arbeidsmarkt kreeg de organisatie helaas te maken met een hoog ziekteverzuim. Bovendien bevindt de ODZOB zich in een erg dynamische omgeving. Naast al het reguliere werk vraagt de voorbereiding op de Omgevingswet de nodige aandacht van onze medewerkers. Het dagelijks bestuur volgt nauwgezet de landelijke ontwikkelingen rondom het interbestuurlijk programma (IBP) Versterking VTH-stelsel. Waar passend voor de ODZOB wordt hier opvolging aan gegeven. Het tekort uit 2022 leidde tot een (te) krappe reservepositie voor de ODZOB. Om de reserves weer aan te vullen en om tegelijkertijd te kunnen blijven investeren in de organisatie en daarmee in de kwaliteit van de leefomgeving, is naast de (reguliere) begroting voor 2024 een herziene begroting voor 2023 opgesteld. De gepresenteerde financiële ontwikkelingen vragen om een hogere bijdrage van de deelnemers.
Op 5, 13 en 19 april is hier tijdens de informatiebijeenkomsten voor raads- en Statenleden (aanvullende) uitleg over gegeven. Aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling ODZOB is gevraagd om eventuele zienswijzen op de ontwerp herziene begroting 2023 en ontwerpbegroting 2024 vóór 15 juni 2023 bij de ODZOB in te dienen. Van alle deelnemers is een reactie ontvangen. De voorliggende reactienota geeft aan hoe het dagelijks bestuur omgaat met de ontvangen reacties en hier, waar mogelijk, opvolging aan geeft. Op veel plaatsen in ons land zijn gemeenteraden en Provinciale Staten zoekende naar een passende wijze waarop kan worden omgegaan met en grip kan worden gehouden op ontwikkelingen bij gemeenschappelijke regelingen. Recente wetswijzigingen (Wgr) hebben tot doel raden en Staten dichter bij gemeenschappelijke regelingen te brengen. De ODZOB geeft hier al enige jaren invulling aan (middels de genoemde informatiebijeenkomsten en rechtstreekse informatievoorziening naar raden en Staten) maar beseft als geen ander dat er meer mogelijkheden zijn. Dit betreft onder andere het ‘dichter bij huis’ organiseren van de ODZOB on tour; de ODZOB komt dan op bezoek bij afzonderlijke deelnemers waardoor de bestuurlijke contacten (nog) laagdrempeliger worden. Daarnaast is het dagelijks bestuur beschikbaar om bestuursleden te helpen de belangrijke ambassadeursrol verder vorm te geven.
Een hele praktische manier om raden en Staten meer inzicht te geven in wat de ODZOB doet is om, in afstemming met de colleges, de opgedragen VTH-werkprogramma’s te delen met de raden en Staten. Daarnaast kunnen in de P&C-documenten VTH-indicatoren, zoals aantallen procedures (vergunningen en meldingen) en gedane constateringen bij controles, worden opgenomen.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 1 van 17
21 juli 2023
De ontvangen reacties tonen een grote betrokkenheid van onze deelnemers om tot oplossingen te komen. De bezorgdheid over het ziekteverzuim en de declarabiliteit is herkenbaar en is niet anders dan door de ODZOB zelf ervaren wordt. Veel deelnemers staan dan ook stil bij wat door de ODZOB is betiteld als (het komen tot) een fitte organisatie en vragen om meer duidelijkheid te verschaffen over het traject om hiertoe te komen. Een signaal dat daarnaast door meerdere deelnemers wordt afgegeven is dat er geen besparingsmogelijkheden of (taakstellende) bezuinigingen in de beide begrotingen zijn opgenomen. De ontvangen zienswijzen leiden tot aanpassingen in de herziene begroting 2023 en/of de begroting 2024. Ten eerste wordt een nadere toelichting gegeven over de fitte organisatie. Daarnaast wordt het meerjarig beeld voor de jaren 2025 tot en met 2027 toegevoegd aan de begroting 2024. De laatste aanpassing betreft de te volgen procedure voor de aanvullende storting in de algemene reserve om het weerstandsvermogen te versterken. De ontvangen zienswijzen over de kosten- en tariefontwikkeling en financiering leiden niet tot aanpassingen in de beide begrotingen; het samenbrengen van deze zienswijzen is echter wel relevant en interessant. Een minder gedetailleerde financiering en verantwoording moet kunnen leiden tot een lager kostenniveau en daarmee tot lagere tarieven.
Ook tijdens de informatiebijeenkomsten in april is dit punt uitvoerig aan de orde geweest. Het loont zeer de moeite dit nader te onderzoeken en eventuele kansen in beeld te brengen. In het plan van aanpak om te komen tot een fitte organisatie wordt met een dergelijk onderzoek rekening gehouden. De wijze van financiering van omgevingsdiensten maakt onderdeel uit van het IBP Versterking VTH-stelsel. Eén van de pijlers uit dit programma richt zich op de robuustheid van omgevingsdiensten. In het najaar van 2023 wordt meer duidelijkheid verwacht over robuustheidscriteria en daarmee over de financiering. De gevolgen hiervan worden, vanzelfsprekend, voorgelegd aan onze deelnemers.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 2 van 17
21 juli 2023
Reactienota zienswijzen herziene begroting 2023 en begroting 2024 Ontvangen zienswijzen In deze reactienota zijn de reacties van alle deelnemers verwerkt. Enkele deelnemers maken geen gebruik van de mogelijkheid tot het indienen van zienswijzen, dit betreft de gemeenten Bladel, Eersel, Oirschot, Geldrop-Mierlo en Son en Breugel. Gemeenten Geldrop-Mierlo en Son en Breugel stemmen in met de herziene begroting 2023 en begroting 2024. Gemeente Bladel vraagt, in algemene zin, aandacht voor het feit dat gemeenten vanaf 2026 voor grote financiële uitdagingen staan. Gemeente Eersel vindt het van belang om op korte termijn met concrete voorstellen te komen op welke wijze de ODZOB weer een fitte organisatie wordt. Gemeente Oirschot maakte geen opmerkingen. Verwerking van de zienswijzen in deze reactienota Om de leesbaarheid te vergroten zijn de ingebrachte zienswijzen met de bijbehorende reacties daarop zoveel mogelijk inhoudelijk gebundeld. Dit betreft de volgende thema’s: •
Fitte organisatie
•
Ontwikkeling kosten en tarieven
•
Financiering
•
Meerjarig beeld
•
Uitvoering werkzaamheden
•
Benchmark
•
Algemene reserve en weerstandsvermogen
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 3 van 17
21 juli 2023
Fitte organisatie Ontvangen zienswijzen: Gemeente Helmond wijst op het belang van een duidelijk verzuimbeleid; een structurele uitvoering hiervan kan het verzuim terugdringen. Het is echter nog onvoldoende duidelijk welke maatregelen zijn voorzien en hoe hier op wordt gestuurd. De ODZOB wordt gevraagd dit inzichtelijk te maken. Gemeente Waalre vindt het noodzakelijk dat de ODZOB de komende tijd de aandacht richt op het weer fit krijgen van de organisatie en kan instemmen met de tijdelijke tariefopslag van € 3,- per uur. Verzocht wordt om in 2023 en 2024 voor het opstellen van de begroting 2025 een terugkoppeling te geven over de resultaten met betrekking tot het terugdringen van het ziekteverzuim en het verhogen van de declarabiliteit. Gemeente Gemert-Bakel wenst meegenomen te worden in de wijze waarop het ziekteverzuim wordt teruggedrongen en verzoeken daarom te kunnen beschikken over een concreet actieplan. De suggestie wordt gedaan om een onafhankelijk medewerkerstevredenheidsonderzoek te houden. Dit idee wordt ook aangereikt door gemeente Someren. Verzocht wordt om periodiek (2 maal per jaar) geïnformeerd te worden over het actieplan. Gemeente Laarbeek stelt dat het hoge ziekteverzuim blijvend dient te worden teruggebracht in lijn met het landelijk gemiddelde niveau. Momenteel is het ziekteverzuim bij de dienst nog te hoog.
