A16 Aanbiedingsbrief Overdrachtsdocument RWG Vergaderwijze

Aan de gemeenteraad

Helmond, 16 juni 2025

Zaaknummer: RWG 20250430

Telefoon.: 14 0492

Onderwerp: Overdrachtsdocument vergaderwijze

Uw kenmerk:

Uw brief d.d.:

Geachte leden van de raad, Op 10 oktober 2023 heeft het Fractievoorzittersoverleg de Raadswerkgroep Vergaderwijze (verder RWG) ingesteld om naar de vergaderwijze in brede zin te kijken. De RWG is diverse keren bijeengeweest om te brainstormen over de vergaderregels, de vergaderwijze en de cultuur van samenwerking (organisatie/college/raad). De RWG heeft zich tot doel gesteld voorstellen te doen om de raad nog beter in zijn kracht te zetten. Daarbij is uitgangspunt van de RWG dat ze gezamenlijk wil werken aan de stad en dat er dus vertrouwen moet zijn in elkaar. In de relatie organisatie/college/raad veronderstelt dat een aantal zaken: de informatievoorziening moet op orde zijn, er moet grip zijn op de (planning van) processen, voorstellen/stukken moeten inhoudelijk in de behoeften voorzien en voldragen zijn. De RWG heeft een groot aantal suggesties en ideeën als opties in haar Bespreeknotitie van 27 februari 2025 opgenomen t.a.v. het vergaderen, de organisatie ervan, het functioneren van de raad of de relatie/samenwerking met de rest van de gemeentelijke organisatie. De voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris zijn in de gelegenheid gesteld om te reageren op de concept Bespreeknotitie.

Vervolgens is de RWG op 1 april 2025 opiniërend met de raad in gesprek gegaan over de vraag welke aanpassingen van de vergaderregels- en afspraken nodig zijn, hoe zouden we de vergaderwijze moeten verbeteren, wat is nodig om de voorbereiding op vergaderingen beter te maken. Dat gesprek heeft plaatsgevonden op basis van genoemde Bespreeknotitie en Mentimeter vragen. Op basis van die bijeenkomst en de daarbij geleverde input, heeft de RWG gewerkt aan een Overdrachtsdocument t.b.v. de nieuw gekozen gemeenteraad (2026). De bedoeling is dat de nieuwe gemeenteraad besluit over de aanpassingen in de vergaderwijze. Immers de nieuwe raad moet daarmee gaan werken in de raadsperiode 2026-2030. Aan de huidige raad stellen we voor kennis te nemen van het Overdrachtsdocument. Wel stelt de RWG voor om met een 2-tal wijzigingen ervaring op te doen bij wijze van pilot. Een voorstel daartoe is aan de het Fractievoorzittersoverleg voorgelegd. Het FVO heeft daarmee ingestemd (zie Dagbericht 13 juni 2025). De betreffende vergaderwijzigingen treft u aan op blz. 6 van het document. Na de zomer 2025 zal door de Raadsgriffie op basis van het Overdrachtsdocument een raadsvoorstel opgesteld worden, waarin de aanpassingen in de vergaderwijze worden opgenomen.

Voor een aantal aanpassingen zullen daarin aan de nieuwe raad concrete voorstellen worden gedaan om het Reglement van Orde gemeenteraad en de Verordening op de Raadscommissies, te wijzigen. Het staat uiteraard de nieuw raad vrij om de voorstellen nog te wijzigen.

Weg op den Heuvel 35 / tel. 14 0492 / fax: 0492-587400 Correspondentieadres: Postbus 950 / 5700 AZ / www.helmond.nl e-mail: gemeente@helmond.nl / Bankrelatie: IBANnummer NL 85 BNGH 0285 00 37 39

De raadswerkgroep beschouwt met de oplevering van het Overdrachtsdocument zijn opdracht als uitgevoerd. Met vriendelijke groet,

De Raadswerkgroep Vergaderwijze, S. Brugmans, D. Meulenbroek, A. Spierings, F. Mol

Bijlage: - Overdrachtsdocument aanpassingen in de vergaderwijze (13052025)

