20240910 Motie (VVD) Verbeterde afhandeling van brieven aan de gemeente

Motie over een niet geagendeerd onderwerp: Verbeterde afhandeling van brieven aan de gemeente Raad van Helmond, in vergadering bijeen op dinsdag 10 september 2024 Overwegende dat: De raad verschillende categorieën gebruikt voor de behandeling van ingekomen stukken; Deze categorieën zijn: a) ter kennisname, b) voor advies aan het college (met daarna c. concept antwoorden van het college ter accordering) en d) afdoening door het college met afschrift aan de raad; De Nationale Ombudsman stelt dat overheidscommunicatie transparant, betrouwbaar en responsief moet zijn; De Ombudsman aangeeft dat een persoonlijk gesprek een waardevolle aanvulling kan zijn op schriftelijke communicatie, maar dat belangrijke afspraken of beslissingen altijd schriftelijk bevestigd moeten worden. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor duidelijkheid voor beide partijen; De Ombudsman een termijn van zes weken hanteert voor het beantwoorden van brieven door gemeenten. Als die termijn niet haalbaar is, moet de gemeente de briefschrijver informeren over de vertraging en een nieuwe termijn voorstellen, wat bijdraagt aan zorgvuldige communicatie.

Constaterende dat: Soms worden brieven, zoals die van een inwoner over vuurwerkoverlast in Brandevoort, gecategoriseerd als ter kennisname (categorie a), waardoor er geen schriftelijke reactie volgt; Briefschrijvers aan het college van B&W of de gemeenteraad niet altijd een schriftelijke reactie ontvangen, ondanks dat hun brieven zijn geclassificeerd als categorie b of d (ontvangstbevestiging buiten beschouwing gelaten); Redenen voor het uitblijven van een schriftelijk antwoord soms ontbreken, of dat er andere vormen van reactie worden gekozen, zoals een uitnodiging voor een gesprek of een verwijzing naar raadsvragen of een raadsinformatiebrief (RIB), zonder een expliciete reactie aan de briefschrijvers; De raad niet altijd afschrift ontvangt van brieven in categorie b of d; Goede communicatie bijdraagt aan vertrouwen in het gemeentebestuur en betrokkenheid van inwoners; Transparantie en zorgvuldige afhandeling van correspondentie bijdragen aan goed bestuur en democratische controle; Uit technische vragen blijkt dat in 2024 nog 10 brieven (categorie d) onbeantwoord zijn gebleven en in 2023 6 brieven geen schriftelijk antwoord hebben ontvangen.

Verzoekt de griffier: Alle brieven afkomstig van Helmondse inwoners, ondernemers en belangenorganisaties standaard te categoriseren als “b” of "d", zodat ze altijd schriftelijk worden beantwoord, conform de behoorlijkheidswijzer van de Nationale Ombudsman; Verzoekt het college: Te zorgen dat de raad afschrift ontvangt van antwoorden op brieven (categorie b en d); Brieven binnen een termijn van zes weken te beantwoorden. En gaat over tot de orde van de dag.

VVD Helmond Joyce Willems-Kardol

Forum voor Democratie Helder Helmond Theo Heller Martijn Rieter