De goede inspanningen van de ODZOB op dit terrein kunnen met nader beleid doorgezet worden. Gemeente Eindhoven vindt het belangrijk dat de ODZOB de taken ook de komende jaren robuust en met kwaliteit kan uitvoeren en vindt het hoge ziekteverzuim (mede daarom) zorgelijk en onderschrijft het belang om het verzuim terug te dringen. Gevraagd wordt om aandacht voor medewerkers, het bieden van een goede en veilige werkomgeving en de juiste randvoorwaarden voor medewerkers om hun werk kwalitatief goed en plezierig te kunnen doen. Gemeente Eindhoven dringt er bij de ODZOB op aan om inzicht te geven in de oorzaak van het grote ziekteverzuim en de te nemen maatregelen en de benodigde middelen om het ziekteverzuim terug te dringen expliciet op te nemen in de begroting 2024. En blijvend en actief op het ziekteverzuim te sturen en hierover periodiek te rapporteren. Daarnaast wordt er op aangedrongen om het hoge ziekteverzuim op korte termijn aan te pakken en de beschikbare middelen hiervoor op een efficiënte manier in te zetten. Uiterlijk eind 2024 dient de uitvoering naar een fitte organisatie gereed te zijn. Gemeente Veldhoven spreekt waardering uit over het project fitte organisatie dat in de begroting is aangekondigd.
Verwacht wordt dat de volgende onderwerpen aan bod komen: • Wat voor organisatie wil de ODZOB waarom zijn? • Wat voor organisatie is de ODZOB nu? • Een plan hoe te komen tot de organisatie die de ODZOB wil zijn. Het hoge ziekteverzuim verdient daarbij een belangrijke plaats in dit project. Gemeente Veldhoven is benieuwd naar de andere oorzaken dan ziekteverzuim waardoor de fitheid van de organisatie onder druk staat. Een kerntakendiscussie wordt als onmisbaar onderdeel van dit project gezien. Het baart gemeente Someren zorgen dat de ODZOB een erg hoog ziekteverzuim kent. De gemeente ondervindt hier last van in de uitvoering van werkzaamheden. Onduidelijk is wat er nu concreet wordt gedaan om tot een fitte organisatie te komen. Vandaar dat om een plan van aanpak wordt gevraagd zodat periodiek gemonitord kan worden en ook een duidelijk eindpunt wordt gemarkeerd.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 4 van 17
21 juli 2023
Voor gemeente Deurne is het op dit moment nog onvoldoende duidelijk welke maatregelen zijn voorzien om het ziekteverzuim tegen te gaan en hoe hier op wordt gestuurd. De ODZOB wordt verzocht om in beeld te brengen hoe hier vorm aan wordt gegeven en hoe dit structureel geborgd wordt om dit in de toekomst te voorkomen. Gemeente Heeze-Leende stemt in met de herziene begroting 2023 en de meerjarenbegroting en geeft het bestuur van de ODZOB de ruimte om tot een fitte organisatie te kunnen komen. Gemeente Valkenswaard begrijpt en ondersteunt de opslag in het uurtarief voor het programma fitte organisatie. Opgemerkt wordt dat deze opslag tijdelijk dient te zijn tot er een evaluatie van het fitte organisatie programma heeft plaatsgevonden. Omdat er vermoedelijk ook andere oorzaken grond zijn voor het hoge ziekteverzuim en het personeelsverloop, blijft het de vraag (volgens de gemeente) of deze doelen worden gerealiseerd. Gezien het grote bedrag dat met de opslag voor het fitte organisatie programma is gemoeid, verwacht gemeente Valkenswaard een nadere concrete uitwerking van het programma met de daarbij horende gekwantificeerde doelen. Volgens de visie van de ODZOB is de dienst een deskundige en gedreven organisatie waardoor het een aantrekkelijke partner en werkgever is. Gemeente Cranendonck merkt op dat dit niet overeenkomt met het hoge ziekteverzuim.
Hier moet de ODZOB aan gaan werken, maar niet door het tarief met in totaal €3,- te verhogen in 2023 en 2024 wegens minder declarabele uren als gevolg van dit ziekteverzuim en de wens om dit verzuim te beteugelen. Allereerst moet er (zo stelt de gemeente) een plan van aanpak komen om dit ziekteverzuim terug te dringen en zo de aantrekkelijke werkgever te zijn. Op dit moment ontbreekt dit plan en daarom kan niet worden ingestemd met de doorgezette tariefsverhoging van zowel €2,05 als €0,95. Daarnaast wil de gemeente op de hoogte worden gehouden over de voortgang van het terugdringen van het ziekteverzuim. Gemeente Best kan goedkeuring verlenen aan de opgestelde begrotingen, maar vraagt wel aandacht voor onduidelijkheden over de aanwending van middelen die nodig zijn voor een fitte organisatie en hoe deze zich verhouden tot eerdere verbetertrajecten. De ODZOB wordt verzocht om de strekking en toegevoegde waarde nader te onderbouwen en deze opslag pas onderdeel van het tarief te maken nadat het algemeen bestuur hiermee heeft ingestemd. Gemeente Reusel–De Mierden vraagt om een concrete toelichting die duidelijk maakt wat het totaalbedrag is voor het plan om tot de fitte organisatie te komen. Ook dient daaruit te blijken hoelang dat traject duurt en wanneer het duidelijk is of het hier om een structurele bijdrage gaat in plaats van een tijdelijke.
Gemeente Nuenen vraagt om te onderzoeken wat ten grondslag ligt aan het hoge verzuimpercentage en hier op te acteren, met als doel om eind 2024 meetbare verbeteringen te hebben gerealiseerd richting een fitte organisatie. Reactie dagelijks bestuur: Veel deelnemers staan stil bij wat door de ODZOB is betiteld als (het komen tot) een fitte organisatie. Het is prettig om te ervaren dat het belang van het terugdringen van het verzuim breed ondersteund wordt. De ODZOB besteedt veel aandacht aan een goede en veilige werkomgeving. Er wordt ook nu al hard gewerkt aan het creëren van de juiste randvoorwaarden om onze medewerkers het maximale uit zichzelf te laten halen. De veelgehoorde oproep om meer duidelijkheid te verschaffen over het traject om te komen tot een fitte organisatie is begrijpelijk. Vandaar dat er een plan van aanpak is opgesteld. Dit plan wordt als bijlage bij de voorliggende reactienota verstrekt aan de raden en Staten.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 5 van 17
21 juli 2023
De uitvoering van de maatregelen om te komen tot een fitte organisatie start zodra het algemeen bestuur hier, via het vaststellen van de herziene begroting 2023 en de begroting 2024, mee instemt. Uiteraard wordt ook zonder dit plan al gestuurd op het beperken van nieuw en terugdringen van bestaand ziekteverzuim. In het verleden is in de begroting onvoldoende ruimte ingebouwd voor een fitte organisatie. Het hoge ziekteverzuim en de krapte op de arbeidsmarkt vragen om gerichte maatregelen die zorgen voor een duurzame gunstige trendontwikkeling; namelijk een ziekteverzuim dat blijvend onder de 6% ligt. Vandaar dat het gemiddeld uurtarief in 2023 en 2024 tijdelijk met €3,00 per uur is verhoogd. Hiervan is € 2,05 bedoeld ter dekking van het productiviteitsverlies dat volgt uit het ziekteverzuim en is € 0,95 bedoeld ter bekostiging van de maatregelen om (weer) te komen tot een fitte organisatie. Zonder deze maatregelen is de beoogde duurzame gunstige trendontwikkeling niet haalbaar. In het eerste halfjaar van 2023 is het ziekteverzuim gedaald ten opzichte van 2022. Het verzuim lag in 2022 op 8,7%. In 2023 was dit (in de zelfde periode) 7,1%. Hoewel hiermee een gunstige trend lijkt te zijn ontstaan, ligt het ziekteverzuim nog altijd boven de 6% (dit is het uitgangspunt waarmee is gerekend in de beide begrotingen).
