Visie participatie deel 1 sept (incl. amendement)

Participatie in gemeente Hellendoorn Uitwerking stap 1-3 van startnotitie Hoe betrekken we als gemeente de samenleving bij gemeentelijk beleid en plannen? Hoe geven we ruimte aan initiatieven vanuit inwoners, ondernemers en organisaties?

Afbeelding: Platform 31

Versie: september 2024

1

Inhoud

1. Inleiding 2. Wat verstaan we onder participatie? 3. Doelen van participatie 4. Uitgangspunten 5. Randvoorwaarden 6. Rolverdeling bij participatie 7. Lessen van participatie in Hellendoorn Bijlage: Resultaten van QuickScan Lokale Democratie Vooraf: welk stuk heeft u voor u? Op 9 april 2024 heeft de raad de startnotitie ‘Opstellen participatievisie’ vastgesteld. In de startnotitie zijn de stappen benoemd die we doorlopen om te komen tot de participatievisie. Voor u ligt deel 1 van de participatievisie. Dat is de uitwerking van stap 1-3 in de startnotitie. Zoals afgesproken komen we bij u terug met de stand van zaken en kunt u bijsturen op de keuzes die we maken. De stappen zijn: Stap 1: Informatie verzamelen In kaart brengen wat in de gemeente Hellendoorn is gedaan aan participatie, wat werkte en wat niet. Ook inventariseren wat werkt in andere gemeenten. Stap 2: QuickScan Lokale Democratie (vragenlijst van VNG) Raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners geven via een online vragenlijst hun mening over zaken als participatie, invloed, controle en bewonersinitiatieven. Dat geeft een goed beeld van de huidige situatie in de gemeente Hellendoorn. Op deze manier geven inwoners direct input.

Stap 3: Huidige identiteit participatie • Wat is participatie voor de gemeente Hellendoorn: waarom willen we participatie (motieven)? • Hoe kijken we naar lokale democratie en participatie, welke bevoegdheden wil de raad bij participatie delen? • Welke lessen hebben we uit het verleden geleerd? • Wat zijn goede ervaringen van andere gemeenten? • Hoe denken inwoners over participatie (Quickscan)? Dit alles leidt tot de kaders en uitgangspunten voor participatie in de gemeente Hellendoorn in deel 1. Eind dit jaar volgt de verdere uitwerking in deel 2, de praktische uitwerking.

2

1. Inleiding Waarom deze visie? Een visie op participatie is er nog niet. Een overkoepelende, richtinggevende visie zorgt ervoor dat we participatietrajecten over specifieke opgaven, thema’s en projecten vormgeven volgens uitgangspunten die we vooraf vaststellen. In discussies blijkt dat over participatie veel verschillende ideeën bestaan. Dat maakt de discussie ingewikkeld. De participatievisie moet daar duidelijkheid in brengen. De visie geeft richting aan de afweging of participatie passend is en aan de vorm van onze participatieprocessen. Maar het inrichten en uitvoeren van een participatieproces blijft maatwerk. Het proces kan soms moeizaam verlopen en uitkomsten kunnen de deelnemers tegenvallen. Zeker als de betrokken partijen uiteenlopende belangen hebben. Participatie is geen tovermiddel en garantie voor succes, maar moet er wel voor zorgen dat alle betrokken partijen zich gezien en gehoord voelen. Als alle belangen bekend zijn, kan er een goede afweging van belangen plaatsvinden. Het belangrijkste doel van deze participatievisie is daarmee het versterken van de lokale democratie. Wettelijke ontwikkelingen Sinds 1 januari geldt de Omgevingswet.

Deze wet regelt dat het belangrijk is dat een initiatiefnemer vóór het indienen van een aanvraag omgevingsvergunning, overlegt met belanghebbenden hoe zij tegen de plannen aan kijken en dit meeneemt in de afwegingen en vergunningsaanvraag. We noemen dat participatie. Dat kan mogelijk bezwaren in een latere fase voorkomen. Voor grotere ruimtelijke plannen waarbij het initiatief komt vanuit de samenleving of een externe partij, is participatie verplicht. De gemeente heeft dan geen rol in de participatie, maar toetst de aanvraag omgevingsvergunning. Voor projecten die de gemeente initieert gelden dezelfde regels van de Omgevingswet. Daarom is het belangrijk duidelijke afspraken te maken over waar participatie aan moet voldoen. In juni 2024 is de wet Versterking participatie op decentraal niveau aangenomen in de Eerste kamer. Deze wet zorgt ervoor dat inwoners beter kunnen participeren bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Daarvoor wordt de regeling over inspraak in de Gemeentewet uitgebreid naar participatie. Elke gemeente moet voor 2027 deze wet in een participatieverordening vastleggen. Ontwikkelingen binnen gemeente Hellendoorn Kerngericht werken is een instrument om vanuit de identiteit van de dorpen in onze gemeente te werken. Het college heeft al een kerngerichte manier van werken, maar dit kan verder vorm krijgen in de organisatie via gebiedsambtenaren.