Overdrachtsdocument aanpassingen in de vergaderwijze Meer regie voor/door de raad Inleiding Doel en opdracht Raadswerkgroep Vergaderwijze Op 10 oktober 2023 heeft het Fractievoorzittersoverleg de Raadswerkgroep Vergaderwijze (verder RWG) ingesteld om naar de vergaderwijze in brede zin te kijken. De RWG is diverse keren bijeengeweest om te brainstormen over de vergaderregels, de vergaderwijze en de cultuur van samenwerking (organisatie/college/raad). De RWG heeft zich tot doel gesteld voorstellen te doen om de raad nog beter in zijn kracht te zetten. Daarbij is uitgangspunt van de RWG dat ze gezamenlijk wil werken aan de stad en dat er dus vertrouwen moet zijn in elkaar. In de relatie organisatie/college/raad veronderstelt dat een aantal zaken: de informatievoorziening moet op orde zijn, er moet grip zijn op de (planning van) processen, voorstellen/stukken moeten inhoudelijk in de behoeften voorzien en voldragen zijn. Burgemeester en gemeentesecretaris hebben input geleverd De RWG heeft een groot aantal suggesties en ideeën als opties in haar Bespreeknotitie van 27 februari 2025 opgenomen t.a.v. het vergaderen, de organisatie ervan, het functioneren van de raad of de relatie/samenwerking met de rest van de gemeentelijke organisatie. De voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris zijn in de gelegenheid gesteld om te reageren op de concept Bespreeknotitie.

Dit heeft geleid tot enige verfijning. Opiniërend gesprek met de raad over de vergaderwijze Als vervolg wilde de RWG met de raad opiniërend in gesprek over de vraag welke aanpassingen van de vergaderregels- en afspraken nodig zijn, hoe zouden we de vergaderwijze moeten verbeteren, wat is nodig om de voorbereiding op vergaderingen beter te maken. Dat gesprek heeft op 1 april 2025 plaatsgevonden op basis van genoemde Bespreeknotitie en met behulp van vragen via Mentimeter. Op basis van de tijdens bijeenkomst geleverde input, heeft de RWG gewerkt aan dit Overdrachtsdocument t.b.v. de nieuw gekozen gemeenteraad (2026). De bedoeling is dat de nieuwe gemeenteraad besluit over de aanpassingen in de vergaderwijze, omdat hij daarmee moet gaan werken in de raadsperiode 2026-2030. BOB vergaderstructuur blijft de basis De aanpassingen worden voorgesteld binnen het bestaande vergadersysteem, maar wel door het aanbrengen van meer flexibiliteit en mogelijkheden. Het BOB-model – beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming - zoals we dat nu kennen, blijven we dan hanteren. Dit blijkt ook uit de in januari 2024 gehouden enquête onder raads- en commissieleden. Hieruit blijkt dat de raad in meerderheid het huidige (BOB-) vergadersysteem wil voortzetten.

Verantwoording en inrichting van het overdrachtsdocument We geven hieronder een beschrijving van de vraagstukken en de voorstellen die wij zien ter verbetering. Opties waarvoor geen draagvlak is zijn weggelaten Gelet op de input die we op 1 april 2025 ontvingen zijn een aantal opties vervat in de Bespreeknotitie weggelaten, omdat daar te weinig draagvlak voor was. Opties waar een ruime meerderheid voor was, zijn verwerkt in dit Overdrachtsdocument. In een aantal gevallen is op basis van de gedane suggesties een genuanceerd(er) voorstel gedaan.