Het landelijke beeld over het ziekteverzuim is overigens nog altijd niet gunstig. Uit de door het CBS gepubliceerde cijfers blijkt dat het gemiddeld ziekteverzuim bij het openbaar bestuur en overheidsdiensten in het eerste kwartaal van 2023 uitkwam op 6,6%. De voortgang over het plan van aanpak (om te komen tot een fitte organisatie) krijgt een plaats in de reguliere bestuurlijke verantwoordingsdocumenten, te weten: de bestuursrapportage 2023, de jaarstukken 2023, de bestuursrapportage 2024 en de jaarstukken 2024. De scope om te komen tot een fitte organisatie betreft vooralsnog de jaren 2023 en 2024. Omdat er pas een start kan worden gemaakt met concrete maatregelen na positieve besluitvorming hierover door het algemeen bestuur in september 2023 komt dit in de praktijk neer op een periode van ruim 5 kwartalen. In de loop van 2024 moet duidelijk worden of het nodig is deze termijn te verlengen. Een eventueel noodzakelijke verlenging zal uiteraard ter goedkeuring aan het algemeen bestuur worden voorgelegd. Het totaalbedrag dat beschikbaar komt voor de fitte organisatie, indien het algemeen bestuur de beide begrotingen vaststelt, bedraagt circa € 470.000. Eind 2022 werd in beeld gebracht in welke mate de ODZOB voldoet aan de uitgangspunten van een hoog presterende organisatie.
Een vervolg op deze HPO-nulmeting geeft inzicht in de mate waarin de ODZOB de beoogde ontwikkelingen weet te realiseren. Een medewerkerstevredenheidsonderzoek zou zonder het in gang gezette HPO-traject passend kunnen zijn, maar biedt nu te weinig meerwaarde. Het dagelijks bestuur heeft in 2022 opvolging gegeven aan een ontvangen suggestie over het opstellen van een afwegingskader waarbij diverse typen werkzaamheden ten opzichte van elkaar worden gepositioneerd en geprioriteerd). Dit kader is ook beschikbaar gesteld aan het algemeen bestuur. Een (nieuwe) kerntakendiscussie heeft daarom geen meerwaarde. Dit sluit overigens ook aan op het bestuurlijk omarmde uitgangspunt in de Meerjarenvisie; de focus ligt op het ‘fundament op orde’.
De zienswijzen over de fitte organisatie leiden tot een afzonderlijk plan van aanpak en tot tekstuele aanvullingen in de herziene begroting 2023 en begroting 2024.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 6 van 17
21 juli 2023
Ontwikkeling kosten en tarieven Ontvangen zienswijzen: Gemeenten Asten en Gemert-Bakel geven aan zich onderdeel te voelen van de ODZOB en dat de zorgen over het ziekteverzuim gedeeld worden. Opgemerkt wordt dat er besparingsmogelijkheden of taakstellende bezuinigingen ontbreken. Mogelijk kunnen deze een verhoging van het uurtarief voorkomen. Van de ODZOB wordt verwacht dat een dergelijke afweging wordt gemaakt. Een vergelijkbare opmerking over het ontbreken van bespaarmaatregelen of bezuinigingen komt van de gemeenten Someren en Deurne. Gemeenten Asten, Gemert-Bakel en Someren uiten hun twijfels over de tijdelijkheid van de tariefopslag. Het verhogen van de ziekteverzuimnorm leidt (door een bijgestelde declarabiliteitsnorm) tot een verhoging van het uurtarief. Het nu toepassen van een (tijdelijke) opslag is een mogelijke structurele verhoging van het uurtarief. In dat geval, zo wordt gesteld, zorgt het ziekteverzuim voor een dubbele verhoging van het uurtarief. Dit wordt niet als wenselijk gezien. Gemeente Laarbeek verwacht van de ODZOB dat er blijvende aandacht is voor een gerichte sturing op het beheersbaar houden en niet verder op laten lopen van de kosten van organisatieontwikkeling. Hierbij dient niet alleen gekeken te worden naar de overhead, maar ook naar de declarabele uren en de tarieven daarvan. Daarin mede begrepen de loon- en prijsontwikkelingen (Cao-stijgingen).
De ODZOB wordt door gemeente Bergeijk opgeroepen om kritisch te blijven op de bedrijfsvoering om zo verdere kostenstijgingen in de komende jaren te voorkomen. Waar mogelijk kostenbesparingen door te voeren door efficiënter te werken. Hierdoor kunnen verdere kostenstijgingen of verminderde declarabiliteit in eerste instantie binnen de begroting (van de ODZOB) worden opgevangen. Provincie Noord-Brabant stemt in met de herziene begroting 2023 en de begroting 2024, maar spreekt wel zorgen uit over de kostenstijgingen en de genoemde onzekerheden. Het verzoek wordt gedaan om verdere maatregelen te treffen om kostenstijgingen te beperken en op die wijze tot een sluitende begroting te komen. Gemeente Eindhoven dringt er op aan om actief te blijven sturen op een efficiënte uitvoering van de aan de ODZOB opgedragen taken en de organisatiekosten te beheersen en te bewaken. Dit door hiervoor indicatoren en doelstellingen vast te leggen en hierover periodiek te rapporteren en nieuwe maatregelen te nemen wanneer dit niet tot voldoende resultaat leidt. Indien structurele maatregelen en middelen noodzakelijk zijn om van de ODZOB een blijvend fitte organisatie te maken, dienen de gevolgen hiervan niet te worden neergelegd bij de gemeenten. De hiervoor benodigde middelen dienen te worden gevonden door externe inhuur slechts tijdelijk en beperkter te verhogen dan nu is beschreven.
Ook dient de overhead in de komende twee jaar jaarlijks met 1 procentpunt verlaagd te worden. Daarnaast dringt gemeente Eindhoven er op aan om in de begroting 2024 van de ODZOB toe te lichten op welke wijze de aan beleidsmatige en financiële consequenties van de Meerjarenvisie 20232027 invulling wordt gegeven, met een duidelijke financiële onderbouwing. Nieuwe opgaven dienen daarbij zoveel mogelijk geïntegreerd te worden in de bestaande aanpak en gefinancierd te worden vanuit bestaande (collectieve) middelen.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 7 van 17
21 juli 2023
Gemeente Eindhoven dringt er daarnaast op aan dat in de situatie van onvermijdelijk door te voeren toekomstige begrotingswijziging(en) bij de ODZOB hierbij expliciet wordt toegelicht op welke wijze aan het voorgaande invulling is gegeven, met een deugdelijke financiële onderbouwing. Tenslotte spreekt gemeente Eindhoven uit zich niet te kunnen vinden in de huidige ontwerpbegroting 2024 met meerjarenraming 2025-2027. Aan de ene kant door het hoge uurloon vanwege de externe inhuur, de hoge overhead en de tijdelijke opslag voor de fitte organisatie en aan de andere kant doordat de toelichting en onderbouwing op welke wijze aan de financiële consequenties invulling wordt gegeven ontbreekt. Gemeente Veldhoven is het niet eens met het uitgangspunt dat de formatie voor de overhead 20% van de totale formatie is. Dit omdat de dalende productiviteit door de Cao geen extra inspanningen vergt op het gebied van de overhead. Verwacht wordt dat de overhead aangepast wordt naar het niveau van 2023 en dat het uurtarief verlaagd wordt. Gemeente Heeze-Leende maakt zich zorgen over de kostenstijgingen maar vertrouwt er op dat de ODZOB de oorzaken hiervan adequaat aanpakt waardoor de ODZOB weer een fitte organisatie wordt. Gemeente Cranendonck is tevreden over de manier waarop de ODZOB (en andere gemeenschappelijke regelingen) in 2022 is omgegaan met het nemen van efficiencymaatregelen.