In het collegeprogramma 2023 – 2026 staat deze manier van werken aangekondigd als middel om in de relatie met inwoners te investeren. Dit past binnen de trend waarin het niet langer de gemeente is die bepaalt wat goed is voor de samenleving, maar de samenleving zelf aangeeft waar de behoefte ligt. Dit vraagt om flexibele ambtenaren en bestuurders, die afhankelijk van de context een steeds wisselende rol vervullen en goed in contact staan met de inwoners van de gemeente. Input die is gebruikt voor deze visie Deze participatievisie is gebaseerd op: • Uitgangspunten uit de Participatiecode Hellendoorn V 1.0. • Het Collegeprogramma 2023 – 2026. • In januari 2024 vond een informatieavond van de raad plaats over participatie en burgerberaad. De opbrengst van deze avond is in deze visie meegenomen. • De QuickScan Lokale Democratie (vragenlijst) die in juni 2024 onder inwoners, raad, college en ambtenaren in gemeente Hellendoorn is uitgevoerd. • De praktijkvoorbeelden, ervaringen en expertise in onze eigen gemeente. • Tot slot hebben we gebruikgemaakt van inspirerende voorbeelden van andere gemeenten. NB: Voor de leesbaarheid is de informatie uit bovenstaande bronnen meegenomen in dit stuk, zonder dat er steeds naar wordt verwezen.

3

2. Wat verstaan we onder participatie? Participatie betekent deelnemen, meedoen. De gemeente kan meedoen aan initiatieven die vanuit de samenleving komen. Aan de andere kant kunnen inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties meedoen aan de ontwikkeling en uitvoering van gemeentelijk beleid. Het eerste noemen we overheidsparticipatie en het tweede inwonerparticipatie. Participatie moet een bewust afgewogen proces zijn, waarbij gemeente en inwoners weten wat ze aan elkaar hebben, wat de mogelijkheden zijn en waar de grenzen liggen. •

Bij overheidsparticipatie ligt het initiatief bij inwoners die bijvoorbeeld een verandering willen in hun leefomgeving of willen dat de gemeente een taak anders uitvoert. Zo’n initiatief kan sociaal van aard zijn of fysiek of beide. Belanghebbenden nemen dus zelf het initiatief, zijn eigenaar van het proces en daarmee ook eindverantwoordelijk. De gemeente is een participant bij een inwonerinitiatief en neemt in dat geval een ondersteunende of faciliterende rol.

•

Bij inwonerparticipatie gaat het om het betrekken van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties (belanghebbenden) bij de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van gemeentelijk beleid of projecten. De gemeente is initiatienemer en uitvoerder van het participatieproces en nodigt de samenleving uit om mee te denken of mee te werken aan gemeentelijk beleid of aan de uitvoering daarvan. Deze betrokkenheid kan meer of minder intensief zijn. Bij inwonerparticipatie is de gemeente initiatiefnemer. Inwonerparticipatie is een aanvulling op de formele inspraakprocedure; na een participatietraject blijft formele inspraak mogelijk.

Representatieve democratie Participatie is een aanvulling op de representatieve democratie (via gekozen vertegenwoordigers). De gemeenteraadsverkiezingen blijven voor inwoners het belangrijkste moment om te bepalen wat er binnen onze gemeente gaat gebeuren. De verkiezingen voor de gemeenteraad zijn daarom de belangrijkste vorm van participatie. De gemeente blijft verantwoordelijk met de raad als hoogste orgaan.

Omgevingswet De omgevingswet regelt het in een vroeg stadium betrekken van belanghebbenden bij het proces van besluitvorming over een project of activiteit. In de omgevingswet kan de gemeente in beide rollen betrokken zijn bij een participatieproces. Soms is de gemeente zelf initiatiefnemer, dan past ze inwonerparticipatie toe. Soms is de gemeente een belanghebbende in een initiatief van een ander. Dan neemt de gemeente deel aan een initiatief als participant. Of de gemeente heeft geen rol in de participatie en toetst alleen de aanvraag voor de omgevingsvergunning. De initiatiefnemers van ruimtelijke plannen worden, in verband met het belang van participatie van de omgeving, dringend geadviseerd het hulpmiddel voor participatie te volgen en bij participatiegraad 2 en 3 de resultaten hiervan te overleggen bij de aanvraag.

Afbakening - Een andere aanvulling op het democratisch systeem is het lokaal raadgevend referendum. Daarbij kunnen inwoners hun mening geven over een gemeentelijk vraagstuk dat binnen gemeente Hellendoorn leeft. Deze vorm van participatie valt buiten het kader van deze visie en is geregeld in een speciale verordening.