1

De opbouw van het Overdrachtsdocument is gebaseerd op een 4-tal items: 1. Samenwerking met college en ambtelijke organisatie 2. In gesprek met inwoners, instellingen, bedrijven 3. Wensen voor efficiënter vergaderen 4. Werkvormen

De voorstellen m.b.t. de vier items 1. Samenwerking met college en ambtelijke organisatie Samenwerking intensiveren; raad eerder in het proces betrekken De RWG Vergaderwijze acht het wenselijk om stappen te zetten in de samenwerking tussen college, raad, griffie en ambtelijke organisatie. Daarover is ook het gesprek aangegaan met de gemeentesecretaris (21 november 2024). De RWG is van mening, dat de samenwerking tussen college-organisatie-gemeenteraad-griffie voor verbetering vatbaar is en dat dit een positief effect heeft op de vergaderwijze. Gezamenlijk is er n.l. de verantwoordelijkheid voor het bestuur en de uitvoering van besluiten voor de stad. Aan deze gedeelde verantwoordelijkheid, wordt nog te weinig inhoud gegeven. Het gevoel leeft dat de raad en de organisatie teveel op afstand staan van elkaar. Als RWG zijn we van mening dat de raad een grotere betrokkenheid moet hebben als orgaan dat kan meedenken vanuit de belangen van de inwoners in Helmond. Het is wenselijk dat de raad veel vaker in een vroeg stadium betrokken wordt bij het proces en de inhoud van besluitvorming. Daar waar informatieachterstand bestaat, dient die te worden ingelopen. Dat betekent dat aan de voorkant van het proces wensen geuit moeten kunnen worden. Denk aan de podiumbijeenkomsten die we hiervoor hebben ingericht. In andere gemeenten komen we t.b.v.

het betrekken van de raad ook andere instrumenten tegen (zie onder item 4.) De raad en soms een afvaardiging ervan in de vorm van de Agendacommissie, zou meer zicht moeten krijgen op de dossiers die op haar af komen, zou meer zeggenschap moeten krijgen over de planning van de behandeling van stukken, meer invloed moeten krijgen op de processtappen die genomen kunnen worden en de informatieverstrekking daarbij. En in het bijzonder de Agendacommissie zou – na vaststelling door het college - ook de compleetheid van de inhoud van de stukken moeten kunnen beoordelen. a. Een goede eerste stap is gezet door het invoeren van de Lange Termijn Agenda (LTA), met alle voorstellen die richting de raad gaan. De wens van de raad was om meer grip te krijgen op met name de majeure (strategische) projecten, het benoemen van die projecten en de planning ervan. Zodoende kan er een effectievere en diepgaandere discussie plaatsvinden. Onder majeure (strategische) projecten zouden we willen verstaan: onderwerpen die veel of alle inwoners van Helmond raken en/of die een forse investering van middelen en menskrachtvragen. Meestal gaan deze projecten gepaard aan veranderingen voor de inwoners en/of de ambtelijke organisatie.

2

De LTA dient te worden gevuld en onderhouden door het college. De raad bepaalt mede welke projecten/onderwerpen in die LTA opgenomen worden en wat het behandelingsproces is en de informatiebehoefte. Twee 2 keer per jaar – bij de 1e en 2e Bestuursrapportage - wordt de LTA aan de raad voorgelegd via de zogenaamde Voortgangsrapportage Majeure Projecten. Op die momenten kan de raad onderwerpen toevoegen (of eventueel afvoeren). Daarnaast kan de raad tussentijds verzoeken, via de Agendacommissie, onderwerpen op te nemen middels een agenderingsverzoek. Voorstel: - De LTA wordt twee keer per jaar - bij de 1e en 2e Bestuursrapportage - aan de raad voorgelegd via de zogenaamde Voortgangsrapportage Majeure Projecten (waarbij de raad onderwerpen kan toevoegen of eventueel afvoeren). - Daarnaast kan de raad tussentijds verzoeken, via de Agendacommissie, onderwerpen op te nemen middels een agenderingsverzoek. - Aan de Agendacommissie kunnen door fracties verzoeken gedaan worden om, met name in de fase van de beeldvorming, een extra procestap in te bouwen waarbij een bepaalde werkvorm wordt toegevoegd (zie onder item 4.). b. De RWG denkt dat er bij majeure (strategische) projecten behoefte is om in de startfase, invloed uit te kunnen oefenen op het proces van behandeling, zowel in de beeldvormende fase als ten aanzien van de oordeelsvormende fase.