Bespaarmaatregelen en/of taakstellende bezuinigingen ontbreken echter in de (nieuwe) begroting. De kosten van de overhead stijgen ieder jaar, onder andere door meer fte’s. Het percentage overhead van 29% is geen norm en zou (volgens de gemeente) bij een toegenomen omzet moeten dalen, maar dit is niet het geval. Daarnaast stelt gemeente Cranendonck dat het opvangen van de minder declarabele uren door medewerkers door inhuur van personeel structureel niet is vol te houden. Dit omdat de tarieven voor inhuur de pan uitrijzen. Hoewel de markt moeilijk is, heeft het aantrekken van eigen medewerkers toch de voorkeur. De verdubbeling van de inhuurkosten (van € 3,26 mio naar € 6,96 mio) wordt dan ook als onaanvaardbaar bestempeld. Tenslotte merkt gemeente Cranendonck op dat de declaratienorm nu telkens wordt aangepast op de basis van voorgaande jaren. De ODZOB zou op deze manier niet moeten begroten; het benodigde uurtarief rijst zo de pan uit en de dienst prijst zichzelf daarmee uit de markt. De gemeente doet de aanbeveling om de declaratienorm opnieuw te bezien. Een terugkeer naar een hogere declaratienorm, ten koste van de indirecte uren van de medewerkers, moet mogelijk zijn. Het verhogen van het uurtarief wegens minder declarabele uren door het ziekteverzuim wordt als niet wenselijk beschouwd.
Gemeente Valkenswaard verzoekt een structurele realistische norm op te nemen betreffende declarabiliteit, ziekteverzuim en tijdelijke inhuur. Dit omdat er een tijdelijke opslag van € 2,05 is opgenomen in het uurtarief in verband met het hogere ziekteverzuim (6%) waardoor de declarabiliteitsnorm daalt naar 1.306 uren. De gemeente acht een ziekteverzuim van 5,5% à 6% als realistisch, waardoor er van tijdelijkheid geen sprake zal zijn. Daarnaast ziet gemeente Valkenswaard dat de (bijna) verdubbeling van de kosten van tijdelijke inhuur niet is verwerkt in het uurtarief en hier wordt aandacht voor gevraagd. Aan de ODZOB wordt gevraagd om grotere inspanningen te doen om de inhuur van extern personeel zoveel als mogelijk te beperken en te proberen meer mensen in vaste dienst te krijgen. De suggestie wordt gedaan om dit onderdeel te laten uitmaken van het fitte organisatie programma.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 8 van 17
21 juli 2023
Gemeente Best constateert een behoorlijke toename in de overheadkosten (van 2023 naar 2024 gaat het om een stijging van ruim € 1,4 miljoen). Hoewel het aandeel van de overhead in de totale formatie binnen de norm van 20% blijft, vraagt de gemeente zich af in hoeverre dit reëel is. Gesteld wordt dat een groot deel van het extra opdrachtvolume uitgevoerd wordt door externe inhuur en dat de lagere declarabiliteit ertoe leidt dat er meer formatie nodig is voor dezelfde output. Volgens gemeente Best vergt dit weinig extra inspanningen voor de overhead. Vandaar dat het verzoek wordt gedaan de overhead aan te passen aan het niveau van 2023 en het uurtarief hierop aan te passen. Gemeente Reusel–De Mierden wil weten hoe en wanneer (het plan voor) de fitte organisatie zich vertaalt in een zichtbaar (financieel) resultaat met meer declarabele uren; niet alleen door toegenomen fte’s maar zeker ook door een verlaging van het ziekteverzuimpercentage. Er zijn zorgen, zo meldt gemeente Nuenen, over de stijgingen in de begrotingen over de uitgaven. Gevraagd wordt om tot planvorming te komen op basis waarvan bespaarmaatregelen en bezuinigingen kunnen worden gerealiseerd. Van een deskundige en gedreven organisatie wordt meer verwacht dan wat de ODZOB nu biedt. Reactie dagelijks bestuur: In 2022 werd duidelijk dat, na de Corona-periode, het ziekteverzuim bij de ODZOB relatief hoog bleef.
Hier is de nodige inzet op geweest, maar de organisatie heeft dit niet in een korte termijn kunnen keren. Hiermee was, naast de menselijke en personele impact, ook de financiële consequentie voor 2022 groot. Uiteraard had passende aandacht voor het personeel en het beheersbaar houden van het ziekteverzuim prioriteit. Toen in het eerste kwartaal van dit jaar de ontwerp herziene begroting 2023 en de ontwerpbegroting 2024 tot stand kwamen, deed zich het volgende dilemma voor. Het was voor het dagelijks bestuur duidelijk dat er iets moest gebeuren om de fitheid van de ODZOB te bevorderen, maar er waren nog geen concrete plannen hiervoor uitgewerkt. Om geen kostbare tijd verloren te laten gaan heeft de directie van de ODZOB een plan opgesteld waaruit blijkt wat er nodig is om van de ODZOB (weer) een fitte organisatie te maken. Hierbij wordt nadrukkelijk opgemerkt dat passende aandacht voor het personeel en het beheersbaar houden van het ziekteverzuim ook zonder deze contouren hoog op de agenda van directie en management staan. Een signaal dat door meerdere deelnemers werd afgegeven is dat er geen besparingsmogelijkheden of (taakstellende) bezuinigingen in de beide begrotingen zijn opgenomen. De ODZOB speurt voortdurend naar mogelijkheden om de kosten in de bedrijfsvoering in de hand te houden.
Zo wordt er volop ingezet op het optimaliseren van de werkprocessen in de nieuwe VTH-applicatie (PowerBrowser) die ook door veel van de deelnemers wordt gebruikt. Hierbij wordt op slimme wijze gebruik gemaakt van ICT-mogelijkheden. Ook zijn er kostenbesparende maatregelen genomen door het ‘openbreken’ van het lopende contract voor de bedrijfswagens omdat dit financieel veel gunstiger was dan het sluiten van een nieuw leasecontract. De stijging van de personele kosten is rechtstreeks het gevolg van de nieuwe Cao die van toepassing is op het ODZOB-personeel. Aan veruit de meeste niet-personele kosten (zoals huisvesting, vervoer, automatisering en externe inhuur) liggen contracten ten grondslag waarin bepalingen over toe te passen indexeringen zijn opgenomen. Deze ontwikkelingen zijn door de ODZOB niet te beïnvloeden.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 9 van 17
21 juli 2023
Dergelijke contracten worden gerespecteerd, ook al omdat eventuele concurrenten met vergelijkbare contracten werken. Hierdoor is de ruimte om besparingen door te voeren minimaal te noemen. Bij het opstellen van de beide ontwerpbegrotingen is er bewust voor gekozen om uit te gaan van het personeelsbestand waar de ODZOB aan het eind van 2022 over beschikte. Dat ging om 185 fte. Daarnaast beschikte de ODZOB op dat moment over 36 fte externe inhuur (16% van in totaal 221fte). De benodigde capaciteit waar in de herziene begroting 2023 en begroting 2024 mee gerekend is, is beduidend hoger dan het aantal medewerkers eind 2022 over kon beschikken. De gevraagde capaciteit voor 2023 en 2024 komt uit op ruim 233 fte respectievelijk ruim 238 fte. Vanuit het behoedzaamheidsprincipe is er voor gekozen om de vraag naar extra capaciteit in de begrotingen te verwerken als een vraag naar extra externe inhuur. Deze komt in 2023 uit op ruim 48 fte en in 2024 op ruim 53 fte. Tegelijkertijd spant de ODZOB zich in om de vraag naar extra capaciteit in te vullen met nieuw eigen personeel in plaats van externe inhuur. Er wordt hard gewerkt om het huidige personeel te behouden en nieuw personeel te werven; vooralsnog helaas niet met het gewenste resultaat. Het is een keuze op welke wijze wordt omgegaan met het invullen van het personeelsbestand.