4

Participatieladder

Er zijn verschillende niveaus waarop inwoners kunnen participeren, afhankelijk van het onderwerp en de ruimte die er is in de besluitvorming. Om de trede van participatie te bepalen gebruiken we in de gemeente Hellendoorn onderstaande participatieladder. Het is niet zo dat een hoger niveau beter is, het gaat om het kiezen van de trede die past bij het thema, de beschikbare tijd, budget en bij wie de besluitvorming ligt. Invloed

ZELF DOEN

inwoner

Inwoners zijn de initiatiefnemer. Daarbij is de gemeente slechts facilitator. Dit noemen we overheidsparticipatie. Een voorbeeld is groenbeheer door de buurt.

↑ ↑ ↑ ↑ ↑

MEEBESLISSEN (vooraf) De gemeente laat de beslissing (deels) aan de inwoners over. Inwoners zijn dus (mede)bepalend voor de opbrengst. De gemeente neemt de opbrengst vervolgens over. Denk bijvoorbeeld aan wijkbudgetten of burgerberaad.

COPRODUCEREN (vooraf) De gemeente vraagt inwoners om mee te werken en zoekt verdieping in het gesprek. Het gesprek heeft als doel om samen tot een beter plan of beleid te komen. Een voorbeeld hiervan is een rondetafelgesprek of projectgroep.

ADVISEREN (vooraf) De gemeente vraagt inwoners om advies over een thema, beleid of plan. Het moet duidelijk zijn welke status het advies van de inwoners krijgt. Wie beslist over de adviezen?

RAADPLEGEN (achteraf) De gemeente vraagt inwoners om hun reactie en mening over bedachte oplossingen. We inventariseren meningen, standpunten, ervaringen en ideeën op een voorstel. Een voorbeeld van meedenken is een enquête of een inloopavond waar plannen gepresenteerd worden.

INFORMEREN (achteraf) De gemeente informeert inwoners over plannen of beleid. Inwoners hebben alleen de mogelijkheid om vragen te stellen. Een voorbeeld hiervan is een nieuwsbrief of informatiebijeenkomst. Informeren vindt plaats na besluitvorming en is geen echte participatie.

Rol gemeente

↓ ↓ ↓ ↓ ↓

Als gemeente faciliteren we zowel overheids- als inwonerparticipatie. Daarmee willen we breed toegankelijk zijn, initiatieven prikkelen en eigenaarschap versterken. We willen een gemeente zijn die luistert naar haar inwoners, als het mogelijk is inwonersinitiatieven faciliteert en de samenwerking met inwoners en partners opzoekt. De kaders voor participatie werken we uit in de participatievisie. Bij het bepalen van een trede op de participatieladder is het van belang om ook de kring van belanghebbenden te bepalen en te bekijken hoe we deze belanghebbenden bij het participatieproces betrekken. De grootte van de groep heeft soms invloed op de participatietrede, maar vooral op de participatievormen die we inzetten. Dit komt verder aan bod in stap 5 bij de praktische uitwerking. Bestuursstijl Bij toenemende invloed van de inwoner, neemt de invloed van de gemeente(raad) af en dat vraagt een andere bestuursstijl van de (gemeente)raad. Bij informeren en raadplegen is de gemeente(raad) 5

vooraf al betrokken en ligt de beslissing bij de gemeente(raad). Bij adviseren, coproduceren en meebeslissen krijgen inwoners meer invloed en dat betekent dat de gemeente en de gemeenteraad een deel van de besluitvorming aan de inwoners afstaat. De afweging of dit wenselijk, haalbaar en passend is bij een beleidsthema moeten we vooraf en weloverwogen maken.

3. Doelen van participatie “Als gemeente willen we nabij zijn en in nauw contact staan met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties” ( citaat uit: Collegeprogramma 2023 - 2026). We zijn ervan overtuigd dat we samen gemeente Hellendoorn nog mooier en sterker kunnen maken. Met participatie hebben we het volgende voor ogen: • Betrokkenheid en eigenaarschap vanuit samenleving verhogen Initiatieven vanuit de samenleving zijn een teken van betrokkenheid, gedeeld eigenaarschap en trots van inwoners en anderen voor hun leefomgeving. Ze verdienen daarom in principe steun. Ook door inwoners bij gemeentebeleid te betrekken kunnen eigenaarschap en betrokkenheid toenemen. • Kwaliteit van gemeentelijk beleid verbeteren Participatie biedt mogelijkheden om de kwaliteit en uitvoerbaarheid van gemeentelijk beleid te vergroten. Veel inwoners zijn erg betrokken bij hun dorp. Ze kennen hun leefomgeving, ervaren de dagelijkse praktijk en hebben ideeën over verdere verbetering. Die betrokkenheid, creativiteit, kennis en kunde benutten we als gemeente graag voor het maken en uitvoeren van beleid. Door samen op te trekken komen we tot betere oplossingen en beter beleid. • Belangen in beeld brengen en kennis ophalen om zorgvuldige besluiten te nemen Via participatie komen betrokkenen in beeld en krijgen hun belangen een plek in de voorbereiding en uitvoering van beleid.