Er zou dan door college/organisatie gebruik gemaakt moeten worden van het instrument startnotitie. Deze door het college opgestelde notitie zou dan geagendeerd moeten worden – via de Agendacommissie – voor een Opiniecommissie. In deze notitie zouden m.n. het onderwerp, de kernpunten van het vraagstuk, de mogelijke beleidsopties en scenario’s (op hoofdlijnen), het te doorlopen proces (incl. participatie) met relevante data en het betrekken/informeren van de raad, toegelicht moeten worden. De raad geeft vervolgens in de Opiniecommissie aan wat het proces is dat ze wil doorlopen – het inkleuren van het BOB-model; beeldvorming- oordeelsvormingbesluitvorming – of ze nog andere beleidsopties/scenario's ziet die uitgewerkt dienen te worden en welke informatiebehoefte ze heeft. Door het college wordt die informatiebehoefte gefaciliteerd. De raad kan betrokken worden bij de organisatie (zoals b.v. bij Podiumbijeenkomsten). Voorstel: Het instrument van de startnotitie gaan hanteren bij alle majeure (strategische) projecten, waarbij de volgende zaken worden opgenomen: • het onderwerp • de kernpunten van het vraagstuk • de mogelijke beleidsopties en scenario’s (op hoofdlijnen) • het te doorlopen proces (incl. participatie) met relevante data • het betrekken/informeren van de raad c. M.b.t.

het oordeel over de compleetheid van de inhoud van de stukken, zouden de Agendacommissie en de Raadsgriffie een grotere rol kunnen gaan spelen. Hetzelfde geldt voor het proces dat voorligt. Hiermee wordt niet bedoeld de (beleids)inhoud van voorstellen; dat is uiteraard aan het college, daarbij ondersteund door de organisatie. Het gaat om zaken als leesbaarheid/begrijpelijkheid (o.a. voorkomen technische vaktaal), consistentie, eenduidigheid (b.v. in terminologie, stijl), doelmatigheid/-gerichtheid, heldere beslispunten. Deze zogenaamde poortwachtersfunctie is in 2024 intern geïntroduceerd op basis van samenwerking met de organisatie. Momenteel wordt nog lang niet over alle relevante raadsvoorstellen, zoals afgesproken, tevoren door de organisatie contact gelegd met de Griffie. 3

Voorstel: - De Agendacommissie krijgt mandaat om raadsvoorstellen/-besluiten en commissiestukken, na besluitvorming in het college, terug te leggen bij het college, als de raad tijdens de beeldvorming niet volgens de wensen voldoende is betrokken en/of de raadsstukken niet voldoende compleet zijn. - De Raadsgriffie krijgt mandaat om raadsvoorstellen/-besluiten en commissiestukken, na besluitvorming in het college, terug te leggen bij college/organisatie, als de raad onvoldoende procesmatig is betrokken (zie hiervoor) en/of de raadsstukken incompleet zijn of onduidelijk zijn geschreven. d. Een veel gehoorde wens van raads- en commissieleden is, indien zij technische vragen hebben, dat ze makkelijker contact kunnen krijgen met opstellers van stukken. Nu verloopt het contact via de Griffie. Bij rechtstreeks contact kan het antwoord op een vraag weer makkelijker leiden tot een nieuwe verdiepende vraag, die meteen weer beantwoord wordt. Het lijntje is dan kort. Wel blijft het wenselijk dat vragen en antwoorden transparant zijn voor de hele raad (en het college). Dat voorkomt ook dat dezelfde vraag meerdere keren gesteld wordt (door verschillende fracties). Vraag en antwoord wordt dus met de hele raad gedeeld. Geheel schriftelijk blijft gewoon mogelijk.

Voorstel: - De mogelijkheid creëren dat raads- en commissieleden ook mondeling technische vragen kunnen stellen aan ambtelijke opstellers van stukken. Vanwege de transparantie naar zowel raad als college, is het zaak dat vragen en antwoorden genoteerd worden. (B.v. raads- of commissielid reikt ze schriftelijk aan; ambtenaar noteert de antwoorden en evt. vervolgvragen en antwoorden.)