Een alternatieve benadering (waar niet voor gekozen is) gaat uit van het stabiel houden van de arbeidsmix (dit is de verhouding tussen vast en ingehuurd personeel). Eind 2022 was deze verhouding 84%-16% en door de gekozen aanpak verandert dit in 2023 naar 80%-20%. In 2024 loopt dit nog iets verder op. De reden dat niet voor deze alternatieve aanpak is gekozen is de volgende. Mocht de ODZOB er onverhoopt niet in slagen om voldoende nieuwe medewerkers in vaste dienst te nemen, dan is het nagenoeg onontkoombaar om toch over te gaan tot externe inhuur. Onze deelnemers staan er immers, begrijpelijk, op dat de opgedragen werkprogramma’s worden uitgevoerd. Dergelijke wijzigingen hebben direct een negatief effect op het realiseren van de vastgestelde begroting; de kosten stijgen en een tekort in de exploitatie ligt vrijwel meteen op de loer. De ervaringen uit 2022 hebben geleerd dat dit, zowel door ODZOB als haar deelnemers, als zeer ongewenst wordt gezien. Om een herhaling hiervan te voorkomen is behoedzaam omgegaan met het doen van aannames in de begroting waarvan het onzeker is of deze kunnen worden waargemaakt. Het aantal vaste medewerkers schommelt in de eerste maanden van 2023 rond de 180 fte. Vooralsnog ondersteunt dit de gekozen aanpak voor de geraamde opbouw van de arbeidsmix.
De suggestie die enkele deelnemers doen om meer vast personeel in dienst te nemen en de hoeveelheid externe inhuur af te bouwen is weliswaar begrijpelijk, maar is in de huidige arbeidsmarkt moeilijk realiseerbaar. Er zijn ook opmerkingen gemaakt over de raming van de overhead in de beide ontwerpbegrotingen. Hoewel herkend wordt dat het aandeel van de overhead telkens uitkomt op 20%, wordt door enkele deelnemers opgeroepen om de overhead terug te brengen naar het niveau waar in de oorspronkelijke begroting 2023 van werd uitgegaan. De vastgestelde begroting 2023 gaat uit van in totaal 227 fte, waarvan 45 fte betrekking heeft op de overhead. In de herziene begroting 2023 stijgt het aantal fte van de overhead naar 47 en in de begroting 2024 komt de overhead uit op 48 fte. Als aan de oproep gehoor zou worden gegeven daalt het aandeel van de overhead in de totale formatie naar 19%.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 10 van 17
21 juli 2023
In de huidige omstandigheden wil het dagelijks bestuur niet tornen aan het uitgangspunt dat de overhead 20% van de formatie bedraagt. De uitwerking en opvolging van het IBP Versterking VTHstelsel zorgt de komende tijd voor veel extra ‘ondersteunend’ werk. In de toekomst kan dit wellicht veranderen. In de paragraaf over de ontvangen reacties op de financiering van de ODZOB wordt hier nader op ingegaan. Verschillende deelnemers gaan in hun zienswijzen in op de declarabiliteitsnorm die is gedaald van 1.350 uur per fte (vastgestelde begroting 2023) naar 1.313 uur per fte (herziene begroting 2023) en 1.306 uur per fte (begroting 2024). Deze declarabiliteitsnormen komen nagenoeg overeen met de uitgangspunten die de collega-omgevingsdiensten in Noord-Brabant hanteren. Bij de oorspronkelijke declarabiliteitsnorm van 1.350 uur werd uitgegaan van een ziekteverzuim van 4,5%. Momenteel wordt gerekend met een ziekteverzuim van 6%. Dit leidt tot een (gemiddeld) lagere aanwezigheid van 30 uur per fte. Er is voor gekozen om deze verminderde aanwezigheid niet ten laste te brengen van de gemiddeld 170 uur per fte die beschikbaar is voor niet-declarabele werkzaamheden (zoals teamoverleg, opleidingen, inwerken nieuwe medewerkers). Deze ‘marge’ levert namelijk een belangrijke bijdrage aan een kwalitatief goede werkomgeving voor het personeel van de ODZOB.
Dit draagt bij aan het fitter worden van onze medewerkers en daarmee onze organisatie. De relatie tussen het ziekteverzuim en de haalbare declarabiliteit betekent, zoals opgemerkt werd door verschillende deelnemers, dat het maar de vraag is of de declarabiliteitsnorm terug kan keren naar de 1.350 uur per fte die in het verleden als uitgangspunt werd gehanteerd. Veel zal daarbij afhangen van de ontwikkeling die het ziekteverzuim de komende jaren gaat doormaken. De suggestie om juist de indirecte uren (hierboven aangeduid als niet-declarabel) te verlagen staat haaks op de opvattingen van het dagelijks bestuur, maar ook op die van koepelorganisatie Omgevingsdienst NL (ODNL) om de gewenste kwaliteitsslag te kunnen realiseren. Met het ministerie van I&W als subsidieverstrekker en met ODNL als uitvoerend coördinatiepunt wordt momenteel aan het IPB Versterking VTH-stelsel gewerkt. In dit programma worden onder andere robuustheidscriteria voor omgevingsdiensten ontwikkeld. Voor zover nu bekend is, wordt hierbij onder andere ingegaan op beschikbare capaciteit en budgetten voor innovaties, business intelligence en opleidingen. In het najaar van 2023 wordt een voortgangsrapportage van het IBP Versterking VTHstelsel verwacht.
Naast de geschetste ontwikkelingen op landelijk niveau is er ook op regionaal niveau aandacht voor het (meer dan nu het geval is) werken met indicatoren en doelstellingen in de begroting van de ODZOB. Naar verwachting start een groep enthousiaste medewerkers uit de regio samen met de ODZOB in de zomer van 2023 met een eerste oriëntatie op de mogelijkheden hiervoor.
De zienswijzen over ontwikkeling van kosten en tarieven leiden niet tot aanpassingen in de begroting.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 11 van 17
21 juli 2023
Financiering Ontvangen zienswijzen: Gemeente Waalre vraagt om op termijn na te denken over een vereenvoudiging van de financiering van de ODZOB die recht doet aan de karakteristieken van de verschillende werkzaamheden en tot minder overhead leidt. Een vergelijkbare oproep doet gemeente Bergeijk. Gevraagd wordt om te onderzoeken of een vereenvoudiging van de verantwoording door de ODZOB mogelijk is; op een manier die minder administratieve belasting vraagt, die recht doet aan de karakteristieken van de verschillende werkzaamheden en die mogelijk tot minder overhead leidt. Gemeente Deurne geeft aan dat op termijn de huidige declaratiesystematiek gewijzigd zou kunnen worden naar een gewogen gemiddelde prijs per dienst. Hierdoor kunnen mogelijk de administratieve lasten verminderen. De gemeente geeft daarbij aan dat een dergelijke wijziging van declareren tot een wezenlijke verandering leidt in de bedrijfsvoering van de ODZOB en dat hier zorgvuldig onderzoek aan vooraf moet gaan. Reactie dagelijks bestuur: In de verschillende informatiesessies die de ODZOB zowel zelfstandig als in 4GR-verband organiseerde in april van dit jaar kwam de vraag aan bod of de huidige wijze van financiering en de daarmee samenhangende verantwoording de komende jaren moet worden voortgezet.