Op deze manier krijgen we inzicht in de verschillende belangen en kunnen we deze meenemen in de plannen en samen toewerken naar een goede oplossing. Als de belangen niet zijn samen te brengen, is het aan de gemeente om zich over de verschillende belangen goed te laten informeren en op basis daarvan, met het algemeen belang als vertrekpunt, een besluit te nemen. Het is immers niet zo dat de gemeente aan ieder individueel belang tegemoet kan komen. Soms wordt participatie ingezet om belanghebbenden goed mee te nemen en te betrekken en daarmee juridische procedures te voorkomen. Participatie is geen garantie dat dit lukt, maar kan belanghebbenden wel meenemen en soms ervoor zorgen dat alle belanghebbenden zich gehoord weten. • Meer transparantie bij besluitvorming Een open en betrokken proces van participatie bij beleidsvorming leidt tot transparantie van beleid. Inwoners kunnen zo inzicht krijgen in het beleidsproces, de belangen van verschillende partijen en de afwegingen die daarbij een rol spelen. • Verhogen van het vertrouwen tussen samenleving en overheid Door met elkaar in gesprek te gaan, krijgen betrokkenen meer begrip voor elkaars standpunten en voor keuzes die worden gemaakt. Er kan een relatie worden opgebouwd met de betrokkenen en dit kan het vertrouwen in de gemeente en elkaar ten goede komen.

Participatie kan ertoe leiden dat belanghebbenden beter met de uitkomsten kunnen leven en dat er dus meer draagvlak ontstaat. Maar dit is meer een effect dan een doel. Participatie is geen garantie voor draagvlak. We benoemen draagvlak daarom niet als doelstelling.

6

Deze doelen zijn de algemene en overkoepelende doelen van de gemeente met participatie. Niet in elk project of vraagstuk zijn alle doelen aan de orde.

4. Uitgangspunten voor participatie Er bestaat geen blauwdruk voor een succesvol participatietraject. Wel gebruiken we vaste uitgangspunten voor het vormgeven van een participatietraject. De uitgangspunten van participatie helpen de raad en het college om een bewuste en afgewogen keuze te maken om al dan niet een participatietraject te starten.

. Participatie is maatwerk Bij een onderwerp is niet elk participatieniveau en/of -middel geschikt. Sommige onderwerpen en thema’s lenen zich voor een vorm van participatie met heel veel invloed voor de participant, voor andere onderwerpen past dat minder. De gemeente kijkt daarom aan de hand van een (in stap 5 te kiezen) afwegingskader per onderwerp en situatie hoe zij participatie invult. We gebruiken daarbij de participatieladder (zie pagina 6). Voor ieder participatietraject geeft de gemeente aan welke trede van de participatieladder van toepassing is. Het is hierbij belangrijk de ruimte en het enthousiasme voor participatie goed in te schatten. Is er niet veel ruimte, dan past een lage trede op de participatieladder. Daarbij is het belangrijk goed te bekijken welke methoden we inzetten, zodat we zoveel mogelijk mensen en doelgroepen de kans geven om mee te doen. De rollen en verantwoordelijkheden binnen de gemeente zijn uitgewerkt in paragraaf 6. • Verwachtingsmanagement De gemeente maakt voor inwoners duidelijk wat de mogelijkheden en wat de grenzen zijn van hun participatie. Hoge verwachtingen wekken die niet kunnen worden nagekomen, leidt alleen maar tot demotivatie en frustratie. Blijkt tijdens een traject dat de gekozen participatievorm niet past bij het traject, dan passen gemeente en inwoners in overleg de vorm aan.

We koppelen terug over inhoud, proces en de voortgang. We zijn duidelijk over het hele traject (van begin tot eind) en transparant over de besluitvorming. De gemeente maakt na een participatietraject altijd duidelijk wat met de inbreng is gedaan. • Uitnodigend voor iedereen (= inclusie) Bij participatie mag iedereen meedoen en we moedigen die deelname zoveel mogelijk aan. Het is belangrijk om een participatieproces te kiezen dat inclusie en gelijke kansen bevordert. We hebben een uitnodigende, open instelling. We waarderen deelnemers en staan open voor hun inbreng. Het is van belang dat inwoners en andere belanghebbenden gehoord worden en zich gehoord voelen. We sluiten bij participatie geen groepen uit. We nodigen breed uit (binnen de mogelijkheden en passend bij het onderwerp) en laten de beslissing om wel of niet deel te nemen aan de mensen zelf. We streven naar een goede afspiegeling van de samenleving en zetten daarvoor verschillende communicatiemiddelen en participatievormen in. Op deze manier spreken we zoveel mogelijk verschillende deelnemers aan en geven we iedereen de kans om mee te doen. • Duidelijkheid en openheid We vinden het heel belangrijk om duidelijk en open te zijn. Duidelijk over de speelruimte die er is, over de rollen van de verschillende betrokkenen, over het tijdpad, en dergelijke zaken. We zijn hierover transparant.