2. In gesprek met inwoners, instellingen, bedrijven Op basis van het door de raad vastgestelde Beleidskader Participatie worden inwoners/partners betrokken bij het op te stellen beleid. Er wordt gestreefd naar het verkrijgen van draagvlak, verhogen van kwaliteit van besluiten, het betrekken van inwoners/partners bij de uitvoering en het verbeteren van de relatie inwoners-overheid. Los hiervan vindt de raad het belangrijk dat inwoners, instellingen en bedrijven zich (ook) tot de raad kunnen wenden ten aanzien van voorstellen die door de raad besproken/behandeld worden. Als onderdeel van de vergadercyclus en -cultuur is door de raad besloten dat burgers, instellingen en bedrijven kunnen inspreken op geagendeerde onderwerpen. De RWG wil dit in hoofdlijn behouden. Invloed op het besluitvormingsproces moet zo maximaal mogelijk zijn, maar het is wel wenselijk om overdaad tegen ten gaan. Er is inspreekrecht in de commissies, zowel in de Opiniecommissie, als in de Adviescommissie. Dat zijn momenten waarop fracties raadsstukken nog aan het wegen zijn en dus de bijdrage van een inspreker mee kunnen nemen. Daarnaast hebben inwoners, instellingen en bedrijven de mogelijkheid om brieven te sturen aan de raad, contact met fracties te leggen, een burgerinitiatief in te dienen, een petitie aan te bieden en recentelijk werd een burgerberaad georganiseerd.

De raadsvergadering is er voor om in het eindstadium een besluit te nemen. Standpunten van fracties zijn dan (in beginsel) al ingenomen. De RWG stelt voor het inspreken bij raadsvergaderingen af te schaffen. Op dit moment kan er ook ingesproken worden in de raad over ingekomen stukken. Soms is er behoefte bij een inwoner, instelling of belangengroep om de raad aan te spreken over een onderwerp dat niet geagendeerd is voor een raadsvergadering. Door het schrijven van een brief en plaatsing daarvan op de ingekomen stukken lijst, bestaat dan de mogelijkheid om in te 4

spreken. Briefschrijvers creëren zo hun eigen inspreekmogelijkheid. De RWG stelt voor die mogelijkheid af te schaffen. Om meer in contact te kunnen treden met burgers wordt een nieuwe werkvorm geïntroduceerd: de ‘Technische Informatie- en Ontmoetingsavond’. Een of meerdere raadsstukken worden ambtelijk toegelicht en burgers worden uitgenodigd om in te spreken over de betreffende onderwerpen. Dit draagt bij aan participatie en het beter geïnformeerd raken door de raad over voorstellen en de impact ervan op de samenleving. Er is uitdrukkelijk een onderscheid met de Podiumbijeenkomst. De Podiumbijeenkomst is bedoeld om in een vroegtijdig stadium in de beeldvormende fase geïnformeerd te raken over een majeur dossier. De Technische Informatie- en Ontmoetingsavond wordt gehouden n.a.v. een door het college aangeboden raadsstuk, dus in een veel later fase van het bestuurlijke proces. Voorstel: - Het inspreken in raadsvergaderingen wordt afgeschaft. - Het inspreken in raadsvergaderingen over ingekomen stukken wordt afgeschaft, omdat die niet de geagendeerde onderwerpen betreffen. - Het instrument Technische Informatie- en Ontmoetingsavond invoeren.