Dit heeft er zelfs toe geleid dat bij enkele deelnemers er amendementen op de concept-zienswijzen zijn voorgelegd en bekrachtigd door de betreffende gemeenteraden. Rode draad hierbij de vraag of een vereenvoudiging van de huidige systematiek realiseerbaar is. In het interbestuurlijk programma VTH wordt ook ingegaan op dit thema, als onderdeel van de pijler ‘robuuste omgevingsdiensten’. De kans bestaat hierdoor dat er vanuit het Rijk voorschriften of kaders over de financiering worden vastgesteld. In het najaar 2023 wordt hier meer duidelijkheid over verwacht. Een andere wijze van financiering en verantwoording geeft invulling aan de oproep van enkele deelnemers om besparingsmogelijkheden door te voeren. Hiervoor is het echter nodig dat eerst in kaart wordt gebracht wat de mogelijkheden en gevolgen hiervan zijn. Dit vergt een gedegen afstemming met de regio, onder andere op ambtelijk niveau. Zonder een breed regionaal draagvlak is een vereenvoudiging ten opzichte van de werkwijze die gedurende de eerste 10 jaren van het bestaan van de ODZOB gold moeilijk realiseerbaar. Een minder gedetailleerde financiering en verantwoording moet kunnen leiden tot minder kosten. Dit nader onderzoeken biedt kansen, maar brengt ook risico’s met zich mee indien snelheid boven zorgvuldigheid wordt gesteld.
Door de inwerkingtreding van de Omgevingswet in 2024 wordt er vanaf volgend jaar met een hierop aangepaste (lees: meer compacte) producten- en dienstencatalogus gewerkt. Dit vergt de nodige voorbereidingen in onze (informatie)systemen.
De zienswijzen over de financiering van de ODZOB leiden niet tot aanpassingen in de begroting.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 12 van 17
21 juli 2023
Meerjarig beeld Ontvangen zienswijzen: Gemeenten Asten, Gemert-Bakel, Someren en Deurne constateren dat in de meerjarenbegroting een overzicht met betrekking tot de gemeente te betalen bijdrage voor de jaren 2025-2027 ontbreekt. Deze is echter noodzakelijk om de incidentele en structurele doorwerking van besluiten te vertalen in de meerjarenbegroting van de deelnemende gemeenten en provincie. Verzocht wordt om dit in de volgende ontwerpbegroting op te nemen. Gemeente Deurne vraagt om dit alsnog op te nemen in de begroting 2024. Gemeente Someren merkt op dat in de toelichting op de fitte organisatie al een voorbehoud wordt gemaakt voor 2025. De ontwerpbegroting 2024 voorziet niet in een financiële meerjarenraming over 2025-2027 waardoor niet kan worden beoordeeld hoe hier in de meerjarenraming mee is omgegaan. Gemeente Eindhoven dringt er op aan om in de begroting 2024 toe te lichten op welke wijze aan de beleidsmatige en financiële consequenties van de Meerjarenvisie 2023-2027 invulling wordt gegeven, met een duidelijke financiële onderbouwing. Nieuwe opgaven dienen daarbij, volgens de gemeente, zoveel mogelijk geïntegreerd te worden in de bestaande aanpak en gefinancierd te worden vanuit bestaande (collectieve) middelen.
In het verlengde hiervan dringt gemeente Eindhoven er ook op aan dat, in een situatie van onvermijdelijk door te voeren begrotingswijzigingen door de ODZOB, expliciet wordt toegelicht op welke wijze aan het voorgaande invulling is gegeven. Reactie dagelijks bestuur: De vraag om in de meerjarenbegroting een overzicht op te nemen voor de deelnemersbijdragen in de jaren 2025 tot en met 2027 is begrijpelijk, maar werd niet eerder aan de ODZOB voorgelegd. De gevraagde overzichten worden toegevoegd aan de definitief vast te stellen begroting 2024. Dit wordt voortgezet bij toekomstige op te stellen begrotingen. In de ontwerpbegroting 2024 is in de gepresenteerde meerjarenraming (op pagina 27) abusievelijk geen rekening gehouden met het tijdelijke karakter van de tariefopslag die nodig is om te komen tot een fitte organisatie. In de definitief vast te stellen begroting 2024 is dit aangepast en vervalt deze tariefopslag met ingang van 2025. Met de Meerjarenvisie 2023-2027 heeft het algemeen bestuur een richtinggevende koers vastgesteld die leidend is voor de kadernota’s van de komende jaren. De eerste uitwerking volgt dit najaar bij de behandeling van de kadernota 2025. In dezelfde periode wordt ook het programma Collectieve Taken 2024 ter vaststelling aan het algemeen bestuur voorgelegd.
Uitgangspunt bij beide bestuurlijke afwegingsmomenten is dat de hierop betrekking hebbende werkzaamheden uitgevoerd worden binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde budgettaire kaders. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan mogen onze deelnemers er op rekenen dat uit een voorstel aan het algemeen bestuur duidelijk naar voren komt waarom inpassing binnen de vastgestelde budgettaire kaders niet mogelijk is. Hiermee wordt het algemeen bestuur in positie gebracht om invulling te geven aan de rol die aan dit orgaan is toebedeeld. Het is altijd de intentie geweest van het dagelijks bestuur om voorstellen met daaruit voortvloeiende begrotingswijzigingen op gedegen wijze te onderbouwen. Aan dit uitgangspunt wenst het dagelijks bestuur, in lijn met de ontvangen zienswijze op dit punt, niet te tornen. Waar nodig wordt deze onderbouwing nog verder aangescherpt.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 13 van 17
21 juli 2023
Een veel voorkomend kenmerk van de begrotingswijzigingen van de afgelopen jaren is dat de bekostiging plaatsvond via een onttrekking uit de algemene reserve (soms voorafgegaan door een storting daarin, soms niet). Daarop terugkijkend kan worden geconcludeerd dat deze aanpak soms lastig te volgen was. Dit is een leermoment voor de ODZOB. Het ligt dan ook voor de hand om in vergelijkbare toekomstige situaties voor een alternatieve werkwijze te kiezen. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een bestemmingsreserve.
De zienswijzen over het meerjarig beeld leiden tot enkele cijfermatige aanpassingen in de begroting 2024. Uitvoering werkzaamheden Ontvangen zienswijzen: Gemeente Helmond geeft aan dat het de ODZOB niet gelukt is om het voor de gemeente begrote bedrag (voor de uitvoering van het werkprogramma) volledig in te zetten. Verzocht wordt om de voortgang van de werkzaamheden goed te monitoren en daarover tijdig, proactief en transparant te communiceren. Gemeente Eindhoven verwacht van de gemeenschappelijke regelingen goede onderlinge synergie in de bijdrage aan de opgaven van de Omgevingswet en het bereiken van resultaat op de door gemeente Eindhoven in de Omgevingsvisie vastgestelde doelen. Gemeente Nuenen is tevreden over de dienstverlening van de ODZOB en de wijze waarop de taken vervuld worden De medewerkers van de ODZOB worden bedankt voor hun inzet in hun dynamische werkomgeving. Reactie dagelijks bestuur: Als uitgangspunt geldt dat de ODZOB de opgedragen werkprogramma’s zo volledig mogelijk en tijdig wil uitvoeren. Dat dit soms een uitdaging is, gezien de schaarste op de arbeidsmarkt, zal niemand verbazen. De opdrachtgevers van de ODZOB mogen er vanuit gaan dat op gezette tijden door de ODZOB wordt gerapporteerd over de voortgang van de werkzaamheden.