Van tevoren stellen we de kaders vast waarbinnen ruimte is voor participatie (zie ook het volgende hoofdstuk over rollen). Niet alles kan. Er zijn grenzen aan capaciteit en middelen, er bestaan wettelijke kaders. Participanten moeten weten wat bespreekbaar is en wat al is vastgesteld.

7

• Transparante methodiek De gemeente werkt volgens een duidelijke, praktische, transparante methodiek (nog kiezen in stap 5) om tot een participatieaanpak te komen. Belangrijk onderdeel is het bepalen van de mate en het niveau van participatie. We gebruiken daarbij de participatieladder van pagina 6. Hoe groter de impact op de leefomgeving, hoe belangrijker het is om belanghebbenden te betrekken. De gemeente denkt goed na over het participatieniveau en de ruimte voor inbreng. Bij gemeentelijke trajecten schrijven we een participatieplan of is in het projectplan een paragraaf opgenomen waarin de afwegingen voor de keuze van de participatieaanpak worden beschreven. In geval van grote, complexe opgaven en/of gevoelige vraagstukken of projecten maakt dat plan onderdeel uit van het voorstel dat aan de raad wordt voorgelegd. • Vooraf keuzes maken op basis van soort project We maken aan de start van nieuwe trajecten duidelijke keuzes. We hanteren een vaste methodiek, en kijken naar de soort participatie die nodig is. Er zijn drie soorten participatie: • Beleidsparticipatie staat voor veel inwoners erg ver van hen af. De bereidheid en interesse om te participeren is bij (abstracte) beleidsvraagstukken vaak klein. • Bij projectparticipatie gaat het om projecten die in de directe leefomgeving plaatsvinden. Het gaat om de ontwerp- en voorbereidingsfase.

Daarvoor is vaak meer interesse en bereidheid om te participeren. • Uitvoeringsparticipatie is gericht op de praktische zaken tijdens de realisatie en evaluatie. Mensen willen daar meestal direct invloed op hebben.

8

5. Randvoorwaarden voor participatie Naast het belang van duidelijke rollen, helderheid over de speelruimte en beschikbare informatie zijn de volgende randvoorwaarden van belang voor het succes van participatie: • Voldoende tijd en geld Bij participatie investeren we tijd. Een investering die zich terugbetaalt in de kwaliteit van beleid en in betrokkenheid. Het betekent dat de ontwikkeling van beleid of de uitvoering van een project soms langer duurt. Soms is het lastig of niet mogelijk om participatie toe te passen als er snel gehandeld moet worden. Daarvoor moet de planning ruimte bieden. Het betekent ook dat alle betrokkenen er tijd voor moeten hebben. Inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties, maar ook ambtenaren. De beschikbaarheid van tijd en/of geld is een belangrijke randvoorwaarde voor een participatietraject. • Duidelijk proces Een andere randvoorwaarde voor een geslaagd participatietraject is een goed lopend en voor alle betrokkenen duidelijk proces. Dat betekent dat we participatie vormgeven volgens een duidelijk proces of stappenplan. Soms is het nodig tussentijds het participatieniveau aan te passen. Het is van groot belang dat dan alle partijen hiervan op de hoogte zijn en dat de bestuursstijl ook wordt aangepast. • Kennis van de gemeente Kennis van gemeentelijke besluitvorming en de lokale democratie is belangrijk.

Het is belangrijk dat deelnemers inzicht hebben in de verschillende stappen in het proces en enige kennis hebben van de spelers en hun rollen en verantwoordelijkheden. Hier ligt een taak voor de gemeente (helderheid bieden) maar ook voor deelnemers en initiatiefnemers (informatie opdoen). Voor de gemeente is het uiteraard van belang om kennis te hebben van onze lokale samenleving. • Evalueren en leren We merken in de praktijk dat participatie uitdagingen met zich meebrengt. Denk aan het dilemma tussen snel woningen bouwen versus het meenemen van de omgeving. Ruimte om te experimenteren, te evalueren en van ervaringen te leren, is hierbij van groot belang. Evaluatie wordt daarom een vast onderdeel van een participatietraject. • Omgangsvormen Tot slot zijn omgangsvormen een andere belangrijke randvoorwaarde. We benaderen deelnemers gelijkwaardig, met een open, respectvolle houding. Vertrouwen is het vertrekpunt. Alle betrokkenen hebben een eigen rol en zijn daarop aanspreekbaar. We maken met elkaar afspraken en zijn ook daarop aanspreekbaar. Deelnemers moeten zich vrij kunnen voelen hun inbreng te leveren. Er kan geen sprake zijn van beïnvloeding of druk.

Participatie is geen doel op zich Het moet alleen ingezet worden als er werkelijk invloed is op het te nemen besluit. Anders organiseer je de teleurstelling en boosheid van de inwoners die er hun tijd en aandacht in hebben gestopt.