3. Wensen voor efficiënter vergaderen Binnen het huidige vergadersysteem hebben we ook bekeken welke problemen zich voor doen m.b.t. het efficiënt vergaderen en wat we zouden kunnen verbeteren. Hiervoor hebben we het al over wensen tot verbetering gehad m.b.t. de informatievoorziening, de regievoering door de raad t.a.v. het proces en de stukken, nieuwe werkvormen etc. a. Helmond groeit naar 100.000 inwoners. Deze schaalsprong betekent dat wij verwachten dat de agenda’s voller zullen raken. Ook nu al komt het voor dat commissies in sommige weken overvol zijn, al zijn er ook weken waar weinig te bespreken is. De LTA moet gaan helpen om een betere spreiding van de stukken te verkrijgen. Echter gelet op de veelheid aan bijeenkomsten en ook de nieuw werkvormen die mogelijk zijn, denken we dat het nodig is om meer flexibiliteit m.b.t. de vergadertijden af te spreken. Dat zou kunnen door vervroeging van de dinsdag vergaderingen met eventueel tussendoor een dinerpauze en/of meer gebruikmaken van de donderdagavonden. Ongetwijfeld zijn er meer opties, maar de genoemde liggen het meest voor de hand. Daarbij dient de Agendacommissie wel te toetsen of bij een (te) groot aanbod van stukken, wellicht stukken naar een volgende cyclus kunnen worden doorgeschoven.

In ieder geval is het belangrijk voor kandidaat raadsleden voor de periode 2026-2030 om tevoren helderheid te hebben over de gewenst flexibiliteit. We zijn van mening dat het aanbieden van stukken niet afgestemd is op de chronologische structuur met de volgorde Podiumbijeenkomst, Opiniecommissie, Adviescommissie, raad. Dat achten we ook niet noodzakelijk. De chronologie zouden we los willen laten en afhankelijk stellen van het aanbod van stukken en de eventuele wensen vanuit de raad qua agendering en informatie. Een vormvrije invulling dus per vergaderavond. Tezamen met de uitbreiding van werkvormen zoals bij item 4. voorgesteld, kiezen we voor hybride vergaderavonden. Ook willen we de strikte scheiding tussen inwonersonderwerpen en omgevingsonderwerpen loslaten. We streven naar 2 evenwichtige agenda’s in een Commissie A en een Commissie B. Raads- en commissieleden kunnen naar behoefte wisselen tussen de commissies. Dat vraagt om een parallelle tijdsplanning. Uiteraard wordt er bij de indeling van de agenda’s wel rekening mee gehouden dat een portefeuillehouder zich niet kan splitsen. Het maken van de agenda’s blijft uiteraard de verantwoordelijkheid van de Agendacommissie.

5

Voorstel: - Meer flexibiliteit aanbrengen in de vergadertijden voor raad en commissies door de Agendacommissie de bevoegdheid te geven af te wijken van de vergadertijd 19.30-22.30 uur. Vergaderingen beginnen niet eerder dan 17.00 uur. - Meer flexibiliteit aanbrengen in de vergadertijden door de Agendacommissie de bevoegdheid te geven om – naast de 2 reeds ingeroosterde donderdagen per maand extra donderdagen in te plannen. - Het loslaten van de strikte structuur met de volgorde Podiumbijeenkomst, Opiniecommissie, Adviescommissie en te kiezen voor meer hybride vergaderavonden, met allerlei werkvormen (naar keuze). - De strikte scheiding tussen Omgevings- en Inwonersonderwerpen los te laten. Er komt een Commissie A. en een Commissie B. met een parallelle tijdsplanning. b. In de RWG zijn een groot aantal uiteenlopende kleinere praktische onderwerpen aan de orde geweest. Voorgesteld wordt daarvan de regels aan te passen, zodat de raads- en commissievergaderingen efficiënter worden en beter voorbereid kunnen worden. Het gevoelen is n.l. dat behandelingen soms stroperig zijn met veel herhalingen. Informatie niet altijd tijdig aanwezig is (antwoord op technische vragen), maar soms ook teveel informatie wordt gegeven (presentaties hebben soms geen nieuws te bieden). Door aanpassing van de regels zouden b.v. het debat in commissie en raad verbeterd kunnen worden.