De 4GR in Zuidoost-Brabant (GGD, Veiligheidsregio, MRE en ODZOB) werken, al enkele jaren, samen aan de voorbereiding op en implementatie van de Omgevingswet. Het compliment over de taakvervulling en dienstverlening wordt gewaardeerd en geeft extra energie om de vele uitdagingen die de ODZOB te wachten staan aan te pakken.
De zienswijzen over de uitvoering van het werkprogramma leiden niet tot aanpassingen in de begroting.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 14 van 17
21 juli 2023
Benchmark Ontvangen zienswijze: Gemeente Waalre doet het verzoek om de resultaten van de ODZOB, onder andere op het terrein van de financiering en overhead, te vergelijken met de andere (Brabantse) omgevingsdiensten. Reactie dagelijks bestuur: Het Statenvoorstel waarin de zienswijze van provincie Noord-Brabant is opgenomen bevat een vergelijking van diverse financiële indicatoren tussen de drie Brabantse omgevingsdiensten. Zij ontkomen er geen van allen aan om de eerder vastgestelde begroting 2023 bij te stellen. De begrotingen voor 2024 zijn allemaal gebaseerd op de bijgestelde begrotingen 2023. Bijstelling 2023 Gemiddeld uurtarief
ODZOB € 115,16
OMWB € 106,70
ODBN € 108,87
Stijging uurtarief Raming ziekteverzuim
12,4% 6,0%
10,0% 5,5%
4,2% 5,5%
Declarabele uren/fte Declarabel urenvolume
1.313 244.933
1.300 353.600
1.309 309.075
Omzet (miljoen) Weerstandsratio
€ 29,4 0,9
€ 41,7 1,1
€ 33,8 1,1
Aantal fte Personeelskosten
233 86%
304 85%
302 85%
Aandeel overhead fte Flexibele schil
20% 21%
19% 13%
23% 20%
Begroting 2024 Gemiddeld uurtarief Stijging uurtarief
ODZOB € 120,52 4,7%
OMWB € 108,75 1,9%
ODBN € 112,60 3,4%
Raming ziekteverzuim Declarabele uren/fte
6,0% 1.306
5,5% 1.300
5,5% 1.302
Declarabel urenvolume Omzet (miljoen)
249.000 € 30,6
349.700 € 41,6
321.071 € 36,4
Weerstandsratio Aantal fte
0,9 238
1,1 330
1,1 318
Personeelskosten Aandeel overhead fte
88% 20%
85% 18%
82% 23%
Flexibele schil
22%
8%
20%
Opmerking: de getoonde tarieven van de ODZOB zijn inclusief de tijdelijke opslag van € 3,- voor de fitte organisatie. Het structurele tarief komt uit op € 112,16 (2023), respectievelijk € 117,52 (2024).
In het IBP Versterking VTH-stelsel worden momenteel financiële indicatoren uitgewerkt die een beeld schetsen over de robuustheid van omgevingsdiensten. In het najaar van 2023 wordt hierover een eerste landelijke rapportage verwacht. Deze levert naar verwachting aanvullende inzichten op over het financieel fundament, robuustheid en daarmee ook over de fitheid van de ODZOB.
De zienswijze over een benchmark met andere omgevingsdiensten leidt niet tot aanpassingen in de begroting.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 15 van 17
21 juli 2023
Algemene reserve en weerstandsvermogen Ontvangen zienswijzen: Gemeente Helmond constateert dat de éénmalige storting in de algemene reserve om het weerstandsvermogen te versterken in lijn is met eerdere besluitvorming. Om in de toekomst een uitputting van de algemene reserve te voorkomen wordt aan de ODZOB verzocht de risico’s periodiek te monitoren en de resultaten hiervan onder de aandacht te brengen van het algemeen bestuur. Gemeente Laarbeek stelt dat in een vroeg stadium voorkomen dient te worden dat in de toekomst weer een extra bijdrage nodig is om het weerstandsvermogen te verhogen. Dit kan worden bereikt door het tijdig informeren over zaken die financiële consequenties hebben buiten de reguliere begrotingen en/of werkprogramma’s. Hierdoor wordt het samenspel tussen de omgevingsdienst en de deelnemende gemeenten geoptimaliseerd. Gemeente Someren geeft bij haar zienswijze nog een meer algemene disclaimer af. Hierin wordt opgemerkt dat de financiële positie van de gemeente onder druk staat. Als blijkt dat de meicirculaire voor de gemeente onvoldoende financieel perspectief biedt om over 2024 een begroting met een positief resultaat op te stellen, dan is men genoodzaakt om besparingen door te voeren. Dan wordt ook een bijdrage van de gemeenschappelijke regelingen hieraan verwacht.
Gemeente Valkenswaard is positief over de voorgestelde versterking van het weerstandsvermogen tot € 1,2 miljoen. Verzocht wordt om het weerstandsvermogen binnen afzienbare termijn (verder) te verhogen tot € 1,5 miljoen; gezien de omzetgroei wordt dit de nieuwe ondergrens. Deze verhoging kan worden gerealiseerd door een mogelijk positief jaarrekeningresultaat in 2023 en/of 2024. Hierdoor hoeft geen extra bijdrage gevraagd te worden aan de deelnemers. Zolang een toelichting op (het plan voor) de fitte organisatie blijft ontbreken, stelt gemeente Reusel– De Mierden voor om iedere investering in een fittere organisatie (met als doel het terugdringen van het ziekteverzuim) voorlopig te voldoen uit de algemene reserve. Bij de volgende voorliggende begroting kan dit dan gedetailleerd verantwoord worden. Reactie dagelijks bestuur: In de paragraaf die ingaat op de zienswijzen over het meerjarig beeld is al ingegaan op het onttrekken en storten van middelen in de algemene reserve. De ODZOB continueert het periodiek monitoren van de risico’s. Tweemaal per jaar wordt de risico-inventarisatie volledig geactualiseerd. Het dagelijks bestuur heeft er bij het opstellen van de beide ontwerpbegrotingen bewust voor gekozen om nu een traject in gang te zetten om het weerstandsvermogen aan te vullen tot € 1,2 miljoen.
Dat bij een omzet van meer dan € 30 miljoen volgens de hierover bestuurlijk bekrachtigde uitgangspunten een minimaal weerstandsvermogen hoort van € 1,5 miljoen is bekend. De suggestie om (indien aan de orde) toekomstige positieve resultaten in de jaarrekening te gebruiken om het weerstandsvermogen aan te vullen strookt met de opvattingen van het dagelijks bestuur hierover. De suggestie om kosten voor het traject om te komen tot een fitte organisatie in eerste instantie (zolang er nog geen concrete plannen hierover zijn opgesteld) te bekostigen uit de algemene reserve staat op gespannen voet met de uitgangspunten die het dagelijks bestuur hierover heeft omarmd. Het zou kunnen leiden tot een situatie zoals in 2022 het geval was. Dit is ongewenst.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 16 van 17
21 juli 2023
Op basis van de interne halfjaarrapportage is een indicatieve prognose voor het resultaat over 2023 opgesteld. Hieruit blijkt dat de totale baten circa € 400.000 achter blijven bij de raming uit de herziene begroting 2023. Voor de lasten geldt dat deze naar verwachting circa € 1.100.000 lager uitkomen dan werd verwacht. Het indicatieve resultaat over 2023 komt dan uit op circa € 700.000. De opgestelde prognose voor 2023 gaat met onzekerheden gepaard. De demissionaire status van het provinciaal bestuur en de regering zorgen voor onduidelijkheden, bijvoorbeeld op het gebied van stikstof en landbouw. De gevolgen hiervan op de taakuitvoering door de ODZOB zijn moeilijk in te schatten en kunnen in de loop van dit jaar nog veranderen. Het getoonde indicatieve resultaat is dan ook een momentopname, waaraan nog geen harde conclusies te verbinden zijn. De indicatieve prognose over 2023 wordt verder uitgewerkt in de Bestuursrapportage 2023. In deze rapportage, die op 12 oktober aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, zal blijken of de huidige prognose, op basis van voortschrijdend inzicht, aangepast moet worden. Het algemeen bestuur nam eind 2022 het principebesluit om bij de vaststelling van de herziene begroting 2023 de versterking van het weerstandsvermogen tot € 1,2 miljoen ten uitvoer te brengen.