9

6. Rolverdeling bij participatie Bij participatie zijn verschillende partijen betrokken. Vanuit de samenleving zijn dat inwoners, ondernemers en (vertegenwoordigers) van verenigingen, stichtingen en andere maatschappelijke organisaties. Binnen de gemeente gaat het om de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie. Hieronder gaan we in op de verschillende rollen: A. Samenleving Inwoners, ondernemers of maatschappelijke organisaties in Hellendoorn kunnen worden uitgenodigd mee te doen aan een participatietraject. Ook kunnen ze zelf met ideeën en initiatieven komen waarbij zij de gemeente kunnen vragen om mee te doen of te ondersteunen. Bij de rol van initiatiefnemer ligt de verantwoordelijkheid om een idee zoveel mogelijk tot een volwaardig initiatief te ontplooien. Dat kan de initiatiefnemer doen door zelf partners te vinden en door het belang van zijn of haar initiatief voor de omgeving goed inzichtelijk te maken. Een participatietraject kan daarbij helpen. In dit geval is de initiatiefnemer altijd zelf verantwoordelijk voor het participatietraject. B. Gemeenteraad De raad heeft drie kerntaken of -rollen: kaders stellen, volk vertegenwoordigen en controleren. Ook bij participatie zijn deze drie rollen van toepassing. Ze variëren wel per fase van een participatieproces. Vooraf • Kaderstelling De raad kan kaders voor het proces meegeven.

De raad kan ook inhoudelijke kaders meegeven. Wat ligt er vast en waar zit de (inhoudelijke) ruimte voor participatie? Dit kan aan de orde zijn bij grote, complexe en/of gevoelige onderwerpen. • Volksvertegenwoordiging Worden alle belangen in het proces meegenomen? Zijn er groepen (nog) niet benoemd die ook betrokken moeten worden? Hoe kunnen initiatieven vanuit de samenleving worden gestimuleerd? Tijdens • Controleren De raad ziet toe op een goed proces. Raadsleden kunnen aanwezig zijn tijdens participatiesessies als toehoorder. Het is niet logisch dat zij actief deelnemen, omdat andere participanten aan zet zijn. • Volksvertegenwoordiging De raad stimuleert de samenleving actief om mee te doen of mee te denken in de participatie. De raad maakt hier gebruik van zijn brugfunctie tussen de gemeente en de inwoners. Na afloop • Controleren De raad controleert of het afgesproken proces goed is uitgevoerd. Ook controleert de raad of er een goede belangenafweging is gemaakt. Tenslotte kijkt de raad of de afweging voldoende transparant is. • Kaderstelling Wanneer blijkt dat meerdere participatietrajecten niet goed zijn verlopen, kan de raad erop aandringen de methodiek onder de loep te laten nemen. De raad stuurt op hoofdlijnen en niet op casusniveau. C. College van burgemeester en wethouders - De burgemeester heeft een belangrijke rol bij participatie.

Hij draagt volgens artikel 170 van de Gemeentewet zorg voor de kwaliteit van participatieprocessen in zijn gemeente. De burgemeester ziet toe op onder meer een tijdige voorbereiding, vaststelling en uitvoering van het gemeentelijk beleid en van de daaruit voortvloeiende besluiten, als ook op een goede afstemming tussen degenen die bij die voorbereiding, vaststelling en uitvoering zijn betrokken. Ook ziet hij toe op ‘de kwaliteit van procedures op het vlak van inwonerparticipatie’. 10

-

Het college geeft – binnen de kaders die de raad stelt – sturing aan de aanpak en het verloop van participatietrajecten. Als participatie aan de orde is, dan wordt onder verantwoordelijkheid van de betrokken bestuurder een participatietraject gestart. Wie de betrokken bestuurder is, hangt af van het onderwerp en binnen welke portefeuille dat valt. In voorstellen van het college aan de raad wordt aan participatie aandacht besteed. Hierbij geeft het college aan of er geparticipeerd gaat worden (of geparticipeerd is) en als dit het geval is, hoe het participatietraject eruitziet (of eruitzag).

D. Ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie draagt binnen de gestelde kaders zorg voor de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het participatietraject. Ambtenaren zijn gedurende het participatietraject de voornaamste gesprekspartners van de deelnemers. Bij onderwerpen die grotere impact hebben, neemt de verantwoordelijk bestuurder zelf aan de gesprekken deel. De ambtelijke organisatie zorgt er verder voor dat zij de besluitvorming voorbereidt, dat communicatie en terugkoppeling plaatsvinden en dat formele procedures in beeld blijven. De betrokken ambtenaren hebben zowel een ondersteunende als een inhoudelijk adviserende rol.