Ook de voorbereiding van de vergaderingen kan door wijziging van een aantal regels verbeterd c.q. efficiënter worden. Voorstel: Hieronder volgen een aantal verbeteringen. De Verordening op de raadscommissies zal hierop aangepast worden. T.a.v. de raadscommissies: - Om de vergaderplanning zoveel mogelijk intact te laten, wordt voorgesteld om een raadsvoorstel dat als hamerstuk wordt voorgesteld en dat bij de agendavaststelling als spreekstuk wordt opgenomen in de agenda, na het laatste agendapunt te behandelen. - Technische vragen worden – t.b.v. de voorbereiding van de commissievergadering - binnen 2 werkdagen beantwoord (tenzij de portefeuillehouder binnen die termijn gemotiveerd aangeeft dat dit niet mogelijk is) - Een presentatie wordt niet meer tevoren gedeeld met de commissie, om de aandacht/aantrekkelijkheid te vergroten. - De commissievoorzitter krijgt de bevoegdheid te bepalen dat een presentatie, die enkel bestaat uit een samenvatting van het commissieformat dan wel de beleidsnota, niet mondeling gepresenteerd wordt, maar als bijlage bij de commissiestukken gevoegd wordt. De portefeuillehouder of de ambtelijke ondersteuning kan desgewenst het opiniestuk dan kort kan inleiden. De commissie kan over de presentatie wel een verhelderende vraag stellen.

- Bij de behandeling van een raadsvoorstel in de commissie, wordt de ruimte geboden om moties en amendementen te bespreken, als fracties voornemens zijn deze in te dienen. - Het college krijgt de mogelijkheid om een korte schorsing (maximaal 3 minuten) te vragen om voor een korte, bondige beantwoording zorg te dragen; integraal en niet per fractie. We stellen voor om het FVO voor te stellen hiermee deze raadsperiode reeds bij wijze van pilot te oefenen. - De behandeling van het onderwerp niet uit laten lopen maar de behandeling beëindigen als de ingeplande tijd verstreken is. Daarbij hanteren we een bandbreedte van 10 of 15

6

minuten per onderwerp vooraf te bepalen door de Agendacommissie. We stellen voor om het FVO voor te stellen hiermee deze raadsperiode reeds bij wijze van pilot te oefenen.

Voorstel: Hieronder volgen een aantal verbeteringen. Het Reglement van orde raad zal hierop aangepast worden. T.a.v. de raadsvergadering: - Er is verduidelijking nodig van het inspreken tijdens raadsvergaderingen. Deze wijkt af van de regeling bij de commissievergaderingen. Opgenomen wordt dat de voorzitter de raadsleden kan toestaan aan de insprekende burger een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en een raadslid. - Voor de voorbereiding (voor raad, college en Griffie) is het belangrijk om amendementen, moties en moties vreemd minstens 48 uur voor aanvang van de vergadering aan te kondigen met vermelding van het onderwerp en de strekking. - Een motie vreemd aan de orde van de dag wordt gesplitst behandeld om beter weloverwogen besluiten te kunnen nemen, tenzij deze actueel en urgent is. Voortaan vindt indiening en discussie plaats in de (eerste) raadsvergadering en in de daaropvolgende vergadering pas besluitvorming. - Er komt een indieningseis voor de motie vreemd. Deze dient door minimaal 2 fracties te worden ingediend. - Teneinde een kwalitatief goed antwoord te krijgen, wordt een vraag voor het vragenhalfuur, uiterlijk om 17.00 uur de dag voorafgaand aan de dag van de vergadering gemeld. Een uitzondering – ter beoordeling van de voorzitter van de raad - wordt gemaakt voor een urgente kwestie.

- Er zal duidelijkheid verschaft worden over de tijdige aanwezigheid bij besloten vergaderingen. Raadsleden en eventuele andere deelnemers dienen bij een besloten vergadering tijdig aanwezig te zijn. Er staat geen sanctie op te laat ter vergadering komen, maar de reden van beslotenheid wordt niet nogmaals toegelicht. Deze argumentatie is achteraf via griffie en besluitenlijst op te vragen, maar doet niets af aan het besluit om besloten te vergaderen. 4. Werkvormen De RWG heeft gekeken naar werkvormen waardoor betere informatieverstrekking of informatie ophalen, m.n. in een vroegtijdig stadium, kan plaatsvinden. Het gevoelen is dat we niet altijd voldoende geïnformeerd zijn of allemaal op een gelijk speelveld staan. Met de hieronder staande werkvormen is in andere gemeenten ervaring opgedaan. De werkvormen zouden aanvullingen kunnen zijn op de door de raad geïnitieerde en georganiseerde Podiumbijeenkomsten en de door het college van B. en W. aangeboden Raadsinformatiebijeenkomsten. De Agendacommissie stelt – zoals ook nu – de agenda’s van de vergaderavonden vast met de behandeltijden. Door invoering van de LTA is het mogelijk om veel verder vooruit te kijken en ook de onderwerpen te benoemen voor de Podiumbijeenkomsten. In het Fractievoorzittersoverleg worden de onderwerpen bepaald. Gebleken is dat de organisatie ervan arbeidsintensief is.