De indicatieve prognose over het verwachte resultaat over 2023 geeft geen directe aanleiding om dit besluit uit te stellen. Aan de andere kant is er ook geen beletsel om hiermee te wachten tot oktober van dit jaar, als de Bestuursrapportage aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. Alles overwegend kiest het dagelijks bestuur er voor om de effectuering van het eerder genomen besluit uit te stellen tot de AB-vergadering van 12 oktober 2023.
De zienswijzen over de algemene reserve en weerstandsvermogen leiden niet tot aanpassingen in de begroting.
Reactienota op de herziene begroting 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenraming 2025-2027 Pagina 17 van 17
21 juli 2023
ste
Gemeente
Dagelijks Bestuur Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant T.a.v. de heer J.C.M. Van Bree Postbus 8035 5601 KA EINDHOVEN
Via e-mail: j.lepairodzob.nl
n
Behandeld door
E. Peeters-Claassen
Telefoonnummer:
(0493) 671 212
Uw brief:
15 maart 2023
Uw kenmerk Zaaknummer:
Z-2023-002044/D.2023040000 2023024137
Bijlage(n):=
--
Verzenddatum:=
2 s MEP 2023
Onderwerp: zienswijze ontwerpbegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Beste heer Van Bree, Op 15 maart 2023 ontvingen wij de ontwerpbegroting 2024 en meerjarenraming 20252027. Wij hebben deze op 23 mei 2023 voor zienswijze voorgeiegd aan de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft besloten de zienswijze als volgt te formuleren: Besluit Als gemeente voelen we ons onderdeel van de ODZOB. De problemen met betrekking tot het ziekteverzuim zijn bekend en we delen onze zorg daarover. Toch geeft de ontwerpbegroting ODZOB 2024 aanleiding tot het maken van de volgende zienswijze: Bespaarmaatregelen en/of taakstellend bezuinigingen ontbreken in de overwegingen. Mogelijk kunnen deze een verhoglng van het uurtarief voorkomen. Ook wii kijken in onze organisatie naar besparingsmaatregelen. Wij verwachten dat de ODZOB dit ook afweegt zonder dat direct sprake is van een tariefsverhoging. Daarnaast zijn er twijfels over de tijdelijkheid van de opslag. De tijdelijkheid van de opslag is niet zichtbaar in de meerjarenraming en is meegenomen in tariefstelling 2024 (dus inclusief tijdelijke opslag). Het verhogen van de ziekteverzuimnorm en daarmee ook de declarabiliteitsnorm heeft een verhoging van het uurtarief als gevolg. Het nu toepassen van een (tijdelijke) opslag is een mogelijke structurele verhoging van het uurtarief. In dat geval zorgt het ziekteverzuim voor een dubbele verhoging van het uurtarief. Dit is niet wenselijk.
Ook het structureel verhogen van het uurtarief is niet wenselijk. Ook hiervoor dienen wii een zienswijze in. In de meerjarenbegroting ontbreekt een overzicht met betrekking tot de door de gemeente te bepalen bijdrage voòr de jaren 2025-2027. Dit overzicht is noodzakelijk om structurele en incidentele doorwerking van besluiten te vertalen in de meerjarenbegroting van de deelnemende gemeenten provincie. Verzocht wordt om dit in de volgende ontwerpbegroting op te nemen. Informatie Mede namens de raad vragen wij het Algemeen Bestuur om ons actief op de hoogte te houden van verdere ontwikkelingen.
ljl ll lIll3ijll ljI lll! l
Koningsplein 3= 5721 GJ Asten= T (0493) 671 212= www.asten.ni ll
3=
ll
Postbus 290= 5720 AG Astec pemeente@asten.ni
KVK 50210254
IBAN Rekeningnummer: NL16 BNGH 028.50.00.519= BIC-code BNG: BNGHNL2G
Neem gerust contact op Als u naar aanleiding van deze brief nog vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met E. Peeters-Claassen via telefoonnummer (0493) 671 212 of per e-mail E.PeetersClaassen@asten.nl. Wij verzoeken u bij eventuele vervolgcorrespondentie of contact met de gemeente bovenstaand zaaknummer te vermelden. Met vriendelijke groet, college van burg=
eA. ecretaris=
ter en wethouders van Asten
Verbt\.=
A.A
l-n
bur=
-2-
ster
Katwijk
Gemeente
Dagelijks Bestuur Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant T.a.v. de heer J.C.M. Van Bree Postbus 8035 5601 KA EINDHOVEN
Aste
n
Behandeld door:
E. Peeters-Ciaassen
Telefoonnummer
(0493) 671 212
Uw brief:
15 maart 2023
Uw kenmerk:
Z-2023-002044/D.2023040000 2023024091
Zaaknummer: Bi]lage(n):
Via e-mail: j.lepairodzob.nl
Verzenddatum:
2 5 MEI 2023
Onderwerp: zienswijze ontwerp herziene begroting 2023
Beste heer Van Bree, Op 15 maart 2023 hebben wij de ontwerp herziene begroting 2023 van u ontvangen met de mogelijkheid om voor 15 juni 2023 zienswijze hierop in te dienen. Wij hebben deze op 23 mei 2023 voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft besloten de zienswijze als volgt te formuleren: Besluit Als gemeente voelen we ons onderdeel van de ODZOB. De problemen met betrekking tot het ziekteverzuim zijn bekend en we delen de zorgen daarover. Toch geeft de ontwerp herziene begroting ODZOB 2023 aanleiding tot het maken van de volgende zienswijze: Bespaarmaatregelen en/of taakstellend bezuinigingen ontbreken in de overwegingen. Mogelijk kunnen deze een verhoging van het uurtarief voorkomen. Ook wij kijken in onze organisatie naar besparingsmaatregelen. Wij verwachten dat de ODZOB dit ook afweegt zonder dat direct sprake is van een tariefsverhoging. Daarnaast zijn er twijfels over de tijdelijkheid van de opslag. Het verhogen van de ziekteverzuimnorm en daarmee ook de declarabiliteitsnorm heeft een verhoging van het uurtarief als gevolg. Het nu toepassen van een (tijdelijk) opslag is een mogelijke structurele verhoging van het uurtarief. In dat geval zorgt het ziekteverzuim voor een dubbele verhoging van het uurtarief. Dit is niet wenselijk. Ook het structureel verhogen van het uurtarief is niet wenseiijk. Ook hiervoor dienen wij een zienswijze in.
Informatie Mede namens de raad vragen wij het Algemeen Bestuur om ons actief op de hoogte te houden van verdere ontwikkelingen.
Koningsplein 3=
11010l lIl ll= ll lI= l= IIDI11111= 2
0
2
3
0
2
7
5
17
*
5721 GJ Asten=
T (0493) 671 212= www.asten.nl
Postbus 290= 5720 AG Aster çemeente@asten.nl