7. Lessen van participatie in Hellendoorn Beleid opstellen, uitvoeren en evalueren samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties doen we in gemeente Hellendoorn al volop. Om de lessen die we kunnen leren als gemeente uit deze projecten te verzamelen, zijn evaluatieverslagen gelezen en gesprekken gevoerd met de betrokken projectleiders. Grote projecten Bekende voorbeelden zijn de herinrichting van het Blokkenpark in Nijverdal, de herinrichting van de Grotestraat in Nijverdal of de Cultuurcaravaan. De genoemde projecten werden in coproductie gedaan en kregen een evaluatie. Daaruit bleek dat duidelijkheid over de invloed van de participanten aan de start van de participatie heel belangrijk is. Het is noodzakelijk aan te geven wat inwoners die participeren in een project kunnen verwachten. Inwoners geven ook aan dat ze graag op de hoogte willen blijven tijdens een proces. Ook als er weinig nieuws te melden is, of als er vertraging is (zoals bij het Blokkenpark) dan willen inwoners toch graag informatie ontvangen hierover. Terugkoppeling avonden Naast bovenstaande grote projecten, werden voor veel (ruimtelijke) projecten informatieavonden, inspraakavonden, enquêtes en andere participatiemomenten georganiseerd. Bij informatie- en inspraakavonden geldt dat inwoners graag willen weten wat er met de opbrengst van de avond wordt gedaan.

Als iets niet wordt overgenomen, horen participanten graag een uitleg waarom een andere keuze wordt gemaakt. Dan kan dat betekenen dat niet iedereen het eens is met de keuze, maar wel begrijpt waarom deze is gemaakt. Een participatieproces uitvoeren is daarmee niet vrijblijvend. Als we mensen vragen om deel te nemen aan participatie verwachten ze een terugkoppeling en dat we de inbreng serieus nemen. Uitleg wat er met de inbreng is gedaan verwachten de deelnemers. De lessen samengevat: • • • • •

Regelmatig communiceren tijdens proces, ook als er geen nieuws is Vooraf duidelijkheid geven over wat met inbreng wordt gedaan Terugkoppeling over informatie- en inspraakavonden geven Uitleggen als plannen aangepast worden door participatie Bij coproductie goed afspreken op welke onderdelen er invloed is

11

Bijlage: Resultaten van QuickScan Lokale Democratie

Resultaten Quick Scan Lokale Democratie (QSLD) In juni 2024 werd de vragenlijst van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) ingevuld door inwoners, ambtenaren, raad en college. In totaal hebben 433 inwoners, 12 raadsleden, 2 collegeleden en 71 ambtenaren de vragenlijst ingevuld. Het onderzoek is geen representatief onderzoek, maar het is bedoeld als een inventarisatie van punten die de gemeente kan verbeteren. We gebruiken deze resultaten als nulmeting en daarmee als input voor de participatievisie van gemeente Hellendoorn. We richten ons op de punten die we kunnen/moeten verbeteren naar het oordeel van de inwoners. Met een aantal zaken die genoemd worden, is de gemeente al bezig. Deze punten benoemen we aan het eind. ALGEMEEN De lokale democratie kan op veel manieren verbeterd worden. In de vragenlijst werden door de inwoners de onderstaande punten het belangrijkst gevonden. Democratische prioriteiten van inwoners 1. Inwoners laten meebeslissen 2. Luisteren naar inwoners 3. Open en controleerbaar werken

THEMA COMMUNICATIE Hoe communiceert de gemeente? Transparantie en duidelijke communicatie zijn van groot belang in een democratie. Hoe komen besluiten tot stand, en wat is de uitkomst? Mensen moeten kunnen weten hoe de gemeente werkt, hoe ze dat kunnen volgen en controleren. En hoe ze kunnen samenwerken. Uiteraard is goede communicatie een tweerichtings-ding: inwoners moeten zich ook (willen) informeren. Maar het start bij een gemeente die transparant en communicatief is. Vinden inwoners dat de gemeente goed luistert naar hun mening? Top 3 prioriteiten om de gemeentelijke communicatie te verbeteren 1. Besluiten uitleggen

2. Actief en met een open houding luisteren

3. Duidelijk zijn over de uitvoering van projecten

Adviezen VNG Leg helder de inhoud van de besluitvorming uit: waarover gaat het? Maar ook het proces dat eraan vooraf ging. Het besluitvormingsproces moet transparant zijn. Zorg ervoor dat inwoners weten waar en hoe zij kunnen meedenken, meepraten, inspreken of op een andere manier bijdragen aan besluitvorming. Maak oprecht contact en ga open in gesprek. Voor open gespreksvoering zijn simpele en bekende tips ANNA (Altijd Navragen, Niet Aannemen), NIVEA (Niet Invullen Voor Een Ander) en LSD (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen). Maak evalueren onderdeel van het dagelijks werk. En zorg dat de begroting antwoord geeft op de vier W-vragen (Wat willen we bereiken?, Wat gaan we daarvoor doen? Wie zijn daarbij betrokken? Wat mag het kosten?) en laat die in de jaarrekening terugkeren. Maak de jaarrekening online goed toegankelijk.