Het lijkt goed het aantal tot 4x per jaar (ieder kwartaal eentje) te beperken. Voorstel: - Voortaan op basis van de LTA 4x per jaar een Podiumbijeenkomst te organiseren. Onderwerpen worden bepaald door het FVO.

7

- De volgende nieuwe werkvormen worden toegevoegd aan het proces van beeldvorming (BOB-model): • De Technische Informatiebijeenkomst (als voorbeeld de APV-bijeenkomsten). Een of meerdere raadsstukken worden ambtelijk toegelicht, ter voorbereiding op een commissievergadering. Raads- en commissieleden kunnen technische vragen stellen. Dit is wellicht ook geschikt voor de technische vragen aangaande de begrotingsstukken; • De Expertmeeting. Er worden 1 of meerdere deskundigen op een bepaald onderwerp uitgenodigd. Raads- en commissieleden kunnen vragen stellen; • Het Werkbezoek. Raads- en commissieleden bezoeken een bedrijf, instelling, organisatie of andere gemeente m.b.t. een bepaald thema’s; • Het Helmonds Kwartiertje. Raads- en commissieleden kunnen in een commissievergadering een tevoren ingestuurde, technische vraag stellen aan een aanwezige portefeuillehouder over een actueel onderwerp, vervolgd door één aanvullende vraag; • De Benen-op-tafelsessie. Vrij en open gesprek met het college om helderheid over een bepaalde problematiek te krijgen. Eventueel kunnen externen gevraagd worden; • Het Statistisch Onderzoek d.m.v. een enquête of digi-panel over een vraag waarover je een mening van inwoners, bedrijven of instellingen wilt weten; • Het Bijpraatmoment Fractie. Op uitnodiging van de fractie komt een portefeuillehouder de fractie bijpraten over een bepaald onderwerp.

- De Agendacommissie bepaalt per keer de tijd die voor een bepaalde werkvorm nodig is bij het vaststellen van de conceptagenda’s van de vergaderavonden.

Vervolg Dit door de RWG opgestelde Overdrachtsdocument wordt voor de zomer 2025 aan de raad aangeboden en als ingekomen stuk ter kennisneming op de raadsagenda gezet. Zodoende kunnen alle fracties/partijen rekening houden met de nieuwe werkwijzen bij het werven van raads- en commissieleden c.q. het opstellen van de kandidatenlijsten voor de gemeenteraadsverkiezing in 2026. Dat is onder voorbehoud dat de nieuwe raad, in een van haar eerste vergaderingen (april/mei 2026), de vergaderwijzen nog dient te bevestigen. Na de zomer 2025 zal door de Raadsgriffie op basis van het Overdrachtsdocument een raadsvoorstel opgesteld worden, waarin de aanpassingen in de vergaderwijze worden opgenomen. Voor zover nodig zullen daarin concrete voorstellen worden gedaan om het Reglement van Orde gemeenteraad of de Verordening op de Raadscommissies, te wijzigen. Het staat uiteraard de nieuw raad vrij om de voorstellen nog te wijzigen. Na implementatie en opgedane ervaring, is het wenselijk om periodiek – minimaal 1 keer per raadsperiode – de vergaderwijze te evalueren. De Raadswerkgroep Vergaderwijze 13 mei 2025

(Raadsgriffie/PL/YW)

8