12

THEMA INWONERPARTICIPATIE Meedenken met de gemeente Inwonerparticipatie is een verzamelterm voor manieren waarop de gemeente inwoners de mogelijkheid biedt om de gemeentelijke besluitvorming te beïnvloeden. Want naast de representatieve democratie van raad en college is er ook participatieve democratie, waarbij de gemeente inwoners actief betrekt bij haar beleid. Hoe open en actief wordt er in de gemeente met inwonerparticipatie omgegaan? Worden inwoners voldoende betrokken bij gemeentelijke plannen, activiteiten en voorzieningen? En lukt het om daar ook de juiste mensen bij te betrekken, de mensen die daar belang bij hebben? En hebben ze dan ook echt invloed op het resultaat? Top 3 prioriteiten om de inwonerparticipatie te verbeteren 1. Inwoners laten meebeslissen over wat er in hun buurt of wijk gebeurt.

2. Inwoners digitaal laten meepraten en meebeslissen.

3. Op andere manieren kunnen meebeslissen over plannen van de gemeente, bijvoorbeeld door inwoners er over te laten stemmen.

Adviezen VNG Er zijn veel manieren om inwoners te laten meebeslissen over hun buurt/wijk. Denk hierbij aan participatietrajecten, een kernambtenaar die bij de buurt betrokken is, een buurtpanel of andere participatiemethoden. Inwoners geven aan graag via een digitale methode mee te denken. Dat kan via een online tool die de gemeente kan inzetten om inwoners te bevragen over allerlei onderwerpen. Stemmen kan bijvoorbeeld via een referendum. Maar als er voldoende tijd is, kan ook een burgerberaad of burgertop hiervoor ingezet worden. Daarin krijgen de inwoners een beslissende stem.

Inwoners gaven aan op welke onderwerpen de gemeente en inwoners kunnen samenwerken: 1. De inrichting en onderhoud van de buurt en/of wijk. 2. Wonen (voldoende, geschikte en betaalbare woningen). 3. Duurzaamheid en energie.

13

THEMA OVERHEIDSPARTICIPATIE Omgaan met maatschappelijke initiatieven Inwoners pakken soms zelf zaken aan in hun buurt of voor de gemeenschap. Dit noemen we maatschappelijke initiatieven. Zoals inwoners die zelf groenbeheer gaan verzorgen, zelf buurtpreventie organiseren, of samen met lokale ondernemers een energiecoöperatie oprichten. Daar is de gemeente niet altijd bij nodig. Vaak gaat het pas goed lopen als de gemeente genoeg ruimte laat voor inwoners om hun ideeën en initiatieven te realiseren. Top 3 prioriteiten om maatschappelijke initiatieven beter te helpen 1. Een duidelijk aanspreekpunt hebben voor ideeën en plannen.

2. Helpen bij het vinden van mensen of organisaties die kunnen meebetalen aan plannen (zoals subsidies, sponsors). 3. Regels en voorwaarden voor ideeën en plannen die voor iedereen gelden.

Adviezen VNG Op de website duidelijk aangeven waar initiatiefnemers terecht kunnen. En zorgen voor een ambtenaar die initiatiefnemers verder kan helpen naar ondersteunende organisaties zoals gemeente, fonds, bedrijven of netwerken. De gemeente kan kennis en ervaring rond financiering delen met initiatiefnemers.

Maak een aanspreekpunt en laat de ambtenaren die veel contacten hebben met initiatiefnemers - samen met inwoners - een helder flexibel proces ontwerpen voor de omgang met initiatieven.

Kanttekening: waar zijn we al mee bezig? Hierboven ziet u de verbeterpunten die de Quick Scan Lokale Democratie heeft opgeleverd. Een aantal genoemde punten is al uitgewerkt of wordt op dit moment al uitgewerkt: Omgevingswet Vanwege de Omgevingswet is voor initiatiefnemers een hulpmiddel ontwikkeld. Dit hulpmiddel helpt initiatiefnemers om te bepalen welke participatie nodig is en geeft daarvoor tips en adviezen. Nadat de visie op participatie is vastgesteld, kijken we of dit hulpmiddel iets moeten aanpassen. Afwegingskader Vanuit de wens om de inwonerparticipatie beter te organiseren, werkt de gemeente aan een meer uniforme werkwijze. Onderdeel daarvan moet een goed afwegingskader zijn voor participatie. Welke trede op de participatieladder is passend en mogelijk? En welke instrumenten passen daarbij? Daarmee ondersteunen we de projectleiders in hun taak om inwonerparticipatie te organiseren bij de projecten die ze uitvoeren. Online tool Daarnaast bekijken we verschillende online tools en de ervaringen van andere gemeenten daarmee. Via een online tool willen we onze inwoners regelmatig kunnen bevragen over thema’s. Dat gaat ons helpen om inwoners vaker en beter te betrekken bij thema’s en projecten. Bovendien willen we komen tot een vaste groep inwoners die we regelmatig kunnen bevragen. Een groep inwoners die aangeeft dat ze vaker willen meedenken.

Gebiedsambtenaar In het collegeprogramma werd aangekondigd te gaan werken met een ambtenaar die als eerste aanspreekpunt voor een kern staat opgesteld. De taakomschrijving voor deze ambtenaar wordt uitgewerkt.

14